ОБЩИ УСЛОВИЯ
Към договори, сключени от „ Асарел Медет” АД с външни партньори
Настоящите Общи условия /ОУ/ са разработени на база вътрешно-фирмените документи на "Асарел-Медет" АД и в съответствие с Интегрирана система за управление на качеството, околната среда и здравето и безопасността при работа (ИСУ), покриваща изискванията на стандартите ISO 9001:2008 - Система за управление на качеството, ISO 14001:2004 - Система за управление по отношение на околната среда и OHSAS 18001:2007 - Система за управление на здравето и безопасността при работа - Изисквания.
І. Общи изисквания съобразно фирмената Работна инструкция за доставки на стоки/ услуги.
1. Настоящите Общи условия уреждат правилата за изпълнението на договори за доставка на стоки/ услуги за "Асарел-Медет" АД, на основата на принципите на прозрачен, обективен и добре организиран процес за избор на доставчик на стока/ услуга.
2. На избраните изпълнители на доставки на стоки/ услуги се изпращат проекто – договори, типизирани съобразно фирмените изисквания в “Асарел-Медет” АД, неразделна част от които са тези Общи условия.
3. При необходимост от подписване на анекс към сключен договор, същият се подписва от длъжностните лица, подписали основния договор.
4. Неразделна част към договорите са описаните в тях приложения, които се подписват от представителите на страните, подписали договора.
5. Предаването и приемането на договорената стока по вид, качество и количество се извършва на кантар (на производствената площадка /склад) на Купувача след подписването от упълномощени представители на двете страни на Протокол за приемане/предаване на СМЦ, който е неразделна част към настоящия договор. В приложение към този договор двете страни определят лицата, които са упълномощени да получават и предават стоката или услугата.
- Ако за доставена стока се установи,че има недостатъци (дефекти) или не съответства на договореното по вид, качество и/или количество в момента на приемането, Купувачът може откаже разтоварването на стоката като уведоми незабавно Продавача и я върне обратно.
- Ако се допусне разтоварване от "Входящ контрол" на Купувача, то стоката се смята за одобрена и приета, ако в 3-дневен срок от подписването на Протокол за приемане/предаване на СМЦ, тя не се рекламира писмено чрез надлежно отправено уведомление до Продавача. При липса на такова уведомяване, стоката се смята за одобрена, освен за скрити недостатъци.
6. Рекламации за видими дефекти на стоката (услугата) се правят в момента на приемането на доставката при спазване на следните общи изисквания на рекламационното производство:
- При констатиране на скрити недостатъци не по-късно от края на гаранционния срок, уговорен в договора, Купувачът (Възложителят) уведомява в срок до 48 часа Продавача (Изпълнителя) чрез факс или е-mail. Факсът задължително съдържа данни за датата на доставка, наименование на стоката (вида на услугата), наименование и описание на дефекта, както и др. специфични за конкретния случай и договор данни.
- Продавачът (Изпълнителят) се задължава в срок от 2 (два) работни дни , считано от датата на получаването на Рекламационното писмо, да осигури свой упълномощен представител за извършване на оглед на място за рекламационните недостатъци и съставяне на двустранно подписан рекламационен протокол.
- В случай, че при съставянето на констативния рекламационен протокол страните не се споразумеят по констатациите на вида, причината и/или стойността на рекламирания недостатък, същите се задължават да посочат в протокола задължение да сезират независимия орган по качеството "Булгарконтрола". Актът на "Булгарконтрола", съставен въз основа на рекламационния протокол и в присъствието на упълномощени представители на двете страни, е задължителен за последните.
- Продавачът (Изпълнителят) е задължен в срок от 30 работни дни от датата на подписване на двустранния рекламационен протокол или от съставянето на акта на "Булгарконтрола", да уреди признатата рекламация.
- Всички разходи по рекламационната процедура са за сметка на неизправната страна, чието поведение е причинило рекламационната преписка.
7. Осигуряване на техническа литература и съдействие:
- Продавачът осигурява с доставката на оборудването необходимата техническа литература за неговия монтаж и правилна експлоатация – 2 екземпляра, на български език, а при доставка от чужбина – и два екземпляра на английски език;
- Продавачът осигурява за своя сметка специалист шефмонтажник по време на монтажа и пуска в експлоатация на оборудването. Купувачът е отговорен за качеството на монтажа на оборудването;
- Продавачът осигурява за своя сметка специалист за периода след монтажа, който да извършва необходимата инспекционна дейност на оборудването през време на гаранционния период;
- Всички разходи, свързани с изпълнението на задълженията на Продавача по настоящия член са за негова сметка.
8. Форсмажорни обстоятелства: За форсмажорно обстоятелство се счита всяко такова, което е извън разумния контрол на страните и не е могло да се предвиди и предотврати, в т.ч. но не само: земетресения, пожари, наводнения, епидемии, военни конфликти, граждански вълнения, а така също забрани, ограничения, предписания, нареждания и др. Подобни, които са наложени с индивидуални или нормативни актове на държавни и общински органи. Не е налице непреодолима сила, ако съответното събитие е вследствие на неположена грижа от страна по договора или при полагане на дължимата грижа то може да бъде преодоляно. Форсмажорните обстоятелства отлагат договорения срок на доставката на стоката (услугата) в зависимост от тяхната продължителност. Страната, която се позовава на форсмажор следва в 3-дневен срок писмено да уведоми другата страна и да докаже настъпването на това обстоятелство чрез удостоверение, издадено от съответната търговска палата. Липсата на писмено уведомление е основание да се търси отговорност за загуби от страната неизпълнила задълженията си.
В случай, че изпълнението на договора бъде отложено с повече от 3 месеца и ако двете страни по договора не могат да се споразумеят за по-нататъшното му изпълнение, тогава Купувачът (Възложителят) има право да прекрати бъдещото изпълнение на договора, а Продавачът (Изпълнителят) ще върне незабавно и без никакви правни формалности на Купувача (Възложителя) получените плащания до момента.
9. Страните по договора следва да отправят всички съобщения и уведомления помежду си само в писмена форма. Писмената форма се смята за спазена и, когато те са отправени по телефакс или друго техническо средство, което изключва възможността за неточно възпроизвеждане на изявлението. За настъпили промени в адресите за кореспонденция и лицата за контакти, съответната страна отправя уведомление до другата в 3-дневен срок.
10. Сключеният между страните договор може да бъде изменен или допълнен от тях с отделно споразумение, облечено в писмена форма.
11. Договорът може да бъде прекратен на едно от следните основания:
- при изтичане на срока на договора;
- ако изпълнението на предмета на договора е станало невъзможно;
- по взаимно съгласие;
- в случай на съществено неизпълнение на договора (неизпълнение, водещо до невъзможност да се постигне договорения резултат), изправната страна трябва писмено да предупреди неизправната страна и да и предложи преустановяване на нарушението и отстраняване на неговите последици в достатъчен за изпълнение срок, след което възниква правото на едностранно разваляне на договора от изправната страна;
- с 1-месечно предизвестие от страна на Купувача (Възложителя);
- на друго основание, изрично посочено в договора.
12. Обменяната между страните кореспонденция, касаеща изпълнението на сключения между тях договор, ще бъде представяна преимуществено в електронен вид (напр. и-мейл, магнитен носител), включително и когато информацията е представена на хартиен носител (напр. проекти, отчети за изпълнени дейности, становища, рекламационна преписка, информация по т.15 по-долу и др.).
13. Относно тълкуването и изпълнението на сключения между страните договор, както и по всички спорове, свързани с него, за договорите, сключени с български партньори се прилага действащото законодателство на Република България, а за договорите, сключени с чуждестранни физически или юридически лица, се уговаря приложението на неутрално за страните право.
14. Всички спорове и разногласия между страните се решават чрез преговори. Постигнатите споразумения се оформят писмено и са неразделна част от договора. В случай на непостигане на договореност, спорът се отнася за решаване до Арбитражния съд на Българската стопанска камара в София или до Международната търговска камара в Париж, в зависимост от това български или чуждестранен е контрагентът.
15. "Асарел-Медет" АД и Външните партньори, сключващи договори с него, поемат ангажимента да информират незабавно писмено освен лицата за контакти по договора и представителя на съответното дружество, подписал договора, при констатиране на неизпълнение на взаимни задължения или небрежно и/или недобросъвестно изпълнение на договорните задължения от страна на служители на двете фирми, или проявили се тенденции за такова, с цел бързото отстраняване на допуснатите нарушения или пропуски, които в бъдеще могат да повлияят негативно върху общото изпълнение на договореностите помежду им или да нанесат щети и загуби на партньорите.
16. "Асарел-Медет" АД и Външните партньори, сключващи договори с него, поемат ангажимента при възникнала необходимост за пребиваване на работници/ служители в "Асарел-Медет"АД, те да ползват местата за настаняване, собственост на дружеството, на преференциалните цени, договорени за работници/ служители и официални гости на "Асарел-Медет"АД.
ІІ. Изисквания на внедрената през 2003 г. Интегрираната система за управление в „Асарел-Медет”АД на база ISO 9001:2008 – за управление на качеството, ISO 14001:2004 – за управление на околната среда и OHSAS 18001:2007 – за управление на здравето и безопасността при работа
ІІ.1. Безопасни и здравословни условия на труд
Настоящите изисквания са разработени в съответствие с вътрешно-фирмените документи, чл.277 от Кодекса на труда, чл.18 във връзка с чл.14 от Закона за здравословните и безопасни условия на труд.
1. „Асарел-Медет" АД запознава всички външни партньори и изпълнители по сключени договори, работещи на територията на дружеството, с утвърдените в дружеството вътрешни правила за здравословни и безопасни условия на труд. Всички външни изпълнители се задължават да ги спазват и в качеството си на Работодатели да осигуряват здравословни и безопасни условия на труд на своите работници.
2. Работещите на територията на дружеството са длъжни да спазват установените в "Асарел-Медет" правила за здравословни и безопасни условия на труд, гарантирайки собствената си безопасност и безопасността на всички други лица, заети в съответната дейност.
3. Работещите са длъжни да се явят на работа в състояние позволяващо безопасно, здравословно и качествено изпълнение на съответните им задължения.
4. Работещите в контролираните от "Асарел-Медет" АД територии се допускат до работа само след проведен начален инструктаж от отдел "БЗР", съгласно Наредба № РД-07-02 за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд. Инструктажът се провежда по утвърдената програма и се регистрира по установения ред от ръководител отдел "БЗР", а в негово отсъствие - от инспектор по БЗР. Отдел "БЗР" издава служебна бележка на инструктираните работници по образец приложение № 2 към чл. 12, ал. 3 от Наредба № РД-07-2 за обучението и инструктажа в 2 екземпляра, единият от които е предназначен за картотеката на отдел "Фирмена сигурност" за издаване на пропуск, а вторият се съхранява за срока на договора от техническият ръководител (коорднатор за безопасност и здраве при работа) на изпълнителя.
5. Ръководителите на фирмите (Изпълнителят), извършващи дейности в контролираните от дружеството територии, са отговорни за провеждането на периодичните и други видове инструктажи на своите работници. Ръководителите на външните фирми извършват оценка на риска преди започване на работа и до завършването и.
6. Задължително е използването на подходящо работно облекло (с видимо и четливо означение на името на фирмата – Изпълнител), като използването на каски, ръкавици, предпазни очила, маски и защитни обувки са задължителни за ползване при работа на териториите, контролирани от "Асарел-Медет"АД. В зависимост от спецификата на извършваните дейности, при необходимост се използват и специализирани ЛПС. Необходимите лични предпазни средства и специално работно облекло на работещите на територията на дружеството се осигуряват от Изпълнителя за негова сметка, съгласно предварителната оценка на риска.
7. До работа на териториите, контролирани от "Асарел-Медет" АД се допуска само обучен персонал в добро здравословно състояние. Изпълнителят и неговите подизпълнители са длъжни да организират за своя сметка предварителни медицински прегледи, съобразени с характера на извършваната дейност и конкретните условия на труд. При извършване на дейности, изискващи текущ контрол върху здравословното състояние на персонала, ангажиран с осъществяването им е Изпълнителят, който е задължен да сключи договор с оторизиран медицински специалист. В случай на настъпване на тежки, животозастрашаващи травми на работното място Изпълнителят е длъжен да потърси незабавно съдействието на медицинския екип, работещ на територията на "Асарел-Медет" АД. Телефонният номер за спешни повиквания е 246 и 150.
8. За работещите на териториите, контролирани от "Асарел-Медет" АД по време на работа е задължително носенето на валидни документи за правоспособност и друга квалификация, изискваща се според нормативните документи за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд.
9. Ръководителите на фирмите извършващи дейности в контролираните от дружеството територии, са отговорни за правоспособността и квалификацията на персонала.
10. Ръководителите на фирмите извършващи дейности в контролираните от дружеството територии са отговорни за спазването и прилагането на всички действащи нормативни изисквания на Република България за осигуряване на безопасни и здравословни условия на труд.
11. Когато повече от една фирма Изпълнител трябва да работи на едно и също работно място по едно и също време с друга външна фирма, предварително се съставя и съвместно съгласува инструкция за безопасно съвместно извършване на работата между фирмите изпълнители и "Асарел-Медет" АД.
12. Ръководителите на фирмите, извършващи строителна, ремонтна и др. дейности в контролираните от дружеството територии, определят с писмена заповед свой координатор по безопасността и здравето, като уведомяват за това водещия договора от страна на "Асарел-Медет" АД, който от своя страна предоставя тази информация в отдел "БЗР".
13. Разрешителни за извършване на специфични видове дейности (изброени примерно, но неизчерпателно - за огневи работи (задължително спазване на всички изисквания на Наредба Iз-2377/2011г. за правилата и нормите за пожарна безопасност при експлоатация на обектите); за изкопни работи; за упражняване на дейност по надзорните наредби; за работа в затворени съдове; за извършване на взривни работи; за механично обезопасяване; за прекъсване на захранване с ток, вода, пара, въздух, газ, масло, и др. изисквани съгласно специални нормативни актове) трябва винаги да са на разположение на работната площадка на територията на "Асарел-Медет"АД.
Работно оборудване - собствено или наето от фирмата Изпълнител, в т.ч. електроженови апарати; оборудване за газо-кислородно рязане и заваряване; безопасно осветление; временни ремонтни скелета и стълби; противопожарни и средства за първа помощ; всички видове съоръжения с повишена опасност (СПО) по смисъла на чл. 32 от Закон за техническите изисквания към продуктите, които се използват за извършване на дейностите на територията на "Асарел-Медет" АД, трябва да бъдат в изправност, проверени и използвани по предназначение и съгласно нормативните изисквания.
Съоръжения с повишена опасност (СПО), които не са регистрирани и нямат актуални ревизионни актове от извършени проверки от органите за технически надзор, не се допускат до работа на територията на Дружеството. Ревизионните актове от проверките на СПО, трябва винаги да бъдат на разположение на работната площадка.
На проверка от страна на отдел "БЗР" по отношение спазване на изискванията за здравословни и безопасни условия на труд, подлежат и стълби и проекти за скелета и инструкции за стандартни модулни скелета, собственост на външните изпълнители.
14. Организация на работната площадка:
14.1.Специфичните правила за здраве и безопасност при работа в "Асарел-Медет" АД, представени по време на инструктажа по безопасност и оперативните срещи, трябва да бъдат спазвани от всички, винаги и по всяко време.
14.2. Задължително се спазват всички пътни знаци и маркировки на територията на дружеството. Разрешената скорост на движение на МПС е 30 км/час., при сложени предпазни колани.
14.3.При работа на височина хората, оборудването и използваните материали трябва да бъдат защитени от падане /мрежа, сбруи, колани и др./.
14.4. Изпълнителят е длъжен да маркира ясно работната си площадка с подходящи ограждения (прегради, ленти, отцепления) и да я сигнализира със знаци и табели по безопасност. За превоз на материали и хора следва да се използват само предварително уточнени пътища.
14.5. При извършване на рискови дейности и използване на съоръжения, технологии и вещества, които могат да застрашат здравето и живота на работещите или да доведат до крупни производствени аварии в контролираните от "Асарел-Медет"АД територии, изпълнителят разработва План за предотвратяване и ликвидиране на аварии, който се съгласува от Генерален директор, ресорен директор, ръководителят на цеха /отдела/, осъществяващ текущ контрол по изпълнението на договора, отдел "БЗР" и РО "ПБЗН".
14.6. Кислородните и газовите бутилки използвани при извършване на дейности от външни изпълнители, се ползват само в изправено положение, обезопасени срещу падане, при изправни редуцир-вентили и капачки. Същите се поддържат чисти и обезмаслени. Ползват се на препоръчаните пожаробезопасни разстояния едни от други и от запалителни материали. Съхраняват се и се транспортират съгласно нормативните изисквания. Изпълнителят осигурява необходимите подходящи пожарогасителни средства при извършване на огневи работи. При собствена доставка на бутилки и варели за транспортиране на сгъстени, втечнени или разтворени под налягане газове, Изпълнителят следва да покаже организацията, която е създал за технически надзор от лицензирани лица.
14.7. Външните фирми – изпълнители, собственици или ползватели на съоръжения с повишена опасност, са длъжни да осигуряват обслужването им от персонал, който има необходимата квалификация и правоспособност. Броят на персонала се определя в проекта на съоръжението или от органите за технически надзор. Външната фирма-изпълнител - собственик или ползвател на съоръжения с повишена опасност, и обслужващият ги персонал са длъжни да не допускат експлоатация на съоръжения:
- с устройство, което не съответства на нормативните изисквания;
- които показват повреда или неизправност при работа;
- на които не е извършен технически надзор съгласно изискванията на Закона за технически изисквания към продуктите и на наредбите по неговото прилагане.
15. При авария или ситуация, застрашаващи живота и здравето на работници в контролираните територии, незабавно се уведомява отдел “Безопасност и здраве при работа” на "Асарел-Медет"АД – тел.375 или GSM 0887 709836, Здравна служба – тел.246 и 150, "Фирмена сигурност" – дежурен полицай тел. 285, Аварийно-спасителна служба и пожарна безопасност – тел.160 и 372, и се следват техните указания.
16. Отдел "БЗР" на "Асарел-Медет"АД извършва периодични или по сигнал проверки по спазване на настоящите Общи условия. Констативните протоколи и предписанията на отдел "БЗР" са задължителни за страните по договорите с дружеството. Отдел "БЗР" има право да спира работата, да отстранява работници или служители, които са без изискващата се правоспособност, без лични предпазни средства и с действията си застрашават своето и на други лица здраве и безопасност.
17. Контрагентите, извършващи дейности в контролираните от "Асарел-Медет" АД територии са задължени да използват само изправни машини, уреди и съоръжения преминали всички изпитания и проверки съгласно нормативните изисквания. При установяване на технически неизправности същите лица са длъжни да предприемат всички необходими и навременни мерки за тяхното незабавно отстраняване.
18. При експедиция на концентрати, автомобилите подхождат за товарене след подаден сигнал от оператора /дежурния от отдел "ККиМ"/.
19. Забранено е преминаването на хора под бункерите за товарене на готовата продукция.
20. Временно електрозахранване:
- Изпълнителят използва собствени разпределителни табла със съответната степен на защита (IP....) за захранване на електропотребителите си.
- Възложителят определя местата за присъединяване и допустимите товари.
- Възложителят извършва включване на изводите към разпределителните си ел. табла или на отделни електропотребители на Изпълнителя само, ако същите отговарят на изискванията на Наредба № 3 от 09.06.2004 г. за устройство на електрическите уребди и електропроводните линии, на Наредба № 16-116 от 08.02.2008 г. за техническа екслоатация на енергообзавеждането и на Правилника за БЗР по електрообзавеждането.
- Забраняват се превключванията от едно място за захранване към друго или включване на допълнителни потребители от Изпълнителя към електрическите съоръжения на Възложителя без разрешението му.
- Изпълнителят разполага използваните ел. удължители и захранващи кабели на ел. уредби по начин, изключващ увреждането на изолацията им от транспортни средства, производствени съоръжения и др. на Възложителя.
- Изпълнителят устройва използваните ел. съоръжения по начин, изключващ директния и индиректния допир на работниците на Възложителя.
21. Правила на поведение:
21.1. Употребата на алкохол и всякакъв друг вид упойващи и наркотични вещества на контролираните от "Асарел-Медет" АД територии е абсолютно забранена.
21.2. Всички злополуки, инциденти, наранявания, оказана първа помощ, материални повреди, трябва незабавно да бъдат докладвани в отдел „БЗР” на Възложителя.
21.3. Задълженията и отговорностите на Изпълнителят, "Асарел-Медет" АД и засегнати страни са упоменати в Закона за здравословни и безопасни условия на труд.
22. Ред и чистота:
22.1. Винаги и по всяко време Изпълнителите са длъжни да подреждат всички материали и резервни части и почистват от отпадъци работната площадка, незабавно след работа.
22.2. Забранено е храненето на работните места. Това може да става само в помещения, отговарящи на санитарните изисквания.
22.3. Забранено е пиенето на вода от неконтролирани водоизточници.
23. При констатиране на щети от неспазване на горните изисквания, контрагентите, извършващи дейности в контролираните от "Асарел-Медет" АД територии, отговарят в пълен размер за допуснатите щети. При констатирано неспазване на изискванията за ЗБУТ, виновните лица се санкционират от отдел "БЗР" с акт за нарушение. Въз основа на съставения акт се прави прихващане от дължимото възнаграждение по договора /стойността на услугата/ на Изпълнителя в размер на 100 лв. за всеки отделен случай, а при повторно нарушение 500 лв. При откриване на работник /специалист/ на изпълнител, допуснат до работа без да е преминал начален инструктаж по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд, санкцията е 100 лв за всеки случай, а при повторно нарушение 500 лв.
Лица системно нарушаващи правилата по здраве и безопасност при работа незабавно се отстраняват от работа и не се допускат на територията на дружеството.
Всички описани изисквания се отнасят и за подизпълнителите на фирмата-изпълнител. Изпълнителят автоматично ще бъде третиран като координатор в случай на ползване на подизпълнители. При наемане на подизпълнители Изпълнителят се задължава да предостави настоящото Приложение към Договора с "Асарел-Медет" АД за сведение и изпълнение от подизпълнителите.
ІІ.2. Екологични изисквания
Контрагентите, извършващи дейности в териториите, контролирани от "Асарел-Медет" АД са длъжни да спазват следните правила:
1. На входа на предприятието задължително се проверяват всички превозни средства от дежурния на КПП, водещия договора или негов подчинен. При конститиране на течове или разлив/разсипване на материали, същите се допускат на територията на дружеството само след отстраняване на несъответствието.
2. Забранява се замърсяването и изхвърлянето на каквито и да са материали или отпадъци в териториите, контролирани от "Асарел-Медет"АД, освен на специално обозначените за целта места.
3. При необходимост от извършване на ремонт на превозни средства и/или други машини, същият се извършва само на определеното място на територията на дружеството – ЦРБ, на одобрени от ръководството места за ремонтни бази на съответния партньор, или извън територията на дружеството.
4. При извършване на строителни и ремонтни дейности на територията на дружеството, ежедневно и след приключване на работа да се почиства района от всякакви отпадъци.
5. Генерираните от ремонтна дейност отпадъци/отработени масла, филтри и др. консумативи, омаслени трици и други отпадъци/ се събират разделно в определените за целта и надписани контейнери/варели в цех АРЦ или се изнасят извън територията на дружеството.
6. При аварийно изтичане на ГСМ или разлив/разсипване на материали, незабавно се уведомява отдел "Екология" на "Асарел-Медет" АД – тел.254 или GSM 0887800071 и "Фирмена сигурност" – дежурен полицай тел.285, и се предприемат незабавни мерки за ограничаване и отстраняване на въздействието върху околната среда.
7. След натоварване на автомобилите, извозващи концентрат, кошовете на същите се покриват с покривала, с цел предотвратяване на разпиляване на концентрата при движение.
8. Отдел "Екология" на "Асарел-Медет" АД провежда текущи внезапни проверки и проверки по подадени сигнали за спазването на екологичните изисквания. Протоколите, съставени от отдел “Екология” за констатирани несъответствия са задължителни за страните по договорите.
9. В случай на констатирани несъответствия или неспазване на екологичните изисквания, от външни партньори, извършващи съответната дейност, същите се санкционират като възстановяват всички разходи по предприети действия за отстраняване на нанесените вреди. Възстановяването на тези разходи става чрез прихващане от дължимото им възнаграждение по договора на Изпълнителя.
10. При неизпълнение на предписание от извършена повторна проверка на отдел „Екология“ се изготвя доклад с предложение за санкциониране. Въз основа на предложението се прави прихващане от дължимото възнаграждение по договора /стойността на услугата/ на Изпълнителя в размер на 100 лв. за всеки отделен случай, а при повторно нарушение 500 лв.
ІІ.3. Фирмена сигурност
1. Установените правила са задължителни за всички лица, които работят в АД, както и за всички, които го посещават или преминават през територията му.
2. Всички превозни средства и лица, навлизащи, преминаващи или напускащи територията на дружеството, подлежат на проверка от дежурния на КПП.
3. Лица в очевидно нетрезво състояние, не се допускат на територията на АД.
4. Непосредственото прилагане на правилника за пропускателния режим се осъществява от служителите на полицейското звено за охрана и звено "Въоръжена охрана".
5. Всички преминаващи през контролно-пропускателните пунктове на дружеството са длъжни да изпълняват разпорежданията на служителите от охраната, свързани с изпълнението на настоящата инструкция.
6. Официален вход на "Асарел-Медет" АД е КПП №1 на площадка "Асарел".
За изпълняващи договорени задачи, реализацията на които следва да се осъществява на територията на площадка "Медет" или ВОС "Люляковица" е допустимо преминаване съответно през КПП № 2 или КПП № 4, след получаване на електронен пропуск разрешаваш директен допуск в съответния район, което се осъществя по регламентирания по долу ред от КПП№1.
7. Влизането и излизането от района на дружеството се извършва само след представяне на Идентификационен електронен пропуск (ИЕП) и извършване на съответните проверки от охраната.
8. ИЕП биват два вида:
-
еднократни - за влизане на територията на дружеството в рамките на деня.
-
временни – важащи за период до 6 месеца.
В ЕИП се вписва периода за разрешено посещение и КПП, за което важи. ЕИП се издават персонално за ФЛ и за МПС. Пропускът за МПС важи само за МПС и водача, който го управлява.
Временни пропуски за период до 6 месеца се издават при честота на посещение на територията на дружеството не по-малко от един път седмично. В останалите случаи се издават еднократни пропуски.
Издаденият ЕИП за МПС важи само за придвижване на /МПС и неговия водач от КПП до посочения обект или пункт за паркиране. Не се допуска отклоняване от посочения маршрут.
ИЕП за ФЛ са поименни, с уникален идентификационен код. ЗАБРАНЕНО е преотстъпването на ИЕП за ползването му от други лица, както и използването й с цел нерегламентиран достъп на трети лица до контролираните зони.
Допускането на външни фирми за извършване на определена работа с хора и техника на територията на дружеството в изпълнение на съвместни задачи става при спазване на следния ред:
1. На основание на сключения договор с фирми и лица за осъществяване на дейност на територията на дружеството, водещият договора специалист, напомня на съответната фирма /лице/ за необходимостта от изпращане от тяхна страна на писмена молба-предложение адресирано до Изпълнителния Директор на „Асарел-Медет“ АД за издаване на нужните им ЕИП на хора и превозни средства, които ще посещават дружеството в изпълнение на договорените ангажименти.
2. Във връзка с допускането на външни фирми за извършване на определена работа с хора и техника на територията на дружеството в изпълнение на съвместни задачи, както и за да бъде издаден електронен идентификационен пропуск е необходимо физическото или юридическото лице да представи в съответсвие с действащия договор молба по образец с пълните данни за лицата и МПС - ЕГН, трите имена и № на лична карта за лица, а за МПС пълен регистрационен номер с водача на МПС. Необходимото технологично време за издаване на електронния пропуск е до 5 (пет) дни.
Молбата следва да бъде придружавана от следните документи:
- списък - предложение на лицата, които ще работят на територията на дружеството за изпълнение задълженията по договора, с трите имена, ЕГН и дом. адрес.
- списък на МПС и ПСТ по вид, марка, ДК № или инвентарен номер и правоспособен водач
- опис на внасяния инвентар и СМЦ, необходими за изпълнението на договорните задължения;
- предложение в писмен вид за реда и спесимените за влизане на хора, снабдяване с ГСМ, резервни части и консумативи /ако има нужда от такива/, реда и документите за изнасянето им, местостоянка и местодомуване, места за зареждане с ГСМ и места за извършване на ремонтна дейност. Предложението следва да бъде утвърдено от съответния Директор с оглед защита интересите на Дружеството.
- документ за преминат инструктаж през отдел "Безопасност и здраве при работа" на чуждите лица.
3. Водещият договора специалист дава становище по отношение на необходимостта от издаване на съответните видове пропуски, което придружава молбата на външните фирми и лица за издаване на пропуски.
4. Становището на специалиста, водещ договора, се предоставя на Ръководител отдел "Фирмена сигурност" за запознаване, вземане решение/при необходимост съгласувано с Изп. директор/ и организиране издаването на пропуските съгласно утвърдените правила в дружеството.
5. Водещият договора от страна на "Асарел-Медет" АД е на разположение за допълнителна информация за външните контрагенти относно реда и условията на пропускателния режим в "Асарел-Медет" АД.
Изисквания при работа с издаваните на лица Електронни пропуски/карти
1. Временния Електронният пропуск се издава за срока на действие на договора с "Асарел-Медет" АД или за срок от 6 /шест/ месеца, считано от датата на подаване на молбата, ако договорът е безсрочен или с по дълъг срок на действие.
2. ЕИП дава право на достъп, както следва: за КПП №1 – на всички работници и служители на външната фирма, а до КПП № 1 и административна сграда на "Управление-блок 2" на ръководни служители на фирмата контрагент. ЕИП за достъп до административна сграда "Управление-блок 1" не се издават. Издаваните ЕИП са без право на достъп до останалите административни сгради и обекти с контролиран достъп на територията на "Асарел-Медет" АД, освен в случаите, когато това изрично е упоменато в сключените с "Асарел-Медет" АД договори. В останалите случаи, при необходимост външните лица и фирми изпълнители използват еднократни пропуски, издавани на КПП №1.
3. ЕИП за лица, които ежедневно ще се регистрират при влизане и излизане от територията на дружеството при извършващи се производствена или друг вид дейност, се издават след провеждане на начален инструктаж по здраве и безопасност при работа от отдел "БЗР" и представяне на служебна бележка, приложение № 2 към Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г. за условията и реда за провеждане на периодично обучение и иструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд.
4. В случаите, когато служителите на външни фирми се превозват до и на територията на дружеството със собствен транспорт, моторното превозно средство задължително спира пред КПП №1, като пътниците напускат превозното средство и се регистрират чрез ЕИП индивидуално през контролера за достъп на КПП №1. Превозното средство и шофьорът се проверяват на място съгласно установения ред в дружеството. След преминаване на бариерата на КПП №1 пътниците отново се качват на превозното средство и продължават по регламентиран маршрут до местоназначението си. Този ред важи и при напускане на територията на дружеството.
5. При открадната или изгубена идентификационна карта, притежателя и уведомява незабавно дежурния охранител на КПП № 1 на тел. 493 за това.
За неспазване на изискванията за съхранение/ при кражба, или загуба/ на виновното лице се налага санкция от 10 лв. и му се издава нова идентификационна карта.
6. На всички места с монтирани контролери за регистрация има инсталирани видеокамери за наблюдение с непрекъснат запис на събитията.
7. Забранява се:
-
Прескачане на рамената на турникетите
-
Сваляне на рамената на турникетите
-
Минаване под рамената на турникетите
-
Отваряне на страничните врати със знак „забранено преминаването“
-
Преминаване на две или повече лица с една и съща идентификационна карта
-
Прескачане на допълнителни заграждения около турникетите
При констатирано нерегламентирано използване на предоставените ЕИП, злоупотреби с тях, нарушения на пропускателния режим, злоумишлени действия спрямо системите за видеонаблюдение, контрол на достъпа и пожароизвестяване, се налагат парични санкции в размер на 50 лв. за всяко нарушение.
Нарушението се документира чрез снимков материал с отразена дата и час на извършването. Документите за нарушението се предоставят на водещия договора за незабавно предявяване на санкцията.
Санкциите се налагат на външната фирма – изпълнител , а тя от своя страна урежда взаимоотношенията си с конкретно виновните лица.
8. Издадените пропуски се връщат обратно на "Асарел-Медет" АД, на КПП №1, след изтичане срока на действие. При невръщане на елктронните пропуски/карти фирмата подлежи на предвидените по- горе санкции.
Контрол по използване и изнасянето на СМЦ от Дружеството, които те са собственост на чужди юридически и физически лица.
1. Всички, които изнасят и внасят СМЦ от и в района на дружеството, са длъжни да ги декларират на съответното КПП, като посочват техния вид и количество, както и техния произход и собственост, чрез представянето на съответен декумент.
2. Отдел "Фирмена сигурност" извършва периодични проверки на охраняваната територия на дружеството и ведомствените пътища и проверки по сигнал за спазване на установените правила и опазване имуществото на дружеството и обособените му фирми от посегателства. Констативните протоколи на отдел "ФС" са задължителни за фирмите, работещи по договори, извършващи дейности на територията на "Асарел-Медет"АД.
3. При установяване на посегателства над имущество на "Асарел-Медет"АД и обособените му фирми, както и създаването на условия и предпоставки за такива, на нарушителите се търси съответна отговорност и им се отнема правото да посещават територията на дружеството, като същите дължат обезщетение в пълен размер за причинените на дружеството вреди. Данните за извършените нарушения се предоставят на органите на МВР и Прокуратурата.
4. При оставяне на имущество без надзор след работно време, в празнични и почивни дни, както и при аварийни ситуации, стихиини бедствия и извършени правонарушения, следва да се уведомяват своевременно служителите от отдел "Фирмена сигурност" на тел.478 и тел.285 и GSM 0887 800077.
5. При изнасяне на СМЦ, собственост на чужди юридически лица, които имат обекти и извършват дейност на територията на Дружеството Същите представят експедиционна бележка по образец на "Асарел-Медет" АД, подписана от упълномощени дл. лица водещи договорите със съответните фирми, което е достатъчно условие за пропускането на СМЦ.
6. Физически лица изнасят от района на дружеството СМЦ, след като докажат пред дежурния на КПП собствеността си върху тях. Декларирането на СМЦ по вид и количество при внасянето им в района на Дружеството и вписването им в специалния дневник на КПП е достатъчно условие за пропускането на СМЦ.
Забележка: Ръководителите на чуждите юридически лица да представят в Отдел "Фирмена сигурност" на "Асарел-Медет" АД списък на упълномощените дл. лица и спесимент на подписите им, както и копия от съответните образци придружителни документи и реда за ползуването им.
Всяко физическо лице, действащо в качеството на работник или представител на външен партньор на "Асарел-Медет" АД, пребиваващ на територията на дружеството, е длъжен да спазва строга конфиденциалност по отношение на всяка информация, станала му известна при и по повод изпълнение на неговите задължения по съответния договор с "Асарел-Медет" АД. За неспазване на това изискване виновното лице носи отговорност съгласно предвидения в закона ред.
Длъжностните лица, които следят за изпълнението на договорите, да запознаят ръководителите на фирми, които са получили достъп до предприятието по силата на сключения договор, с основните изисквания, на този Правилник, както и наличието на система за контрол на достъп и видеоконтрол. При констатирани нарушения от представители на външните фирми незабавно да се информира Изп. Директор и Рък. отдел "Фирмена сигурност" за предприемане на незабавни мерки.
ІІІ. Назначаване на работници/ служители към фирми, изпълняващи дейности на територията на "Асарел-Медет"АД
1. Фирмите /дружествата/, допускани да извършват дейности на територията на "Асарел-Медет"АД, набират личния си състав от живущи в община Панагюрище чрез предварително съгласуване с ръководството на "Асарел-Медет" АД.
За целта Контрагентът представя списъци с длъжностите и професиите, които са необходими за заемане и квалификационните изисквания за тях непосредствено след подписването на договора или текущо при възникване на необходимост. В тях се определят сроковете и етапите за назначаването на подходящия персонал.
2. Контрагентът представя в Дирекция “ЧР” на "Асарел-Медет" АД молби за работа в съответните дружества с приложена автобиография и копие от документи за правоспособност. Молбите са адресирани до съответния ръководител на фирма, за чиито работни места се кандидатства.
3. Кандидатурите се разглеждат в едноседмичен срок в дирекцията съвместно с представители на фирмите и съвета за социално сътрудничество на "Асарел-Медет"АД, като предварително се проучват по следните критерии:
-
Работил ли е кандидата в "Асарел-Медет"АД и ако е така, какви са причините за напускане;
-
Възможност за устройване с предимство на работещи в дружеството, предвиждани за освобождаване в следствие съкращаване на щата;
4. След като се направи подбор, на следващия ден списъкът с одобрените кандидати се представя на Директор "ЧР" на "Асарел-Медет"АД за утвърждаване, и едва тогава съответните ръководители на фирми пускат заповеди за назначаване.
5. Изключение от гореописаните правила се прави само за професии, за които не могат да се намерят специалисти в общината.
6. При избор на подизпълнител/ доставчик дружествата, допускани да извършват с договор дейности/ доставки на територията на "Асарел-Медет"АД, дават право на пръв отказ на фирми, със седалище и дейност на територията на Община Панагюрище.
7. Правилата на Раздел ІІІ. от тези Общи условия важат и за подизпълнителите по сключени с "Асарел-Медет"АД договори.
Настоящите общи условия са неразделна част от договорите, сключвани от «Асарел-Медет» АД с външни партньори, като при противоречие между клауза в договора и регламент в общите условия, предимство има текстът на договора.
| GENERAL PROVISIONS applicable to contracts made between Assarel-Medet JSC and external partners
These General Provisions (GP) have been developed based on the internal company documents of Assarel-Medet JSC and they comply with the Integrated Management System for quality, environmental protection and occupational safety and health (ISM) which meets the requirements of the ISO 9001:2008 standards - Quality Management System, ISO 14001:2004 – Environmental Protection Management System and OHSAS 18001:2007 – Occupational Health and Safety Management system - Requirements.
I. General requirements in compliance with the company’s working instruction for the delivery of goods/services.
1. These General provisions arrange the rules for contract implementation for the delivery of goods/services for Assarel-Medet JSC based on the principles of a transparent, unbiased and well-organized procedure to select goods/service provider.
2. Draft contracts will be sent to the selected providers of goods/services in accordance to the corporate requirements of Assarel-Medet JSC which are an integral part hereto.
3. If an annex to a concluded contract needs to be made,, the latter shall be signed by the same officials who has signed the main contract.
4. Any annexes listed in the contracts shall be an integral part to the latter and shall be signed by the representatives of the parties who signed the main contract.
5. The handover and takeover of any negotiated goods based on their type, quantity and quality shall be done on Buyer’s scales (production site/warehouse) after authorized representatives of both parties sign an Inventory Takeover Certificate which is an integral part hereto. Both parties shall appoint the persons who are authorized to handover and takeover goods or services in an annex hereto.
- If certain goods are found out to contain flaws (defects) or if their type, quality and/or quantity does not meet the negotiated requirements at the takeover time, the Buyer shall be entitled to refuse the unloading of the goods while notifying the Seller immediately and returning the goods in question.
- If unloading is permitted by Incoming Control Unit of the Buyer, the goods shall be considered handed over and taken over, if no written claims are filed within 3 days upon signing the Inventory Takeover Certificate through a duly extended notice to the Seller. If such notice is not extended, the goods shall be considered approved unless they have hidden defects.
6. Any claims for noticeable defects of the goods (services) shall be made during the delivery takeover observing the following general requirements of the claim procedure:
- If hidden defects are found out not later than the end of the warranty period negotiated in the contract, the Buyer (Client), shall notify the Seller (Contractor) by fax or e-mail within 48 hours. The fax must contain data about the delivery date, name of the goods (type of services), name and description of the defect and other case- and contract-specific data
as well.
- The Seller (Contractor) shall make available its authorized representative to perform an on-site check of the claimed flaws and prepare a bilaterally signed claim report within 2 (two) business days from the date on which the claim letter was received.
- In case the parties fail to reach an agreement on the findings concerning the type, cause and/or value of the claimed flaw when preparing the findings report, the latter shall state in the report their obligation to refer to the independent quality authority, Bulgarcontrola. Bulgarcontrola’s statement drawn up based on the findings report and in the presence of both parties authorized representatives , shall be binding for the latter.
- The Seller (Contractor) shall settle the admitted claim within 30 days upon signing the bilateral findings report or upon drawing up a statement by Bulgarcontrola.
- The party in fault whose behavior caused the claim procedure shall cover all expenses arising from it.
7. Providing technical literature and cooperation:
- Together with any equipment delivery, the Seller shall provide any technical literature needed for its installation and proper operation in 2 copies in Bulgarian and when the delivery is made from a foreign country – 2 more copies in English.
- The Seller shall make available a specialist supervisor for the time of the equipment installation and commissioning at his expense. The Buyer shall be responsible for the equipment installation quality.
- The Seller shall make available a specialist for the post installation period at his expense who shall make the needed inspections of the equipment during the warranty period.
- The Seller shall cover all expenses related to the fulfillment of his obligations arising from this clause.
8. Force majeure circumstances: Any circumstance which is beyond the reasonable control of the parties and it could not have been foreseen or prevented, including but not limited to: earthquakes, fires, floods, epidemics, military conflicts, civil unrests, as well as bans, limitations, prescriptions, orders or similar circumstances imposed by individual or regulatory acts of national and municipal authorities individual shall be deemed a force major circumstance. A force majeure circumstance is not available if the respective event occurs due to negligence by a party under the contract or if the event could be overcome by taking the respective care. Force-majeure circumstances delay the negotiated delivery period for the goods (service) depending on their duration. The party, which refers to force majeure shall notify in writing the other party within 3 days from the occurrence of the circumstance and shall prove it via a certificate issued by the respective chamber of commerce.
The lack of a written notice shall serve as a reason to hold the party which failed to fulfill its obligations liable for losses.
If the performance of the contract is delayed with more than 3 months and both its parties cannot reach an agreement on its further fulfillment, the Buyer (Client) shall be entitled to terminate the further fulfillment of the contract and the Seller (Contractor) has to return the received payments to date immediately and without any legal formalities for the Buyer (Client).
9. The parties under the contract shall send all messages and notices between them only in writing. The requirement for written form shall be deemed met also when the latter are sent via telefax or other technical device which eliminates the possibility of incorrect message representation. Any party who makes changes in the correspondence addresses and contact persons shall send a notice to the other within 3 days.
10. The contract agreed upon by the parties may be amended or supplemented by them through a separate agreement made in writing.
11. The contract may be terminated for one of the following reasons:
- Expiration of the negotiated contract validity period;
- If the performance of the subject of the contract has become impossible;
- By mutual agreement;
- In case of significant failure to perform the contract (failure which leads to inability to achieve the agreed results), the non-defaulting party shall warn the defaulting party and suggest that the breach be discontinued and its consequences fixed in a sufficient time period after which the non-defaulting party shall be entitled to terminate unilaterally the contract.
- By 1-month notice by the Buyer (Client)
- On other grounds expressly stated in the contract.
12. The exchanged correspondence between the parties which relates to the performance of the contract they have signed shall be submitted mostly in an electronic form (eg. E-mail, magnet carrier), including the case when information was submitted on paper (eg. projects, action reports, opinions, exchange of claim letters, any as per Article 15 below, etc.)
13. The effective legislation in the Republic of Bulgaria shall be applicable for the interpretation and performance of any contract concluded between the parties and for any disputes arising from contracts made with Bulgarian partners. Legislation neutral for the parties shall be agreed for contracts made foreign physical and legal entities.
14. All disputes and disagreements between the parties shall be resolved by bona-fide negotiations. The agreements reached shall be prepared in writing and be an integral part of the contract. In case an agreement cannot be reached, the dispute shall be referred to the Arbitration Court of the Bulgarian Chamber of Commerce, Sofia, or to the International Commercial Chamber, Paris, depending on whether the counterparty is a Bulgarian or foreign physical or legal entity.
15. Assarel-Medet JSC and any External Partners who sign contracts with it shall inform immediately its appointed contact persons and the representative of its partner, if a failure to fulfill mutual contractual obligation is ascertained, or if the the latter have been fulfilled in a careless and/or mala fide manner by the officials of both companies, or there is an indication that the latter would happen in order to correct promptly any breaches or omissions which might have a future negative impact on the general performance of the mutually agreed obligations or cause damages and losses to the partners.
16. If any workers/employees need to stay at Assarel-Medet JSC, the company and its External Contractual Partners shall ensure that they use the accommodation places owned by the company at preferential prices agreed for workers/employees and official guests of Assarel-Medet JSC.
II. Requirements of the Integrated Management System at Assarel-Medet JSC implemented in 2003 based on ISO 9001:2008 - Quality Management System, ISO 14001:2004 – Environmental Management System and OHSAS 18001:2007 – Occupational Health and Safety Management system
II.1. Occupational health and safety conditions
These requirements have been developed in accordance with the internal company documents, Article 277 of the Labour Code, Article 18 associated with Article14 of the Occupational Health and Safety Conditions Act.
1. Assarel-Medet JSC shall introduce to all External partners and Contractors who work in the premises of the company, its established internal rules for occupational health and safety. All external Contractors are committed to adhere to and to provide conditions for occupational health and safety to their employees as employers.
2. Any staff who works in the premises of the company shall adhere to the rules for occupational health and safety established in Assarel-Medet JSC ensuring their own safety and the safety of all other persons occupied in the respective activity.
3. Workers shall come to their working place in a condition which allows safe, healthy and quality performance of their respective tasks.
4. Any staff who works in the premises controlled by Assarel-Medet JSC shall be allowed to start its activities only after the Occupational Safety and Health Department has given an initial safety briefing in accordance with Regulation No. РД -07-02 for the conditions and order for regular occupational safety trainings and briefings to the workers and employees. The briefing shall be carried out according to the established program and shall be registered according to the order by the head of the Occupational Safety and Health Department and if he/she is not available – by any inspector in Occupational Safety and Health. The Occupational Safety and Health Department shall give to the workers an official certificate based on Annex No.2 to Article 12, paragraph 3 of Regulation No. РД -07-02 for the training and briefing in 2 copies as one of them shall be sent to the Corporate Security Department archive to issue a pass and the second shall be preserved during the contract validity period by the technical supervisor (occupational health and safety coordinator) of the Contractor.
5. The executives of the companies (Contractor) which perform activities in premises controlled by Assarel-Medet JSC shall be responsible for giving regular and other types of briefings to their workers. Executives of external companies shall evaluate the risk before commencing work and until its completion.
6. The use of appropriate working apparels (with visible and legible marking of the Contractor company name) such as helmets, gloves, safety glasses, masks and protective boots is obligatory on the territories controlled by Assarel-Medet JSC. Depending on the specifics of the activities carried out, if needed, special personal protective equipment shall be used. The needed personal protecting tools and special working apparels of the workers on the territory of the company shall be provided by the Contractor at his expense as per the initial risk evaluation.
7. Only instructed personnel in good health condition shall be admitted to work on territories controlled by “Assarel-Medet” JSC. The Contractor and his subcontractors shall organize preliminary medical check ups at their expense, based on the nature of the activity and the specific working environment.
The Contractor shall be responsible for any activities which require continuous control over the personnel health and it shall conclude a contract with authorized medical specialists, In case any severe life-threatening traumas occur on the work place, the Contractor shall immediately look for the assistance of the medical team on the territory of Assarel-Medet JSC. The emergency phone numbers are 246 and 150.
8. Any staff who works on the territories controlled by Assarel-Medet JSC shall have valid certificates for capacity and other qualification required by the regulatory documents for providing occupational health and safety conditions.
9. The executives of the companies carrying out activities on the territories controlled by Assarel-Medet JSC are responsible for their personnel capacity and qualification.
10. The executives of the companies carrying out activities on the territories controlled by Assarel-Medet JSC are responsible for the observation and application of all regulatory requirements of the Republic of Bulgaria for providing occupational health and safety conditions in force.
11. When more than one Contractor company have to work at the same place at the same time with another external company, an instruction for safe joint work shall be prepared and prior to that is created and jointly adhered to a specific instruction for the safe joint carrying out of the work between the Contractor companies and Assarel-Medet JSC.
12. The executives of the companies which carry out construction, maintenance and other activities on the territories controlled by Assarel-Medet JSC shall appoint in a written order their coordinator on occupational safety and health and notify the person responsible for the contract on behalf of Assarel-Medet JSC who has to submit this information at the Occupational Safety and Health Department.
13. Licenses for the carrying out of specific types of activities (including, but not limited to fire activities (obligatory compliance with Regulation Iз -2377/2011 y. for the rules and standards for fire safety the facilities operations); earth digging activities; activities related to the supervisory regulations; work in closed containers; explosive activities; mechanical safety; electric power outages, water, steam, air, gas, oil, etc., required by special regulative documents) must be available at the working site on the territory of Assarel-Medet JSC all the time.
Working equipment - own or rented by the Contractor, including welding machines, equipment for gas-oxygen cutting and welding, safe lighting, temporary repair scaffoldings and ladders, fire safety tools and first aid equipment, all types of major hazard facilities (MHFs) as per Article32 of the Technical Requirements for Products Act which are used for carrying out the activities on the territory of Assarel-Medet JSC, must be in good condition, checked and used for their purpose and according to the regulatory requirements.
Major hazard facilities (MHFs) which have not been registered and do not have current inspection certificates by technical supervision authorities shall not be admitted to the territory of the company. The inspections certificates of major hazard facilities (MHFs) shall be available at the work site all the time.
Any ladders, scaffolding designs and instructions for standard modular scaffoldings owned by the external contractors shall be subject to inspections by Occupational Safety and Health in order to comply with the occupational safety and health requirements.
14. Organization at the working site:
14.1. The specific occupational health and safety rules while working at Assarel-Medet JSC, presented at the safety briefing and operative meetings must be adhered to by everyone, always and all the time.
14.2. Adherence to all road signs and markers on the territory of Assarel-Medet JSC is obligatory. The allowed speed for all motor vehicles is 30km/h with seatbelts on.
14.3. People, equipment and used materials shall be protected against falling when working at higher elevations (by using nets, belts, etc.)
14.4. The Contractor shall mark clearly his working site with appropriate enclosure (fence, lines, division boards) and to provide them with warning signs in order to ensure safety. Only preliminarily designated roads shall be used for transportation of people and materials.
14.5. When carrying out hazardous activities and using facilities, technologies and substances which may be harmful to human life and health or may lead to a severe production accident on the territories controlled by Assarel-Medet JSC, the Contractor shall prepare an Accident Prevention and Exclusion Plan which shall be coordinated with a general director, branch director, head of the workshop (department ) which exercises continuous control on the contract performance, Occupational Health and Safety Department and Regional Fire Safety Department.
14.6 The oxygen and gas bottles used while carrying out activities by external Contractors shall be used only at standing position, protected against falling, with functional reducer valves and caps. They shall be kept clean and oil-free and shall be used within the recommended fire-safety distances from each other and from flammable materials. They shall be kept and transported in accordance with the regulative requirements. The Contractor shall provide the necessary appropriate fire safety tools when fire works are carried out. When the Contractor delivers its own barrels and bottles for transport of compressed, liquefied or dissolved under pressure gasses, it shall demonstrate its established organization for technical supervision by licensed persons.
14.7. The external companies, Contractors, owners or users of major hazard facilities shall ensure their servicing by personnel with the required qualifications and capacity. The number of the personnel shall be defined in the facility design or by the technical supervision authorities. The external company-Contractor-owner or user of major hazard facilities and their servicing personnel shall prevent operation of facilities:
- with a device which does not meet the regulatory requirements;
- with a noticeable defect or fault when operated
- to which no technical supervision as per the Technical Requirements for Products Act and the regulations for its application have been made.
15. In the case of an accident or a life and health threatening situation on territories controlled by Assarel-Medet JSC, the Occupational Safety and Health Department at Assarel-Medet JSC shall be contacted immediately by dialing tel. 375 or GSM +359887 709836, Health Service – tel. 246 and 150,Corporate Security Department – officer on duty tel. 285, Emergency Rescue Service and Fire Safety – tel. 160 and 372, and their instructions must be followed.
16. The Occupational Safety and Health Department at Assarel-Medet JSC shall carry out regular inspections and inspections provoked by alerts which meet these General Provisions. The finding reports and prescriptions of the Occupational Safety and Health Department are binding on the parties to the contracts with the company. The Occupational Safety and Health Department shall be entitled to discontinue work, dismiss any workers and employees who do not have the required capacity or no personal protective equipment or whose actions actions may threaten their and other persons health and safety.
17. The counterparties carrying out activities on the territories controlled by Assarel-Medet JSC shall use only functional machines, devices and facilities which have undergone all tests and checks as per the regulatory requirements. In case technical faults are observed, the latter shall undertake all necessary and timely measures for the immediate fixing of the said faults.
18. If concentrates are being shipped, the vehicles approach for loading after a signal is by the operator (Quality Control and Metrology).
19. People are prohibited to pass under the loading bunkers of the finished product.
20. Temporary power supply:
- The Contractor shall use own switchboards with the respective protection grade (IP…) to provide power supply to its users.
- The Client defines the access points and the allowable charge.
- The Client makes the connection of the terminals to its switchboards or to individual users of the Contractor only if the latter meet the requirements set by Regulation No. 3 from June 9, 2004 for electrical installations and power supply lines, Regulation No. 16-116 from February 2, 2008 for technical operation of the power equipment and the Occupational Safety Rules in relation to the energy equipment.
- Switching from one power supply site to other or adding users by the Contractor to the electric facilities of the Client without his consent is prohibited.
- The Contractor shall place electric extension cords and power cables of the electric installations in a manner which does not permit the damage of their isolation by transport tools and vehicles, manufacturing facilities, etc. that belong to the Client.
- The Contractor sets up the used electric facilities in a manner, which prevents the direct or indirect contact by employees of the Client.
21. Behavior rules:
21.1. The use of alcohol or all other types of drugs and narcotic compounds in the territories controlled by Assarel-Medet JSC, is strictly prohibited.
21.2. All accidents, injuries, delivered first aid, material damages, shall be immediately reported to the OSH Department of the Client.
21.3. The obligations and responsibilities of the Contractor, Assarel-Medet JSC, and any stakeholders are defined in the Occupational Health and Safety Act.
22. Order and cleanliness:
22.1. The Contractors shall always tidy all materials and spare parts and clean the working site from any rubbish immediately after they have finished work any time.
22.2. Eating on the working places is prohibited. This can be only done in spaces which meet the sanitary requirements.
22.3. Drinking water from uncontrolled sources is prohibited.
23. If damages due to a failure to comply with the above requirements are found, the counterparties performing activities in the territories controlled by Assarel-Medet JSC, shall be fully responsible for the caused damages. In case a failure to comply with the Occupational Safety and Health Act is ascertained, the responsible persons shall be sanctioned by the Occupational Safety and Health Department with a breach statement. On the basis of the same, the owed remuneration as per contract (service value) to the Contractor shall be reduced by 100 leva for each individual case, and if the violation occurs again – by 500 leva. In cases when an executor’s worker /specialist/ is allowed to work without being instructed about the health and safety working rules, the fine is 100 leva. Every subsequent offence is fined by 500 leva.
Persons who systematically violate the occupational health and safety rules shall be immediately dismissed from work and shall be no longer given access to the territory of Assarel-Medet JSC.
All listed requirements are applicable also to the subcontractors of the Contractor. The Contractor shall automatically be deemed a coordinator in case subcontractors are used. In any subcontractors are hired, the Contractor shall introduce to them the current Annex to the Contract signed with Assarel-Medet JSC for information and compliance by the subcontractors.
II. Environmental requirements
The counterparties carrying out activities on the territories, controlled by Assarel-Medet JSC shall observe the following rules:
1. At the entrance to the company, all vehicles shall be checked by the person on duty company the checkpoint, the person responsible for the contract or their employee. In leakages or spillage of materials is ascertained, the latter are admitted to the territory of the company only after the failure has been eliminated.
2. Contamination or disposal of all types of materials or rubbish on the territories controlled by Assarel-Medet JSC is prohibited, apart from the designated for such purposes places.
3. In case repairs of vehicles and/or other machines is required, the same shall be carried out only at the designated place on the territory of the company – repairing center, at approved by the management places for repair facilities of the respective partner, or outside of the company’s territory.
4. In the carrying out of construction and repair works on the territory of the company, daily and after finishing work, all rubbish shall be removed.
5. The waste generated from repair works /oils, filters, etc. consumables, oiled bran and other waste/ shall be collected separately in the designated for the purpose and labeled containers/barrels in the respective workshop or transported outside the company’s premises.
6. In case of emergency leakage or spillage of fuel and lubricant materials, the Environment Department of Assarel-Medet JSC shall be notified immediately – tel. 254 or GSM +359 887 800071 and Corporate Security Department – officer on duty tel. 285, and immediate measures shall be taken for reducing its impact on the environment.
7. After loading the trucks which carry concentrate, their beds shall be covered in order to prevent spillage of the concentrate during movement.
8. The Environment Department of Assarel-Medet JSC makes current unexpected visits and inspections after warning in order to comply with the environmental protection requirements. The reports issued by the Environment Department for for found out failures shall be binding for the parties to the contracts.
9. In case ascertained discrepancies or failure to meet the environmental protection requirements by external partners, carrying out the respective activity, the latter shall be sanctioned to restore all expenses on any actions undertaken in order to eliminate the caused damages. Those expenses shall be restored by reducing the contractual remuneration owed to the Contractor.
10. In case of failure to comply with the prescription issued after a second inspection by the Environment Department, a report with a proposal for sanction shall be issued. Based on the proposal, a reduction of the remuneration (service value) owed to the Contractor as per contract shall be made, amounting to 100 leva for each individual case and 500 leva for reoccurring failure.
II.3. Corporate Security
1. The established rules are binding for all persons who work in Assarel-Medet JSC as well as each and every visitor or other person passing through its territories.
2. All vehicles and persons who enter pass through or leave the company’s territories shall be checked by the officer on duty at the checkpoint.
3. Persons in a visibly intoxicated condition shall not be allowed to enter the company’s territory.
4. The immediate application of the rules for entering is done by the officers from the security police unit and Armed Security Unit.
5. All people passing through the checkpoints of the company shall comply with the commands of the security staff related to the current instruction.
6. The official entrance to Assarel-Medet JSC is Checkpoint No.1 at the Assarel site.
For Contractors of agreed tasks which are to be implemented on the territory of Medet site or Lyulyakovitza Water Recycling Sector, an entry through Checkpoints No.2 or No.4 is acceptable after receiving an electronic pass that grants direct entry to the respective region which shall be done in accordance with the established below order from Checkpoint No. 1.
7. Entry and exit from the premises of the company shall be done only after presenting the Identification Electronic Pass (IEP) and the respective checks carried out by the security.
8. There are two types of Identification Electronic Passes:
-
Single pass –grant entry to the territory of the company within the day.
-
Temporary –valid for a period no longer than 6 months
The period of the allowed visit is stated in the IEP and the Checkpoint for which the latter is valid. IEPs are issued personally to individuals and motor vehicles. IEPs for vehicles are valid only for the vehicle and the person who drives it.
Temporary passes for period no longer than 6 months are issued, if the territory of the company is visited not less than once a week. In all other cases, single passes shall be issued.
The IEP issued for vehicles is valid only for the movement of the vehicle and its driver from the Checkpoint to the destination site or parking lot. No deviation from the route is allowed.
IEPs for individuals are issued with their name, with a unique identification code. Reassigning the IEP to be used by other individuals and using it for unauthorized access of third parties to the controlled areas is PROHIBITED.
Access of external companies to perform tasks with people and equipment on the territory of the company during carrying out of joint tasks shall be done by the following order:
1. Based on the signed contract with companies and persons for the carrying out of activities on the territory of the company, the specialist responsible for the contract shall remind the respective company/person to send written request-proposal addressed to the Executive Director of Assarel-Medet JSC for the issuing of the needed IEPs to individuals and vehicles which will visit the company for the performance of the agreed tasks.
2. In relation to the access of external companies perform tasks with individuals and equipment on the territory of the company during the performance of joint tasks, as well as for IEP to be issued, any physical and legal entities shall submit a standard request in accordance under the effective the containing the full data for the individuals and the vehicles – Personal Identification Number, three names and Identity Card number for individuals and for vehicles – full registration number with the driver of the vehicle. The needed technological time for the issue of IEP is no longer than 5 (five) days.
The request shall be accompanied by the following documents:
- List - proposal of the persons who will work on the territory of the company for to perform their contractual obligations, containing three names, Personal Identification Number and home address.
- List of motor vehicles and trucks by type, make, No. or inventory number and designated driver.
- Description of the inventory which enters into the company needed to perform contractual obligations.
- A written proposal for the order and specimens for entry of people, supply of fuel and lubricant materials, spare parts and consumables (if needed), the order and documents for their export, parking stand and residence lot, fuel charging spots and lubricant materials and repairs ways. The respective Director shall approve the proposal in compliance with the company’s interest
- A document for carried out briefing by the Occupational Safety and Health Department for the external persons.
3. The specialist responsible for the contract shall express a stand point regarding the need for issuing the respective types of passes which shall be attached to the request for pass issuing by external companies and individuals.
4. The standpoint of the specialist responsible for the contract shall be delivered to the Head of Corporate Security Department to review it, make a decision and (if needed coordinated with the Executive Director) to arrange the pass issuing according to the established rules in the company.
5. The specialist responsible for the contract from Assarel-Medet JSC shall be available available to provide further information to the external counterparties in relation to the order and the conditions of the access regime in Assarel-Medet JSC.
Requirements for the use of the issued IEPs to persons
Electronic Passes/Cards
1. The temporary pass shall be issued for the validity period of the contract signed with Assarel-Medet JSC or for period of 6 (six) months considered from the date of submitting the request, if the contract is indefinite or with longer validity period.
2. An IEP gives a right for access as follows: for Checkpoint No.1 – to all workers and employees of the external company, and to Checkpoint No. 1 and the administrative building of Management Block 2 to managers of the counterparty company. An IEP for access to the administrative building Management Block 2 are not issued. The issued IEPs do not grant access rights to other administrative buildings and sites with controlled access on the territory of Assarel-Medet JSC, except in the cases where this is explicitly stated in the contracts signed with Assarel-Medet JSC. In the rest of the cases, when needed, the external persons and company Contractors use single passes issued at Checkpoint No. 1.
3. IEPs for persons who will register daily at entry and exit from the territory of the company for production or other types of activities, are issued after carrying out of initial safety briefing instruction by the Occupational Safety and Health Department and submitting a certificate, Annex No. 2 to Ordinance No. РД-07-2 from December 16, 2009 for the conditions and the order of carrying of regular training and briefings for workers and employees in accordance with the rules for ensuring occupational health and safety conditions.
4. In the cases when employees of external companies are transported to and on the territory of the company with own vehicles, the vehicle shall stop at Checkpoint No. 1 and the passengers shall get out of it and register with IEP individually through the access controller at Checkpoint No.1. The vehicle and the driver shall be checked in accordance with the established order in the company. After passing the barrier at Checkpoint No.1, the passengers get inside the vehicle again and continue on their established route to their designated workplace. This order is applicable also when leaving the territory of the company.
5. In case of a stolen or lost IEP, its owner shall notify immediately the security guard on duty at Checkpoint No. 1 at tel. 493.
A fine at the amount of 10 leva shall penalize any failure to comply with the storage requirements (if the card is stolen or lost) by the responsible person and a new card shall be issued to him.
6. At all places with mounted registration controllers there are cameras for monitoring with continuous recording of the events.
7. The following actions are strictly prohibited:
-
Jumping over the tourniquets.
-
Removing the tourniquets
-
Passing under the tourniquets.
-
Opening of the side doors with sign Passing Prohibited
-
Passing of two or more persons with the same IEP.
-
Jumping over the additional fences around the tourniquets.
Shall an unauthorized use of the issued IEPs, misuse, failure to comply with the access regime, mala-fide actions towards the video-monitoring systems, access control and fire safety systems be found out, monetary fines shall be issued at the amount of 50 levs for each case.
The failure is documented with photo material with registered date and time of the misbehavior. The documents shall be presented to the person responsible for the contract to claim the sanction immediately
The sanctions are imposed on the external Contractor and it, on its behalf, shall settle its relations with the respective persons at fault.
8. The issued IEPs shall be brought back to Assarel-Medet JSC at Checkpoint No. 1 after their expiry. If any IEPs are not returned, the company shall be subject to the above-stated sanctions.
Control of usage and taking out inventory from the company, when they are property of foreign legal entities and physical entities.
1. Everyone who brings inventory in and out from the premises of the company shall declare them at the respective checkpoint defining their type and quantity, as well as their origin and property, by presenting the respective document.
2. The Corporate Security Department carries out regular checks of the guarded territory of the company and the office roads and checks based on signals for compliance with the established rules and protection of the property of the company and its designated companies from encroachment. The finding reports of the Department are binding on the companies, which perform activities on the territories of Assarel-Medet JSC.
3. In case of encroachment on any property of Assarel-Medet JSC and its affiliates and if such conditions or prerequisites are created, the parties at fault shall bear responsibility and their right to enter the premises of the company shall be discontinued. The latter shall owe a full compensation for the caused damages to the company. The data for the fault shall be provided to the police authorities and the Prosecution Office.
4. In case a property is left unattended after the end of the working hours, on weekends or other holidays, as well as where there are emergencies, natural disasters and law infringements, the staff from Corporate Security Department shall be contacted immediately at tel. 478, tel. 285 and GSM +359887 800077.
5. If any inventory, property of foreign legal entities who have sites and perform activities on the territory of the company are taken out of the company, the latter shall present a standard shipment certificate of Assarel-Medet JSC signed by authorized officials responsible the contracts with the respective companies, which shall be considered sufficient condition for the acceptance of the inventory.
6. Physical entities may take out inventory out of the company premises after they prove to the Checkpoint official on duty their ownership over the load. Declaring inventory by type and quantity during the import at the premises of the company and their filing at the special diary of the checkpoint is a sufficient condition for the inventory acceptance.
Note: The managers of foreign legal entities shall present at Corporate Security Department of Assarel-Medet JSC the list of authorized officials and specimens of their signatures, as well as copies of the respective sample annexed documents and the order for their use.
Each physical entity in his/her capacity of a worker or representative of an external partner of Assarel-Medet JSC, staying on the territory of the company, shall keep strict confidentiality in relation to any and all information that has become known to him in the course or because of his carrying out of the contractual obligations stemming from the respective contract with Assarel-Medet JSC. The physical entity who fails to comply with this requirement shall bear full responsibility in accordance to the legally established order.
The officials who control the carrying out of contractual obligations shall introduce the company leaders, who have been granted access to the company on the basis of the signed contract, to the general requirements of these rules, as well to the existence of access- and video-control systems. Shall failures by any representatives of the external companies be ascertained, the Executive Director and the head of Corporate Security Department must be notified immediately in order for emergency measures to be taken.
III. Appointing workers/employees to companies carrying out activities on the territory of Assarel-Medet JSC
1. The companies having access to perform activities on the territory of Assarel-Medet JSC shall recruit their personnel from people living in the municipality of Panagyurishte through preliminary coordination with the management of Assarel-Medet JSC.
For this purpose, the counterparty shall present lists with the positions and professions needed to be filled and the qualification requirements for them immediately after the contract has been signed or currently, if needed. Periods and stages for appointing of the appropriate personnel have to be defined in these lists.
2. The counterparty shall submit job applications to the Human Resources Directorate of Assarel-Medet JSC with an attached CV and copies of capacity certificates. The applications shall be addressed to the respective manager of the company for whose jobs is applied.
3. The applications shall be reviewed within one week in order to coordinate it with company representatives and the council for social cooperation of Assarel-Medet JSC while beforehand investigating the following criteria:
-
if the applicant has worked at Assarel-Medet JSC before, and if yes, what are the reasons for his quit]
-
Possibility for hiring with advantage workers at the company who are considered for release due to reduction of the personnel.
4. After the recruitment has been made, a list with approved applicants shall be submitted to the Human Resources Director of Assarel-Medet JSC for confirmation and only after that the respective company managers may issue appointing orders.
5. Exception from the above rules is made only for professions, for which there are not enough specialists on the territory of the municipality.
6. While selecting subcontractor/supplier the companies granted the right to carry out contractual activities/deliveries on the territory of Assarel-Medet JSC, give right to first denial to companies, registered in the territory of the municipality of Panagyurishte.
7. The rules of Part III of these General Provisions are applicable also to the subcontractors to contracts signed with Assarel-Medet JSC.
The present General Provisions are an integral part of the contracts made between Assarel-Medet JSC with external partners and if there is a contradiction between a clause in the contract and regulations in these General Provisions, the text stated in the Contract shall prevail.
|
