Интегрираните системи за управление в помощ на финансовия контрол в предприятията



Дата27.09.2016
Размер175.41 Kb.

Интегрираните системи за управление в помощ на финансовия контрол в предприятията

Катя Казанджиева

УНСС, докторант в катедра „Финансов контрол”

тел. 8761108

E-mail: katerinikus@hotmail.com

Резюме:


През последните десетилетия усилено се развива едно ново направление в софтуерната индустрия, свързано със създаването и развитието на интегрирани системи за управление. Обикновено базата на тези информационни системи са счетоводни модули, които се надграждат с допълнителни модули, адаптирани за нуждата на конкретната компания. Тези системи биват няколко разновидности - т.нар. ERP системи (enterprise resource planning), CRM системи (customer relationship management), системи за автоматизация на работните процеси и т.н. Всеки един тип подпомага дейността на организациите като цяло, а в частност – контролните процеси и съответно управленските функции. Все повече фирми в информационно-техническия сектор се ориентират към развитието на интегрирани системи за управление. Това от своя страна е доказателство, че пазар за подобен род продукти има и се очаква неговото разширяване. Логичният извод е, че бизнесът в цял свят е осъзнал колко важно е да се оптимизира работният процес във фирмите.

В статията се прави кратък обзор на историческото развитие на интегрираните системи за управление и разновидностите им. Описани са ползите от внедряването им и ефекта им върху финансовия контрол, упражняван в предприятията. Предложен е примерен вариант за действие при внедряване на ERP система в предприятие.


Ключови думи: интегрирани системи за управление, информационни системи, финансов контрол, риск, управление.

JEL: М 10.




Увод


Интегрираните системи за управление (ИСУ) постепенно добиват все по-голяма популярност в България. Поради тяхната относителна сложност и висока цена в сравнение със стандартните счетоводни продукти въвеждането им в компаниите става бавно. Немалко значение има и фактът, че доскоро много български компании не отчитаха всичките си приходи с цел намаляване на данъците или по други причини. Независимо от причините, крайният ефект беше един – безсмислено беше въвеждането на скъпа информационна система, в която данните нямаше да отговарят на действителността. Няколко обективни обстоятелства променят описаната ситуация и в резултат интересът към прилагането на интегрирани системи за управление се засили и в нашата страна.

Първото обективно обстоятелство е свързано с навлизането на чуждестранни компании в България и приемането ни в Европейския съюз. За 2006 – 2007 година се очаква България да бъде на първо място по показателя преки чужди инвестиции към БВП от цяла Централна и Източна Европа. Освен това, от януари 2007 година България е пълноправен член на Европейския съюз, което е допълнителна предпоставка за повишаване интереса на чуждестранните инвеститори към страната. Променената обективна действителност поставя българските фирми в коренно различни условия спрямо тези, в които те са свикнали да оперират. Чуждестранните компании използват отдавна интегрирани системи за управление, тъй като са оценили ползите от въвеждането им. Това ги прави по-конкурентоспособни, тъй като са по-гъвкави, оптимизирали са работните си процеси и реагират бързо и адекватно при променяща се пазарна среда. Все повече български компании осъзнават, че това е пътят, по който трябва да тръгнат и те, за да могат да устоят на засилващата се конкуренция.

Второто обективно обстоятелство е свързано със степента на развитие на частния бизнес в България. В периода след 1989 година се създадоха много малки компании. В тях контролните функции се изпълняваха основно от управителя, който в повечето случаи беше и собственик. Някои от тези компании се развиха успешно и увеличиха дейността си. На този етап, с нарастването на обема на дейността, много компании обособяват функцията на финансовия контрол, която в много случаи се изпълнява от финансовия директор или главния счетоводител. Логично на следващия етап финансовият контрол се излъчва като отделна фигура в управлението. Когато персоналът е нараснал значително, обособили са се отделни офиси, производството е станало комплексно или се предлагат няколко услуги, идва моментът да се търси помощ от интегрираните системи за управление. В противен случай бизнесът излиза от контрол и това може да бъде пагубно за него. От тази гледна точка въвеждането на интегрирани системи за управление се превръща в необходимост за всяка една съвременна компания.

Основната цел на настоящата работа е да покаже как практически могат да се използват функциите на ИСУ за оптимизиране дейността на финансовия контрол в предприятията. Успоредно с това са изпълнени и няколко допълнителни задачи, а именно:



  • описано е историческото развитие на интегрираните системи за управление и техните разновидности;

  • показани са ползите и недостатъците за предприятието като цяло от внедряването на подобни системи;

  • изведени са основните стъпки по пътя към имплементирането на ИСУ.



Историческо развитие на интегрираните системи за управление


Началото на развитието на интегрираните системи за управление е поставено през 60-те години в САЩ, където икономисти се съсредоточават върху автоматизацията и управлението на складовите наличности. Математическите модели доказват убедително своите възможности за осигуряване на значителни икономии на средства при повишения ръст на производството и потреблението след Втората световна война. Планирането на търсенето, управлението и контрола на складовите наличности повишават ефективността и водят до освобождаване на значителен финансов ресурс. Популярни стават системите за управление на складовете (Inventory Control) и на материалните запаси, които се базират на спецификации на изделията (Bill of Materials). Необходимите за комплектоване на изделията материали и детайли се изчисляват в зависимост от планираното производство.

В края на 60-те Оливър Уайт обогатява теорията за управлението на предприятията с идеята производството, снабдяването и пласмента да се разглеждат като единен комплекс. Такъв подход дава възможност планираните задачи да се коригират оперативно в процеса на производство, при промяна в търсенето, недостиг на ресурси, отказ на оборудването и т.н. Уайт формулира алгоритъма, известен днес като MRP (Material Requirements Planning) – планиране на необходимите материали. Методологията MRP отчита информация за състава на изделието, складови наличности, незавършено производство, поръчки и графици.

През 70-те години се появява и нов стандарт – CRP (Capacity Requirements Planning). Целта му е да се оптимизира процесът на планиране и контрол на производството, като се съобрази със съществуващите мощности. Крайният резултат са календарни планове на производството и планове за разпределение на производствените мощности.

MRP II е методология за детайлно планиране на производството, включително финансово планиране на себестойност и производствени разходи. Тя обединява MRP и CRP. При този подход се планира не само крайното изделие, но и ресурсите за изпълнение на плана. Започва се с прогнозиране и оценка на производствените мощности (CRP), преминава се към планиране на обема на производство, а резултатите от този етап са входни данни за планиране на необходимите материали (MRP). MRP II системите осигуряват обратни връзки към модулите за управление и отчитане на производството (Execution Production Activity Control). Модулите за оценка на производствените мощности, снабдяването, планирането и отчетността работят като компоненти на единна система и ползват единна база данни.

На по-късен етап се добавят още няколко стандарта: FRP (Financial Requirements Planning) – стандарт за финансово планиране, DRP (Distributed Requirements Planning) – стандарт за дистрибуция на ресурсите, и SCM (Supply Chain Management) – стандарт за логистика.

Понятието ERP системи се утвърди през 90-те години. Зад тази абревиатура стоят решения, осигуряващи напълно вътрешните информационни потребности на предприятията и обединяват всички съществуващи до момента стандарти. Тези системи са предназначени за управление на всички аспекти на финансовата и стопанска дейност на организацията, включително производство, планиране, финанси, счетоводство, материално-техническо снабдяване, кадри, складови наличности, пласмент на продукцията и предоставяне на услуги. Основни задачи на ERP системите са също да предоставят на мениджърите информация за вземане на управленски решения и да създават инфраструктура за електронен обмен на данни с доставчици и клиенти. В сравнение с решенията, базирани на концепцията MRP II, ERP обръща повече внимание на финансовите подсистеми, на взаимодействието с партньори и клиенти, на управлението на териториално разпръснати бизнес единици.

През последните години е особено актуална задачата за интеграция на ERP системите с други приложения като:


  • системи за проектиране;

  • решения за управление на технологични процеси;

  • приложения за анализ и обработка на данните в реално време – т.нар. OLAP системи;

  • системи за управление на персонала (HRM – Human Resource Management);

  • планиране на логистични вериги (SCP – Supply Chain Planning);

  • изпълнение на логистични транзакции (SCE – Supply Chain Execution);

  • управление на бизнес активите (EAM – Enterprise Assets Management);

  • приложения, специализирани за управленски задачи, като бюджетиране, финансово планиране, анализ и контрол.

Разви се нова концепция в посока на интеграция на ERP системите – т.нар. PLM (Product Lifecycle Management). Решенията от този клас обединяват свързани помежду си приложения за комуникация, интеграция на модулите, автоматизирано проектиране, визуализация и други решения, обхващащи пълния жизнен цикъл на даден продукт – от идеята за неговото създаване до реализацията му на пазара.

Появи се и ERP II, чиято идея е да се разшири традиционният фокус на ERP системите от оптимизация на управлението на ресурсите в предприятието до изграждането на корпоративна информационна среда, отворена за всички участници в бизнеса.



Ползи и недостатъци за предприятието от внедряването на интегрирана система за управление


Имплементирането на интегрирана система за управление в компанията води до реализиране на предимства в следните няколко направления:

  • осигуряване на мениджмънта на точна и навременна информация, на чиято база да бъдат вземани управленски решения;

  • по-ефективно и ефикасно се управляват процесите във фирмата посредством стандартизирането им;

  • подобрява се обслужването на клиентите;

  • рискът от грешки се свежда до възможно най-ниското ниво;

  • намаляват се разходите;

  • интегрира се цялата информация, която се използва в бизнеса.

Информацията от тези системи може да се представя по начин, който да е най-удачен за мениджмънта. Възможно е всеки един отчет, който поиска мениджмънтът, да бъде имплементиран вътре в системата и да се генерира автоматично на определено число от месеца. По-нататъшната оптимизация позволява дори да се настрои софтуерно въпросният отчет по такъв начин, че той автоматично да отива в пощенската кутия на съответния мениджър.

Имплементирането на подобни системи води и до подобряване обслужването на клиентите. Това може да става по много начини, в зависимост от спецификата на бизнеса. Пример за улесняване на клиентите е достъп чрез Интернет до определена информация, която засяга клиента – например дължими плащания по фактури, срокове за плащане, историческа справка за минали плащания и потребление. Възможно е тези системи да бъдат програмирани така, че всеки потенциален клиент, с който е осъществен контакт, да бъде включен в база данни и при повторно обаждане от страна на клиента да се ползва вече събраната информация, а не да се провеждат отново първоначални разговори. Всичко това пести време на служителите и на двете компании, а и говори добре за фирмите, които помнят контактите си. Възможно е да се разработи и приложение за т.нар. „help desk”, при което клиентите получават достъп до определено място, където могат да задават въпроси по всяко време.



Разходите се намаляват по няколко направления. От една страна, използването на информационна система позволява да се следят непрекъснато всички разходи и при определено отклонение да се търсят причините. Подобно нещо би било немислимо при обикновените счетоводни програми, тъй като анализът на всеки един тип разход ще бъде твърде времеемък и съответно – неоправдан. От друга страна, разходи се пестят и по линия на работната заплата. Процесите и дейностите стават в голяма степен автоматизирани, което спестява време и намалява разходите за заплати.

Системите за управление позволяват да бъде акумулирана в тях цялата информация за бизнеса. Стандартизирането на процесите улеснява работния процес, тъй като е ясно при всяка една ситуация каква е очакваната последователност от действия. По този начин се намалява рискът от грешки, много по-лесно нови служители могат да навлезнат в работата и е възможно дадена дейност да я извършва временно и друг служител, а не титулярът на работното място.

Обикновено системите имат възможност да поддържат информация за няколко фирми. Това е особено полезно за холдингови структури и позволява лесно консолидиране на финансово-счетоводните им отчети.

Тези системи имат опция за поддържане на няколко езика. По този начин се решават редица проблеми, които стоят пред мултинационалните компании. Софтуерът, който ползват в различните държави, е един и същ и само се настройва спрямо националното законодателство и конкретния език.

Също така е възможно да се извършва превалутиране във всеки един момент и определени справки и отчети да се предават във валута, различна от основната за програмата.

Тези системи са универсални. Тяхното използване е възможно във всяка една страна, като съответни фирми доработват платформата и извършват т.нар. локализация (унифициране на софтуера с местната счетоводна и данъчна практика).

На база счетоводните записи към всеки един момент могат да се генерират автоматично финансово-счетоводни отчети по предварително зададени стандарти (USGAAP, IFRS, НСС).

Степента на сигурност на тези системи е много висока. Всеки потребител влиза с отделно потребителско име и парола и винаги се знае определен запис от кого е бил направен, както и кога е извършена операцията.

Работата с ERP система е максимално улеснена за крайния потребител на информация. Всеки един от предварително зададените отчети може да бъде експортиран в Ексел или друго приложение под Windows, което позволява моделирането му спрямо моментните нужди.

Въпреки многобройните ползи от внедряването на интегрирани информационни системи в предприятията, съществуват и някои недостатъци, които могат да се сведат до два типа: субективни и обективни.

Субективните са свързани с реакцията на персонала, която обикновено е негативна. В повечето случаи въвеждането на нова система отнема много време и усилия и това се знае от служителите. Освен това с въвеждането й се засилва степента на контрол, което не е желано от редовите служители. Обективните недостатъци са свързани с увеличаване на оперативната тежест. Информационните системи позволяват да се генерират различни анализи, но за да е налице добър краен резултат, е необходимо информацията да е въведена подробно на най-ниско ниво. Например, за да се проследи разходът за гориво по отдели, служители, автомобили, проекти, се налага на ниво фактура да се осчетоводи разходът с всички подробности. В противен случай няма да има начин да се направят различни справки. Освен това обучението за работа с ИИС отнема повече време, сравнено със счетоводните програми на по-ниско ниво.


Оптимизиране на функцията на финансовия контрол посредством интегрирани системи за управление


Дейността на финансовия контрол може да бъде улеснена по много начини с въвеждането на интегрирана информационна система.

  • Важно предимство на тези системи от гледна точка на финансовия контрол е възможността за изготвяне на бюджета вътре в тях и залагане на автоматични настройки по начин, който позволява към всеки един момент да се следят отклоненията спрямо плановите очаквания. С минимум усилия е възможно да се проиграят различни сценарии на бюджети, така че компанията да има готовност да реагира по адекватен начин в променяща се среда.

  • Една от основните функции на финансовия контрол е свързана с контрола върху разходите в предприятията. Възможно е да се направят настройки, при които всеки служител, който трябва да направи разход, да подава заявка към финансовия контрол посредством информационната система. Финансовият контрол проверява дали има свободни средства и дали разходът е бюджетиран и с одобрението автоматично се генерира заявка към доставчика. Впоследствие е възможно да се генерира отчет, който да сверява заявките с реално получените фактури и да се проследява дали няма отклонение. За разходите, които са текущи (наеми, електроенергия, телефони), могат да се правят справки на историческа база и ако има отклонения, да се търсят причините за отклоненията.

  • Интегрираните системи за управление са мощен инструмент при изчисляване себестойност на продукти. Те позволяват всеки един разход да бъде осчетоводяван към конкретен продукт или услуга. За тези разходи, за които не е ясно със 100 % сигурност за кой продукт се отнасят (електроенергия например), е възможно да се разпределя всеки един разходен документ по предварително зададено съотношение. Това съотношение може да се променя по всяко време.

  • Финансовият контрол е улеснен и в дейността, свързана със следене на плащанията към доставчици. Всеки един договор може да бъде разделен на части по отношение на плащанията и да се следи какво реално е получено като фактура и какво е платено. Могат да се правят разнообразни справки по доставчици.

  • Ключов момент е възможността да се следят плащанията от клиентите. Системите позволяват да бъдат настроени така, че по определено време на деня да генерират отчет с висящите плащания. Тези плащания могат да бъдат групирани по различни признаци – по тип продукт или услуга, по клиенти, по суми, по срок на забава и т.н., което улеснява управлението им.

  • Интегрираните системи дават възможност да бъдат свързани към софтуер за електронно банкиране. С това се постигат няколко цели. Първо, пести се време. Второ, снижава се рискът от грешки. Механизмът е следният. По отношение на изходящите преводи съществува опция още при въвеждането на първичния счетоводен документ (обикновено фактура) да бъде зададен ден на плащане, през коя банкова сметка да мине и т.н. По този начин се спестява времето за повторно въвеждане на операцията и се намалява възможността за грешки. Също така това позволява към всеки един момент да се генерира отчет, който да покаже до момента какви плащания „висят”. Що се отнася до входящите преводи, също би могло да се търси оптимизация. Ако има конкретен критерий, който клиентите да въвеждат в определено поле на платежното нареждане, системата автоматично би могла да заверява плащания.

  • Значително се намалява и рискът от грешки, тъй като има възможности за въвеждане на различни видове контрол - например при осчетоводяването на първичните счетоводни документи всяка една операция трябва да бъде потвърдена от друг служител, така че да бъде изпълнен принципа за четирите очи.

  • Едно от най-големите предимства на интегрираните системи за управление, свързано с възможността за генериране на неограничени по брой и разнообразие отчети, е в основна помощ на финансовия контрол. Негова задача е изготвянето на регулярни отчети, както и различни епизодични анализи. Тази негова функция се решава по възможно най-практичния начин с имплементирането на интегрирана информационна система.

План за действие при внедряване на ERP система


Процесът по имплементиране на интегрирана система за управление обикновено преминава през няколко етапа.

  1. Разработване на всички правила и вътрешни процедури.

  2. Определяне на документопотока в организацията.

  3. Решение как ще се действа при предварително определени сценарии.

  4. Имплементиране на приложение за управление на документооборот.

  5. Избор на фирма – внедрител на ERP система.

  6. Разработване на задание за ERP система съвместно с фирмата-внедрител.

  7. Обучение на потребителите.

  8. Миграция от съществуващата система (обикновено счетоводна) или внедряване на системата.

  9. Тестване на системата.

Обикновено този процес отнема минимум 6 месеца, в много случаи 1 година, а за големи компании е възможно и няколко години. Важно е да се определят предварително правилата, процедурите, етапите и последователността на всяка една дейност в компанията, защото те ще залегнат в основата на различните системи. Най-добрият вариант е да се внедри и приложение за управление на документооборота, което е различно от възможностите, които дава ERP системата. Тези приложения улесняват оперативната работа, спестяват време и елиминират нуждата от физически носители на информация. Примери за улеснения, които са възможни чрез използването на приложение за управление на документооборота, могат да бъдат електронни молби за отпуск, които автоматично да следват пътя за получаване на необходимото одобрение и след това да бъдат файлирани по подходящ начин на предварително определено място. По подобен начин могат да бъдат организирани отчетите за направените разходи от служители. Заявки за канцеларски материали от различни отдели могат да бъдат групирани и изпратени на доставчик. Системите за управление на документи са изключително удачни и за фирми с много договори, било то с клиенти или с доставчици. Те позволяват изграждането на т.нар. електронни библиотеки, където намирането на конкретен документ е извънредно лесно.

Много важен момент е изборът на фирма внедрител и разработването на заданието. В екипа, който изготвя заданието, едни от най-важните фигури са тези на финансовия контрол и на финансовия директор. Двамата са отговорни за точното залагане на процесите в организацията, както и за създаването на системата за автоматично изчисляване на KPI’s (Key Performance Indicators).

Всяка ERP система има по няколко модула, като е възможно да бъде направена комбинация от тях и да не се внедряват всички, а да се направи най-сполучливата комбинация според нуждата на конкретното предприятие. В таблица 1 е представена примерна схема на отделните модули.
Таблица 1. Примерна схема на модули от счетоводно-информационна система и приложенията им

Модул

Приложения

Финансово управление



Счетоводство

Банки и банкови операции

Управление на лизингови сделки

Фактуриране

Дълготрайни активи

Управление на паричните потоци

Бюджетиране

Консолидация

Многовалутност

Управление на свързани юридически лица

Неограничен брой нива на аналитичност

Изготвяне на финансово-счетоводни отчети

Изготвяне на мениджмънт отчети

Управление на проекти

Възможност за определяне на параметри, правила, времева рамка, изпълнители и т.н.

Разработка на „What if” сценарии

Неограничен брой сценарии за действие при промяна в обстоятелство

Логистика

Управление на движение на материали, стоки и т.н.

Работа с подизпълнители

Възможност за предварително дефиниране на подизпълнители и начин на работа с тях

Човешки ресурси



Информация за персонала по различни критерии

Изготвяне на ведомости за заплата

Дистрибуция



Управление на продажбите

Управление на върнати стоки

Ценоообразуване

Планиране и управление на доставките

Склад


Поддържане на информация за движението на материалните запаси по партиди, сериен номер, местоположение, цвят, цена, размер и т.н.

Себестойност на материалните запаси

Клиенти


Контакти

Вземания

Поръчки

Производство



Управление и контрол на производствени поръчки

Планиране на капацитет и необходимост от ресурси

Производствен график

Управление на липси (излишъци)

Себестойност на произведената продукция

Сервиз


Управление и планиране на сервизните ресурси и стоки

Следене на сервизни договори

Управление на сервизни цени

Планиране и експедиране

Разработват се и специфични приложения, насочени към компании в определен сегмент – например за организации, чиито услуги са свързани с време. Тези системи дават възможност за отчитане на изразходваното време по проекти и фактурирането му на клиенти. Основно предимство е възможността да се отчита реално изработеното време по проекта. Съществуват и софтуерни пакети за изготвяне на прогнози с използването на исторически данни и залагането на статистически формули.

Доскоро компаниите инвестираха предимно в системи за финансова отчетност, управление на материалните запаси, логистиката и персонала. Тези приоритети се налагаха, когато пазарът беше ориентиран към продуктите, и бизнес процесите, свързани с производството (отчетност, контрол и др.), имаха ключово значение. Днес все повече компании осъзнават, че ефективната организация на отношенията с клиентите е важно предимство в условията на растяща конкуренция и възприемат стратегии, ориентирани към клиентите. CRM (Customer Relationship Management) е стратегия за управление на бизнеса, насочена към съгласуване на бизнес процесите в компанията със стратегията на нейните клиенти, с цел да спечели тяхната лоялност и с течение на времето да се постигне по-висока рентабилност.

Изводи


Удачният избор на ERP система и успешното й внедряване водят до значително подобряване качеството на работата на финансовия контрол във всяко едно предприятие в няколко направления:

  1. Всички правила и процедури са стандартизирани, което прави всяка една дейност по-лесно планирана.

  2. Намалява риска от случайни грешки.

  3. Генерирането на различни отчети става автоматично, а освен това е възможно към всеки един момент да се създаде нов отчет за конкретна нужда.

  4. Бюджетирането е изключително улеснено, както и сравняването на бюджетни с реални цифри.

Задачата на финансовия контрольор е да работи за подобряване на ефективността на информационната система чрез различни доработки, закупуване на допълнителни модули, усъвършенстване на отчетите. Негова грижа е и да следи за пропуски в системата, както и да предлага варианти за оптимизация на работния процес и вече съществуващия софтуер.

Мениджърите във все повече компании вече са осъзнали нуждата от въвеждането на интегрирани информационни системи, които да оптимизират работния процес и да спомагат за вземането на по-правилни решения. Тези системи изискват значителна инвестиция, което е причина много управители да отлагат въвеждането им, тъй като ползите не могат да бъдат изчислени точно. Практиката обаче е показала, че въвеждането на интегрирани информационни системи за управленски цели е гаранция за успех в дългосрочен план.



Литература





  1. Симеонов, О., Контролинг – основи на контролинга, оперативен контролинг, Тракия-М, 2004.

  2. www.ibs.bg

  3. www.ibmeshop.com

  4. www.scala.net

  5. www.llpgroup.com


База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница