Доклад №0200001212 за извършен одит за съответствие при финансовото управление на Община Върбица за периода от 01. 01. 2011 г до 31. 12. 2011 г

__________________________________________________________________

На основание чл. 48, ал. 1 от Закона за Сметната палата (ЗСП), т. 8 от Разпореждане № 211 от 01.11.2012 г. на председателя на Сметната палата и Заповед

На основание чл. 47, ал. 1 от ЗСП на кмета на общината е изпратен окончателен одитен доклад със седем препоръки за подобряване на финансовото управление на Община Върбица – изх. № 07-02-830 от 14.11.2012 г. Срокът за изпълнение е три месеца от получаване на доклада в общината.¹

На основание чл. 48, ал. 2 от ЗСП, в определения срок кметът на Община Върбица е уведомил с писмо № 04-01-10 от 15.02.2013 г.² председателя на Сметната палата за предприетите мерки за изпълнение на дадените препоръки.

На основание чл. 47, ал. 3 от ЗСП окончателният доклад е изпратен на председателя на Общински съвет (ОбС) – Върбица, като са дадени две препоръки за подобряване на дейностите за финансово управление на Община Върбица.

Проверката има за цел да се установи съответствието между дадените препоръки в окончателния одитен доклад по чл. 46, ал. 1 от ЗСП и действително предприетите мерки и извършени действия за изпълнението им.
ІІ. РЕЗУЛТАТИ ОТ ИЗВЪРШЕНАТА ПРОВЕРКА
При осъществения последващ контрол за изпълнението на препоръките, дадени на кмета на общината е установено:
По препоръка 1. Да се приведат в съответствие с националното законодателство и да се внесе предложение в ОбС за актуализирането на:

1.1. Наредбата за управление на общинския бюджет;

С докладна записка вх. № 12 от 29.01.2013 г. на кмета на общината е внесено предложение в ОбС за приемане на актуализирана Наредба за условията, реда за съставяне, изпълнение и отчитане на общинския бюджет в Община Върбица.³

С докладни записки вх. №№ 127 от 29.05.2012 г. и 78 от 22.04.2013 г. на кмета на общината са внесени предложения в ОбС за актуализиране на Наредба за реда за придобиване, управление и разпореждане с общинско имущество.⁴

Предложените проекти на наредби са в съответствие с нормативните изисквания на действащото законодателство.

Препоръка 1 е изпълнена.
По препоръка 2. Да подготви и внесе предложение в ОбС за приемане на Наредба за условията и реда за настаняване в общински жилища.

С докладна записка вх. № 120 от 28.05.2012 г. е внесено предложение от кмета на общината за приемане на Наредба за условията и реда за установяване на жилищни нужди, за настаняване под наем и продажба на общински жилища.⁵

Предложеният проект е в съответствие с изискванията на Закона за общинската собственост.

Препоръка 2 е изпълнена.
По препоръка 3. Да се разработят актуални вътрешни правила за финансово управление и контрол в съответствие с изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор и Методическите указания на МФ, които да включват:

3.1. Контролни механизми при планиране, съставяне, изпълнение и отчитане на общинския бюджет;

От кмета на общината, със Заповед № 180 от 13.02.2013 г.⁶ са утвърдени Вътрешни правила за планиране, съставяне, изпълнение и отчитане на общинския бюджет в Община Върбица.

В правилата е регламентиран редът за осъществяване на предварителен контрол на етапите на бюджетния процес, определени са отговорните длъжностни лица и документирането на контрола. Отговорности за осъществяване на предварителния контрол са възложени на заместник-кмет „Териториално развитие, благоустройство, проекти, програми и стопанска дейност“ (ТРБППСД) и юриста на общината. Упражненият контрол се документира чрез полагане на съгласувателни подписи на всички проекти на документи, съставени на етапите на бюджетния процес.⁷

3.2. Контролни механизми в процеса на възлагане на обществени поръчки, които да осигуряват прилагане на съответните процедури от ЗОП във всички случаи, когато са възникнали основания за това;

Със Заповед № 180 от 13.02.2013 г. на кмета на Община Върбица⁸ са утвърдени Вътрешни правила за планиране и организация на провеждането на процедурите и за контрол на изпълнение на сключените договори за обществени поръчки.

За осигуряване прилагането на нормативната уредба в областта на обществените поръчки и недопускане непровеждането на процедури, при възникнало основание за това, в правилата е разписан ред за планиране на обществените поръчки. Определени са заявителите на обществени поръчки, които изготвят заявки за потребностите от строителство, доставки и услуги за съответната година. Обобщаването на информацията и изготвянето на план-график е възложено на директора на дирекция „Регионално развитие, хуманитарни дейности и инвестиционни програми“ (РРХДИП). Контрол по изпълнение на графика се осъществява от заместник-кмет „ТРБППСД“.⁹

Установено е, че за 2013 г. е извършено годишно планиране на обществените поръчки. Изготвеният план–график от директора на дирекция „РРХДИП“ е утвърден от кмета на общината. Предприети са действия за прилагане на нормативната уредба в областта на обществените поръчки. На база на утвърдения план-график са проведени процедури за възлагане на обществени поръчки, като основанието и видът на проведените процедури е съобразено с прогнозната стойност на поръчките.¹⁰

Предварителният контрол за законосъобразност преди поемане на задължение/извършване на разход, включително на процедурите за възлагане на обществени поръчки, е регламентиран във Вътрешните правила за осъществяване на предварителен контрол, утвърдени със Заповед на кмета № 180 от 13.02.2013 г. Упражненият контрол се документира чрез попълване на „Контролен лист за извършване на предварителен контрол преди поемане на задължение/извършване на разход“.¹¹

3.3. Контролни механизми и ред за документиране на контрола на всеки етап от процесите по управление и разпореждане с общинско имущество;

Разработена е Система за управление и контрол на общинската собственост в Община Върбица, утвърдена от кмета на общината със Заповед № 180 от 13.02.2013 г.

В системата са определени отговорностите на длъжностните лица от общината за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност на всеки етап от процесите на управление и разпореждане с общинско имущество. Отговорности за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност са възложени на директора на дирекция „Регионално развитие, устройство на териториите и инвестиционна политика“, директора на дирекция „Административно правно обслужване и финансова дейност“ (АПО и ФД), заместник-кмет (ТРБППСТ) и юриста на общината.

Упражненият контрол се документира чрез полагане на съгласувателни подписи на всички проекти на заповеди на кмета, решения, договори и др., свързани с дейността.¹²

В утвърдените Вътрешните правила за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност е регламентиран редът за упражняване на предварителен контрол при отсъствие на финансовия контрольор. Съгласно чл. 5 от правилата при отсъствие на финансовия контрольор със заповед на кмета се определя лицето, което следва да осъществява предварителен контрол.¹³

При проверката не са установени случаи на отсъствие на лицето, определено за упражняване на предварителен контрол за законосъобразност и не е издавана заповед на кмета за заместване.

Препоръка 3 е изпълнена.
По препоръка 4. В контролните листа за предварителен контрол за законосъобразност преди извършване на разхода да се включи проверка на прилагането на системата на двоен подпис.

Като приложение към Вътрешните правила за осъществяване на предварителен контрол е разработен „Контролен лист за извършване на предварителен контрол преди поемане на задължение/извършване на разход“. В контролния лист е включена проверка относно прилагането на системата на двоен подпис.¹⁴

Със Заповед № 3108 от 21.12.2013 г. на кмета на общината е възложено на директорите на дирекции „АПО и ФД“ и „РВХДИП“, при възникване на неотложни потребности в общината, да подготвят и представят за внасяне в ОбС проект на предложение и решение за промяна в поименния списък на капиталовите разходи. Контрол по спазване на горното е възложен на заместник-кмет „ТРБППСД“.

Установено е, че Разчета за капиталови разходи за 2013 г. е приет от ОбС с Решение № 1 по Протокол № 1 от 06.02.2013 г. Към момента на проверката не са възникнали обстоятелства, налагащи промяна в поименния списък на капиталовите разходи.¹⁵

Препоръка 5 е изпълнена.
По препоръка 6. Да се предприемат мерки и осигурят средства за застраховане на застроените язовири публична общинска собственост.

В бюджета на общината за 2013 г. са планирани и осигурени средства за застраховане на язовирите публична общинска собственост.

Установено е, че към момента на проверката язовирите не са застраховани. Събрани са оферти от застрахователни компании, предстои сключване на договор.¹⁶

Препоръка 6 е в процес на изпълнение.
По препоръка 7. Да се създаде единен регистър на сключените договори.

От кмета на Община Върбица, със Заповед № 3107 от 21.12.2012 г., е възложено на директора на дирекция „АПО и ФД“ създаването на единен регистър на сключените договори.

Установено е, че регистърът е заведен и съдържа определените в заповедта реквизити: име на контрагента, дата на договора, номер на договора, стойност и предмет. Сключените през 2013 г. договори са заведени в регистъра.¹⁷

Препоръка 7 е изпълнена.
При осъществения последващ контрол за изпълнението на препоръките, дадени на Общински съвет – Върбица е установено:
По препоръка 1. Да се приемат актуализирани следните наредби:

1.1. Наредба за управление на общинския бюджет;

С Решение № 5 по протокол № 1 от 06.02.2013 г. е приета актуализирана Наредба за условията и реда за съставяне, изпълнение и отчитане на общинския бюджет в Община Върбица.¹⁸

С Решение № 1 по протокол № 5 от 04.06.2012 г. е приета нова Наредба № 2 за реда за придобиване, управление и разпореждане с общинско имущество.¹⁹ С наредбата са приети част от препоръките, дадени от Сметната палата.

С докладна записка вх. № 78 от 22.04.2013 г. на кмета на общината е внесено предложение до председателя на ОбС за актуализиране и привеждане в съответствие с действащото законодателство на Наредбата за реда за придобиване, управление и разпореждане с общинско имущество, като е добавено изискването кметовете на кметства или определени от тях служители от съответната администрация да участват в комисиите за провеждане на търгове и конкурси при отдаването под наем и разпореждането с общински имоти, намиращи се на територията на кметствата. В докладната записка е включено и предложение за определяне на начална тръжна цена на имоти публична общинска собственост, подлежащи на отдаване под наем чрез търг или конкурс.²⁰

След внасянето на докладната записка от кмета на общината, до момента на проверката, не е проведено заседание на общинския съвет.

С Решение № 12 по протокол № 5 от 04.06.2012 г. от Общинският съвет е приета Наредба за условията и реда за установяване на жилищни нужди, за настаняване под наем и продажба на общински жилища.²¹

От седем препоръки, дадени на кмета на общината, 6 са изпълнени и една препоръка е в процес на изпълнение.