РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ-09 “Взаимодействие на екипите за управление на проектите с отделните ресори на общинска администрация Банско”
1.Общи условия Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира хода на процеса на взаимодействие на екипите за управление на проектите с отделните ресори на общинска администрация Банско.
2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи
Действие
Описание
Отговорник
Срок
Документ
1. Изготвяне на докладна записка
В срок до 10 дни след подписване на договора с финансиращата институция, РП изготвя докладна записка до Зам.кмет, в чийто ресор са насочени дейностите по проекта. В нея се посочват всички дейности, срокове, бюджет и отговорници, както и нуждата от съдействие със съответния ресор. Прилага се цялото проектопредложение, подписания договор, бюджета му и др.
Зам.кмет/Директор на Дирекция определя служител за координация от своя ресор с екипа за управление на проекта. Взаимодействието между служителя и екипа за управление на проекта се осъществява само в писмена форма и се води от екипа по проекта в специална книга за вътрешна комуникация. За дейности, извън проектното предложение, но непосредствено свързани с него, от което се нарушава неговата цялост отговорност носи служителя за координация.
Зам.кмет/Директор на Дирекция
Заповед/промяна в личния работен план на служителя
Главният счетоводител определя служител, който да обслужва банковата сметка по проекта. Всички документи се подават от счетоводителя на проекта към това лице за осчетоводяване. Този служител изготвя справките за натрупаните лихви по сметката на проекта и носи отговорност за достоверността на подаваната информация.
Главен
Счетоводител/служител
Заповед/
Длъжност-на характерис-тика
4. Определяне на служител, който да отговаря за архивирането на документацията по проекта
По инициатива на РП и със Заповед на кмета на общината се определя служител, който да отговаря за архивирането на документацията по време на работата по проекта. В същата заповед се посочва и мястото и начина за съхранение на документацията. Задълженията и отговорностите се отразяват в длъжностната характеристика на служителя.
Кмет/РП
Заповед/ Длъжност-на характерис-тика
5. Определяне на служител, който да отговаря за регистрирането, докладването и последващото проследяване на нередности по проекта
Със Заповед на кмета на общината се определя служител, който да отговаря за регистрирането, докладването и последващото проследяване на нередности по проекта. Задълженията и отговорностите се отразяват в длъжностна характеристика на служителя. Съвместно с ръководителя ня проекта, служителят предлага на Кмета на общината утвърждаване на „Процедура за докладването и последващото проследяване на нередности по проекта”.
Кмет/РП
Заповед/ Длъжност-на характерис-тика
6. Извършване на допълнителни дейности за постигане целите на проекта и осигуряване на устойчивостта му
При необходимост от изготвяне на допълнителни документи например за: въвеждане в експлоатация на обект, издаване на разрешителни от различни институции, процедура за предоставяне на услуга чрез държавно делегирана дейност, както и други за нормалното протичане на проекта, неговото отчитане, а така също и за осигуряване на устойчивостта му по инициатива на РП и с водещата роля на съответното звено от общинската администрация се изготвят и подават всички необходими документи. Отговорността за набавянето им се носи заедно от РП и от ръководителите на съответните ресори съгласно техните компетенции и функции.
Документ, представен от държава-членка и одобрен от Комисията, който определя стратегия за развитие съгласно набор от приоритети, които следва да се осъществят с помощта на Структурни фондове и Кохезионния фонд.
Проект
Съвкупност от взаимосвързани и взаимодопълващи се дейности с предварително определена цел/и, необходими ресурси и врамева рамка за изпълнение, водещи до постигенето на конкретни количествено-измерими резултати.
Безвъзмездна финансова помощ
Средства, предоставени от оперативна програма,с цел изпълнението на одобрен проект, насочен към постигането на определени резултати.
Бенефициент на безвъзмездна финансова помощ
Публичен или частен стопански субект, организация или предприятие, който отговаря за изпълнението на отделен проект и получава публична помощ.За част от дейностите бенефициента може да избере изпълнител.
Изпълнител
Изпълнителите са юридически лица, с който Община Банско е подписала договор за доставка/услуга/строителство за изпълнение на дейности по проекта по време на договора за безвъзмездна помощ.
Договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ
Договор, сключен между Договарящия орган и Община Банско, за предоставяне и разходване на безвъзмездна финансова помощ с цел изпълнение на одобрен проект.
Допълнително споразумение
Документ, с който се изменят или допълват условията на сключения вече договор за безвъзмездна финансова помощ.
Допустими разходи
Разходите, които могат да бъдат приети като разрешени по един проект по смисъла на ПМС №62/21.03.2007 г. и ПМС №245/09.10.2007 г./изменено с ПМС 123/02.06.2008 г./
Забележка:
При кандидатстване по Програма ФАР се изискват: формуляр-пр.1, логическа матрица-пр.2, бюджет с източници за финансиране- пр.3 и 4, CV на ръководителя / на целия екип- пр.5, в зависимост от схемата – техническа спецификация, строителна документация – КСС, писмо за намерение- пр.6 и други. Възможно е да бъдат поискани и други документи – В т.н.Насоки за кандидатстване винаги подробно е посочено вид, носител, брой, език и форма на изискуемите документи
2 Методически указания за попълване на проектна документация, оценка и управление на инвестиционни проекти, Министерство на финансите, 2006 г., стр.3 - 4
3 Насоки за кандидатстване по конкретната финансираща програма
4 Формулярът се използва при проекти с грантове за публични инфраструктури, а не при тези по член 55 (6) от Регламент на Съвета (EC) № 1083/2006, които са предмет на правилата за държавни помощи по смисъла на член 87 от Договора.
5 Формулярът се използва при проекти с грантове за публични инфраструктури, а не при тези по член 55 (6) от Регламент на Съвета (EC) № 1083/2006, които са предмет на правилата за държавни помощи по смисъла на член 87 от Договора.
6 В зависимост от Насоките за кандидатстване
7 Определени в Насоките за кандидатстване и съгласно новата методология – прил.9 за оценка по Програма ФАР се изискват при достигане до четвърти кръг на оценяване, а не при първоначалното подаване на документацията
