Гр. Созопол, пл. „Хан Крум” №2 интегрирана система за управление

Потвърждаването се извършва, за да се покаже способността на тези процеси за постигане на планираните резултати и включва:

1. 
   определени критерии за преглед и одобряване на процесите;
   
2. 
   одобряването на техническите средства и квалификацията на персонала;
   
3. 
   използването на специфични методи и процедури;
   
4. 
   изискванията към записите, и
   
5. 
   повторно потвърждаване (при необходимост).
   

Идентификация и проследимост на дейностите при обслужването в Община СОЗОПОЛ се извършва по време на всички етапи на обслужването от лицата, извършващи регламентирани дейности.

Степента на проследимост се определя от:

• 
  вида на услугата;
  
• 
  изискванията на съответен сключен договор (поръчка);
  
• 
  съответните законови и нормативни изисквания;
  
• 
  желана употреба или приложение, като се отчитат и разходите за нейното осъществяване.
  

Политиката на Общинска администрация и спецификата на предоставяните услуги изискват полагането на грижи за собствеността на клиента (техническа документация, конфиденциална информация, лични данни и др.), докато тя е обект на технологична обработка, управление и контрол. Създадени са условия за проверка, съхранение и поддръжка на собствеността на клиента, предоставена за използване при предоставяне на услугите. Ако по независещи от Общинска администрация причини собствеността на клиента бъде загубена, повредена или е станала негодна за употреба се създава необходимата за случая документация и незабавно се уведомява съответното физическо или юридическо лице.

Запазване на съответствието на обслужването с изискванията на клиента през различни периоди от време е основна цел пред Общинска администрация.

Не се допускат отклонения в качеството на обслужване, или преднамереност относно обслужването на клиент в зависимост от неговата политическа или верска принадлежност.


Управление на техническите средства за наблюдение и измерване

Ръководството на Община СОЗОПОЛ определя управлението на техническите средства за наблюдение и измерване с акцент върху:

• 
  идентификация на техническите средства за наблюдение и измерване;
  
• 
  избор на подходящи средства за контрол и измерване, с необходимата точност и прецизност, съответстващи на определения вид измерване;
  
• 
  идентификация на техническите средства за контрол и измерване, които могат да окажат влияние върху качеството на строителните услуги и тяхната точност спрямо обекта на измерване;
  
• 
  осигуряване на такова манипулиране, консервация и съхранение на техническите средства за контрол, измерване и изпитване, гарантиращи запазване на точността и годността за употреба;
  
• 
  съхраняване на данните от калибрирането за контрол и измерване.
  

8. 
   ОКОЛНА СРЕДА
   

Ръководството е идентифицирало аспектите на околната среда, произтичащи от нейните дейности, продукти и услуги, в рамките на определения обхват, които организацията може да управлява или върху които може да влияе. При идентифицирането на аспектите са отчетени въздействията на всички дейности, продукти и услуги, характерни за организацията.

Организацията е документирала и поддържа актуална информацията за аспектите на околната среда, включително за аспектите, оказващи съществено (значимо) въздействие върху околната среда /Работна карта „АСПЕКТИ”/. Значимите аспекти са взети предвид при разработването, внедряването и поддържането на системата за управление на околната среда.


Законови и други изисквания. Оценяване на съответствието.

В организацията са идентифицирани приложимите законови и други изисквания, отнасящи се до аспектите на околната среда, които ръководството е приело да изпълнява.

Определените приложими законови и други изисквания са взети предвид при разработването, внедряването и поддържането на системата за управление на околната среда.

Ръководството на организацията прилага регламент за периодично оценяване на съответствието на дейността с приложимите законови и други изисквания, приети в организацията. Оценките на съответствието се документират в Матрица „ЗДИ” или в Протоколи (свободна форма).

Ръководството на организацията е създало регламент за вътрешен обмен на информация между различните нива и функции, относно приложимите аспекти на околната среда.

В рамките на действащия регламент за управление на входяща и изходяща кореспонденция, организацията има готовност за получаване, документиране и даване на отговори на външни заинтересовани страни при обмен на информация по въпроси, свързани с околната среда.

На настоящия етап от внедряването на системата ръководството няма да осъществява външен обмен на информация, относно своите значими аспекти на околната среда. При бъдещо вземане на решение за външен обмен на такава информация, ръководството има готовност да разработи и внедри съответните методи за осъществяване на обмена.

Операциите, свързани със значимите аспекти на околната среда се управляват, за да се осигури, че те се изпълняват при контролирани условия. Управлението на операциите включва:

• 
  Разработване, внедряване и поддържане на регламенти за контрол на случаите, при които липсата на регламент може да доведе до отклонение от политиката, общите и конкретните цели по околната среда;
  
• 
  Определяне на критерии за операциите;
  
• 
  Разработване, внедряване и поддържане на регламент, отнасящ се до значимите аспекти на околната среда на продукти и услуги, използвани в организацията, както и за уведомяване на доставчиците, включително на страни по договори, относно приложимите за тях процедури и изисквания.
  

В организацията е създаден регламент за реагиране при извънредни ситуации.

Реакцията при извънредни ситуации е насочена към намаляване на неблагоприятните въздействия върху околната среда.

Ръководството на организацията периодично проверява и изменя при необходимост своите планове за действия при извънредни ситуации – особено след възникване на инциденти или извънредни ситуации.

Прилагането на плановете за действия при извънредни ситуации подлежи на периодична практическа проверка, когато това е приложимо или осъществимо.

8. 
   ИЗМЕРВАНЕ, АНАЛИЗ И ПОДОБРЕНИЯ
   

Ръководството е изградило адекватна ефикасна система за наблюдение, измерване, анализ и подобрение на всички процеси, осъществявани в Община СОЗОПОЛ.

Процесите на наблюдение, измерване, анализ и подобрение се планират и изпълняват по начин, по който да:

• 
  илюстрират управлението на качеството и околната среда при предоставянето на административни услуги;
  
• 
  осигурят съответствието на Инрегрираната система за управление с изискванията на ISO 9001:2008 и ISO 14001:2004;
  
• 
  осигурят непрекъснато усъвършенстване на Интегрираната система.
  

Ръководството на организацията извършва регулярен преглед, актуализация и усъвършенстване на Интегрираната система, чрез:

• 
  провеждане на вътрешните одити;
  
• 
  провеждане на Прегледи от ръководството;
  
• 
  проверка на състоянието на коригиращите и превантивни действия;
  
• 
  поддържане на обратна връзка с потребителите на административни услуги.
  

• 
  анализ на Политиката и Целите;
  
• 
  преглед и анализ на данните от получени сигнали и жалби;
  
• 
  преглед и анализ на данните за отчитане на основната дейност;
  

Ръководството извършва ефикасно измерване, събиране и потвърждаване на наличните данни, за да се осигури подобряване на дейността на организацията и удовлетвореността на заинтересованите страни.

Предложения по отношение на качеството и околната среда и възможностите за тяхното подобряване според изискванията на потребителите се внасят за обсъждане в ръководството на оперативни заседания, с акцент върху:

• 
  протичането на процесите в Организацията;
  
• 
  условията на работа по отношение опазването на околната среда;
  
• 
  оценката на работата на служителите;
  
• 
  методите за мотивация на персонала;
  
• 
  възможностите за внасяне на подобрения.
  

Резултатите от анализа на данните, свързани с дейностите по подобряване са част от входните елементи за извършване на Прегледи от ръководството, с цел осигуряване на информация за подобряване работата на организацията.

Посредством тези процеси се постига съответствие на предоставяните услуги с изискванията и очакванията на потребителите, както и непрекъснатото подобряване на внедрената и поддържана Интегрирана система за управление.

Наблюдение и измерване

Удовлетворяване изискванията на потребителите на административни услуги

В Община СОЗОПОЛ е създадена традиция за набиране и анализ на информация за удовлетвореността или неудовлетвореността на потребителите на административни услуги. Резултатите от тази информация са показателни за ефикасното функциониране на системата за управление на качеството и околната среда.

Информация относно удовлетвореността на потребителите се установява и по време на провежданите срещи с тях, както и в процеса на предоставянето на услугите. Ръководството на Организацията отчита и анализира постъпилите от потребителите мнения и предложения за правилно планиране и срочно набавяне на необходимите ресурси за максимално удовлетворяване на техните изискванията.

Организацията си сътрудничи със своите потребители, за да може да предвижда и посреща техните бъдещи нужди.

В организацията се извършват периодични вътрешни одити на Интегрираната системата за управление. С тях се цели определяне степента на съответствие на системата с изискванията на ISO 9001:2008 и ISO 14001:2004, както и ефикасността от нейното внедряване, поддръжка и непрекъснато подобряване.

Обхвата на вътрешните одити и тяхната честота се определят от Представителя на ръководството. Провеждането им се планира с отчитане на някои фактори, като: състояние и важност на дейностите и областите, подлежащи на одит, резултати от предишни одити, предстоящи за изпълнение поръчки и договори.

Одитите се извършват от квалифициран персонал, различен от този, който изпълнява одитираната дейност.

По преценка на ръководството, провеждането на вътрешните одити може да се възлага и на външна организация.

Наблюдение и измерване на процесите

Процесите,оказващи влияние на качеството и околната среда са определени и подлежат на наблюдение и измерване с цел пълното удовлетворяване изискванията на клиента, непрекъснато подобрение и ефикасност.

При планиране на необходимите ресурси и начина за протичане на процесите, Ръководството отчита настъпилите изменения в Законодателството и уведомява за това имащите отношение по тези въпроси служители и работници.

Контролът и измерването на процесите, начинът на тяхното протичане и използваните методи се определят от Ръководството на Организацията.

Всички дейности по строителството и предоставянето на услуги се наблюдават, измерват и контролират, с цел постигане на предварителните изисквания към тях. Доказателствата за съответствието с критериите на приемане се документират.

Продуктите и услугит, които не отговарят на изискванията се управляват по начин, предотвратяващ последващо развитие на несъответствието.

При технологична възможност несъответствието се коригира и е обект на повторна проверка, за да се установи постигнато съответствие.

Когато се установи несъответствие след предоставяне на услугата, организацията регистрира информацията като рекламация и предприема съответни действия по нейното закриване.

При установяване на несъответствия се прави предложение за предприемане на действие.

В организацията са разработени, внедрени и се поддържат регламенти за справяне с действителни и потенциални несъответствия и за предприемане на коригиращи и превантивни действия.

Организацията събира и анализира съответни данни за определяне ефикасността на интегрираната система за управление, както и за набелязване на евентуални подобрения, които могат да бъдат направени. Това включва данни, генерирани от дейностите по измерване и контрол, както и от други подходящи източници.

Чрез анализа на тези данни се осигурява необходимата информация за:

а) удовлетвореността или неудовлетвореността на потребителите на услуги;

б) изпълнението на изискванията на потребителите;

в) характеристиките на процесите и техните тенденции за подобряване;

г) доставчиците и др.

Ръководството на организацията непрекъснато проучва, отчита и анализира състоянието на предоставяните услуги. Този процес се извършва с цел оценяване на постигнатите резултати спрямо поставените цели, за да се определят областите за подобряване, включително възможните ползи за заинтересованите страни.

Обсъждат се всички данни от направените наблюдения и измервания за определен период от време и се вземат решения за предприемане на адекватни действия за подобряване на процесите в Организацията.

Информация за различните дейности се събира и се предоставя на ръководството за обсъждане. На базата на направените анализи се определят основните причини за съществуващите и потенциални проблеми, и се предприемат необходимите за тяхното разрешаване коригиращи и превантивни действия.

Резултатите от анализите се използват от Ръководството с цел определяне:

• 
  степента на удовлетвореност на потребителите на услуги;
  
• 
  съответствието с входните изисквания за процесите;
  
• 
  характеристиките и особеностите на предоставяните услуги;
  
• 
  поддържане на ползотворни взаимоотношения с доставчиците.
  

Провеждането на периодични прегледи на Интегрираната система за управление дава възможност за непрекъснат анализ на целите, резултатите от одитите и данните за коригиращи и превантивни действия и др.

Ръководството на организацията непрекъснато се стреми към подобряване ефикасността на процесите. За тази цел се разглеждат всякакви предложения, относно внасяне на подобрения. Предлагат се идеи, свързани с начина за изпълнение на измеримите цели. Обсъжда се ефикасността на основните процеси, свързани с изпълнението на договорите и планирането на необходимите ресурси, с цел осъществяването на ефективна работа и постигане на добри резултати.

Ръководството на организацията внася подобрения в ефикасността на Интегрираната система за управление при прилагане на:

• 
  документираната и разгласена от ръководството Политика по качество и околна среда;
  
• 
  Целите по качество и околна среда;
  
• 
  резултатите от проведени вътрешни одити;
  
• 
  проведени прегледи от ръководството;
  
• 
  коригиращите и превантивни действия.
  

В организацията са разработени, внедрени и се поддържат регламенти за справяне с действителни и потенциални несъответствия и за предприемане на коригиращи и превантивни действия. Процедурата определя изискванията за:

• 
  Идентифициране и корекция на несъответствията и предприемането на действия за намаляване на вредното въздействие върху компонентите на околната среда;
  
• 
  Разследване на несъответствията, определяне на причините и предприемане на действия за предотвратяване на повторното им възникване;
  
• 
  Оценяване на необходимостта от действия за предотвратяване на несъответствията и въвеждането на подходящи действия, разработени за да предотвратят тяхната поява;
  
• 
  Записване и комуникиране (разясняване) на резултатите от предприетите коригиращи и превантивни действия;
  
• 
  Преглеждане на ефикасността на извършените коригиращи и превантивни действия.
  

Всички необходими изменения, произтичащи от коригиращите и превантивни действия са отразени в документацията на Системата.

В организацията е разработена и се прилага документирана процедура, свързана с коригиращите действия. Предприемането на такива действия се основава на откриването на свързан с качеството и околната среда проблем и включва вземане на мерки за отстраняване или свеждане до минимум повтарянето на проблема.

Източници за възникване на необходимост от коригиращи действия са:

• 
  одити на Интегрираната система за управление;
  
• 
  резултати от прегледи на системата от ръководството;
  
• 
  обратна информация от потребителите на услуги, включително техни жалби и др.
  

Предприемането на превантивни действия се основава на откриването на свързан с качеството и околната среда проблеми и включва набелязването на мерки за недопускане или свеждане до минимум вероятността от неговото възникване.

• 
  одити на Интегрираната система за управление;
  
• 
  резултати от прегледи на системата от ръководството;
  

• 
  обратна информация от потребителите на услуги, включително техни жалби и др.