Инструкция за организиране на деловодната дейност и документооборота в община ардино глава първа



страница3/3
Дата06.05.2017
Размер0.49 Mb.
1   2   3
РАЗДЕЛ ОСМИ

АРХИВИРАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ ФОНД
Чл.56. Всички документи, възникващи в резултат от дейността и функциите на структурните звена на общинска администрация, се групират в дела, формирани по хронологичен или предметен признак.

Чл.57. Делото представлява съвкупност от документи или отделен документ, с еднакъв срок на съхранение, находящи се в отделна папка и отнасящи се към определен въпрос или группа от въпроси свързани с пряката дейност на съответното структурно звено.

Чл.58./1/ В съответните отдели и сектори в общината се извършва текущо съхраняване на цялостната кореспонденция на общинската администрация за съответната календарна година, както и на всички документи до приключване на оперативната работа с тях.

/2/ В съответните отдели и сектори на общината се съхраняват и водените от трях в електронен вид регистри.

Чл.59./1/ За организиране, съхраняване и използване на документите, с които е приключила текущата работа на общината се поддържа архив на общината.

/2/ За архива на общината се осигуряват подходящи помещения с условия за приемане, съхраняване и използване на документите.

/3/ Срокът за запазване на документите отразяващи основните дейности в общинска администрация е 20 години, освен ако в закона не е определен друг срок.

/4/ Постоянно действаща експертна комисия назначена от Кмета на общината ежегодно проверява наличността, условията за съхраняване и опазване на документите и изпълнява изискванията на Закона за опазване на националния архивен фонд и подзаконовите нормативни актове във връзка с изработване на номенклатура на делата , списъци на видовете документи със срокове за тяхното съхранение, експертиза на ценноста на документите и съставяне на актове за унищожаване на документ.

/5/ Достъп до архивите и право на работа с архивните материали имат само служителите от съответните структурни звена.

Чл. 60.//1/ Разплащателните ведомости на общината и на ликвидираните общински учреждения и предприятия и личните трудови или служебни досиета на служителите или работниците се съхраняват в отделно помещение с условия на оперативна работа и прием на граждани.

/2/ Консултации на бивши и настоящи служители на общината и на ликвидирани общински учреждения, предприятия и организации по въпрои свързани с тяхното пенсиониране се извършват в регламентираното в Правилника за вътрешния трудов ред работно време. 23

/3/ Документи за трудов стаж се издават след подаване на молба заведена в общо деловодство на общината и се таксува съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси, цени на услуги на територията на община Ардино.

Чл.61./1/Счетоводните регистри и отчети се съхраняват в отделен сектор на общинския архив.

/2/ Счетоводните регистри и отчети, както и документите за данъчен контрол и финансов одит се съхраняват в сроковете предвидении в Закона за счетоводството.

Чл.62. Регистрите за гражданското състояние, документите към тях и сведенията за наследници се съхраняват в специализиран сектор на общинския с условия за текуща работа. Достъп до тях имат само длъжностните лица по гражданското състояние, определение със заповед на Кмета на общината.

Чл.63./1/Към отдел „Архитектура, благоустрояване и общинска собственост” се поддържа специално помещение за съхраняване и текущо ползване на картните материали, общите и подробни устройствени планове, кадастралните регистри, протоколите на общинския експертен съвет по устройство на на територията, издадените разрешения за строеж, удостоверения за въвеждане в експлоатация и проектна и екзекутивна документация.

/2/ Ползването на архивни материали и документи от специализирания архив на отдел „Архитектура, благоустрояване и общинска собственост”.в т.ч. предоставянето на консултации и ползване на техническа документация от адвокати и вещи лица във връзка и по съдебни дела, става в приемните дни и в присъствието на служител от отдела.

Чл.64./1/ В края на всяка календарна година, но не по- късно от 30 юни на следващата година, в общинския архив се предават приключените документи и материали от деловодството и от структурните звена на общинска администрация, в които текущо се формират и съхраняват дела с документи и материали.

/2/ Предаването на документите и материалите се извършва по описи съобразно номенклатурата на делата и с приемо- предавателни протоколи.

/3/ При напускане на служител от общинска администрация се извършва приемо- предаване на съхраняваните от него документи с протокол и опис на делата, като приемането става от правоприемника на служителя или ръководителя на съответното структурно звено.

/4/ При напускане на служител от общинска администрация, той предава по реда на ал.3 и водените от него на хартиен и/ или електронен вид регистри.

Чл.65./1/ След изтичане на сроковете за съхранение в общинския архив, постоянно действащата комисия, в съответствие с нормативните изисквания, извършва експертиза на ценността и научно-техническа обработка на документите, като за резултатите се оформят описи, които се утвърждават от директора на Териториална дирекция „Държавен архив” - Кърджали.

Чл.66./1/ Унищожаването на документи от документалния фонд на общината става с акт за унищожаване съставен от постоянно действащата

24


експертна комисия и утвърден от Кмета на общината по реда на Закона за националния архивен фонд и подзаконовите нормативни актове уреждащи тази дейност.

/2/ Екземпляр от утвърдения акт по ал.1 се изпраща в двумесечен срок преди унищожаване на документите, за сведение в Териториална дирекция „Държавен архив” - Кърджали.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
&1. Разпоредбите на тази Инструкция са задължителни за всички служители от общинската администрация.

&2.Контролът по прилагане и спазване на разпоредбите на Инструкцията се осъществява от Секретаря на община Ардино.

&3.В тримесечен срок от утвърждаване на настоящата Инструкция експертната комисия по чл. 42 от Закона за националния архивен фонд изработва номенклатура на делата и списъци на видовете документи със срокове за тяхното съхранение, които се одобряват от Кмета на общината, след утвърждаването им от директора на Дирекция «Държавен архив».

&4. За неуредените в настоящата Инструкция въпроси се прилагат разпоредбите на ЗНАФ и подзаконовите нормативни актове, уреждащи тази дейност, Указа за печатите , АПК, ЗА, Вътрешните правила за организация на административното обслужване в община Ардино и Устройствения правилник за работата на общинската администрация.

&5. Инструкцията за организиране на деловодната дейност и документооборота в община Ардино е утвърдена на основание чл. 41 от Закона за националния архивен фонд и чл.8 от Указа за печатите със Заповед № 734/01.12.2011 г.. на кмета на общината и е изменена и допълнена със заповед № 247 от 20.04.2015 г..

Влиза в сила от датата на издаване на заповедта и се обявява по реда на чл. 28 ал. 2 от АПК.


РАЗРАБОТИЛ:

инж. КЕМАЛ АЛИЕВ



Секретар на общината
СЪГЛАСУВАЛ:

ГЬОКЧЕН ЕМИН



Главен юрисконсулт


25

ДО Приложение 1 към чл.7, ал.1, т.2

КМЕТА

НА ОБЩИНА АРДИНО

ОБЛАСТ КЪРДЖАЛИ

З А Я В Л Е Н И Е

за административна услуга

от
______________________________________________, ЕГН:_______________________

/име: собствено, бащина и фамилно/


роден /а/ на_____________________г. в гр. /с./ __________________________________
с постоянен адрес гр. /с./_____________________________________________________


УВАЖАЕМИ ГОСПОДИН КМЕТ,
Желая да ми се издаде:
 удостоверение за раждане;

 удостоверение за граждански брак;

 препис – извлечение от акт за смърт на лицето ........................................................ с ЕГН ................................., починало на ............................... в гр. /с./ ........................................................................................................................;

 служебна бележка за доказване на произход;

 удостоверение за наследници на лицето ..................................................................... с ЕГН ................................., починало на ............................... в гр. /с./ ........................................................................................................................;

 удостоверение за семейно положение;

 удостоверение за семейно положение, съпруг/а и деца;

 удостоверение за съпруг/а и родствени връзки;

 удостоверение за родените от майката деца;

 удостоверение за правно ограничение;

 удостоверение за идентичност на лице с различни имена ....................................................................................... ..............................................................................................................................................................................................

(вписват се различните имена)

 удостоверение за вписване в регистъра на населението;

 удостоверение за сключване на граждански брак от български гражданин в чужбина ..............................................................................................................................................................................................

(вписва се името на лицето, с което българският гражданин ще сключи граждански брак)

 удостоверение за снабдяване на чужд гражданин с документ за сключване на граждански брак в Република Българияродените от майката деца;

..............................................................................................................................................................................................

(вписва се името на лицето, с което чуждият гражданин ще сключи граждански брак)


 удостоверение за постоянен адрес;

 удостоверение за настоящ адрес;

 удостоверение за промени на постоянен адрес;

 удостоверение за промени на настоящ адрес;

 удостоверение за обстоятелства по ЗУТ;

 скица за недвижим имот;

 друго .............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Прилагам следните документи:

........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................


Удостоверението ми е необходимо за да послужи пред:

............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................


Желая да получа услугата:

 лично

 чрез лицензиран пощенски оператор на следния адрес: ......................................................................................... ............................................................................................................................................................................................;

 на посоченият електронен адрес:...............................................................................................................................;

Считам, че молбата ми ще бъде удовлетворена от Вас.

гр. Ардино С уважение _____________

дата:................................ (............................)

Приложение № 2 към чл. 7, ал.1, т.4




ОБЩИНСКА АДМИНИСТРАЦИЯ АРДИНО, ОБЛАСТ КЪРДЖАЛИ

(наименование на администрацията)



П Р О Т О К О Л

Днес………………………..…служителят…………………………………………………………


на длъжност…………………………………………… в …………………………………………

(наименование на звеното)


На основание чл. 29, ал. 5 от АПК съставих този протокол, в уверение на това, че:
Лицето………………………………………………………………………………………………
с постоянен адрес: гр. / с. ………………….……………………………………………………..
ул. /ж.к/ ………………………………………………………………………………………………………
тел. ………………………, факс…………………., електронна поща ………………………….
устно заяви искане за …………………………………………………………………………………………………........

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………
Прилага следните документи:
………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………
Заяви желанието си издаденият индивидуален административен акт да бъде получен:
 Чрез лицензиран пощенски оператор на адрес:

………………………………………………………………………………………………………


Лично на гише.
По електронен път на електронна поща …..……………………….............………………..

Длъжностно лице: …………………… Заявител:………………..…

(подпис) (подпис)

Приложение № 3 към чл.7а, ал.1


ДО


КМЕТА

НА ОБЩИНА АРДИНО




З А Я В Л Е Н И Е
за образуване на производство по процедура за комплексно административно обслужване

от ……………………………………………………………………………………………………

постоянен адрес: гр. / с. ……………………………………………………………………………

ул. /ж.к/ ………………………………………………………………………………………………

тел. …………………………, факс…………………., електронна поща……… …………………

Моля да бъде образувано производство за предоставяне на

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………........................................................................................................................................…

(посочва се наименованието на административната услуга)


Услугата се предоставя от ………………………………………………………………………..

(посочва се органът, компетентен да издаде административния акт)


Във връзка с производството моля да бъдат издадени и изпратени до компетентния орган следните документи:
1. ……………………………………………………………………………………………………

2. …………………………………………………………………………………………………...

3. ...................................................................................................................…………. ...................
(посочват се информацията и доказателствените средства, които трябва да бъдат осигурени и изпратени до компетентния орган от органа, пред когото е подадено искането)
Заявявам желанието си издаденият индивидуален административен акт да бъде получен:

 Чрез лицензиран пощенски оператор на адрес:

……………………………………………………………………………………………………

Лично на гише.

По електронен път на електронна поща ……………………………………………..
Приложени документи:

 Заявление до компетентния орган, по образец, утвърден от него за съответната услуга.

Информация или документи, изисквани от компетентния орган за извършване на услугата, ако такива се изискват.

 Документ за платена такса, ако такава се изисква.

Дата:............................ Подпис: ..............................

гр. / с. ……………………… /…………......………/


Приложение 4 към чл.7, ал.4

Основна резолюция: Г-н (г-жа) _______________________ ,

За: отношение по компетентност, изпълнение, съхранение, проверка и доклад, становище

Кмет на общината: _____________ /Ресми Мурад/




Длъжностно лице, получило служебната преписка за изпълнение



Дата на получаване

Подпис

Срок за приключване

Дата на приключване

Подпис

1

2

3

4

5














Приложение 5 към чл.8




_______________________________________________________________


__________________________________________________________________

Република България, област Кърджали

гр. Ардино, ул.”Бели брези” № 31



тел. +3651 4238; факс +3651 4568

e-mail: ardino@abv.bg
1   2   3


База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница