Длъжностна характеристика на длъжността “съдебен архивар”

УТВЪРДИЛ:

ПРЕДСЕДАТЕЛ:

/Мариана Шотева/

(НКПД 4415 3002)

І. Изисквания към заеманата длъжност:

За съдебен архивар се назначава лице, което:

• 
  е пълнолетен български гражданин;
  
• 
  не е постановено под запрещение;
  
• 
  не е осъждано за умишлено престъпление от общ характер;
  
• 
  не е лишено по съответен ред от правото да заема определена длъжност;
  
• 
  има завършено средно образование и компютърна грамотност;
  
• 
  липса на обстоятелства по чл.107а, ал.1 от Кодекса на труда.
  

ІІ. Основни функции

1. 
   Приема от служба „Съдебно деловодство“ свършените през предходната година дела и приключените деловодни книги и регистри.
   
2. 
   Приема и съхранява приключилите номенклатурни канцеларски дела, образувани от дейността на общата администрация.
   
3. 
   Води архивна книга. Извършва своевременно вписвания в автоматизираната деловодна програма в модул „Архивар“ и в др.модули, съгласно разрешения достъп.
   
4. 
   Вписва в архивната книга делата по групи според вида и характера им, като във всяка група подрежда делата по реда на образуването им.
   
5. 
   На всяко архивно дело слага архивен номер и номер на връзката.
   
6. 
   Извършва архивирането на делата по вътрешни правила, утвърдени от административния ръководител.
   
7. 
   Делата се предават в архив с приемо-предавателен протокол с подписите на предаващия и приемащия служител.
   
8. 
   Отбелязва в описната книга под кой пореден номер на архивната книга е предадено делото в архива.
   
9. 
   На всяка връзка със свършени дела поставя стикер с означение на номера на връзката и архивните номера на делата, които се съдържат в нея.
   
10. 
    Отговаря за съхраняването на предадените дела и документи.
    
11. 
    Извършва всички видове справки по предадените дела, книги и документи.
    
12. 
    Изпраща по разпореждане на съда архивираните дела на други органи и следи а срочното им връщане. Изнася дела и други книжа от архива за служебни справки и ги изпраща за послужване само по писмено искане на друг съд, прокуратура, следствени служби и органите на Министерството на вътрешните работи и Инспектората към ВСС с писмено разрешение на административния ръководител на съда или на друг съдия, на който е възложено от председателя срещу документ, удостоверяващ получаването.
    
13. 
    На мястото на изваденото дело поставя картон, на който означава къде се намира то. Води дневник за извадените от архива дела, по който следи за връщането им.
    
14. 
    Организира и поддържа архивното помещение и освобождава място за нови дела. Определя годишните нужди от папки, етикети и картони и прави заявки.
    
15. 
    Отговаря за съхраняването на документите след изтичане на срока на съхраняване на делата.
    
16. 
    Извършва преглеждане и унищожаване на делата с изтекъл срок на съхранение след утвърждаване на акт, изготвен от комисия, назначена със заповед на административния ръководител на съда.
    
17. 
    Участва в експертизата на ценността на документите в съда.
    
18. 
    Подготвя и предава документи в териториална дирекция „Архив“.
    
19. 
    Издава преписи на съдебни актове по архивни дела.
    
20. 
    Изготвя изпълнителни листове по архивните дела на страни по делата по разпореждане на съдията докладчик. Всички действия по привеждане в изпълнение на влезли в сила съдебни актове отбелязва с датирана бележка върху самия акт, която подписва за извършеното от него действие.
    
21. 
    Участва при координиране на съдебната работа, пряко свързана с дейността му, заедно с останалите съдебни служители.
    
22. 
    Участва в обучението на нови служители.
    
23. 
    При провеждане, загубване или изчезване на документи незабавно уведомява съдебния администратор.
    
24. 
    Докладва на съдебния администратор или на административния ръководител при установяване на административни пропуски и нарушения, които създават предпоставки за корупция, измами или нередности.
    
25. 
    Извършва и други дейности, възложени му от съдебния администратор и председателя на съда, свързани с предадените в службата дела и документи.
    
26. 
    В изпълнение на възложените задачи пази и съхранява съдебната документация.
    
27. 
    Изпълнява служебните си задължения в делово облекло и носи табелка с името и длъжността си.
    

ІV. Отговорности

1. 
   Отлични умения и познания по приемане, подреждане и съхраняване на съдебната документация и разбиране на значението й за съдебната система.
   
2. 
   Отлично познаване и спазване на Правилника за администрацията в съдилищата, Закона на Националния архивен фонд и подзаконовите нормативни актове, които регламентират работата на длъжността.
   
3. 
   Много добро познаване на документообработващи автоматизирани системи, внедрени в съда.
   
4. 
   Носи отговорност за срочното и качествено изпълнение на утвърдените с настоящата длъжностна характеристика задължения.
   
5. 
   Носи отговорност за опазване на получената и пренасяна документация.
   
6. 
   Отговаря за опазване на получената служебна информация, за опазване и неразгласяване на личните данни, до които има достъп при изпълнението на служебните си задължения, както и аз опазване на активите на съда.
   
7. 
   Носи отговорност за спазване на Етичния кодекс на съдебните служители, одобрен от Висшия съдебен съвет и вътрешните правила и процедури, утвърдени от административния ръководител.
   
8. 
   Носи отговорност за допуснати от него административни пропуски и нарушения, създаващи предпоставки за корупция, измами и нередности, както и за констатирани такива, но недокладвани на съответния ръководител.
   
9. 
   Периодично и регулярно да повишава професионалната си квалификация чрез всички възможни форми – обучения, самоподготовка и др.
   
10. 
    Отговаря за своевременното подаване на декларации по чл.12 от Закона за предотвратяване и установяване на конфликт на интереси (ЗПУКИ).
    
11. 
    Отговаря за своевременното изпълнение на задълженията си по чл.107а, ал.4 и ал.5 от Кодекса на труда.
    
12. 
    При възникване на някое от основанията за недопустимост по чл.131 от Правилника за администрацията в съдилищата или по чл.107а, ал.1 от Кодекса на труда, е длъжен своевременно писмено да уведоми председателя на съда.
    

V. Организационни връзки

Длъжността съдебен архивар е изпълнителска. Подчинена е пряко на съдебния администратор и на председателя на съда. Има непосредствени вътрешни взаимоотношения с всички съдии и съдебни служители. Осъществява функционални външни контакти с граждани, организации, представители на държавни учреждения и ведомства.

Дата: …………… 2016 г.