Елизабета Кирилова Вачкова Василка Момчилова Стаматова



страница3/8
Дата06.06.2017
Размер1.15 Mb.
#22975
1   2   3   4   5   6   7   8

Щатно разписание


Членовете на една каквато и да е организация в крайна сметка трябва
да се претеглят, а не да се преброяват.”
Цезар Карафеизов

Щатното разписание отразява наличния персонал и вакантните длъжности в организацията, разпределени по структурни звена. В производствените организации то още се нарича “производствен щат” или “поименно разписание”. То се различава от длъжностното разписание по това, че в него се вписват имената на назначените хора или незаетите позиции. Разработва се за същите организационни единици както и длъжностното разписание и изцяло следва неговата структура.

Това е вторият по важност документ, описващ наличния персонал и вакантните длъжности, разпределението им по организационните звена и друга важна информация. Щатното разписание е основен документ и база за разработването на други документи по управление на човешките ресурси. Разписанието се използва за целите на: набирането и подбора, определянето на потребностите от персонал и за развитието на наличния персонал, изчисляване на заплатите, планирането на промените в заплащането и др. Чрез него се изчисляват осигурителните вноски и се попълват необходимите документи за НОИ. Разработва се от мениджъра/специалиста по човешките ресурси и се утвърждава от ръководителя на организацията.

За разработването на щатното разписание се използва утвърденото длъжностно разписание в съчетание с данните и договорите на назначените лица.

Аналогично на длъжностното разписание, то също се подготвя във вид на таблица. В него се пренасят данните от длъжностното разписание (код и клас на професиите по НКП, длъжностна степен и др.).

Титулната част е подобна на тази в длъжностното разписание. Щатното разписание се разделя на части по организационни звена, които започват с името на звеното и завършват със сумарния ред за звеното. Сумарните редове съдържат две числа, разделени с наклонена черта: брой на наличния персонал и брой на вакантните длъжности. Между заглавието и сумарния ред се изреждат назначените лица и вакантните длъжности (1). Добре е това да става в съответствие с длъжностната йерархия. За всеки работещ се посочват:



  • Длъжността, на която е назначен (2);

  • Кодът на професията по НПК (3), взет от длъжностното разписание за съответната длъжност;

  • Образованието (4), което притежава;

При наличие на няколко вида образование могат да се посочат всички, като на първо място се поставя отговарящото на заеманата длъжност образование. Тази информация е необходима и може да се използва при вътрешни размествания, планиране на кариерата и обучение.

  • Длъжностна степен (5) за длъжността и начална заплата (6), взети от длъжностното разписание;

  • Индивидуална заплата (7), определена на работещия за периода.

Тук може да се посочи документът (номер на протокола или заповед) и датата на определяне на тази заплата.

  • Степен на заемане на длъжността (8).

Тази степен показва каква част от длъжността се изпълнява от работещия, при положение, че лицето е частично заето или съвместява няколко длъжности. Често изпълняваната част от длъжността се посочва в проценти, както е дадено в примерното щатно разписание по-долу (виж Таблица 3). На същото място може да се посочи и коя друга длъжност се съвместява от работещия. При дълготрайна отпуска, разрешена от Кодекса на труда, тук може да се напише причината и крайната дата на отсъствието (Например: “Майчинство до 15. 11.2003 г.”). За лица, работещи по заместване, тук се определя крайната дата на заместването. Всички тези случаи се илюстрират в приведения в таблица 3 пример.

Щатното разписание може да съдържа и други важни данни по ваша преценка:



  • Личния служебен номер/персонален код, ако такъв е присвоен на служителите;

  • Единния граждански номер (ЕГН), взет от документите при назначаването;

  • Датата на назначаване на тази длъжност съгласно сключения договор между работодателя и наетия;

Ако длъжността изисква специални правоспособности, тук се посочват номерът и дата на издаване/валидността на документа, потвърждаващ тази правоспособност. Те могат да предоставят права за управление на определен клас техника;

  • Правомощия и специални отговорности

Ако сте решили да включите тези данни в щатното разписание, тук можете да посочите правото на подпис под финансови документи, допуск за работа с класифицирана информация, ползване на служебен автомобил с шофьор, право на безплатна храна за работа във вредни за здравето условия и други;

  • Общ трудов стаж, стаж по специалността и др.

Някои от тези случаи са отразени в примерното разписание по-долу (виж Таблица 3). Използвайки този пример, вие лесно ще подготвите щатното разписание за вашата организация.

Добре е щатното разписание да се подготвя на фирмената бланка и в подходящ официален вид. То представлява фирмена (поверителна) информация. Достъп до него имат само определени лица и то се съхранява по специален начин. При необходимост се предоставя на контролните органи на “Главната инспекция по труда” и по време на финансови ревизии.



ВТаблица 3, Приложение 2 прилагаме примерно щатно разписание.

Правилник за вътрешния ред

В Правилника за вътрешния ред се конкретизират правата и задължения на работещите и на работодателя в процеса на труда. Това е важен и многофункционален документ. Задължението да се спазва Правилника се вписва в трудовия договор. С него задължително се запознават всички назначени на работа, което се удостоверява с подпис. Това му придава юридическата сила. Ако имате такъв правилник, ще си спестите много проблеми, свързани с отношенията в организацията и с организацията на труда в нея. Той разширява, уточнява и добавя някои положения от Кодекса на труда. Някои правилници на организации от малкия и средния бизнес дори съдържат преписани цели текстове от КТ с обяснение, че Кодексът не се чете, а Правилникът поне се преглежда. Такъв аргумент може да бъде уважен.




Да си представим, че се разпада синдикалната организация в едно предприятие. Това означава, че колективният трудов договор става невалиден. Все пак, в него има много полезни елементи, които си заслужава да бъдат запазени. Това може да стане като ги включим в Правилника за вътрешния ред.

Чрез Правилника за вътрешния ред ръководителят определя организацията на труда и трудовите отношения в организацията така, както е най-добре за бизнеса, стига това да не противоречи на законодателството. Запознавайки се с Правилника като с част от трудовия договор, всеки работещ се задължава да го спазва. Той трябва да бъде подробен, но и без излишни обяснения и детайли. Правилникът се разработва от мениджърския екип под ръководство на ръководител/специалист по управление на човешките ресурси и се утвърждава от ръководителя на организацията. Всяко изменение в него се оформя в заповед и се свежда до знанието на работещите.

В Правилника за вътрешния ред могат да се включат:



  • Организация на работния ден (точки 1 – 3 и 7 от примера)

Посочват се началото и края за различни възможни случаи (според дните от седмицата, проекти, обекти и др.), редуването на смените, почивките по време на работата, включително и за храненето, редът за отчитане на работното време и отговорниците за ефективното му използване, задължителното присъствие при променливо работно време и работното време на обслужващи звена (финансова служба, административен отдел и др.)

  • Отпуски (8)

Описва се редът за планиране, за искане и разрешаване на отпуски, заместване през това време, действия при прекъсване и отлагане на отпуската. Могат да се приложат/посочат образци на документи, свързани с този ред.

  • Командировки (9)

Конкретизират се редът за планирането им, разрешаването, отчитането, финансовите възможности по различни категории работещи, удължаването, видът транспорт и условията на пребиваването, специални възможности и др.

  • Работа с различни технологии и техники (6)

Конкретизират се правилата за извършване на отделните видове работа, планиране, разработване на графици, приоритети и заявки, регулиране на използването на техниката при неспазване на графика и др. Например кога и от кого се използва интернет, размножителна техника, служебни коли и др.

  • Разграничаване на функциите между различните звена (3, 7, 11, 12, 21)

Описват се компетенциите и отговорностите по звена или длъжностни лица и прехвърлянето им при необходимост, редът на съгласуване на дейностите и изпълнението на съвместни задачи. Примери за това можете да видите в точки 3, 7, 12 и други от приложения по-долу Правилник.

  • Начин на получаване, ползване, съхраняване и отчитане на имущество (4, 16)

Регламентира се редът за ползване на имуществото на работното място, общи за звеното или организацията (отключване и заключване, отговорници, подмяна на повредени уреди). Определят се отговорностите и начините за използване на имуществото.

  • Способи за икономии на ресурсите и отговорно отношение към машините и съоръженията (15, 16)

Регламентира се използването на електроенергията, водата, средствата за връзка, скъпоструващата и уникална техника и др. Описват се правилата за оптимално и безопасно използване, които са задължителни. Вписват се и отговорниците за инструктаж и контрол по спазването им.

  • Общ ред (4, 5, 10, 11, 12, 19, 20, 21)

Описват се правилата за достъп на външни лица, посрещане на посетителите, партньорите и клиентите, провеждане на официални и колективни мероприятия и отговорниците за тях. Също така се регламентира начинът за контакт с ръководството от различните нива. Определят се места за пушенето. Въвежда се ред в административното и финансовото обслужване. Описват се изискванията към външния вид при различни работни ситуации и групи работещи.

  • Социални придобивки (13, 14)

Уточнява се редът и достъпът до различни придобивки (минерална вода, кафе, колективни мероприятия, обслужващите уреди), рационалното и безопасното им използване. Изброяват се видовете награди, условията и редът на даването им.

  • Действия в нестандартни и екстремални обстоятелства (17, 18)

Описват се действията и правоспособните лица за решаване на ситуации, които не се описани в правилника, при стихийни бедствия и аварии. Примери за това можете да видите в т. 17 и т. 18 от приложения Правилник.

  • Специални задължения (10, 18, 19)

Тук се включват задълженията по техниката за безопасност, по спазването на фирмената тайна, за работа с класифицираната информация, авторските права и други, валидни за всички или повечето от работещите.

Могат да се изброят много други правила, създаващи вътрешния ред в организацията. Най-важното условие за прилагането им е: те да не противоречат на закона и колективните споразумения. Разработеният Правилник за вътрешен ред или промените в него се оформят като заповед и се довеждат до знанието на всички работещи.

Структурата и съставът на Правилника за вътрешния ред зависят от трудовите процеси и големината на организацията. Той е удобно средство за регулиране на трудовите отношения и в него е удачно да се включват динамични правила. Чрез Правилника те могат лесно да се променят за разликата от тези, които са регламентирани в договора. Ето защо е целесъобразно някои общовалидни условия от трудовия договор да се преместят в Правилника. Така договорът става по-кратък и разбираем. Няма да е необходимо да се правят допълнителни трудови договори, ако в рамките на закона се променят някои условия. Достатъчно да се издаде заповед за промяна в Правилника. Например, така е по-удобно да се определят границите на работния ден, работното място или някои задължения по опазването на фирмената тайна.

По-долу сме включили един примерен Правилник за вътрешния ред на организация, в която се работи в собствения офис или при клиенти. Ще забележите, че този специфичен режим на работа се отразява върху правилата.



УТВЪРЖДАВАМ
РЪКОВОДИТЕЛ:


подпис (И. Иванов)

[дата]

ПРАВИЛНИК ЗА ВЪТРЕШНИЯ РЕД


на [название на организацията]

На основание членове 126 т. 10, 127 т. 3-5 и 181 от Кодекса на труда обявявам следната организация на труда в “..... название на организацията....”:



  1. Работният ден съгласно членове 136 и 139 от Кодекса на труда:

А) Постоянното работно време е от 9:00 до 18:00.

Б) При работа по проекти работното време на служителите се съгласува с работното време на клиента и се определя от ръководителя на проекта след утвърждаване от Управляващия директор.

В) Преките ръководители на съответните звена и проекти са отговорни за спазването и ефективното използване на работното време от подчинените.


  1. Почивки

А) Обедната почивка е с продължителност 1 час и се ползва между 12:00 и 14:00 по усмотрение на служителя, съобразно заетостта с клиенти и други задължения.

Б) Служителите сами контролират и спазват времето за безопасна работа с компютрите, като редуват дейността си с и без компютър.

В) Почивните дни във връзка с официалните празници се използват в съответствие с регламентираните за клиента и централния офис, като се отчитат и техните специфични почивни дни.


  1. Задължително работно време

А) Офис мениджърът по време на обедната почивка прехвърля задълженията си на друг служител, намиращ се в офиса през това време, като му дава необходимите за целта инструкции.

Б) Работното време на “Финансов отдел” със служителите е от 14:00 до 16:00 ч.

В) Използването на Интернет е само за служебни цели през цялото работно време. За лични цели интернет може да се използва по еди час дневно в извън работно време.


  1. При изпълнение на служебните задачи по преценка на прекия ръководител служителят има право на служебен превоз (служебен автомобил, такси, служебна карта).

  2. По време на презентации, официални срещи с клиенти и партньори или по решение на ръководството е задължително използването на фирмено облекло.

  3. Групови технически средства за работа се установяват на съответен режим на работа по преценка на системния администратор.

  4. Съвещанията се провеждат:

А) От Управляващия директор – с мениджърите в офиса в понеделник от 9:00 до 10:00 или съгласно предварително обявени време, място и състав.

Б) От ръководителите на проекти и направления – в офиса или на работното място при клиента, при необходимост и в съответствие с производствените задачи.



  1. Отпуски

А) Отпуските се планират до края на април на базата на остатъка от предходната година, продължителността съгласно договора и допълнително определената отпуска, в съответствие с желанието на служителя и съобразно предстоящите задачи.

Б) Отпуските се ползват в съответствие с плана след разрешаване по предварително подадена молба по образец в директорията p:\Образци служебни документи до управляващия директор с копие до финансов контрольор. В молбата може да се добави информация, необходима за вземане на решение.



  1. Командировки

А) За командировка се издава съответна заповед, а при необходимост, се осигурява аванс в съответствие с поставените задачи.

Б) След завръщане от командировката се представя отчет за изпълнените задачи в писмен и отчет за финансовите разходи съгласно форма № 5 (p:\Образци служебни документи) в срок до 5 работни дни от завръщането на работа. В отчета за финансовите разходи се включват направените разходи съгласно Наредба за командировките.



  1. Заключването на работните помещения на съответния етаж се извършва от последния служител, напускащ работното място. Той проверява и извършва изключването на всички електроуреди, затваря всички прозорци, заключва вратите и предава ключовете на охраната на сградата съгласно установения от управителя на сградата ред. Извършва включването на охранителната система чрез личната си магнитна карта за СОТ или с помощта на охраната.

  2. Приемното време на Управляващия директор по лични въпроси е всяка сряда от 17:30 до 18:00 с предварително записването при Офис мениджъра. По възможност се съобщава темата на срещата и/или се предоставят документи, необходими за деловото протичане на разговора. Срещите, които не са проведени в определеното време, се отлагат за следващата сряда, а в неотложните случаи се насрочват допълнително.

  3. Приемането на посетители

А) Служебните срещи се провеждат в заседателната зала, освен ако е определено друго работно място. При необходимост Офис мениджъра съдейства на служителя в мероприятията по посещението.

Б) За посетители със специален статут се използват представителни разходи, съгласувани с ръководството.

В) Лични срещи се провеждат извън офиса, освен в случаите, когато има специално разрешение.


  1. Съгласно членове 275 (1), 282 и 289 от Кодекса на труда:

А) За всички служители се осигурява минерална топла и студена вода, чай и кафе. Използването на установените за целта уреди става след запознаването със съответните инструкции, което е лична отговорност на всеки служител.

Б) Забранява се пушенето в работните помещения. Пушенето се извършва на специално определени места при строго спазване на хигиенни и противопожарни изисквания.



  1. Съгласно членове 292 и 294 от Кодекса на труда два пъти в годината се организират фирмени празници за всички служители, а с разрешението на ръководството – и с участие на членове на семействата. Управляващият директор определя дежурни служители, които остават в офиса и осигуряват контакти и задачи, възникнали междувременно.

  2. Всички служители следят за ефективното използване на електроенергията, като не допускат излишна работа на вентилационни, климатични, осветителни и други устройства.

  3. При използването на стационарни и мобилни средства за връзка всеки служител се стреми да сведе до минимум продължителността и честотата на разговорите. Международните и междуградските разговори, както и разговорите с мобилните телефони се извършват чрез връзка, реализирана от Офис мениджъра, освен случаите, когато на служителя е разрешена директна връзка. Контролът се извършва от финансов контрольор.

  4. За предотвратяване на аварийни ситуации в офиса и на основание точка 14 от Правилника за вътрешния ред на сградата се забранява използването на домакински уреди без надзор и в извън работно време.

  5. За всички служители на фирмата са задължителни заповедите на Управителя на сградата, свързани с вътрешния ред, както и Правилника за вътрешен ред в офис центъра, в който е разположена фирмата ни.

  6. Мероприятията, свързани с различни чествания, се провеждат от 17:30 или в друго определено време след съгласуването с ръководството чрез Офис мениджъра.

  7. При промени в името, образованието, семейното положение, броя деца или личната карта служителите са длъжни да уведомяват писмено Управляващия директор, като прилагат удостоверяващите документи.

  8. За всички други ситуации, непредвидени в настоящия Правилник, служителите се консултират с мениджър “Човешки ресурси” или с Офис мениджъра.



Сподели с приятели:
1   2   3   4   5   6   7   8




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница