Доклад №1000001110 за извършен одит на финансовото управление на Изпълнителна агенция „Железопътна администрация за периода от 01. 01. 2009 г до 31. 12. 2009 г

Отчетените в подпараграф 10-62 „разходи за застраховки” са основно застраховки на командировани служители в чужбина. За одитирания период са в размер на 5 500 лв., при план 6 000 лв. (92 на сто изпълнение). Правилно са отразени като дебитен оборот по едноименната счетоводна сметка от индивидуалния сметкоплан на Агенцията - 6203 „Разходи за застраховане”. Размерът им не се различава при отразяването на начислена и на касова основа.

а) 2 100 лв - изплатени средства за работно облекло на служителите по трудови правоотношения, документите за които не са оформени в съответствие с нормативните изисквания;

а) 2 100 лв. - изплатени разходи за работно облекло на служителите по трудово правотношение, неправилно отчетени в издръжката;

б) 50 744 лв. - изразходени бюджетни средства за преустановена дългосрочна командировка в чужбина на служител на Агенцията, неправилно отчетени в издръжката на Агенцията за отчетния период.

В Таблица № 8 е показан относителния дял на неправилно отчетените по параграфите от ЕБК разходи за издръжка по видове, по отношение на общия размер на отчетените разходи за издръжка:

През 2009 г. ИА „ЖА” членува в следните международни организации:

• 
  за международни железопътни превози (OTIF), създадена на основата на Конвенцията за международни железопътни превози. В организацията членуват 42 страни от Западна и Централна Европа, Азия и Северна Африка. Членският внос за участие през 2009 г. е в размер на 43 459 швейцарски франка.
  
• 
  за сътрудничество на железниците (ОСЖД) е създадена на основа на Съглашение за международно железопътно пътническо съобщение и Съглашение за международно железопътно сточно съобщение. Организацията е учредена в София и в нея участват 25 държави от Европа и Азия. Членският внос на България представлява 2,74 на сто от бюджета на ОСДЖ и се изплаща от бюджета на ИА „ЖА” или дължимата годишна вноска е в размер на 121 229,49 швейцарски франка.
  

• 
  Проект „Транс европейска железница” с основна цел повишаване на качеството и ефективността на транспортните дейности и подкрепа, относно интеграционния процес в Европейските транспортни инфраструктурни системи в съответствие с транс европейските инфраструктурни споразумения на Икономическата комисия на Европа на ООН. Пълноправните членове на проекта са 16 страни, както и в определени дейности по проекта в ролята на наблюдател участват още 5 страни, общо 21 страни. Членският внос за участие през 2009 г. е в размер на 10 000 щатски долара годишна такса.
  

На 30.12.2009 г. е извършена вътрешна компенсирана корекция, утвърдена от МТИТС по предложение на Агенцията, като са намалени разходите за членски внос на 149 000 лв.¹¹¹

Отчетените по параграф 46-00 „Разходи за членски внос и участие в нетърговски организации и дейности” са 53 605 лв., или към 31.12.2009 г. са усвоени 23,82 на сто, спрямо първоначално утвърдените разходи и 35,97 на сто, спрямо уточнения план. Отчетените разходи за членски внос покриват частично само дължимите вноски за членството на ИА „ЖА” в ОСЖД. На 27.04.2009 г. от Агенцията е преведена левовата равностойност на 41 318 швейцарски франка, от общо дължимите 121 230 швейцарски франка¹¹² (вноска за членство на ИА „ЖА” в ОСЖД през 2009 г.). Разхода правилно е осчетоводен по дебита на с-ка 6091 „Разходи за членски внос и други вноски в международни организации”¹¹³.

Дължимият членски внос за 2009 г. е преведен през 2010 г. с бюджетни платежни нареждания от 08.02.2010 г.,15.02.2010 г. и 24.02.2010 г. ¹¹⁴

На 30.10.2007 г. е утвърдена от изпълнителния директор на Агенцията основна процедура за „Разходи за придобиване на дълготрайни материални и нематериални активи”¹¹⁵. В нея са посочени документите, които се издават и съхраняват, отговорните за изпълнението лица, описанието на процеса и дейността, както и рисковете, които се покриват. Процедурата е част от Наръчника за вътрешните контроли в ИА „ЖА” и е прилагана през одитирания период.

От ръководството на ИА „ЖА” с писмо вх. № 04-05-103 от 12.03.2009 г.¹¹⁶ е представен на МТ проект на поименно разпределение на разходите за придобиване на дълготрайни материални активи за 2009 г. Разпределените средства са в рамките на утвърдените разходи по бюджетната сметка на ИА „ЖА” и дадените параметри от ПРБК. Спазен е срока за представяне на проекта.

Планираните капиталови разходи за 2009 г. са представени на програмен продукт „Инвеститор 1.09”. Разходите са свързани с осъществяването на основните функции на Агенцията, като са спазени изискванията в т. 1 на Раздел IV „Капиталови разходи” на писмо № 29-00-28 от 06.03.2009 г. на МТ, за формиране на инвестиционата политика. От Агенцията не е изпълнено изцяло изискването на т. 1 на Раздел IV, като не е приложена обяснителна записка към капиталовите разходи за 2009 г.¹¹⁷ В средствата за капиталови разходи няма предвидени разходи за замразени обекти поради факта, че Агенцията няма такива обекти през 2009 г.¹¹⁸

Планираните и утвърдените средства за придобиване на дълготрайни активи и основен ремонт за Агенцията за 2009 г. са в размер на 50 000 лв.

Извършените корекции към 31.12.2009 г. по бюджетната сметка на Агенцията, не касаят уточнения план на капиталовите разходи.

При анализа на планираните и отчетените средства за придобиване на дълготрайни активи и основен ремонт за 2009 г. от ИА „ЖА”, се установи, че:

• 
  по подпараграф 52-01 „придобиване на компютри и хардуер”, при планирани средства в размер на 33 800 лв. (в т.ч. 30 000 лв. за придобиване на компютри и 3 800 лв. за компютърни конфигурации), правилно са отчетени в ОКИ към 31.12.2009 г. - 29 919 лв. за придобиване на компютри.
  
• 
  по подпараграф 52-03 „придобиване на друго оборудване, машини и съоръжения” неправилно са планирани и отчетени 16 200 лв. за придобиване на „Интегрална информационна система „Локомотивни машинист”¹¹⁹, вместо по подпараграф 53-01 „придобиване на програмни продукти”.
  

В отчета за касовото изпълнение на бюджета за 2009 г. на ИА „ЖА” за придобиване на дълготрайни материални активи през 2009 г. са отчетени 46 119 лв., или 92,23 на сто от общо отчетените капиталови разходи. Сумата е отразена правилно в оборотната ведомост по с-ка 2041 „Компютри и хардуер” - 29 919,30 лв. за доставка на компютри и монитори и по сметка 2101 „Програмни продукти” - 16 200 лв. за закупуване и внедряване на информационна система регистър на „Локомотивни машинисти”.

Счетоводната система на ИА „ЖА” е организирана в дирекция „Административно-правно и финансово-счетоводно обслужване”. Трите териториални звена - в София, Горна Оряховица и Пловдив (РЖИ) се обслужват от счетоводството на Агенцията. В началото на всеки календарен месец териториалните звена получават аванси за командировки и за гориво за служебните автомобили, разрешения за заявени разходи за месеца и др. В края на месеца авансите се отчитат от териториалните звена, като се представят в счетоводството на Агенцията разходооправдателни документи за извършените разходи.

Вътрешните актове, с които основно е регламентирана работата на счетоводната система през одитирания период са:

а) Счетоводна политика;

д) Индивидуален сметкоплан;

б) Вътрешни правила за дейността на финансово-счетоводния отдел (елемент от Наръчник за вътрешните контроли в ИА „ЖА”), които включват процедури за извършване на разходи за канцеларски материали, за издръжка, разходи свързани с доставката на стоки и услуги, разходи за придобиване на ДМА, процедура за извършване на инвентаризация и др. Във вътрешните правила е регламентирана дейността на „Дирекция Административно-правна и финансово-стопанска дейност”, от която се реализира финансово-счетоводната дейност на Агенцията. Във Вътрешните правила са включени и процедури за осъществяване на предварителен контрол и системата на двоен подпис при поемане на задължение и/или извършване на разходи, както и План за документооборота - с основни изисквания към първичните и вторични счетоводни документи и реда за съставянето и движението им. Вътрешните правила, регламентиращи дейността на финансово-счетоводния отдел са утвърдени от изпълнителния директор на 30.10.2007 г. и не са актуализирани до момента на извършване на настоящия одит. ¹²⁰

в) други - заповеди на изпълнителния директор във връзка с осъществяването на финансово-счетоводната дейност през одитирания период.

1. Приета и прилагана счетоводна политика

За одитирания период има утвърдена от изпълнителния директор счетоводна политика (Сч.П) на ИА „ЖА”. В нея е отразено, че отчитането дейността на Агенцията следва да се осъществява при прилагане на принципите определени в чл. 4 от ЗСч. Регламентирани са: формата на счетоводно отчитане и какви регистри следва да осигурява тя, изискванията към първичните счетоводни документи и документооборота, отчитането на активите и пасивите, на приходите и разходите и на разчетните отношения (вземанията и задълженията). В утвърдената счетоводна политика е определен стойностен праг на същественост за ДМА - 700 лв., без ДДС. ¹²¹

Проверката за спазване изискванията на утвърдената счетоводна политика в дейността на Агенцията през одитирания период показа, че:

а) утвърдената от изпълнителния директор счетоводната политика за 2009 г. е съобразена със счетоводната политика на първостепенния разпоредител (бившето МТС);

б) в доклада за заверка на ГФО на първостепенния разпоредител за 2009 г. е направена констатация, че “в счетоводните сметки от гр. 20 на оборотната ведомост на
ИА „ЖА” има ДМА под прага за същественост”. По време на одита се извърши корекция и към 21.07.2010 г. дълготрайните активи се заведоха по счетоводните сметки, при съблюдаване на стойностния праг за същественост. Активите под прага за същественост (700 лв. без ДДС) се изписаха от гр. 20 и се осчетоводиха в задбалансовата счетоводна сметка 9909 „Други активи в употреба изписани като разход”.¹²²

в) спазен е чл. 24 от счетоводната политика - оценката на материалните запаси при тяхното потребление, да се извършва по метода на конкретно определена цена (при директно изписване на разход) и по средно-претеглената цена (когато са заведени в склада на предприятието), което се осигурява от автоматизираната обработка на счетоводната информация;

г) не са спазени изискванията на членовете: 28,29 и 30 от счетоводната политика, за отчитане просрочието на вземанията и задълженията на Агенцията и е допуснато в ГФО към 31.12.2009 г. - просрочени задължения към доставчиците, отразени в Справката за вземанията и задълженията, представена в Министерство на финансите, в размер на 139 226 лв., да не са осчетоводени в баланса. ¹²³

2. Индивидуален сметкоплан, правила за документооборота и др.

Агенцията има одобрен от изпълнителния директор индивидуален сметкоплан за

Проверката по време на одита установи, че през 2010 г. е преустановено осчетоводяването по неразрешените от СБП счетоводни сметки и към момента на извършване на одита, те не се употребяват при осчетоводяването на разходите.¹²⁶

Останалите счетоводни сметки от индивидуалния сметкоплан на Агенцията са от посочените в СБП от МФ и са съобразени с индивидивидуалния сметкоплан на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити (бившето МТ).

В ИА „ЖА” има утвърден План за документооборота, разработен като неразделна част на вътрешните правила за дейността на финансово - счетоводния отдел от 2007 г. В него са посочени основните изисквания към първичните и вторични счетоводни документи, реда за съставянето и движението им и свързаната с тях документация. До момента на извършване на одита, планът не е променян и допълван.¹²⁷