Д-р Иванка Мавродиева



Дата28.02.2018
Размер75.51 Kb.

д-р Иванка Мавродиева




ДЕЛОВАТА СРЕЩА

подготвителен етап


На този етап секретарят не работи индивидуално, отделно от служителите, които са натоварени да подготвят материалите, да обобщят информацията, да осигурят условия за благоприятно и ефективно протичане на заседанието. Работа не е толкова в екип, колкото съгласуване и координиране във времето на действия, стиковане и сработване. Секретарят участва пряко в няколко дейности, най-важните от които са:

- изготвяне на поканите.

Той е длъжен да изпълни перфектно това свое задължение като спази и изискванията за точност и пълнота при съобщаване на информацията, а именно: дата, ден от седмицата, час, място на провеждането, евентуално изисквания при регистрация или посочване на допълнителни условия. Поканите трябва да са отпечатани в съответствие с изискванията за графично, структурно и естетическо оформление. (вж. Приложение № 1) Юридическите съвети относно поканите не бива да се пренебрегват, особено когато става въпрос за годишни общи събрания, документацията от които се внася в съда. Тогава към останалите изисквания се прибавят и тези за перфектност и спазване на законовите изисквания и срокове. Поканите са по-подробни, включват повече данни и информация. (вж. Приложение № 2)

Секретарят се информира по телефона или по електронна поща дали поканите са получени, кои ще присъстват, за да се установи дали има кворум, ако се налага да се гласуват важни решения.

- изготвяне на списък с участниците.

Секретарят има за задача да поддържа актуализирана база данни, да е информиран своевременно за промени в борда, в надзорния съвет, в департаменти, в отделни позиции и да направи промени в списъка, така че той да е пълен, с точно посочване на имена, длъжности, адреси, телефони, e-mail и др.

В случаите, в които на събранието или заседанието присъстват клиенти, контрагенти, представители на други фирми, секретарят е длъжен да попълни списъка, да се информира за позициите на гостите, да изпрати покани, да се информира кои от поканените или заявили участие ще присъстват и т.н.

- изготвяне на пълномощни.

Написването на текстовете съобразно правните изисквания не е пряко задължение на секретаря. Юристите и правният отдел на компанията отговарят за изготвянето им. Той обаче понякога координира процеса на подписване им, нотариалното заверяване, правенето на копия, включването им в комплекта задължителни документи;



  • комплектоване на материалите.

Секретарят се включва в работата по изготвяне, подреждане, пакетиране, комплектоване, подвързване, копиране на материалите, които са предназначени за участниците в предстоящото заседание. Дори когато не е включен активно в този процес, негово задължение е своевременното им изпращане до адресатите. При тези случаи той използва различни комуникационни канали като понякога ги комбинира. Възможно е с цел постигане на по-голяма оперативност документацията да бъде изпратена първо чрез електронна поща, а след това да се ползват куриери във фирмата или традиционните пощенски услуги.

- координаране на дейности.

В сложния и напрегнат процес на подготовката на заседанието секретарят осъществява индиректна връзка по телефона с участниците, за да се установи дали те ще присъстват лично или чрез упълномощено лице.

Той активно се включва в дейностите по подготовката и комплектоването на документи за председателстващия деловата среща. Секретарят участва, макар и като изпълнител, в написването на дневния ред, на правилата и регламента. Понякога той е ангажиран и при подготовката на материалите за илюстриране и визуализация на доклада. Дневният ред може да бъде написан телеграфно (вж. Приложние № 3). Възможен е и разширен вариант, при който се включва повече информация относно участниците като те се назовават поименно (вж. Приложение № 4). Структурирането на дневния ред може да стане и по начин, при който се включва информация относно позициите на участниците в деловата среща (Приложение № 5).

В определени случаи той се включва и в работата на служители (медиатори, фасилитатори, модератори), които имат да задача да създадат максимално благоприятни условия за протичане на диалога, за оптимизиране на процеса на вземане на управленски решения.



- осигуряване на благоприятни условия.

В зависимост от компанията и установените правила в нея, на секретаря понякога се вменяват като задължения осигуряването на резервации в хотели, координиране на дейностите по настаняването на участниците от чужбина, придвижването им до офиса и мястото на заседанието и др. В определени случаи той не остава встрани и от процеса на осигуряване на кафе, безалкохолни напитки, от контактите и преговорите с компании, занимаващи се с кетъринг.



  • организационно-технически дейности.

Без да бъде пряко ангажиран с подреждането на помещението (в случаите, когато няма заседателна или конферента зала), секретарят следва да е наясно до каква степен помещението осигурява удобство и добри условия за делова комуникация. Технически лица, отговарящи за поддръжката, проверяват осветлението, отоплението, изправността на озвучителната техника, видеотехниката, апаратурата при превод, климатичните инсталации и др. Служители, на които е възложено да подпомагат комуникацията, изпробват техниката (шрайбпроектор, слайдпроектор, мултимедиен проектор, видеотехника и др.) Привидно незначителни детайли като осигураване на хартия, дискети, компактдискове, разпечатки на слайдове от презентационни материали, изготвени на Power Point, не бива да се пренебрегват, тъй е възможно да се създаде дискомфорт по време на обсъжданията. Служители от организацията самостоятелно или съвместно с бизнессекретаря се грижат да бъдат окомплектовани чартовете с листа, с маркери.

Към задълженията на секретаря се отнасят понякога подготовката на баджо (табелки с имената, длъжностите и/или снимките на участниците). Своевременното подреждане на табелите и предоставянето на баджо също влиза в задълженията на секретаря или поне той е наясно, че това е свършено навреме. Най-често тези табелки се получават от участниците при регистрирането или преди започването на деловата среща. Другият вид табели се поставят на масата в заседателната зала като на тях освен фамилното и/или личното име се изписва и позицията, която те заемат в представляваната от тях организация.

Тези привидно незначителни и травиални задължения, смятани за досадни и лесно изпълними, всъщност изискват добра координация и умения за официална комуникация.

В случаи, при които се налага максимална прецизност при водене на разискванията, препоръчително е използването на услугите на преводач (служител в компанията или нает от фирми, които се занимават с преводи). Този момент също е част от организацията на деловата среща и секретарят не остава встрани от това.



провеждане на деловата среща

На този етап ролята на секретаря е привидно незначително и изпълнителска. Той или друг служител водят записки, бележки, стенографират изказванията, водят протокол. Възможно е да се използват едновременно няколко варианта на съхраняване на информацията по време на устната комуникация: водене на записки и/или стенографиране и аудиозаписи, за да се избегнат евентуално неточности и непълноти при изготвяне на протокола и другите документи. Всъщност рефлективното слушане и воденето на точни и пълни записки са умения, които опитните секретари натрупват с години. Много е важно да се избягва всякаква емоционалност и водещият записките да се концентрира върху най-същественото от това, което казват в словата си участниците. Секретарят е длъжен да запише значимото, да селектира ненужните детайли.

В случаите, когато се наложи правене на допълнителни копия или предоставяне на допълнителна информация, секретарят е този, който активно се включва в дейностите по осигуряване на максимално благоприятни условия за работа на участниците по време на събранието или заседанието.

Приложение № 1

Вариант 1


Покана
Уважаеми –н Петров,
Моля да присъствате на събрание на Съвета на директорите на Оптима АД,

насрочено за 10.00 часа на 8 април 2003 г.

в офиса на фирмата, ул. Мадрид № 111, зала 18, ет. 5
Събрането ще протече при следния дневен ред:


  1. Отчетен доклад на Съвета на директорите (Иванов).

  2. Финансов доклад (Петров).

  3. Ценова стратегия за третото тримесечие на 2003 г. (Еленова).

  4. Разни.

Присъствието Ви е задължително.




Приложение № 2


Покана за събрание – вариант 2
ПОКАНА

ДО

Г-Н ИВАН ПЕТРОВ,



Член на Съвета на директорите на

Оптима АД, рег. по ф.д. № …., на СГС,

със седалище и адрес на управление

гр. София, ул. Мадрид № 111, ет. 5,

притежаващ л.карта №, изд. на … от ….

гражданин на …..,

с адрес: (град, код, улица, №….)

Уважаеми –н Петров,


В качеството Ви на член на Съвета на директорите на Оптима АД, моля да присъствате на заседание на Съвета на директорите на Оптима АД, насрочено за 10.00 часа на 8 юли 2003 г. в офиса на фирмата, ул. Мадрид № 111, зала 18, ет. 5
Събрането ще протече при следния дневен ред:

  1. Избор на председател и секретар.

  2. Приемане на дневния ред.

  3. Очет за работата на компанията през второто тримесечие на 2003 г. Докладва председателят на Съвета на директорите.

  4. Отчет от отдел “Финанси” за второто тримесечие на 2003 г. Докладва началникът на отдел “Финанси”.

  5. Ценова стратегия за третото тримесечие на 2003 г. Докладва началникът на отдел “Маркетинг”

  6. Разни

Приложено Ви изпращаме папка с документи и материали, които ще се обсъждат на събранието.


Присъствието Ви е задължително.
В случай, че бъдете упълномощен да представлявате друг член на Съвета на директорите, моля да представите пълномощно на Ваше име, което да е нотариално заверено.
Регистрацията за участие се извършва от 9.30 до 10.00 ч. в зала 11, ет. 5
Моля носете лични документи и документи, удостоверяващи позицията Ви в компанията.

Приложение № 3



Вариант 1
Дневен ред

на събрание на Съвета на директорите на Оптима АД,

насрочено за 10.00 часа на 8 април 2003 г.

в офиса на фирмата, ул. Мадрид № 111, зала 18, ет. 5




  1. Избор на председател и секретар.

  2. Приемане на дневния ред.

  3. Доклад на председателя на Съвета на директорите.

  4. Доклад на директора на отдел “Финанси”.

  5. Ценова стратегия за третото тримесечие на 2003 г.

  6. Разни.


Приложение № 4


Вариант 2
Дневен ред

на събрание на Съвета на директорите на Оптима АД,

насрочено за 10.00 часа на 8 април 2003 г.

в офиса на фирмата, ул. Мадрид № 111, зала 18, ет. 5




  1. Отчетен доклад на Съвета на директорите (Иванов).

  2. Финансов доклад (Петров).

  3. Ценова стратегия за третото тримесечие на 2003 г. (Еленова).

  4. Разни.


Приложение № 5


Вариант 3
Дневен ред

на събрание на Съвета на директорите на Оптима АД,

насрочено за 10.00 часа на 8 юли 2003 г.

в офиса на фирмата, ул. Мадрид № 111, зала 18, ет. 5





  1. Отчет за работата на компанията през второто тримесечие на 2003 г. Докладва председателят на Съвета на директорите.

  2. Отчет от отдел “Финанси” за второто тримесечие на 2003 г. Докладва началникът на отдел “Финанси”.

  3. Ценова стратегия за третото тримесечие на 2003 г. Докладва началникът на отдел “Маркетинг”

  4. Разни.


База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница