Чл. С наредбата се уреждат общите правила за вътрешния оборот на електронни документи на хартиен носител в администрациите. Ч

(2) Ръководителят на администрацията определя със заповед лицата, които отговарят за осигуряване работоспособността на уеб базираното приложение.

(3) Всички служебни технически данни, създадени в процеса на получаване на електронни документи, се регистрират автоматично в АИС.

Чл. 68. Подаването на заявления за електронни административни услуги и документи, иницииращи процедури през уеб базирано приложение, се извършва 24 часа в денонощието, ако друго не е предвидено в нормативен акт.

Чл. 69. (1) При изпращането на електронния документ от заявителя посредством уеб базираното приложение по чл. 67 се извършват проверки за изпълнение на изискванията на чл. 48 от Наредбата за електронните административни услуги, приета с Постановление № 107 на Министерския съвет от 2008 г. (ДВ, бр. 48 от 2008 г.).

(2) При неуспешни проверки по ал. 1 незабавно се връща съобщение, че получаването не се потвърждава, и причините за това.

(3) Съобщението по ал. 2 се създава като документ от вида "Съобщение, че получаването не се потвърждава" със следното съдържание:

1. наименование на администрацията - въвежда се точното наименование на администрацията, получила електронния документ;

2. идентификатор на администрацията - въвежда се уникален идентификатор на администрацията, получила електронния документ;

3. вид на пренос - описание на вида на пренос, посредством който е получен документът;

4. съобщение, че получаването не се потвърждава, и се посочва поне една от неуспешните проверки, извършени по реда на чл. 48, ал. 1 от Наредбата за електронните административни услуги, приета с Постановление № 107 на Министерския съвет от 2008 г., с текст, както следва:

а) подаваното заявление не е в нормативно установения формат;

б) размерът на заявлението заедно с приложенията надвишава определения от административния орган размер за електронните административни услуги, предоставяни от съответната администрация;

в) приложените към заявлението документи не са в нормативно установения формат;

г) подаденото заявление и приложенията към него съдържат вируси или друг нежелан софтуер;

д) подаденото заявление не съдържа уникален идентификатор на заявителя и на получателя на електронната административна услуга при законово изискване за идентификация;

е) заявителят не е посочил електронен пощенски адрес.

(4) Съобщението по ал. 2 се изпраща през уеб интерфейс и на адрес на електронната поща за получаване на електронни изявления, ако такъв е посочен.

(2) Заедно с получаването на електронния документ в АИС се създава документ от вида "Потвърждаване за получаване" със следното съдържание:

1. наименование на администрацията - въвежда се точното наименование на администрацията, получила електронния документ;

2. идентификатор на администрацията - въвежда се уникален идентификатор на администрацията, получила електронния документ;

3. вид на пренос - описание на вида на пренос, посредством който е получен документът;

4. уникален регистров идентификатор на документ - уникалният идентификатор на документ, който се генерира при регистрацията по ал. 1;

5. време на получаване - въвежда се автоматично времето на извършена регистрация на получения документ в официалния документен регистър;

6. извършил регистрацията - въвеждат се автоматично името и системният идентификатор на служителя, извършил регистрацията на документ в официалния документен регистър; в случай на автоматична регистрация се въвежда УРИ на АИС в списъка на сертифицираните системи;

7. информация за достъп до получения документ и всички приложени към него документи - идентификатор за достъп до преписката по чл. 44, ал. 1, т. 4 ; при изразено желание на заявителя се изпраща и самият електронен документ заедно с приложените документи.

(3) Потвърждаване за получаване се изпраща през уеб интерфейс и като подписано изявление на адрес на електронната поща за получаване на електронни изявления.

(2) За документа по ал. 1 се създава преписка и документът се класира в официалния й раздел. За документа се създава начален статус на услуга или процедура.

(3) Изпълнението на услугата или процедурата започва от първия й етап съгласно ведомствената номенклатура на услугите и процедурите, представен с първата задача в списък "Неизпълнени задачи".

Раздел II

Приемане на електронни документи чрез електронна поща

Чл. 72. Електронни документи се получават от администрациите чрез електронна поща, когато това е допустимо от нормативен акт.

Чл. 73. Ръководителят на администрацията определя със заповед лицата, които отговарят за обработване на изпратените към администрацията документи на определените официални адреси на електронна поща по чл. 13, ал. 1, т. 4 от Закона за електронното управление.

Чл. 74. (1) За електронните документи, изпратени по електронна поща, се прилагат съответно правилата по чл. 69 - 70 .

(2) Съобщението по чл. 69, ал. 2 и потвърждението по чл. 70, ал. 3 се изпраща на адреса на електронната поща за получаване на електронни изявления.

Раздел III

Приемане на електронни документи на физически носител

(2) За електронните документи, постъпили на физически носител, се прилагат съответно правилата по чл. 69 - 70 .

(3) При неуспешна проверка по ал. 1 и чл. 69 се отказва приемането на носителя, като се посочват причините за това.

(4) Съобщението по ал. 3 се предоставя писмено.

(5) Потвърждението по чл. 70, ал. 3 се предоставя писмено.

Раздел IV

Приемане на електронни документи чрез единната среда за обмен на документи

Чл. 78. (1) При подаване чрез единната среда за обмен на електронни документи (ЕСОЕД) се прилагат съответно правилата по чл. 69 - 70 , като се извършва проверка и за:

1. наличие на регистрация на подадения документ като вид информационен обект в регистъра на информационните обекти;

2. съответствие на подадения документ с регистрираното му формализирано описание съобразно регистрацията им в регистъра на информационните обекти.

(2) В случая по ал. 1, т. 2 в текста на съобщението, че получаването не се потвърждава, съгласно чл. 69, ал. 3, т. 4 може да се съдържа съответно и текст:

1. подаденият документ не е регистриран като вид информационен обект в регистъра на информационните обекти;

2. подаденият документ не отговаря на регистрираното формализирано описание съгласно регистрацията му в регистъра на информационните обекти.

(3) Съобщението по чл. 69, ал. 2 и потвърждението по чл. 70, ал. 3 се изпраща до информационната система на заявителя или на лицето, подало иницииращия процедурата документ, посредством единната среда за обмен на електронни документи, а при невъзможност - на адреса на електронната поща за получаване на електронни изявления.

Чл. 79. (1) Министърът на държавната администрация и административната реформа осигурява регистрацията на специален вид документ "Контейнер за пренос" в регистъра на информационните обекти, чрез който може да се пренасят един или повече документи, които не отговарят на изискванията на чл. 78, ал. 1 .

(2) За документа "Контейнер за пренос" и за всеки съдържащ се в него документ се поддържат данните "Кратко описание на преноса", "Разширено описание на преноса" и "УРИ на пренесен документ".

(3) Всеки пренасян през ЕСОЕД документ, изпратен от една администрация към друга, трябва да съдържа валидно издаден уникален регистров идентификатор от официален документен регистър, регистриран в регистъра на регистрите и данните.

Чл. 80. При регистрацията на електронния документ в АИС на получаващата администрация автоматично се регистрират следните данни:

1. подател на документа - въвеждат се данни за подателя според регистрацията на подателя в ЕСОЕД;

2. кратко описание на документа - въвежда се информацията от аналогичните данни, ако пренесеният документ е от тип "Контейнер за пренос";

3. разширено описание на документа - въвежда се информацията от аналогичните данни, ако пренесеният документ е от вид "Контейнер за пренос".

Раздел V

Приложени документи

(2) Ако проверката за поне един от документите по ал. 1 е неуспешна, се връща съобщението по чл. 69, ал. 2 .

Глава шеста

ДЕЙСТВИЯ В СЪСТАВА НА ПРОЦЕДУРИ

Раздел I

(2) При установяване на нередности на получателя се изпраща електронно съобщение с указания и срок за отстраняването им на посочения от заявителя адрес на електронна поща за получаване на електронни изявления.

(3) Електронното съобщение по ал. 2 се класира в официалния раздел на преписката.

(4) Когато адрес на електронна поща не е посочен, съобщението по ал. 2 се изпраща по реда на Административнопроцесуалния кодекс.

1. използване на задължителен образец на документа;

2. пълнота на данните, попълнени в документа;

3. коректност на структурата на данните в съдържанието му и валидност на стойностите им, ако проверяваният документ е регистриран в регистъра на информационните обекти.

1. неизползване или използване на грешен образец;

2. нарушена структура на данни в електронен документ;

3. невалиден електронен подпис;

4. липса на съответствие между заявено авторство в документа и автора на електронния подпис;

5. липса на данни в подаден документ;

6. липса на указан приложен документ в комплекта;

7. други проверки, предвидени в нормативен акт.

(2) Към регистрирано несъответствие по ал. 1 може да се укаже и допълнителна уточняваща информация.

(3) Номенклатурата от основания по ал. 1 се поддържа със средствата на АИС и може да бъде разширена в съответствие с изисквания на услуги или условията за тяхното предоставяне.

(4) Проверките по ал. 1, т. 1 - 6, ако за предоставянето на услугата или за извършване на процедурата се изискват такива, се извършват в първия етап от услугата или процедурата.

Раздел II

Обработката на получени документи, които не са заявление по услуга или иницииращ документ по процедура

Чл. 87. (1) При постъпване на документ по услуга или процедура в процес на изпълнение се извършват следните действия:

1. намира се иницииращият документ на услугата или процедурата, по която е създадена преписката, отбелязан като "документ, инициирали услуги или процедури в процес на изпълнение", и се определя статусът на услугата или процедурата;

2. създават се връзки от постъпилия документ към преписката и статуса на определената съгласно т. 1 услуга или процедура;

3. полученият документ заедно с приложените към него документ и потвърждението за получаването се класират в официалния раздел на преписката;

4. идентифицира се ръководителят на административното звено, отговорно за изпълнението на услугата или процедурата;

5. започва обработката на получения документ в рамките на услугата или процедурата от ръководителя на административното звено по т. 4;

6. при постъпване на документ по услуга или процедура с приключило изпълнение търсенето по ал. 1, т. 1 се извършва сред документите, отбелязани като "документ, инициирали приключили услуги или процедури".

(2) Продължаването или възобновяването на преписката се извършва в зависимост от описанието на услугата или процедурата, като статусът се променя съответно.

1. намира се изпратеният документ, отбелязан като "изпратен документ в изчакване на отговор", и по него се определя услугата или процедурата, във връзка с която е изпратен, както и статусът по нейното изпълнение;

2. отбелязването на документа се променя от "изпратени документи в изчакване на отговор" на "документ с получен отговор";

3. създават се връзки от получения в отговор документ към преписката и статуса на определената съгласно т. 1 услуга или процедура;

4. полученият в отговор документ заедно с приложените към него документи се класира в официалния раздел на преписката, а потвърждението за получаването се класира в контролния раздел на преписката;

5. от първата задача в списък "Неизпълнени задачи" се определя следващият етап на услугата или процедурата за обработка на получения документ и изпълнителят на задачата;

6. започва се обработката на получения в отговор документ в рамките на услугата или процедурата от изпълнителя по т. 5.

Раздел III

Създаване на документи и начало на тяхната обработка

Чл. 89. (1) Създаването на документи при предоставяне на услуга или изпълнение на процедура се определя чрез:

1. етапа, при изпълнението на който се създава документът;

2. образец, по който се създава документът.

(2) Създаденият документ се класира във вътрешния раздел на преписката, по която е създаден.

(3) Между създадения документ и преписката се създава указател за връзка и документът се предава за по-нататъшна обработка съгласно описанието на съответната услуга или процедура.

(4) Указател за връзка към преписката не се създава, ако документът е приложение към друг документ в преписката.

(2) Обработката на създадения по ал. 1 документ може да се извърши и без създаване на преписка към него, ако към него не са приложени други документи.

(3) Етапите и същността на обработката се описват чрез задачата, по която е създаден документът.

Чл. 91. (1) Когато за обработката на документ е предвидена вътрешноведомствена процедура, тя се идентифицира по типа на иницииращия я документ.

(2) Началото на обработката по вътрешноведомствена процедура се извършва по реда на чл. 71 .

(2) От документа се създава указател за връзка към статуса на услугата или процедурата за продължаването й по реда на чл. 71 .

Раздел IV

Отразяване на становище по документ при извършване на обработка в състава на услуга или процедура

(2) Несъгласие със съдържанието на документ, което не прекратява процедурата по неговата обработка, се отразява в описанието му със средствата на АИС чрез отбелязване "несъгласен", следвано от име, фамилия и длъжност на служителя, изразил несъгласието.

(3) Към изразеното становището по ал. 1 и 2 може да се допълни текст, представящ по-подробно аргументите за него.

(4) При въвеждане в АИС на становищата по ал. 1 и 2 задължително се регистрират време и авторство на въвеждането.

(5) Всички становища по документ са валидни по отношение на неговото съдържание, ако са регистрирани с дата, която е по-късна от датата на последната промяна на съдържанието му.

(6) Съгласие със съдържанието на документ може да се отрази и във файла със съдържанието на документа чрез подписването му с валиден електронен подпис.

(2) Към изразеното становище по ал. 1 може да се допълни текст, представящ по-подробно аргументите за него.

(2) В съдържанието на становище по ал. 1 се съдържат указанията, по които трябва да се извърши доработката на документа.

(2) Документът по ал. 1 се посочва в съдържанието на становището за несъгласие на мястото за изразяване на мотивите по начин, гарантиращ неговата еднозначна идентификация.

(3) Документът по ал. 1 се завежда във вътрешния раздел на преписката, в която е включен документът, за който се отнася становището.

Чл. 98. (1) След промяна в съдържането на обработван документ, по който са направени становища, се счита, че тези становища не се отнасят към последната редакция на документа.

(2) Становищата по всички редакции на документа се съхраняват.

1. създаден от - автоматично регистрирани име, фамилия и системен идентификатор, идентифициращи потребител на АИС, създал или съхранил обект в нея;

2. създаден на - автоматично регистрирано време на създаване или съхраняване на обект, отчетено с точност до секунда;

3. наименование на документ - символен низ, представящ наименование или абревиатура на документ;

4. уникален регистров идентификатор на документ - отпечатва се, ако документът е регистриран в официалния документен регистър;

5. всички отразени становища по документа заедно с данните, идентифициращи датата и служителя, въвел становищата в АИС;

6. за изразени становища от типа "Съгласен", отразени в съдържанието на документа чрез електронен подпис, авторът на подписа и датата на подписване се посочват и като автор на становището и дата на въвеждането му в АИС.

(2) Авторът на становището го отразява в специално поле на справката по ал. 1, подписва го и го предава на служителя, отговарящ за въвеждане на становището в АИС.

(3) Служителят по ал. 2 въвежда в АИС становището от името на неговия автор, а АИС го отбелязва като автор на въвеждането.

(4) Служителят по ал. 2 подписва собственоръчно върху хартиената разпечатка на изразеното становище в справката с гриф "Вярно въведени данни в АИС" и го предава в регистратурата заедно с разпечатаното съдържание.

(5) Подписаните хартиени справки по ал. 4 се съхраняват съгласно вътрешните правила на администрацията за съхранение на хартиени документи.

Раздел V

(2) От документа по ал. 1 в АИС се създава екземпляр за подписване.

(3) Ако екземплярът за подписване е отговор на документ, който не се обработва в състава на преписка, между двата документа се създава указател за връзка.

(4) Ако екземплярът за подписване се създава в процеса на обработка на преписка по получен документ, между документа и преписката се създава указател за връзка.

(5) Ако документът, подлежащ на издаване, не е преминал обработка по съгласуване, той се счита за екземпляр за подписване.

Чл. 101. (1) След окончателното му изготвяне екземплярът за подписване се регистрира в официалния документен регистър.

(2) Генерираният при регистрацията по ал. 1 уникален регистров номер се въвежда във файла със съдържанието му преди подписването.

(3) Файлът със съдържанието на екземпляра за подписване се подписва с електронен подпис съгласно Закона за електронния документ и електронния подпис.

(4) За гарантиране на невъзможността за унищожаване или промяна съдържанието на документа се защитава срещу унищожаване и модифициране със средствата на АИС.

(5) Ако екземплярът за издаване се поддържа в преписка, той се премества от нейния вътрешен в официалния й раздел.

(6) Подписаният документ се предава в службата по регистрация за изпращане до адресата му. В АИС се отбелязва времето на подписване на електронния документ с електронен подпис, регистрирано в електронния подпис.

1. документът се изпраща на адреса на заявителя или лицето, инициирало услугата, съгласно заявения от него начин на получаване;

2. създава се указател за връзка между подписания документ и заявлението или документа, инициирал процедурата;

3. променя се отбелязването на първоначалното заявление или документа, инициирал от "документ, инициирали услуги или процедури в процес на изпълнение" на "документ, инициирали приключили услуги или процедури".

(2) Когато с подписания документ се заявява вътрешна административна услуга, инициира се административна процедура, отправя се питане или се изискват документи от трети лица и организации, той се отбелязва като "изпратен документ в изчакване на отговор".

(3) Когато не е посочен начин за получаване на документа и в случаите по ал. 2, подписаният документ се изпраща по начин, предвиден от закона, като се гарантира максимална сигурност на преноса до адресата.

1. време на изпращане - автоматично регистрирано време на извършване на действията по изпращане;

2. среда и адрес на изпращане;

3. получател на подписан документ - данни, идентифициращи чрез АИС получателя на документа;

4. пълно архивно копие на съдържанието и описанието на съгласувания документ, по който е създаден документът за подписване, ако има съгласуване;

5. пълно архивно копие на съдържанието и описанието на екземпляра за издаване;

6. файлът със съдържанието на създадения подписан електронен документ.

Раздел VI

Възлагане на задачи

Чл. 104. (1) При възлагане на задачи с цел по-пълно описание на крайните продукти и начина за тяхното постигане може да се използват и допълнителни компоненти към описанието на задача съгласно чл. 14 , както следва:

1. екип по изпълнение на задача - въвежда се списък на лица, участващи в изпълнението на задача, представени чрез данни, идентифициращи ги в АИС;

2. изходни документи - въвежда се списък с документи, съдържащи изходни данни по изпълнението на задача;

3. създадени документи - въвеждат се документи, които съдържат крайните резултати от изпълнението на задачата.

(2) Наличието на други участници в изпълнението на задача не променя функциите и отговорностите на лицето, посочено с неговите данни в "изпълнител по задача".

(3) Задачи се възлагат пряко от лице с ръководни функции или други овластени лица съгласно вътрешните правила на администрацията.

(2) С възлагането по ал. 1 не може да се променя крайният срок, определен за изпълнението на задачата.

(2) Предварително определените задачи в съответствие с нормативната регулация по ал. 1 се изпълняват в качеството им на задачи, поставени от ръководителя на администрацията.

(2) Като процедура за изпълнение на задачата се посочва такава, определена във вътрешните правила на администрацията.

(3) Ако изпълнението на задача изисква изпълнение на процедура, която не е определена във ведомствената номенклатура на услуги/процедури, описанието на такава процедура трябва да се извърши само въз основа на описания на етапи във Ведомствената номенклатура на етапи по услуги/процедури.

(4) Административната информационна система трябва да осигурява възможността за динамично дефиниране на процедури съгласно ал. 3 и тяхното изпълнение с поддържане на статус, по начин, аналогичен на изпълнението на услуга или процедура от ведомствената номенклатура на услуги/процедури.

1. всички устни разпореждания, предадени пряко или чрез посредник, чието изпълнение води до създаване на данни в АИС, освен ако във вътрешните правила на администрацията за даден тип данни това не е изрично отменено;

2. всички разпореждания, резолюции и заповеди;

3. всички разпореждания в документи на административния орган с разпоредителен характер, в които са посочени крайни продукти от действията на служители, срок за изпълнение и лично отговорен за тяхното изпълнение служител;

4. всички решения, изработени от колективни органи, имащи правата да издават разпореждания.

(2) Ръководителят, издал разпореждане, в което няма ясно определени крайни резултати и срок за изпълнението му, не може да има изисквания по отношение на качеството на изпълнението му.

(3) Разпорежданията, определени съгласно ал. 1, не подлежат на контрол и санкции, ако не са въведени в АИС.

(4) Разпореждане на ръководител, въведено като задача в АИС от негово име от упълномощен сътрудник, има силата на разпореждане, издадено лично от ръководителя.

Раздел VII

Контрол по изпълнението на пряко възложени задачи

Чл. 110. (1) Приключването на работа по изпълнение на задача се отразява в описанието й в АИС, като нейният изпълнител въвежда информация за следните данни:

1. дата на реално започване изпълнението на задачата;

2. дата на реално приключване изпълнението на задачата;

3. данни, идентифициращи в АИС документи, които съдържат крайните резултати от изпълнението на задачата.

(2) Въвеждането на данните по ал. 1 се счита за част от изпълнението на задачата.

(3) Задача със създадени крайни резултати съгласно съответното разпореждане се счита за неизпълнена, ако не са въведени данните по ал. 1.

(2) Ръководителят упражнява текущ контрол по изпълнението на задачите, като следи степента на готовност на създаваните във връзка с изпълнението на задачите документи, съдържащи междинни или крайни резултати от изпълнението.

(2) При проверката по ал. 1 за всяка задача се определя статус "изпълнена", "неизпълнена" или "в изпълнение".

(3) При отбелязване на съответния статус на задачата се отбелязват времето и данни за лицето, което го е извършило.

Чл. 114. (1) Всеки ръководител ежеседмично организира и провежда обсъждане на резултатите от изпълнението на възложените задачи с цел осигуряване на тяхното своевременно и правилно изпълнение.

(2) На участниците в обсъждането по ал. 1 се изпращат предварително данни за задачите, чието изпълнение е завършено, както и друга информация, която ще се обсъжда, като се осигурява най-малко един работен ден за запознаване с материалите преди обсъждането им.

(2) Установяването на невъзможност за изпълнението на задача се протоколира с оценка "недостиг на ресурс". В тези случаи се определя нов срок за изпълнение и/или се включва нов служител в изпълнението на задачата, а тя запазва статус "в изпълнение".

(3) Констатирането на проблем извън администрацията, който затруднява нормалното изпълнение на задача, се протоколира с оценка "външноведомствен проблем" заедно с краткото му описание, евентуалното назначаване на нов срок и указания за предприемане на действия за преодоляването му. В тези случаи задачата запазва статус "в изпълнение".

(4) Установяването на външноведомствен проблем, който прави невъзможно изпълнението на задача, се оценява с "невъзможност за изпълнение" заедно с краткото пояснение, като изпълнението на задачата се отменя и това се отбелязва в АИС чрез изваждането й от списъка по чл. 111, ал. 1 .

(5) Установяването на проблем от субективен характер по причина на изпълнителя, довел до неизпълнение на задачата, се протоколира с оценка "невъзможност за изпълнение", а на задачата се определя статус "неизпълнена" и изпълнението й се превъзлага на нов изпълнител с нов срок.

(6) Констатациите по ал. 1 - 5 се отразяват в описанието на съответната задача в АИС заедно с взетите решения за промяна на условията за нейното изпълнение.

(7) При всяко въвеждане на данни по отчитане изпълнението на задачи се извършва регистрация на:

1. въвел данни по задача - въвеждат се автоматично регистрирани данни, идентифициращи еднозначно служителя, извършил вписване на данни в описанието на задачата;

2. време на въвеждане на данни по задача - въвежда се автоматично регистрирано време на въвеждане на данни по задачата.

Чл. 118. (1) Крайните резултати от изпълнението на задача се приемат за задоволителни при липса на забележки или при наличие на забележки само от технически характер, чието отстраняване при определен за това срок не се нуждае от контрол и ново обсъждане.

(2) Задача, чието изпълнение е прието чрез приемане на крайните резултати от изпълнението й, се протоколира с оценка и се назначава статус "изпълнена".

(3) Неприемането на крайни резултати от изпълнението на задача се протоколира с оценка "върната за доработване", като статусът на задачата се променя на "неизпълнена" и се определя нов срок за изпълнението й или тя се превъзлага на нов изпълнител с нов срок за изпълнение.

(4) Всички оценки по изпълнението на съответна задача се отразяват в АИС заедно с взетите решения за промяна на условията за нейното изпълнение, като се извършва регистрация на данните за лицето, извършило действията по вписване на данните в описанието на задачата, както и времето на извършването им.

(2) В протоколите по ал. 1 се отразяват всички решения, като пряко възложените задачи се въвеждат в АИС на съответната администрация и подлежат на контрол за изпълнение.

(3) При приемане на крайни продукти от изпълнението на задачи, които не подлежат на колективно обсъждане съгласно вътрешните правила на администрацията, оценките от прегледа по приемането им не се протоколират, а само се отразяват в описанието на задачите.

Раздел VIII

Контрол на изпълнението на задачи по услуги или процедури. Анализ на дейността

Чл. 120. (1) След създаване на документ в хода на изпълнение на услуга или процедура авторът на документа отразява това в описанието му с декларацията "Създал документа", следвана от име, фамилия и длъжност на служителя.

(2) След внасяне на корекции в съдържанието на документ в хода на изпълнение на услуга или процедура авторът на документа отразява това в описанието му с декларацията "Коригирал документа", следвана от име, фамилия и длъжност на служителя.

(3) Заедно с отразяването на декларациите по ал. 1 и 2 и всички типове становища съгласно раздел III от тази глава се генерират задачи със следното съдържание на данните в тях:

1. наименование и кратко описание на задача - въвежда се изразена декларация или становище, следвано от съдържанието на данните от съответния документ: "УРИ на официална регистрация" (ако е налично) и "Наименование на документ";

2. разширено описание на задача - въвежда се съдържанието на данните от текущо изпълнявания етап: "УРИ на етап", "Наименование на етап по услуга или процедура" и "Представяне на етап";

3. изпълнител по задача - въвеждат се данни, еднозначно идентифициращи в АИС лицето, отразило декларациите и становищата по ал. 1 и 2;

4. за данните, представящи времето за планиране и приключване изпълнението на задача, се въвежда времето на отразяване на декларация/становище.

(4) При създаване на задача по ал. 3 АИС автоматично регистрира време и авторство на създаването й.

(5) При отразяване на становище "За корекции" в описанието на задачата по обработвания документ, която съдържа последна декларация "Създал документа" или "Коригирал документа", се отбелязва статус "Неизпълнена".

(6) Дефиницията и отчитането на етап в статус на услуга или процедура като задача се третира във връзка с контрола на дейността по начин, аналогичен на задачите, създадени във връзка с изказване на становища.

(2) Административната информационна система трябва да осигурява средства за достъп до и анализ на всички задачи, създавани при изпълнение на обработка на услуга или процедура.

(2) Анализът по ал. 1 обхваща период от 6 месеца или друг период, посочен от ръководителя на администрацията.

Раздел IX

Достъп до преписка през интернет

1. уникалния регистров идентификатор на официална регистрация;

2. достъп до съдържание на документ - интерпретируема връзка, чрез която файловото съдържание на документ може да бъде възпроизведено отдалечено от друго компютърно устройство;

3. данни относно начина и параметрите на получаването на документа в АИС;

4. други данни, съдържащи полезна информация относно извършената обработка на документа.

(2) Наред с данните по ал. 1 за документ, по който е започнала услуга или процедура, се предоставя пряко или при поискване информация за тази услуга или процедура в състав:

1. наименование на услуга или процедура съгласно ведомствената номенклатура на процедури/услуги;

2. представяне на услуга или процедура съгласно ведомствената номенклатура на процедури/услуги;

3. наименование на етап - за всеки етап от изпълнението на услугата/процедурата съгласно ведомствената номенклатура на етапи по процедури/услуги;

4. представяне на всеки етап от изпълнението на услугата/процедурата съгласно ведомствената номенклатура на етапи по процедури/услуги;

5. изпълнител на етап;

6. време за изпълнение на етап, ако даден етап от услугата е вече завършен.

(3) До вътрешния и контролния раздел на преписка не се осигурява отдалечен достъп през интернет.

Глава седма

РАБОТА С ДОКУМЕНТИ НА ХАРТИЕН НОСИТЕЛ

Раздел I

1. чрез предаване в звеното за административно обслужване;

2. чрез пощенски куриерски служби;

3. при връчване на документи от съдилища или други органи в предвидените в закона случаи;

4. по други начини, установени в специалните закони за предоставяните административни услуги.

Чл. 125. Подаваните документи на хартиен носител следва да са в предписаните от закона образци и да съдържат задължителни реквизити съгласно изискванията на специалните закони за предоставяните административни услуги.

Чл. 126. (1) Приемане на документи на хартиен носител се извършва в регистратура на съответната администрация, като:

1. администрацията осигурява помещение, пряко достъпно за приносителите или с максимално облекчен режим на пропуск;

2. документи се приемат на едно или повече работни места;

3. на работните места е осигурен пряк контакт между служителя по регистрацията и гражданите;

4. при специализация на работните места по отношение на приемането на конкретен тип хартиени документ тя е обявена по ясен и разбираем начин;

5. за всяко работно място е осигурено пълноценно обслужване със средствата на АИС;

6. всеки служител в регистратурата разполага с достъп до функционалността на АИС, за да може да дава пълна информация за статуса на изпълнявана административна услуга;

7. информацията за статуса на административната услуга е в състав и вид, посочен в чл. 65 , и се предоставя устно или в писмен вид;

8. всеки служител в регистратурата разполага с пряк достъп до съответния раздел на административния регистър по Закона за администрацията, за да може да дава информация на гражданите в устна и писмена форма за организационната структура на администрацията и за всички услуги, които тя предоставя.

(2) Ръководителят на администрацията определя лицата, които имат право да приемат документи на хартиен носител.

Раздел II

Приемане на документи на хартиен носител

1. идентифицира се заявителят чрез проверка на документа за самоличност и при несъответствие документът не се приема, освен когато не е необходима идентификация на заявителя;

2. в АИС се създава обект от типа "документ", отразяващ факта на предаване на хартиен документ;

3. документът се регистрира в официалния документен регистър.

(2) За регистрирания по ал. 1 документ се определя съответствието му на вид документ, описан във ведомствената номенклатура на видовете документи. Ако видът документ предвижда започване предоставянето на административна услуга или инициирането на административна процедура, за регистрирания по ал. 1 документ се създава преписка, документът се класира в нейния официален раздел и се създава указател за връзка от него към преписката. За документа се създава начален статус на услугата съгласно установения вид документ и се създава указател за връзка от документа към описанието на статуса.

(3) Ако документът, за който се създава преписка по ал. 2, е получен като комплект от хартиени документи, всички документи в АИС, представящи хартиените документи от комплекта, се класират в официалния раздел на преписката по ал. 2.

(4) Обработката на документа започва с първата задача в списък "неизпълнени задачи" на създадения по ал. 3 статус.

(5) Документът, за който е започнала обработка по ал. 4, се отбелязва като "документ, инициирали услуги или процедури в процес на изпълнение".

1. идентифицира се искането сред документите, отбелязани като "изпратен документ в изчакване на отговор", а по него - услугата или процедурата и статусът по нейното изпълнение;

2. отбелязването на документа се променя на "документ с получен отговор";

3. от регистрирания документ се създават указатели за връзки към преписката и към статуса на услугата или процедурата;

4. идентифицира се изпълнителят на началния етап на услугата или процедурата чрез първата задача в списък "Неизпълнени задачи";

5. регистрираният документ заедно с приложени към него документи, ако има такива, се класират в официалния раздел на преписката;

6. обработката на документа се извършва в рамките на преписката и по услугата или процедурата съгласно т. 3 с изпълнител на обработката, определен съгласно т. 4.

Чл. 130. Ако за приет документ се предвижда обработка в рамките на вече започнала услуга или процедура, но документът не е изискан от администрацията, се извършват следните дейности:

1. определя се документът, по който е започнала процедурата, отбелязан като "документ, инициирали услуги или процедури в процес на изпълнение";

2. от регистрирания документ се създават указатели за връзки към преписката и към статуса на услугата или процедурата;

3. определя се звеното, отговорно за изпълнението на услугата или процедурата;

4. регистрираният документ заедно с приложени към него документи, ако има такива, се класират в официалния раздел на преписката;

5. започва се обработката на документа в рамките на преписката и по услугата или процедурата съгласно т. 2 с изпълнител на обработката, определен съгласно т. 3.

1. използването на задължителен образец, ако има такова изискване за съответния вид документ;

2. пълнота на попълване на данните съгласно изискванията за съответния вид документ;

3. идентификация на автора на документа чрез сверяване с личните данни на приносителя, снети от неговия документ за самоличност, ако има такова изискване за съответния вид документ;

4. проверка за наличие на саморъчен подпис на заявителя, ако това се изисква в нормативен акт.

Чл. 132. (1) При неуспешна проверка по чл. 131 служителят, приемащ документа, изготвя документ "Съобщение, че заявлението не се приема".

(2) Като причина за неприемане се посочва едно от следните основания:

1. трудно читаем или нечитаем текст на изявлението, обективирано върху хартиения документ;

2. подаване на заявление за административна услуга не по установения за това образец;

3. липса на изискуеми от закон данни в заявлението;

4. липса на съответствие между идентичността на автора, установена от предоставените в заявлението данни, и автентичността на саморъчния подпис върху документа за самоличност;

5. липса на саморъчен подпис под заявлението, когато такъв се изисква по закон.

(3) Номенклатурата от основания по ал. 2 се поддържа в АИС на съответната администрация и може да бъде разширена в съответствие със спецификата на дейността на администрацията или на административните услуги, които тя предоставя, когато това е предвидено в нормативен акт.

(4) Създаденият по ал. 2 документ "Съобщение, че заявлението не се приема" се класира в официалния раздел на преписката и се прекратява изпълнението на обработката по услугата или процедурата.

(5) Създаденият по ал. 2 документ "Съобщение, че заявлението не се приема" се разпечатва, подписва се и се предоставя незабавно на приносителя на хартиения документ или се изпраща чрез пощенска служба, ако документът е получен чрез такава и е посочен пощенски адрес за кореспонденция.

(6) Оригиналният хартиен документ се съхранява временно в службата по регистрация за срок, равен на срока за изпълнение на заявената административна услуга, удължен със срока за обжалване на отказа за административно обслужване.

(7) Ръководителят на администрацията организира и провежда унищожаването на документите по ал. 6 с изтекъл временен срок на съхранение по ред, установен с вътрешните правила на администрацията.

(2) Ако в текста на заявлението е посочено искане за обратно изпращане на данни по електронен път и е посочен адрес на електронна поща или ако приносителят устно е заявил подобно искане и е посочил такъв, на този адрес се изпраща документът "потвърждение на приемането".

(3) Съдържанието на документа "потвърждение на приемането" се предоставя незабавно на приносителя на хартиения документ в разпечатан и подписан вид или се изпраща по пощенска служба, ако документът е получен чрез такава и е посочен пощенски адрес за обратна кореспонденция.

Раздел III

Съхранение на получените хартиени документи

Чл. 134. (1) Всички постъпили документи на хартиен носител, които са приети, се сканират незабавно чрез снемане на електронен образ от хартиения оригинал.

(2) Снетият по ал. 1 електронен образ на хартиения документ се въвежда в АИС. Той трябва да е във формат, позволяващ визуализирането му и указан в наредбата по чл. 12, ал. 4 от Закона за електронното управление.

(3) Пълното и точното съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с електронен подпис от служителя, извършил снемането.

Чл. 135. Всички успешно сканирани документи на хартиен носител се съхраняват в хранилището за документи на хартиен носител на съответната администрация за срок 20 години с изключение на документите, които според вида им нямат архивна стойност и които се съхраняват за време, определено в правилата за поддръжка във ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите.

Чл. 136. За съхранение на документи на хартиен носител, за които не е било възможно сканиране, ръководителят на администрацията организира архивно хранилище съгласно изискванията на Закона за Националния архивен фонд.

Чл. 137. (1) При изпращане на всеки документ или друг физически носител на информация в архивното хранилище в АИС се регистрират следните данни относно документа:

1. местоположение в хранилище - еднозначно описание на мястото на документ в пространствената подредба на архивно хранилище;

2. време на завеждане в хранилище - време на завеждане на хартиен документ в архивно хранилище;

3. служител, приемащ документ - автоматично въведени данни, идентифициращи чрез АИС служител във ведомство; като стойност се въвеждат данните на служителя, регистрирал факта по приемане от него на документ на физически носител и фиксирал поемане на отговорността по неговото съхранение в хранилището.

(2) С извършване на регистрацията по ал. 1 отговорността за наличието на документа в хранилището или регистрацията на факта, че се намират в друго лице, се поема от служителите, поддържащи хранилището на съответната администрация.

Чл. 138. (1) Всяко предаване и приемане на хартиени документи или други физически носители на информация между служители на съответната администрация се регистрира в АИС без възможност за последваща корекция на въведените данни.

(2) Служителят, който предава документа, регистрира в АИС на администрацията следните данни относно предавания документ:

1. време на предаване - въвежда се времето на предаване на документ на физически носител от служител, отговарящ за неговото съхранение;

2. служител, предаващ документ - въвеждат се автоматично данни, идентифициращи чрез АИС служител във ведомство, регистрирал факта на предаване на документ на физически носител.

(3) Служителят, който приема документа, регистрира в АИС на администрацията следните данни относно приемания документ:

1. време на приемане - въвежда се време на приемане на документ на физически носител;

2. служител, приемащ документ - въвеждат се автоматично данни, идентифициращи чрез АИС служител, регистрирал факта на приемане от него на документ на физически носител.

(4) В случаите по ал. 1 може да се въвеждат и допълнителни данни за състоянието, обема и други характеристики на документите съгласно вътрешните правила на администрациите.

(2) Документи по ал. 1 се предават незабавно в регистратурата след приключване на последния етап от обработката им съгласно изпълняваната услуга или процедура.

1. време на предаване - въвежда се времето на предаване на документ на физически носител от служител, отговарящ за неговото съхранение;

2. служител, предаващ документ - въвеждат се автоматично данни, идентифициращи чрез АИС служител в администрацията, регистрирал факта на изнасяне на документ на физически носител от хранилището във връзка с предаването му на външно лице;

3. време за връщане - предвиждано време на връщане на документ на физически носител;

4. физическо лице - данни, еднозначно идентифициращи физическо лице, което не е потребител на ведомствена АИС и което получава документ на физически носител от служител на ведомство.

(2) Служителят по поддръжка на хранилището съставя на хартиен носител предавателен протокол, съдържащ данни, еднозначно идентифициращи документа като физически обект, и регистрираните данни по ал. 1.

(3) Протоколът се подписва от служителя по поддръжка на хранилището и от приемащото лице и се съхранява в хранилището в папка с надпис "Протоколи за предадени хартиени документи и други физически носители на информация".

(4) Папката по ал. 3 се съхранява в хранилището като самостоятелна архивна единица.

(5) Протоколът по ал. 2 се изготвя със средствата на АИС по образец, установен с вътрешните правила на администрацията.

Чл. 142. При връщане в хранилището на документ на хартиен или на друг физически носител на информация от лице, което не работи в съответната администрация, служителят по поддръжка на хранилището извършва следното:

1. отразява в АИС, че съответният документ или друг физически носител на информация е върнат и вече е наличен в хранилището;

2. отбелязва в протокола за предаването му, съхранен в папката "Протоколи за предадени хартиени документи и други физически носители на информация", в присъствие на лицето, което връща документа, че е получил обратно съответния документ като физически обект.

Чл. 143. (1) Служителят по поддръжка на хранилището на съответната администрация изготвя ежедневно списък на документите на хартиен носител и на други физически носители на информация, за които срокът за връщане в хранилището е изтекъл.

(2) При просрочване на срока за връщане на документа служителят по поддръжка на хранилището ежедневно извършва неформално напомняне на лицето, у което се съхранява документът, съответно физическият носител на информация, за незабавно връщане на документа чрез телефонно обаждане, кратко текстово съобщение (SMS), съобщение по електронната поща или по друг подходящ начин.

(3) Ако срокът за връщане е надвишен с повече от две седмици, служителят по поддръжка на хранилището изпраща покана за незабавно връщане на съответния документ на хартиен носител или на физическия носител на информация, като дава и краен срок за това.

(4) Поканата се изготвя със средствата на АИС на съответната администрация по образец, утвърден с вътрешните правила на администрацията.

(5) При неспазване на срока по ал. 3 служителят по поддръжка на хранилището изготвя списък на лицата, които са поканени и не са върнали документи или други физически носители на информация, по образец, утвърден с вътрешните правила на администрацията, и го предава на прекия си ръководител за предприемане на съответни мерки за връщане на документа, съответно на физическия носител, и реализиране на дисциплинарна или друга отговорност на лицето, което съхранява документа.

Чл. 144. (1) Служителят по поддръжка на хранилището изготвя справки за получени документи и други физически носители на информация от служители на администрацията във връзка с напускане, инвентаризация на хранилището и други.

(2) Справките се изготвят по образец, утвърден с вътрешните правила на съответната администрация.

(2) В процедурата по инвентаризацията се проверява наличността на всички документи и физически носители на информация и на тези, предоставени на служители на администрацията и на външни лица.

Раздел IV

Издаване на документи на хартиен носител

1. екземплярът за подписване в АИС, създаден съгласно чл. 100 , се разпечатва и подписва саморъчно от оправомощеното лице в два хартиени екземпляра;

2. екземплярът за подписване в АИС се регистрира и уникалният му регистров идентификатор се полага на двата подписани хартиени екземпляра;

3. в АИС се отбелязва лицето, извършило подписването на хартия, и сканираното изображение на подписан хартиен екземпляр се въвежда в АИС като съдържание на екземпляра за подписване;

4. единият подписан хартиен екземпляр се подпечатва и се изпраща до адресата му;

5. другият подписан хартиен екземпляр се съхранява в архивохранилището по преписката.

(2) Лицето, което извършва действията по ал. 1, т. 2 и 3, както и лицето, което съхранява и полага печат на документа, се определят с вътрешните правила на администрацията.

Чл. 147. (1) Служителят по регистрацията проверява пълнотата на комплекта документи и правото на овластеното лице да подписва от името на администрацията.

(2) Ако при проверката по ал. 1 се открие недостатък, комплектът документи се връща за отстраняването му.

(3) Ако при проверката по ал. 1 не се открие недостатък, служителят по регистрацията полага печата на администрацията върху саморъчния подпис и отразява в описанието на издавания документ в АИС, че е издаден подписан документ на хартиен носител.

Чл. 148. (1) По искане на адресата или на упълномощено от него лице издаденият документ на хартиен носител му се предава след вписване в АИС на следните данни:

1. име и единен граждански номер на лицето, получаващо документа;

2. дата на получаване.

(2) Лицето, получаващо документа, поставя саморъчен подпис върху разпечатан документ - протокол за предаване, съдържащ уникалния регистров идентификатор на документа, наименованието му и данните по ал. 1.

(2) Пощенската услуга по ал. 1 включва надлежно документиране на изпращането на пощенската пратка и на факта на получаването, когато пощенската услуга е с изискан документ за доставяне.

(3) Ако доставката е неуспешна, служителят по регистрацията взема необходимите мерки за повторно изпращане на издадения документ на хартиен носител с внасяне на съответните корекции в адреса, избора на типа на пощенската услуга или пощенския оператор.

(4) При повторна невъзможност за доставяне на издадения хартиен документ служителят по регистрацията уведомява за това служителя, отговорен за издаване на документа.

(5) Съдържанието на документите по изпълнение на пощенската услуга за доставяне на издадения документ на хартиен носител, ако има такива, се отразяват в неговото описание в АИС.

Раздел V

(2) Печатите се съхраняват в архива на физическите носители на документи.

(3) Контролът на движението на печати се извършва съгласно процедурите по чл. 138 .

Чл. 151. (1) Служителят, отговорен за подпечатване на документи на хартиен носител, проверява дали положеният саморъчен подпис съответства на графичното изображение на подписа на длъжностно лице, посочено в списъка на оправомощените лица.

(2) Актуалността на списъка по ал. 1 се поддържа със средствата на АИС от административното звено, отговарящо за управлението на човешките ресурси.

(3) Всяка промяна в списъка по ал. 1 се отразява с издаване на нова версия на списъка по ал. 1.

(4) Всички версии на списъка по ал. 1 се съхраняват в АИС на съответната администрация с отбелязване на датата, до която съответният списък е бил валиден.

(5) За служителя по ал. 1 се осигурява достъп само до актуалната версия на списъка по ал. 1.

Чл. 152. Изнасяне и ползване на печати извън работното място на служителя по чл. 151, ал. 1 не се разрешава.

Глава осма

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНАТА ДЕЙНОСТ

Чл. 153. Ръководителят на администрацията организира създаването на вътрешни правила за организация на административната дейност.

Чл. 154. Със заповедта за утвърждаване на вътрешните правила по чл. 153 се отменя действието на съществуващите аналогични правила, създадени по модела на Единната държавна система за деловодство.

Чл. 155. Вътрешни правила за регламентиране на специфични административни дейности се изготвят в съответствие със следните принципи:

1. всяко съдържание, създавано в хода на изпълнение на административна дейност, се създава и обработва само в електронна форма;

2. организацията на обработката се извършва съгласно модела в наредбата;

3. всички формализирани електронни документи, обработвани в ръчен или автоматичен режим, трябва да бъдат регистрирани в регистъра на информационните обекти;

4. всички описания на процедури трябва да бъдат направени на базата на етапи за изпълнение на услуги или процедури, регистрирани във ведомствената номенклатура на етапи на услуги или процедури, и да бъдат оформени като услуги или процедури във ведомствената номенклатура на услуги или процедури.

Чл. 156. Приемането и утвърждаването на вътрешните правила за организация на административната дейност се извършват заедно с приемането и утвърждаването на ведомствената номенклатура на видовете документи, ведомствената номенклатура на етапи на услуги или процедури и ведомствената номенклатура на услуги или процедури.

Чл. 157. Приемането и утвърждаването на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности се извършва заедно със съответните допълнения към ведомствените номенклатури.

Чл. 158. Министърът на държавната администрация и административната реформа изготвя инструкция за създаване на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ