Groupement des unions nationales des agences et organisateurs de voyages de l’ue group of national travel agents’ and tour operators’ associations within the eu



Дата20.05.2017
Размер252.09 Kb.
#21718

ECTAA


GROUPEMENT DES UNIONS NATIONALES DES AGENCES ET ORGANISATEURS DE VOYAGES DE L’UE

GROUP OF NATIONAL TRAVEL AGENTS’ AND

TOUR OPERATORS’ ASSOCIATIONS WITHIN THE EU

Association Internationale

Rue Dautzenberg, 36/box 6 – 1050 Bruxelles, Belgique

Tel. +32 2 644 34 50, Fax +32 2 644 24 21, e-mail: ectaa@skynet.be


Ref. 960006/95221

Final version

ECTAA/HOTREC
Code of Conduct

Introduction - Preamble

In the context of European Union Consumer Protection Policy, as illustrated in particular by the Directive on Package Travel (90/314/EEC), the signatories have deemed it appropriate to conclude the present Code of Conduct.

The signatories to this code of conduct are

on the one hand


ECTAA - Group of National Travel Agents’ and Tour Operators’ Associations within the EU

Rue Dautzenberg 36, box 6

B - 1050 Brussels

and on the other hand


HOTREC - Confederation of the National Associations of Hotels, Restaurants, Cafés and similar establishments in the EU and EEA

Bd Anspach 111, box 4

B - 1000 Brussels

This Code of Conduct is intended to cover hotel contracts and business relations between travel agents/organisers and hotels within the European Union, concluded after the date of signature of this code.

The signatories recommend that agreements applicable only at national level concluded between national associations of the same country take the principles of this Code as a basis.

This Code of Conduct shall apply unless otherwise agreed upon by specific contract between the hotel and the travel agent.

It shall also apply in order to complement the terms in a specific contract in respect of any provision not included therein.

The Code of Conduct shall serve as a reference for the settlement of disputes between hotels and travel agents, whether privately or through arbitration or legal actions.

The signatories to this Code of Conduct acknowledge that overbooking, no-show and late cancellation are inter-related problems.

The signatories undertake:



  • to advise national associations of the existence and the interpretation of the Code of Conduct in order to ensure that the clauses are applied to the widest extent possible at European level.

  • to recommend to their respective members and the enterprises belonging to them to give preference to members of the other signatory, when concluding hotel contracts.

Wherever reference is made to « travel agent » it is to be understood as « travel agent/organiser ».

Wherever reference is made to « in writing » it is to be understood as « letter, telegram, telex, fax, computer, etc. ».



Section I: General Principles

Art. 1: Definitions

A « hotel contract » is a contract by which a hotel agrees with a travel agent to provide hotel services.

Hotel-services are defined as rooms, meals, and any other facilities, which the hotel has confirmed it will provide.

Art. 2: Reservation from the agent

All hotel contracts are initiated by a reservation request from the agent, specifying the services to be supplied. Any reservation request not submitted in writing shall be confirmed immediately in writing.



Art. 3: Confirmation from the hotel

The contract will be concluded when the hotel confirms the reservation upon receipt of the reservation request either in writing or by issuing a computer reservation number referring explicitly to the reservation request.

The confirmation from the hotel shall specify the services the hotel contracts to provide and their prices.

Art. 4: Advance payments

The hotel contract may require advance payment (e.g. reservation fee, guarantee deposit, earnest money or credit card guarantee where applicable).

The hotel shall acknowledge receipt of such advance payments in writing.

Art. 5: Rates

The parties shall abide by the rates quoted in the confirmation from the hotel. However, long-term contracts may contain a price adjustment clause.

In the event of variations due to public taxes, VAT, rates of exchange, or similar, rates already agreed upon will be renegotiated, unless stipulated otherwise in the contract.

Variation in rates other than those mentioned above shall not affect confirmed reservations or contracts already concluded.



Art. 6: Commission Policy

The terms of commission shall be agreed upon before or at the time of the confirmation.

The hotel shall advise the agent in writing

  • which services will be commissionable

  • whether the commission includes VAT

  • whether commissions are payable for any extension of stay agreed by the hotel or for reservations effected by the client during his stay, as long as the agent guarantees the payment.

Net prices quoted and confirmed are understood to be non-commissionable.

If it has been agreed that payment is made directly by the client, the hotel shall settle the commission with the agent within 30 days after payment by the client. Overdue payment shall be subject to interest at the bank rate of the country in which the agent is situated.

If more than one agent is responsible for the same reservation, commission will only be paid once.



Section II: Rights and obligations of the parties

A. Hotelier

Art. 7: Rights and obligations for the hotel

The hotel shall not charge higher prices to the agent than those quoted in the public hotel tariff.

The hotel shall refrain from soliciting the client to become a direct client, for instance by inviting the client to make direct reservations in the future.

The services provided by the hotel to the agent’s clients in accordance with the contract shall be of the same quality as those provided by the hotel, under the same conditions, to its direct clients, unless agreed otherwise between the agent and the hotel. Where specific services are required in accordance with the contract, special arrangements may apply.



Art. 8: General liability

The hotelier will be liable to the client and to the travel agent for the proper performance of his obligations deriving from the hotel contract.



B. Travel Agent

Art. 9: Rights and obligations for the agency

The agent shall provide to the hotel the necessary full and detailed information concerning services requested.

A travel agent shall not conclude several simultaneous hotel contracts for the same stay for an individual client or a group. In such a situation hoteliers may unilaterally cancel the contract with no refund of reservation fee. In the case of a series of group reservations, all reservations concerned may be cancelled.

In case of late arrivals or other changes of contract the agent shall notify the hotel immediately.

The agent shall not invoice rooms at higher rates than those quoted in the public hotel tariff.

The agent shall make use of the most up-to-date information available from the hotels.

The agent shall not solicit the client to refrain from making reservations directly.

Art. 10: Agency liability for payments

The agent who has concluded the hotel contract is responsible for payment of services specified, except when it has been agreed that the invoice shall be paid directly by the client.

If a different agent from the one having concluded the contract is liable for payment, both agents shall be jointly and severally responsible, unless otherwise stipulated in the contract.

Art. 11: Terms of payment

The services for which the agent is responsible are those specified in the contract.

The invoice shall be paid within the time limit agreed upon. If no time limit has been agreed upon, invoices should be settled within 30 days from receipt of the invoice. Overdue payment shall be subject to interest at the bank rate of the country in which the hotel is situated.

In the case of stays of long duration, the agent may be requested to make part and stage payments during the course of the stay for services already provided.

In cases where the agent has reserved services for which payment is to be made directly by the client, the hotel guarantees the agent’s commission on specified services paid for by the client.

If the advance payment made by the travel agent is not sufficient to cover the full amount of the bill, the hotelier shall have the right to collect the balance of his bill directly from the client, unless the travel agent accepts responsibility for the full amount.

The method of payment by the travel agent should be specified and agreed upon as part of the contract.

Art. 12: Room Allocation

The agency shall notify the hotel about the number and type of rooms required (room specification) at least 14 days before the arrival of the group.

The agency shall forward the rooming list to be received by the hotel 7 days before the arrival of the group unless stipulated otherwise in the contract.

The hotel shall be obliged to respect all such instructions from the agency when received and accepted in due time.

The hotel will attempt to resolve difficulties arising from non-existing or delayed lists, but cannot assume any responsibility.

Art. 13: Disposal of rooms

A hotel room must be available for the client no later than 3 p.m. on the day of arrival and until 6 p.m. of the same day, unless the reservation is guaranteed or a late arrival has been specified.

The hotel room must be vacated no later than noon on the day of departure.

If a hotel room is requested for occupation earlier than noon on the day of arrival or later than noon on the day of departure, the hotel may require a supplementary payment.



Art. 14:

  1. Non guaranteed reservations

For any booking accepted by the hotelier, a room or rooms must be kept available for the guest until 6 p.m. on the scheduled day of arrival.

After 6 p.m. the hotelier may dispose of the room (or rooms).



  1. No-show

If the client does not arrive at the hotel by the time specified according to article 13 - i.e. 6 p.m. of the day of arrival -, this will constitute a no-show.

If the amount of compensation to be paid in the case of a late cancellation or no-show is not specified it is accepted that it should be the equivalent of the cost of the room (or rooms) for a minimum of one night and a maximum of three nights per room.



Art. 15: Guaranteed reservations

The guarantee given by the client or the travel agent concerned is constituted by payment in cash, by cheque, by bank transfer or by credit card (or, in the case of the travel agent, a formal guarantee indicated on the reservation document or the voucher).

The guarantee can be asked for by the hotelier at any time, for any reservation, in order to meet a special wish expressed by the client, in which case the hotelier undertakes to maintain the reservation until midday on the day following the scheduled date of arrival. Thereafter he may dispose of the room.

Art. 16: Handling of clients’complaints

If the hotel’s services give rise to claims from the client toward the agent, the hotel will indemnify the agent for damages duly paid to the client for losses actually suffered as a direct consequence of the non-fulfilment by the hotelier of his contractual or other legal obligations according to the national legislation or legal practice of the country where the hotel is located.

If the hotel does not provide the accommodation contracted, the hotel is required


  • to provide another room at the same or the nearest equivalent hotel and pay for any difference of price;

  • to notify the client or the agent in advance of the client’s arrival; otherwise pay for the client telephone or telex-charges to notify the client’s home or office of the hotel change and pay for the client’s transportation to the other hotel;

  • to pay for the client’s transportation back to the original hotel, if the client wishes to return, when space becomes available.

In the case of reallocation in allotment-contracts (whereby bookings are not guaranteed) no compensation will be due by the hotel in respect of the reallocation, unless provided for by the national law or legal practice of the country where the hotel is located.

Section III: Conditions relating to various types of clients

Art. 17: Definition

  1. Individual clients are defined as bookings for fewer than 15 persons.

  2. Group clients are defined as a minimum of 15 persons, considered by the agent as well as the hotel as one entity. Below this number the group is regarded as individual clients, unless otherwise agreed in the contract.

If the number is reduced after the reservation, so that the group numbers fewer than 15 persons, the hotel must notify the agent, whether it still considers this number of persons as a group.

  1. Large groups/functions are defined as groups numbering more than 200 clients or occupying at least 50% of the total capacity of the hotel, whether rooms, restaurants, and/or conference facilities.

Art. 18: Cancellations - Individual clients

In the absence of agreement to the contrary, the agent may cancel a reservation until 6 p.m. on the day before the date of arrival without having to pay compensation.

In the case of cancellation later than mentioned above the agent may be required to pay a cancellation fee, equivalent to the room rate for one night.

However, where reservations are made for a minimum of one week, cancellations must be notified 30 days before the date of arrival in high season and 14 days before the date of arrival in low season.

If guarantee deposit or full pre-payment has been required, the hotel can only claim a cancellation fee for non-utilised rooms according to the above rules.

However, in the case of a guarantee deposit under tour allotment contracts the hotel should be entitled to collect the full value of the intended stay, unless otherwise agreed upon in the contract.



Art. 19: Cancellations - group clients

The terms and time limits governing total or partial cancellation of the contract, together with the amount of compensation due in the event of late cancellation, shall be agreed upon at the time of confirmation. The hotel shall clearly define its cancellations policy for the period concerned.

The travel agent shall inform the client of this cancellation policy.

All cancellations shall be made in writing and dated. If the cancellation is to take effect from the date of a verbal communication, the written confirmation shall refer expressly to it. Any written documents received from the hotel referring to the verbal communication shall dispense the travel agent from any further reconfirmation in writing.

Where applicable, cancellation numbers should be issued by the hotel and retained by the travel agent, dispensing with the need for a cancellation in writing.

In any event the hotel must acknowledge having received the cancellation.



Art. 20: Large Group Clients/Functions

Reservations of groups/functions, numbering more than 200 clients or occupying at least 50% of the total capacity of the hotel, whether rooms, restaurants and/or conference facilities, are usually subject to special contract and conditions.

Reservation fee may be claimed at the time of reservation.

At the time of the final confirmation of the group/function the hotel may require a guarantee deposit for expected sales.

Special cancellation regulations may apply to such groups/functions.

Art. 21: Allotments

Contracts for allotments with regular arrivals are subject to the provisions of this Code of Conduct wherever applicable. Specific clauses may be agreed upon between the travel agent and the hotel.

Such contracts, where a number of rooms are left at the disposal of the agency, shall specify all relevant items, such as


  • Reservation periods (start, completion, possible intervals)

  • Number of rooms allotted within each period of the contract

  • Rates, discounts, commissions

  • Special conditions (free service, etc.)

  • Financial conditions, payment, currency, form of payment, final dates, and possible guarantee deposit

  • Information on the development of sales (advance reservation)

  • Time limit for rooming-lists

Section IV: General Clauses

Art. 22: Force Majeure

Whenever one of the parties to the contract is unable - excluding overbooking and no-show - to fulfil his obligations due to « force majeure » - i.e. unusual and unforeseeable circumstances beyond the control of the party by whom it is pleaded, the consequences of which could not have been avoided even if all due care had been exercised - he is exonerated from his obligations without having to pay compensation.

If one of the parties is unable to fulfil obligations due to force majeure, he shall notify the other party immediately in order to limit potential damages.

Art. 23: Supervising Committee

The signatories agree to form a supervising committee with the authority



  • to overview the application of the principles of the Code of Conduct in hotel contracts on a European level

  • to advise national associations on the interpretation of the Code and its clauses

  • to seek an amicable settlement of disputes arising from this Code when so requested.

The Supervising Committee consists of 4 members, 2 representatives appointed by ECTAA and 2 representatives appointed by HOTREC.

Art. 24: Information about complaints

If one of the parties covered by the Code receives a complaint from a client relating to the performance of the hotel contract he shall immediately inform the other party thereof.



Art. 25: Arbitration

If an amicable settlement of a dispute cannot be reached, the dispute may be submitted for arbitration, when so requested by the national association of either party in a dispute.

The arbitration procedure is set out in the annex.

Art. 26: Revision and Termination of the Code

If one of the signatories requests a revision of clauses in this Code of Conduct, such a request must be submitted to the Supervising Committee. The Committee may thereafter instruct such revision to be adopted within one year after the date of the decision.

In case of disagreement the said signatory may terminate the Code of Conduct with a further 6 months notice.

In any case, the Code of Conduct may be terminated by mutual agreement between the signatories with one year’s notice.

* * *

Glossary

« Advance Payment »:


  • Guarantee deposit:

Payment in advance of a part of the total price by the travel agent to the hotelier. This will be deducted from the hotel bill or is to be returned if the hotel contract is cancelled according to the rules.

  • Earnest money:

In the law of some countries, including France, Italy, Portugal and Spain, the term earnest money (arrhes) means: « Contractual compensation which is not repayable if the contract is cancelled by the fault of the person who paid the earnest money, and which is to be paid back double if the contract is cancelled by the fault of the person who received the earnest money. » If the hotel intends that an advance payment is to be treated as earnest money, it should be specified.

  • Reservation fee:

Payment in advance by the travel agent to the hotelier. This reservation fee will be deducted from the hotel bill but not reimbursed in case of cancellation.

Date of Code of Conduct

This Code of Conduct has been concluded on 10 January 1996 in Brussels, following its adoption by the signatories.

The English text is the only authoritative version. Translation in French will be provided by HOTREC and ECTAA. The national associations are responsible for providing translation in their national language.
Robert Reicherts Alain Philippe Feutré

President of ECTAA President of HOTREC

Georges Toromanof Jørgen Kønigshøfer

Vice-President of ECTAA Chairman of HOTREC Travel Trade Working Group

* * *

ECTAA/HOTREC

Code of Conduct



Additional Clauses

The following clauses will be applicable in all Member States when not in contradiction with national legislation.



Art. 1: Commission Policy

In case no terms of commission have been agreed upon, the signatories confirm that agents are usually entitled to a commission amounting to 10 % net of VAT of the contract price, unless prices are quoted as net prices.



Art. 2: Cancellations

  1. Group clients

All cancellations shall be in writing and dated (registered letter, identified telex, fax...).

In the absence of agreement to the contrary, the travel agent may cancel a group reservation without having to pay compensation according to the following rules:



  1. Cancellation of the total group not later than 30 days before the date of arrival.

When reservation is made for a group, occupying more than 30% of the total room capacity, the hotelier will notify the travel agent, in writing, within the period of 60 to 30 days prior to the date of arrival, that the hotelier intends to dispose of the number of rooms which the travel agent does not guarantee. If the travel agent guarantees all the rooms reserved, such cancellation as above is excluded.

  1. Cancellation of maximum 50% of the final reservation, not later than 21 days before the date of arrival.

  2. Cancellation of maximum 25% of the final reservation, not later than 14 days before the date of arrival.

Cancellation made after the above mentioned time limits shall give the hotel the right to claim a cancellation fee, unless the hotelier covers his loss by re-letting the rooms. The hotelier may be required to prove that re-letting did not take place.

The cancellation fee amounts to:




  1. a fee fixed in advance

  2. in the absence of such agreement - two-thirds (2/3) of the price for services reserved for one night per cancelled client.

  3. in the case of cancellation three (3) days (72 hours) or less before the date of arrival - three-fourths (3/4) of the hotel services reserved.

In the event of a premature departure or of non-utilisation of services ordered, the travel agent shall compensate the hotelier for loss actually suffered, except in those cases where the premature departure or non-utilisation of services is due to the hotelier not having furnished such services.

  1. Large Group Clients/Functions

At the time of final confirmation of the group/function and in the absence of an agreement to the contrary the hotel has the right to demand a guarantee deposit of max. 25% of the expected sales, in the form of a cash deposit or a bank guarantee or similar.

Cancellation

The total reservation may be cancelled not later than 90 days before the date of arrival without compensation.

Subsequently, a maximum of 50% of the reservation may be cancelled according to the following rules:

50% of the original reservation may be cancelled not later than 60 days before the date of arrival without compensation. At the same time the hotel should receive an update of the number of clients.

25% of the original reservation may be cancelled not later than 30 days before the date of arrival without compensation.

10% of the original reservation may be cancelled not later than 10 days before the date of arrival without compensation.

Cancellations made later than mentioned above shall give the hotel the right to claim payment in full for the rooms and other premises cancelled later than mentioned above, reduced by the value of re-letting.

5% of the updated number of clients may be cancelled not later than 24 hours before the date of arrival. At any later cancellation the hotel may claim payment in full for all services reserved.

* * *

Annex :


Arbitration Rules

  1. Subject for Arbitration

Any dispute between a hotel and a travel agency in relation to the Code of Conduct, to which this annex is attached, including interpretation and validity, may be referred to an arbitration tribunal according to the rules set out below.

  1. Arbitration Request

The party wishing to resort to arbitration should submit its request, either to the ECTAA Secretariat General or to the HOTREC Secretariat General.

This request must specify:

Names, description, and address of the parties.

Statement of the claim.

All other documents establishing the rights and obligations of the parties and the circumstances of the dispute.


  1. Acceptance by the Respondent

The Secretariat General shall forward a copy of the request to the respondent.

With his acceptance of the request for arbitration, the respondent shall forward to the Secretariat General, as early as possible, his grounds of defence, any proposal he may wish to make as well as all documents and information likely to support his defence.

A copy of the reply shall be forwarded to the claimant for his information.


  1. Registry

The Secretariat which receives the request for arbitration shall serve as the registry during the arbitration proceedings.

  1. Amicable Settlement

With the consent of both parties to the dispute, the request is then submitted to the Supervising Committee (see art. 23 of the Code) in order to seek an amicable settlement.

  1. Appointment of Arbitrators

If such a settlement cannot be reached, the request may then be submitted to arbitration upon the written consent of both parties.

Within 30 days after receiving this consent HOTREC and ECTAA each appoints one arbitrator, and the two arbitrators shall appoint a third arbitrator.



  1. Compilation of the File

It is the responsibility of the registry to compile the file for the arbitrators.

The parties are informed of the date of transmission of documents to the arbitrators.



  1. Arbitration agreement

Each party to the dispute shall receive a copy of the pleadings supplied by the opposite party, indicating the arbitrators appointed and the grounds of claim or defence.

By consenting to arbitration the parties undertake to settle their dispute, abide by the present rules, and cover the costs incurred.



  1. Challenge of Arbitrators

Upon receipt of the information as mentioned in art. 8, the parties have the right to challenge the arbitrators.

The only grounds for challenge are those listed hereafter:



  • relationship or association with one of the parties,

  • an arbitrator having an interest in the case,

  • objection to an arbitrator by one of the parties,

  • previous connection with the dispute as an arbitrator

In the event of the replacement of a challenged arbitrator, this should be registered in the file and communicated to all parties concerned.

  1. Procedure before the Arbitrators

Arbitration will normally be conducted in writing.

However, if one of the parties or the arbitrators requests a verbal hearing, the arbitrators should determine a specific place and date, which must be communicated to both parties 15 days in advance.

The parties shall appear either in person or through duly appointed representatives.

Any new claim or counterclaim put forward by one of the parties must be presented in writing. Unless the party against whom a new claim has been made agrees, the arbitrators have no power to take note thereof.



  1. Replacement of an Arbitrator during the Proceedings

In the event of death or illness of an arbitrator, the registry shall appoint a replacement, without it being necessary to start new proceedings.

  1. Consideration of the Case by the Arbitrators

The arbitrators proceed to consider the case by all appropriate means. They can appoint one or more experts, technically or legally competent, to assist them. The arbitration tribunal shall have the power to fix all procedural rules for the holding of the arbitration including discretionary power in any matter it may consider proper in the circumstances.

  1. Decision of the Arbitration

The three arbitrators shall decide by majority. If no majority can be reached the verdict of the third arbitrator shall prevail. He shall also act as chairman of the Tribunal.

The decision following the considerations of the case shall be made within 2 months from the receipt of the file by the arbitrators and should stipulate the reasons.

The decision is deemed to be made at the place of arbitration and on the day of its signature by the arbitrators.


  1. Agreed Settlement

If the parties reach an agreement before the arbitrators, this fact is recorded by the registry.

  1. Notification of the Decision

The registry shall communicate the decision to the parties by means of a copy of the text signed by the arbitrators.

  1. Final Character of the Decision

The decision is final.

By submitting the dispute to arbitration the parties undertake to carry out the decision promptly and to waive all means of recourse which they may otherwise have had.



  1. Depositing of the decision

The original text of all decisions made in accordance with the present rules shall be deposited in the Secretariat of both HOTREC and ECTAA.

  1. Costs of the Arbitration

All costs of the arbitration shall be decided upon by the Tribunal, who may direct to and by whom and in what manner they shall be paid.

* * *


превод

ECTAA / HOTREC



ЕТИЧЕН КОДЕКС

Въведение – Преамбюл


В контекста н политиката на ЕС за защита на потребителя изрично посочена в Директивата за пътувания с пъкетна цена ( 90/314 / EEC ) долуподписаните считата за необходимо да сключат настоящия етичен кодекс.
Долуподписаните страни по настоящия кодекс са:

От една страна

ECTAA - Федерация на асоциацииите на туроператори и туристическите агенции в страните на ЕС, с адрес : ул. Даудзенберг 36 кутия 6

Брюксел 1050


И от друга страна
HOTREC – конфедерация на националните асоциации на хотелите, ресторантите, кафе сладкарници и др. Сходни заведенеия в страните на ЕС и EEA, с адрес :
Бул. Аншпрах 111, кутия 4

Брюксел 1000


Настоящия Етичен Кодекс има за цел да обхване условята на хотелските договори и деловите отношения между Пътническите агенции8 организатори и хотелите в страните от ЕС, сключени след датата на подписването на настоящия кодекс.
Долуподписаните страни препоръчват договорите, които са приложими само намесно ниво, сключени между националните асоциации в една и съща страна, да взаимстват като база за тяхните взаимоотнишения, принципите, залегнали в този кодекс.
Настоящия Етичен Кодекс ще се прилага във всички случаи, освен ако няма специално споразумение между хотела и туристическия агент.
Настоящия Кодекс ще се прилага и в случаи на допълване на клаузи в дадено специалното споразумение по отношение на други клаузи, които не са включени в него.
Етичния Кодекс ще служи и за справка по отношение на уреждане ан спорове между хотелите и туристическите агенции , независимо от това дали по частен път или чрез арбитражен съд или чрез други юридически действия.
Страните по настоящия дагавар приемат, че свръхзаписванията, неявяване

/ ноу- шоу / както и късна анулация са взаимно свързани проблеми.


Страните по Кодекса се задължават :

  • да уведомят националните асоциации за съществуването и тълкуването на Етичния Кодекс, с оглед обезпечаване прилагането н клаузите на Европейско ниво на възможно най- висока степен.

  • Да препоръчат на съответните си членове и принадлежащи към тях предприятия да предосатвят преферанциални условияна членовете на страните по настоящия Кодекс при сключване на хотелски договори.

В случаите където се правят препратки към “ туристически агент” , под този термин да се разбира – “ туристически агнт / организатор.

В случаяите когато е употребен изръзат “ писмено”, да се разбира – “ писмо, телеграма, телекс, факс, компютър и др.”


Раздел I Общи положения
Чл. I Дефиниции
“Хотелиерски договор” - Договор с който даден хотел приема да предоставя хотелски услуги на туристически агент.
“Хотелски услуги” се определят като стаи, храна и всякакви други услуги, които хотелът е проттвърдил, че ще предостави.
Чл. II Резервации ото страна на Агента

Всички хотелиерски договори се предхождат от заявка резервация, представена от страна на агента, в която се опоменават услугите, които трябва да бъдат предоставени.

Всяка заявка за резервация, която не е представена в писмен вид, ще бъде незабавно потврдена писмено.
Чл. 3 :

Потвърждение от хотела

Договорът ще бъде сключен когато хотелът потвържадава резервацията след получаване на заявка за разарвации или в писмен вид или чрез издаване на резервационен номер по компютърен път, който се отнася изрично до заявката за резервация.

Потвърждението от страна на хотела ще конкретизира услугите и цените, за предоставянето на които хотелът е подписал договор.

Чл. 4 Авансови плащания

Хотелиерския договор може да изиска авансово плащане / напр. резервационна такса, гаранционен депозит/ earnest money или, когато е възможно, гаранция с кредитна карта/.

Хотелът ще потвърди получаването на такова авансово плащане в писменна форма

Чл. 5 Цени

Договарящите се страни ще спазват цените, определени в потвърждението от страна на хотела.

Въпреки това, дългосрочните договори могат да съдаржат клауза за актуализация на цената.

В случай, че се получават различия, дължащи се на държавни такси, ДДС, обменни курсове или други подобни цените, по които е постигнато споразумение ще бъдат предоговорирани, освен ако в договорът не се предвижда друго условие.

Различие в цените, дължащи се на други, извън по-горе споменатаите причини, няма да се отразяват върху потвърдените резервации или вече сключените договори.
Чл. 6 Комисионна политика

Условията на комисионната ще се договорират преди или по време на потвърждението.


Хотелът ще информира агянта в писмен вид, относно:

  • за предоставянето на какви услуги се полага комисионна

  • комисионните съдаржат ли ДДС

  • плащат ли се комисионни при продължение на престоя потвърдено от хотела или за резервации, извършени от клиента по време на неговия престой до толкава до колкото агента гарантира плащането.

Дадените и потвърдени нетни цени са без начислена комисионна

Ако е постигнато споразумение, плащането да се извършва директно от клента, хотелът ще заплати комисионната на агента в рамките на тридесет дни след извършване на плащането от страна на клиента. Всякакви прострочени плащания ще бъдат предмет на облагане с лихве съгласно банковия курс на страната в която се намира агнтът.


Ако повече от един агент отговаря за една и съща резервация, комисионната ще се изплаща само веднъж.
Раздел II Права и Задължение на Страните

А Хотелиер

Член 7 : Права и задължения на хотелиера

Хотелът небива да предлага на агента по – високи цени отколкото теци побликувани в общата му хотелиерска тарифа.

Хотелът трябва да се въздържа да убеждава даден клиент да стане негов директен клиент, например като го кани за в бъдеще да прави директни резервации в хотела.

Услугите, предоставени от хотела на клиента на агента в съответствие с договора трябвада бъдат със същото качество както тези предосатвенио от хотела при същите условия на неговите директни клиенти, освен ако няма друго споразумение между агнта и хотела. В случаите когато са изискват предоставянето на специфични услуги в съответствие с подписания договор могат да се прилагат и специални договаряния..


Чл. 8 Общи задължения
Хотелерът носи отговорност пред клиента и пред туристическия агент за стриктното изплнение на неговите задължения произтичащи от хотелиерския догтовор.

В. Туристическия Агент


Чл. 9 : Права и задължения на Агенцията

Агента трябва да предоставя на хотела необходимата пълна и подробна информация касаеща заявените услуги.

Туристическия агент не трябва да сключва няколко паралелни договри с различни хотели за един и същ период за индивидуален клиент или група. В такъв случай, хотелиерите могат едностранно да анулират договора без право на възстановяване на резервационната такса. В случай на няколко резеравции за група, всички резервации свързани с ниея могат да бъдат анулирани.

В случай на късно пристигане или други изменения в договора агнтът трябав да уведоми хотела незабавно.

Агента не може да фактурира стаи с по- високи цени от колкот тези побликувани в официалната тарифа.

Агента трябав да се ползва най- съвременна и актуализирана информация, трабва да разполага най- актуализираната и осъвременана и актуална информация, с която разполагат хотелите.

Агентът не трябава да убеждава клиента да се въздаржа от извършването на директни резервации.

Чл. 10 задължения на Агенцията за плащанията

Агантът, който е сключил хотелерски договор е отговорен за заплащането на определените услуги, освен в случаите, коато е постигната договореност фактурите да бъдат изплащане и директно от клиента.

Ако Агент, различен от този който е сключил договора, отговаря за плащането и двамата агнта трябва солидарно и по отделно да носят отговорност за това освен ако договрът не придвижда друго.


Чл. 11 Условия на плащане

Услугите, за които Агентът отговаря са тези, които са описани в договора.

Фактурата трябва да се изплаща в в рамките на договорения период Ако не е договорен конкретен срок за плащане, фактурите трябва да бъдат уреждани в рамките на 30 дни от получаването на фактурата.

Продрочените плащания ще бъдат предмет на олихвяване съгласно лихвения процент на странта в коята се намире хотелът.

В случай на престой с по- голяма продължителност агентът може да изиска извършването на частично или на вноски плащане по време на периода, през който вече са били предоставяни услуги

В случаите, когато Агентът е резервирал услуги, за които плащането трябва да се извърши директно от клиента, хотелът гарантира комисионна за агента върху определените услуги, заплатени от клиента.

Ако авансовото заплащане, извършено от туристическия агент не е достантъчно, за да покрие пълната сума на задължението / сметката/ хотелиерът има право да събере остатъка от дължимата сума директно от клиента, освен ако туристическия агент не поема отговорността на изплащане на цялата сума.

Начинът за плащане от страна на Туристическия Агент трябва да бъде определен и договорен като част от основния договор.


Чл.12 Леглови Контингент

Агенцията ще уведоми хотела за броя и вида на исканите стаи, / спецификация/ най- малко 40 дни преди пристигането на група.

Агенцията ще изпрати “руминг листа“ до хотела седем дни преди пристигането на групата, освен ако нене предвидено друго по договор.

Хотелът е длъжен да съблюдава всички тези инструкции от страна на агнцията, получени и приети своевременно.

Хотелът трябва да се опита да разреши всички проблеми произтичащи от неиздаването на списъци или забавянето им, като не поема никакава отговорност за последствията.
Чл. 13 Освобождаване на стаите

Хотелската стая трябва да бъде на разположение на клиента оттри часа след обяд в деня на пристигането до шест след обяд в същия ден освен ако резервацията не е била гарантирана или не е било събщено изрично за късното пристигане.

Хотелската стая трябва да бъде освободена в 12 часа в дена на заминаването.

Ако хотелската стая бъде заявена за ползване по рано от 12 часа в деня на пристигенето или по късно от 12 часа в деня на заминаването, хотелът може да предяви искане за допълнително плащане.
Чл. 14

А Негарантирани резервации

За всяка резеравция, приета от хотелиера резервираната стая или стаи трябва да бъдат на разположение на госта до 6.00 след обяд на предвидения за пристигане ден.

След шест часа след обяд хотелиерът може да освободи стаята / стаите/

В Не явяване / Non show /

Ако клиентът не пристигне в хотела до времето, определено в Чл. 13, т.е. 6..00 след обяд в деня на пристигане това ще се счита за”не явяване”

Ако сумата за конпенсация , която трябва да се плати, в случай на късна анулация или не явяване не бъде предварително определена, приема се че тя трябва да бъде равностойна на цената на стаята, стаите за минимум една нощувка и максимум три нощувки на стая.

Чл. 15 Гарантирани резервации
Гаранцията, дадена от клиента или туристическия агент се извършва чрез плащане в брой с чек, с банков превод или с кредитна карта / или, в случай на туристически агент официална гаранция описана на резервационната бланка или ваучер/

Гаранцията вможе да бъде изискана от хотелиера по всяко време и за всяка резервация, с оглед задоволяване специалното желание на клиента в койтослучай Хотелерът се задължава да запази резервацията до 12.00ч на следващия ден от заплануваната дата на пристигане. След този срок, хотелиерът може да освободи стаята.

Чл. 16 : Обработка на клиентскит оплаквания
Ако услугитне предоставени в хотела, дадът основание за рекламация от срана на клиената срещу агента, хотелът трябва да обещити агента за щетите съответно изплатени на клиента за реалните загуби, произтичащи като директно последствие от неизпълнението от страна на хотелиера на неговите договорни или други съдебни задължения съгласно националното законодателство или съдебвната практика на спраната в кято се намира хотелът.

Ако хотелът не предостави настаняване, съгласно договорено, хотелът трябва да:



  • предостави други стая в същия или най- близък по категория на този хотел, като плати за разликата в ценат ;

  • уведоми клиента или туристическия агент предварително за пристигането на клиента; в противен случай ще заплати за телефонните разговори на клента или за разходите по телекса направени, за да се уведомът близките на хотела в дома му или в офиса за промяната на хотела, като заплати за транпортирането на клиента до другия хотел.

  • Заплати за транпорта за връщането на клиента до първоначалния хотел акоклиента желае да се завърне след като се освобди стая.

  • В случай на преразпределение в договорите за леглови контингент / където резервациите не се гарантират/ не се полага никаква конпенсация пратима от хотела във връзка с това преразпределение, освен ако не е предвидено друго условие от националното законодателство или съдебната практика на страната, в която се намира хотелът.

Секция III Условия отнасящи се до различни видовеклиенти



Чл. 17: Дифиниция

a) индивидуални клиенти се считат за резервация на по малко от 15 души.

б)Групови клиенти се считат за минимум 15 души считани от агента, както и от хотела за едно цяло.

Всяка група, която възлиза на състав под този брой, се считат за индивидуални клиенти освен ако не е предвидено друго в договора.

Ако броят на клиентите е намален след извършването на резервацията, като броят на групат астане по- малко от 15 души , хотелът трябва да оведоми агента дали все още счита този брой лица за група.
в) Големи групи / мероприятия, ако наброяват повече от 200 клиента и заемат най- малко 50 % от общия капацитет на хотела включително и стаи ресторанти и /или конферентни зали.

Чл. 18 Анулациии - индивидуални клиенти

В случай, че липсва договореност за противното, агентът може да анулира резервация до 6.00 следобяд в деня преди датата на пристигане без да трябва да плати компенсация.

В случай, че анулацията е направена по – късно от заявената, агентътможе да изисква да му бъде заплатена такса анулация равностойна на цената на стаята зе една нощ.

В случаите когато резервациите са направени най- малко за седмица, анулаците трябва да бъдат съобщени 30 дни преди датата на пристигане в върхов сезон и 40 дни преди датата на пристигането в извън сезона.

Ако се изисква гаранционен депозит или пълна предплата хотелът може да претендира само за такса анулация за неизползвани стои съгласно горните изисквания.

В случай на гаранционен депозит съгласно договор за туристически леглови контингент , хотелът има право да събира пълната стойност на предвидения престой, освен ако не е предвидено друго условие в договора.
Чл. 19 анулации – групови клиенти

Условията и сроковете, касаеща обща или частична анулаця на договора, заедно със сумата за дължимата конпенсация, в случай на късна анулация, ще се договарят по време на потвърждението Хотелът трябва ясно да определи своята анулационна политка за въпросния период.

ТА трябва да информира клиента за тази анулационна политика

Всички анулации трябав да бъдат извършени в писмен вид както и с означена дата.

Ако анулацията трябва да бъде валидна от датата на усното съобщение, писменото потвърждение трябва да касае само и именно него. Всеки писмен документ, получен от хотела, и отнасящ се до усното уведомление ще освобождава ТА от всякякви писмени препотвърждения.

Когато е възможно броят на анулациите трябва да бъде регистирана от хотела и потвърдена от ТА, при което отпада необходимостта от извършване на анулации в писмен вид.

Във всички случаи обаче, хотелът трябва да потвърди, че е получил анулацията, приета от ТА
Чл.20: Големи групи от клиенти – мероприятия

Резервации на групи / мероприятия, възлизащи на повече от двеста клиента или заемащи най- малко 50 % от общия капацитет на хотела включително стаи включително стаи ресторанти или конферентни зали обикновено са предемет на специален договор и условия.

Резервационна такса може да бъде поискана при извършването на резеравции.

При окончателното потвърждаване на групата / мероприятието хотелът може да изиска гаранционен депозит за очакваните продажби.

Към такива групи / мероприатия могат да се прилагат и специални условия за анулации.
Чл. 21 : Леглови контингент

Договор за леглови контингент при редовни линии са предмет на клаузите по настоящия Етичен Кодек, когато е възможно.

Между ТО е Хотелиерът могат да бъдат договорени специални условия

Договори, където определено количество стаи са предоставени на разположение на агенцията, трябва да определят всички необходими данни като напр:

- Период за резервация - начало, край, интервали


  • Броя на стаите, определени за всеки период в договора

  • Цени, намаления, комисионни

  • Специални условия / безплатно обслужване /

  • Финансови условия, плащания, валута, форма на заплащане, крайни дати и евентуален гаранционен депозит

Информация за процеса на продажбите / авансови резевации /

Срокове за изпращане на руминг листове

РАЗДЕЛ IV Общи Условия

Чл. 22 : Формажорни причини

В случаите, когато една от страните по договора е в невъзможност да изпълни своите задължения / без да се броят свъхзаписванията и неявяване на клиента / поради форсмажорни причини, т.е. необикновенни и непредсказуеми обстоятелства извън контрола на договарящата страна, в които същата е попаднала последствията от които не мога да бъдат избегнати въпреки че е направено всичко възможно, тази страна се освбождава от задълженията си по договора без заплащане ан конпенсации.

Ако една от договарящите страни е в невъзможност да изпълни задълженията си поради форсмажорни причини, същата трябава незабавно да уведоми другата страна, за да ограничи евентуалните щети.
ЧЛ. 23: Надзорна комисия
Договорните страни се съгласяват да създадат контролен съвет със следните пълномощия:


  • Да контролира приложението на принципите на Етичния Код в хотелерските договори на европейско ниво

  • Да уведомява националните асоциации за тълкуването на кодекса и неговите клаузи.

  • При поискване да се опита да намери приятелско разрешаване на спорове произтичещти от този Кодекс

Контролният комитет се състои от четири члена, 2 /двама/ представители, назначени от ECTAA, и 2 /двама/ представители на НОТЕС.


ЧЛ. 24: Информация за оплаквания/рекламации

Ако една от страните, подписала Кодекса, получи опрлакване/рекламация от клиент, свързана с изпълнението на хотелиерския договор, тази страна ще уведови незабавно другата за това.


ЧЛ. 25: Арбитражен съд

Ако не може да се постигне споразумение по отношение на спора на приятелска основа, спорът може да бъде отнесен до арбитражен съд, ако това се изиска от националната асоциация на една от страните по спора.

Процедурите на Арбитражния Съд са определени в отделен Анекс.
ЧЛ. 26: Ревизия и прекратяване действието на Кодекса

Ако една от страните, подписали Етичния Кодекс, поиска ревизия на клаузите на Етичния Кодекс, такава молба може да бъде представена на Надзорната Комисия.Надзорната Комисия може да наслрочи какава ревизия, която да бъде проведене в рамките на една година ота датата на тоза решение.

В случай на несъгласие, действието на Етичния Кодекс може да бъде преустановено по взаимно съгласие между страните с едногодишно предизвестие.
Речник на терминологията!

Авансово плащане”



- “Гаранционен депозит”:

Авансово плащане на част от общата цена, платимо от туристическия агент на хотелиера.

Същото се отчислява от сметката на хотела или трябва да се върне, ако хотелиерският договор е анулиран, съгласно правилата.
- “Честни пари”:

Съгласно законодателството на някои страни, вкл. Франция, Италиая, Португалия и Испания, терминът “честни пари” означава: “Договорна компенсация, която не подлежи на връщане, ако Договорът е анулиран по вина на чицето, което е заплатило “честните пари”, и които трябва да се върнат в двоен размер, ако Договорът е анулиран по вина на лицето, което получава тези пари. Ако хотелът възнамерява да третира авансовото плащане като “честни пари”, това трябва изрично да бъде специфицирано”.


- ”Резервационна такса”

Анвансово плащане от страна на туристическия агент на хотелиера. Тази резервационна такса се отчислява от сметката на хотела


Дата на Етичния Кодекс

Настоящият Етичен Кодекс е сключен на 10 януари 1996 год. в Брюксел и приет от долуподписаните страни.

Текстът на английски език е единствената ауторизирана версия.

Преводът на френски език ще бъде предоставен от НОТРЕС и ЕСТАА.

Националните асоциации отговарят за предодтавянето на превод на съответните им национални езици.
Роберт Рейчертс Алейн Филир Фейтре

Президент на ЕСТАА Президент на НОТРЕС
Джордж Томанов Йорген Кьонигшьофер

Зам.-Президент на ЕСТАА Председател на НОТРЕС

Работна Група “Пътувания и търговия”

ЕCTAA/HOTREC

ЕТИЧЕН КОДЕКС

Допълнителни клаузи

Следните клаузи ще бъдат приложими във всички страни.членки на ЕС, когато не противоречат на националното законодателство.


Чл.1 : Комисионна политика В случаите когато не е договорена комисионна, двете страни по договор приемат условието че агента има право да получи 10% комисионна нетно от ДДС от цената по договор, освен ако цените не са определени като нетни.

Чл. 2: Анулации

Групови клиенти

Всяка една анулация трябва да бъде заявена в писмена форма с дата ()

При липса на съгласие от отсрешната страна Туристическия агент има право да да анулира резервацията на цяла група без да заплати компенсация съответно според следните правила:



  1. Анулация на цяла група може да се направи ако е заявена не по- късно от 30 дни преди датата на пристигане.

Когато е направена резервация за група, която заема повече от 30 % от капацитета, хотелиера трябва да оведоми туристическия агент писменно в рамките на 60 до 30 дни преди датат на пристигане, че хотелера възнамерява да освободи от резервация броя на стаите, които туристическия агент не гарантира, че ще ползва. Това правило не включва случая когато туристическия агент гарантира всички стаи, кото са резервирани.

2) Анулация за максимум 50 % от резервацията може да се направи не по-късно от 21 дена преди датата на пристигане

3) Анулация за максимум 25 % от резервацията може да се направи не по- късно от 14 дена преди датата на пристигане.
При анулации направени след определените времеви граници хотелът има право изиска такса обещетение, освен ако хотелиерът не покрие загубата чрез препродаване на стаите. От хотелиера може да бъде поискано доказателство, че той не препродал стаите.

Размера на обезщетението може да бъде в рамките на



  1. предварително определена сума

  2. при липса на такова споразумение – две трети от цената на резервираните услуги за една нощ на клиент.

  3. В случай на анулация три дена - 72 часа или по – малко от датата на пристигане - три четвърти от резервираните хотелски услуги.

В случаите на преждевременно напускане или не използване на услугите туристическия агент трябва да компенсира хотела за загубата освен в случаите когато преждевременното напускане или не използване на услугите е по вина на хотелиера, който е в несъстоятелност да предостави заявените услуги.


Когато се потвърди окончателно груповата резервация при липсата на споразумение за анулация хотелиерът има рлаво да изиска предплащане от максимум 25 % от очакваните продажби в брой или банков превод.
АНУЛАЦИИ
Резервацията може да бъде анулирана не по късно от 90 дена преди датата на пристигане без да има нужда от компенсация.
В последствие максимум от 50 % от резервацията може да бъде анулирана според следните правила:
50 % от резервацията може да бъде анулирана не по- късно от 60 дена преди датата на пристигане без да има необходимост от компенсация
25 % от резервацията може дабъде анулирана не по- късно от 30 преди датата на пристигане без да има нужда от компенсация.
10 % от резервацията може да бъде анулирана не по – късно от 10 дена преди дадата на пристигане без компенсация.
При анулации направени по – късно от определение срокове по горе, хотелиерът има право да изиска да изплати цялата сума и други неустойки за анулациите направени след опоменатите срокове, ......................

5 % от актуалния брой на клиентите може да бъде анулиран не по – късно от 24 часа преди датат на пристигене При всяка една анулация заявена по – късно хотелиерът има право да изиска цялостно заплащане за всички резервирани услуги.





 See page 9 - Glossary

 cf. 90/314/EEC, art. 6 (ii)






Сподели с приятели:




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница