Инструкция за организиране на деловодната дейност и документооборота в община ардино глава първа



страница1/3
Дата06.05.2017
Размер0.49 Mb.
  1   2   3

_____________________________________________________________________________________________________________________




ИНСТРУКЦИЯ

ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ НА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБЩИНА АРДИНО

ГЛАВА ПЪРВА

ИЗГОТВЯНЕ, ИЗДАВАНЕ, КОНТРОЛ НА АКТОВЕТЕ И

ДОКУМЕНТИТЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДЕЛOВОДНАТА

ДЕЙНОСТ
РАЗДЕЛ ПЪРВИ

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Списък на ползваните термини (доп. със заповед № 247 от 20.04.2015 г.)

Административна услуга:
Административна услуга е:

а) издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;

б) издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;

в) извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;

г) консултациите, представляващи законен интерес за

физическо или юридическо лице относно административноправен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;


Административна информационна система

Административна информационна система е система, която осигурява поддържането и обработката на данните за оборота на електронни документи и документи на хартиен носител при предоставянето на административни услуги и изпълнение на административни процедури.


Административно обслужване

Административно обслужване е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на администрацията и от организации, предоставящи обществени услуги.


Вътрешна административна услуга

Вътрешна административна услуга е административна услуга,която един административен орган предоставя на друг при осъществяване на неговите правомощия.

1


Вътрешна електронна административна услуга

Вътрешни електронни административни услуги са вътрешни административни услуги, които могат да се заявяват и/или предоставят от разстояние чрез използването на електронни средства. Вътрешни електронни административни услуги са и услугите, които могат да се заявяват и/или предоставят от разстояние чрез използването на електронни средства, предлагани от лицата, осъществяващи публични функции, и от организациите, предоставящи обществени услуги, едни на други, както и на административните органи. Вътрешни електронни административни услуги могат да се предоставят и от административните органи на лицата, осъществяващи публични функции, и на организациите, предоставящи обществени услуги.


Доставчик на електронни административни услуги

Доставчик на електронни административни услуги е административен орган, лице, осъществяващо публични функции, или организация, предоставяща обществени услуги, които предоставят електронни административни услуги на гражданите и организациите в рамките на своята компетентност.


Електронна административна услуга

Електронни административни услуги са административните услуги, предоставяни на гражданите и организациите от административните органи, услугите, предоставяни от лицата, на които е възложено осъществяването на публични функции, както и обществените услуги, които могат да се заявяват и/или предоставят от разстояние чрез използването на електронни средства.


Канал за обслужване

Способ за заявяване и/или предоставяне на резултата науслугата, съобразно нормативно установената и необходима форма за действителност на съответното действие на заявителя и предоставящия услугата орган. Използва се в текста и като „канал за достъп”.


Клиент

Клиентите са физически или юридически лица, които реализират своя законен интерес по заявяване и получаване на резултати от административни услуги, пряко или чрез свои представители.

В Закона за електронното управление, клиентите са определени като „получатели на електронни административни услуги“.
Комплексно административно обслужване

Комплексно е административното обслужване, при което административната услуга се предоставя от компетентните административни органи, лицата, осъществяващи публични функции и организациите, предоставящи обществени услуги, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от административни органи, първични администратори на данни, независимо дали тази данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.


Обществени услуги

Обществени услуги са образователни, здравни, водоснабдителни, канализационни, топлоснабдителни, електроснабдителни, газоснабдителни,

2
телекомуникационни, пощенски или други подобни услуги, предоставени за задоволяване на обществени потребности, включително като търговска дейност, по повод на чието предоставяне могат да се извършват административни услуги.
Принцип “едно гише”

Организационният принцип “едно гише” се определя като създаване на едно място на достъп до услуга, но чрез различни канали за достъп. (съгласно Концепция за подобряване на административното обслужване в контекста на принципа „Едно гише”)


Принцип за служебното начало

Административните органи, лицата, осъществяващи публични функции, и организациите, предоставящи обществени услуги, не могат да изискват от гражданите и организациите представянето или доказването на вече събрани или създадени данни, а са длъжни да ги съберат служебно от първичния администратор на данните.


Първичен администратор на данни

Първичният администратор на данни е административен орган, който по силата на закон събира или създава данни за гражданин или организация за първи път и изменя или заличава тези данни.


Първични услуги

Услуги, които се осъществяват в рамките на една географски или функционално обособена администрация като единен процес, стартиран от заявление за услугата и приключващ с предоставяне на услугата или постановяване на отказ.


Чл.1/1/С настоящата Инструкция се уреждат организацията и технологията за осъществяване на информационно-деловодната дейност в община Ардино на основата на Единната държавна система за деловодство /ЕДСД/ и Наредбите на Общинския съвет.

/2/ Основна цел е унифициране на извършваните деловодни операции и операциите на сроковия контрол, свързани с изпълнението на задачи, произтичащи от външни и вътрешни документи.

/3/.За деловодната дейност по отношение на общата кореспонденция се прилага автоматизирана деловодна система „Архимед”.

Чл.2 /1/ Предмет на настоящата инструкция за организацията на деловодната дейност и документооборота са:

1. Съставянето и оформянето на организационно- разпоредителните документи /ОРД/;

2. (доп. със заповед № 247 от 20.04.2015 г.) Организацията на работа със заявления, искания, предложения, молби, жалби и сигнали на гражданите;

3. Организацията на работа с ОРД;

4. Информационно-деловодната дейност свързана с контрола по спазване на сроковете;

5. Основни изисквания към служителите във връзка с деловодната дейност;

6. Използване на организационно-технически средства при реализиране на деловодната дейност;

7. Правила при изготвяне на заповеди и договори;

3

8. Изисквания за правилно организиране на административното обслужване на физически и юридически лица.



/2/ Не са предмет на настоящата инструкция поверителните документи представляващи класифицирана информация, съгласно Закона за класифицираната информация и документите за служебно ползване.

Чл.3/1/Информационно-деловодната дейностна в общинска администрация Ардино е централизирана и се осъществява от главен специалист „Човешки ресурси и деловодство”.

/2/ Главен специалист „Човешки ресурси и деловодство” извършва дейностите по:

1. Приемане, регистриране, текущо запазване на документите, изпращане на образуваните служебни преписки до длъжностните лица за изпълнение, както и експедиране на обработените документи;

2. Водене на централна срокова картотека;

3. Копиране, размножаване на документите и организиране на тяхното архивно запазване;

Чл.4/1/ Органи по сроков контрол са : кмет, заместник кметове, секретар, и началниците на отдели.

/2/ Орган по сроков контрол на дейността по извършването на административни услуги са Секретарят на общината и Началниците на отдели.

Чл.5 /1/ Обект по сроков контрол са задачите, които произтичат от:

1. Документи на централните и местни държавни органи;

2. Ръководни документи, създадени в Община Ардино;

3. Резолюции на кмет, заместник кметове, секретар, началниците на отдели;

4. Искания и жалби на граждани за административни услуги;

5. Изходящи документи и тези, съдържащи срок за изпълнение.

/2/ Сроковете за изпълнението на документите са определени в самия документ – предмет на изпълнение, нормативно или с резолюция.

/3/ С резолюция се определя срокът за приключване на преписката от изпълнителя в работни дни или крайна дата.

/4/ При срокове с продължителност над 30 дни, органът по сроков контрол определя текущи срокове за проверка.

/5/ Сроковете при изпълнение на административни услуги се определят съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Ардино.

Чл.6 /1/ Отговорност за нормалното протичане на информационно-деловодната дейност носят всички ръководители - Заместник кметове, Секретар и Началниците на отдели;

/2/Ръководството и контролът по правилната организация на информационно-деловодната дейност в Общинска администрация Ардино се провеждат от Секретаря на общината.

/3/ Началникът на отдел „ГРАО” отговаря за цялостната организация на деловодната дейност и административното обслужване на физически и юридически лица.

4


РАЗДЕЛ ВТОРИ

ОРГАНИЗАЦИЯ И РАБОТА С ДОКУМЕНТИТЕ
чл.7./1/т.1, (изм. и доп. със заповед № 247 от 20.04.2015 г.) На регистрация подлежат всички документи получени по поща, факс, писма и документи получени чрез електронната поща, отнасящи се до община Ардино, искания, заявления, жалби, сигнали на граждани, подадени писмено, устно или чрез лицензиран пощенски оператор;

2.(нова) Услугата се заявява чрез попълване на Заявление за адимистративна услуга, утвърдено със заповед № 247 от 20.04.2015 г. на кмета на общината – приложение 1;

3.(нова) При заявяване на услуга, която изисква допълнително представяне на документи издавани от общинската администрация същите се осигуряват служебно от съответните отдели. Веднъж издадени тези документи се използват в срока им на валидност при всяко поискване на услуга, изскваща допълнителни документи.

4. (нова) Когато услугата се заявява устно се съставя протокол утвърден със заповед № 247 от 20.04.2015 г. на кмета на общината – приложение 4.

/2/ Регистрацията на документите включва въвеждането на данни за документите, поставянето на регистрационен печат и регистрационен номер върху документа.

/3/ Регистрационният печат и регистрационния номер се поставят:

1.за входящи документи – в горния десен ъгъл на първия лист на документа;

2.за изходящи и вътрешни документи – в горния ляв ъгъл на първия лист на документа.

/4/ (изм. със заповед № 247 от 20.04.2015 г.) Регистрирането на входящите писма се извършва централизирано от главен специалист „Човешки ресурси и деловодство”, в отдел "Гражданска регистрация и административно обслужване”, като освен поставянето на регистрационен печат се съставя и регистрационно - контролна карта - приложение 3.

/5/ Всички материали по един и същ въпрос се регистрират с номера на първоначално заведения документ и с датата на обработването им в отдел "Гражданска регистрация и административно обслужване”. Всички документи регистрирани под един и същ номер образуват преписка.

/6/ При постъпване на документите главен специалист „Човешки ресурси и деловодство” проверява правилността на адресата и целостта на пликовете. Погрешно доставена кореспонденция се изпраща по принадлежност;

/7/ Кметът на общината резолира входящата документация до заместник кмета, секретаря на общината и началниците на отдели в деня на получаването или на следващия ден.

/8/ Кметът на общината може да упълномощи със заповед служител с ръководни функции да поставя резолюция на входящата документация.

/9/ Съответният ресорен ръководител пререзолира документа до прекия изпълнител;

5

/10/ Резолюцията се поставя върху левия горен ъгъл на самия документ. С нея се определя изпълнителя и датата на резолиране и други, като срок, задача за изпълнение и подпис на резолиращия;



/11/ Резолираната кореспонденция от кмета на общината се завежда в деловодната система от главен специалист „Човешки ресурси и деловодство”, като се прави проверка на приложените материали в тях. При липсващи документи се изискват своевременно от вносителя им;

/12/ След завеждането й, входящата документация се предава в зависимост от резолюцията на документа на изпълнителя, като сканирано копие по електронен път чрез информационно-деловодната система Архимед;

/13/ Ако е необходимо, този до когото е отправена резолюцията на кмета да пререзолира до подчинените си задължително се определя срок за изпълнение по-кратък от срока поставен от кмета;

/14/ Не се разрешава директно предаване на документи, по какъвто и път да е, без регистрирането им в деловодството;

/15/Не подлежат на деловодна регистрация следните документи:

1. Периодични печатни издания/ в т.ч. вестници, списания, бюлетини и др./;

2. Лична кореспонденция;

3. Честитки и поздравления;

4. Покани за културни, бизнес, спортни и др. прояви;

5. Финансово- счетоводни/ с изключение на придружаващите ги писма/;

6. Статистически документи;

7. Призовки по съдебни дела;

8. Погрешно доставените.

9. Лицензии, разрешителни и др. подобни.

Чл. 7а. (1) (нова, доп. със заповед № 247 от 20.04.2015 г.) Когато искането се отнася за комплексно административно обслужване, заявителят подава заявление по образец съгласно приложение № 3, в което се посочва:

а)Наименованието на административната услуга и органът, който е компетентен да издаде административния акт.

б)Информацията и доказателствените средства, които трябва да бъдат осигурени и изпратени до компетентния орган от органа по ал. 1.

в)Начинът, по който да бъде получен индивидуалния административен акт съгласно чл. 61, ал. 4 от АПК.

(2) При подаване на заявлението по ал. 1 заявителят заплаща на административния орган по ал. 1 съответната такса за осигуряване на информацията и доказателствените средства, ако такава се изисква.

(3) Към заявлението по ал. 1 се прилагат:

а) Попълнено заявление до компетентния орган по утвърден от него образец за съответната услуга.

б)Информация или документи, изисквани от компетентния орган за извършване на услугата, ако такива се изискват.

в)Документ за платена такса, ако такава се изисква.

(2). (нова, доп. със заповед № 247 от 20.04.2015 г.) Административният орган по ал. 1:

а) Образува производството като проверява наличието на приложенията по т. в). 6

б) Изготвя информацията и доказателствените средства, които трябва да бъдат осигурени и изпратени до компетентния орган в сроковете за извършване на съответната административна услуга.

в) Изпраща преписката до компетентния орган като го информира за посочения от заявителя начин, по който да бъде получен индивидуалния административен акт.

(3). Административният орган по ал. 1 издава или отказва издаването на административния акт с мотивирано решение. Административният акт, съответно отказът се изпраща на заявителя по начина, посочен в заявлението по чл. 7а, ал. 1.“

Чл.8.(изм. със заповед № 247/20.04.2015 г.) Изходящата кореспонденция се оформя на официална бланка на община Ардино - приложение 5. Подписва се от кмета на общината.

Чл.9./1/При отсъствие на кмета на общината изходящата кореспонденция се подписва от заместник кмета упълномощен да го замества.

/2/ Когато изходящата кореспонденция се подписва от упълномощения заместник кмет на мястото за подпис се записва:

“За кмет на община съгласно Заповед №..../дата...... и /името на зам.кмета/ “

Чл.10/1/ Документите съставени от отделите се предават за подпис от кмета на общината при главен специалист “Канцелария на кмета” всеки ден до 9.00 часа (от предходния ден) и в 14.00 часа;

/2/ В 9.00 часа главен специалист “Канцелария на кмета” внася документите при кмета за подпис;

/3/ В 14.00 часа главен специалист “Канцелария на кмета” внася входящата кореспонденция, както и постъпилата изходяща такава;

Чл.11./1/ За правилното организиране на документооборота началниците на отдели са длъжни:

1. Да проследят правилното и срочно изпълнение на произтичащите от документите задачи и да осигурят своевременното им отчитане;

2. Да определят своевременно заместници на отсъстващите служители;

3. Да приемат с протокол от напускащите служители поверената им документация;

4. Да контролират представянето на пълни преписки при предаването им за архивиране.

Чл.12. Органите по сроков контрол по чл.4 ал./1/ и /2/ осъществяват периодични проверки във връзка с документооборота.
РАЗДЕЛ ІІІ

ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С

ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ
Чл.13. Служителите са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тази инструкция, както и нормативните изисквания, отнасящи се до информационно–деловодната дейност и държавните стандарти за съставяне и оформяне на организационно- разпоредителни документи /ОРД/.

7


Чл.14. Служителите от общинска администрация приемат документи във връзка с изпълнение на поставените задачи или за сведение, или изпращат такива до други органи, граждани и юридически лица само чрез главен специалист „Човешки ресурси и деловодство”, като са длъжни:

1.Да съхраняват предадените им документи за ползване или за изпълнение на определена задача и след приключване на изпълнението своевременно да ги архивират;

2.Да връщат незабавно при главен специалист „Човешки ресурси и деловодство”, неправилно адресирана или изпратена до тях кореспонденция за насочване към съответния ръководител или изпълнител. Този ред се спазва и при предаване на кореспонденция от един отдел в друг;

3.Да предават на главен специалист „Човешки ресурси и деловодство”, незаведена кореспонденция получена от учреждения или граждани, независимо от това по какъв начин е попаднала при тях;

4.Да спазват определените срокове за изпълнение на документите и информират непосредствения ръководител и определеното длъжностно лице по контрол при всеки отделен случай за срочно изпълнение на задачата, за очертаващото се закъснение, за необходимостта от продължаване на срок;

5.При продължително отсъствие да предават получените документи на свой заместник, определен от прекия му ръководител, който следва да продължи работата по спазване на установените срокове;

6.Да подготвят и предадат подлежащите за архивиране документи от предходната календарна година, като носят отговорност за пълното окомплектоване на преписките и спазване на срока – 31 януари на текущата

година по реда на раздел осем.

Чл.15. Във връзка с подготовката и създаването на документи се спазват следните изисквания:

/1/ Длъжностното лице, отговорно за подготовката на документа трябва да осигури:

1. Обоснована, достоверна и убедителна мотивировка;

2.Точна и ясна формулировка, спазване на граматическите правила и изисквания на БДС и ОРД.

3.Съгласуване на съдържанието му със съответните компетентни длъжностни лица в общинска администрация;

4.Създадените документи /предимно писма/ да не съдържат текстове, отнасящи се до различни проблеми;

5.Вписване в долния ляв ъгъл на последната страница един под друг инициалите на: длъжностното лице изготвило документа, техническия изпълнител, началника на отдела (когато не е той съставител на документа), ресорния отговорник – заместник кмет или секретар, главния юрисконсулт на общината (когато в документа има правни норми) и подписите на горните лица. Така оформения документ се съхранява в деловодството на общинска

администрация.

6.За адресата се изготвя отделен документ, който се подписва само от кмета на общината;

8


7.При предаване за подпис от кмета на общината двата документа (този с инициалите и подписите на длъжностните лица и официалният документ) са

неразделна част.

/2/ Служителите са длъжни:

1.Да спазват изискванията за оформяне на създадените документи в съответствие с БДС;

2. Да уреждат устно проблемите в случаите, когато не е наложително писмено документиране, особенно между структурните звена в общинската администрация;

3. Да използват факса и интернет за уреждане на спешни проблеми;

4. Да не допускат многократно преписване на материали, както и копиране и размножаване на документи в количество над необходимото;

Чл.16. Във връзка с контрола по изпълнението на задачите, произтичащи от документите, служителите са длъжни да спазват следните правила:

/1/ Когато с документ, резолюция или нормативно не е определен срок за изпълнение, произтичащите от документа задачи трябва да бъдат изпълнени в 7 дневен срок;

/2/ Документи с неотложен характер, както и резолирани от кмета “днес” да се обработват в деня на получаването им;

/3/ Когато срокът е определен в дни, а не е фиксирана крайна дата за изпълнение, срокът се изчислява в работни дни и започва да тече от първия работен ден след деня, в който документа е резолиран.

Документът се предава на отговарящия за изпълнението в деня на резолирането, или най-късно на следващия работен ден. Срокът изчисляван в работни дни не трябва да превишава срока определен в документа, резолюцията на висшестоящия орган или нормативно определения;

/4/ Сроковете по административно обслужване на физически и юридически лица и контрола по изпълнението им са определени съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Ардино.

/5/ Преките изпълнители са задължени да изпълняват качествено възложените задачи в определените за изпълнение срокове и да дават своевременно достоверна информация на ръководителите и длъжностните лица, осъществяващи сроковия контрол, както и да сигнализират при очертаващо се неизпълнение или закъснение;

/6/ Сроковете могат да бъдат продължени само по преценка на длъжностното лице, което ги е определило. Искането за продължение на срока се представя от заинтерисованите преди той да е изтекъл. Продължаването става с вписване на новия срок върху документа от резолиращия или с писмо на учреждението, което го е определило. Заинтерисованите уведомяват веднага органа по сроков контрол за допуснатото продължение на срока;

/7/ Когато с резолюция са определени няколко изпълнители, водещ организирането на изпълнението е длъжностното лице, посочено на първо място;

Чл.17.За осигуряване правилното класиране и обвързване на преписките, служителите спазват следните правила:

9

/1/ На отделен ред, в началото на всеки изходящ документ по образуваната преписка, се вписва номера на писмото, на което се отговаря /На Ваш №....../;



/2/ В рубриката “Относно.....” на всеки изходящ документ се записват накратко основното съдържание на документа;

Чл.18. За изходящата кореспонденция, служителите следва да спазват следните правила:

/1/ За правилното редактиране на изходящата кореспонденция, отговарят съответните ръководители на структурни звена;

/2/ Изходящата кореспонденция с повече от един подпис се подписва в последователност от по-нискостоящия към по-висшестоящия в йерархията ръководител;

/3/ Необходимите подписи се осигуряват от изпълнителя;

/4/ При изготвянето на документи от всякакъв вид, касаещи финансови средства се изисква писмено съгласуване с главния счетоводител;

/5/ Документи от всякакъв вид, отнасящи се до разпореждане с общинско имущество и трудовоправни въпроси задължително се съгласуват и подписват от главния юрисконсулт;

/6/Изходящата кореспонденция предадена на главен специалист „Човешки ресурси и деловодство” се изпраща в 10.00 часа същия ден. Приетите след този час материали се експедират на следващия ден в същия час;

/7/ Документите се предоставят за обработка, размножени в необходимия брой екземпляри, в зависимост от адресатите на документа, отговарящи на лексическите и стилни изисквания – поставени инициали, пълен, точен адрес, необходими подписи.

Чл.19. Служителите са длъжни да опазват служебната тайна и да не разгласяват факти и сведения станали им известни при или по повод изпълнението на служебните им задължения. Забранява се запознаване със

съдържанието на служебните документи лица, които нямат пряко служебно отношение към тях.

Чл.20. Предоставянето на служебна информация за публикуване, предаването на лица извън администрацията, както и изнасянето на архивни документи се допуска само с разрешение на кмета или секретаря на общината.

Чл.21. Документи изготвени в община Ардино се обнародват от Секретаря по искане на кмета.

Чл.22. /1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в местата по чл.4 от настоящата инструкция за извеждане и полагане печата на общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали в толкова екземпляри колкото са получателите и един екземпляр за архивиране, който остава заедно с преписката при отговарящия за изпълнението.

/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

Чл.23./1/Печатите на община Ардино се съхраняват и използват съгласно Указа за печатите / ДВ,бр.69/1965г./ и съобразно определения по- долу ред.

10

/2/ Печатите се водят на отчет от Служителя по сигурността на информацията в община Ардино в специален регистър и се предават за ползване на функционалните звена срещу подпис.



/3/ В случай на изгубване или кражба на печати, както и злоупотреба с тях, служителите, отговарящи за печатите незабавно трябва да уведомят секретаря на общината.

/4/ Подпечатват се само документи, подписани от лицата, посочени в чл.18 ал.2 от настоящата инструкция.

/5/Преди подпечатването на документа служителят извършва проверка за

автентичността на подписа поставен върху него.

/6/ Забранява се изнасянето на печатите от сградата на община Ардино, освен с изрично писмено разрешение на Кмета или Секретаря на общината.

Чл.24./1/Художественото оформление и видът на печатите в общинската администрация се определя от секретаря на общината в съответствие с нормативните изисквания и структурата на администрацията и имат следното съдържание и предназначение:

1.Официален печат на община Ардино с държавен герб – кръгъл - син с надписи: във външния кръг *община Ардино * област Кърджали* ;

във вътрешния кръг – надпис *Република България*

и герб на Р България -1 бр.

Местоположение: секретар на общината.

Поставя се единствено на оригиналите на документите по гражданско състояние – актове за раждане, актове за граждански брак, актове за смърт;

2.Официален печат на община Ардино – кръгъл син - с надписи:

във външния кръг *община Ардино * Кмет*, във вътрешния кръг –герб на общината -1 бр.

Местоположение: при главен специалист „Канцелария на кмета”

Поставя се на изходящите писма, подписани от кмета на общината и документи, подписани от изрично упълномощени от него лица, заповеди, договори, по които община Ардино е страна.

3.Официален печат на общински съвет Ардино – кръгъл син - с надписи: във външния кръг *общински съвет Ардино * във вътрешния кръг –* Председател* -1 бр. Местоположение: при главен специалист „Канцелария на предеседателя на ОбС” .Поставя се на решенията на общински съвет, документи и изходящите писма, подписани от председателя на общинския съвет.

4. Печати на отделите на общинска администрация Ардино - 8 бр.

4.1.кръгъл - син – с надписи: във външния кръг *общинска администрация * Ардино *, във вътрешния кръг - отдел „ГРАО” местоположение - отдел „ГРАО”,поставя се на дубликати на документите по гражданско състояние (актове за раждане, актове за граждански брак, актове за смърт), удостоверения, справки, служебни бележки издадени от отдела;

4.2.кръгъл - син – с надписи: във външния кръг *общинска администрация * Ардино *, във вътрешния кръг - отдел „Финансово-счетоводна дейност”

местоположение - отдел „Финансово-счетоводна дейност”,поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от отдела;

11

4.3.кръгъл - син – с надписи: във външния кръг *общинска администрация * Ардино *, във вътрешния кръг - отдел „Местни данъци и такси” местоположение-отдел„Местни данъци и такси”, поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от отдела;

4.4.кръгъл - син – с надписи: във външния кръг *общинска администрация * Ардино *, във вътрешния кръг - отдел „АБОбС” местоположение - отдел „Архитектура, благоустрояване и общинска собственост”,поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от отдела;

4.5.кръгъл - син – с надписи: във външния кръг *общинска администрация * Ардино *, във вътрешния кръг - отдел „Стопанска и икономическа политика” местоположение - отдел „Стопанска и икономическа политика”,поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от отдела;

4.6.кръгъл - син – с надписи: във външния кръг *общинска администрация * Ардино *, във вътрешния кръг - отдел „Инвестиционни проекти” местоположение - отдел „Инвестиционни проекти”,поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от отдела;

4.7.кръгъл - син – с надписи: във външния кръг *общинска администрация * Ардино *, във вътрешния кръг - отдел „Образование, култура и спорт” местоположение - отдел „Образование, култура и спорт”,поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от отдела;

4.8. кръгъл - син – с надписи: във външния кръг *общинска администрация * Ардино *, във вътрешния кръг - отдел „ЕООС” местоположение - отдел „Екология и опазване на околната среда”,поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от отдела;

5.Официален печат на дейностите към общинска администрация Ардино- 3бр.

5.1. – кръгъл - син с надписи: във външния кръг *община Ардино * област Кърджали* ; във вътрешния кръг – *Защитено жилище* -1 бр.

местоположение – Защитено жилище – Ардино. Поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от Защитено жилище – Ардино;

5.2. – кръгъл - син с надписи: във външния кръг * Дневен център за възрастни хора с увреждания *; във вътрешния кръг – *гр. Ардино, обл. Кърджали*-1 бр. местоположение – Дневен център за възрастни хора с увреждания – Ардино. Поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от „Дневен център за възрастни хора с увреждания”

5.3. – кръгъл - син с надписи: във външния кръг *община Ардино * област Кърджали* ; във вътрешния кръг – *Център за обществена подкрепа * -1 бр. местоположение - Център за обществена подкрепа – Ардино. Поставя се на удостоверения, справки, служебни бележки издадени от Център за обществена подкрепа – Ардино

/2/ Кметовете на кметства и кметските наместници съхраняват печатите на кметството и ги полагат върху документи само с техния подпис, а печата с държавния герб единствено върху оригиналите на актовете по гражданско състояние;

12


/3/.Официалните печати се предават за ползване и съхранение на съответния служител срещу подпис. Протоколите по предаването на всички печати на общината се съхраняват от секретаря на общината.

/4/. В деловодната дейност на общинската администрация се използват:

1. Правоъгълен печат със следното съдържание „Република България, общинскса администрация;изх. № ........................; гр.Ардино - обл.Кърджали” .

Поставя се на всички изходящи документи подписани от кмета на общината или от изрично упълномощени от него длъжностни лица.

2. Правоъгълен печат със следното съдържание - вх. № ........................; получено на ............................. г. .

Поставя се на всички входящи документи, адресирани до община Ардино.

/5/ Отговорни за правилното съхранение и ползване на печатите са:

1. служителят по сигурността на информацията;

2.секретарят на общината;

3.главният специалист “Канцелария на кмета”;

4.Началниците на отдели и лицата получили печати срещу подпис;

5.Кметовете на кметства и кметските наместници.

/6/.Секретарят на общината или кметовете на кметства и кметските наместници уведомяват незабавно полицейските органи за случаите на изгубване или кражба на печати и щемпели, както и за всяка злоупотреба с тях;

/7/. На виновните длъжностни лица, които са допуснали нарушения по съхранението, ползването и отчетността на печатите и щемпелите, се налагат дисциплинарни наказания от Кмета на общината;

/8/. Виновните лица, извършили престъпления във връзка с използването на печати и щемпели, носят отговорност по Наказателния кодекс.

/9/. Излезлите от употреба печати се унищожават от комисия определена със заповед на кмета на общината с протокол, върху който се правят отпечатъци на унищожените печати. В случаите, когато е унищожен печат с изображението на държавния герб препис от протокола се изпраща в съответното централно ведомство за вписване в регистъра.



ГЛАВА ВТОРА

СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ

  1   2   3


База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница