1. Обща характеристика на информационните системи Същност Съществуват много дефиниции на понятието „информационна система”
Изтегляне 0.72 Mb.
|
- Навигация на страницата:
- диагностициране на потребностите и проблемите
- оценка на въздействието върху звената
- анализира и проектира системата.
- оценка след внедряването
- пълно представяне на проблемната ситуация.
- определят съответсващата система и оснавната дефиниция.
- разработка на принципен модел
- сравнение на принципния модел с реарността
- реализират вече съгласуваните промени
- 16. Категории информационни системи, обслужващи специфични функционални области на бизнеса
- Системи за производство – Manufacturing and Production Systems
- 16.2. Маркетингови системи и системи за продажби – Sales and Marketing Systems
- Финансови и счетоводни системи – Finance and AccountingSystems
10. Социо-технически подход Този подход е разработен и експериментиран през 50-те години от Института за поведенченско управление в Тависток.За неговата реализация е необходима ефективна методология.Методологията,която се описва в подхода,е предложена от Енид Мъмфорд. Подходът се основава на разбирането,че успешното въвеждане на нови технологии изисква определянето както на технико-икономически цели,така и на социалните потребности и цели.В основата на подхода е предпоставката,че дадена система ще функционира ефективно само ако човешките потребност се вземат предвид.Тази идея добре се съгласува с общата тенденция през последните 30 години за демократизиране на индустриалните отношения,като и с нарастващото признаване на важността на хуманитарните ценности за работния процес. Подхода може да бъде охарактеризиран с някои общи характеристики: - Техническите системи не могат да се разглеждат независимо от социалните системи,с които те се намират в тясно взаимодействие.Социалната система пък от своя страна трябва да се анализира и проектира така,както това се прави с техническата.Без тази хармония в проектирането всяка реализация само на техническа система е свързана с риска от недобро функциониране.
Участието на потребителите е предпоставка за успешното внедряване на техническите системи,тъй като по този начин се намалява безпокойството и съпротивата им от въвеждането на нова технология. Социо-техническият подход се осъществява на няколко етапа. Започва се с диагностициране на потребностите и проблемите като се използват три средства за диагностика-анализ на отклоненията,анализ на удовлетвореността от работата и анализ на предстоящите отклонения. Анализа на отклоненията има за цел да се управляват отклоненията там,където възникват,а не на по-късен етап,като се определят слабите места на съществуващата система,които създават проблеми при експлоатацията й;определят се основните дейности във всяко звено и се фиксират систематичните отклонения от резултатите спрямо желаното състояние;и накрая се разкриват връзките и зависимастите между самите отклонения. Анализа на удовлетвореността от работата се цели да увеличи степента на удовлетвореност от работата като се анализират три категории потребности: -личността на съответния служител -личните качества на веки един от служителите -необходимостта от компетентност и производителност. Анализа на предстоящите изменения се стреми да се отчетат промените,които могат да настъпят не само в икономическата инфраструктура,но и в икономическата конюктура,организационната структура и т.н.За тази цел се прави проектиране на нечувствителната система,изградена на модулен принцип с възможности за лесна адаптация и списък от факторите,свързани със системата,които могат да се променят в бъдеще. На следващия етап се прави оценка на въздействието върху звената като се определят основните технически е социални цели.В този случаи се определят групите,върху които ще въздейства системата,установяват се целите на всяка група,като се изхожда от политиката на фирмата и резултатите от диагностицирането на потребностите на потребителите и се установява относителната тежест на целите. По нататтък се анализира и проектира системата.Целта е да се създаде завършена система със социална и техническа структура,която да удовлетворява поставените цели като: -се предлагат алтернативни системни стратегии -сравнява се влиянието на всяка стратегия с целите на системата -за всяка стратегия се прави оптимистична и песимистична оценка -и накрая се избира тази стратегия,която най-добре отговаря на социалните и технически цели.
-Чрез линеен процес със средствата на структорния подход; -Чрез създаване на експериментален прототип.
Системният подход се занимава с взаимодеистието на системата и нейното обкръжение.Най-общо можем да опишем подхода със следните характеристики: -Цялото е по-голямо от сумата на образуващите го части.Това предполага ИС да се разработва във възможно най-широк контекст,например за организацията като цяло,а не за нейните отделните й функции поотделно.Ако не се спазва този принцип,е възможно част от системата да работи в ущърб на системата като цяло.
Такива “размити” проблеми са най-често срещаните в организациите и по-доброто им разбиране вероятно ще доведе до по-добър вариант на ИС,отколкото при използване на по-формализирани подходи. Системният аналитик не е експерт в някоя тясна област и следователно не се назначава,за да дава технически съвети.Той се явява агент на промените или терапевт,който е способен да стимулира другите към ново разбиране на проблемната ситуация. Подхода се осъществява на няколко отделни етапа: Започвасе с пълно представяне на проблемната ситуация.Целта е да се открият проблемите и да се изготви съответна скица като за тази цел се изследват хората,участието им,конфликтите между тях,структурираните и неструктурирани факти,структурата и процесите такива,каквито се виждат в проблемната ситуация и се определя самата тя на трите важни роли: -клиент-индивид,който заплаща на системния аналитик; -субект на проблема-индивид,който отговаря на областта,в която е възникнал проблема; -лице,решаващо проблема-системния аналитик. И накрая се изготвя скицата но проблемната ситуация,която представлява визуално представяне на сложна комбинация от взаимодействащи хора,роли,факти,наблюдения и т.н.
Оформили са се няколко подхода,които се занимават с повдигнатите въпроси-нека да споменем само Business Information and Integration Technique(BIAT) и подхода на IBM-Business System Planing(BSP). В подхода BIAT се задават няколко фундаментални въпроса относно целите на организацията .Всеки въпрос е съставен по такъв начин,че може да има само два възможни отговора-да или не,и се прави избор от предоставени възможности.В модел,създаден от BIAT,във вид на матрица се записват отговорите,които фармират профила на организацията.От този модел може да се направи извод за това до колко удовлетворително се постигат целите.Едва от този момент нататък се пристъпва към разглеждане на алтернативите за изграждане на ИС.В подхода на IBM-BSP по подобен начин се изследват изискванията на висшето ръководство. За подхода са характерни следните общи характеристики: -Участие на висшето ръководство на организацията в анализа на нейните цели.-Управителното тяло трябва да прецени възможните пътища,по които могат да се достигнат тези цели,използвайки информационния ресурс на организацията. -Ръководството установява стандартите при разработката-Плановите подходи гарантират ,че нуждите на мениджмънта ще бъдат в центъра на вниманието на ИС. -Съобразяване с нуждите на организацията-Отделните ИС се изграждат в рамките на единен план. -Стратегическото планиране се разглежда като отделен етап от разработката и се нарича бизнес анализ.-Целта на този подход е да се проучи обкръжението но организацията /държава,клиенти,доставчици,синдикати и финансови институции/ ,както и на функциите на ключовия персонал. -Системите се изграждат на база ключови променливи.-Установяват се факторите,от които зависи успехът на организацията /критични фактори/ ,и на тази база се изгражда ИС.Тя има за задача да следи за отклоненията в тези фактори и своевременно да подава необходимата информация. -Независимост на бизнес-плана от компютъризираната ИС.-Промените в организацията не бива да бъдат възприети от функционирането на ИС,като последната трябва да има възможност да се актуьлизира постоянно. Етапите,през които минава подхода са : 1.Идентифициране на патребностите-трябва да се изследва съществуващата система с цел откриване на празноти в информационното осигуряване на мениджърския състав. 2.Дефиниране на потребностите 3.Общо проектиране 4.Детайлно проектиране 5.Разработка и тестване 6.Внедряване на системата.
Същността на подхода се основава на синхронизацията /непрекъснато да се синхронизира това,което програмистите са направили в индивидуалната си работа и като членове на екип/ и стабилизацията /периодично да се стабилизира продукта още по време на разработката/. Основните принципи на подхода са следните: -Разделяне на големите проекти на множество критични точки/фази/ с буферно време между тях /20%-50% от общото време за проекта/. Проектите се структурират на последователни фази,съдържащи подредени по приоритет характеристики с буферно време в рамките на една фаза,което дава дъзможност на програмистите да реагират на неочаквани промени. -Използване на “визията” за скициране на характеристиките на продукта,които да “водят” проекта. Използва се “визия” и най-общта спецификация вместо детайлно проектиране и пълна спещификация на продукта преди кодирането,тъй като се счита,че не е възможно предварително да се предвиди всичко. -Основаване избора на характеристиките на продукта и техния приоритет на базата на потребителските функции. При разработка на приложен софтуер се налага специалистите да са в непрекъснат контакт с потребителите,тъй като там има много по-тясна връзка между функциите,които трябва да притежава продукта,и потребностите на клиента. -Развиване на модулна и хоризонтална архитектура на проекта. Много проекти притежават модулна архитектура,което позволява на екипите да добавят и комбинират характеристики по един предскаэуем начин. -Контрол чрез ангажиране на отделни разработчици към малки задачи и определяне на фиксирани ресурси за тях. Отделните задачи се разбиват на “парчета” ,които могат да се изпълняват в срок от половин ден до три дена и тяхното завършване се следи от мениджърите на проекта.Строго се следи за ресурсите,определени за разработването на проекта-хора и време. -Контрол за приключване на проекта в срок Следи се времето за завършване на проекта.Може да се стигне до изхвъляне на някои характеристики от продукта,ако това води до изоставане от крайния срок. 15. Класификации на информационните системи Опитът за класифициране на информационните системи се сблъсква с проблеми поради динамичното развитие на информационните и комуникационни технологии. Последните променят класификацията на информационните системи по категории, защото новите приложения комбинират нови възможности със предлаганите стари такива. Въпреки, че границите на категориите се променят, отделните типове иформационни системи поддържат процеса вземане на решения от различна гледна точка. Поради тези причини информационните системи могат да се групират по различни критерии. Според предназначението си те биват:
Предмет на настоящото изложение са информационни системи, които са формализирани. При тях се използва ясно установена дефиниция на понятието “информация”. Процесът за обработване на данните е предварително установен, процедурите за отделните информационни дейности се извършват по относително постоянни правила. Освен това предвид развитието на комуникационните и информационни технологии, което позволява автоматизирането на все повече дейности в рамките на организацията, се приема, че информационните системи са компютърни. Тенденцията е съвременните информационни системи да бъдат разпределени като обработката се извършва в различни възли от мрежата. Тривиална класификация на информационните системи е по обхват на използване – в рамките на една организация или осигуряващи съвместна работа на различни компании. Примери на информационни системи, използвани от различни фирми са за резервиране на самолетни билети (SABRE, Apollo) или за електронно разплащане между банки (S.W.I.F.T., Бисера) и др. Информационните системи в организацията могат да се класифицират по два основни признака: функционална област и нива на вземане на мениджърски решения.
При функцията “производство” се създават фирмените стоки и услуги, предназначени за продажба. Системите за производство поддържат следните дейности: планиране, разработване, произвеждане и контролиране на потока на изделията. Влиянието на информационните технологии върху тези системи се забелязва в няколко направления. Първото от тях се изразява в следене на складовите наличности и в отчитане на положения труд. Следващото обхваща създаването на напълно автоматизирани поточни линии и фабрики. Въпреки това в повечето заводи са автоматизирани само някои от производствените функции. CIM- Computer Integrated Manufacturing – обхваща събиране на данните в компютър и интегриране на информационните потоци между отделните бизнес функции. Системи за проектиране на продукти - Product Design Systems - пример CAD софтуер, (системи, автоматизиращи проектирането – САПР) прилага се при проектирането на различни продукти, основно в архитектурата, електрониката, машиностроенето. CAD системите приемат кодирани описания на компоненти или процеси и извеждат графично продукта, като често е възможно проверка за това дали подобен продукт е теоретично възможен. Примери на информационни системи в областта “производство”:
Таблица 5.1 В таблица 1 е показана връзката на отделните видове системи с нивото на управление в дадена организация. На стратегическо ниво целите на производство са дългосрочни и се вземат решения къде да се разположи новия завод или дали да се инвестира в нова производствена технология. На управленско ниво системите за производство анализират и проследяват производствените цени и ресурси. На оперативно ниво системите се занимават с текущото състояние на производството. Повечето производствени системи използват информационни системи за следене на складовите наличности, за да могат да поръчват изгодно необходимите им компоненти.
При функцията “маркетинг и продажби” се лансират и продават продуктите или услугите на организацията. Маркетинговите системи идентифицират потенциални потребители, определят техните желания, планират съответните продукти и им правят реклама и промоция. Системите за продажби осигуряват контакти с потребителите, приемат поръчки, осъществяват и следят продажбите. Най-голяма влияние информационните системи налагат върху традиционните дейности, свързани с продажбите като приемане на поръчки или събиране на данни за клиентите. POS – Point-of-Sale системите използват щрих, бар кодове при генерирането на потребителските сметки. Супермаркетите дават клубни карти на техните редовни клиенти. Примери на информационни системи в областта “маркетинг и продажби” - Таблица 5.2.
Таблица 5.2 Таблица 5.2 показва, че информационните системи се използват по разчилни начини. На стратегическо ниво те следят тенденциите, които влияят върхуновите продукти, както и възможностите за продажба, поддържат планирането на нови стоки и услуги и следят проявите на конкуренцията. На мениджърско ниво маркетинговите системи и системите за продажби подпомагат рекламирането и промоциите, както и вземането на решения относно цените. На оперативно ниво те участвуват в локализирането и осъществяването на контакти с перспективни клиенти, проследяват продажбите, обработват заявките и поддържат услуги за клиентите.
Областта “финанси” обхваща финансовия бизнес и финансовите отдели в рамките на отделните фирми, независимо от продукта, който те произвеждат. Фирми във финансовия бизнес са банките, компаниите за кредитни карти, брокерите на акции, ипотечните компании, търговците на валута и доставчиците на финансова информация. Продуктите в областта финанси са банкови сметки, парични пазарни капитали, кредитни карти, кредити, покупки и продажби на акции, облигации, чуждестранни валути, недвижими имущества и др. За всеки типичен бизнес финансовата функция е поддържаща дейност, която управлява паричните транзакции, произвежда финансови отчети и плаща данъци. В информационните системи тези три функции се автоматизират от десетилетия. В края на миналия век след 1990 година поради развитието на информационните технологии информацията става по-интегрирана и достъпна за нуждите на процеса “вземане на решения”. Тя се използва вече за събиране на лоши кредити и за инвестиране на фирмения капитал, който носи приходи. Финансовите системи подпомагат управлението на фирмените финансови активи (акции, облигации и други капиталовложения) с цел повишаване на доходите от тях. За да определи дали фирмата е на печалба от своите инвестиции финансовата информационна система използва значително количество информация от външни за фирмата източници. Влиянието на информационните технологии върху областта финанси може най-добре да се разбере като се разгледа промяната във формата и употребата на парите. Информационните системи са основа за следните нови или развиващи се алтернативи:
Информационните системи са съществени за функционирането на стоковите борси и капиталовите пазари. Те автоматизират въвеждането на поръчките за покупки и продажби, прехвърлянето им към търговците, извършването на плащанията и съхраняване на отделните транзакции. Дори индивидуалните инвеститори с малки портфейли са облагодетелствани от финансовите системи. От своя страна счетоводните системи автоматизират счетоводната дейност на дадена фирма и управляват потока от разполагаеми средства. те са силно обвързани с финансовите системи. Примери на информационни системи в областта “финанси и счетоводство” - Таблица 5.3.
Таблица 5.3 В таблица 5.3 са показани типични финансови и счетоводни информационни системи, които се срещат в широк кръг от организации. На стратегическо ниво те установяват дългосрочни инвестиционни цели и осигуряват дългосрочни прогнози за фирмата. На мениджърско ниво системите подпомагат ръководенето и контрола на финансовите ресурси. На оперативно ниво се проследява паричния поток чрез различни типове транзакции.
|