Кратко Ръководство за Потребителя

софтуер, който знае всичко за вашия бизнес

GenSoft MoneyWorks

Кратко Ръководство за Потребителя
Уважаеми клиенти,

Настоящият файл е извлечение от книжното тяло, което можете да закупите от нашите офиси! В предлаганият от нас учебник можете да се запознаете с пълната документация на продукта и с разработен практически пример!

• 
  Дървовидно представяне на йерархията от складове, групи от стоки, стоки, серийни номера, партиди. Възможност за търсене по различни критерии (име на група, стока и код на стока, както и по серийни и партидни номера). Прехвърляне на стоки между складове. Задаване на изображение за всяка една стока с възможност за различни видове оразмеряване. Дефиниране и задаване на допълнителни характеристики към стоките;
  
• 
  Работа с Метро, Била и т.н. кодове, поддържане на различни мерни единици с възможност за връзка между тях;
  
• 
  Цялата налична информация в базата данни, както и всевъзможните описи и справки могат да бъдат прехвърляни към MS Excel, MS Word, HTML и други стандартни формати;
  
• 
  С разработения от нас механизъм за създаване на шаблони нашите клиенти могат да си създават произволни документи - гаранционни карти, фактури, стокови разписки, ордери и др.;
  
• 
  Програмата поддържа широк спектър от касови апарати, баркод четци и етикетни принтери;
  
• 
  Разполага със собствен редактор на етикети и баркодове;
  
• 
  Връзка между оферти, клиентски и доставни поръчки, резервации;
  
• 
  Продажба в мобилен склад се извършва чрез Palm устройство и софтуер на фирма Дейта+, след което можете да импортирате данните от Вашето Palm устройство към нашата програма;
  
• 
  Дефиниране на произволен брой ценови листи, както и задаване на специални цени за определени клиенти;
  
• 
  Анализи, статистики, печалби – в помощ на мениджърския състав се осигурява възможност за пълен поглед върху движението на стоки, пари и калкулации на печалби, с възможност за групиране по складове, стокови групи, клиенти, дистрибутори, валути, месеци, седмици, дни и други или комбинация от филтри.
  
• 
  Генериране на всевъзможни диаграми;
  
• 
  Задаване права на достъп чрез индивидуална парола на всеки служител;
  
• 
  Автоматично генериране на интернет страница по критерии, зададени от клиента.
  

Връзката между отдалечени офиси и складове се осъществява като се синхронизират данните между тях посредством файл, който може да бъде изпратен чрез e-mail или записан върху преносим носител (дискета, диск, флаш).

• 
  Технологии – рецептурници, изготвяне на конкретни рецепти, изчисляване на себестойност на готовата продукция;
  
• 
  Планиране – преминаване през всички етапи от дадено производство, започвайки от поръчка на клиент до получаване на готова продукция;
  
• 
  В производство – започване на производствения процес с изтегляне на необходимите материали от склада;
  
• 
  Готова продукция - последен етап на планирането с автоматично заприходяване на готовата продукция.
  
• 
  Брак – бракуване на евентуално дефектирали изделия.
  

• 
  Счетоводство – Счетоводни периоди, Сметкоплан, Оборотна ведомост, Главна книга подробна и обобщена, ОПР, ОПП, Отчет за собствения капитал, Баланс, Касова книга, Дневници по ДДС, VIES декларация, Интрастат декларации;
  
• 
  Документи – Покупки, Продажби, Митнически декларации, Отчет за извършените продажби, Дебитни и Кредитни известия, ПКО и РКО, ББ, МО, Фактура ВОП и други. Всеки документ може да бъде редактиран;
  
• 
  Номенклатури – мерни единици, типове документи, контрагенти, стоки;
  
• 
  Валути – видове валути, валутни курсове, преоценка на валути;
  
• 
  Инструменти – преизчисляване на салдата за стоки, услуги и материали.
  

На главния екран са поместени бутони, даващи достъп до всички основни модули в системата, някои помощни програми, както и различни напомнения (например за нова версия). Главния екран може да бъде конфигуриран по усмотрение на всеки клиент както в цветово, така и във функционално отношение.

Глава 1- Базови данни

1.1 Складове и стоки

Този модул Ви дава достъп до складовете и номенклатурата на стоките, с които работите. Тук имате възможност да опишете новите стоки и да редактирате описанията на старите, както и да промените разположението им в йерархията от групи и подгрупи. Тази йерархична структура ще я наричаме условно дърво поради липса на по-подходящ термин. Това е и мястото, в което Вие можете да направите справки за наличностите в отделните складове. Ето и разяснение на някои от иконите, намиращи се над дървото:

• 
  Поле за търсене: - в полето над дървото Вие можете да въведете името или част от името на стока, код, баркод или сериен/партиден номер. Търсенето по характеристики става, като се натисне над полето;
  
• 
  Опции, свързани с начина на търсене;
  
• 
  Настройки, свързани с дървото;
  
• 
  Показва/скрива картинка на текущата стока (ако има такава);
  
• 
  Показва серийни/партидни №, групирани по избрана характеристика.
  

1.1.1 Създаване на нов склад

Изберете бутона при маркирани СКЛАДОВЕ в дървото, за да създадете нов склад в програмата.

В полето Склад въведете името на склада. Останалите полета не са задължителни, но информацията, която те съдържат, може да се използва при справки.

Отметките Цените на едро/дребно са с включено ДДС в тях са информативни. Отметката Доставните цени са с включено ДДС в тях указва, че ДДС-то ще се взима под внимание при ценообразуването (за подробности в диалога Доставки).

След въвеждане на информацията за новия склад го записваме със Запис.

- служи да определите достъпа на Вашите служители при работа със складове. Когато изберете този бутон, ще се появи следният екран:

В този екран определяте с какви права на достъп са Вашите служители до избрания склад. Възможностите са:

• 
  Пълен достъп до склада;
  
• 
  Складът е разрешен само за гледане – Служителят ще вижда склада, но няма да може да извършва никакви операции, свързани с него;
  
• 
  Складът е забранен и скрит – Служителят няма никакъв достъп до него.
  

Номенклатурата в MoneyWorks може да бъде разделена на главни групи и йерархия от подгрупи. Символът за група е . Във всяка от тези групи могат да бъдат създадени подгрупи и/или стоки, обозначени с . Няма ограничения за броя на групите или стоките в тях. Програмата винаги подрежда групите и стоките по азбучен ред. Вие не можете да промените тази азбучна подредба, но можете да укажете дали ще се подреждат по името на стоката или по кода ̀и.

1.1.2 Създаване на групи и подгрупи

При избрана НОМЕНКЛАТУРА в дървото натискаме бутона . Отваря се прозорец, в който трябва да въведем името на групата (задължително), кода за тази група (ако има такъв), доставчик на стоките в тази група и друга информация. С бутона Запис запазваме новосъздадената група. По аналогичен начин, маркирайки група в дървото и натискайки , се създава подгрупа към текущата група.

1.1.3 Създаване на стока

С бутона се отваря прозорец, в който се въвежда описанието на новата стока. Тя ще се създаде в текущата групата. Полето Стока е задължително. То е и идентификаторът на стоката в програмата и затова е желателно да бъде уникално.

• 
  Код: На това място можете да въведете номенклатурния номер на стоката, ако има такъв, или друго нейно име (не е задължително).
  
• 
  Баркод: Въвежда се баркод, ако стоката има такъв.
  
• 
  Цени: В полетата Доставна, Продава на едро, Продава на дребно се записват съответните цени, които могат да бъдат в лева, евро или USD. Паричната единица се сменя, кликвайки с мишката върху буквеното ̀и съкращение след полето за въвеждане на цена, като променя стойностите си съответно през лв., EUR и USD. Имате възможност, въвеждайки само една от цените, да зададете %, чрез който да калкулирате останалите две цени. Това става с бутона . Освен тези цени Вие имате възможност да дефинирате свои собствени ценови листи чрез модула Ценови листи и специални цени. При сделка, с едно кликване на мишката отваряте прозореца Видове цени и избирате коя цена ще ползвате. Количества: В полето Мярка: се задава мерната единица: например: бр., л., кг. /бройки, литри, килограми и др./. В случай че стоката се измерва и с втора мерна единица, тя се задава, натискайки втора мярка....Отваря се диалог, в който можем да определим втората мярка и връзката ̀и с основната.
  

• 
  Минимално и желателно количество: В Стоковите справки стоки, чиито количества са под зададеното Минимално количество, се показват в червен цвят. За тези стоки може да се направи нова Доставна поръчка, вземайки се предвид Желателното количество, което трябва да се поддържа за тях. Повече информация ще намерите в Поръчки към наши доставчици.
  
• 
  За тази стока се поддържат: Ако стоката ще поддържа серийни или партидни номера, се поставя отметка на съответното поле. Особеностите при работа с тях ще намерите в приложението.
  
• 
  С гаранция купува/продава: задава се гаранцията, ако има такава.
  

Гаранция купува/продава, зададена чрез срок, започва да тече от датата на покупка/продажба. Гаранцията валидна до: се използва при партиди и тогава срокът е твърдо зададен до датата на валидност. Справка за стоки, поддържащи гаранция, може да направите чрез модула Справки за стоки със серийни номера;

• 
  Характеристики на стоката: тук Вие можете да дефинирате допълнителни параметри на стоката, като цвят, размер, метро баркод, допълнителни технически данни и др.
  

Подробното описание за работа с този модул можете да откриете в нашето печатно издание.

Чрез бутона Приложи тази схема върху вече съществуващите групи и стоки Вие можете да:

• 
  приложите схемата само върху групи и стоки, които са все още без зададен код;
  
• 
  приложите схемата върху всички групи и стоки, независимо дали имат код;
  
• 
  изтриете кодовете на всички групи и стоки.
  
• 
  Можете да активирате следните забрани:
  
• 
  Недопускане на незададен код;
  
• 
  Недопускане на незададен баркод;
  
• 
  Недопускане на дублиран код;
  
• 
  Недопускане на дублиран баркод.
  

Избирайки склад, група или стока в дървото, в десния горен ъгъл на прозореца се появява Изтрий този склад (тази група, тази стока). Вие можете да изтриете даден обект, но тази операция не се препоръчва, защото с изтриването на обекта от базата данни се заличават всички записи, свързани с него.

­1.1.5 Стокови справки

Чрез бутона можете да направите справка за количествата в избран склад или група. Справките са за стоки, серийни/партидни номера или за стоки, групирани по избрана характеристика. В зависимост от това какво е избрано в дървото, информацията, която се визуализира, е:

• 
  Избрана Номенклатура: пълни складови наличности за отделните стоки с общото им количество и разпределението му по складове;
  
• 
  Избрана група в Номенклатура: складовата наличност на стоките в избраната група с общото количество по всички складове и разпределението му по тях;
  
• 
  Избрана стока в Номенклатура: разпределението на бройките от тази стока по отделните складове;
  
• 
  Избрани СКЛАДОВЕ: пълни складови наличности за отделните стоки, сортирани по склад и стока;
  
• 
  Избран склад: стоките само в този склад;
  
• 
  Избрана група в склад: стоките, но само от избраната група в склада.
  

1.1.6 Пакетни операции

Бутонът отваря следното меню:

• 
  Промяна на цените: в екрана по-долу се задават настройките, които ще се използват при промяна на цените, както и кои цени ще бъдат променяни. Операцията се изпълнява за предварително избраните от дървото елементи:
  

• 
  Цените на стоката стават цени и на нейните серийни /партидни номера;
  
• 
  Изпрати към "Отдалечени офиси": Ако работите и с Отдалечени офиси, чрез тази функция можете да изпратите избраните елементи до другите офиси;
  
• 
  Копиране на характеристики (Номенклатура  Стоки): ако сте дефинирали характеристика на стоките в номенклатурата, чрез този бутон можете да копирате всички зададени характеристики по складовете;
  
• 
  Копиране на характеристики (Номенклатура  Стоки и сер.номера): операцията е аналогична на горната.
  
• 
  Експорт към Cipherlab 8001L: експорт на стоки към този специализиран хардуер.
  

1.2.1 Основна информация

Този диалог съдържа основната информация за контрагентите, с които работите, за Вашите служители и фирмите, от чието име фактурирате.

Подробното описание за работа с този модул можете да откриете в нашето печатно издание.

1.2.2 Фактурна информация (за клиенти и дистрибутори)

В този диалог въведете фактурната информация за избраната фирма.

• 
  МОЛ: Въведете МОЛ лице, отговарящо за стопанската операция;
  
• 
  Счетоводни документи при продажба: Определяте как ще работите с този контрагент, т.е. можете да изберете между винаги издаваме фактури, издаваме само касов бон, по усмотрение към момента;
  
• 
  Булстат: Въвеждате Вашия номер без префикс „BG”;
  
• 
  ДДС-VAT: Въвеждате с префикс “BG”;
  
• 
  Банка: Въведете името на банката;
  
• 
  Клон: Въведете банковия клон;
  
• 
  IBAN: Въведете банковата сметка на контрагента;
  
• 
  BIC: Въведете банковият код на контрагента.
  

Този диалог Ви позволява да зададете начално салдо и кредитен лимит за контрагентите, с които работите. Можете да заложите и „Ползвай твърдо зададен начин на плащане”, т.е. при работа с този контрагент автоматично винаги ще се използва зададеният тук начин на плащане.

1.2.4 Пароли и нива на достъп

ПОЛЕЗНИ СЪВЕТИ ПРИ МОДИФИЦИРАНЕ ПРАВАТА НА ДОСТЪП

• 
  Направете си архив преди да правите промени;
  
• 
  Ако не са Ви ясни дадени отметки, просто не ги променяйте. В тази ситуация по-добре се консултирайте със служител на GenSoft. (Например: достъпът до работните места е само за фирми с много специфичен начин на работа);
  
• 
  Почти всички права на достъп са свързани помежду си. (Пример: Не може да забраните достъп на даден служител до всички Каси и Банки и да искате той да може да продава);
  
• 
  Достъпът до изтриване на какъвто и да е обект е опасна операция. За предовратяване загубата на ценна информция е препоръчително всички изтривания да бъдат забранени;
  
• 
  За да влязат в сила новите права на достъп, трябва да се рестартира програмата.
  

1.2.6 Колони и задължителни полета

1.3 Пароли и нива на достъп

Това не е отделен модул, а просто по-бърз начин да редактирате достъпа до системата конкретно за Служителите. Реално се отваря модулът Фирми и Лица, в който е оставена само страницата със служителите.

1.4 Ценови листи и специални цени

В MoneyWorks има три основни ценови листи: доставна, на едро и на дребно, които се задават за всяка стока в модул Складове и стоки. Тези цени понякога не са достатъчни. С помощта на този модул можете да създавате допълнителни Ценови листи, както и Специални цени за конкретни клиенти. Ценовите листи и Специалните цени представляват съвкупност от релации между складове, групи, стоки и фирми, с чиято помощ се задават по-общи или по-конкретни правила за ценообразуване.

1.5 Валутни курсове и графични диаграми

Този диалог Ви показва информация за валутните курсове сортирани по дата.

Имате възможност да променяте Валутните курсове, като изберете съответната клетка, нанесете промяната и натиснете “Enter”.