Чл. С наредбата се уреждат общите правила за вътрешния оборот на електронни документи на хартиен носител в администрациите. Ч

(2) В приложението по ал. 1 се дефинира общ режим за достъп до информационните обекти в АИС посредством достъпа до съответните класификационни схеми или обособени части от тях. Наличието на достъп до раздел от класификационна схема дава достъп и до информационните обекти и подраздели, класифицирани в този раздел.

(3) За всяка позиция по чл. 12, т. 5 се определя персонален достъп до всички видове класификационни схеми или части от тях заедно с неговите параметри.

(4) Определянето на персоналния достъп до данните в АИС се извършва в съответствие със:

1. участието на лицата в административния процес и процедурите от вътрешните правила на администрацията;

2. правила за информационна сигурност на администрацията.

(5) Промяната на правилата за достъп се извършва по предложение на ръководителя на служителя, чийто достъп ще се променя.

Чл. 39. (1) Предоставянето и промяната на достъпа се извършва от определен служител в администрацията.

(2) При установяване на нови или при промяна на съществуващи трудови, служебни и граждански правоотношения административното звено, отговарящо за управлението на човешките ресурси, подава заявка до служителя по ал. 1 за предоставяне или промяна на достъп до данните в АИС за съответния служител.

(3) Начинът за промяна на достъпа до данните в АИС при заместване на един служител от друг се урежда с вътрешните правила на администрацията.

Чл. 40. (1) Ръководител на административно звено има достъп до всички видове класификационни структури и части от тях, до които имат достъп служителите в това административно звено.

(2) Административната информационна система осигурява възможността ръководител на административно звено да променя достъпа до данни в АИС за свой подчинен служител в рамките на предоставените му от вътрешните правила на администрацията права без участието на служителя по чл. 39, ал. 1 .

Раздел II

Поддържане на преписки от документи

1. с който е заявена електронна административна услуга, включително когато самият документ е на хартиен носител, но изрично е заявено желание за предоставяне на услугата по електронен път;

2. с който се инициира процедура по обработка.

(2) В случаите по ал. 1, т. 1 преписката се създава незабавно след регистрацията в официалния документен регистър на документа - заявление за услуга.

(3) В случаите по ал. 1, т. 2 преписката се създава съгласно процедура, която регламентира обработката на съответния документ, описана във вътрешните правила на администрацията.

(4) Във всички случаи се поддържа указател за връзка от документа към самата преписка.

(2) Преписка може да не се създаде при изпълнение на административна услуга, заявена с документ на хартиен носител, ако не е заявено изрично искане за получаване на услугата по електронен път и в тематично свързания набор от документи има не повече от два документа.

(3) В случаите по ал. 2 със средствата на АИС се поддържа двупосочен указател за връзка между документа - заявление за услуга, и документа, който е резултат от предоставянето на услугата.

Чл. 43. Преписката се състои от три раздела - официален, вътрешен и контролен. Всеки от разделите се представя със списък от връзки към документи в АИС, класирани в съответния раздел.

Чл. 44. (1) За всяка преписка в АИС се поддържат следните данни:

1. наименование на преписка, обозначаващо тематичната насоченост на документите в преписката; наименованието се формира съгласно вътрешните правила на администрацията;

2. пояснение към преписка - разширено представяне на тематичната насоченост на документите в преписката; пояснение се въвежда при необходимост, съгласно вътрешните правила на администрацията;

3. уникален идентификатор на преписка, съвпадащ с уникален регистров идентификатор на документа, по който е създадена преписката;

4. идентификатор за достъп до преписката - осигурява самостоятелно или в комбинация с друг параметър персонализиран достъп през интернет до съдържанието на официалния раздел на преписка; идентификаторът се генерира автоматично при създаване на преписка;

5. официален раздел - раздел на преписка, в който са класирани:

а) документите, приети от администрацията;

б) документите, издадени от административен орган или създадени в администрацията със завършен цикъл на обработка;

в) потвърждението за приемане на заявлението и съобщение за нередовност и непълнота на искането за предоставяне на административна услуга с указания и срок за отстраняването им;

6. вътрешен раздел - раздел на преписка, в който са класирани документи, създадени в администрацията, но с все още незавършен цикъл на обработка, помощни и други документи, имащи отношение към тематиката на преписката;

7. контролен раздел - раздел на преписка, в който са класирани само документи, които са извадени поради грешка или друга причина от официалния раздел;

8. време на създаване на преписка - регистрира се автоматично при създаване на преписка и не подлежи на последващи промени;

9. създал преписката - данни, идентифициращи чрез АИС служителя, създал преписката; данните се регистрират автоматично и не подлежат на последващи промени.

(2) Уникалният идентификатор по ал. 1, т. 3 се вписва:

1. когато преписката се създава по документ, вече регистриран в официалния документен регистър;

2. когато документ, по който вече е създадена преписка, се регистрира в официалния документен регистър.

(3) Идентификатор за достъп до преписка по ал. 1, т. 4 се генерира, когато преписка се създава при регистрация на:

1. електронен документ, с който се заявява електронна административна услуга или административна процедура;

2. хартиен документ, с който се заявява електронна административна услуга или административна процедура с изрично декларирано желание за предоставяне на административна услугата или резултата от административната процедура по електронен път.

Чл. 45. (1) Документът, по който се създава преписка, се класира автоматично в нейния официален раздел.

(2) Административната информационна система трябва да осигурява автоматично класиране в контролния раздел за всички документи, изваждани от официалния раздел на преписка.

(3) Вътрешните правила на администрациите определят лицата, оправомощени да изваждат документи от официалния раздел на преписката.

Чл. 46. Административната информационна система осигурява:

1. включването на един и същ документ в съответните раздели на произволен брой преписки;

2. включването на една и съща преписка във вътрешните раздели на произволен брой други преписки.

Чл. 47. За всеки документ или преписка, класирани в раздел на преписка, се поддържат следните данни в АИС:

1. време на включване в раздел - регистрира се автоматично при извършване на включването и не подлежи на корекции;

2. извършил включването - данни, идентифициращи чрез АИС служителя, извършил включването в преписката; данните се регистрират автоматично;

3. номер в раздел - пореден номер на включване на документ или преписка в раздел на преписка; номерът се генерира автоматично при включване на документ в раздел.

1. документа, по който е създадена преписката;

2. всеки документ, възобновяващ изпълнението на услуга или административна процедура, във връзка с която е създадена преписката;

3. всеки документ, създаден в официалния раздел на преписката.

(2) Указателят за връзка по ал. 1 се заличава, ако съответният документ се изключи от официалния раздел.

Чл. 49. Документи, както и цели преписки могат да бъдат включвани и изключвани без ограничения от вътрешния раздел на преписка.

Чл. 50. (1) Документи на хартиен носител, които не позволяват качествено сканиране и се поддържат в състава на преписка, се придвижват физически между служителите чрез предаването им или чрез куриерска служба съобразно етапите на обработка по съответната процедура.

(2) Предаването и контролът на движението на документите по ал. 1 се осъществява по реда на чл. 138 .

(3) Документ на хартиен носител, който няма връзка с по-нататъшното движение по преписката, се връща в хранилището, където се съхранява.

Раздел III

Ведомствена номенклатура на видовете документи

Чл. 51. Ведомствената номенклатура на видовете документи се поддържа със средствата на АИС.

Чл. 52. (1) За всеки елемент на номенклатурата се поддържат следните данни:

1. уникален регистров идентификатор (УРИ) на вид документ - когато документът е формализиран, се вписва УРИ, издаден от регистъра на регистрите и данните, а когато документът е с неструктурирано съдържание, се вписва УРИ от официалния документен регистър;

2. наименование на вид документ - кратко представяне на същността на вид документ; вписва се съответният текст на наименованието;

3. пояснение на вид документ - пояснение към краткото представяне на същността на вид документ, осигуряващо неговата еднозначна идентификация; вписва се съответният текст на пояснението;

4. начин на обработка - въвежда се:

а) започване предоставяне на услуга или изпълнението на процедура - когато документът е заявление или иницииращ документът на процедура;

б) продължаване предоставянето на услугата или изпълнението на процедурата - когато документът е отговор на запитване или друг документ от страна на администрацията;

в) документ, постъпил във връзка с услугата или процедура, който не е отговор на запитване, или друг документ от страна на администрацията;

5. овластено лице - данни за овластеното лице, което може да подписва съответния вид документ, разпоредбата на нормативен акт или препратка към документ - вътрешен нормативен акт, от който произтичат правомощията му;

6. архивна стойност - представя задължението на съответната администрация да осигури предоставянето на документа на Националния архивен фонд за съхранение; възможните стойности са: "с архивна стойност", "без архивна стойност", "за оценка от експертна комисия";

7. класификация във ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите - представя класификационния раздел на ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите, с който се управлява престоят в нея и предаването на документа в Националния архивен фонд; вписва се наименованието на раздел от ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите или думите "не се класифицира";

8. уникален регистров идентификатор на приложение за визуализация и/или за редактиране - уникален регистров идентификатор, под който приложението за визуализация и/или за редактиране е вписано в списъците на акредитираните лица и сертифицираните системи, ако има такова вписано приложение;

9. образец за вид документ - съдържа файл във формат, използван от администрацията за създаване на файлово съдържание на съответния вид документ.

(2) За вид документ от ведомствената номенклатура на видовете документи, регистриран и в регистъра на информационните обекти, съдържанието на данните по ал. 1, т. 1 - 3 и 8 съвпадат с аналогичните обстоятелства на информационен обект от вид "документ".

(2) Включването на нов елемент в номенклатурата се извършва съгласно процедура, описана във вътрешните правила на администрацията, като автоматично се регистрират следните данни:

1. еднозначна идентификация на служителя, извършил включването в номенклатурата;

2. време на включването.

(3) Регистрираните данни по ал. 2 не подлежат на корекция или унищожаване.

Раздел IV

Ведомствена номенклатура на етапи от услуги или процедури

Чл. 54. Ведомствената номенклатура на етапи от услуги и процедури се поддържа със средствата на АИС.

Чл. 55. (1) Елементите на номенклатурата са регистрирани в регистъра на регистрите и данните.

(2) За всеки елемент на номенклатурата се поддържат следните данни:

1. уникален регистров идентификатор на етап - уникален регистров идентификатор, издаден от регистъра на регистрите и данните при регистрацията на етапа;

2. наименование на етап - наименование на етапа, регистрирано в регистъра на регистрите и данните;

3. определение на етап - определение на етапа, регистрирано в регистъра на регистрите и данните;

4. изпълнител на етап - данни, еднозначно идентифициращи със средствата на АИС административен орган или ръководител на административно звено, което изпълнява или организира изпълнението на всички действия по етапа в режим на ръчно изпълнение или контролира работата на модул от АИС, изпълняващ същата обработка в автоматичен режим;

5. срок за изпълнение на етап - нормативно определеният срок или срокът, определен с вътрешните правила за извършване на всички дейности по етап;

6. набор от видове създавани документи - съдържа видовете документи, които се създават при изпълнение на етапа; всички документи в набора трябва да са включени във ведомствената номенклатура на видовете документи;

7. указания относно етап - описват спецификата при изпълнението на етапа от услугата или процедурата;

8. набор от крайни резултати от етап - съдържа един или няколко елемента от ведомствената номенклатура на резултати от етап.

(3) Номенклатурата по ал. 2, т. 8 се определя с вътрешните правила на администрацията.

Чл. 56. (1) Ръководителят на администрацията е длъжен да осигури създаване и поддържане на ведомствената номенклатура на етапи от услуги и процедури, в които са включени повече от един административен орган; допустимо е номенклатурата да включва етапи и от процедури, вътрешни за администрацията.

(2) Включването на нов елемент в номенклатурата се извършва съгласно процедура, описана във вътрешните правила на администрацията, като автоматично се регистрират следните данни:

1. еднозначна идентификация на служителя, извършил включването в номенклатурата;

2. време на включването.

(3) Регистрираните данни по ал. 2 не подлежат на корекция или унищожаване.

Раздел V

(2) За всеки елемент от номенклатурата се поддържат следните данни:

1. уникален регистров идентификатор на административна услуга или административна процедура - уникален регистров идентификатор, издаден от Списъка с унифицираните наименования на административните услуги при регистрацията на услугата, или уникален регистров идентификатор на текстовото описание на процедура в официалния документен регистър на администрацията;

2. наименование на услуга или процедура - ако наименованието е на административна услуга, наименованието трябва да е идентично с това, вписано в Списъка с унифицираните наименования на административните услуги;

3. описание на услуга или процедура - ако описанието е на административна услуга, текстът на описанието трябва да е идентичен с този, вписан в Списъка с унифицираните наименования на административните услуги;

4. отговорен за услуга или процедура - данни, еднозначно идентифициращи със средствата на АИС административното звено или орган, което упражнява контрол по организацията и изпълнението на услуга или процедура в режим на ръчно изпълнение и/или контролира работата на модул в състава на АИС, изпълняващ същата обработка в автоматичен режим;

5. срок за изпълнение на услуга или процедура - нормативно определеният срок или срокът, определен с вътрешните правила на администрацията за изпълнение на услуга или процедура; ако срокът е нормативно определен, с вътрешните правила на администрацията може да се въведе различен срок само ако той е по-кратък;

6. списък на етапи от услуга или процедура - съдържа всички възможни етапи на услуга или процедура, включени във ведомствената номенклатура на етапи от услуги или процедури; в случай на предоставяне на услуга етапите трябва да са идентични с етапите, вписвани за съответната услуга в Списъка с унифицираните наименования на административните услуги;

7. указания за услуга или процедура - указанията описват изпълнението на услуга или дават допълнителна информация за изпълнение на процедурата съгласно специфични изисквания, посочени във вътрешните правила на администрацията.

Чл. 59. (1) Ръководителите на администрациите са длъжни да осигурят създаване и поддържане на ведомствената номенклатура на услугите и процедурите.

(2) Включването на нов елемент в номенклатурите се извършва съгласно процедура, описана във вътрешните правила на администрацията, като автоматично се регистрират следните данни:

1. еднозначна идентификация на служителя, извършил включването в номенклатурата;

2. време на включването.

(3) Регистрираните данни по ал. 2 не подлежат на корекция или унищожаване.

Раздел VI

Ведомствена номенклатура на схемите за съхранение на документите

Чл. 60. Ведомствена номенклатура на схемите за съхранение на документите се изготвя и поддържа за документи на хартиен носител, получени в администрацията.

Чл. 61. (1) Ръководителят на администрацията организира създаването и поддръжката на ведомствена номенклатура на схемите за съхранение на документите със средствата на АИС.

(2) Създаването и поддръжката на ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите включва:

1. създаване и поддържане на класификационна структура със средствата на АИС;

2. описание на условията за прекратяване престоя на документите в администрациите;

3. описание на действия по прекратяване престоя на документите в администрациите;

4. създаване и изпълнение на план за действия по поддръжка и обработка на документите, заведени във ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите.

(3) Действията по ал. 2, т. 3 се регламентират от процедури, установени с вътрешните правила на съответната администрация.

Чл. 62. (1) При регистрация в официалния документен регистър на документи на хартиен носител в зависимост от вида на документа се определя схемата за класификация във ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите.

(2) Схемата за класификация по ал. 1 се определя от класификационния раздел по чл. 52, ал. 1, т. 7 за този вид документ.

(2) Служителят по поддръжка на ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите отговаря за поддръжката на класификацията по чл. 61, ал. 2, т. 1 и за създаването и изпълнението на плана по чл. 61, ал. 2, т. 4 .

(3) За начало на престой в схема от ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите се счита моментът на регистрация на документ в официалния документен регистър.

Раздел VII

Статус на услуга или процедура

Чл. 65. (1) За всяка услуга или процедура, чието изпълнение е започнало, се поддържа статус на изпълнение, включващ следните данни:

1. уникален регистров идентификатор на иницииращ документ - уникален регистров идентификатор на документ, регистриран в официалния документен регистър, предизвикал началото на услугата или процедурата;

2. уникален регистров идентификатор на услуга или процедура - уникален регистров идентификатор на услуга или процедура, с който тя е включена във ведомствената номенклатура на услуги или процедури;

3. изпълнени етапи - списък, съдържащ набор от обекти от типа "задача", предназначени за контрол на съответни етапи, чието изпълнение вече е приключило в реда, по който се срещат в списъка;

4. неизпълнени етапи - списък, съдържащ набор от обекти от типа "задача", предназначени за контрол на съответни етапи, чието изпълнение е предстоящо, в реда, по който се срещат в списъка;

5. отменени етапи - списък, съдържащ набор от обекти от типа "задача", предназначени за контрол на планирани, но снети от изпълнение етапи.

(2) В списъците по ал. 1, т. 3 - 5 се поддържат следните данни:

1. наименование и кратко описание на задача - наименованието на етап на услуга или процедура, чието изпълнение се контролира със задачата;

2. разширено описание на задача - представянето на етап и допълнителна информация, детайлизираща условията за изпълнение на етап, специфични изисквания към крайните резултати от изпълнението му, което се контролира със задачата, и други;

3. уникален регистров идентификатор на етап - въвежда се уникалният регистров идентификатор на етап по услуга или процедура, чието изпълнение се контролира със задачата;

4. изпълнител на задача - изпълнителят на етапа, чието изпълнение се контролира със задачата;

5. дата на планирано започване изпълнението на задача - изчисленото време за начало на започване изпълнението на етап съгласно общата продължителност на процедурата по предоставяне на услуга или процедура и продължителността на предишните етапи;

6. дата на планирано приключване изпълнението на задача - изчисленото време за приключване изпълнението на етап съгласно общата продължителност на процедурата по предоставяне на услуга или процедура, както и продължителността на предишните етапи;

7. дата на реално започване изпълнението на задача - времето на приключване на предишния етап при изпълнение на услугата или процедурата;

8. дата на реално приключване изпълнението на задача - времето на приключване на работата по изпълнението на етапа.

(3) Във вътрешните правила на администрацията могат да се определят други изисквания към срока за изпълнение на определена задача.

(4) При въвеждане на съдържание на данните "дата на реално приключване изпълнението на задача" задачата се премества от списъка по ал. 1, т. 4 в списъка по ал. 1, т. 3.

(5) При заличаване на задача от списъка по ал. 1, т. 3 или 4 задачата автоматично се прехвърля в списъка по ал. 1, т. 5.

(6) За всяка задача, включена в списъците по ал. 1, т. 3, 4 и 5, се поддържат следните данни:

1. време на включване в списък - автоматично регистрирано време на включване на задача в списък;

2. включил задача в списък - данни, еднозначно идентифициращи служител, извършил включване на задача в списък.

Чл. 66. (1) Изпълнителят на етап контролира пряко създаването на резултатите от етапа и когато регистрира качественото създаване на всички резултати, отразява неговото приключване.

(2) Регистрация на приключен етап се извършва от изпълнителя на етап или от лице, на което е възложил това, като съответният етап се заличава от списъка по чл. 65, ал. 1, т. 4 и се включва в списъка по чл. 65, ал. 1, т. 3 , като заедно с това се назначава статус "изпълнена" на задачата.

(3) В случай на автоматично изпълнение на етап за действията по ал. 2 и прехода към следващ етап се уведомява изпълнителят на приключения етап.

(4) По преценка на изпълнителя на етап по ал. 3 той може да възобнови работата по етапа, ако прецени, че не всички резултати от него са създадени или не са с необходимото качество.

(5) При възобновяване на работата по етап той се премества от списъка по чл. 65, ал. 1, т. 3 в списъка по чл. 65, ал. 1, т. 4 .

Глава пета

ПОЛУЧАВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ

Раздел I