Основни понятия при формиране себестойността на изделия в производствени предприятия



Дата26.04.2017
Размер355.47 Kb.
#19986
Основни понятия при формиране себестойността на изделия в производствени предприятия
Изчислението на себестойността е в последователност, определена от йерархичните връзки между номенклатурите - т.е. материали, детайли, възли, готови изделия.

Изчислението се извършва за всички произвеждани номенклатури на база на последните данни в технологичната структура, плановите цени на доставяните материали и зададените проценти за непреки разходи по статии на калкулация. Последователността на изчисление зависи от връзките между номенклатурите. Най-напред се формира себестойността на детайлите, после на възлите и на изделията.

Себестойността на всяка номенклатура е сума от стойностите на труда, материалните разходи и непреките разходи.

За статия на калкулацията "Труд" стойността представлява сума от произведенията на нормите и разценките на технологичните операции за номенклатурата.

За статия на калкулацията "Материали/полуфабрикати" стойността представлява сума от произведенията на разходните норми и плановата себестойност на необходимите ресурси за производството на номенклатурата.

За статиите на непреките разходи стойността е произведение от зададения процент и стойността на прекия труд.



Начините за формиране на себестойността на изделията са :

  • фактическа калкулация

  • планова калкулация

  • автоматично разпределяне на общи разходи

  • формиране на себестойността чрез рецепти


Планова калкулация на себестойност
1. Изчисление на планова себестойност

Плановата себестойност винаги се изчислява към текущия момент, т.е за нея няма история в отчетните периоди. Изчислението се извършва за всички произвеждани номенклатури на база на последните данни в технологичната структура, плановите цени на доставяните материали и зададените проценти за непреки разходи по статии на калкулация. Последователността на изчисление зависи от връзките между номенклатурите. Най-напред се формира себестойността на детайлите, после на възлите и на изделията.

Себестойността на всяка номенклатура е сума от стойностите на труда, материалните разходи и непреките разходи.

За статия на калкулацията "Труд" стойността представлява сума от произведенията на нормите и разценките на технологичните операции за номенклатурата.

За статия на калкулацията "Материали/полуфабрикати" стойността представлява сума от произведенията на разходните норми и плановата себестойност на необходимите ресурси за производството на номенклатурата.

За статиите на непреките разходи стойността е произведение от зададения процент и стойността на прекия труд.

Изчислението на плановата себестойност се стартира автоматично преди изготвяне на всички справки, в които има данни за нея.

2. Справка за планова себестойност

Работи се в "Планова себестойност" / "Планова себестойност".

Справката съдържа списъка с всички произвеждани номенклатури от предприятието. За всяка номенклатура се изобразяват плановата себестойност, продажната цена в паричната единица и в лева, печалбата или загубата и процентът на рентабилност.

От допълнителното меню може да се проследи начинът на изчисление на плановата себестойност на текущата номенклатура и разпределението на разходите по статии на калкулация.



3. Планова себестойност по статии на калкулация

Работи се в "Планова себестойност" / "Пл.себ.по статии".

Справката съдържа разходите по статии на калкулация за всички произвеждани номенклатури. За статиите на непреките разходи освен получената стойност се изобразява и зададеният процент, който се начислява върху разхода за пряк труд.
Фактическа калкулация на себестойност

1.Изчисление на фактическа себестойност

Изчислението на себестойността е в последователност, определена от йерархичните връзки между номенклатурите - т.е. материали, детайли, възли, готови изделия.

Изчисление на преки разходи за труд - от заработка по маршрутни карти и нарядни листа; Разпределяне на разходи;

Изчисление на необходимото количество от ресурси за производството на детайлите и изделията на база планови разходни норми. Изчисление на преразход / икономия. Формиране на фактически разходни норми. Изчисление на фактически вложените ресурси - количествено и стойностно.

Изчисление по себестойността на произведените маршрутни карти. Средна себестойност по номенклатури. Себестойност на поръчка.

2.Анализ на текущите разходи

Справки за преки разходи за труд;

Справки за употребени ресурси;

Резултати от разпределяне на непреки разходи;

Справки за текущите разходи - по видове, по статии на калкулацията, общо за предприятието и по звена.

3.Справки за фактическа себестойност

Справки за себестойността на произведените маршрутни карти. Проследяване на разходите за всяка маршрутна карта - по видове, периоди, статии на калкулация;

Справки за себестойността на произведените номенклатури - по звена и общо за предприятието. Анализ на разходите за всяка номенклатура;

Справки за себестойността на приключените поръчки;

Сравнение между планова и фактическа себестойност по маршрутни карти, номенклатури и поръчки.
Калкулация на себестойност с автоматично разпределяне на общи разходи
1.Разпределяне на общите разходи за дейността по видове произведена продукция на база на проценти

При задаване на партидите по сметката за разходите за дейността, дефинирана по видове изделия и по видове разходи, може да се зададе процент за разпределение на общи разходи за всяко едно изделие. Задаването на процентите за разпределение на общи разходи става поотделно за всеки вид разход и сумата на процентите за този вид разход по всички изделия трябва да е равна на 100%, за да може да се извърши коректно разпределение на разходите.

Ако кореспондиращата сметка в документа е с аналитичност от вид "Разходи за дейността", чрез бутона "Автоматични операции" може да се извика функцията "Разпределяне на общи разходи". При това само за тези партиди, за които е зададен процент за разпределение, се разпределя съответната част от сумата на документа. Ако трябва да се разпределят различни категории разходи по различни пера, с филтъра трябва да се избере конкретното перо.

Продължаваме по-нататък в документа до екрана за много кореспондиращи сметки по сметката за разходи за основно производство.

Избираме бутон "Автоматични операции" в долния край на таблицата, след което се показва екранът за автоматично запълване на документа със следните възможности:

Начин на запълване

љ 1 Незапълнени записи

љ 2 Приключване на аналитична с-ка

љ 3 Изчисляване на себестойност

љ 4 Разпределяне на общи разходи

Избираме начина на запълване с номер 4 "Разпределяне на общи разходи", като преди това с бутона "Филтър" можем да изберем партидите за калкулативните разходи само на този вид разход. След натискане на бутона "ОК" на този екран програмата автоматично разпределя сумите по видове изделия съобразно зададения процент на разпределение на разходите.

2.Разпределяне на допълнителните разходи към себестойността на материални запаси (мита, акцизи, транспортни разходи и др.)

При внос на стоки (материали) или при извършване на допълнителни услуги за транспорт, доработка или преработка на стоки (материали) е необходимо извършените за тази цел разходи да се отнесат към стойността на стоките. За тази цел е предвидена функцията "Разпределение на разходи" на базата на въведен вече документ. Ще илюстрираме тази функция с пример за внос на стоки, чийто транспортни разходи, мита и такси трябва да се разпределят към стойността на стоките. В случая разпределянето на сумите се извършва с помощта на таблици за разпределение на общи разходи, които се създават автоматично от програмата на базата на фактурата за получената стока. Разпределянето на другите разходи става пропорционално на сумите във фактурата за доставените с нея стоки. Попълването на документа за разпределяне на общи разходи става автоматично, без участието на оператора.

Автоматичното разпределение на общи разходи се извършва на базата на документа за внос, например фактура. След въвеждането на материалните запаси в данните за фактурата с техните количества и стойности се създава и таблица за разпределение на общи разходи, която ще се използва за автоматично попълване на други документи. Можем да създадем таблицата за разпределение на общи разходи и на базата на вече въведена фактура. Автоматичното разпределение на разходите по транспорт, опаковка, доработка и т.н. на стоките от тази фактура става пропорционално на стойността на всяко изделие или стока, което е въведено в базовата фактура. От основното меню избираме съответната папка и добавяме фактурата за внос, на базата на която ще разпределяме разходите. Въвеждат се една по една позициите по нея. След това чрез бутон "Автоматични операции" от екрана за много кореспондиращи сметки се извиква функцията "Създаване таблица за разпределение". Таблицата се създава в паметта на компютъра, като на база стойността на всяка позиция се изчисляват процентите за разпределение на разходите.

Веднага след това е необходимо да се въведе и документът, в който ще се извършва разпределението на разходите. Например в случая с документ от тип митническа декларация се извършва разпределяне митата и таксите по отделните стоки на базата на създадената таблица за разпределение на разходите. За целта от таблицата със списъка на документите въвеждате в папката типа документ "Митническа декларация за внос". По дебит избирате сметката, по която ще разпределяте разходите, и тя се маркира с много кореспондиращи сметки. Не е необходимо да въвеждаме никакви данни за стоките по тази декларация, тъй като попълването на документа става автоматично от програмата. Попълваме само общата стойност на митата и таксите в поле "Сума нето", които трябва да се отнесат към стойността на стоките, и потвърждавате.

От екрана на многото кореспондиращи сметки чрез бутона "Автоматични операции" се извиква функцията "Разпределяне на общи разходи", при което сумата на митата и таксите се разпределя автоматично по артикули. Този документ съдържа същите позиции както фактурата за внос, а стойностите на таксите са разпределени автоматично на база на стойността на всяка стока във фактурата за внос.

Митническата декларация за внос е дефинирана като документ без количество, като сумата на митата и таксите се разпределя автоматично по стоките от фактурата само по стойност, без да се променя количеството на доставената стока.Аналогично може да се извърши разпределение на разходите от фактура за извършен транспорт на стоките,за доработка,опаковка и преработка на стоките и др.



Калкулация на себестойност чрез рецепти за състава на изделията
Рецепти

Рецептите в Microinvest Коктейл служат за съставяне и.изписване на стоки, които се получават от други стоки в процеса на производството. Типичен пример за това е менюто от кухнята на един ресторант. Когато Вие продадете една шопска салата, програмата може да намали количествата от домати, краставици, сирене и подправки. Едновременно с това на същата тази салата ще бъде изчислена себестойност по доставни цени. Това помага да се въвеждат суровините и да се продават готови продукти, като програ­мата сама следи наличностите, себестойността и печалбата.

Така Вие продавате продукта, а програмата изважда от складовите налич­ности изходните суровини.

Като пример можете да въведете следната рецепта за производство на шоп­ска салата:



Шопска салата




Код

Стока

Мярка

Количество

99003

сирене

кг.

0.05

99001

домати

кг

0.1

99002

краставици

кг.

0.1

Въвеждането на рецептата се извършва по следния начин: от меню Редак-
ция <► Рецепти се активира съответният прозорец.

В горната част се попълва продукта за който се прави рецептата. След това с бутон Добавяне се попълват из­ходните суровини (също сто­ки от списъка), като за всяка суровина се задава съот­ветното количество, с което тя участва.

Завършването на рецептата трябва да е придружено с натискане на бутон Запис. Тогава програмата запомня тази рецепта и я присвоява на стоката. Обърнете внимание, че както "Шопска салата", така и "сирене', "домати" и "краставици" са вече дефинирани стоки в програмата, т.е. в процеса на производството програмата взема съществуващи стоки и ги преработва до друга стока, която също е предварително дефинирана. По този начин името на рецептата се определя от главната стока (продукта)-В прозореца на стоките тази стока е оцветена в син цвят. Това означава, че тази стока има съответна рецепта, която позволява извършване на произ­водство, когато е необходимо.

Ако сега направите доставка на "Краставици" "Домати" и "Сирене" и продадем "Шопска салата" ще видите, че количествата на първите стоки ще намалеят точно с продадените по рецептата количества.

рецептата може да бъде и сложна - това означава, че можете да направите пИлешки стек с гарнитура, която се получава от пилешко филе и гарнитура, самата гарнитура се получава от пържени картофи със сирене, те от своя страна от картофи и сирене и т.н. След продажбата на пилешки стек с гарнитура програмата автоматично изпълнява всички необходими рецепти и коригира съответните количества.
Допълнителни функции при калкулацията на себестойност

1. Корекция на общи разходи

Функцията позволява да се коригират стойности на общи разходи, които в края на отчетния период показват различни стойности от начислените според плановата себестойност суми. Програмата изчислява автоматично процента на отклонението на база на начислените планови разходи и автоматично разпределя разликата по съответните изделия. Разпределянето на разликите между плановата и фактическата себестойност става на база на начислената планова себестойност на изделията.

Използва се документ вътрешен по кредит. От кредитната страна контираме съответната сметка от група 60, а от дебитната страна сметката за разходи за продукция, напр. 611 или нейна подсметка, с партиди по видове разходи за всяко едно изделие. При въвеждане на документа маркираме много кореспондиращи сметки от дебитната страна, като не избираме партида на сметка 611. В шаблона "Производствено предприятие" за тази цел е дефиниран тип документ КорОР "Корекция на общи разходи". Можете също да го импортирате от файла TypKorOr.NAV.

На екрана за въвеждане на многото позиции на документа от бутон "Автоматични операции" избираме "Корекция на общи разходи". Програмата предлага да се избере видът разход, който ще се разпределя. Програмата разпределя сумата на документа в дебита на сметка 611 пропорционално на вече начислените суми за този вид разход за всяко изделие в кредита на същата сметка. Тоест начислените суми по този вид разход се коригират с един и същ процент (определен автоматично).

Основното приложение на тази операция се предполага да бъде отнасяне на фактическите разходи по дебита на сметка 611, след като плановата себестойност вече е начислена по кредита.

2. Приключване на разходна сметка

Използва се документ "Приключване на разходна с-ка", вътрешен по дебит, много към много КС, сметка напр. 3031, кор.с-ка напр. 611, и двете са фиксирани. В шаблона "Производствено предприятие" за тази цел е дефиниран тип документ ПриРС "Приключване на разходна сметка". Можете също да го импортирате от файла TypKorOr.NAV.

Автоматичната операция е "Приключване на разходна с-ка". За всяко изделие от с-ка 3031 се приключват дебитните салда на всички съответни нему разходни партиди от с-ка 611.

Карето "С отрицателни записи" позволява едновременно с това да приключите и кредитните салда на с-ка 611, като за тях ще се съставят червени записвания.

След като се разпределят общите разходи по с-ка 611 с операцията "Корекция на общи разходи" или "Разпределяне на разходи по аналогия", или пък с преки операции, те се отнасят към себестойността на съответното изделие в с-ка 303 с операцията "Приключване на разходна сметка".

Ако аналитичността на основната сметка е с един признак, кореспондиращата сметка трябва да бъде с два признака, като първият трябва да съвпада с този на основната сметка. Тоест основната сметка се води по видове продукция, а кореспондиращата по видове продукция и видове разходи.

Ако аналитичността на основната сметка е с два признака, кореспондиращата сметка трябва да бъде с три признака, като първите два трябва да съвпадат с тези на основната сметка. Тоест основната сметка се води по видове продукция и, например, поръчки, а кореспондиращата по видове продукция, поръчки и видове разходи.

По принцип тази функция може да се използва и за други подобни видове приключване, като се спазват същите принципи. Сметката, която се приключва, е кореспондиращата сметка. Ако тя е от кредитната страна, се приключват дебитните й салда, а ако е от дебитната страна ­ кредитните салда. Ако аналитичността й е количествена, се извършва и количествено приключване.



3. Разпределяне на общи разходи по аналогия

Обратно на корекцията на общи разходи, където таблицата за разпределение се съставя на база кредитните салда на даден вид разход, а начисляването става по дебита на същия вид разход, при разпределяне по аналогия таблицата за разпределение се съставя по дебитните салда на един вид разход, а начисляването става пак по дебитните салда, но на друг вид разход.

Основното приложение на тази операция се предполага да бъде отнасяне на фактическите разходи по дебита на с-ка 611 за някои видове разходи, за които не е дефинирана планова себестойностост.

Използва се документ вътрешен по кредит, кредит с-ка от група 60 или подобна, дебит подс-ка на 611 или 612. Типът документ, който можете да използвате, е същият както при корекцията на общи разходи.

На екрана с многото кореспондиращи сметки избираме автоматичната операция "Разпр. на разходи по аналогия".

Програмата предлага първо да изберем вида разход, който ще се разпределя, и след това да укажем и вида на разхода, по аналогия с който ще става разпределението.

Програмата автоматично разпределя сумата на документа по първия вид разход за всяко изделие пропорционално на вече начислените суми по втория вид разход за същото изделие.

Допустимо и първият, и вторият вид разход да съвпадат. Ако за база изберем същия вид разход, операцията ще бъде аналогична на корекцията на общи разходи, но разпределението ще стане на основа на вече начислените дебитни (а не кредитни) салда на вида разход, който разпределяме.



4. Обща схема на работа

Общата схема на работа, която бихме препоръчали при калкулациите на себестойност, е следната:

· Продукцията се заприходява, като се използва планова себестойност по рецептурник.

· Ако е необходимо, текущо се вземат корективни операции за разликата между фактическия и плановия разход на материали.

· Фактическите разходи по тези пера, за които е заложена планова себестойност, се разпределят чрез корекция на общи разходи.

· Фактическите разходи по тези пера, за които не е заложена планова себестойност (напр. други разходи), се разпределят по аналогия.

· Натрупаните разлики между фактическа и планова себестойност се отнасят в себестойността на продукцията чрез приключване на разходна сметка.

Разбира се, в зависимост от особеностите на конкретното производство, най-подходящата схема може да бъде и друга.


Основни компоненти на информационните системи

ИС съществуват,за да задоволяват различни нужди на стопанската организация.Те представляват нейна интегрална част и са продукт,състоящ се от три основни компонента:организации,хора и технологии.



Организацията оформя ИС в няколко направления::стопанската организация е формална система,която се състои от профилирани звена с ясно изразена специализация на труда.Стопанската организация е йерархична и притежава определена структураВсяка организация е съставена с определена цел и притежава своя собствена култура,свои стойности и начини на функциониране

Хората използват информацията от ИС в своята ежедневна дейност наред с всички останали елементи на заобикалящата ги безнес среда.От друга страна,хората са тези които трябва да въведат данните за обработка в ИС .За да изпълняват своите функции в стоп.организация,и за да могат да използват максимално ефективно дадена ИС,хората трябва да бъдат специално обучени и подготвени.Техните знания и умения оказват решаващ ефект върху способността им да използват ИС.

Компютрите създават огромни въэможности за замяна,облекчаване и многократно ускоряване на ръчния труд при обработването на големи масиви от данни.

Технологиите са начинът,по който данните се трансформират и организират за целите на бизнеса.Те могат да бъдат разделени на няколко съставни елемента:

  • Хардуер-това е техническото оборудване,използвано за въвеждане,обработване и извеждане на информация в ИС.Включва компютърния блок,предназначен за същинската обработка на информациятя/наричан централен процесор/,различни устройства за въвеждане,извеждане и съхраняване на информация и съответния интерфейс,осигуряващ връзката между всички тези устройства.

  • Софтуер-това са всички компютърни програми,използвани в дадена ИС.Те съдържат конкретни инструкции,които координират и управляват работата на хардуерните устройства за получаването на необходимата информация,за която е съэдадена дадена ИС.Без съответния софтуер техническите устройства не знаят какво,как и кога да извършват небходимите ни операции,т.е.те са напълно неизползваеми.

  • Технологии за съхраняване на информация-имат важно значение за продължителното запазване и многократното използване на получената в резултат на обработката информация.Те определят до голяма степен и полезността,и ефективността на ИС

  • Телекомуникационни технологии-използват се за осъществяване на връзката между различните технически устройства в ИС и за предаване на информацията от едно физическо място на друго.Те включват както прилаганите за целта хардуерни устройства,така и поддържащия и управляващия дейността им съответен софтуер.Мнозинството съвременни ИС,които са предназначени за масово потребление,осигуряват достъп от дистанция до наличната в тях информация на базата на телекомуникационните технологии.

Критерии за избор на функционални пакети приложни програми
Пакетите приложни програми /ППП/ са ориентирани към решаване на различни практически задачи в отделни проблемни области.Те са предварително разработен от съответните специализирани фирми и окомплектован в подходящ вид софтуер,който се продава свободно на компютърния пазар.

Когато са избрани подходящо,ППП могат да бъдат добра алтернатива на традиционния подход за изграждане на ИС.Те премахват необходимостта от създаване на програми,осигуряващи практическа реализация на създавана система.В наши дни все повече ИС се изграждат с помоща на ППП Важен момент в този подход е оценяването на ППП.В практиката много често се използват специални въпросници,въз основа на чиито отговори се взема съответно решение. Обикновено един подобен въпросник включва въпроси от следните основни области:




  • Стопанска дейност-т.е.кои стопански дейности на организацията се подпомагат или извършват автоматично от готова програма,например дали дадена ППП за обработка ведомостите на работните заплати автоматично създава фишове за индивидуалните заплати на работниците и служителите в организацията.



  • Използване на ППП-дали програмният продукт е лесен за усвояване и приложение;колко време е необходимо за обучение на персонала за работа с ППП и др.




  • Технически изисквания-какъв хардуер е необходим за нормалното функциониране на дадена ППП,под управлението на каква операционна система работи ППП;какъв размер на оперативната памет и външните запаметяващи устройства са необходими;има ли към ППП подробна информация и др.




  • Качество на търговското обслужване-притижават ли добър имидж и репутация фирмата производител на дадена ППП и нейните дилъри;осигурява ли разпространителя/респ. продавачът/съответното актуализиране/т.нар.”ъпгрейд/ на ППП при появата на нейна нова версия или техническа поддръжка след инсталиране на програмите;предлага ли обучаващи курсове за работа с ППП и др.




  • Стойност на ППП-каква е цената на ППП;предлага ли продавача някакви търговски отстъпки или допълнителни екстри/например безплатни краткосрочни курсове за обучение/;какви ще бъдат разходите по използването на ППП за решаването на дадения проблем и др.




  • Гъвккавост на програмите-възможно и лесно ли е модифицирането на ППП с оглед удовлетворяване на някои допълнителни изисквания на потребителите или употребяването на данни с нестандартен за ППП формат.

Внедряване, поддръжка и усъвършенстване на информационни системи, изградени чрез функционални пакети приложни програми
I.Стартиране на инсталационния диск на БИЗНЕС НАВИГАТОР

Инсталирането на БИЗНЕС НАВИГАТОР става с автоматичната инсталираща програма, която се задейства автоматично в момента на поставянето на инсталационния диск в CD-ROM устройството на компютъра. Можете да инсталирате сами програмата, без да се налага да имате специални познания по операционни системи и компютри. Желателно е само да следите съобщенията, които излизат на екрана, и да потвърждавате информацията за тях.

На инсталационния диск на БИЗНЕС НАВИГАТОР се намират също и други допълнителни средства за обучение – мултимедийни уроци, документация, шаблони и примери. Разгледайте подробно предоставената ви от фирмата-производител информация. Тя ще ви помогне да се запознаете подробно с новите функции и с автоматичните операции на БИЗНЕС НАВИГАТОР, които съкращават ежедневната работа с 90%. Облекченията при работа с автоматичните операции ще почувствате веднага след като започнете да ги използвате.

Поставете диска на БИЗНЕС НАВИГАТОР в CD-ROM-устройството на вашия персонален компютър. Автоматично се стартира инсталационната програма. Появява се екран за избор на работен език "Business Navigator" - със списък на езиците за инсталация – "Installation language". Името на всеки екран е изписано в заглавна му лента.

С левия бутон на мишката маркирайте "Български" и потвърдете с бутона със зеления знак, името на който - "Select" – се появява като подсказка в жълто поле, след като без натиск задържите малко стрелката на мишката върху него.

За ваше улеснение ще се договорим, че при маркиране, щракване и двойно щракване в нашето ръководство имаме предвид винаги и само левия бутон на мишката.

След избора на работен език се отваря екранът на инсталационната програма на Бизнес Навигатор: "Бизнес Навигатор: Счетоводство и Работни заплати".

Този екран съдържа следните икони:

· Счетоводство,

· Документация,

· Мултимедийни уроци,

· Заплати,

· Шаблони и примери,

· Изход.


В екрана "Бизнес Навигатор: Счетоводство и Работни заплати" курсорът е изобразен като ръка, с която можете да натискате иконите. Когато курсорът с формата на ръчичка се позиционира на избраната икона, иконата изпъква и вие можете да я натиснете като бутон.

II.Инсталиране на версия за едно работно място

На основния екран на инсталационната програма на БИЗНЕС НАВИГАТОР натиснете икона "Счетоводство", от която се извършва инсталацията на БИЗНЕС НАВИГАТОР. След кратко съобщение започва инсталацията на програмата от CD-ROM-а върху твърдия диск на вашия персонален компютър.

Инсталацията протича в следните стъпки:

Select Language

Добре дошли

Затваряне на отворени програми

Файл "Readme (Прочети ме)"

Изберете директория за инсталиране

Потвърждаване на инсталацията

Старт на инсталацията

Инсталиране

Приключване на инсталацията

III. Особености при инсталацията на мрежова версия

За инсталация на мрежова версия, която трябва да работи на няколко компютъра с обща база данни, трябва да са изпълнени следните условия:

1. За инсталация в мрежа е необходимо всички компютри, на които ще бъде инсталирана програмата, да са свързани с компютъра (сървъра), на който ще бъде базата данни.

2. Сървърът трябва да е свързан като буква с всеки компютър (да е "map-нат" на всяка станция). Добре е буквата да е една и съща за всички компютри в мрежата, например "N".

Съществуват два подхода при инсталиране на мрежова версия на БИЗНЕС НАВИГАТОР.

1.Инсталация без локално инсталиране на програмата на всеки компютър

2.Локална инсталация на мрежова версия на БИЗНЕС НАВИГАТОР

IV. Програмна група на БИЗНЕС НАВИГАТОР

При инсталиране на БИЗНЕС НАВИГАТОР на главния екран (Desktop-а) на вашия компютър автоматично се създава икона за стартиране на програмата, която изглежда по следния начин:

BusinessNavigatorforWindows

Стартирането на програмата става чрез двойно щракване върху тази икона.

При инсталацията в меню "Start", подменю "Programs", се създава и програмна група "Business Navigator". Групата съдържа следните позиции (икони), които са подредени по азбучен ред:Btrieve Database Engine, Btrieve Roll Forward, Btrieve Setup, Business Navigator Archive Utility, Business Navigator for Windows, Business Navigator README, Import Filter Designer, Report Designer Help, Служебни програми за базата данни, Архивиране, Business Navigator README, Дизайнер на филтри за импорт на данни от текстов файл, Помощ за вградените дизайнери на отчети и документи

Средства за настройка на информационните системи
Ще опишем какви са възможностите за настройки на програмния продукт „Бизнес навигатор”.

І.Настройки

След инсталацията на БИЗНЕС НАВИГАТОР са необходими някои настройки на системата, които настройват средата за работа, устройствата, принтерите и други полезни параметри на системата. В повечето случаи настройките по подразбиране са напълно достатъчни, за да се започне работа с програмата, но при различни хардуерни конфигурации може да се наложат промени. Тази функция на системата позволява настройка на общите данни, на печата, на шрифтове, на LOG-файлове и на дискове.

ІІ. Общи настройки

Това са настройки, свързани с данните на всички фирми (за многофирмения вариант).

1.Закръгляване на сумите до:

Общите настройки съдържат възможност за промяна на закръгляването на стойностите в БИЗНЕС НАВИГАТОР до цяло число или с два знака след десетичната точка. След 05.07.99 г. тези стойности са с два знака след десетичната точка (т.е.работим със стотинки).

2.Формат на датите

От 2000 година препоръчителният вариант за формат на датите е с четири знака за годината (dd.mm.yyyy).

3.Десетичен разделител

В диалоговата кутия "Десетичен разделител" има възможност за избор на десетичния разделител. Той може да бъде точка(.) или запетая(,).

4. Проверка на населените места

При наличие на отметка в карето "Проверка на населените места", след въвеждане на адресните данни на контрагента, по-конкретно пощенския код на населеното място, БИЗНЕС НАВИГАТОР визуализира екран с въведени градове и пощенски кодове.

А при въвеждане на града на контрагента полето "Пощ. код" се попълва автоматично.

ІІІ. Настройка на печат

Настройките на печата са насочени към вида на справките и отчетите, които ще се разпечатват на принтер.

1. Диалог настройки преди печат

Когато е маркирано с отметка полето "Диалог настройки преди печат", БИЗНЕС НАВИГАТОР включва стандартната функция за избор на принтер "Choose Printer" на Windows. В нея преди печат може да се изберат принтерът (ако има инсталирани повече от един), броят на копията на отчета и от коя до коя страница да се разпечатат.

2.Печат на сив текст като черен

Настройката "Печат на сив текст като черен" се отнася за потъмняване на текста "ОРИГИНАЛ" във фактурите за някои видове принтери, когато този текст не се вижда върху сивия фон. Тази настройка се използва при бавни принтери, както и при неправилно работещи драйвери на принтери.

3.Печат на сив фон като бял

Настройката относно "Печат на сив фон като бял" се отнася за изсветляване на фона на общия ред на отчетите, на антетките на справките, ако желаем те да не се печатат. Тази настройки е особено необходима при бавни принтери, както и при неправилно работещи драйвери на принтери. Ускорява се работата на матричните принтери, ако не се налага да рисуват фона на печатните справки.

4.Отместване на лявата граница

Това е настройка, която се отнася до позиционирането на текста върху листа. Тя зависи преди всичко от вида на принтера, който се използва, и шрифтовете, които са избрани. Тази настройка рядко се налага при лазерните и мастилено-струйните принтери. По-вероятно е да се използва при матрични принтери. Можем да задаваме стойности, които са като числа и зависят от параметрите на конкретния принтер. Пробвайте вариантите, които са необходими във вашия случай за отместване на печатания тест по-навътре от лявата граница. Числата могат да бъдат положителни или отрицателни в зависимост от параметрите на принтера.

5.Отместване на горната граница

Това е настройка, която се отнася до позиционирането на текста върху листа. При нея става отместване на печатания текст от горната страна на листа. Отместването се задава като положителни или отрицателни числа.

6.Отместване на дясно подравнен текст

Това е настройката, която се отнася до позиционирането на полетата на текста върху листа, ако се застъпват при отпечатването с рамките. Активира подравняването да става отдясно, така че дългите числа да се разполагат правилно в колонките. Задава се като положително или отрицателно число в зависимост от посоката на отместването.

Тази настройка зависи преди всичко от вида на принтера, който се използва, и шрифтовете, които са избрани. Тази настройка рядко се налага при лазерните и мастилено-струйните принтери. По-вероятно е да се използва при матрични принтери.

IV. Настройка на шрифтовете

За настройки на шрифтовете е необходимо да изберете шрифт от списъка на наличните шрифтове в инсталираната на вашия компютър версия на Windows.

1.Печат


Натискайки бутон "Печат", БИЗНЕС НАВИГАТОР предлага възможност за избор на шрифт при отпечатване на справките и документите. Освен вида на шрифта може да се избира и големината му. За печат се препоръчва да изберете максимален размер на шрифта 8 пункта, за да нямате проблеми с разполагането на полетата на по-големите справки. Шрифтът може да се зададе еднократно, а може и да се смени по време на работа.

2. Екран


Натискайки бутон "Екран", БИЗНЕС НАВИГАТОР предлага възможност за избор на шрифт за екрана. Освен вида на шрифта може да се избира и големината му. Препоръчваме големината да бъде 10 пункта, но можете да я настройвате в зависимост от разделителната способност на екрана и вашите индивидуални предпочитания.

Технология на обработка на данни в информационни системи, изградени чрез функционални приложни програми
Начинът на организиране обработката на данните зависи от то­ва колко компютъра са включени в системата за обработка и свърза­ни ли са те в мрежа или не. От тази гледна точка може да различим два начина на обработка - индивидуална и мрежова.

1.Индивидуална обработка на данните. Това означава, че когато се работи с един компютър, то информацията автоматично ще бъде обобщена. Когато се работи с повече от един компютър, то един от тях задължително се определя за обобщаване на информацията на­речен сървър, майка, компютър за обобщаване, а останалите се из­ползуват като помощни наречени предметни работни места или ра­ботни станции.

Индивидуалната обработка на данните може да се извърши с един компютър или с повече от един. Когато се работи с един компютър, то цялата входна информация се въвежда на едно работно място и се обработва от един компютър. Първичните документи постъпват в счетоводството и данните от тях се въвеждат от един или няколко счетоводни работници последователно съгласно плана за документооборота.

Когато се работи с повече от един компютър организацията на работа се различава от тази на един. От всички компютри един се избира за основен - за обобщаване на данните. Всички останали се използуват за въвеждане на данни и извеждане на справки. Връзката между отделните компютри се осъществява с помощта на гъвкави маг­нитни дискове - дискети. На компютъра, който ще обобщава инфор­мацията, също може да се въвеждат данни. В режим на работа могат да се включат много компютри, но когато те са повече на брой въз­никват някои затруднения по синхронизирането и пренасянето на ин­формацията - усложняват се информационните връзки. Затова за пре­поръчване е тази форма да се прилага когато се използуват по-малко на брой компютри.

2.Мрежова обработка на данните. Мрежовата обработка на данните изисква предварително отделните компютри да бъдат свързани в мрежа и да работят в мрежова операционна среда. В практиката се използуват най-различни мрежи, но най-разпространени са уиндолските мрежи. При тази организация на работа на системата един компютър се избира за основен наречен "Сървър" и всички останали изпълняват функциите на "работни станции". Настройката на системата се извършва на сървъра, но може и едновременно от всяко работни място -това за различните ПП не е валидно. Някои ПП дори не мога! да работят в режим на мрежа. След настройката всяка работна станция има връзка със сървъра и има достъп до данните от него. При текущата експлоатация на системата данните се въвеждат от всяка работна станция и се обобщават автоматично от сървъра. Във всеки момент от работните станции може да извежда за ползуване изходна информация.

Документация

Съществува също взаимовръзка между съдържанието на фазите и възприетия методически подход за проектиране на отделните елементи на системата. По този начин процесът предявява изисквания към етапността и технологията на проектиране и внедряване. От друга страна, използваните технически средства оказват влияние както върху техноло­гията на проектиране, така и върху организацията на проектантската дей­ност. Както личи, въпросът за формирането на фази е сложен и взаимо­свързан с възприетата методология и методическия подход за създаване на УИС.


Успешното организиране и реализиране на УИС е немислимо без обосноваване на различните дейности във фази, съответстващи на жизнения цикъл на системата.
Разработването не може да премине от една фаза към друга, без да са завършени всички дейности и да е разработена документацията от предходната фаза. По този начин един сложен процес се разделя на дейности, които се извършват по различно време, но са взаимосвързани. Това улеснява процеса на координация при създаването на системата. Същевременно разработваната документация е средство за комуникация между различните специалисти, участващи в изгражда­нето на УИС.
Опитът показва, че е целесъобразно да се възприемат фазите: Проучване и анализ, Разработване на системата и Внедряване. Наред с тях е необходимо след въвеждането на системата в експлоатация перманентно да се осъществява оценка на работата на системата.

Инсталиране и настройка на функционални пакети приложни програми.

Всяка информационна система трябва да има ръководство за инсталиране и работа с нея.Винаги приложните програми трябва да съпроводени с компактдиск и инсталационна програма.

Всички продукти на Microinvest се инсталират с помощта на инста­лационна програма, която се намира в съответната директория на компакт диска (CD).

След поставяне на диска на Microinvest, изчаквате около 15 секунди, за да се стартира инсталационната програма. Появява се основният екран на програмата, със списъка на продуктите, в който се избира работна дирек­тория на продуктите, основна настройка на системата и допълнителните характеристики на програмата.

Оасар Лмгваш Ш. Експерт

Ако до 30 секунди, след поставянето на диска не последва зареждане на инсталационната програма, е необходимо да изберете компактдисковото устрой­ство, да откриете файла SETUP.EXE (има различна иконка от останалите) и да го стартирате с двойно щракване на мишката.

Самият процес на инсталация се състои от 3 отделни етапа:

предварителна настройка и запознаване с продукта;

копиране на работните файлове в работната директория;

финален тест

донастройка на работната среда,

Microinvest, разполага със съответните икони на програмата. Старти­рането на съответната програма става чрез избиране на нейната иконка и двойно щракване върху нея.



Активиране и приключване на периоди за обработка на данните.Поддържане и използване на архиви

І.Архивиране ( меню База/Работа с архиви върху диска)

Архивирането на Базата Данни е процес на съхраняване на информацията върху физическо или логическо устройство. То може да бъде флопидисково устройство, физически или логически диск. Архивирането осигурява защита от загуба на информация в случай на физическа повреда в хардуера.

Задължително е всеки ден след приключване на работа да се архивират Базата Данни на два комплекта архиви – първия комплект върху твърдия диск, а втория върху преместваем носител като дискети, магнито-оптично устройство и други. Архивира се Базата данни на текущо избрана фирма за работа при влизане и регистрация на системата.

Препоръчително е във времето да се поддържат няколко комплекта архиви върху преместваеми носители (дискети), като периодично те се подменят с физически нови носители тъй като след многократен презапис тяхната надеждност се съкращава.

ІІ.Възстановяване на архив

Възстановяването на Базата Данни е процес обратен на Архивирането и се извършва в следните случаи: физическа повреда в хардуера; подмяна на компютър или твърд диск; извеждане на справочна информация за предходни отчетни години.

В случай на възстановяване на Архив с цел извличане на справочна информация е важно да се съблюдава следната технологична последователност:

1.Архивиране на текущото състояние на Базата данни;

2.Възстановяване от стар архив и извличане на необходимата справочна информация;

3.Възстановяване на вече архивираното текущо състояние на Базата Данни и продължаване на текущата работа.

Внимание! По време на процеса на Възстановяване никой не трябва да работи със системата, т.е. да извършва действия свързани с въвеждане, извеждане или обработка в Базата Данни.

В случай, че процесът на Възстановяване не приключи успешно поради някаква причина се запазва състоянието на текущата База Данни.

ІІІ.Многофирмена работа

Задължителен елемент при работа с програмата е въвеждане на данни за фирмата. Наименованието се извежда винаги на предпоследния ред на екрана и се отпечатва над всяка антетка в справките.

При многофирмено счетоводство признак за разграничаването на фирмите са техните данъчни номера.

Ако се изтрие ферма от списъка, то с това се изтрива както текущата информация така и архивната за нея.

Приключване на периоди

І.Годишно приключване

След осчетоводяване на всички операции за текущата година се прави архив на диска и поне два броя архиви на други източници за съхранение. Извеждат се всички необходими справки, въпреки че това може да стане и в последствие от База/Приключителни операции, за да занулят аналитични партиди, да се изтрият и дефинират по друг начин, в зависимост от изменените информационни потребности някои от сметките в индивидуалния сметкоплан. За целта в паралелния период не трябва да има въведени операции по тези сметки.

ІІ.Изтриване на нулеви аналитични партиди

С тази функция се изтриват партиди, които в края на годината остават без салда, но по тях съществуват обороти. След годишно приключване те автоматично се откриват наново. На практика много от тях не са необходими повече. Те следва да се изтрият.

ІІІ.Зануляване на партиди

Използва се за сметките, които на синтетично или по-високо на аналитично ниво са останали без остатък, но по отделни партиди има остатъци, които се компенсират, напр.гр.61,70, където приключването през годината е извършвано с една обща статия. С тази функция се зануляват салдата на всички партиди, които се компенсират за избрана сметка. Сметките дефинирани с тип 29 и 30 не трябва да се зануляват.

ІV.Последно приключен месец

Функцията блокира въвеждането на счетоводни операции за минали периоди. Чрез нея може да се предотврати грешка по невнимание и осчетоводяване на операции с променена системна дата с месеци назад, което води до промени на вече отчетен финансов резултат.



Поддържане и използване на архиви

Microinvest Архи има следните функционални възможности:
О Създава хронология на архивите (за текущия ден, за 3 дни назад, за 3 седмици назад и за 3 месеца назад);

О Автоматично интегриране в съществуващите продукти;

О Осигурява хронология на архивите за дата и период;

О Възможност за тест на мрежата срещу възникнали прекъсвания. На всеки 15 секунди се извършва тест на компютрите в мрежата и при наличие на проблем се активира защитен механизъм за данните;

О Програмата работи на фонов режим, без натоварване на системата и без визуален интерфейс;

ОВъзстановяване на данните към предишен период;

О Автоматично стартиране заедно със стартирането на операционната система;

О Автоматично архивиране върху твърдия диск и Flash устройство (при наличие на такова).


| Описание на продукта

Microinvest Архи е спомагателна програма, предназначена за всички, които работят с продуктите на Microinvest. Действието на програмата се свежда до автоматично архивиране на работните бази от данни през опре­делен период от време, тестване на мрежата и управление на критичните грешки. Програмата поддържа архив на данните до няколко месеца назад, като позволява той да бъде възстановен и обработен със съответното прило­жение. Предимство на тази система е, че гарантира запазване на данните при аварийни ситуации.
Настройки

При активиране на съответното меню Файл О Автоматична защита се показва основния прозорец на Microinvest Архи, чрез който се извършват всички настройки на програмата:

о 30 : Активира архивиране на всеки 30 минути,

о 60: Активира архивиране на всеки 60 минути.



о 90: Активира архивиране на всеки 90 минути.

@| Тези периоди се препоръчват при висока натовареност (работа в мрежа, голям документооборот и др.).

о 120: Активира архивиране на всеки 120 минути,

о 150: Активира архивиране на всеки 150 минути,

о 180: Активира архивиране на всеки 180 минути.

Тези периоди се препоръчват при слаба натовареност.
Период на тестване:

о 15: Изпраща тестов пакет по мрежата на всеки 15 секунди,

о 30: Изпраща тестов пакет по мрежата на всеки 30 секунди,

о 45: Изпраща тестов пакет по мрежата на всеки 45 секунди,

о 60: Изпраща тестов пакет по мрежата на всеки 60 секунди,

о 75: Изпраща тестов пакет по мрежата на всеки 75 секунди,

о 90: Изпраща тестов пакет по мрежата на всеки 90 секунди


При висока натовареност на мрежата (много на брой компютри и много записи или настабилност на мрежата) се препоръчва период на тестване от 15 до 45 секунди. При малко на брои компютри в мрежа (2-3) периодът на тестване може да бъде избран от 60 до 90 секунди.

Функции

о Само архивиране:Извършва се само архивиране без тест на мрежата.

о Само тест на мрежата: Извършва се само тест на мрежата, без архивиране

о Архивиране + тест на мрежата: Активират се два незави­сими процеса за архивиране и тест на мрежата. Всеки процес си има собствен таймер в зависимост от горните настройки.

Лого при архивиране

о Включено: В момента на архивиране се появява логото на про­грамата, което стои докато програмата работи и след това се скрива. Прозорецът показва и процентно съотношение колко ра­бота е свършена и колко остава.

о Изключено: Програмата не показва процеса на архивиране и няма прозорец за дейността.
Режим Клиент-Сървър

о Включено: Програмата архивира всички последно отворени бази от данни за всяка програма, дори и ако съответната програма не работи на този компютър. Това се използва ако Архи работи на сървър и самата програма не е активна на сървъра, а само на ра­ботните станции.

о Изключено: Архи архивира само базите от данни на активните програми. Така се избягва ефекта периодично да се създават ед­накви архиви на програма, която не работи в момента.
Кръстосан архив при наличие на Flash устройство

о Включено: Прави кръстосано архивиране. Ако базата от данни е на твърдия диск и има Flash памет, то Архи архивира на диска и след това прави второ копие на Flash-а. Ако базата е на Flash, се прави първо копие на Flash-а. и след това се копира на твърдия диск. Така архивът го има и на двата носителя.

о Изключено: Архивът е само при оригиналната база от данни.
4. Възстановяване на архив

В десния голям прозорец се маркира продукта и с еднократно щрак­ване с левия клавиш на

мишката върху (+) се избира базата данни и съответно последният й архив, който трябва да се разархивира.

Натиска се вто­рият бутон от дясно наляво

под архивите на базите данни.
Възможности за обмен с други програмни продукти
Обмен на партньори

Тук може да се направи и двупосочен обмен на въведени партньори с ДРУГИ програми на Microinvest.

Избира се от Обмен / Импорт/Експорт па партньори Модулът "Обмен" позволява прехвърлянето на различна информация от други продукти на Microinvest в счетоводната програма Делта.

Обмен със складовите програми

Това е възможността за автоматичното осчетоводяване на извършени "продажби", "доставки" и "брак" в складовите програми на Microinvest (Склад, Коктейл, Джуниър), както и автоматично осчетоводяване на издадени фактури в програмата за фактуриране Microinvest Invoice . Тези операции се контират по съответните счетоводни сметки с опции за селективност по определени признаци.

Избира се от Обмен /Microinvest Склад/Коктейл/Джупиър.

Този прозорец дава възможност за осчетоводяване на операции, извършени с Microinvest Склад. За да се извърши прехвърлянето е не­обходимо да се изберат операциите, които ще се прехвърлят. След това се въвеждат счетоводните сметки дебит и кредит, отговарящи на тази операция.

Обмен на операции.



Модулът "Обмен на операции" позволява да се "пренасят" в прог­рама Microinvest Делта избрани контировки от едно работно място на дру­го. Много е удобен за бази данни, които се архивират на повече от една дискета.

Избира се от Обмен О Обмен на операции Прозорецът служи за прех­върляне на данни чрез дискета или модем между два отдалечени ком­пютъра. За целта е необходимо в предаващия компютър да бъде из­вършен експорт на определени кон-тирания чрез задаване на началния и кРайния номер на операциите
Каталог: old -> temi
temi -> Тема 1: Видове изображения, модели и формати
temi -> Утвърждавам: директор: / К. Петрова / професионална гимназия по икономика
temi -> Утвърждавам: директор: / К. Петрова / професионална гимназия по икономика
temi -> Тема 1: Изисквания за изработване на уеб-сайт
temi -> Тема компютърни мрежи
temi -> 1. Обща характеристика на информационните системи Същност Съществуват много дефиниции на понятието „информационна система”
temi -> План-конспекти по отчитане на външнотърговски сделки-теория
temi -> Тема проблемен анализ
temi -> 1. Маркетингови проучвания Marketingsforschungen
temi -> Въпрос 1: организационно-икономически аспекти на информационното общество


Сподели с приятели:




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница