Ниско стойностна автоматизация в управленската дейност Историята се повтаря

В началото на 80-те години, в сферата на промишлената автоматизация се заговори за т.н. "нискостойностна автоматизация" (Low Cost Automation). Това беше времето, когато стана ясно, че големите проекти наистина струват "големи пари", а масовият пазар е готов да усвои голям обем средства за автоматизация, но на приемлива цена.

Снижаването на цената можеше да се постигне с компромис по отношение обхвата на автоматизацията. Практиката показа, че пълната автоматизация не винаги е рентабилна. Икономически е ефективно да се автоматизират възлови съоръжения или производства, без да се върви към пълна автоматизация.

Липсата на връзки, между самостоятелно автоматизирани единици естествено намалява общия ефект от автоматизацията, но в повечето случаи икономическата изгода е налице и стимулира приложението на подобни технически решения.

В момента се наблюдава аналогично положение и в системите за автоматизация на административно управленската дейност. Вече съществуват напълно интегрирани системи, които обхващат почти всички аспекти на тази дейност. Внедряването им има безпорен ефект, но струва прекалено скъпо.

Едно работно място в състава на интегрирана система от посочения клас струва между $2000 и $6000, в зависимост от компановката му, реномето на фирмата, която го предлага, допълнителни настройки, условия на внедряване и т.н.

Трябва да е ясно, че тези цени, характерни за западни системи са само с 20-30% по-високи тези на българските системи. По-точно е да се каже- от реалната цена на българските системи. В момента се предлагат значително по-евтини програмни системи, които или само носят етикета "интегрирани", или са функционално непълни, или фирмата която ги предлага няма реална представа за цената на собствения си производствен процес. Последното е много опасно, защото то гарантира, че подобна фирма скоро няма да я има, или просто ще престане да поддържа така предлаганата система.

В същия момент, стопанското управление в България изпитва остра нужда от ефективни средства за информационно осигуряване, но на значително по-ниски цени. Ако се направи един бегъл преглед на софтуерния пазар в страната, може да се посочи, че приемливия ценови интервал за едно работно място в състава на информационна система е от $200 до $500, тоест почти десет пъти по-малко.

В случая нарочно не е употребено определението "интегрирана", защото потребителят знае какво означава това и колко ще му струва. Той е готов на компромис, но продължава да търси техническо решение, което ще му дава пълна информационна картина на стопанската единица.
Същността на компромиса

Липсата на интегрираност в една информационна система предвижда пълна автономия на функционално завършени модули, най-често формиращи едно работно място. Това води до паразитно (често пъти многократно) въвеждане на едни и същи данни, или прехвърляне (ръчно или чрез някакъв електронен обмен) на данни между модули (работни места). Може да се посочат и други проблеми, но тези са най-важните, защото намаляват общата ефективност от автоматизацията и създават предпоставки за грешки.

Интересното в случая е, че това не е проблем на висшия мениджърски състав. Това е проблем на персонала, работещ в счетоводния отдел, в производствения отдел, в складовото стопанство и т.н. Проблемът на висшия мениджърски състав е свързан със сглобяването на общата информационна картина, с поддържането на нейните компоненти както в състава на една предварително регламентирана информационна структура, така и във времето.

В този смисъл компромисът касае интегритета между отделните компоненти на информационната система, но е недопустим на ниво обща информационна картина на стопанската единица.

Казано по друг начин, низовите звена в счетоводството, склада, личен състав и т.н. може да бъдат подсилени с допълнителен състав, за да се извърши паразитния пренос на данни, допълнителни проверки на информацията и т.н. или просто да се уплътни времето им с тези дейности. Така се компенсира липсата на нитегритет в информационната система с допълнителен човешки труд.

Същото не може да стане на нивото на висшия мениджърски състав. От самостоятелните подсистеми пристигат "късове" информация, която се обработва в групов режим, има етапи на обработката й, често пъти самата обработка е циклична и т.н. Допълнителни проблеми се създават от факта, че използваната информация в този процес често пъти е от различни периоди, тоест трябва да се поддържа добре организиран архив с оперативен достъп, при това за различните източници на информация.

Всъщност на това мениджърско ниво, освен характерната обработка, практически се извършва интегриране на информацията, получена от долните управленски нива. По този начин се дефинира
Второ ниво на интеграция.

Програмната система, която трябва да осигури това специфично качество всъщност трябва да осигури единна информационна среда за реализация на административната дейност. Заедно с това, тя трябва да може да обединява (интегрира) информационните изходи на различните подсистеми. На тези две основни изисквания отговаря новото поколение системи за управление на документи и контрол на решенията.

Представител на това ново поколение е системата DOCMAN^2.0. Първата версия на системата DOCMAN^1.17 се разпространяваше изключително като документна система. Втората версия- DOCMAN^2.0, само в рамките на два месеца залегна в основата на изграждането на няколко нискостойностни интегрирани информационни системи. Това е верен показател, за истинските нужди на пазара и за качествата на предлаганото решение.
Истинският размер на ползата

Описаният подход за реализация на нискостойностни интегрирани информационни системи има и редица други предимства. В момента почти във всички стопански единици се използват някакви програмни продукти, най-често без връзка по между си. Новият подход за нискостойностна интеграция не само се реализира при приемлива цена (от $200 до $600 за работно място), но той позволява да се запазят съществуващите програмни продукти, стига те да удовлетворяват съответните функционални изисквания.

Замяната с нови, практически не променя схемата на интеграция, тоест това не се отразява на организацията на работа и промяната се локализира само в рамките на работните места с нови версии на програмните продукти.

Новият подход позволява да се интегрира и информацията, подавана от звена и отдели, които въобще не са компютъризирани. Тази информация обикновено се получава написана на хартия и може да бъде въведена в системата като Word- или Excel-документ от техническия персонал. С това тя става равностойна на информацията, подадена от компютъризираните отдели и звена. След въвеждане на компютърна обработка и в тези звена, те продължават да подават същата (и нова) информация, вписвайки се във вече установената схема на интеграция и обща организация на работата.