Основание за доклада Контекст на проекта

1. Основание за доклада

1. Контекст на проекта

В хода на изпълнението на поръчката ще се цели да се изпълнят много от предвидените мерки в плана за управление на парка, да се осъществят мерки по опазване и възстановяване на местообитания и видове в Национален парк „Пирин“ и резерват „Тисата“ и като цяло да се подпомогне опазването на защитените територии, да се обнови съществуващата инфарструктура, съобразено изискванията на Европейските стандарти и законодателство.

2. Цели на проекта

I. Експертно, организационно и техническо подпомагане дейността на Екипа за управление на проект „Устойчиво управление на Национален парк „Пирин” и резерват „Тисата”.

II. Осъществяване на ефективно взаимодействие между страните, имащи отношение към изпълнението на проекта – Дирекция на национален парк Пирин, изпълнителите на договорите за изпълнение дейностите по проекта, екипа на строителния надзор, Министерство на околната среда и водите, експлоатационните дружества и др. заинтересовани страни.

III. Пълно съдействие при прилагане на необходими правила и процедури във връзка с управлението и изпълнението на проекта (включително по отношение на възлагане на обществени поръчки, строителство, мониторинг и докладване, верификации и разплащания и осчетоводяване на разходите, администриране и докладване на нередности).

IV. Оперативно подпомагане при осъществяване на административното, техническо и финансово управление на проекта, както и експертно и организационно съдействие на Възложителя и бенефициентите при отчитане на проекта пред управляващия орган.

V. Преглед, на всяко искане за плащане от страна на изпълнителите на договорите за строителство и строителен надзор или инженер консултант, редовни посещения на място, на всеки подобект, проверки дали разходите са допустими и реално извършени;

VI. Подпомагане на възложителя и бенефициента при осигуряването на необходимата професионална организация и координация по време на изпълнението на договорите, предвидени в проекта с оглед минимизиране на риска и подобряване на общото управление и мониторинга на всички задачи за изпълнение.

VII. Съдействие на Дирекция на националн парк Пирин за законосъобразно изпълнение на договора за безвъзмездна финансова помощ, сключен между тях, в качеството им на Бенефициент, и Министерство на околната среда и водите, в качеството на Управляващ орган по ОП „Околна среда 2007-2013 г.”;

VIII. Съдействие при изготвяне на дължимите месечни справки, доклади за напредък и искания за средства от Междинното звено и Управляващия Орган на програмата, както и при изготвяне на друга документация, свързана както с изпълнението на инвестиционния проект, така и с администрирането и управлението на проекта, съгласно правилата на ОП «Околна среда 2007-2013».

3. Очаквани резултати

Минимумът резултати, които трябва да бъдат постигнати (както са заложени в техническото задание) са:

• 
  Успешно изпълнение на проекта в рамките на времевия график,
  
• 
  Най-добри резултати за вложените ресурси,
  
• 
  Подобрен капацитет на Дирекция Национален парк „Пирин в управлението на проекти, финансирани със средства от Европейския съюз, и
  
• 
  Прозрачност и законност на всички процедури.
  

Описаните по-долу коментари представят нашето разбиране за постигане на целите, заложени с поръчката и очакваните резултати, в контекста на изискваните услуги и доколкото е практически обосновано и приложимо реферират към обхвата на всяка от описаните дейности в техническата спецификация.

Дейностите са групирани в четири основни взаимно свързани групи, както следва:

1. 
   Координиране на дейности
   
2. 
   Прилагане на регламенти, нормативни правила и др.
   
3. 
   Преглед на документи
   
4. 
   Разработване/актуализиране на документи
   

Координиране на дейности
Обхват на дейностите		Разбиране на Консултанта
Експертно, организационно и техническо подпомагане дейността на Екипа за управление на проект „Устойчиво управление на Национален парк „Пирин” и резерват „Тисата”. Осъществяване на ефективно взаимодействие между страните, имащи отношение към изпълнението на проекта – ДНП Пирин, изпълнителите на договорите за изпълнение дейностите по проекта, екипа на строителния надзор, Министерство на околната среда и водите, експлоатационните дружества и др. заинтересовани страни. Оперативно подпомагане при осъществяване на административното, техническо и финансово управление на проекта, както и експертно и организационно съдействие на Възложителя и бенефициентите при отчитане на проекта пред управляващия орган. Подпомагане на възложителя и бенефициента при осигуряването на необходимата професионална организация и координация по време на изпълнението на договорите, предвидени в проекта с оглед минимизиране на риска и подобряване на общото управление и мониторинга на всички задачи за изпълнение.		Консултантът ще осигури непрекъсната и постоянна техническа помощ на Бенефициента по време на одобрението на формулярите за обществените поръчки и ще се отзовава на въпроси, които могат да възникнат по време на този процес на одобрение. Консултантът ще осигури непрекъсната и постоянна техническа помощ по отношение на качество, пълнота и съответствие при документацията, свързана с подготовката на процедури, с помощта както на ключови експерти, така и на неключовите си експерти. Екипът от експерти на Консултанта ще инициира проактивен подход за трансфер на капацитет, като така ще осигури пълна ангажираност на персонал и заинтересовани страни.

2. 
   Прилагане на регламенти, нормативни правила и др.
   

Обхват на дейностите		Коментар на Консултанта
Пълно съдействие при прилагане на необходими правила и процедури във връзка с управлението и изпълнението на проекта (включително по отношение на възлагане на обществени поръчки, строителство, мониторинг и докладване, верификации и разплащания и осчетоводяване на разходите, администриране и докладване на нередности). Подбор на предложения за: проектиране; строителство, авторски и строителен надзор. При подбора (разглеждане, оценка и класиране) на описаните по-горе предложения участват минимум 3 експерти от ЕИП. Изготвяне на всички необходими документации за избор на изпълнители за възлагане на дейностите по проекта и участие в комисиите за избор на изпълнители; Съдействие при сключване на договори с избрани изпълнители за извършване на дейностите по проекта. Съдействие при извършване на проверки на място от страна на Възложителя – Бенефициент на договора за безвъзмездна финансова помощ върху дейността на Изпълнителите по отделните договори за обществени поръчки в рамките на проекта; Съдействие при осъществяване на документални проверки, включително проверки на фактури и други документи с еквивалентна доказателствена стойност, представени от Изпълнителите на отделните договори за обществени поръчки в рамките на проекта; Съдействие на ДНП Пирин за законосъобразно изпълнение на договора за безвъзмездна финансова помощ, сключен между тях, в качеството им на Бенефициент, и Министерство на околната среда и водите, в качеството на Управляващ орган по ОП „Околна среда 2007-2013 г.”; Съдействие при изготвяне на дължимите месечни справки, доклади за напредък и искания за средства от Междинното звено и Управляващия Орган на програмата, както и при изготвяне на друга документация, свързана както с изпълнението на инвестиционния проект, така и с администрирането и управлението на проекта, съгласно правилата на ОП «Околна среда 2007-2013». Съдействие на екипа за управление на проекта при провеждане на проверки на място от страна на междинното звено, управляващия орган на ОП „Околна среда 2007-2013 г.”, сертифициращия орган и одити от одитиращи институции.		Тъй като проектите по ОП "Околна среда 2007-2013г." са преминали първото ниво на оценяване (извършено от УО), след което са подготвени за финансиране, Консултантът ще разгледа различните компоненти на тези формуляри за кандидатстване по проектите в тясно сътрудничество с персонала на Възложителя и ще направи съответните препоръки, в съответните с тръжни досиета за Проекти/услуги в ясен и лесен за тълкуване формат. От значение при извършването на тези разглеждания, е това, че Консултантът тясно си сътрудничи със съответния персонал и в работата си с тях извършва периодични проверки дали се извършва ефективен трансфер на знания и капацитет, където е необходимо и с необходимото качество. За да се ускори процесът на одобрение и навременното получаване на средствата, е важно формулярите за искане на финансиране да са завършени и качествени в степен, която отговаря на желаната цел. Всякакви забавяния при одобряването, поради непълнота или несъответствие с регулаторните изисквания, ще окаже въздействие не само върху получаването на средствата, а също и върху успешното реализиране на ОП "Околна среда 2007-2013 г." като цяло. Това ще доведе до забавяне на работата поради повторното изпращане или промените във формулярите, които са предмет на разглеждане отново. Консултантът ще оказва съдействие и помощ на Бенефициента в следните области: (a) Процедури за оценяване на формулярите за кандидатстване на проекта на база критерии, които да се разработят с включването на необходимите контролни листове; (б) Процедури на мониторинг и контрол на процеса на провеждане на обществените поръчки и сключването на договори; (в) Преглед на документации за възлагане на обществени поръчки; (г) Мониторинг на изпълнението (финансово и физическо); (д) Финансов мениджмънт и контрол;

3. 
   Преглед на документи
   

Обхват на дейностите		Коментар на Консултанта
Осъществяване на необходимия преглед и подготовка на експертни становища и доклади във връзка с изпълнение на предвидените дейности в рамките на проекта за устойчиво управление на Национален парк „Пирин” и резерват „Тисата”; Преглед, на всяко искане за плащане от страна на изпълнителите на договорите за строителство и строителен надзор или инженер консултант, редовни посещения на място, на всеки подобект, проверки дали разходите са допустими и реално извършени;		Задачата изисква от Консултанта предоставянето на помощ при разглеждането на различни документи, част от проектното предложение, свързаните с тях проучвания, придружаващите доклади, информация и т. н., включително предварителни предпроектни проучвания, основни технически проучвания, инвестиционни планове/програми, икономически анализ, финансов анализ, анализ на ползите и разходите, анализ на допустимостта и проучванията за ОВОС/докладите. В резултат от прегледа на документации за възлагане на обществени поръчки, Консултантът ще: - предостави на Възложителя обосновано становище на съответния експерт в писмен вид; - въведе необходимите изменения/редакции в документацията за възлагане на обществени поръчки

4. 
   Разработване/актуализиране на документи
   

Обхват на дейностите		Коментар на Консултанта
Разработване/актуализиране на всички необходими насоки, правила и процедури във връзка с управлението и изпълнението на проекта, включително по отношение на възлагане на обществени поръчки, мониторинг и докладване, верификация и разплащания и осчетоводяване на разходите, оценка на проекта, администриране и докладване на нередности; архивиране. Разработване на съответни образци на документи, които ЕУП следва да попълва и подготвя във връзка с прилагането на горецитираните правила и процедури; Обучение – повишаване капацитета на ЕУП и други заинтеросовани страни чрез предоставяне на обучения;		Методологията, която следва да се изготви/актуализира по тази група дейности, ще осигури инструментите, необходими за ефективния преглед по реализацията на проектните дейности, одобрени в проектното предложение. Директният извод от това е, че всички документи следва да се изготвят с помощта на предварително зададен стандартен формат. Това ще осигури огромни предимства не само за процеса на оценяване на проекта, а и за подготовката на обществените поръчки. Една от идентифицираните слабости на Бенефициента е неговият капацитет да разглежда и одобрява документации за възлагане на обществени поръчки за договори за услуги, доставки и строителство, одобрени за финансиране по ОПОС. По-специално слабостите са свързани с недостатъчно налични човешки ресурси за съществуващия обем работа. Независимо от сложността на документации и съответствието, тази липса на капацитет може да доведе до забавяния на процедурите с последващ ефект върху навременното усвояване на средствата от ЕС.

Мястото на изпълнение на дейностите ще бъде главно в офиса на Дирекцията на национален парк Пирин, в гр. Банско. Характерът на задачите по настоящия договор налага по-голямата част от тях да бъдат изпълнявани в пряко сътрудничество, т.е. ежедневна работа и контакт на място със служителите на Дирекцията на Национален парк Пирин в гр. Банско. Някои от дейностите ще изискват пътувания в останалите офиси на парка в градовете Сандански, Разлог, Добринище и Кресна.

• 
  Консултантът ясно разбира, че проверката на качеството на апликационните форми за Оперативна програма «Околна среда 2007-2013 г.» следва да бъде извършвана на различни нива. Апликационните форми следва да бъдат подготвени и подадени от бенефициента. Следователно възниква необходимостта от предоставяне на помощ на бенефициента при оценката на проектинте предложения – апликационни форми, предвидени проучвания, анализи разходи-ползи и т.н. Такава ще бъде осигурена чрез създаване и/или актуализиране на модел за анализ.
  
• 
  От изключителна важност е управлението на риска при оценяването на напредъка по изпълнението на текущи проекти или групи проекти, както и осигуряването на «сигнализиращ» механизъм за проекти/групи проекти, които не постигат целите на договора за безвъзмездна помощ и които не се изпълняват в срок или в изискваното качество. Подходът по управление на риска ще бъде необходим за да се наблюдава и контролира напредъка на проекти/група проекти, относно спазването на изискванията за възлагане на обществени поръчки, финансови верификации, мониторинг и контрол, прозрачност, информация и публичност и т.н.
  

• 
  Резултатът от проект или няколко проекта, които не постигат заложените основни цели могат да окажат огромно влияние върху изпълнението на целият проект на Дирекция на националенн парк Пирин.
  
• 
  Подобряване на капацитета следва да бъде в няколко насоки – идентифициране и подготовка на проекти; обществени поръчки – подготовка на документации, оценяване, провеждане на процедури и т.н.; финансово управление и планиране; мониторинг и коннтрол; прозрачност и публичност.
  
• 
  Консултантът ще изготви подробни предложения за обучение във връзка с точното съдържания на темите, които ще бъдат разглеждани. Предложението ще бъде представено за съгласуване и одобрение от Междинното звено на Оперативна програма "Околна среда 2007-2013 г.". Консултантът ще включи в обученията различни лектори от вече функциониращи звена за управление на проекти по Оперативна програма "Околна среда 2007-2013 г.", с цел осигуряването на максимално широк обхват знания и опит.
  
• 
  Един от основните приоритети ще бъде актуализиране и хармонизиране на Оперативни процедурни правила, в контекста на нови вътрешни правила, заповеди на министъра на околната среда и водите и други вътрешни насоки. По-специално ще се фокусираме върху оценка на проектни предложения, финансово управление, мониторинг и контрол.
  
• 
  Друг важен приоритет, идентифициран от нас е свързана с подпомагане на Дирекция на национален парк Пирин при управлението на одобрените проекти и дейности за финансиране от Оперативна програма "Околна среда 2007-2013 г.". Осъществяването на експертна помощ от страна на Консултанта ще бъде по отношение на финансово управление, възлагане на обществени поръчки, мониторинг и контрол на изпълнението на проекти, спазването на изискванията за прозрачност и публичност.
  

Предложеният от нас състав от ключови експерти, притежава пълната гама професионален капацитет и опит, необходими за успешното изпълнение на поръчката. Те включват сериозни възможности в следните области: институционално развитие, подготовка на инвестиционни проекти, които се отнасят за околната среда (защитени територии), финансов мениджмънт и контрол, финансови инструменти на Европейския съюз и процедури, свързани с обществените поръчки.

Консултантът разполага и с много способен поддържащ/резервен персонал, базиран в офиса в София, със съответния опит по подобни проекти.

Консултантът е определил основен екип от 4 ключови експерта, допълнени от определен брой неключови експерти, както и допълнителен и поддържащ персонал.

Проектът включва четири ключови експерти и петнадесет основни, неключови експерти, които носят основната отговорност за изпълнението на дейностите по поръчката.

• 
  Отговаря за своевременно и качествено изпълнение на дейностите и постигане на поставените резултати;
  
• 
  Координира екипа по настоящата поръчка – Ключови експерти, основни неключови и други неключови експерти, както и кореспонденцията със заинтересованите страни;
  
• 
  Подпомага Ръководителя на проекта при навременното изпълнение на задълженията по докладването и осигуряване на най-високо качество на изпълнението;
  
• 
  Отговаря за организиране и изпълнение на дейностите, свързани с изготвянето на месечни справки, доклади за напредък и окончателен доклад за изпълнение на проекта;
  
• 
  Координира дейностите, свързани с контрол при провеждането на процедури, съгласно Закона за обществени поръчки за избор на подизпълнители, изисква отчети и следи дали извършената работа съответства на заданията за изпълнение на договорите;
  
• 
  Докладва за нередности на Бенефициента или на Ръководителя на проекта
  
• 
  Осъществява ежедневна връзка и комуникация с Екипа за управление на проекта и другите участници в поръчката.
  

• 
  Подпомага Екипа за управление на проекта по финансови въпроси, верификация на плащанията, допустимост на разходите, нередности, както и финансово планиране, свързани с одобрените проекти по Оперативна програма "Околна среда 2007-2013";
  
• 
  Ръководи финансовите и счетоводните операции по изпълнение на поръчката, в пряко сътрудничество с Ръководителя на ЕУП и Координатора на изпълнителя;
  
• 
  Подготвя и представя на Координатора и Ръководителя ежемесечни, междинни и краен финансови отчети.
  
• 
  Организира счетоводното обслужване и осъществява контрол върху разплащанията по настоящата поръчка;
  
• 
  Отговаря за съхранението и архивирането на цялата счетоводна информация, свързана с изпълнение на поръчката;
  
• 
  Подпомага работата по организиране и провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки, относно разходните им части;
  
• 
  Оказва помощ при организирането и провеждането на дейностите по изграждане на капацитета и обученията за бенефициента на настоящата поръчка, свързани с финансовото управление и планиране;
  
• 
  Докладва за нередности на Бенефициента или на Ръководителя на проекта
  

• 
  Подпомага Екипа за управление на проекта със съвети и консултации по договорни въпроси и по-специално по договорните условия и процедури на Оперативна програма "Околна среда";
  
• 
  Подпомага Екипа за управление на проекта с правни съвети и консултации по въпроси, свързани със Закона за обществените поръчки и по други въпроси, свързани с българското законодателство;
  
• 
  Преглежда документации за възлагане на обществени поръчки на одобрените за финансиране проекти по Оперативна програма "Околна среда 2007-2013" на Бенефициента;
  
• 
  Осъществява консултации и участва при провеждането на обществени поръчки за дейности, по проекта, както и тяхното предоставяне за извършване на предварителен контрол от страна на Междинното звено;
  
• 
  Предоставя консултации по въпроси на изпълнението на договори, управление на риска по проекти, напр. по искове, спорове, арбитражни процедури;
  
• 
  Оказва помощ при организирането и провеждането на дейностите по изграждане на капацитета и обученията за бенефициента на настоящата поръчка, свързани с изпълнението на договори, по-специално за Оперативна програма "Околна среда 2007-2013";
  
• 
  Докладва за нередности на Бенефициента или на Ръководителя на проекта.
  

• 
  Оказва съдействие при извършване на проверки на място от страна на Възложителя – Бенефициент за изпълнение на условията за безвъзмездна финансова помощ, върху дейността на Изпълнителите по отделните договори за обществени поръчки в рамките на проекта;
  
• 
  Осъществява документални проверки, включително проверки на фактури и други документи с еквивалентна доказателствена стойност, представени от Изпълнителите на отделните договори за обществени поръчки в рамките на проекта;
  
• 
  Съдейства при изготвяне на дължимите месечни справки, доклади за напредък и искания за средства от Междинното звено и Управляващия Орган на програмата, както и при изготвяне на друга документация, свързана както с изпълнението на инвестиционния проект, така и с администрирането и управлението на проекта, съгласно правилата на Оперативна програма «Околна среда 2007-2013»;
  
• 
  Участва при провеждане на проверки на място от страна на Междинното звено, Управляващия орган на Оперативна програма „Околна среда 2007-2013 г.”, сертифициращия орган и одити от одитиращи институции.
  

Определените неключови експерти ще имат основна роля да подпомагат дейността на ключовите експерти при изпълнение на техните задачи, като ще осигурят специфичен технически принос по отделните задачи, върху които ще се фокусират.

По време на изпълнението на поръчката, когато възниква необходимост от осигуряването на експерт в съответната област, ще бъдат разработвани подробни длъжностни характеристики за неключовите експерти. В таблицата по-долу са описани неключовите експерти и техните роли в настоящата поръчка, съгласно изискванията в техническата спецификация.

РОЛЯ ПО ПРОЕКТА	ИМЕ
Счетоводител	Светлана Кръстева
Помощник юрист	Георги Грудев
Туризъм	Сотир Иванов
Строителен инженер	Красимира Даскалова
В и К инженер	Светла Христова
Абиотични фактори	Даниела Златунова
Биологични фактори	Доц. д-р. Мариус Димитров
Експерт Гори	Д-р. Станислав Лазаров
Флора	Латинка Топалова
Фауна	Владимир Милушев
Селищна мрежа и инфраструктура	Румен Димитров
Информираност на обществеността	Д-р. Румяна Стоилова
Защитени територии	Добромира Димова
Географска информационна система	Д-р. Райна Начева
Администратор проект	Светослав Иванов

3.3 Наблюдение на проекта

Приемателна комисия по проекта (ПК)

Докладването по процеса на изпълнение на дейностите по проекта ще се предоставя на Възложителя и на Приемателната комисия, съставена от Възложителя.

С настоящия доклад представяме актуализиран график за изпълнението на дейностите (Приложение 1), в който сме отразили дейностите и прогнозният период за тяхното изпълнение, съобразно датата от подписване на договора и конкретизиране на крайния срок на изпълнение. С всеки последващ, междинен доклад, ще се отразява актуализация на този график, което ще подлежи на утвърждаване от страна на възложителя.

В по-голямата си част дейностите са с времеви обхват през целия период на изпълнение на проекта. При изпълнение на Дейност 4 Разработване/актуализиране, промяна на документите и обучения ще се правят и при всяка една настъпила промяна в Националната или Европейска нормативна уредба или при промяна на указанията или изискванията на ОП "Околна среда 2007-2013". Така представеният график е при отсъствие на такива промени. Дейностите, касаещи актуализиране на правилата и процедурите вече са стартирани и представени с настоящия доклад – Приложение 2 – на магнитен носител.

Отчитане изпълнението на дейностите към Възложителя

Представен е и актуализиран график за отчитане на дейностите, изпълнявани от Консултанта (Таблица 1). За постигане на максимална прозрачност и оптималност при изпълнение на дейностите по докладване и отчетност, всички доклади, финансови отчети и съпътстваща документация ще се предават на Приемателната комисия на Възложителя, която да прегледа докладите и приложените към тях документи. При необходимост Приемателната комисия може да поиска доработка, преработка или уточняване на въпросите, предмет на доклада, както и съпътстващата документация към него. В този случей ние ще отразим съответните неточности и препоръки и в срок от 5 (пет) календарни дни от датата на искането за доработка, преработка или уточняване на въпросите, предмет на доклада, и/или приложените към него документи ще представим коригирания доклад отново на Приемателната комисия. След положителното решение на Възложителя, ще съставим и подпишем двустранен приемо-предавателен протокол за извършената работа за съответния отчетен период.

По време на встъпителната среща, състояла се на 9 ноември 2012 год. в Дирекция на национален парк Пирин и след двустранното подписване на договора с Възложителя, ни бяха представени дейностите, включени „Проект № DIR-5113325-3-91 „Устойчиво управление на Национален парк „Пирин” и резерват „Тисата””. След преглед на апликационните форми на проекта, одобрен с Решение на УО на ОПОС № 261/21.06.2012 г. за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ за проекти по приоритетна ос 3 на оперативна програма "Околна среда 2007-2013" и проведени консултации с Ръководителя на проекта и членовете на Екипа за управление на проекта, предлагаме Актуализиран график за изпълнение на дейностите по „Проект № DIR-5113325-3-91 „Устойчиво управление на Национален парк „Пирин” и резерват „Тисата” (Приложение 3). Така предложения график ще се актуализира с всеки междинен доклад и ще отразява реалното времево изпълнение на дейностите.

4. 
   
   Каталог: opos -> doc
   opos -> Програма " околна среда 2007 2013 г."
   
   
   
   Изтегляне 1.03 Mb.
   
   Сподели с приятели: