1. Обща характеристика на информационните системи Същност Съществуват много дефиниции на понятието „информационна система”

Най-общо структурните подходи могат да бъдат описани с някои общи за тях характеристики:

-Функциите на съществуващата система и извърващите се процеси в нея се считат за най-важни елементи от анализа и проектирането.

-Процесите и функциите постепенно се декомпозират,докато се получи представяне на процесите на системата на достатъчно ниско ниво

-Дава се приоритет на логическия анализ на процесите на съществуващата система,логическия модел на новата система и модела на данните,като физическите аспекти на проектирането не се разглеждат дотогава,докато това е възможно.

-Процесът на разработка на проекта се разглежда като линеен и преминава през отделни етапи,всеки от които завършва с междинни резултати

Моделът на данните,като резултат от анализа,е ориентиран съм тази част на системата,която може и трябва да се анализира отделно.Той е подходящ независимо от това дали имаме файлова система,база данни или ръчно обработвана картотека.

Анализа на данните може да бъде описан със следните характеристики:След като веднъж се построи точен модел на данните за организацията,може лесно да се създават приложения за обработка на тези данни.Дава се приоритет на логиката на данните пред физическата им реализация като се построява логически модел на тези данни,преди да се вземат решения как те да се включат физически в съответната база данни-колко записа да има,какъв да бъде размера на файловете и т.н.По-късно този логически модел се преобразува във форма,подходяща за реализация чрез една комерсиално разпространените БД.

Изследването става отдолу нагоре като подходите за анализ на данните използват общия анализ,преди да се премине към подробностите.

Моделът на данните не е компютърно ориентиран.Той не е свързан нито с типа изчислителна техника,нито с вида на устройствата за съхранение на данните,нито с определена система за управление на БД.

Процесът на моделиране се базира на правила.Позволява различните резултати,получени от различните аналитици,да се сравняват.Това също така позволява и достигането на определена автоматизация при изграждането му.

При анализа на данните също съществуват отделни етапи на изследване на съществуващата система,анализ и моделиране на данните,проектиране и изграждане на БД и накрая разработка на програмните приложения.


7. Разработване на експериментални прототипи
Характерен момент при този подход е,че се изгражда експериментален модел на системата,който/на цялата или на отделни нейни части/,който процес може да протече сравнително бързо и без много средства,и специалистите успяват лесно да оценят неговите качества.Освен това,работейки с този прототип,потребителите могат по-лесно да си изяснат информационните нужди и изисквания към бъдещата ИС,въз основа на което нейният окончателен вариант да бъде адекватно адаптиран.

Следователно експерименталният прототип представлява предварителен модел на изгражданата система,който е предназначен за използване,анализиране и оценяване от крайните потребители.Той се създава ефтино и много бързо-в порядъка на няколко седмици или дори дни,с помощта на специализиран софтуер за персонални компютри или чрез високопродуктивните езици от четвърто поколение.

За разлика от традиционния жизнен цикъл,където всяко ново нарастване е нежелателно и свързано с допълнителни разходи,при използването на прототипи извършването на различни промени и експерименти е неразделна част от процеса на създаване на ИС.Изграждането тук се организира като гъвкав итеративен процес.Потребителите имат възможност още в самото начало да взаимодействат със системата и да установят дали тя удовлетворява техните изисквания.При наличието на недостатъци или при възникването на нови потребности прототипът се модифицира по съответния начин и се връща отново при специалистите от практиката за провеждане на нови експерименти и проверки и т.н.,докато моделът не задоволи напълно всички нужди на потребителите.

Друго съществено различие с традиционния жизнен цикъл е активното участие на специалистите от практиката още от ранните стадии на изграждането на ИС.При експерименталните прототипи крайните потребители имат възможността да бъдат в съвсем близък контакт със специалистите,които създават системата.Те могат дори да разработват самостоятелно някои прости приложения с помощта на подходящ високопродуктивен софтуер/предимно за персонални компютри/.

Използването на експериментални прототипи е значително по-малко формална процедура,в сравнение с традиционния жизнен цикъл.Вместо подробно изследване и анализиране на даден проблем,тук бързо се създава неговото практическо решение,а изискванията се определят в динамичен порядък в процеса на конструиране на прототипа.Следователно етапите по изследване и анализ на проблема,вземане на решение,логическо проектиране и практическо изграждане при този подход са обединени и се извършват общо.

От гледна точка на общата методология за решаване на проблеми в подхода на експерименталните прототипи могат да бъдат разграничени следните основни етапи:

• 
  Предварително проучване на проблема-по време на този етап специалистите по изграждане на ИС работят за кратък период съвместно с потребителите,за да установят техните информационни изисквания и да намерят модел,който да послужи за основа при създаване на прототипа.
  
• 
  Изграждане на работен прототип-за съвсем кратък срок се създава функционален прототип.Той може да бъде малка част от ИС/например няколко екрана за въвеждане на данни или отчети с изходяща информация/или пълна система,но с много малък по обем файл с данни.
  
• 
  Използване на прототипо-по време на този етап крайните потребители работят с експерименталния прототип,като отбелязват всички пропуски и недостатъци.Въз основа на тях те подготвят своите препоръки към техническите специалисти,за да могат те да доразработят ИС в нужната насока.
  
• 
  Модифициране и усъвършенстване на прототипа-тук на базата на потребителските препоръки техническите специалисти извършват доразвиване и усъвършенстване на експерименталния модел на ИС,след което той се връща отново на крайните потребители за нови експерименти.Итеративната процедура продължава до тогава,докато всички изисквания на потребителите бъдат напълно удоволетворени.Одобреният в крайна сметка модел дава точните характеристики и параметри на търсеното решение на системата.Понякога самият прототип е като готова крайна версия на ИС. Окончателното му превръщане в комерсиален продукт изисква подготовка на съпровождаща техническа документация и окомплектоване на системата в подходящ за пазара вид.
  

Прототипите са полезни също така и при проверката и тестването на т.нар.потребителски интерфейс на ИС,т.е. на тези нейни части,с които бизнесспециалистите ще взаимодействат в процеса но своята работа/например екрани за он-лайн оброботка но трансакции,изходящи отчети и др./.Експерименталният прототип позволява на потребителите да реагират моментално на онези части на системата,които те ще използват в по-нататъчната си дейност.

Някои изследвания показват,че прототипи,които удовлетворяват напълно изискваниятя на потребителите,могат да бъдат създадени за около 10-20% от времето,необходимо за традиционния подход на жизнения цикъл.Трябва да се има предвид обаче,че методът на експерименталния прототип не е подходящ за всички видове ИС.

Тои подход е най-ефективен при изграждане на по-малки приложения.Той е трудно приложим при създаване на ИС,базирани на големи компютри,при които се прилагат сложни процедури за обработка и изчисления.Понякога е възможно огромните системи да бъдат разделени на по-малки части,за които успоредно да бъдат разработени експериментални прототипи или пък такива само за отделни части на ИС,но в мнозинството случаи по-подходящ е традиционният метод на жизнения цикъл.

Когато са избрани подходящо,ППП могат да бъдат добра алтернатива на традиционния подход за изграждане на ИС.Те премахват необходимостта от създаване на програми,осигуряващи практическа реализация на създавана система.В наши дни все повече ИС се изграждат с помоща на ППП по няколко основни причини:поради непрекъснатото нарастване броят на системите,базирани на персонални компютри/това директно води до използването на готов софтуер,т.е. ППП/;поради съществуващи множество сходни проблеми в стопанската организация,които изискват почти идентични ИС при решаването им-напр.обработване на счетоводна документация,изготване на ведомости за работна заплата,оформяне на поръчки за покупка на стоки и др.

Съществуват ситуации/особено характерни за фирмите,занимаващи се с малък по размер бизнес/,в които ППП практически са единствения възможен избор за програмно осигуряване на изгражданата в дадена стопанска организация ИС.Това е характерно за случаите,когато липсват достатъчно финансови ресурси или собствен персонал за създаване на необходима система по някои от останалите методи.Тотава ППП предлагат множество педимства за потребителите:

-Закупуването на готов ППП освобождава стопанската организация от тежката задача да разработи ИС с помощта на свои или външни специалисти.Освен това водещите фирми производители на ППП осигуряват висококвалифициран персонал за техническа поддръжка на системите,който винаги може да бъде експертен съвет на потребителите след закупуване и инсталиране на приложните програми в съответната организация.В повечета случаи подобна услуга се извършва съвсем безплатно,т.е. стопанската организация,която купува готови ППП,има по-малки нужди от свои собствени специалисти по поддръжка на системата.

-Реализирането на икономии на финансови средства и време-висококвалифицираните производители на ППП претендират,че оформянето и окомплектоването на дадена ИС с помощта на предлаганите от тях готови програмни продукти могат да бъдат реализирани с около една трета или една четвърт от общите разходи/вкл. не само финансови,но и разходи на време/,необходими за разработване на специално предназначен за потребителя софтуер.

-Използването на ППП елиминира необходимостта от създаване на изисквания към програмното осигуряване на ИС,тъй като при закупуване на готови програми потребителя приема вече създадената тяхна спецификация.Освен това в много случаи отпадат и голяма част от дейностите по разработването на методиката за решаване на даден проблем с помощта на изгражданата ИС,защото други потребители/със същия или аналогичен проблем/,вече закупили този софтуер,са го направили преди това.По такъв начин стават предварително известни много от практическите възможности на конкретните ППП.

-ППП по принцип са ориентирани към решаване на практически задачи в дадена проблемна област и обикновено се разработват от висококвалифицирани в тази сфера специалисти,което гарантира отлично качество на съответната програма-например при закупуване на електронна таблица името на производителя”Lotus Development Corporation” е достатъчна гаранция за добро качество и надежност на програмния продукт и др.

Трябва да се има предвид,че използването на готови ППП не премахва необходимостта от извършването на останалите дейности при създаването на ИС. При този подход трябва да се направи предварително проучване,да се изследва и анализира проблемната ситуация,да се определят целите,да се разгледат съществуващете ограничения,да се разработят различни варианти за решаване на проблема и да се оценят алтернативните решения.

По време на този процес е необходимо да се определи дали използването на готови ППП ще удовлетвори всички информационни изисквания на потребителите.След това при оценяването на алтернативните решения на проблема трябва да се прецени доколко удачно е употребата на ППП и дали действително този подход е за предпочитане в дадения случай пред останалите възможни методи.

Формалността на процеса на изграждане на ИС с прилагане на готови ППП зависи до голяма степен от размера и сложността на решавания проблем.

Важен момент в този подход е оценяването на ППП.В практиката много често се използват специални въпросници,въз основа на чиито отговори се взема съответно решение.Въпросите са съставени така,че да измерват доколко всяка различна ППП удовлетворява изискванията на крайния потребител.Обикновено един подобен въпросник включва въпроси от следните основни области:

• 
  Стопанска дейност-т.е.кои стопански дейности на организацията се подпомагат или извършват автоматично от готова програма,например дали дадена ППП за обработка ведомостите на работните заплати автоматично създава фишове за индивидуалните заплати на работниците и служителите в организацията.
  

• 
  Използване на ППП-дали програмният продукт е лесен за усвояване и приложение;колко време е необходимо за обучение на персонала за работа с ППП и др.
  

• 
  Технически изисквания-какъв хардуер е необходим за нормалното функциониране на дадена ППП,под управлението на каква операционна система работи ППП;какъв размер на оперативната памет и външните запаметяващи устройства са необходими;има ли към ППП подробна информация и др.
  

• 
  Качество на търговското обслужване-притижават ли добър имидж и репутация фирмата производител на дадена ППП и нейните дилъри;осигурява ли разпространителя/респ. продавачът/съответното актуализиране/т.нар.”ъпгрейд/ на ППП при появата на нейна нова версия или техническа поддръжка след инсталиране на програмите;предлага ли обучаващи курсове за работа с ППП и др.
  

• 
  Стойност на ППП-каква е цената на ППП;предлага ли продавача някакви търговски отстъпки или допълнителни екстри/например безплатни краткосрочни курсове за обучение/;какви ще бъдат разходите по използването на ППП за решаването на дадения проблем и др.
  

• 
  Гъвккавост на програмите-възможно и лесно ли е модифицирането на ППП с оглед удовлетворяване на някои допълнителни изисквания на потребителите или употребяването на данни с нестандартен за ППП формат.
  

Друг специфичен момент тук е,че след като веднъж се вземе решение изграждането на ИС да бъде реализирано на базата на готова ППП,целият процес понататък ще протече при условията и под ограниченията на това решение.По тази причина работата по създаването на ИС ще се различава значително в сравнение с останалите подходи.Така например логическото проектиране и практическота изграждане на системата няма да бъдат извършени,съобразявайки се с изискванията и спецефикациите,които са определени преди това.Точно обратното.Изискванията на потребителите и спецификациите на ИС трябва да бъдат адаптирани спрямо характеристиките на избраната ППП.Следователно един от основните недостатъци на този подход е, че,крайните потребители имат значително по-малки възможности за контрол и намеса при изработването и оформянето на системата.

Използването на ПППима още няколко по-значими ограничения и недостатъци.На първо място,готовите програмни продукти не могат да удовлетворяват всички изисквания на дадена организация.Независимо че стопанските организации си приличат в много отношения,всяка една от тях има свои собствен облик и характерни черти.Изследванията на компаниите в САЩпритежаващи ИС за обработка на ведомости за работни заплати и такива за управление на персонала/т.е. две от стандартните стопански дейности,за които съществуват множество програмни продукти/,показват,че едва 36,8% от организациите са избрали ППП за управление на персонала и 40,3%-за обработка на ведомостите за работни заплати.

Производителите на готови ППП се стремят да решат този проблем чрез допълнителна настройка на програмите,т.е. като осигурят възможности за модифициране на отделните програми без да наруши,разбира се,цялостния вид на конкретната ППП.Например в програмния продукт може да бъде включена част,която позволява на потребителя да създаде и използва файлове с данни по удобен за него формат.

Друго възможно решение е изграждането на ППП по модулен принцип.Това улеснява потребителите да изберат и да закупят само онези модули от ППП,които отговарят на техните потребности.В наши дни все повече програмни продукти употребяват и така наречените “макроси”,т.е. специално разработени в дадена ППП команди,които позволяват на потребителите да създават свои собствени модули,с оглед по-пълно задоволяване на техните изисквания.

Въпреки всичко ППП не могат да удовлетворят 100% конкретните нужди и особености на различните стопански организации.Съществуват реални граници,в които тези усъвършенствания на ППП могат да бъдат направени.Опитът на фирмите,използващи готови програмни продукти в основните стопански дейности,показва,че дори и най-добрите ППП могат да удовлетворят най-много до 70% от конкретните практически изисквания на потребителите.Разбира се,организацията е в състояние да промени своите функции и процедури съобразно характеристиките на готовата ППП,но това понякога може да доведе до създаване на много сериозни проблеми и конфликтни ситуации.

При прилагането на подобен подход специалистите от стопанската практика имат възможност за много по-голям контрол върху процеса на решаване на даден проблем.Те могат самостоятелно да извършват проучване,изследване и анализ на съответния проблем,да разработят алтернативи за неговото решаване,да направят проектиране и практическо изграждане и да внедрят така създадената ИС при съвсем слабо участие или практически без намесата на технически специалисти.

Трябва да се отбележи,че изграждането на ИС от четвърто поколение е много по-малко формолен подход,отколкото всички остонали.

Освен това този подход е и значително по-гъвкав.Например при практическото изграждане на ИС могат да бъдат използвани както експериментални прототипи,така и готови ППП за персонални компютри или специализиран софтуер с допълнително настройване от страна на потребителите и други в зависимост от избраното решение за дадения проблем.

В общия случаи системите,създадени с помощта на подобен подход,следват тенденция към значително опростяване и към мого по-бързо завършване в сравнение с ИС,изградени на базата на традиционния метод на жизнения цикъл.Друго голямо предимство тук е,че процесът на разработване на решение на даден проблем е съществено улеснен,защото самите потребители изпълняват дейностите по анализиране на проблемната ситуация и по определяне на комплексните изисквания към системата.Тъй като потребителите могат най-добре да разберат собствените си проблеми и изисквания,вероятността за допускане на грешки от недоразбиране или неяснота е съвсем минимална.Освен това при избора на ИС,която непрекъснато ще използва в ежедневната си работа,крайният потребител винаги би предпочел системата,отговаряща максимално на неговите особености и предпочитания,т.е. създадената лично от него.

Въпреки множеството предимства изграждането на ИС от четвърто поколение съдържа и някои недостатъци.На първо място този подход може да бъде прилаган предимно при създаване на относително опростени ситеми и при условие,че решаваната проблемна ситуация е лесно разбираема за крайния потребител.По принцип всички потребителски ориентирани програмни средства действат най-добре с малки по размер файлове от данни и прости процедури за обработка на информацията.В допълнение те изискват много повече хардуерни ресурси /отколкото традиционните езици за програмиране/,което не им позволява ефективно обработване на големи масиви от данни или трансакции.

Някои от предимствата на системите от четвърто поколение понякога могат да се превърнат и в недостатъци.Те са свързани до голяма степен с индивидуалните предпчитания и субективната преценка и мнение на крайните потребители.Тъй като участието на техническите специалисти е сведено до минимум,се губи възможността на механизма за независима външна преценка и контрол върху процеса /както и в случаите,когато техническите и бизнесспециалистите работятзаедно и в близък контакт помежду си при изграждането на ИС/.

Поради различните индивидуални предпочитания при системите от четвърто поколение става много трудно спазването на общи стандарти /за организацията като цяло/,свързани с формата на данните,изискванията за сигурност и защитата на информацията,своевременно актуализиране на използваните данни и др.