Bulgarian Libraries Access Points to Information and Communication for All

1. Objectives of the position

The Library Associate (LA) is a member of the PMU’s Library Department. The LA provides support to the program’s library services development, outreach, e-content generation and training activities.

2. Terms for Provision of the Services / Lines of Reporting

The LA reports to the Content and Outreach Manager (LSM) and to the two Training Specialists (TS). The LA interacts actively with all PMU members of the Program Management Unit. The LA holds a full-time position with the program under a UNDP service contract.

3. 
   Scope of work
   

• 
  Assist the LSM and the two TSs as needed in the implementation of their work assignments
  

• 
  Support the organization of program events at the central, regional and local level;
  

• 
  Be in charge of logistics issues under the program’s training component;
  
• 
  Draft minutes of meetings, correspondence and other documents of administrative nature;
  
• 
  Collect training evaluation forms and library user feedback;
  
• 
  Submit oral and written reports / information to the PM as requested;
  

• 
  Maintain assigned program files up-to-date and in perfect order.
  

4. Qualifications

• 
  very good administrative, organizational, drafting, analytical and coordination skills
  
• 
  computer literate (word processing, Internet, spreadsheets, power point)
  
• 
  able to work under pressure and handle multiple tasks simultaneously
  
• 
  excellent communication skills and teamwork orientation
  
• 
  fluent command of Bulgarian and English languages
  
• 
  previous work on donor-funded projects is an advantage
  
• 
  holder / in process of obtaining university degree
  

1. ЗАДАЧИ

2. УСЛОВИЯ ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ НА УСЛУГИТЕ / ОТЧЕТНОСТ

3. 
   Задължения
   

• 
  При необходимост подпомага РБУ и двамата СО при изпълнение на задачите им;
  

• 
  Подпомага организирането на събития по програмата на централно, регионално и местно ниво;
  

• 
  Отговаря за логистичните въпроси по обучителния компонент на програмата;
  
• 
  Изготвя протоколи от срещи, кореспонденция и други документи от административен характер;
  
• 
  Събира формуляри за оценка на обученията и мнения на библиотечни потребители;
  
• 
  Представя устни и писмени доклади/информация по искане на РП;
  

• 
  Поддържа актуална и изрядна програмната документация, за която отговаря.
  

4. НЕОБХОДИМА КВАЛИФИКАЦИЯ

• 
  много добри административни, организационни, аналитични и координационни умения и умения за писане на доклади
  
• 
  компютърна грамотност (текстообработка, интернет, електронни таблици, презентации)
  
• 
  способност за работа под напрежение и за справяне с много задачи едновременно
  
• 
  отлични комуникативни умения и екипна ориентация
  
• 
  отлично владеене на български и английски език
  
• 
  предишен опит по донорски проекти ще се счита за предимство
  
• 
  висше образование (или предстоящо дипломиране)