Как да организираме времето си за максимална производителност



Дата13.10.2018
Размер198.61 Kb.
#86727

13.10.2018 г. Pc10

Започнете с най-важното

Как да организираме времето си за максимална производителност


По-организираните успяват повече в кариерата си от останалите.

Следователно въпреки,че отнема известно време създаването на собствена система за организация,е изключително важно.

Колкото повече се организирате,толкова по-лесно става.

Организирането на собственото време се основава на два основни фактора:

Как да планирате времето си и как да изпълните точно заплануваното.

Важен принцип при организиране на времето е,че трябва да се имат предвид дори и малките периоди от време,тъй като те се натрупват.

Хората смятат,че е маловажно дали ще загубим пет минути тук или там,но тези периоди се натрупват и загубеното време нараства.

Някой начини за спестяване на време се нуждаят от инвестиции на време.Това само на пръв поглед изглежда като противоречие,да прекараш дадено време в работа,за да спестиш друго.

Съществуват множество начини,осигуряващи най-ефективно използване на времето и докато някой отнемат само минутка,други се проточват,докато усвоите определени начини на работа.

Една от основните заблуди е,че “ще стане по-бързо,ако го свърша сам.”

Често при първоначалното делегиране на задачите се губи повече време за обяснение и обучение,но при често повтарящи се задачи това време богато се отплаща.

Добрите организатори на времето не само възпитават в себе си подходящи навици,автоматизиращи нещата до голяма степен,но непрекъснато се съобразяват с изискванията на момента.Те отчитат времето за извършване на всичко,с което се заемат,стараейки се непрекъснато да постигнат по-добра продуктивност.

Перфектността не бива да е враг на доброто.

Безпокойство трябва да има не когато имате твърде много работа,а когато не можете да се организирате достатъчно добре.

Никой не може да се организира перфектно,тъй като съществуват толкова много събития,които се стремят да осуетят плановите ни.Но нека да се върнем на практичната страна на въпроса и да видим какво все пак може да бъде направено.

Задаване на ясни цели


Целите трябва да бъдат Специфични,Измерими,Постижими,Реалистични и Измерими за определено Време – съкратено СИПРИВ.

Пример за приложение на техниката СИПРИВ при подготовка на курсове за обучение:



  1. Специфични – обучението да има стил и маниер подходящ за съответната аудитория;разбираемо за хората;

  2. Измерими – да се извърши оценка до каква степен са подготвени участниците в края на курса;

  3. Постижими – при добре подбрана аудитория,при достатъчно време за обучение и подходяща програма целта може да се достигне;

  4. Реалистични – да е съобразена с възможностите на хората и времето с което се разполага;

  5. Изпълними в определено време – съобразена с програмата.

Ако имате идея къде отива времето и как всъщност да подходите към нещата,ако разполагате с план /писмен/ и то такъв,че да води до изпълнение на точно определени за работата ви цели,тогава можете да започнете работата с надеждата за значителна продуктивност.


Изпреварващото мислене


Ако придобиете навика да мислите занапред,тогава имате реалния шанс да предвидите кога наистина да започнете изпълнението на дадена задача.

За да предвидите бъдещето използвайте планова или стенна карта.Това позволява създаването на ясна картина на дейностите,а времевите обхвати са значително по-отчетливи,отколкото при ровенето в страниците на някакъв дневник.


Паниката


Паниката предполага липса на каквото и да е управление,а в подобни случай се изпитва остра нужда именно от това.Слепите и необмислени действия предизвикват повече вреда,отколкото полза.За да се справите с кризата:

  1. Останете хладнокръвни и не се паникьосвайте.

  2. Отделете достатъчно време за мислене.

  3. Делегирайте част от простите действия,с цел да си освободите време за разрешаване на по-сложните изисквания и по-радикални решения.

  4. Направете план за действие /особено,ако проблема е по-сложен/.

  5. Обмислете как можете да контролирате развитието на изпълнителния план

/създайте механизъм за отчитане на напредъка,който да ви информира до края на кризата/.

Каквото и да правите за документиране на събитията,най-важното е да се научите да мислите изпреварващо,като в същото време не разтройвате текущата работа за деня.


Отделете време,за да спестите време


Каквото и да предприемете за по-добрата ви организация,действията ви могат да бъдат разделени в две категории:

  1. Прости действия за изпълнение,които отнемат само няколко минути.

  2. Адаптация и привикване,които изискват по-дълго време.

Ако се ограничите само до първите,никога няма да имате възможност за максимализиране на ефективността си по отношение на организацията на времето.

Отделете време,за мислене


Времето за мислене трябва да бъде достатъчно и да не се прекъсва.

Мениджмънт

Висш

Среден


Работата в тази точка е

смесица от планиране и действия


Младши

Дейност

Действие Планиране



Съотношение Мисъл/Действие

Подгответе се да казвате “не”


Налага се да приемем,че не сме в състояние да се справим с всичко.

Трябва да можете да казвате “не” както за качеството,така и по отношение приоритета на дадена задача.

Ако вършите всичко,за което бъдете помолен,без да задавате никакви въпроси,ще ви сметнат за мек човек и вероятно ще отделяте повече време за работата на останалите,отколкото за собствената си.Необходимо е да балансирате.

Не се стремете да бъдете винаги перфектен

Качество










Цена Време
Формата на това,какво трябва да прави човек зависи от силата на влияние на всеки от трите фактора.

Баланс качество/време/цена

Тук винаги има компромис,който никога не се постига лесно.Често пъти някой от компонентите действително страда,за сметка на останалите.

Ако не хвърляте прекалено много усилия за постигане на определено качество,надхвърлящо изискванията на стандарта,то със сигурност ще спестите време.

Работете пълноценно,а не дълго


Ако работите прекалено дълго: ще пострада личния ви живот;другите ще помислят,че не можете да се справяте със задълженията си;ще влошите здравето си;ще намалите производителността си.Затова потърсете баланс,въведете правила за това колко часа максимално трябва да работите и колко часа да почивате.

Едно прекъсване е често пъти много по-добра стратегия от борбата с работата,при недостатъчна концентрация или умора.



Признаци за лоша организация:

  1. Не можете лесно да откривате документи и информация;

  2. Допускате грешки в планирането,дори понякога планирате два пъти едно и също събитие;

  3. Склонен сте да “жонглирате със задачите”,движейки се между тях в опит да удоволетворите много и противоречиви срокове и изисквания;

  4. Закъснявате и сте зле подготвен за срещи;

  5. Допускате натрупване на писменна работа;

  6. Нямате ясни приоритети;

  7. Работите в хаос;

  8. Не сте контактен и си водите погрешни записки.

В резултат се налага да удвоите усилията си,губейки време и пропускайки срокове и завършвайки задачата с недостатъчни или незадоволителни резултати.

Изработване на план


  1. Направете списък със задачите;

  2. Оценете времето,за което ще изпълните всяка една задача;

  3. Предвидете допълнително време,тъй като нещата често се проточват;

  4. Решете приоритетите.Това е основен и изключително важен елемент.

Задачи - Време - Резерв - Приоритети


Групирайте задачите си по следния начин:

  1. Приоритетни;

  2. Важни;

  3. За непосредствено изпълнение;

  4. Нуждаещи се от допълнителна информация;

  5. За прочит.

За някой е достатъчно да групират задачите се в три категории:

А – за непосредствено изпълнение;В – за по късно изпълнение;С – за възлагане


Избягвайте подбирането


Изпълнявайте задачите съобразно приоритетите.Не отлагайте една важна,но неприятна за вас задача за сметка на друга.Това ще обърка плановете ви.

Определяйте внимателно срещите си


Помислете за:

  1. Възможностите за прекъсване от телефони,хора и др.

  2. Местонахождението на срещата,необходимите технически средства и др.

  3. Времето,ограничено от други задачи.

Бъдете особено внимателен при събиране на повече от двама души.

Можете да разпределите задачите си така,че тези,които изискват повече внимание да бъдат разгледани по време,когато концентрацията ви е най-висока.


Разчистете бюрото си


Ако бюрото ви е разхвърлено дори и краткото ви отсъствие може да доведе до хаос.Така,че научете се да поддържате бюрото си подредено.

Обозначенията трябва да са ясни за вашите колеги.

Поговорката “Далеч от очите,далеч от ума” в случая важи с пълна сила.

Съществуват определен тип документи,които трябва да са ви подръка във всеки един момент.


Съставете си информационен план


За да бъдете информиран е необходимо да следите ежедневните новини,новостите в техниката , в управлението и др.За целта изберете тези медии и носители на информация,които ще ви дадат достатъчно добра картина за минимално време.

Използвайте интернет,но разумно,защото да се прескачайки от една тема на друга може да загубите много ценно време.

Подчертавайте основните факти


Когато разглеждате даден документ вероятно има една ключова дума,заглавие или секция,която ви отвежда към главните факти,без да е необходимо да се ровите в детайли.Подчертавайте основното с помощта на маркери с различни цветове.

Настоявайте за качество


Направете го както трябва от първия път и ще спестите време.

Качеството пести време.


Инвестирайте във време


Отделяйте време за подобряване на резултатите в бъдеще - планирането,анализа и други,осигурявайки бъдещия напредък.

Организацията на времето е лично помощно средство,за да бъдете по-ефективни.


Използвайте системата за паркиране на документи


Създайте подсказваща картотека.Маркирайте документа с датата,на която искате отново да го разгледате и го картотекирайте с други подобни документи по дати.

Когато настъпи маркираната дата, вие не можете да го пропуснете.

Ако още не сте готов да приключите с него,задайте му нова дата.

Може да свържете документите с дадена забележка в бележника-календар.



Използвайте стандартни бланки при извършването на повтарящи се рутинни дейности – дефектна ведомост,сведение за ел.енергия и др.

Направете запис на работното си време

Записвайте колко време отнема всяка една дейност през работния ви ден и анализирайте каква част от времето е заето с планови дейности и каква част със спешни непредвидени дейности.

Опитайте се да се откажете от лошите си навици да пилеете време.

Обобщение на техниките за пестене на време


  1. Съставете си ясен план,за да имате поглед върху работата,която трябва да бъде извършвана.

  2. Определете връзките между отделните задачи и крайните цели.

  3. Организирайте се така,че да не губите време в търсене на нещата.

  4. Съставете си система ,която да се грижи всичко да ви е под ръка без да е необходимо да помните всичко.Системата трябва да ви подсказва какво трябва да извършите през определения период от време.

  5. Системата трябва да ви помага да откривайте бързо най-главното и да се концентрирате върху него.

  6. Необходимо е по-добро координиране на задачите /едновременното изпълнение на няколко задачи пести време/.

  7. Отстранявайте съзнателно прекъсванията и другите разсейващи фактори.

  8. Култивирайте самодисциплина относно използването на времето.

  9. Справяйте се хладнокръвно с неочакваните или спешни елементи в работата ви.

  10. Изразходвайте по-малко усилия в незначителни подробности и провеждайте по-кратки срещи.

Прекъсвания


Ако работехте в стая без връзка с околния свят,без съмнение бихте свършили повече работа.Но това би било стерилна среда и в много случай бихте били по-малко ефективен и креативен,тъй като бизнесът винаги печели от различните взаимодействия и се стимулира от околните.Така,че трябва да се стремите не да се изолирате напълно от външния свят,нито пък да избягвате напълно прекъсванията.Някой от тях биха могли да имат положителен ефект.Трябва просто да минимизирате действителните фактори,които губят времето ви.

Не отлагайте трудните задачи


Трудните неща не стават по-лесно,ако се отложат малко.

Не отлагайте изпълнението на задачи,които не ви харесват


Необходима е самодисциплина и разумни усилия да планирате какво да направите,така че подобни дейностите да не изостават и да доведат до по-сериозни проблеми.

Пазете се от любимите си задачи


Концентрирането върху задача,която ви харесва води до най-голямо удоволетворение.Би било чудестно,но има опасност да се отдадете на подробности,да отделите повече време,а понякога значително да надхвърлите стандартите за качество,ненужно при това.

Причини за това могат да бъдат:



  1. Работите върху дадена задача,за да извините закъснението или

неизпълнението на други трудни или неприятни задачи.

  1. Изпълнявате задача,която може да възложите на друг.

  2. Довеждането до перфектност на задачата ви забавлява – например

представяне на графични презентации с помощта на компютър.

  1. Не сте способен да се справите с друга задача и използвата нещо познато

като извинение за отлагане и вероятно възлагане на някой друг.

Как да се справим с прекъсванията?


Прекъсванията отнемат произволни периоди от време.След прекъсването ни е необходимо определено време,за да се върнем отново към работата си.
100 %

Ниво на

производит.








Време Завършена задача


  • прекъсване



Ефект на прекъсванията върху производителността

Можем да минимизираме прекъсванията по четири начина:

  1. Отказ – кажете “НЕ” когато това е възможно;

  2. Отлагане – насрочете среща в удобно за Вас време.

Голяма част от посетителите Ви ще забравят за срещата;

  1. Минимизиране – стриктно определете времето за срещата.

Това ще ви създаде репутация на човек,който цени времето;

  1. Предодвратяване – определете време,в което да не ви безпокоят,като се преместите на друго място извън офиса ви.

Започнете с най-важното


Разгледайте описанието на задачите си във временния регистър и помислете какво точно правите и кое действие е предизвикало най-голям ефект.То не винаги е очевидно поради различни причини.Може би вземате най-важното за даденост.Превърнали сте го в навик и сте забравили колко е важно.Наистина не е много вероятно да намерите директна връзка между основните задачи,след като ги дешифрирате и по-голяма част от времето си.Просто проверката може би ще ви накара да направите някой промени в маниера си на работа.Ясните цели,заедно с ясните характеристики на работата и ясните идеи кои задачи имат най-голямо влияние върху крайните резултати и кои са ключови в светлината на правилото 80/20 са единствената рационална основа за решаване на приоритетите.

Определете основните изисквания за намаляване или елиминиране на съответните по-маловажни въпроси.

Тук стигаме и до фундаменталния въпрос за спешно и важно.

Спешно и важно


Важно,но не е спешно

Спешно,но не е важно


Нито спешно,нито важно
Това е вярно и за

планираните и за

непланираните

задачи.


Дайте приоритет на разнообразната работа


Изпълнявайте понякога и по-маловажни задачи,като предварително решите кога и как да се справите с тях.

Най-добрият начин е да обявите светкавични войни на тези задачи не защото те имат особено значение,а тъй като решаването им ще доведе в голяма степен до разчистването на хартийте от бюрото и системата ви.


Обратно плануване


Понякога е полезно да планувате задачите си отзад-напред.Започнете с крайния срок,преценете колко време би ви отнело изпълнението на отделните етапи,проверете дали цялата задача би се вместила в наличното ви време и отделете време за усложненията.

Бъдете честен по отношение на крайните срокове


Ако не планувате правилно ще прекарате животът си в бързане за спазване на неизпълними срокове.В повечето офиси има достатъчно напрежение и без изкуственото раздуване на проблема със сроковете.

Подобрете методите си при изпълнение на дадена задача


  1. Систематизирайте задачите,които преди това са се изпълнявали ситуационно или произволно.

  2. Променете метода на работа.От това зависи колко време ще ви отнеме дадена работа.Помислете дали изпълнявате работите най-рационално.

  3. Работете съвместно с друг човек,като всеки се специализира в определен вид дейност.На даден етап,ако си размените определен кръг задачи с ваш колега,това ще доведе до нови идеи и начин на мислене относно технологията на тяхното извършване.

  4. Понижете стандарта.Понякога е по-добре да изпълним задачата със задоволително качество вместо да отделим много време за перфектно изпълнение.

  5. Възлагайте.Платете на външен изпълнител да направи нещо,в което е по-компетентен от вас.

Елиминирайте излишното


  1. Навик.Винаги сте посещавали месечните събрания,чели сте отчети,проверявали сте информация,попълвали сте форми,срещали сте се с хора.Преценете кое от тези дейности или част от тях е излишно .

  2. Подсигуряване.Правите нещо,за да се подсигурите.Понякога причината не е съвсем ясна,а просто имате чувство,че е по-безопасно да направите нещо.

  3. Избягване.Повтаряме стари излишни работи,защото не желаем да започнем нещо ново и вероятно рисковано.

  4. Очакване.Понякога правим нещо,не защото си струва,а защото чувстваме как останалите го очакват от нас.

  5. Престиж.Някой неща се правят “защото трябва”.Например политиканстването в работата и други подобни.

Вярвайте в приоритетите си


Обстоятелствата се променят и е необходимо преразглеждане на приоритетите,но това не трябва да става постоянно.Когато посадите дадено растение не копаете непрекъснато,за да проверите как се развиват корените му.

Ще избегнете среса,ако:



  1. Припомняйте редовно приоритетите си.

  2. Разумно планирайте работата си.

  3. Работете ефективно,като използвате най-добрите методи.

Минимизирайте документацията


  1. Главната алтернатива на писмената комуникация е телефона.Много по-бързо е да вдигнете телефона,отколкото да напишете нещо,тъй като не всичко се нуждае от писмен запис.

  2. Правете при възможност по-малък брой копия.

  3. Стандартизирайте документите.Използвайте готови бланки подготвени в компютъра.

Изградете си навик да бъдете кратки


Пишете кратко и ясно,с правилно подбрани думи и фрази.

Минимизирайте преписките.Използвайте бланки за преписки с отделено място за отговор.

Използвайте електронната поща,като я популяризирате сред колегите си.

Използвайте табла за съобщения


Вместо да пишете и раздавате преписки запишете общите задачи на таблото,за да могат всички да ги виждат.

Минимизирайте обработването на документите


Трябва да възприемете принципа за обработване на документите с минимум преглеждания.

Ако имате ясна система и план за категоризиране на работата си,тогава нещата ще бъдат обработвани веднага или задържани,поради някаква причина,и обработени след това.


Не позволявайте на картотеките и картотекирането да отнемат време


След като разгледате материалите,кандидати за картотекиране,имате три начина за действие:

  1. Не ги картотекирайте,изхвърлете ги.Не е лошо да обмислите подобно решение.

  2. Запазете ги в картотеката,като не мислите колко време ще престоят там.

  3. Запазвате ги в картотеката с ясна индикация за датата,когато трябва да бъдат прегледани или унищожени.

Картотекирането трябва да бъде съобразено с начина на работа във вашия офис.

Ако нещата са организирани добре,ще можете да намирате документите си до 30 секунди от момента,когато е постъпила заявката.


Дръжте документите подредени


Не съхранявайте много документи заедно.Подредете ги,перфорирайте ги и ги запазете в папки.Колкото повече книжа обработвате едновременно,толкова по-добре подредени трябва да бъдат те.Многото документи водят до объркване и загуба на време.

Компютризирайте,но внимателно


Използвайте текстови редактори за бързо набиране на стандартни текстове;

база данни за бърз общ достъп до данни; графики за по-прегледно

представяне на данни; електронната поща осигурява лесна и

бърза комуникация с останалия свят.

Все пак,ако нещо можете да го правите по-бързо без компютър,запазете си добрият стар бележник.

Не дублирайте информацията


Поддръжката на информацията ще се усложни,ако една и съща информация се съхранява на няколко места.

Не разпокъсвайте излишно информацията Когато потърсите информация или трябва да подадете информация на някого,

проверете дали все още е необходимо.

Проверете дали все още е необходимо да изпращате информацията:


  1. Със същата честота /ежемесечно;тримесечно и т.н./.

  2. На всички изброени лица.

  3. Във всички подробности /дали да не я обобщите по някакъв начин?/.

Не го пишете


Ако избегнем нещо,което ни отнема време,означава да направим нещо полезно.

Ако сте мениджър,отговорността за доброто уплътняване на времето се прехвърля и на ръководената от Вас група.Не е добре хората ви да се занимават предимно с писане на документи.Работата трябва да се върши,да се предприемат действия,да се издават писменни инструкции.

Понякога обаче цялата тази бюрокрация е излишна.

Пишете по-бързо


Гладкото писменно изложение е важно за бизнеса.Ако можете да подобрите стандарта си в тази област,дори с цената на някакво обучение,знайте,че си струва.

Систематичен подход за бързо и гладко писане


Първо планирайте съдържанието и след това попълнете подробностите.

  1. Изброяване.Избройте точките по които искате да пишете на лист хартия.Просто избройте темите в този етап на “предварително планиране”.

  2. Сортиране.При този етап трябва да подредите основните точки.Изтрийте точките,които не си струва да включвате в изложението и добавете нещо,което смятате,че е важно.

  3. Аранжиране.Създайте от списъка подробен писмен план.В него се включват заглавията,подзаглавията и бележки как да върви изложението.

  4. Писане.Напишете изцяло текста,следвайки заглавията за създаването на целия документ.Изглаждайте нещата по време на писането.

  5. Редактиране.Проверете какво сте написали.Променете нещата,които не са добри.

Този подход пести време и дава възможност за създаване на по-прегледни документи.

Какво може да спести най-много време в офиса ви?


Изхвърлянето на ненужните книжа пестят най-много време.

Прегледайте бързо списанията и ако има интересна статия,отделете я и изхвърлете останалото.

Помислете дали съвкупността от неща,които “могат да се окажат полезни” са такива или дори могат да бъдат.В противен случай ги изхвърлете.

Социализиране и неформални контакти


Съществува неопределима гранична линия между социалния и бизнес разговора.Ето защо не можем просто да забраним всички разговори,които не са строго служебни,тъй като от това работата всъщност може да пострада.

От друга страна пропорциите между нещата трябва да бъдат спазени.Пазете се от моменти,при които опасността за губене на време е наистина голяма.

Те могат да бъдат:


  1. Сутрешните поздрави да се превърнат в дълбоки анализи на сериал,спортно състезание или катастрофа.

  2. Почивките,в които се разнася кафе.

  3. Обедите,в които се разисква къде може да се отиде и с кого.

  4. Края на работния ден,когато всички са уморени и един разговор е подходящо извинение.

Управлението сред хората значително подобрява комуникацията и пести време.

Една обиколка често пъти прави излишни някой срещи,отчети,тъй като мениджъра със собствените си очи вижда нещата и може да вземе решение.


Избягвайте излишните конфликти,защото те са загубено време


Понякога подхода да се казват нещата направо и следователно да не се губи време има точно обратния ефект.Обикновено завършва с неразбирателство и препирни,които от своя страна изисква допълнително време за разрешаване.

Времето отделено за убеждаване винаги се отплаща.


Изберете ефективен персонал


Подборът на подходящ персонал е особено важен,тъй като сте зависим от хората по отношение на резултатите,за които отговаряте.Въведете строги правила за селекция на персонала и това ще ви се отплати в успешна работа.

Инструктирайте ясно


На хората трябва да се казва:

  1. Какво трябва да бъде направено, като им се дадат достатъчно подробности;

  2. Защо трябва да бъде направено /познаване на целите,с цел да се подобри мотивацията/.

  3. Как трябва да бъде направено /методология и т.н./.

  4. Кога трябва да бъде направено /и всичко останало по отношение на времето/

Писмените напътствия са много полезни при някой задачи.Това важи особено за трудни задачи,които се извършват редовно,но не и често.

Възлагайте задачите


С цел да си освободите време за основните задачи – възложете част от работата на своя екип.При ефективно възлагане на работата ще имате мотивирани подчинени и време за приоритетите си.

Минимизирайте рисковете при възлагането


Задачи,които не трябва да се възлагат:

  1. Всичко свързано с постигането на крайните резултати и управлението;

  2. Въпроси,свързани с дисциплината на персонала;

  3. Някой лични въпроси на колектива /например оплаквания/.

  4. Конфиденциални задачи.

Не можете да организирате времето си добре,ако се колебаете да възлагате.

При правилно съчетаване на двете качества,работата ви ще спори.


Разменяйте задачите за пестене на време


Всеки има различни таланти в различни области,в които се справя по-добре и по-бързо.Някой неща,които намирате за трудоемки,вероятно ще се окажат незначителни за колегите ви.

Затова трябва да помислите за промени,така че всеки да разкрие максимално способностите си – да изяви силните си страни.

Размените трябва да бъдат балансирани,за да не се претоварва един човек за сметка на колегите си.

Развивайте способностите на служителите си


Хората,на които възлагате трябва да имат необходимите знания и нагласа да приемат възложените задачи и да ги изпълнят подобаващо.Нивото на техните възможности до голяма степен зависи от Вас.Вие сте този,който ги избира,обучава и ваша е отговорността да им помогнете в развитието.

Фразата,която пести най-много време


Когато подчинен ви прекъсне,за да попита какво да прави по-нататък просто кажете:”А вие какво мислите,че трябва да бъде направено?”Отсрещната страна може и да не знае,но вие ще им подскажете да направят някой предположения.След това ги попитайте кое решение би било най-добро за ситуацията.Така заедно ще достигнете да приемливо решение.

Подчинените ще започнат да харесват подхода,особено ако коментирате,колко добре се справят при вземането на самостоятелни решения.

Спестеното време е право пропорционално на хората,които ви докладват.

Мотивирайте хората си


Въздействието върху познанията и възможностите на хората значително повишава производителността,ефективността и продуктивността им.


Производителност = ( Знание + Възможности ) х Мотивация

Формула на мотивацията

Създайте система,при която хората работят и чувстват сигурност какво трябва да правят и имат чувство за принадлежност към един и същи отбор.

Необходимо е чувство на удоволетвореност от извършената работа.

Обучете хората как по-ефективно да разпределят времето си


  1. Настоявайте бюрата винаги да бъдат подредени.

  2. Използвайте стандартни процедури за отчитане.

  3. Поддържайте достойнствата на правилното разпределение на времето,обявете че вярвате в него,че го практикувате и че очаквате и вашите хора да го правят.

Оптимизирайте срещите си


Тук не става въпрос само за вашето време,но и за това на останалите.

Едно излишно име към списъка означава не само загуба на време за съответното лице,но и продължаване на времетраенето на самата среща.


Не протакайте редовните срещи


Срещи,които могат да се определят като ежемесечни,ежегодни и т.н. са напълно излишни.

Понякога те са необходими,но в повечето случаи няма какво да се дискутира.

12-те годишни срещи могат да се намалят до 10 и то не през равни интервали от време,а когато е необходимо.

В писмен вид представете целта на срещата на участниците


  1. Хората са наясно защо се провежда срещата.

  2. Ще могат да се подготвят.

  3. Дискусийте ще бъдат контролируеми,тъй като ще са фокусирани върху една тема.По този начин е по-вероятно срещата да постигне желаните резултати,

отколкото при някакво неясно описание на целта й.

Винаги започвайте срещите навреме


Определяйте началото на събранието в странни часове.

Не започвайте в 9.00 или в 9.30 ч.,а да кажем в 9.20 или 10.40 ч.

Така ще покажете,че трябва да се спазва графика до минута.

Обмислете внимателно къде ще се проведе срещата


  1. Най-удобно е събранието да се проведе около кръгла маса с подходящо пространство,осветление,мебелировка и др.

  2. Отстранете разсейващите фактори.Не е нужно да има телефонни разговори или други прекъсвания.

Не бива да има шум или потресаваща гледка от прозорците.

  1. Никога не завършвайте с точка “други”.

Това обикновено е смесица от по-маловажни теми,които утежняват и удължават събранието.В хода на събранието председателя може да вмъкне :

“Нека да разгледаме за 15 минути тези проблеми”.


Пътуване


Първо си задайте въпроса:”Трябва ли наистина да пътувам?”

Ако е необходима някаква форма контакт,разгледайте алтернативите:Те да дойдат при вас;Да изпратите някой друг;Да телефонирате;Да изпратите факс или е-мейл.


Планирайте пътуването си


  1. Местонахождение – трябва да знаете къде отивате.

  2. Транспортно средство – не винаги най-удобния начин на пътуване е най-бързият.

  3. Маршрут – най-добре е да комбинирате няколко задачи по определен маршрут.

  4. Класа – тук се балансира между удобството и разходите.

  5. Опаковане – пътуването с по-малък багаж пести време и дава по-голяма свобода на движение.Съставянето на списък,може много да ви помогне.

Използвайте времето си докато пътувате за:Четене,Писане,Диктуване,Работа с компютър,Дискусии,Телефониране,Мислене.
Каталог: file -> repository
repository -> Проф д-р светла калудова-станилова
repository -> Smart ideas wise decisions
repository -> Роден съм на 07. 05. 1963 г в гр. Варна. От ранна детска възраст проявявах интерес към народната музика
repository -> Dear ladies and gentlemen, dear children
repository -> Проучване влиянието на универсален течен тор “maxgrow” при пролетен фуражен грах
repository -> Aqva moisture with collagen
repository -> Инструкция за работа с термовизионна камера тип Flir E6 І. Цел на термовизионното обследване. Подобряване на превантивната поддръжка на енерго механичните съоръжения във Вик Русе
repository -> Хидравличен удар в помпени системи


Сподели с приятели:




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница