Инструкция за организиране на деловодната дейност и документооборота в община ардино глава първа

1.Ръководителя на структурното звено, на което е възложено изпълнението им;

2.Посоченото на първо място в резолюцията лъжностно лице, когато подготовката е възложена на няколко длъжностни лица;

3.Ръководителят на работна група или председателя на комисия, когато подготовката е възложена на работна група или комисия.

13

/2/При подготовка на ОРД с нормативен характер се спазват изискванията на Закона за нормативните актове;

/3/Проекти за нормативни актове, изпратени за съгласуване, становища, договори, заповеди, заповеди за налагане на дисциплинарни наказания, заповеди за прекратяване на трудови правоотношения, за възникване,

изменение и прекратяване на служебни правоотношения, заповеди за изменение на условията на труд и за търсене на имуществена отговорност, се съгласуват задължително с главнияь юрисконсулт;

/4/Изходящите документи се съставят в толкова екземпляра, колкото са получателите, един екзепляр за класиране към дело и копие за изпълнителя или оригинален екземпляр, ако административната преписка се съхранява при него.

/5/Нормативните актове с вътрешен характер се утвърждават от кмета на общината.

/2/ Проекто-заповедите се подготвят :

1. По нареждане на кмета на общината;

2. По инициатива на зам.кметовете, секретаря или ръководител на структурно звено, придружена с докладна записка отразяваща обективното основание и потребността от заповедта.

/3/.Заповедта трябва да съдържа следните задължителни реквизити:

1. Наименование на органа, който я издава;

2. Наименование на акта;

3. Регистрационен номер и индекс;

4. Дата и място на издаване на заповедта;

5. Фактически и правни основания за издаване на заповедта;

6. Разпоредителна част, с която се определят правата или задълженията, начин и срок на изпълнение;

7. Контрола по изпълнението на заповедта;

8. Подпис на лицето издало заповедта и длъжността му;

9. В заповедта изрично се определя до кои органи и организации, длъжностни лица и звена да е адресирана;

10.Инициали изготвил/написал;

11.Копие от всяка заповед получават: Заместник кметовете, секретаря и заинтерисованите лица, изредени в заповедта.

/4/Изготвената проекто-заповед се съгласува с:

1. Прекия ръководител;

2. Ресорния ръководител,относно целесъобразността и стилово оформление;

3. Главния счетоводител, относно заповеди касаещи финансови средства;

14

4. Главния юрисконсулт,относно законосъобразността на посоченото правно основание;

5. Съгласуването става в посочения ред с полагане на подписи и инициали;

6. За официален документ(заповед) се изготвя друг екземпляр, който съдържа само подписа на кмета на общината;

7. При предаване за подпис от кмета на общината двата документа са неразделна част.

/5/ След подписване на заповедта:

1. Старши експерт “Канцелария на кмета” я размножава за съответния брой адресати;

2. Регистрира се от старши експерт “Канцелария на кмета”. Оригиналът се запазва в деловодството;

3. Изпраща се по предназначение;

/6/ Органът по контрола по изпълнение на заповедта следи за изпълнението й;

/7/ След изпълнението заповедта се снема от сроков контрол от ръководителя, определен да контролира изпълнението на заповедта.
РАЗДЕЛ ТРЕТИ
ИЗИСКВАНИЯ ПРИ ИЗГОТВЯНЕ НА ДОКЛАДНИ ЗАПИСКИ
Чл.25 . Докладната записка е писмено съобщаване на информация засягаща важни въпроси свързани с изпълнението на служебни задължения.

Чл.26. Докладната записка съдържа конкретни предложения по значими въпроси.

/1/ Съдържанието на докладната записка включва:

1. Адресата до когото е насочена;

2. Автор на докладната записка – име и длъжност;

3. Рубрика – “Относно....”;

4. Точно изложение на причините за нейното съставяне;

5. Аргументирано изброяване на фактите или съображенията в полза на тезата на автора;

6. Предложение, като думата “Предлагам” се пише на нов ред;

7. Посочват се датата, мястото и инициалите/съставил, изготвил и подпис на автора;

8. Докладната записка задължително се завежда в деловодството на общината.

РАЗДЕЛ ЧЕТВЪРТИ

ПРАВИЛА ЗА ИЗГОТВЯНЕ НА СЛУЖЕБНИ ПИСМА
Чл.27.Писмото е средство за косвено общуване между адресант и адресат. Служебно е всяко писмо, което е написано по делови или официален повод в т.н. административно - делови стил.

/1/ Реквизити на деловото писмо са :

1. Официална бланка със символа на общината;

2. Адресни и хронологически маркери; 15

3. Регистрационни данни;

4. Встъпителна епитетна формула;

5. Текст на писмото / стегнато изложение/;

6. Бележки за копие и приложение;

7. Етикетна учтива форма за заключение;

8. Инициали и подпис съгласно изискванията на настоящата инструкция;

/2/ Видове делови писма:

1.Информационно /осведомително/- “Съобщаваме Ви,че..........................”, “Информираме Ви за..................”, “Приятно ни е да Ви съобщим.......................”;

2. Писмо – молба – “Обръщаме се с молба до......”, “Моля, бъдете така любезни да....................................”, “Ще се радваме, ако.......................................”;

3. Писмо – покана – “Каним Ви най учтиво ................................................”;

4. Потвърдително писмо – “С благодарност потвърждаваме,че................”;

5. Съпроводително писмо – “Приложено изпращаме Ви........................”, “В допълнение на наше писмо №............/дата........приложено, изпращаме Ви...”

/3/ Съгласуването на писмата става по реда на чл. 24 ал./4/ и /5/ от настоящата инструкция.
РАЗДЕЛ ПЕТИ

ПРАВИЛА ПРИ ИЗГОТВЯНЕ И ПОДПИСВАНЕ НА ДОГОВОРИ
Чл.28. Договорите се изготвят според изискванията, регламентирани в действащото законодателство от изпълнителя, на който е възложено сключването на договор, страна по който е Община Ардино.

Чл.29./1/Всички договори с физически и юридически лица се регистрират и номерират по хронологичен ред в регистър на хартиен носител в дело „договори”.

/2/.По един оригинал на всички договори с физически и юридически лица, пораждащи финансови задължения и/или имуществена отговорност, се регистрират вторично в специален дневник и се съхраняват в досие с всички прилежащи документи от съответните началници на отдели.

/3/. По един оригинал на всички договори за отдаване под наем на общински поземлен и сграден фонд, за продажба на недвижими имоти и дълготрайни материални активи, се регистрират вторично в специален дневник и се съхраняват от упълномощени длъжностни лица от отдел „Стопанска политика” и отдел „Архитектура, благоустрояване и общинска собственост”.

/4/. По един оригинал на всички договори за възлагане на обществени поръчки и инвестиционни проекти се вписват вторично в регистъра на обществените поръчки и се съхраняват от главния юрисконсулт на общината.

/5/. По един оригинал от всички трудови договори се вписват вторично в Регистъра на трудовите договори и оригинал от тях, както и оригинал от заповедите за назначаване по служебни правоотношения се съхраняват от главен специалист „Човешки ресурси и деловодство”;

/6/.Копия от договорите по ал.2,3,4 и 5 се предоставят на главния счетоводител.

Чл.30. /1/. Община Ардино се представлява от кмета на общината, чийто три имена и ЕГН се вписват в договора. 16

В случаите, когато контрагента по договора е юридическо лице се изискват: фирменото наименование, номера на фирменото дело по регистрацията му, идентификационен номер, БУЛСТАТ, седалището и адреса на управление, представляващия – трите имена, ЕГН. В случаите, когато

контрагента е физическо лице се изписват трите имена, ЕГН и постоянен адрес.

/2/.След изготвяне на договора, вносителят се подписва и го съгласува с :

1. Главния счетоводител;

2. Преките ръководители.

/3/ Съгласуването се удостоверява с полагането на подпис и изписване на име и длъжност.

/4/След окончателното изготвяне на договора, той се съгласува с контрагента и се предлага за подпис на кмета на общината;

/5/В изготвения договор задължително се вписват броя на оргиналите и предназначението им;

/6/ Оригиналите от всички сключени договори по които страна е общината се съхраняват от главния юрисконсулт на общината и в съответния отдел, съгласно предмета на договора;

/6/ След подписване от кмета на общината, договорът се:

1. Регистрира в регистри към общината. Регистрите се водят от главния юрисконсулт на общината и от упълномощен служител от съответния отдел, съгласно предмета на договора.

2. Изпраща се по предназначение за изпълнение;

/7/ Договори които се нуждаят от вписване в Агенцията по вписванията след изготвянето, съгласуването и подписани от страните по тях се представят от съответните длъжностни лица за вписване.

/2/.В зависимост от важността и сложността им въпросите в колективните органи се внасят с докладна записка, информация или само с писмена справка и се придружават задължително с проект за решение;

/3/ . Материалите предназначени за обсъждане от колективните органи се съгласуват със заместник кметовете, секретаря на общината, началника на отдела и главния юрисконсулт.

Когато се отнася за финансови средства и от главния счетоводител;

/4/ . Писмените материали се предават на тези органи не по-късно от 7 дни от датата на заседанието;

17

/6/ . Решенията трябва да бъдат кратки, с ясно и точно определени задачи, срокове и отговорните за тяхното изпълнение длъжностни лица;

/7/. Оригиналите от протоколите се подписват от председателстващия съответния колективен орган и се парафират от длъжностното лице, което е водило протокола;

/8/. Оригиналът от изготвения протокол се номерира с пореден номер и се запазват от органа по сроков контрол;

/9/ Уведомяването на изпълнителите за възложените им с решенията задачи, се извършва чрез връчване на препис-извлечение от решенията, които се отнасят до тях. Връчването се реализира на следващия ден, но не по-късно от 3 дни след датата на заседанието.
РАЗДЕЛ СЕДМИ

ПРАВИЛА ЗА РАБОТА С ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ,

ПОДПИСАНИ С ЕЛЕКТРОНЕН ПОДПИС
Чл. 32.Настоящият раздел урежда приемането, издаването, реда и формата за създаването, обработката, съхранението и изпращането на електронни документи в община Ардино, подписани с електронен подпис (ЕП).

Чл. 33. (1) Електронен документ е електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, който дава възможност да бъде възпроизвеждано.

(2) Универсален електронен подпис (УЕП) е усъвършенстваният електронен подпис, удостоверението, относно който е издадено от доставчика на удостоверителни услуги, регистриран от Комисията за регулиране на съобщенията.

Чл. 34. В информационната система се регистрират:

1. Входящи и изходящи електронни документи, подписани с универсален електронен подпис (УЕП) или електронен подпис, който е различен от универсалния, когато Министерският съвет е постановил такава възможност, съгласно чл. 13, ал. 3 от Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП);

2. Входящи електронни документи, които не отговарят на посочените в настоящия правилник условия, но са признати за такива по силата на влязъл в сила международен акт, по който Република България е страна или са подписани с електронен подпис, удостоверението на който е признато за равностойно на удостоверение, издадено от български доставчик.

3. Вътрешно-служебни електронни документи, подписани с УЕП.

Чл. 35. Документооборотът на електронните документи, подписани с ЕП, се извършва по реда и условията на документите на хартиен носител, освен ако в настоящия раздел не е уредено друго.

Чл.36.Дейностите по техническото и програмно осигуряване и поддръжка на електронен архив на приетите и издадените електронни документи, подписани с електронен подпис (ЕП) се осъществяват от отдел „ГРАО”. 18

Чл. 37. (1) Приемането на електронни документи, подписани с УЕП се осъществява посредством:

1. Електронния адрес на община Ардино: ardino@abv.bg

2. физически носител.

(2) Служители, получили електронни документи извън случаите посочени в ал.1, са длъжни незабавно да ги пренасочат за регистрация в деловодството.

Чл. 38. (1) Входящите, изходящите и вътрешните електронни документи, подписани с ЕП, задължително трябва да отговарят на следните изисквания:

1. Формат на документа:

а) Adobe PDF5, PDF6;

б) Microsoft Word XP(DOС), Microsoft Word 2003(DOC), Microsoft Excel XP(XLS), Microsoft Excel XP (XLS) – стандартен за Windows OS шрифт, поддържащ кирилица с Encoding Win1251 или Unicode;

в) RTF документи – стандартен за Windows OS шрифт, поддържащ кирилица с Encoding Win1251 или Unicode;

г) стандартен текстови файл – TXT – Encoding Win1251;

2. формат на Физическия носител / среда за пренос

а) на 3.5 инчова дискета, форматирана на 1.44MB;

б) на компактдиск CD-R 210MB ISO 9660, CD-R 650MB ISO 9660, CD-R 700MB ISO 9660;

в) чрез Интернет – посредством http, https, smtp протоколи;

3. Формат на електронният подпис – вграден електронен подпис с формат PKCS7.

4.Документът да не съдържа изпълним код, застрашаващ функционирането или сигурнастта на информационните системи (вирус);

5. Входящите и изходящите електронни документи да отговарят на изискванията по чл. 46, т.1 и т.2;

6. Вътрешно-служебните електронни документи да са подписани с валиден УЕП.

7. Електронният подпис да е създаден с частен ключ, който съответства на публичния ключ, вписан в удостоверението на подписващия;

8. Електронният документ да не е в криптиран вид;

(2) Входящите в община Ардино електронни документи, подписани с ЕП, задължително трябва да съдържат, освен стандартните реквизити за хартиените документи, и следната информация:

1. Желание за електронна кореспонденция, със следния текст: “Съгласен съм / не съм съгласен да получавам електронни документи от община Ардино.

- Когато подателят е заявил съгласието си да получава електронни документи от община Ардино и предпочита това да става на адрес, различен от посочения в сертификата на електронния му подпис или ако електронните подписи в документа са повече от един, задължително се вписва актуален електронен адрес за кореспонденция с община Ардино.

- В случай на заявено несъгласие за получаване на електронни документи от община Ардино, подателят задължително посочва валиден пощенски адрес за кореспонденция с общината. 19

2. Съгласие и информираност за обработване на лични данни, със следния текст: “Съгласен съм община Ардино да обработва личните ми данни чрез автоматизирани системи за осъществяване на законово регламентираните функции на община Ардино и кмета на общината за нуждите на деловодната

дейност и документооборота в община Ардино. Уведомен съм за целта и средствата за обработка на данните ми; характера на предоставяне на данните и последиците от непредоставянето им; получателите или категориите получатели, на които ще бъдат предоставяни данните, и сферата на ползването им; правото ми на достъп до и на поправка на данните”.

3. Когато подателят – физическо лице не е отбелязал съгласието си по предходната точка, изявлението му се оставя без разглеждане поради неспазване на установената форма.

(3) Когато полученият електронен документ не отговаря на изискванията по ал. 1, същият не подлежи на деловодна регистрация в община Ардино.

Чл.39.(1) При всеки входящ електронен документ се извършват следните проверки от деловодството;

1. Проверка за цялостност (интегритет) на получения електронен документ.

2. Проверка за съответствие на документа с изискванията по чл. 34, т.1 и т.2 и чл. 38.

(2) При получаване на електронен документ през Интернет освен проверките по ал. 1, от сървъра се извършва и автоматична проверка за валидността на ЕП, с който е подаден електронният документ.

Чл. 40. (1) Погрешно получените, непълни, с некоректни реквизити, неподписани или подписани с невалиден ЕП, несъответстващи на изискванията по чл. 34, т. 1 и т. 2 и чл. 38, с нарушена цялост на носителя и електронните документи по чл. 38, ал. 3 не се регистрират в община Ардино и се връщат на подателя, при наличие на адрес за обратна връзка.

(2) В случаите по ал.1 на подателя се изпраща съобщение по пощата или електронно съобщение (e-mail - на кирилица и латиница), с информация за отказ от регистрация, в което се изброяват изискванията, на които документът не отговаря. Същото се публикува на посочения в чл. 37, ал.1, т.1 електронен адрес, като съобщението е достъпно само за подателя на електронния документ. Когато подателят не е посочил изричен електронен адрес за връзка, за такъв ще се смята посочения в удостоверението за електронен подпис електронен адрес.

(3) Файловете с този вид документи задължително се съхраняват в ИДС за срок от 3 месеца като нередовно получени електронни документи.

Чл. 41. (1) В случай, че всички изисквания са изпълнени, електронният документ се регистрира в ИДС с цифров индекс, като се съставя регистрационно-контролна карта (РКК), съгласно чл. 7, ал. 4 от настоящата Инструкция. Към РКК се прикрепва файла на подписания електронен документ и файловете на неговите приложения, ако има такива.

(2) На подателя се изпраща съобщение на посочен от него e-mail, изписано на кирилица и латиница за потвърждаване приемането на документа,

20

съдържащ входящия номер на документа, като същото се публикува на посочения в чл. 37, ал.1, т.1 електронен адрес, достъпно само за подателя на електронния документ. Когато подателят не е посочил изричен електронен адрес за връзка, за такъв ще се смята посочения в удостоверението за електронен подпис електронен адрес. Съобщението се съхранява в ИДС.

Чл.42.(1)Документите се регистрират по реда на постъпването им, в рамките на установеното в Правилника за вътрешния трудов ред в община Ардино работно време.

(2) Документите получени в извънработно време, се регистрират в първия работен ден.

Чл.43.Електронните документи се запазват в ИДС в оригиналния формат, в който са получени. Не се допуска разделяне на прикрепените файлове от електронния документ.

Чл.44.(1)След регистриране, документите се насочват към адресата, съгласно чл. 7 от настоящата инструкция, от главния специалист ”човешки ресурси и деловодство”, а в негово отсъствие – от определен със заповед негов заместник.

(2) Резолюциите върху електронни документи, резолирани от кмета на общината и от секретаря се въвеждат в ИДС:

- лично от тях;

- от деловодството, съгласно чл.7 от настоящия правилник.

(3) Останалата кореспонденция се резолира от съответния ръководител.

(4) При получаване на електронен документ, ръководителите въвеждат лично резолюцията в ИДС като:

- определят изпълнител;

- задача;

- срок на изпълнение.

Чл. 45. Създаването на изходящи и вътрешни електронни документи се извършва в изпълнение на конкретно възложена задача:

1. Съставителят на документа създава в ИДС регистрационна карта, прикачва проекта на отговор, подписва го като “изготвил” и го изпраща за одобрение към прекия си ръководител.

2. Прекият ръководител одобрява проекта на писмо, подписва го като “съгласувал” и го изпраща за подпис по електронен път на компетентното длъжностно лице, респективно – лично подписва документа.

3. Подписаните електронни документи се насочват към деловодството за регистрация.

Чл.46. (1) Изходящите електронни документи се изпращат на адресата от главния специалист ”човешки ресурси и деловодство” чрез подписано с УЕП електронно съобщение (e-mail), съдържащо подписания с УЕП електронен документ, както и изходящия регистрационен номер и дата.

(2) Извън случаите по предходната алинея изпращането се осъществява по приемлив и за двете страни начин.

Чл. 47. Право да подписват електронния документ с УЕП имат:

- кметът на общината;

- служители, упълномощени със заповед на кмета на общината;

21

Чл. 48. (1) Служителите са длъжни:

- да не предоставят достъп на други лица до частния ключ и защитния ПИН код.

(2) Служителят – автор на електронен подпис носи отговорност, съобразно служебния си статус, за съдържанието на електронното изявление, подписано с УЕП.

Чл.49.(1) Всеки служител, притежаващ УЕП/, носи отговорност при виновно загубване, разгласяване или унищожаване на частния ключ.

(2) При загубване на частния ключ служителят е длъжен незабавно писмено да уведоми доставчика на удостоверителните услуги, главния секретар и прекия си ръководител.

(3) Служителят, притежаващ УЕП е длъжен да поиска от доставчика на удостоверителни услуги, спиране/прекратяване действието на удостоверението, когато е узнал, че частният ключ е бил използван неправомерно или съществува опасност от неправомерното му използване. В този случай служителят незабавно уведомява главния секретар и началника на отдел „ГРАО”.

(4) При прекратяване на служебното или трудово правоотношение на служител, притежаващ УЕП, кметът на общината или упълномощено от него длъжностно лице незабавно уведомява доставчика на удостоверителни услуги, като иска спиране или прекратяване на действието на удостоверението.

Чл. 50. При подписване на електронни документи с УЕП, служителят е длъжен да спазва изискванията на доставчика на удостоверителните услуги.

Чл.51.(1)Изходящи и вътрешни електронни документи, постъпили за регистрация в ИДС, подлежат на проверка за спазване формата и задължителните реквизити на електронни документи, съгласно чл. 38.

(2) Погрешно съставените електронни документи, с нарушена цялост, непълни, с некоректни реквизити, неподписани с електронен подпис или подписани с невалиден електронен подпис не се регистрират в ИДС и се връщат на изготвилите ги лица за отстраняване на нередностите.

Чл.52.Подписаните с УЕП електронни документи, заедно с приложенията към тях се съхраняват в поддържаната за целта информационна система в оригиналния формат, в който са изпратени.

Чл.53.Електронните документи, подписани с ЕП, се съхраняват в сроковете, определени за документите на хартиен носител.

Чл.54.Изходящите електронни документи, подписани с ЕП, задължително се съхраняват и на физически носител извън ИДС и се разпечатват на хартиен носител от (длъжност).

Чл.55.(1)Всички действия с постъпили в общинска администрация Ардино електронни документи, подписани с ЕП, които съдържат лични данни

и действия, свързани с деловодните описания на електронните документи (доколкото съдържат лични данни) се извършват при стриктно спазване на изискванията за защита на личните данни, съгласно ЗЗЛД.
22

(2)Служителите в общинска администрация Ардино, които имат достъп до лични данни, съдържащи се в електронните документи, и до съхраненото в деловодната система описание на електронните документи (доколкото съдържа лични данни) са длъжни да не допускат разпространяването на такива данни по какъвто и да е начин.”