Доклад №1000001110 за извършен одит на финансовото управление на Изпълнителна агенция „Железопътна администрация за периода от 01. 01. 2009 г до 31. 12. 2009 г

№ 1000001110

юни 2011 г.

на председателя на Сметната палата и е окончателен

Настоящият проект на одитен доклад е изготвен в резултат на извършения одит на финансовото управление на Изпълнителна агенция „Железопътна администрация” (ИА „ЖА”) за периода от 01.01.2009 г. до 31.12.2009 г., в изпълнение на заповед № ОР-10-011 от 21.09.2010 г. и заповед № ОР-10-012 от 19.11.2010 г. (за промяна състава на екипа), на

В резултат на осъществения одит е формирана позитивна оценка за създадената в съответствие с нормативните изисквания организация за изготвяне на бюджетната прогноза за 2009 г.- 2011 г. и проекта на бюджет (бюджетната сметка) за 2009 г. При изготвяне на бюджетната прогноза от ИА „ЖА” не са планирани приходи, въпреки, че с нормативната уредба са регламентирани такива и Агенцията отчита реализираните приходи в представяните на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити (ПРБК) отчети за касово изпълнение на бюджета.

Бюджетната сметка на ИА „ЖА” е утвърдена от първостепенния разпоредител с бюджетни кредити (МТ) и е извършено месечното разпределение на средствата по нея. За 2009 г. по бюджетната сметка са извършени четири корекции, които са мотивирани и са в съответствие с изискванията на нормативната уредба. За одитирания период от Агенцията не са изготвяни месечни разпределения на разходите след направените корекции от първостепенния разпоредител.

Реализираните приходи са законосъобразни, но е допуснато отчитане на някои от тях, несъответстващо на Единната бюджетна класификация (ЕБК) за 2009 г. Установено е, че относителният дял на неправилно отчетените приходи в ОКИ към 31.12.2009 г. е 8,45 на сто от общия размер на отчетените приходи за годината.

Отчетените в ОКИ към 31.12.2009 г. разходи съставляват 74,40 на сто, спрямо планираните. Значителният размер на неусвоените разходи се дължи на неодобрени в края на 2009 г. плащания от ПРБК по издадени фактури и поради неточното отразяване на уточнения план в ОКИ към 31.12.2009 г. Неодобрените плащания по издадените през 2009 г. фактури са извършени от утвърдения бюджет на Агенцията за 2010 г. Констатирано е и превишение на отчетените разходи над планираните по отделни параграфи и подпараграфи на ЕБК.

За управлението на разходите са въведени и прилагани контролни процедури за осигуряване на изпълнението и отчитането им, в съответствие с нормативните изисквания, които не във всички случаи са действали ефективно. В резултат на това са допуснати пропуски и нарушения при отчитането на някои разходи, отразени в настоящия проект на одитен доклад.

От ИА „ЖА” са спазени нормативните изисквания при назначаване на лицата по реда на ПМС № 66 от 1996 г. и при определянето размера на месечното им възнаграждение, но не са изготвени допълнителни разписания на длъжностите на назначените лица по постановлението. Средствата за възнагражденията им са отчетени в съответствие с изискванията на ЕБК за 2009 г.

Размерът на средствата за социално-битово и културно обслужване (СБКО) не е определен съгласно изискванията на нормативната уредба. За начина на използването им няма решение на Общото събрание на служителите по трудови правоотношения и заповед на изпълнителния директор на Агенцията, поради което извършените разходи са незаконосъобразни.

Средствата за представително облекло на персонала по служебни правоотношения са отчетени правилно в ОКИ към 31.12.2009 г, но са осчетоводени неправилно, в несъответствие с указанията на ПРБК.

От Агенцията са допуснати грешки при начисляването, изплащането, осчетоводяването и отчитането на възнагражденията по голяма част от сключените граждански договори. Упражняваният от главния счетоводител контрол е занижен. За извършената работа по 57 на сто от действащите през 2009 г. граждански договори не са изготвяни приемо - предавателни протоколи, с което не са спазвани изискванията на вътрешните правила на Агенцията за дейността на финансово-счетоводния отдел. Допускани са плащания на изпълнителите по договорите в несъответствие с договорните условия. Документите за поемане на задължения по гражданските договори, сключвани от ИА „ЖА” през одитирания период, не са предоставяни на финансовия контрольор за извършване на предварителен контрол за законосъобразност.

Отчетените разходи за издръжка представляват 16 на сто от разходите на Агенцията за 2009 г. и 56 на сто спрямо планираните за целта средства. Размерът им е в рамките на уточнения план. Заповедите за предоставяне работно облекло на служителите по трудово правоотношение и осчетоводяването на разходите за него, не са оформени в съответствие с изискванията на нормативните актове. Въпреки въведената организация на отчитане и разходване на горивото за служебните автомобили е допуснато извършване на разходи за гориво над планираните за тази цел бюджетни средства. Не е спазено съответствието при отразяване на закупеното гориво за служебните автомобили на начислена и на касова основа.

Допуснат е незаконосъобразен разход за закупуване на карти за градския транспорт на 55 на сто от служителите на Агенцията, без да са конкретизирани в длъжностните им характеристики задължения, изискващи редовно пътуване на служителите в границите на населеното място.

При отчитането на краткосрочните командировки в чужбина не е ползван авансов отчет във валута и не е прилагана във всички случаи на одобряване на разходи за командировки, системата на двоен подпис. Допуснато е предсрочно прекратяване на дългосрочната командировка в чужбина, поради неосигурени средства за нея по плана на бюджетната сметка. До предсрочното й прекратяване са извършени разходи над планираните в размер на 15 744 лв.

Констатирано е, че поради неспазване на изискванията на нормативните актове и неправилни управленски решения от страна на изпълнителния директор на Агенцията, през одитирания период са допуснати незаконосъобразни разходи за издръжка в размер на около 8 на сто, и неправилно отчетени по параграфите на ЕБК в размер на 27 на сто от общия размер на отчетените разходи за издръжка на Агенцията.

През 2009 г. от Агенцията не са преведени значителен размер (64 на сто) от вноските за членство в международни организации. Дължимият членски внос за 2009 г. е преведен през 2010 г. Извършените разходи за членски внос са отчетени и осчетоводени правилно, при спазване на изискванията на ЕБК за 2009 г. и на Сметкоплата на бюджетнити предприятя (СБП).

Извършените капиталови разходи за придобиване на дълготрайни материални активи са отчетени правилно на касова и на начислена основа, с изключение на извършен разход за придобиване на информационна система, отразен в ОКИ към 31.12.2009 г., в несъответствие с изискванията на ЕБК.

Счетоводната система на ИА „ЖА” е организирана в дирекция „Административно-правно и финансово-счетоводно обслужване”(АПФСО). Трите териториални звена - в София, Горна Оряховица и Пловдив се обслужват от счетоводството на Агенцията. Вътрешните актове, с които е регламентирана работата на счетоводната система през одитирания период са счетоводната политика, индивидуалния сметкоплан и Вътрешни правила за дейността на финансово-счетоводния отдел, утвърдени от изпълнителния директор на 30.10.2007 г. Организацията на счетоводната система, счетоводната политика и индивидуалният сметкоплан, създават условия за спазване на счетоводното законодателство през одитирания период.

При съставянето на годишния счетоводен баланс са спазени изискванията на чл. 25 от Закон за счетоводството (ЗСч) за независимост на отделните отчетни периоди и за стойностна връзка между начален и краен баланс. Допуснато е нарушаване на принципа за текущото начисляване на разходите към момента на възникването им съгласно изискванията на ЗСч, в резултат на което, в баланса към 31.12.2009 г. не са отразени задълженията към доставчиците, както и просрочието им. Разчетите с клиентите и доставчиците не са анализирани периодично и просрочените не са отразявани задбалансово, в съответствие с изискванията на Министерството на финансите (МФ). Не са инвентаризирани и по време на годишната инвентаризация активите и пасивите.

С прегледа за комплектоването на първичните документи за извършените приходи и разходи е установено, че в касата на Агенцията, не са прилагани хронологични регистри, от които да се вижда последователността на осчетоводяването им. Това обстоятелство затруднява проследяването на реално извършените (осчетоводените) приходи и разходи и осъществяването на текущия и последващ контрол за изразходването на бюджетните средства.

При одита на политиките по управление на човешките ресурси, като елемент на контролната среда се констатира, че дейността на структурните звена в ИА „ЖА” е обезпечена с кадрови потенциал, в съответствие с утвърдената численост. Назначаването и преназначаването на служители от Агенцията е извършено в съответствие с изискванията на нормативната уредба. Съотношението на общата и специализираната администрация, спрямо общата численост на персонала в Агенцията е в рамките на определените с Наредбата за прилагане на Единния класификатор на длъжностите в администрацията (НПЕКДА) нормативи, но норматива за численост на лицата заемащи ръководни длъжности общо за Агенцията е превишен с една щатна бройка. Длъжностните разписания и поименните разписания на длъжностите, действащи през 2009 г. са разработени в съответствие с изискванията на НПЕКДА. През 2009 г. плащания в брой от касата са извършвани от служител на Агенцията, без тази дейност да е вменена в задълженията му. От изпълнителния директор не са предприети действия за оторизиране на служител, който да извършва касови разплащания.

За одитирания период в ИА „ЖА” не са провеждани процедури по Закона за обществените поръчки (ЗОП) и по Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки (НВМОП) и не са сключвани договори на това основание. През 2009 г. са сключени четири договора по реда на чл. 2 от НВМОП. При изпълнението на договорите по реда на чл. 2 от НВМОП от ИА „ЖА” са спазени законовите разпоредби и от Агенцията е осъществяван текущ контрол. Изготвен е регистър на сключените договори от 2008 г. по реда на ЗОП и НВМОП. През 2009 г. от ИА „ЖА” не е изпращана обобщената информация до Агенцията по обществени поръчки (АОП) за реализираните при условията на чл. 2 от НВМОП малки обществени поръчки. Не е прилагана системата на двойния подпис при сключване на договорите по реда на чл. 2 от НВМОП.

ИА „ЖА” е настанена и ползва помещения в сграда на ул. „Гурко” № 5 (с вход от

През 2009 г. ИА „ЖА” е притежавала 6 леки автомобила. От тях 3 броя са дадени за ползване на териториалните поделения (РЖИ). От ръководството са създадени условия за правилното управление и стопанисване на движимото имущество.

Одитът на финансовото управление на ИА „ЖА” за периода от 01.01.2009 г. до 31.12.2009 г. се извърши в изпълнение на заповеди на ръководителя на Отделение Х на СП доц. д-р Евгения Пенкова № ОР-10-011 от 21.09.2010 г., издадена на основание чл. 37, ал. 4 от Закона за СП и във връзка с изпълнението на Програмата за одитната дейност на СП за 2010 г. и заповед № ОР-10-012 от 19.11.2010 г., с която е изключен един член от състава на екипа.

Изготвена е Програмата за извършване на одита, утвърдена в определения от ръководителя на Отделение Х срок.