“Членовете на една каквато и да е организация в крайна сметка трябва
да се претеглят, а не да се преброяват.”
Цезар Карафеизов
Щатното разписание отразява наличния персонал и вакантните длъжности в организацията, разпределени по структурни звена. В производствените организации то още се нарича “производствен щат” или “поименно разписание”. То се различава от длъжностното разписание по това, че в него се вписват имената на назначените хора или незаетите позиции. Разработва се за същите организационни единици както и длъжностното разписание и изцяло следва неговата структура.
Това е вторият по важност документ, описващ наличния персонал и вакантните длъжности, разпределението им по организационните звена и друга важна информация. Щатното разписание е основен документ и база за разработването на други документи по управление на човешките ресурси. Разписанието се използва за целите на: набирането и подбора, определянето на потребностите от персонал и за развитието на наличния персонал, изчисляване на заплатите, планирането на промените в заплащането и др. Чрез него се изчисляват осигурителните вноски и се попълват необходимите документи за НОИ. Разработва се от мениджъра/специалиста по човешките ресурси и се утвърждава от ръководителя на организацията.
За разработването на щатното разписание се използва утвърденото длъжностно разписание в съчетание с данните и договорите на назначените лица.
Аналогично на длъжностното разписание, то също се подготвя във вид на таблица. В него се пренасят данните от длъжностното разписание (код и клас на професиите по НКП, длъжностна степен и др.).
Титулната част е подобна на тази в длъжностното разписание. Щатното разписание се разделя на части по организационни звена, които започват с името на звеното и завършват със сумарния ред за звеното. Сумарните редове съдържат две числа, разделени с наклонена черта: брой на наличния персонал и брой на вакантните длъжности. Между заглавието и сумарния ред се изреждат назначените лица и вакантните длъжности (1). Добре е това да става в съответствие с длъжностната йерархия. За всеки работещ се посочват:
-
Длъжността, на която е назначен (2);
-
Кодът на професията по НПК (3), взет от длъжностното разписание за съответната длъжност;
-
Образованието (4), което притежава;
При наличие на няколко вида образование могат да се посочат всички, като на първо място се поставя отговарящото на заеманата длъжност образование. Тази информация е необходима и може да се използва при вътрешни размествания, планиране на кариерата и обучение.
-
Длъжностна степен (5) за длъжността и начална заплата (6), взети от длъжностното разписание;
-
Индивидуална заплата (7), определена на работещия за периода.
Тук може да се посочи документът (номер на протокола или заповед) и датата на определяне на тази заплата.
-
Степен на заемане на длъжността (8).
Тази степен показва каква част от длъжността се изпълнява от работещия, при положение, че лицето е частично заето или съвместява няколко длъжности. Често изпълняваната част от длъжността се посочва в проценти, както е дадено в примерното щатно разписание по-долу (виж Таблица 3). На същото място може да се посочи и коя друга длъжност се съвместява от работещия. При дълготрайна отпуска, разрешена от Кодекса на труда, тук може да се напише причината и крайната дата на отсъствието (Например: “Майчинство до 15. 11.2003 г.”). За лица, работещи по заместване, тук се определя крайната дата на заместването. Всички тези случаи се илюстрират в приведения в таблица 3 пример.
Щатното разписание може да съдържа и други важни данни по ваша преценка:
-
Личния служебен номер/персонален код, ако такъв е присвоен на служителите;
-
Единния граждански номер (ЕГН), взет от документите при назначаването;
-
Датата на назначаване на тази длъжност съгласно сключения договор между работодателя и наетия;
Ако длъжността изисква специални правоспособности, тук се посочват номерът и дата на издаване/валидността на документа, потвърждаващ тази правоспособност. Те могат да предоставят права за управление на определен клас техника;
-
Правомощия и специални отговорности
Ако сте решили да включите тези данни в щатното разписание, тук можете да посочите правото на подпис под финансови документи, допуск за работа с класифицирана информация, ползване на служебен автомобил с шофьор, право на безплатна храна за работа във вредни за здравето условия и други;
-
Общ трудов стаж, стаж по специалността и др.
Някои от тези случаи са отразени в примерното разписание по-долу (виж Таблица 3). Използвайки този пример, вие лесно ще подготвите щатното разписание за вашата организация.
Добре е щатното разписание да се подготвя на фирмената бланка и в подходящ официален вид. То представлява фирмена (поверителна) информация. Достъп до него имат само определени лица и то се съхранява по специален начин. При необходимост се предоставя на контролните органи на “Главната инспекция по труда” и по време на финансови ревизии.
ВТаблица 3, Приложение 2 прилагаме примерно щатно разписание.
Правилник за вътрешния ред В Правилника за вътрешния ред се конкретизират правата и задължения на работещите и на работодателя в процеса на труда. Това е важен и многофункционален документ. Задължението да се спазва Правилника се вписва в трудовия договор. С него задължително се запознават всички назначени на работа, което се удостоверява с подпис. Това му придава юридическата сила. Ако имате такъв правилник, ще си спестите много проблеми, свързани с отношенията в организацията и с организацията на труда в нея. Той разширява, уточнява и добавя някои положения от Кодекса на труда. Някои правилници на организации от малкия и средния бизнес дори съдържат преписани цели текстове от КТ с обяснение, че Кодексът не се чете, а Правилникът поне се преглежда. Такъв аргумент може да бъде уважен.
|
Да си представим, че се разпада синдикалната организация в едно предприятие. Това означава, че колективният трудов договор става невалиден. Все пак, в него има много полезни елементи, които си заслужава да бъдат запазени. Това може да стане като ги включим в Правилника за вътрешния ред.
|
Чрез Правилника за вътрешния ред ръководителят определя организацията на труда и трудовите отношения в организацията така, както е най-добре за бизнеса, стига това да не противоречи на законодателството. Запознавайки се с Правилника като с част от трудовия договор, всеки работещ се задължава да го спазва. Той трябва да бъде подробен, но и без излишни обяснения и детайли. Правилникът се разработва от мениджърския екип под ръководство на ръководител/специалист по управление на човешките ресурси и се утвърждава от ръководителя на организацията. Всяко изменение в него се оформя в заповед и се свежда до знанието на работещите.
В Правилника за вътрешния ред могат да се включат:
-
Организация на работния ден (точки 1 – 3 и 7 от примера)
Посочват се началото и края за различни възможни случаи (според дните от седмицата, проекти, обекти и др.), редуването на смените, почивките по време на работата, включително и за храненето, редът за отчитане на работното време и отговорниците за ефективното му използване, задължителното присъствие при променливо работно време и работното време на обслужващи звена (финансова служба, административен отдел и др.)
Описва се редът за планиране, за искане и разрешаване на отпуски, заместване през това време, действия при прекъсване и отлагане на отпуската. Могат да се приложат/посочат образци на документи, свързани с този ред.
Конкретизират се редът за планирането им, разрешаването, отчитането, финансовите възможности по различни категории работещи, удължаването, видът транспорт и условията на пребиваването, специални възможности и др.
-
Работа с различни технологии и техники (6)
Конкретизират се правилата за извършване на отделните видове работа, планиране, разработване на графици, приоритети и заявки, регулиране на използването на техниката при неспазване на графика и др. Например кога и от кого се използва интернет, размножителна техника, служебни коли и др.
-
Разграничаване на функциите между различните звена (3, 7, 11, 12, 21)
Описват се компетенциите и отговорностите по звена или длъжностни лица и прехвърлянето им при необходимост, редът на съгласуване на дейностите и изпълнението на съвместни задачи. Примери за това можете да видите в точки 3, 7, 12 и други от приложения по-долу Правилник.
-
Начин на получаване, ползване, съхраняване и отчитане на имущество (4, 16)
Регламентира се редът за ползване на имуществото на работното място, общи за звеното или организацията (отключване и заключване, отговорници, подмяна на повредени уреди). Определят се отговорностите и начините за използване на имуществото.
-
Способи за икономии на ресурсите и отговорно отношение към машините и съоръженията (15, 16)
Регламентира се използването на електроенергията, водата, средствата за връзка, скъпоструващата и уникална техника и др. Описват се правилата за оптимално и безопасно използване, които са задължителни. Вписват се и отговорниците за инструктаж и контрол по спазването им.
-
Общ ред (4, 5, 10, 11, 12, 19, 20, 21)
Описват се правилата за достъп на външни лица, посрещане на посетителите, партньорите и клиентите, провеждане на официални и колективни мероприятия и отговорниците за тях. Също така се регламентира начинът за контакт с ръководството от различните нива. Определят се места за пушенето. Въвежда се ред в административното и финансовото обслужване. Описват се изискванията към външния вид при различни работни ситуации и групи работещи.
-
Социални придобивки (13, 14)
Уточнява се редът и достъпът до различни придобивки (минерална вода, кафе, колективни мероприятия, обслужващите уреди), рационалното и безопасното им използване. Изброяват се видовете награди, условията и редът на даването им.
-
Действия в нестандартни и екстремални обстоятелства (17, 18)
Описват се действията и правоспособните лица за решаване на ситуации, които не се описани в правилника, при стихийни бедствия и аварии. Примери за това можете да видите в т. 17 и т. 18 от приложения Правилник.
-
Специални задължения (10, 18, 19)
Тук се включват задълженията по техниката за безопасност, по спазването на фирмената тайна, за работа с класифицираната информация, авторските права и други, валидни за всички или повечето от работещите.
Могат да се изброят много други правила, създаващи вътрешния ред в организацията. Най-важното условие за прилагането им е: те да не противоречат на закона и колективните споразумения. Разработеният Правилник за вътрешен ред или промените в него се оформят като заповед и се довеждат до знанието на всички работещи.
Структурата и съставът на Правилника за вътрешния ред зависят от трудовите процеси и големината на организацията. Той е удобно средство за регулиране на трудовите отношения и в него е удачно да се включват динамични правила. Чрез Правилника те могат лесно да се променят за разликата от тези, които са регламентирани в договора. Ето защо е целесъобразно някои общовалидни условия от трудовия договор да се преместят в Правилника. Така договорът става по-кратък и разбираем. Няма да е необходимо да се правят допълнителни трудови договори, ако в рамките на закона се променят някои условия. Достатъчно да се издаде заповед за промяна в Правилника. Например, така е по-удобно да се определят границите на работния ден, работното място или някои задължения по опазването на фирмената тайна.
По-долу сме включили един примерен Правилник за вътрешния ред на организация, в която се работи в собствения офис или при клиенти. Ще забележите, че този специфичен режим на работа се отразява върху правилата.
УТВЪРЖДАВАМ
РЪКОВОДИТЕЛ:
подпис (И. Иванов)
[дата]
ПРАВИЛНИК ЗА ВЪТРЕШНИЯ РЕД
на [название на организацията]
На основание членове 126 т. 10, 127 т. 3-5 и 181 от Кодекса на труда обявявам следната организация на труда в “..... название на организацията....”:
-
Работният ден съгласно членове 136 и 139 от Кодекса на труда:
А) Постоянното работно време е от 9:00 до 18:00.
Б) При работа по проекти работното време на служителите се съгласува с работното време на клиента и се определя от ръководителя на проекта след утвърждаване от Управляващия директор.
В) Преките ръководители на съответните звена и проекти са отговорни за спазването и ефективното използване на работното време от подчинените.
-
Почивки
А) Обедната почивка е с продължителност 1 час и се ползва между 12:00 и 14:00 по усмотрение на служителя, съобразно заетостта с клиенти и други задължения.
Б) Служителите сами контролират и спазват времето за безопасна работа с компютрите, като редуват дейността си с и без компютър.
В) Почивните дни във връзка с официалните празници се използват в съответствие с регламентираните за клиента и централния офис, като се отчитат и техните специфични почивни дни.
-
Задължително работно време
А) Офис мениджърът по време на обедната почивка прехвърля задълженията си на друг служител, намиращ се в офиса през това време, като му дава необходимите за целта инструкции.
Б) Работното време на “Финансов отдел” със служителите е от 14:00 до 16:00 ч.
В) Използването на Интернет е само за служебни цели през цялото работно време. За лични цели интернет може да се използва по еди час дневно в извън работно време.
-
При изпълнение на служебните задачи по преценка на прекия ръководител служителят има право на служебен превоз (служебен автомобил, такси, служебна карта).
-
По време на презентации, официални срещи с клиенти и партньори или по решение на ръководството е задължително използването на фирмено облекло.
-
Групови технически средства за работа се установяват на съответен режим на работа по преценка на системния администратор.
-
Съвещанията се провеждат:
А) От Управляващия директор – с мениджърите в офиса в понеделник от 9:00 до 10:00 или съгласно предварително обявени време, място и състав.
Б) От ръководителите на проекти и направления – в офиса или на работното място при клиента, при необходимост и в съответствие с производствените задачи.
-
Отпуски
А) Отпуските се планират до края на април на базата на остатъка от предходната година, продължителността съгласно договора и допълнително определената отпуска, в съответствие с желанието на служителя и съобразно предстоящите задачи.
Б) Отпуските се ползват в съответствие с плана след разрешаване по предварително подадена молба по образец в директорията p:\Образци служебни документи до управляващия директор с копие до финансов контрольор. В молбата може да се добави информация, необходима за вземане на решение.
-
Командировки
А) За командировка се издава съответна заповед, а при необходимост, се осигурява аванс в съответствие с поставените задачи.
Б) След завръщане от командировката се представя отчет за изпълнените задачи в писмен и отчет за финансовите разходи съгласно форма № 5 (p:\Образци служебни документи) в срок до 5 работни дни от завръщането на работа. В отчета за финансовите разходи се включват направените разходи съгласно Наредба за командировките.
-
Заключването на работните помещения на съответния етаж се извършва от последния служител, напускащ работното място. Той проверява и извършва изключването на всички електроуреди, затваря всички прозорци, заключва вратите и предава ключовете на охраната на сградата съгласно установения от управителя на сградата ред. Извършва включването на охранителната система чрез личната си магнитна карта за СОТ или с помощта на охраната.
-
Приемното време на Управляващия директор по лични въпроси е всяка сряда от 17:30 до 18:00 с предварително записването при Офис мениджъра. По възможност се съобщава темата на срещата и/или се предоставят документи, необходими за деловото протичане на разговора. Срещите, които не са проведени в определеното време, се отлагат за следващата сряда, а в неотложните случаи се насрочват допълнително.
-
Приемането на посетители
А) Служебните срещи се провеждат в заседателната зала, освен ако е определено друго работно място. При необходимост Офис мениджъра съдейства на служителя в мероприятията по посещението.
Б) За посетители със специален статут се използват представителни разходи, съгласувани с ръководството.
В) Лични срещи се провеждат извън офиса, освен в случаите, когато има специално разрешение.
-
Съгласно членове 275 (1), 282 и 289 от Кодекса на труда:
А) За всички служители се осигурява минерална топла и студена вода, чай и кафе. Използването на установените за целта уреди става след запознаването със съответните инструкции, което е лична отговорност на всеки служител.
Б) Забранява се пушенето в работните помещения. Пушенето се извършва на специално определени места при строго спазване на хигиенни и противопожарни изисквания.
-
Съгласно членове 292 и 294 от Кодекса на труда два пъти в годината се организират фирмени празници за всички служители, а с разрешението на ръководството – и с участие на членове на семействата. Управляващият директор определя дежурни служители, които остават в офиса и осигуряват контакти и задачи, възникнали междувременно.
-
Всички служители следят за ефективното използване на електроенергията, като не допускат излишна работа на вентилационни, климатични, осветителни и други устройства.
-
При използването на стационарни и мобилни средства за връзка всеки служител се стреми да сведе до минимум продължителността и честотата на разговорите. Международните и междуградските разговори, както и разговорите с мобилните телефони се извършват чрез връзка, реализирана от Офис мениджъра, освен случаите, когато на служителя е разрешена директна връзка. Контролът се извършва от финансов контрольор.
-
За предотвратяване на аварийни ситуации в офиса и на основание точка 14 от Правилника за вътрешния ред на сградата се забранява използването на домакински уреди без надзор и в извън работно време.
-
За всички служители на фирмата са задължителни заповедите на Управителя на сградата, свързани с вътрешния ред, както и Правилника за вътрешен ред в офис центъра, в който е разположена фирмата ни.
-
Мероприятията, свързани с различни чествания, се провеждат от 17:30 или в друго определено време след съгласуването с ръководството чрез Офис мениджъра.
-
При промени в името, образованието, семейното положение, броя деца или личната карта служителите са длъжни да уведомяват писмено Управляващия директор, като прилагат удостоверяващите документи.
-
За всички други ситуации, непредвидени в настоящия Правилник, служителите се консултират с мениджър “Човешки ресурси” или с Офис мениджъра.
Сподели с приятели: |