Назначени служители по чл. 15 от ЗДСл (по заместване)

През 2009 г. на основание чл. 15 от ЗДСл, от изпълнителния директор на ИА „ЖА” са назначени десет служители. Назначаването е извършено съгласно изискванията на закона, със заповед на изпълнителния директор на Агенцията, за определен срок за заместване на държавен служител, който отсъства от работа повече от три месеца.

Одитът установи, че от назначените служители по чл. 15 от ЗДСл двама са преназначени на по-висока длъжност (от мл.експерт на длъжност началник отдел и от ст. експерт на длъжност главен инспектор), въз основа на спечелена конкурсна процедура. Шест служители са преназначени на основание чл. 82, ал. 1 от ЗДСл (на друга длъжност в същата администрация). Двама изпълняват същата длъжност до края на одитирания период. ¹⁵⁴

От ИА „ЖА” са спазени изискванията на ЗДСл при назначаване на служители по заместване.

6. Назначени служители по чл. 16 от ЗДСл (работа по вътрешно съвместителство)

На основание чл. 16, ал. 1 от ЗДСл, за работа по вътрешно съвместителство от председателя на ИА „ЖА” през 2009 г. са издадени 4 заповеди на трима служители. Спазени са изискванията на чл. 16, ал. 2 от закона, като определеният в заповедите срок за вътрешното съвместителство е шест месеца. В съответствие с чл. 16, ал. 3 от ЗДСл, определеният размер на допълнителното възнаграждение на служителите е 50 на сто от минималния размер на основната заплата на незаетата длъжност. През одитирания период на служителите са изплатени общо 2 551 лв. за работа по вътрешно съвместителство. ¹⁵⁵

ИА „ЖА” е възложител на обществени поръчки по смисъла на чл. 7, т. 1 от ЗОП.

При извършената проверка за проведени процедури през 2009 г. по реда на условията за възлагане на обществени поръчки, съгласно изискванията на ЗОП и НВМОП, с цел установяване законосъобразното разходване на бюджетните средства се установи, че за одитирания период не са възникнали обстоятелства за провеждане на такива процедури.
1. Изготвени и утвърдени вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки

За одитирания период в ИА „ЖА” са действали утвърдените на 30.10.2007 г. Вътрешни правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки (ВПППОП)¹⁵⁶, в които са регламентирани условията и реда за провеждане на процедурите по възлагане на обществени поръчки, организацията на работа при възлагането и контрола по провеждане на обществените поръчки, както и съхраняването на документацията.

От ИА „ЖА не е предоставен оригинал на Вътрешните правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки, изготвени и утвърдени преди 30 май 2010 г. (действащи през 2009 г.)¹⁵⁷

През 2010 г. в изпълнение на препоръка № 3 от Плана за действие на ИА „ЖА”¹⁵⁸, утвърден от министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията след извършен одит от дирекция „Звено за вътрешен одит” към МТИТС на 30.05.2010 г. от Агенцията са допълнени ВПППОП.¹⁵⁹

За одитирания период в ИА „ЖА” не са провеждани процедури по ЗОП и по НВМОП¹⁶⁰ и не са сключвани договори на това основание.

През 2009 г. са сключвани четири договора по реда на чл. 2 от НВМОП¹⁶¹:

• 
  по чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП - два договора с предмет писмен превод от английски на български език на Правилника за железопътния превоз на опасни товари RID 2009 с „Международни езикови решения” ООД и доставка на компютри и монитори с фирма „НИНЕС КОМ” ЕООД;
  
• 
  по чл. 2, ал. 2, т. 2 от НВМОП - два договора с предмет: поддръжка на асансьори с „МИСО”-ЕТ и поддръжка на регистър „Подвижен железопътен състав” с „ББФ-ЦЕАТ” ООД.
  

- През 2009 г. от ръководството на ИА „ЖА” не е изпращана обобщена информация на Агенцията за обществени поръчки (АОП) за реализираните при условията на чл. 2 от НВМОП малки обществени поръчки, съгласно изискванията на чл. 34, ал. 5 от НВМОП.¹⁶²

- През 2009 г. документите за сключените договори по реда на НВМОП се съхраняват от юрисконсулта на Агенцията. Не са спазени изискванията на т. 1.4 и т. 1.5 на Раздел VІ „Изготвяне на досиета на обществена поръчка” от Вътрешните правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки (утвърдени на 30.10.2007 г.), за прилагане в досиетата на всички съпътстващи приложения и копия на фактури по сключените договори. По време на одита, от отговорните длъжностни лица бяха предприети действия и цитираните пропуски бяха отстранени, като документите бяха окомплектовани съгласно вътрешните правила.¹⁶³

• 
  От 2009 г., в Агенцията се изготвят и поддържат регистри, относно сключените договори по реда на ЗОП и НВМОП, съгласно т. 3, булет 16 на Раздел ІІ „Органи, дирекции и отдели отговарящи за провеждането на процедури по обществени поръчки” от Вътрешните правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки (утвърдени на 30.10.2007 г.).¹⁶⁴ В изготвения регистър на договорите са вписани договори, сключени през 2008 г. и следващите години, които се намират в досиетата съхранявани от главния юрисконсулт по проведен избор на изпълнител. Договорите сключени през предходни години, по които има извършени плащания през 2009 г. са съхранявани в счетоводството.¹⁶⁵
  

При прегледа на действащите договори през 2009 г., но сключени през предходни години по реда на ЗОП и НВМОП от Агенцията¹⁶⁸ се установи, че:

• 
  сключени договори по реда на ЗОП няма;
  
• 
  по чл. 2, ал. 2, т. 2 от НВМОП са сключени пет договора за: „Обслужване компютърно осигуряване”; „Изграждане на LAN мрежа и достъп до интернет”; Обслужване на информационна система „Регистър на подвижен железопътен състав”; охрана СОТ; Обслужване на системата „Док Сис Перфект”.
  
• 
  по чл. 2, ал. 2, т. 1 от НВМОП е сключен един договор за „Изграждане на информационна система „Регистър локомотивни машинист””.
  

От извършения анализ на взетите управленски решения и дейности по прилагане на разпоредбите на НВМОП и ВПППВОП се установи, че през одитирания период е допуснато:¹⁷⁰

а) сключване на договори само с подпис на изпълнителния директор. Не са прилагани изискванията на т.18 на раздел V „Провеждане на процедурата” от ВПППВОП и на чл. 13, ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС за двоен подпис, като договорите са подписвани само от изпълнителния директор на Агенцията;

б) не е изпращана обобщена информация до АОП за всички малки обществени поръчки, реализирани при условията на чл. 2 от НВМОП, съгласно изискванията на чл. 34, ал. 5 от НВМОП;

в) ВПППВОП не са актуализирани в съответствие с действащата структура на Агенцията. В Раздел VІІ „Съхраняване на документацията по обществена поръчка” е отразено, че окомплектованите досиета на обществените поръчки се съхраняват от „Правно-нормативно обслужване”. Към 31.12.2009 г. в Агенцията такава структурна единица няма.

За одитирания период в ИА „ЖА” не са провеждани процедури по ЗОП и по НВМОП и не са сключвани договори на това основание. През 2009 г. са сключвани четири договора по реда на чл. 2 от НВМОП. При изпълнението на сключените договори по реда на чл. 2 от НВМОП, от ИА „ЖА” са спазени законовите разпоредби. През 2009 г. е изготвен регистър на сключените договори от 2008 г. по реда на ЗОП и НВМОП. От Агенцията е осъществяван текущ контрол по изпълнение на договорите. През 2009 г. не е изпращана обобщената информация до АОР за реализираните при условията на чл. 2 от НВМОП малки обществени поръчки. Не е прилагана системата на двойния подпис при сключване на договори (договорите са подписвани само от изпълнителния директор).
VI. Проверка на управлението на имуществото

1. Недвижимо имущество - проверка за наличие на документи за собственост и стопанисване

Извърши се проверка на стопанисването и управлението на предоставените на ИА „ЖА” помещения за ползване.

Агенцията е настанена и ползва помещения в сградата на МТИТС на ул. „Гурко” № 5 (с вход от ул. „Кузман Шапкарев”). Ползваните към 31.12.2009 г. помещения са следните:¹⁷¹

а) в ниската сграда, с вход от към ул. „Кузман Шапкарев” в гр. София, на 4-ти етаж - 16 стаи, на 5-ти етаж - 6 стаи и 1 зала;

б) в сградата на НК „ЖИ”, находяща се в гр. София, с адрес бул. „Мария Луиза” № 102, РЖИ - София, ползва 3 стаи на 3-ти етаж;

в) в сградата на „БДЖ” ЕАД, находяща се в гр. Пловдив, с адрес бул. „Васил Априлов” № 3, РЖИ-Пловдив, ползва 3 стаи на 2-ри етаж;

г) в сградата на НК „ЖИ”, находяща се в гр. Горна Оряховица, с адрес ул. „Цар Освободител” № 97, РЖИ - Горна Оряховица ползва 2 стаи на 5-ти етаж.

За част от ползваното недвижимо имущество ИА „ЖА” разполага със следните документи:

• 
  Заповед № РД-08-70 от 04.03.2009 г. на министъра на транспорта г-н Петър Мутафчиев за предоставяне за ползване на стаи с № № 421 и 422 на 4-ти етаж и приемо - предавателен протокол от 16.02.2009 г. Заповедта е издадена на основание чл. 28, ал. 3, т. 2, във връзка с ал. 1 от Закона за държавната собственост и чл. 11 от УП на Министерството на транспорта. С нея министърът на транспорта нарежда ГД „Гражданска въздухоплавателна администрация” (ГВА) да предостави безвъзмездно на ИА „ЖА” ползването и управлението на стопански инвентар - движими вещи - държавна собственост в съответствие с два описа на имуществото, които са неразделна част от заповедта, находящи се на адрес: гр. София, ул. „Дякон Игнатий” № 9, ІV-ти етаж, стаи № 421 и 422. Описите са подписани само от представител на ГД „ГВА”.
  

- Одобрен от заместник-министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията г-н Камен Кичев доклад на изпълнителния директор на ИА „ЖА” с рег.

За ползването на останалите помещения в сградата на МТИТС на ул. „Гурко” № 5 (с вход от ул. „Кузман Шапкарев”) и в сградите на НК „ЖИ” и „БДЖ” ЕАД, Агенцията не разполага с писмени документи. ¹⁷⁵

Помещенията, които ползва ИА „ЖА” не са й прехвърлени официално и документално, съгласно дадено писмено пояснение от изпълнителния директор (т. 3 от писмо рег. № 07-00-10 от 08.11.2010 г.). ¹⁷⁶

ИА „ЖА” не разполага с информация за правното основание, на което служителите й са настанени и ползват помещения в сградата на МТИТС на ул. „Гурко”№ 5 (с вход от ул. „Кузман Шапкарев”) и помещения от сградите на НК „ЖИ” и „БДЖ” ЕАД, ползвани от РЖИ София, Пловдив и Горна Оряховица.

2. Движимо имущество - проверка на организацията по отчитане и стопанисване

Съгласно отговори на длъжностните лица, дадени с писмо изх. № 07-00-10 от 08.11.2010 г. и Справка за движимото имущество - налични автомобили в ИА „ЖА” през 2009 г., изх. № 10-20-68 от 16.11.2010 г., изготвена също от одитирания обект, през 2009 г. Агенцията е притежавала 6 броя леки автомобили. Общата отчетна стойност на автомобилите към 31.12.2009 г. е 79 870 лв. Автомобилите са придобити преди одитирания период. От тях 3 бр. (със заповеди от 2006 г., 2007 г. и 2008 г.) са дадени за ползване на териториалните поделения. ¹⁷⁷

Във връзка със стопанисването и ежедневното ползване на служебните автомобили в Агенцията има утвърдени от изпълнителния директор Правила и график за ползване на служебните автомобили на ИА „ЖА”. В правилата е посочено, че в началото на всяка календарна година се определя лимит от парични средства за ремонт и гориво на автомобилите на всяка Районна железопътна инспекция (София, Пловдив, Горна Оряховица). Посочени са реда, сроковете и отговорниците за осъществяване на отчетността за изразходеното гориво. (по пътните листа на автомобилите). Средствата за ремонт на служебните автомобили се отпущат след одобрена от главния секретар и изпълнителния директор докладна. Автомобилите се ползват целогодишно и се стопанисват на служебни паркинги (на МТИТС), като за един от тях се ползва платен паркинг.

Извършени са годишни застраховки „Гражданска отговорност” за всички автомобили и застраховка „Автокаско” за автомобилите в гр. София. Разходите за застраховки на автомобилите през 2009 г. са в размер на 5 500 лв.

Автомобилите са заведени в баланса на Агенцията. Извършена е годишна инвентаризация на движимото имущество, както в централното управление на Агенцията, така и в териториалните звена. Стойността му не е променяна през отчетния период. През 2009 г. няма спрени от движение автомобили.

През одитирания период са създадени условия от ръководството на ИА „ЖА” за правилното отчитане и управление на движимото имущество.

Част четвърта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В резултат на извършения анализ е изготвена оценка на финансовото управление на бюджетните средства и ползваното недвижимо и движимо имущество от Изпълнителна агенция „Железопътна администрация”. Формирана е позитивна оценка за създадената в съответствие с нормативните изисквания организация за изготвяне на бюджетната прогноза за 2009 г. - 2011 г. и проекта на бюджет (бюджетна сметка) за 2009 г. При изготвяне на бюджетната прогноза от ИА „ЖА” не са планирани приходи въпреки, че с нормативната уредба са регламентирани такива и Агенцията отчита реализираните приходи в представяните на ПРБК отчети за касово изпълнение на бюджета.

Бюджетната сметка на ИА „ЖА” е утвърдена от първостепенния разпоредител с бюджетни кредити и е извършено месечното разпределение на средствата по нея. За 2009 г. по бюджетната сметка на ИА „ЖА” са извършени четири корекции, които са мотивирани и са в съответствие с изискванията на нормативната уредба.

Реализираните приходи са законосъобразни, но е допуснато отчитане на някои от тях в несъответствие с ЕБК за 2009 г.

Отчетените в ОКИ към 31.12.2009 г. разходи съставляват 74,40 на сто, спрямо планираните. Значителният размер на неусвоените разходи се дължи основно на неодобрени в края на 2009 г. плащания от ПРБК по издадени фактури.

Средствата за заплати и възнаграждения на служителите от ИА „ЖА” са отчетени правилно по съответните параграфи и подпараграфи на ЕБК за 2009 г. Не са спазени нормативните изисквания при изплащането на награди за организация и координация по въпросите на Европейския съюз. Не е въведен вътрешен ред, ангажиращ финансовия контрольор да осъществява предварителен контрол за законосъобразност, преди извършване на разходите за награди на служителите.

От ИА „ЖА” са спазени изискванията на ПМС № 66 от 1996 г. при назначаване на лицата по реда на постановлението и при определяне на месечното им възнаграждение, но не са изготвени допълнителни разписания на длъжностите на назначените лица.

Размерът на средствата за СБКО не е определен в съответствие с изискванията на нормативната уредба. За начина на използването им, няма решение на Общото събрание на служителите по трудови правоотношения и заповед на изпълнителния директор на Агенцията, поради което извършените разходи са незаконосъобразни.

Средствата за представително облекло на персонала по служебни правоотношения са отчетени правилно в ОКИ към 31.12.2009 г., но са осчетоводени неправилно, в несъответствие с указанията на ПРБК.

От Агенцията са допуснати грешки при начисляването, изплащането, осчетоводяването и отчитането на възнаграждения по голяма част от сключените граждански договори. Упражняваният от компетентните органи контрол е занижен. Не е осъществяван и предварителен контрол за законосъобразност при поемане на задължения по граждански договори. За извършената работа по 57 на сто от сключените и действащи през одитирания период граждански договори, не са изготвяни приемо - предавателни протоколи.

Отчетените разходи за издръжка представляват 16 на сто от разходите на Агенцията за 2009 г. и 56 на сто, спрямо планираните за целта средства. Размерът им е в рамките на уточнения план. Заповедите за предоставяне работно облекло на служителите по трудово правоотношение и осчетоводяването на разходите за него, не са оформени в съответствие с изискванията на нормативните актове. Въпреки въведената организация за отчитане и разходване на горивото за служебните автомобили е допуснато извършване на разходи за гориво, над планираните за тази цел бюджетни средства. Допуснат е незаконосъобразен разход за закупуване на карти за градския транспорт на 55 на сто от служителите на Агенцията. Предсрочно е прекратена дългосрочна командировка в чужбина на служител от ИА „ЖА”, поради неосигурени средства за нея по плана на бюджетната сметка.

Констатирано е, че поради неспазване изискванията на нормативните актове и неправилни управленски решения от страна на изпълнителния директор, през одитирания период са допуснати незаконосъобразни разходи за издръжка в размер на около 8 на сто, и неправилно отчетени по параграфите на ЕБК разходи в размер на 27 на сто, от общия размер на отчетените разходи за издръжка.

През 2009 г. от Агенцията не са преведени 64 на сто от вноските за членство в международни организации. Извършените разходи за членски внос са отчетени и осчетоводени правилно, при спазване ЕБК за 2009 г. и СБП.

Капиталовите разходи за придобиване на дълготрайни материални активи през одитирания период са отчетени и осчетоводени правилно, с изключение на извършен разход за придобиване на информационна система.

Счетоводната система на ИА „ЖА” е организирана в дирекция „Административно-правно и финансово-счетоводно обслужване”. Трите териториални звена - в София, Горна Оряховица и Пловдив се обслужват от счетоводството на Агенцията. Организацията на счетоводната система, счетоводната политика и индивидуалния сметкоплан, създават условия за спазване на счетоводното законодателство през одитирания период.

При съставянето на годишния счетоводен баланс са спазени изискванията на чл. 25 от ЗСч за независимост на отделните отчетни периоди и за стойностна връзка между начален и краен баланс. Допуснато е нарушаване на принципа за текущото начисляване на разходите към момента на възникването им, съгласно изискванията на ЗСч, в резултат на което в баланса към 31.12.2009 г. не са отразени задълженията към доставчиците, както и просрочието им. Разчетите с клиентите и доставчиците не са анализирани периодично и просрочените не са отразявани задбалансово, в съответствие с изискванията на МФ. Не са инвентаризирани по време на годишната инвентаризация.

От извършения одит на политиките по управление на човешките ресурси се установи, че дейността на структурните звена в ИА „ЖА” е обезпечена с кадрови потенциал, в съответствие с утвърдената численост. Назначаването и преназначаването на служители от Агенцията е извършено в съответствие с изискванията на нормативната уредба.

Съотношението на общата и специализираната администрация, спрямо общата численост на персонала в Агенцията е в рамките на определените с НПЕКДА нормативи, но норматива за численост на лицата заемащи ръководни длъжности, общо за Агенцията, е превишен с една щатна бройка. Длъжностните разписания и поименните разписания на длъжностите действащи през 2009 г. са разработени в съответствие с изискванията на НПЕКДА.

През одитирания период, плащания в брой от касата са извършвани от служител на Агенцията, без тази дейност да е вменена в задълженията му. От изпълнителния директор на Агенцията не са предприети действия за оторизиране на служител, който да извършва касови разплащания.

За одитирания период в ИА „ЖА” не са провеждани процедури по ЗОП и по НВМОП и не са сключвани договори на това основание. Сключени са четири договора по реда на
чл. 2 от НВМОП. При изпълнението на сключените договори от ИА „ЖА” са спазени законовите разпоредби. През 2009 г. не е изпращана обобщена информация на Агенцията по обществени поръчки за реализираните при условията на чл. 2 от НВМОП малки обществени поръчки. Не е прилагана системата на двойния подпис при сключване на договорите по реда на чл. 2 от НВМОП.

Агенцията не разполага с информация за правното основание, на което служителите са настанени и ползват помещения в сградата на МТИТС на ул. „Гурко” № 5 (с вход от

ИА „ЖА” е притежавала 6 леки автомобила, придобити преди одитирания период. От тях 3 бр. са дадени за ползване на териториалните поделения (РЖИ). От ръководството са създадени условия за правилното управление и стопанисване на движимото имущество.

1.1. Да се определят длъжностни лица и да се конкретизират отговорностите им за упражняване на контрол за представяне на МТИТС:

1.1.1. План на очакваните приходи, приложен към проекта на бюджет за съответната година.¹⁷⁸

1.1.2. Месечно разпределение на разходите, след извършени корекции по бюджетната сметка на ИА „ЖА”.¹⁷⁹

2.1. Да се определят длъжностни лица и да се конкретизират отговорностите им за упражняване на контрол за спазването на нормативните и вътрешни актове, при начисляване и изплащане награди на служителите на Агенцията.¹⁸⁰

2.2. Да се въведе вътрешен ред, ангажиращ финансовия контрольор да осъществява предварителен контрол за законосъобразност, при извършване на разходи за награди или други допълнителни възнаграждения на служителите на Агенцията.¹⁸¹

2.3. Ведомостите за заплати и възнаграждения на персонала нает по трудови и служебни правоотношения и нещатния персонал, нает по трудови правоотношения, да се оформят с подпис на изпълнителния директор и печат на Агенцията.¹⁸²

3.1. Да се определят длъжностни лица, които да упражняват контрол за определяне на средствата за СБКО, в размери съответстващи на нормативно определените. ¹⁸³

3.2. Начинът на използване на средствата за СБКО да се определя с решение на Общото събрание на служителите на ИА „ЖА”.¹⁸⁴

3.3. Изплащането на средства от СБКО да се извършва при наличие на заповед на изпълнителния директор на Агенцията.¹⁸⁵

4.1. Да се определят длъжностни лица и да се конкретизират отговорностите им, за упражняване на контрол за¹⁸⁶:

4.1.1. Оформянето на гражданските договори с подписи на възложител и изпълнител.

4.1.2. Изготвянето на приемо-предавателни протоколи, удостоверяващи извършената работа по сключени граждански договори.

4.1.3. Изплащане и отчитане на възнагражденията по сключени граждански договори в съответствие с нормативните изисквания.

4.2. Да се въведе вътрешен ред, регламетниращ начина за предоставяне на документите за поемане на задължения по граждански договори на финансовия контрольор за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност.¹⁸⁷

5.1. Предоставянето на работно облекло на служителите по трудово правоотношение да се отчита като получено възнаграждение от персонала в натура.¹⁸⁸

5.2. Да се утвърдят разходни норми за гориво на служебните автомобили и да се упражнява контрол от страна на главния секретар и главния счетоводител, при закупуването, изразходването и отчитането на горивото за служебните автомобили, в съответствие с изискванията на вътрешните правила на Агенцията.¹⁸⁹

5.3. При закупуването на карти за градския транспорт на служителите от администрацията, в списъка одобрен от изпълнителния директор да се включват служители, за които в длъжностните им характеристики е упоменато, че извършват служебни пътувания в границите на населеното място.¹⁹⁰

5.4. Във връзка с провеждането и отчитането на командировките в страната и в чужбина:

5.4.1. Да се регламентира във вътрешните актове на Агенцията реда за провеждането и отчитането на командировките в страната и в чужбина (краткосрочни и дългосрочни).¹⁹¹

5.5. С цел избягване необходимостта от предсрочно прекратяване на дългосрочни командировки на служители в чужбина, командироването да се извършва след съгласуване с ПРБК и след осигуряване на средства по план, в бюджетната сметка на Агенцията за съответната командировка.¹⁹²

6. Счетоводна система

6.1. Във всички случаи на извършване на разходи за издръжка над 100 лв., да се осъществява предварителен контрол за законосъобразност на разходите от финансовия контрольор, като извършения контрол се документира, в съответствие с изискванията на вътрешните актове.¹⁹³

6.2. Да се прилага във всички случаи на поемане на задължения и извършване на разходи във връзка с издръжката на Агенцията по банка и по каса, изискващата се от вътрешните актове, система на двоен подпис при оформяне на документите за плащанията, в съответствие със ЗФУКПС ¹⁹⁴

6.3. Да се сторнира грешната приключителна операция от 2009 г. за осчетоводяване обезценката на ДМА (намалението на дълготрайните активи в размер на 150 527 лв.) и съгласно нормативните изисквания, намалението да се отнесе в счетоводната сметка 130 1 „Изменения в нетните активи от преоценка”.¹⁹⁵

6.4. Да се спазва принципа на текущото начисляване на разходите към момента на възникването им, съгласно изискванията на ЗСч. ¹⁹⁶

6.5. Ежемесечно да се извършва анализ на несъбраните вземания от клиенти и неизплатените задължения на доставчиците, като просрочените се отразяват задбалансово и се изпраща информация за размера им на МФ, съгласно нормативните изисквания. Вземанията и задълженията на Агенцията да се инвентаризират по време на годишната инвентаризация на активите и пасивите.¹⁹⁷

6.6. При комплектоването на осчетоводените първични документи за извършените приходи и разходи в касата, да се прилагат месечни хронологични регистри (или контировки върху документите), от които да се вижда по кои счетоводни сметки са осчетоводени приходите (разходите) и по кой параграф от ЕБК са отчетени, както и пълнотата и последователността на обработката на документите.¹⁹⁸

6.7. По счетоводната сметка 6029 „Други разходи за външни услуги” да не се отчитат разходи, за които в СБП (индивидуалния сметкоплан), има предвидени счетоводни сметки.¹⁹⁹

6.8. При удържане на суми от заплатите на служителите (при възстановяване на преразходи и др.), да се изискват от тях декларации, за изразено съгласие по чл. 72 от ЗДС.²⁰⁰

7. Управление на човешките ресурси

7.1. Да се предприемат необходимите действия от изпълнителният директор на Агенцията за:

7.1.1. Оторизиране на служител, който да извършва касови разплащания.²⁰¹

7.1.2. Числеността на лицата, заемащи ръководни длъжности ИА „ЖА”, да се приведе в съответствие с определения с НПЕКДА норматив.²⁰²

8.1. Да се определят длъжностни лица и да се конкретизират отговорностите им за уплражняване на контрол за:

8.1.1. Прилагане на системата на двоен подпис при сключванена договори по ЗОП и НВМОП, в съответствие с изискванията на чл. 13,ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС.²⁰³

8.1.2. Предоставяне на обобщена информация на АОП по образец, утвърден от изпълнителния директор на Агенцията, за всички малки обществени поръчки, реализирани при условията на чл. 2 от НВМОП, съгласно изискванията на чл. 34, ал. 5 от НВМОП.²⁰⁴