Системи за управление на човешките ресурси – Human Resource Systems

Примери на информационни системи в областта “човешки ресурси” - Таблица 5л4.

Извод: всяка функционална област на дадена организация има уникална информационна система, която обслужва трите нива на управление.

Системи за снабдяване – Supply Chain systems

Под верига на снабдяване (supply chain) се разбира съвкупността от съоръжения, които набавят материали, трансформират тези материали в стоки и ги разпространяват на потребителите. С други думи тя обхваща всички функции, координация и движение на стоки между доставчици и фирмата. Веригата на снабдяване обединява логистичните изисквания на доставчик дистрибутор и клиент в един процес, с което се намаляват разходи, време и цени за складиране. Независимо от това дали фирмата е производител или се занимава с търговия на дребно нейната снабдителска верига трябва да осигури надеждно и евтино придобиване на необработени материали и компоненти. За производителя е особено важно навременната доставка, ако тя закъснее - производството се проваля, ако тя се направи твърде рано се губят парични средства и складове. Същото важи и за търговците на дребно. Системите за снабдяване отчитат наличните запаси от стоки, кога ще пристигнат поръчаните материали, какви материали са нужди предвид производствения график и прогнозите за продажби. Тази информация се използва за: определяне какви материали ще са нужни за следващите седмици, генериране на нови поръчки, изпращане на поръчки на доставчиците, договаряне на дата за получаване на паричните постъпления, проверка дали доставката е получена. Системите за планиране на материали (Material Requirements Planning) са първият търговски софтуер, който обслужва снабдителската верига. Тези системи се опитват да обединят дейностите по закупуване и производство. Развитието на информационните технологии прави възможен електронния обмен на данни – в случая поръчки за покупка и фактури – между информационните системи на отделните фирми. Съвременните системи за управление на снабдителските вериги (Supply Chain Management) осъществяват не само автоматично предаване на данните, но и координиране на дейностите, което спомага за повишаване ефективността на системата. Технологично те се изграждат чрез специализиран софтуер, интранет и ектранет. Системите за управление на снабдителските вериги предоставят следните възможности:

• 
  Вземане на решение кога и как да се произведе, остави на склад и извози
  
• 
  Бърза прехвърляне на поръчките
  
• 
  Проследяване състоянието на поръчките
  
• 
  Проверка на складовите наличности
  
• 
  Проследяване изпращането на стоките
  
• 
  Планиране на продукцията съобразно потребителските заявки
  
• 
  Осигуряване спецификация на стоките
  
• 
  Споделяне на информация за рекламираните стоки и нивото на дефектните такива
  

16. 
    Категории информационни системи, обслужващи произволни функционални области на бизнеса
    

Тази класификация отразява връзката на информационните системи с нивата на вземане на мениджърски решения, т.е. с йерархичното ниво на управление на организацията. По този начин се определя предназначението на информационните системи, специфичните информационни потребности и изисквания за всяко ниво, за удовлетворяването на които са необходими определени информационни технологии. Така обособените типове информационни системи обслужват произволни функционални области на бизнеса.

Счита се, че всяка организация се състои от три нива: стратегическо, управленско, оперативно и следните основни функционални области: продажби и маркетинг, производство, финанси, счетоводство и човешки ресурси. Всяко ниво се обслужва от определени типове информационни системи. По този начин се различават три основни категории (Фиг.5.5):

• 
  системи за оперативно управление
  
• 
  системи за тактическо управление
  
• 
  системи за стратегическо управление
  

Фиг. 5.5 Типове информационни системи

1. 
   Системи, автоматизиращи офис дейностите и комуникационни системи- обслужват всички нива на управление и осигуряват интегрирането на новополучените знания в бизнеса.
   
2. 
   Системи, обработващи транзакции (TPS – Transaction Processing Systems) – обслужват операционното ниво на управление
   
3. 
   Управленски информационни системи (Management Information Systems)– обслужват мениджърското ниво на управление
   
4. 
   Системи, подпомагащи вземането на решения (Decision Support Systems) - обслужват мениджърското ниво на управление
   
5. 
   Системи, подпомагащи изпълнителния директор (Executive Support Systems)- обслужват стратегическото ниво на управление
   

Системите, автоматизиращи офис дейностите улесняват ежедневните задачи, за обработване на информация в бизнес организациите. Те използват различни средства – текстообработващи програми, електронни таблици, средства за презентации. С тяхна помощ се повишава производителността на персонала, занимаващ се с обработка на данните. Типичните системи, автоматизиращи офис дейностите управляват оборота на документи в организацията и позволяват създаването на график на отделните дейности – електронен календар. Те осигуряват средства за анализ на данните – електронни таблици и средства за комуникация между служителите, които подпомагат реализирането на взетите решения. Офис системите осигуряват на отделните служители от всички нива ефективен начин за обработка на лични и организационни бизнес данни, за провеждане на изчисления и създаване на документи като допринасят за координирането на дейността им. Например във функционалната област продажби се провежда анализ на различните цени чрез електронна таблица и създаване на контакт чрез текстообработваща програма. При финансите чрез текстообработващ софтуер може да се извърши сравнение на различни споразумения за кредитиране, изготвяне на паметна бележка относно нови финансови процедури и т.н.

Комуникационните системи подпомагат обмена и споделянето на информация в различни форми. Те осигуряват различни средства за комуникации: телефон, електронна и гласова поща, факс и т.н. и управляват потока на работа. Към тях спадат: системи за телеконференции, групуер и системи, работещи със знания. Под телеконференция обикновено се разбира използването на електронно предаване, осигуряващо едновременното провеждане на срещи на различни места. Групуер се нарича софтуер, подпомагащ съвместната работа в организацията чрез споделяне на информация и управление на вътрешните потоци. Пример за подобен тип софтуер е продуктът Lotus Notes. Идеята на групуер може да се реализира и чрез създаването на особен тип комуникационни системи – Интранет, Ектранет. Системите, работещи със знания се използват от професионалисти в определена област за създаване на иновации и интегрирането им в конкретния бизнес. Това се може да се реализира чрез използването на специализирани работни станции, които предоставят средства за анализ, графична обработка, управление на документи, комуникации. Те имат възможности за извършване на сложни математически изчисления, визуализиране на модели, симулиране на реални процеси и др. Като по този начин подпомагат проектирането на нови продукти. Примери от финансите: факс и гласова поща за комуникиране между банките относно кредитите, система за обмен на информация относно даден съдебен процес. Комуникационните системи поддържат споделяне информация за вземане на съвместни решения.
17.2. Системи, обработващи транзакции

Това са основните системи, които обслужват операционното ниво на управление като събират и съхраняват данни за транзакциите. Под транзакция се разбира произволна дейност, отнасяща се до функционирането на дадена организация. Тя е бизнес събитие, което генерира или модифицира данните, съхранени в информационната система. От гледна точка на потребителите транзакциите поддържат осъществяването на всекидневната дейност на организацията и осигуряват възможност за нейното контролиране. Основна цел на тези системи е да дадат отговор на въпроси като: каква наличност от дадена стока има в склада; какъв е обемът на изплатеното възнаграждение за този месец, колко от работниците и служителите днес отсъстват от работа, има ли свободни места в хотела и др.

На оперативното ниво на управление задачите, целите и ресурсите са ясно дефинирани. Транзакциите се характеризират с големия си брой. Съществуват еднотипни транзакции в различни организации. Процедурите за тяхното извършване са добре известни - те дефинират последователността от стъпки при реализирането на транзакцията, данните, подлежащи на обработване и съхраняване, процедурите за защита на информацията, действията, които се извършват при грешки.

Дейностите, отнасящи се до обработката на транзакциите са еднотипни:

1. 
   Събиране на данни – това е процеса на обхващане на всички данни, необходими за завършването на една или повече транзакции.
   
2. 
   Обработка на данните – това е процеса на трансформация на данните в информация.
   
3. 
   Произвеждане на документи – това е крайна стъпка при изпълнението на всяка транзакция.
   

Те поддържат извършването на рутинни действия в организацията, например приемане на заявка за закупуване на стоки или за услуги; наемане на работник; издаване на фактура, издаване на касова бележка, откриване/закриване на сметка, теглене/внасяне на пари по сметка, обработка на плащанията чрез кредитни карти, изплащане на дивиденти от акции и лихви по облигации и т.н. Те повишават бързината и точността на обработката на информацията чрез поддържане на база от данни, до която има директен достъп. Системите за обработване на транзакции осигуряват информация за планирането и вземането на решения, както и за другите типове информационни системи. С тяхна помощ мениджърите могат да проследят вътрешното състояние на организацията в дадена функционална област. Поради тези причини откази във функционирането на системата за обработка на транзакции оказват негативно влияние върху организацията като цяла.

Управленските информационни системи осигуряват обобщена информация и измерване на производителността за следене на резултатите, т.е. информация отнасяща се до управлението на организацията. Такива системи са съществували и преди компютърната епоха и са работели с писма, данните от които са събирани и обобщавани като отговорът на тези писма е представлявал съвкупност от инструкции. Тези системи осигуряват обратна връзка относно начина на функциониране на организацията и са част от механизма за нейния формален контрол. Техни потребители са както мениджърите, така и служителите, които следят за производителността. Тези системи генерират периодични (седмични, месечни, годишни и др.) отчети за дейността на организацията като обобщават информацията, събрана от системите за обработване на транзакции. Използват се при вземането на структурирани решения. В този случай е известно каква информация е необходима за формиране на решението, какви фактори трябва да се отчетат, кои параметри определят дали то е правилно или грешно.

Управленските информационни системи обслужват административните дейности, планирането и вземането на решения на мениджърското ниво в организацията. Повечето от входните данни за тях са вътрешни, а част от тях идват и от външни източници – например за клиенти и доставчици. Изходните данни представляват различни видове отчети: периодични, по заявка, за изключенията. Управленските информационни системи не са гъвкави и имат много малко заложени възможности за анализ. При тях се получават отговори на предварително дефинирани, рутинни въпроси по предварително известна процедура.

В областта “ финанси” се следят паричен поток и печалба. Основните функции на управленската информационна система са:

1. 
   Обобщаване на финансови данни от отделните отдели
   
2. 
   Проектиране на бъдещи финансирания
   
3. 
   Следене и контрол на изразходваните средства.
   

Системите, подпомагащи вземането на решения също обслужват мениджърското ниво на организацията. Това са интерактивни системи, които осигуряват модели, информация и средства за обработване на данни, подпомагащи вземането на полуструктурирани и неструктурирани решения. Подобни решения обикновено са уникални за всяка ситуация, за тях няма ясна процедура, променят се бързо, факторите за оценката им не могат да се определят лесно предварително и се вземат сравнително рядко.

Системите, подпомагащи вземането на решения са създадени през 70-те години на миналия век, за да се преодолеят ограниченията на системите, обработващи транзакции и управленските информационни системи. Системите, обработващи транзакции управляват стандартни процеси и съхраняват данни за тях, управленските информационни системи осигуряват отчети за управлението, но от тях не може да се извлече информация за ефективно използване от мениджърите.

Системите, подпомагащи вземането на решения се разработват, за да подпомагат аналитичната работа на мениджърите в ситуации когато няма ясно формулирани критерии за успех. Те поддържат интерактивен процес на вземане на решения като позволяват на потребителите им да решат доколко да използват предоставените им заключения. За целта при тях се използват както данни от вътрешни системи, така и от външни за организацията източници - например цени на стокови и фондови бор.

Този клас системи имат по-големи аналитични възможности в сравнение със системите, разгледани преди това. Техниките, които се използват в тях за подпомагане вземането на решения биват:

• 
  Ориентирани към използването на модел – симулация, оптимизация
  
• 
  Ориентирани към използването на данни – OLAP, data mining
  
• 
  От областта на изкуствения интелект – експертни системи, невронни мрежи, размита логика, интелигентни агенти
  

Методите, ориентирани към използването на данни се концентрират върху анализ на данните и извличане на извадки, които да подпомогнат намирането на по-добро решение. Datawarehousing (складирането на данни) възниква като ново понятие, отразяващо приложението на съвременните информационни технологии за преобразуване на огромните масиви от данни в значима информация, която да подпомага по-добре вземането на бизнес решения. Data Warehousing представлява процесът на интегриране на големите по обем корпоративни данни в единствено хранилище, наречено Data Warehouse (банка с данни), съдържащо конгломерат от разнообразни по произход и тип данни. Този процес е стратегически важен за обединението на различните информационни източници, с оглед по-доброто им използуване за аналитична интерактивна обработка (Online Analytical Processing - OLAP). Под аналитична интерактивна обработка се разбира динамичният анализ, синтезиране и консолидиране на големи обеми от многомерни данни.

Data Warehouse (DW) се дефинира като множество от интегрирани, тематично ориентирани, устойчиви множества от данни, проектирани за поддържането на процеса “вземане на решения”, където всяка единица от данни е смислена в определен момент от време. Тя може да се разглежда като база от данни, поддържаща вземането на решения, която съществува отделно от останалите оперативни бази на организацията. Тематичната й ориентираност показва, че масивите от данни са свързани с отделни обекти на организацията – например клиенти, продажби, стоки, а не с отделни приложения. Data Warehouse представлява информационен масив, който съдържа както атомарни, така и силно обобщени данни. Данните са интегрирани, понеже произлизат от различни приложения и източници. Освен това са устойчиви в смисъл, че те не се обновяват в реално време, а по-скоро се актуализират през определен интервал, като новите данни допълват, а не заместват старите. Целта на Data Warehouse е да позволи лесно изпълнение на заявки, генериране на отчети и анализ на данните. С други думи, Data Warehouse позволява управление и анализ на данните, свързани с цялостната

Данните в Data Warehouse се представят по различни начини и могат да се разглеждат с голямо разнообразие от средства – от OLAP средства до Data Mining софтуер. Понятието OLAP обхваща технологията, която позволява използуването на информацията, съхранена в Data Warehouse. Обикновено тази технология включва средства за интерактивен анализ на данните, които се извличат от различни бази и се обобщават за нуждите на даден потребител. OLAP средствата предоставят възможности за представяне на данните в различни разрези, без да ги актуализират. Те са значително по-сложни от традиционните системи за обработване на транзакции, които се използуват главно за четене и обновяване на данни от базата. От своя страна, софтуерът от тип Data Mining се използува също за анализ на данните, но обхваща технологии, позволяващи да се откриват неявни шаблони и взаимодействия в различни извадки. В допълнение данните, получени от Data Warehouse могат да се използуват от информационните системи, подпомагащи дейността на висшите мениджъри (Executive Information Systems) при определянето на стратегиите за развитие на дадена организация.

Техниките от областта на изкуствения интелект са по-трудно приложими. Например, експертните системи подпомагат вземането на решения в много тесни и специфични области (поставяне на диагноза,търсене на нефт) където се изисква значително експертно знание. Те се опитват да имитират начина на разсъждение на експертите и затова често се наричат системи, базирани на знания. Главната им цел е формулирането на заключения и осигуряването на експертен съвет. В областта “финансите” подобна система може да осъществява анализ на характеристиките на определена категория потребители.

Основна характеристика на системите, подпомагащи вземането на решения е, че те осигуряват средства за анализ на данните, изграждане на модели, оценяване на алтернативи. Анализите получени чрез тях осигуряват ясна обосновка за обясняването на дадено решение.

В Таблица 5.7 са дадени примери на системи, обслужващи мениджърското ниво в различни функционални области.

Типове системи	Продажби и маркетинг	Производство	Финанси	Счетоводство	Човешки ресурси
MIS DSS	Управление на продажбите Анализ на продажбите по области	Контролна складовите наличности График на производството	Годишен бюджет Анализ на цените	Инвестиране на капитали Анализ цени/ печалба	Анализ на преместванията Анализ цените на договаряне

Таблица 5.7