‘’Делова комуникация – определение
Изтегляне 162.56 Kb.
|
- Навигация на страницата:
- 5. Проблеми при деловото общуване
| 4. Области на използване
Областите, в които организацията използва делова комуникация са: за разработване на стратегия за работата, за вземане на решения и изпълнението им, за измерване на резултати в работата, за определяне на целите на даден вид работа, при работа с персонала, при работа с доставчици, с финансови институции и банки, с министерства, при работа с местната власт, с преса, радио, телевизия. Целите на всяка организация са разпределени обикновено в няколко направления: производителност и ефективност, социална отговорност към служителите, към обществото, към потребителите. За да могат да се определят конкретни показатели за измерване на целите, работещите в организацията се нуждаят от дискусия, обмен на идеи, изслушват помежду си мнения и концепции, четат и пишат различни писмени материали и доклади, заседават в по-малки и по-големи групи, провеждат разговори със служители за тяхното мнение, изказват се на общи събрания. Стратегията определя начините за постигане на целите. За да може организацията да състави своята стратегия, е нужна комуникация – комуникации по групи (отдели), комуникации в управленческия екип, разговори с потребители и т.н. Дискусиите, заседанията, докладите, изказванията, работните срещи са типична делова комуникация, когато се разработва стратегията на организацията или стратегия за човешките ресурси и т.н. Определянето на цели и разработването на стратегии е свързано със събиране и анализ на данни, факти, оценка на алтернативи и пр. За целта служителите и началниците разговарят, изслушват се, четат, пишат различни документи. Изпълнението на решенията освен това изисква активна комуникация на началниците със служителите. По този начин те разясняват на служителите какво трябва да направят, дават им инструкции, провеждат се разговори за мотивация и т.н. Началниците трансформират своите решения в действия, като определят какви резултати трябва да бъдат постигнати. Измерването на резултатите може се комуникира „лице в лице”, може да се осъществи и чрез писмени доклади, устни доклади, атестации и пр. Работата с персонала има изцяло комуникативен характер и съдържание. Намирането на служители, назначаването им, обучението им да работят пълноценно, тяхното оценяване, ежедневната работа и т.н., изисква непрекъснати и много разнообразни писмени и устни комуникации. Министерствата, финансовите и банкови институции са важни за работата на институцията, а комуникацията с тях може да подсигури полезни взаимоотношения и резултати. Деловите разговори, преговорите, телефонните разговори, писмената комуникация са основните видове комуникация с тези институции. При работа с доставчици, които осигуряват и доставят на договорна основа различни ресурси – за да се установят и поддържат ползотворни отношения с тях, са нужни комуникации. Такива са деловите разговори и преговори, писмените договори и устни уговорки, телефонните разговори, търговската кореспонденция. Всяка организация има взаимоотношения с общинските власти, полицията, данъчната администрация, които се установяват и поддържат чрез комуникация – разговори, писма, участие в форуми и пр. Работата със средствата за масова комуникация (с преса, радио и телевизия) подпомага комуникацията на организацията с външната среда, в т.ч. откроява много добре корпоративната идентичност на организацията. 5. Проблеми при деловото общуване Най-често срещани проблеми са: • Подценяване на комуникацията – произтича от склонността за омаловажаване на този толкова сложен процес. Въпросът не се свежда до това дали се комуникира, а доколко ефективно се осъществява деловото общуване. Всяко подценяване на реципиента, неетичността в отношенията, липсата на самоконтрол и отговорност в процеса на комуникация, може да предизвика проблем. • Погрешни очаквания – предварително формирани представи и нагласи за ситуацията и другия участник в процеса на комуникация изместват реалното съдържание и характеристика. Създаденият стереотип води до категоризиране на конкретния човек. Едностранчивостта (оценяване на ситуация, конкретен човек, продукт, фирма и т.н. въз основа на едно тяхно качество ) също създава проблеми. • Неправилен обмен на информацията – на основата на склонността към избирателност към информацията; възприемане на част от нея (обикновено тази част, която съответства на предварително изградени представи и нагласи), липса на обратна информация (поради отсъствие на интерес към това, което мисли или казва другият участник). • Езикови бариери – неясноти по отношение значенията на думи, различни интерпретации на едни и същи думи, неправилно тълкуване, цитирания извън контекста, изопачаване на информацията при преминаването през няколко организационни нива или през посредник, прекалена сложност на езика, терминологична несъобразеност на изказа с нивото на компетентност на другия участник в комуникацията. • Неподходящ стил на комуникация за конкретната ситуация – предпочитание да се диктува положението („автократичен” стил) и пренебрегване на „балансирания” стил на комуникация, когато има потребност от повече диалог; неизползване на комуникационен стил „информационно търсене”, когато ситуацията изисква проследяване на информация (положителна обратна връзка) или предоставяне на повече информация, когато ситуацията не изисква това. • Неумение да се изслушва събеседника – в стремежа да се изкаже мисълта – не се слуша другия; непрекъснато прекъсване на другия участник в комуникацията; довършване мисълта на другия участник преди самият той да се е изказал. • Неправилно задаване на въпроси - задаване на въпроси с прекалено отворен край; започване с трудни въпроси (с пределно дълъг отговор); задаване на подвеждащи въпроси; изказване на несъгласие преди да е зададен въпроса; отсъствие на въпроси – най-голяма грешка. • Наличие на дисонанс между това което се казва и това, което се показва (излъчва) чрез знаците на невербалната комуникация – жестовете или интонацията на гласа показват различно послание от това, което носят думите. • неумение да се владее темпоритъмът на речта – много бързо или много забавено говорене поставя събеседника в ситуация на неразбиране или предварително завършване мисълта на говорещия. • непознаване на деловия етикет – намалява ефективността на комуникация и поставя комуникиращия в неудобна ситуация. Правилата на деловия етикет са като правилата на игра - когато се познават, те могат и да се нарушават. Изтегляне 162.56 Kb. Сподели с приятели:
|