І. НАРЪЧНИК Политика Цели Общо описание на системата ІІ. ПРОЦЕДУРИ

• 
  Политика
  
• 
  Цели
  
• 
  Общо описание на системата
  

• 
  Основни процедури
  
• 
  Специфични процедури / регламенти
  

• 
  Формуляри, бланки и др., свързани с управление на качеството и околната среда
  

Наръчникът е документ, предназначен за всички основни структурни звена на организацията, обхванати от системата. Може да се предоставя за информация и на заинтересовани страни, само с разрешение на Представителя на ръководството.

За рекламни и други представителни нужди, по преценка на ръководството, може да бъде разработен и разпространяван съкратен вариант на наръчника.
Управление на документите

Разработването, идентифицирането, одобряването за адекватност и разпространението на документите от интегрираната система се извършва от упълномощен персонал по реда на Процедура - Управление на документи и записи, която включва:

• 
  Разработване: извършва се от ръководството на организацията. Преди одобряването и внедряването им в действие, същите се преглеждат за целесъобразност. Оригиналите на одобрените документи се архивират в папки по предназначение.
  
• 
  Идентифициране: извършва се с цел недопускане използването на остарели и невалидни документи.
  
• 
  Разпространение: осъществява се с оглед на тяхната достъпност и наличност на всички места, където се извършват дейности, свързани с управление на качеството и околната среда.
  

Входящата и изходяща кореспонденция се управлява по установен ред.

Оригиналите на всички документи се съхраняват от определените длъжностни лица, а копията им (ако има такива) – при съответните изпълнители.


Управление на записите

Записите по качеството и околната среда са документи, съдържащи информация за извършени дейности. Те се създават при протичането на съответните процеси и осигуряват обективни доказателства за ефикасното функциониране на интегрираната система за управление и нейното съответствие с документираните изисквания.

Ръководството на организацията осъзнава своята роля за внедряване, поддържане и подобряване на Интегрираната система за управление и определя ангажираността си за нейното непрекъснато усъвършенстване в следните аспекти:

• 
  информиране на персонала за важността от стриктно и качествено изпълнение на изискванията на потребителите на административни услуги;
  
• 
  строго придържане към законовите и нормативни изисквания на всички нива в организацията;
  

• 
  определяне на цели по качеството и околната среда и дефиниране на политика за тяхното постигане;
  
• 
  популяризиране на политиката и целите на всички нива и максимално използване на възможностите на персонала за тяхното осъществяване;
  
• 
  идентифициране на печелившите за организацията процеси;
  
• 
  организиране и провеждане на периодични прегледи за анализ и оценка на пригодността и ефикасността на Интегрираната система за управление;
  
• 
  осигуряване на необходимите ресурси и подходяща организационна структура;
  
• 
  създаване и осъществяване на директни връзки със заинтересованите страни за постигане на тяхната удовлетвореност.
  

Цялостната дейност на организацията е ориентирана към потребителите на администраивни услуги. От особена важност е определянето на техните нужди и очаквания, дефиниране на техните изисквания, както и тяхното своевременно изпълнение за постигане удовлетворение на заинтересованите страни (потребители, доставчици, сътрудници, служители и обществото като цяло).

Ръководството е оценило, че успехът е в превръщането на потребностите и очакванията на потребителите в изисквания, както и в изпълнението на тези изисквания за постигане удовлетворение на заинтересованите страни.

Връзките на организацията с обществото са насочени към:

• 
  поемане на отговорност за опазване на околната среда и създаване на подходящи условия работа;
  
• 
  прилагане на всички законови и нормативни изисквания, имащи отношение към околната среда в цялостната дейност на организацията;
  
• 
  анализиране и определяне съществуващите и потенциални влияния върху обществото от предоставените услуги, от управляваните процеси и дейности като цяло.
  

Политиката е съобразена с основните цели на организацията и съдържа ангажимент за удовлетворяване изискванията на потребителите на услуги и обществото и непрекъснато подобряване ефикасността на Интегрираната система.

В рамките на Прегледите на системата за управление, ръководството на организацията предвижда анализ и преразглеждане както на Целите по качество и околната среда, така и на своята Политика, по отношение на нейната адекватност и актуалност.

Политиката по качество и околна среда на Община СОЗОПОЛ е разпространена и разбрана на всички нива в организацията. При необходимост ръководството има готовност за разглеждане и разясняване на всички възникнали въпроси, свързани с политиката и целите за осигуряване на ефикасност на системата за управление и нейното непрекъснато подобряване.

Основните цели, стоящи пред ръководството се свеждат до:

• 
  спечелване доверието на все по-широк кръг от потребители;
  
• 
  максимално задоволяване на декларираните и очаквани изисквания на потребителите;
  
• 
  оптимизиране на процесите в организацията;
  
• 
  ефикасно управление на процесите;
  
• 
  недопускане на предпоставки за възражения и рекламации;
  
• 
  непрекъснато подобряване качеството и условията за опазване на околната;
  
• 
  повишаване квалификацията и компетентността на персонала;
  
• 
  правилен подход при избор на доставчици.
  

Ръководството на общината е формулирало Мерки за постигане на стратегическите цели в „Общински план за развитие 2007-2013 година”.

Планирането, свързано с Интегрираната система за управление е в съответствие с изискванията на ISO 9001:2008 и ISO 14001:2004 и е съобразено със спецификата на работата в организацията. При планиране на процесите и дейностите в Община СОЗОПОЛ се отделя внимание на:

• 
  определяне на характеристиките на услугите, оказващи влияние върху качеството и околната среда, включително и критерии за контрол;
  
• 
  осигуряване на технически средства (при необходимост), необходими за постигане на планираните резултати;
  
• 
  осъвременяване на процесите за контрол и средствата за наблюдение и измерване;
  
• 
  осигуряване на човешки ресурси с необходимата квалификация за реализиране на процесите;
  
• 
  определяне изискванията към всяка услуга;
  
• 
  определяне изискванията на потребителитъе, свързани с конкретна услуга;
  
• 
  определяне характеристиките, формиращи качеството на предоставяните услуги, включително и критериите за контрол, в съответствие със съществуващите законови и нормативни изисквания;
  
• 
  обвързване на определени дейности с планове по качеството;
  
• 
  идентификация и осигуряване на средства и екипировка, необходими за постигане на изискваното качество;
  
• 
  осъвременяване на процесите за контрол и приложимите средства за измерване;
  
• 
  осигуряване на човешки ресурс с необходимата квалификация за реализиране на процесите, оказващи влияние върху качеството и околната среда;
  
• 
  адаптиране на методите и средствата за контрол, съобразно изискванията на потребителите;
  
• 
  определяне точките и формата на проверка на отделните елементи от съответния процес;
  
• 
  идентификация и изготвяне на записи по качеството и околната среда.
  

Общинският съвет е законодателния орган на местното самоуправление на територията на ОБЩИНА СОЗОПОЛ.

• 
  Ръководи цялата изпълнителна дейност на общината;
  
• 
  Назначава и освобождава от длъжност заместник-кметовете на общината, кметските наместници, ръководителите на звената на издръжка от общинския бюджет, служителите в общинската администрация с изключение на тези по чл. 46, ал.1, т. 4 от ЗМСМА и налага предвидените от закона дисциплинарни наказания;
  
• 
  Организира и отговаря за разработването и изпълнението на общинския бюджет;
  
• 
  Организира изпълнението на задачите, които произтичат от законите, от актовете на президента на републиката и на Министерски съвет;
  
• 
  Поддържа връзки с политически партии, обществени организации и движения, както и с други органи на местното самоуправление в страната и в чужбина;
  
• 
  Организира и ръководи управлението при кризи в общината;
  
• 
  Изпълнява функциите на длъжностно лице по гражданско състояние и може да възлага тези функции с писмена заповед на кметовете на кметства, в които се поддържат регистри за гражданското състояние и на други длъжностни лица от общинската администрация;
  
• 
  Утвърждава устройствения правилник на общинската администрация;
  
• 
  Организира развитието на партньорски отношения с общини от страната и чужбина и с неправителствени организации.
  

• 
  Секретарят на общината организира, координира и контролира функционирането на общинската администрация за точното спазване на нормативните актове;
  
• 
  Организира и отговаря за условията на работа на служителите на общината и за организационно-техническото обзавеждане на службите;
  
• 
  Организира и отговаря за деловодството, документооборота в общината и общинския архив;
  
• 
  Организира и отговаря за дейността на звената за по гражданска регистрация и административното обслужване;
  
• 
  Организира и отговаря за поддържане в актуално състояние на избирателните списъци в общината;
  
• 
  Организира и отговаря за работата с молбите, жалбите, сигналите и предложенията на гражданите и юридическите лица;
  
• 
  Организира и отговаря за организационно-техническата подготовка и произвеждането на изборите и местните референдуми;
  
• 
  Организира и отговаря за атестирането на служителите в общинската администрация;
  
• 
  Утвърждава длъжностните характеристики на служителите в общинската администрация;
  
• 
  Организира и контролира изпълнението на задачите и действията, свързани с прилагането на Закона за администрацията, Закона за държавния служител, Административно-процесуалния кодекс и подзаконовите актове, свързани с тяхното приложение;
  
• 
  Контролира поддръжката и ремонта на сградите на общинската администрация.
  

Основните отговорности и правомощия по дейности са описани в официалния интернет сайт на общината.

Представител на ръководството по въпросите на качеството и околната среда е Секретарят на общинската администрация. Той има необходимата власт и организационна свобода да осигури внедряването, поддържането и функционирането на интегрираната система за управление в съответствие с изискванията на ISO 9001:2008 и ISO 14001:2004.

Представителят на ръководството има ангажимента да предлага конкретните цели и текущи задачи, както и да делегира правомощия на съответни длъжностни лица за решаване въпросите по качеството и околната среда.

В неговите отговорности са включени и връзките с външни партньори на организацията по въпроси, свързани с функционирането на интегрираната системата за управление.

Представителят на ръководството е отговорен за непрекъснатото управление и ефикасно функциониране на системата:

• 
  Отговаря за планирането на дейностите, свързани с разработването на системата;
  
• 
  Координира дейностите по изграждане и внедряване на системата;
  
• 
  Планира и подготвя вътрешните одити и прегледите на Системата от ръководството, като контролира и отчита изпълнението на произтичащите решения;
  
• 
  Приема предложения за изменения на Наръчника и останалите документи от системата, като организира тяхното обсъждане и разглеждане;
  
• 
  Съхранява, поддържа и управлява документацията на системата;
  
• 
  Участва в обучението на персонала по въпросите, свързани с Интегрираната Система за управление;
  
• 
  Докладва на Ръководството за действието на Системата и прави предложения за нейното усъвършенстване;
  
• 
  Следи за своевременното предприемане на коригиращи и превантивни действия, свързани с подобряване на системата;
  
• 
  Носи отговорност за поддържане на действащата система, съгласно изискванията на ISO 9001:2008 и ISO 14001:2004.
  

Ръководството е осигурило необходимите условия за вътрешен обмен на информацията, касаеща всички процеси и дейности, осъществявани в организацията, както и всички процеси, свързани с определянето на изискванията към услугите и удовлетворяване на потребителските очаквания.

Ръководството извършва прегледи на Интегрираната система за управление най-малко веднъж в рамките на календарната година. С прегледите се цели удостоверяване пригодността и ефикасността на Системата, степента на удовлетворяване изискванията на ISO 9001:2008 и ISO 14001:2004 и реализиране на Политиката и целите.

Планирането на времето за провеждане на преглед от ръководството се съобразява с основните ангажименти и приоритети на организацията. Представителят на ръководството подготвя информация за състоянието на системата - резултати от проведени одити; предприети коригиращи и превантивни действия, действия последвали от предишни прегледи от ръководството; обратна информация от клиентите и др. – и ги представя за анализиране и преглед от ръководството. Резултатите от проведения преглед се документират в Протокол.

При определени случаи (завишени жалби и оплаквания, нарастване на несъответствия, необходимост от промени, свързани с определени стратегии, обществени условия и др.), ръководството на организацията може да извършва извънредни прегледи на Интегрираната Система за управление.

Като входна информация за преглед на системата могат да служат:

• 
  Резултати от вътрешните одити;
  
• 
  Функциониране на процесите и съответствието на предоставяните услуги;
  
• 
  Състояние на коригиращите и превантивните действия;
  
• 
  Препоръки за подобряване на системата.
  
• 
  Оценка на съответствието с приетите законови и други изисквания.
  
• 
  Обмен на информация с външни заинтересовани страни, включително рекламации.
  
• 
  Резултатност спрямо околната среда.
  
• 
  Степен за постигане на общите и конкретни цели.
  
• 
  Действия, последвали от предишни прегледи на системата от ръководството.
  
• 
  Промени в обстоятелствата, включително в законовите и други изисквания, отнасящи се до аспектите на околната среда.
  

Резултатите от прегледите се документират и съхраняват. Те са основа за анализ по отношение на:

• 
  Подобряване ефикасността на системата и нейните процеси;
  
• 
  Подобряване на предоставяните услуги;
  
• 
  Промени в политиката и целите.
  
• 
  Потребност от ресурси.
  

Основните ресурси, необходими за постигане на целите и реализиране на политиката по качество и околна среда на Община СОЗОПОЛ, се свеждат до:

• 
  финансови ресурси;
  
• 
  материални ресурси;
  
• 
  човешки ресурси
  

Ръководството на Община СОЗОПОЛ обръща сериозно внимание при подбора на квалифициран персонал, ангажиран с основните процеси, оказващи влияние върху качеството и околната среда. Персоналът, на който са възложени отговорности е компетентен и притежава необходимите за целта образователен ценз, степен на обучение, квалификация, професионални умения и опит.

В организацията са идентифицирани потребностите от компетентност на персонала, извършващ дейности, които оказват влияние върху качеството и околната среда.

Длъжностните наименования и броят на персонала в организацията се определят на база структурна схема на управление и други вътрешни регламенти, утвърдени от Кмета на общинската администрация.

Длъжностните характеристики съдържат изискванията за съответната длъжност и се актуализират периодично, както и при настъпили изменения в дейността на организацията. Завеждащият ТРЗ поддържа досиета на персонала на организацията, в които се съхраняват всички документи и записи по назначаването, квалификацията и обучението.

Набирането, селекцията и назначаването на нов персонал се извършва чрез Заповед от Ръководството при спазване на всички изисквания на Кодекса на труда. Решението за назначаването се взема от Кмета на общината.

За осигуряването на необходимата квалификация на персонала с оглед настоящите и бъдещите потребности в организацията се провеждат различни видове теоритическо и практическо обучение:

• 
  обучение на новопостъпили служители;
  
• 
  периодични инструктажи/обучения;
  
• 
  обучение за поддържане и повишаване квалификацията, необходима за длъжността;
  
• 
  обучение за въвеждане на нови работни технологии, оборудване, методи на работа и т.н.;
  
• 
  обучение за опресняване и разширяване на знанията и придобиване на правоспособности, съгласно императивни нормативни изисквания;
  
• 
  обучение, свързано с интегрираната система за управление;
  
• 
  други целеви обучения.
  

Ежегодно до 20 декември Представителя на ръководството изготвя План за обучение на персонала през следващата календарна година като задължително включва в него необходимите обучения по професиите, за които има нормативни изисквания за обучение. Плана за обучение се утвърждава от Кмета на общината. При възникнала през годината необходимост се провежда извънпланово обучение. Периодично (най-малко веднъж в годината – за прегледа от ръководството) ТРЗ изготвя отчет-анализ на проведените през отчетния период обучения, направените за тях разходи, тяхната ефикасност и очакваните ползи за организацията.

Ремонта и поддръжката на оборудването се осъществява от специализирани организации.

Ръководството оценява значението на подходящата работна среда и положителното й въздействие върху мотивацията, удовлетвореността и ефикасността от работата на персонала и с оглед на спецификата на извършваната дейност обръща особено внимание на правилата за безопасност, наличие на подходящи условия за работа, липса на недопустими нива на вредности и др.

Ръководството на организацията е създало необходимата организация за изпълнение на изискванията на Закона за здравословни и безопасни условия на труд. Организацията има сключен договор със служба за трудова медицина: „КОРПОРА-МЕД” ООД.
7. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА УСЛУГИ
Планиране на дейността

Процесите, свързани с планиране на дейността, се разглеждат в общия контекст на изисквания на Интегрираната система за управление и са съобразени със спецификата на работа в организацията.

Процесите, имащи отношение към потребителите на административни услуги, се свеждат основно до определяне на техните изисквания, преглед на изискванията към конкретна услуга и обмен на информация.

При определяне изискванията на потребителите на административни услуги в организацията се акцентира на идентифициране на техните изисквания и определяне на произтичащите от тях задължения. Ръководството на организацията прилага индивидуален подход към нуждите на всеки един потребител.

Преди приемане изискванията на потребителите Ръководството на Община СОЗОПОЛ прави преглед на общите и специфични искания, свързани с услугата.

Целта на прегледа е:

• 
  да се дефинират изискванията на потребителите;
  
• 
  да се установи в състояние ли сме да задоволим тези изисквания;
  
• 
  в случай на различия, същите да бъдат своевременно отстранени.
  

• 
  характеристиките на услугата;
  
• 
  срокове и начин на изпълнение;
  
• 
  цени и начин на плащане;
  
• 
  други специфични условия.
  

Ръководството на Община СОЗОПОЛ поддържа активни контакти с потребителите на административни услуги, както по време на извършване на дейността, така и след нейното приключване. В организацията са определени и внедрени ефикасни методи за комуникация с потребителите, относно:

• 
  информация, свързана с услугата;
  
• 
  конкретни запитвания, свързани с допълнителни услуги;
  
• 
  обратна информация от потребителите, включително техни възражения, жалби и др.;
  

Предвид спецификата на извършваната в организацията дейност, проектиране и разработване по смисъла на изискванията на т. 7.3 от ISO 9001:2008 не се извършва.

Дейността е декларирана като изключение от обхвата на системата.
Закупуване

Организацията закупува материали и услуги, които съответстват на определените към тях изисквания.

Процесът на закупуване най-общо включва:

• 
  оценка и избор на доставчици;
  
• 
  данни, свързани със закупуването;
  
• 
  проверка на закупения продукт.
  

Информацията за закупуването описва продукта или услугата, които трябва да бъдат закупени включително когато е възможно:

1. 
   изисквания за потвърждаване на продукта, процедурите, процесите и оборудването;
   
2. 
   изисквания за квалификация на персонала, свързан с предоставянето на услугата;
   
3. 
   изискванията на системата за управление на качеството и околната среда.
   

Проверката на закупения продукт цели установяване на неговото съответствие с предявените изисквания. Проверката се осъществява под формата на входящ контрол, целящ установяване на съответствието между закупените стоки (материали) и поставените към тях изисквания. В случай на необходимост организацията има готовност за осъществяване на входящ контрол, чрез използване услугите на специализирани организации (лаборатории, изпитвателни центрове и др.)

На управление подлежат всички идентифицирани процеси, оказващи влияние върху качеството на обслужването. Целта е процесите да протичат при контролирани условия, които включват:

• 
  наличие на информация, която описва характеристиките на услугите;
  
• 
  наличие на необходимата документация;
  
• 
  използване на подходящо за целта техническо оборудване;
  
• 
  осигуряване на подходяща работна среда;
  
• 
  доказване на съответствия със закони, наредби, стандарти, процедури и др.;
  
• 
  използване на квалифициран персонал;