От 19 октомври 1994 година относно правните аспекти на електронния обмен на данни

2.1. Определенията, включени в този член, са общи определения на EDI, EDI съобщение, UN/Edifact и потвърждение за получаването, тъй като това са основните определения, използвани в цялото споразумение.

Целта е да се осигури недвусмислено разбиране на тези термини, използвани в споразумението. Някои специфични определения, които са използвани само веднъж са въведени в съответните членове.

2.2. EDI

Използването на термина „договорен стандарт” включва, но не е ограничено само до стандартите на UN/Edifact и може да бъде прилагано по отношение на други стандарти, договорени от страните.

2.3. EDI съобщение

EDI се основава на използването на структурирани и кодирани съобщения, основната характеристика на които е способността да бъдат обработвани от компютри и предавани автоматично без да носят двусмисленост. Определението набляга на тези основни характеристики, които правят EDI специфичен в сравнение с друг вид обмен на данни като например електронна поща.

2.4. UN/Edifact

Определението е официалното, прието от Икономическата комисия за Европа на ООН - Работна група за улесняване на международните търговски процедури.

Споразумението предвижда, че EDI е свързан с обмена на съобщения, структурирани въз основа на стандартите и препоръките на UN/Edifact. Стандартите UN/Edifact са европейски и международни, като са одобрени от органи по стандартизация като CEN и ISO. Като такива, те следва да бъдат препоръчани, като се вземе предвид подкрепата на тези стандарти, осигурени от програмата Tedis, която действа като Секретариат на Съвета на Edifact за западна Европа, и в съответствие със стандартизационния подход на Европейската комисия.

2.5. Потвърждение за получаване

Тъй като съществуват различни начини за потвърждение за получаването на EDI съобщение, трябва ясно да се определи за кое ниво на потвърждение става дума, за да се избегне объркване. Това определение отразява нивото, посочено в споразумението, и по-специално в член 5.

Член 3

Валидност и оформяне на договора

3.1 и 3.2. Валидност на договора

Параграф 3.1 се опитва да подчертае намерението на страните да оформят валидни и взаимно обвързващи договори, чрез EDI, както и да се предостави доказателство за това намерение пред трети страни. Затова разпоредбата предвижда, че страните няма да оспорват валидността на сделките, засегнати от ползването на EDI, единствено на това основание.

Правото, приложимо спрямо предаваните данни може да се различава от едната страна до другата, а и страните не е задължително да знаят ограниченията по националното право на съдържанието на EDI съобщенията. Разумно е да се гарантира че страните ще спазват националното законодателство, приложимо спрямо съдържанието на EDI съобщенията. Разпоредба в това отношение е включена в параграф 3.2.

Във всеки случай, когато данните, включени в полученото EDI съобщение, са несъвместими с националното право на получателя, той е задължен да информира другата страна за този факт, след това може да вземе мерки за избягване нарушаването на собственото му право.

Пример за правно изискване, което би могло да наложи ограничение върху съдържанието на дадено съобщение е случаят, когато съобщенията са изпратени от страна, която няма законодателство за защита на личните данни, до страна, в която съществуват ограничения.

3.3. Оформяне на договор

Параграф 3.3 се отнася до времето и мястото, където договорът е сключен или оформен. Определянето на момента и времето на оформяне на договора е важно, с оглед на правните последици, които те пораждат. Правилата са дефинирани с оглед договори, сключени по пощата или телефона, но все още има несигурност относно вида на правилата, приложими спрямо договори, сключени посредством EDI. Следователно една ясна разпоредба относно приложимото правило би осигурила повече сигурност.

За сключването на договори болшинството държави-членки одобряват, в случай на отсъствие на някоя от страните, прилагането на „правилото за получаване”, което гарантира, че приемането става по място и време на получаване на съгласието от страна на предлагащата страна. Виенската конвенция за международна продажба на стоки предвижда това правило да се прилага при сключване на договори „от разстояние”. Заключението от проучването, проведено по време на първата фаза от Програмата Tedis, подкрепя гледната точка, че е най добре това правило да бъде прилагано по отношение на EDI договорите¹⁶ особено като се има предвид, че то до голяма степен избягва рисковете от сблъсък на закони във връзка с използването на EDI. Тези фактори оправдават включването на това правило в Споразумението за EDI.

В случая на Европейския модел на споразумение за EDI, правилото за получаване трябва да се разбира като правилото, според което EDI съобщение е прието на мястото и по времето, когато съобщението достигне компютъра от информационната система на предлагащата страна.

Сферата на допустимост и доказателствената стойност все още се характеризират преди всичко с несигурност. Тъй като в повечето страни правните разпоредби относно доказването не са задължителни, особено в областта на търговията, страните могат да се договорят по въпроса за доказването. С постигане на споразумение между страните тази несигурност частично може да бъде намалена.

Извършването на сделки посредством EDI като алтернатива на хартиените документи, означава, че EDI съобщенията действително ще изместят документите, които досега са се обменяли на хартиени носители. Това означава, че страните могат да разчитат на обмена на съобщения, за да представят доказателства за факти, които са настъпили, например в случай на спор.

В рамките на приложимото право и при условие, че страните са спазили разпоредбите на споразумението, EDI съобщенията следва да са допустими пред съдилищата като доказателства, а също и да бъдат признати за средства, с които се предоставя доказателство за фактите, записани в тях, освен ако не са предоставени доказателства в обратен смисъл.

Настоящият член цели да отрази тази гледна точка. Независимо от това, националните правни изисквания могат да ограничат прилагането на тази клауза.

Член 5

Обработка и потвърждение за получаване на EDI съобщения

5.1. Обработка на EDI съобщения

В рамките на настоящия член „обработка” означава, че с EDI съобщението се занимава получателя. Тъй като EDI означава все повече автоматична обработка, сроковете са от основно значение.

Страните следва да се ангажират с обработването на EDI съобщенията, които получават, за точно определено време, което следва да бъде включено в Техническото приложение. В случай, че страните не са договорили срокове, те следва да обработват съобщенията възможно най-бързо след получаването им.

Към настоящия документ е приложен списък с разпоредбите от Споразумението, в който са включени сроковете, които подлежат на уточняване в Техническото приложение или на изменение.

Настоящата разпоредба е включена не само, за да осигури търговска ефективност и добра търговска практика, но и за да определи договорните права и задължения на страните в случай на неполучаване на съобщение, неговото забавяне или наличие на грешки, което води до неизпълнение на договора.

5.2. Потвърждение на EDI съобщения

Понятието за „потвърждение за получаване” често е неразбрана, по-специално с оглед на съдържанието на самите EDI съобщения. Определението, въведено в настоящото споразумение (член 2), цели да изясни нивото на потвърждение, което е предвидено в този модел на споразумение за EDI.

Съществуват различни нива на потвърждение. Потвърждение може да бъде предадено автоматично на ниво далекосъобщителна мрежа, когато съобщението е станало достъпно за получателя, то може автоматично да бъде изпратено след получаване на EDI съобщение в информационната система на получателя, без никаква проверка; то може да бъде изпратено след като е извършена някаква проверка, също така на определен етап то може да означава приемане на съдържанието на съобщението или потвърждение, че получателят ще действа въз основа на съдържанието на съобщението.

Нивото, избрано в Европейския модел на споразумение за EDI, изисква повече от просто потвърждение за получаване. То се отнася до нивото, на което проверка на семантиката и синтаксиса е постигнато и се състои от отговор на изпратеното EDI съобщение, в което се заявява, че съобщението е получено, и че синтаксиса и семантиката на съобщението са правилни.

Страните могат да изискват и други нива на потвърждение, които в този случай следва да бъдат определени от тях в съответствие с нуждите им, като съответните подробности следва да бъдат включени в Техническото приложение.

Принципът, заявен в член 5 е, че не се изисква потвърждение за получаване, освен ако това не е поискано.

В Техническото приложение може да се предвиди за всички EDI съобщения или за определени категории съобщения (например всички „ПОРЪЧАНИ” съобщения) да бъдат автоматично проверявани и потвърждавани. Като алтернатива, ако няма специфична разпоредба относно потвърждаването, може да се включи съответният сегмент, който да иска потвърждение, в рамките на изпратеното съобщение. Не всички съобщения ще изискват потвърждение и Техническото приложение следва да прави ясна разлика между тези които изискват и тези които не изискват.

5.3. Срок и предаване на потвърждението за получаване

EDI се характеризира видимо с нараснала стабилност, в резултат от намаляване на грешките, по-бързи и по-точно информационни потоци, както и от нарастващо автоматизиране на обработката на данните. Потвържденията допринасят за достоверността и точността на EDI и в този контекст сроковете са от решаващо значение.

Важността на срока за изпращане на потвърждение произтича от факта, че въз основа на EDI съобщение не могат да бъдат предприети действия, което означава че не могат да бъдат изпълнявани договорни задължения, докато не бъде изпратено потвърждение, когато такова е поискано.

Смята се, че един работен ден е уместен срок за EDI средата. Същевременно приоритети като „Just-in-Time” или други могат да изискват точно нагласяне на времето, или може да изглеждат неподходящи или непрактични и да е необходимо удължаване на времето, в който случай страните следва да изменят сроковете и да попълнят споразумението за EDI, според това за което ще се договорят.

Макар настоящата разпоредба да дава определение за работен ден, може да се окаже полезно за страните да посочат по-точно официални или други празници, или времето, когато системата е на разположение.

Задължение за потвърждение на EDI съобщение е за получателя, който следва да не действа по съобщение, което изисква изпращане на потвърждение, ако такова потвърждение не е изпратено.

5.4. Проблеми при получаване на потвърждение

В случай, че не е получено потвърждение от изпращаща на EDI съобщение, който е поискал това потвърждение в рамките на прилагания срок, разумно е той да допусне, че е имало проблеми със съобщението, или че получателят не иска или не може да го обработи, в резултат на което може да смята съобщението за невалидно и недействително, при условие, че съобщи на получателя за това. Последното условие би било особено полезно в случай, когато е налице проблем с предаването на потвърждението. Сроковете отново ще се окажат от решаващо значение.

Като алтернатива, страните могат да определят процедура за възстановяване за случаите, при които е възникнала техническа грешка и изпращача на EDI съобщение, за което е поискано потвърждение, може да започне подобен вид процедура по възстановяване, ако не получи потвърждение в рамките на предвидения период. Подробностите по тази процедурата следва да се определят в Техническото приложение.

6.1. Задължения на страните

Трябва да бъде осигурено задоволително ниво на сигурност за съобщенията, за да се избегнат всякакви рискове, които могат да бъдат свързани с обмена на EDI съобщения, като подобно ниво ще зависи от важността на сделките или обменените съобщения.

6.2. Процедури и мерки за сигурност

Заявява се, че проверката на произхода и цялостта на всяко EDI съобщение е задължителна, тъй като представляват основно ниво на сигурност. Независимо от това, на страните силно се препоръчва, когато това е необходимо, да вземат допълнителни мерки за сигурност, степента на които без съмнение ще зависи от стойността и важността на предмета на съобщенията, както и на вероятната отговорност при неуспешен обмен на съобщения.

Мерки за контрол са предвидени в ръководствата и насоките на UN/Edifact, като например специфични проверки, потвърждение за получаване, контролно броене, референтен номер, идентификация и т.н. Може да са необходими и по-сложни мерки за контрол, по-специално, в случаи, когато сделките са важни и може да означават използването на специфични съобщения за повишаване на сигурността, като например такива, препоръчани от експертите по сигурността¹⁷, както и всякакви други налични средства и методи за сигурност, включително например електронни подписи.

Средствата, методите и спецификациите за сигурност, както и съобщенията, които трябва да се използват между страните, за да се осигури исканото ниво на сигурност, следва да бъдат подробно изложени в Техническото приложение.

6.3. Неуспех на процедурите за сигурност

Информация на изпращача, при неуспешен обмен на EDI съобщения или за грешка в съобщението е необходимо да бъде осигурена в определения срок, за да може изпращачът да предприеме всички възможни действия, когато това е възможно.

В случай на отхвърляне на EDI съобщение или откриване на грешка, трябва да се поискат инструкции от изпращача, преди да бъдат предприети каквито и да било действия по самото съобщение.

7.1. Поверителност

Нивото на поверителност, което следва да бъде спазвано от EDI съобщенията следва да отразява това на хартиените носители. Нивото на поверителност следва да бъде спазвано, винаги когато съобщението е обект на следващо предаване.

7.2. Публично пространство

Информация в публичното пространство цели да бъде разбирана в общия смисъл на думата, което означава всяка информация, която е обществено достояние и, до която член на обществото би могъл лесно да получи достъп.

7.3. Специфични форми на защита

Упоменаването на кодиране е включено, за да напомни, че такъв метод може да бъде използван за защита на данни, но ограничения при кодиране съществуват в някои национални законодателство. Ако страните искат да се договорят за използване на метод на кодиране, те следва да получат съответните разрешения и декларации, когато се изискват такива.

7.4. Защита на лични данни

Личните данни са предмет на наредба за предаване на такива данни, която е в сила в страните, откъдето или до които те се изпращат. Повечето от държавите-членки са приели законодателство относно защитата на лични данни, но видът на защитата често варира. Европейската комисия е представила пред Съвета на министрите предложение за директива в тази сфера. Когато предложението бъде прието, настоящото споразумение съответно следва да бъде изменено, за да бъде съобразено с разпоредбите на директивата. Дотогава изглежда уместно да се прави позоваване на Конвенцията на Съвета на Европа за случаите, в които националното право не предвижда никакви насоки.

Разумно е да се допусне, че търговските партньори и потребителите на EDI в Европа, които оперират в държава-членка, която не е приела законодателство в тази сфера, следва да прилагат принципите, изложени в Конвенцията. Съветът на Европа изготвя модел на договор, който вече е разпространен и цели да осигури еквивалентна защита на данните в контекста на презграничния поток на данни. Това би могло да представлява основа за разрешаване на въпроси, които попадат извън обхвата на съществуващото национално право¹⁸.

8.1. Процедури за съхранение и срокове

Изискванията за съхранение на EDI съобщения в някои страни са определени от законодателството. В тези страни, в които няма разпоредби за съхранение на EDI, следва да се прилагат по аналогия изискванията за хартиените носители. Времето на изискваното съхранение се различава в отделните страни¹⁹, а може да варира и според областта и обстоятелствата.

По тази причина страните следва да гарантират, че времето, което спазват, съответства на националното им законодателство. Някои от проучванията по Tedis са анализирали тези въпроси и могат да предоставят насоки, в тази сфера може да се окаже необходимо съгласуване²⁰.

Uncid кодекса на поведение предполага период за съхранение от три години. Същата продължителност на съхранение е приета от фискалното законодателство на някои страни. Този период следва да се смята за минимално изискване за съхранение на информация по точен и сигурен начин. Предлага се този период да бъде разглеждан от страните по Споразумението EDI за срок, освен ако не съществуват други правни изисквания.

Ако изискванията на националното право са различни или по-дълги, следва да се спазва правото. Трябва да се подчертае, че законодателствата на повечето държави-членки изискват по-дълъг период за съхранение, обикновено 7 - 10 години, а понякога повече. Трябва същото така да се подчертае, че подобно съхранение може да бъде необходимо по множество причини, включващи, но не и ограничени до одит, счетоводство, данъчно облагане, доказване и други административни и правни изисквания.

Разумно е, като се има предвид, че EDI е все още във фаза на развитие и съответната търговска практика все още не е добре установена, да се осигури внимателното съхранение на информацията.

С оглед сигурността на сделките, EDI съобщенията, изпратени или получени, следва да бъдат съхранявани изцяло и в хронологичен ред, по сигурен начин и без промяна.

Възможно е да съществуват още правни изисквания за съхранение на данни на национално ниво, които следва да бъдат внимателно съблюдавани²¹.

8.2. Формат на съхранение

Данните, предавани чрез ползване на EDI се съхраняват във формата, в който са изпратени или във формата, в който са получени (т.е. UN/Edifact формат).

Този формат е предвиден, тъй като е единственият за данни, които могат да се считат за първоначално получени, и ще представляват, при необходимост, доказателство за EDI съобщението, така както е изпратено или получено, преди да се извърши, каквато и да е превод на съобщението.

Ако към EDI съобщението е приложен електронен подпис, той може да бъде потвърден само спрямо формата, в който е изпратено съобщението.

В идеалния случай данните следва да се съхраняват във формата, в който са предадени, в информационната система на получателя или от информационната система на изпращача. Това обаче е въпрос, който ще се решава от страните.

Четивността и възможността за разпечатване на съобщението са най-често критерии, изисквани от националното законодателство и те следва да бъдат спазени.

За да се гарантира поддържане на четивността, страните запазват всеки материал, софтуер или друго оперативно оборудване, което може да бъде необходимо за достъп до данните и тяхното прочитане дори и в случай на обновяване на системите. В такива случаи страните може да искат или да имат необходимост да запазят наличността на това оборудване без директно да го запазват. Такава възможност следва да се използва само след потвърждаване на изискванията на националното законодателство.

Да се отбележи, че с оглед постоянното обновяване на UN/Edifact стандартите, е от особена важност да се осигури, с цел доказване, достъп до съответните UN/Edifact директории и софтуер, за да се гарантира четивност и възпроизвеждане на съобщението, ако това е необходимо.

Член 9

Оперативни изисквания за EDI

9.1. Оперативна среда

Целта на настоящата разпоредба е да включи в споразумението основните оперативни изисквания за работа с EDI. Списъкът от оперативни и технически данни, упоменати в член 9, не е изчерпателен. Данните относно оперативните изисквания, при необходимост, ще бъдат разработени в Техническото приложение в съответствие с член 10.

9.2. Оперативно оборудване

Макар EDI да не зависи от хардуера, софтуерът и средствата за далекосъобщения, възможността за обмен на EDI съобщения изисква информационните системи да са способни ефективно да приемат, изпращат и обработват EDI съобщения. Основните изисквания в това отношение включват ефективна работа на оборудването, използвано за предаване на съобщения, включително хардуер, съответния софтуер и превод на софтуера.

9.3. Метод за комуникация

Страните трябва да определят метода на предаване, който ще използват, включително по-специално далекосъобщителните протоколи, и при необходимост, избора на трети страни, които да предоставят услуги, и които биха могли да бъдат използвани за предоставяне на различен набор от услуги.

9.4. Стандарти за EDI съобщения

Стандартите за EDI съобщенията са от особена важност за EDI. UN/Edifact са международни и европейски стандарти (ISO 9735/CEN 29735 - ISO 7372) като в рамките на дейностите по програмата Tedis е изказана силна подкрепа за UN/Edifact стандартите и препоръки, по-специално, за онези, свързани със Секретариата на западния Европейския съвет за Edifact, който е и асоцииран орган към CEN²².

Икономическата комисия за Европа на Организацията на обединените нации издава препоръки за одобрени UN/Edifact стандарти, насоки и указания, като тези препоръки следва да бъдат следвани, за да се осигури едно и също ниво за употреба на стандартите на EDI съобщенията по целия свят.

Както беше упоменато по-горе, всички необходими спецификации, изисквани за обмена на EDI съобщения, трябва да бъдат определени от страните.

Съществуват също други стандарти. В случай, че страните желаят да използват тези други стандарти, те трябва да постигнат споразумение за тях и да определят също необходимите детайли и спецификации.

9.5. Кодове

Списъците с кодове, използвани за EDI са от съществено значение. При използването на UN/Edifact съобщения, списъците с кодове, подържани по UN/Edifact процедурите са част от техническите спецификации. Независимо от това на множество други списъци с кодове може да се прави позоваване и могат да бъдат използвани.

Препоръчва се, където това е възможно, да се използват международни стандарти или официално публикувани списъци с кодове. Те може да не покриват изцяло нуждите на страните. В този случай, с цел насърчаване на ефективността, се препоръчва да се отдава предпочитание на списъци с кодове, които се публикуват и поддържат от известни организации и които осигуряват съответствие с други кодиращи системи (например списъци със статистически кодове).

Член 10

Технически спецификации и изисквания

Правните разпоредби са предназначени главно да разрешават материални правни въпроси. В споразумението са предвидени основни правила и принципи относно техническите спецификации, за да се осигури съответното споразумение и препратка към тях.

Техническото приложение е допълнение към правните разпоредби, по които страните трябва да определят всички технически изисквания и спецификации, изисквани за правилния обмен на EDI съобщения.

Макар да не е лесно да се предложи списък с всички елементи, които следва да бъдат взети предвид, тъй като те ще варират в зависимост от нуждите на страните, може да се подчертае, че е необходимо да бъдат предоставени съответните спецификации с оглед на следните точки:

- спецификации, свързани с оперативните изисквания (член 9), включително:

- спецификации, изисквани във връзка със софтуера и софтуера за превод с оглед на EDI обмена,

- комуникационни протоколи и услуги от трети страни,

- UN/Edificat стандарти и препоръки за съобщения, включително списък на съобщенията и техните препратки,

- условни елементи, при необходимост,

- насоки за съставянето на съобщенията,

- насоки за осъществяване,

- ръководства,

- списъците с кодове,

- препратки към документацията,

- версиите и актуализациите. В Техническото приложение страните следва да се споразумеят относно метода, който те ще използват, за да прилагат актуализирани версии на съобщения, правила, насоки и ръководства,

- спецификациите, необходими за обработката и потвърждението на EDI съобщенията,

- спецификациите, свързани със средствата за сигурност относно EDI съобщенията,

- спецификациите, свързани със записа и съхранението,

- сроковете. Сроковете може да са от решаващо значение за EDI, по-специално, когато е комбиниран с други техники като JIT (точно навреме). Някои срокове са включени в Модела за споразумение за EDI, но може да е необходимо те да бъдат уточнени в съответствие с нуждите. Други срокове трябва да бъдат определени от страните,

- процедурите за тестване и проби. Техническите експерти са дали ясно да се разбере, че може да бъде не само полезно, а понякога и необходимо да се извършват тестове, за да се осигури правилната работа на системите и комуникациите. Практиката показва, че такива тестове фактически се провеждат от страните, които започват ползването на EDI, като обикновено това става на два етапа. Първо EDI съобщенията се обменят паралелно с документация на хартиен носител, и второ ако тестът е задоволителен EDI съобщенията се разменят без да са съпроводени от хартиени носители. Възможно е от време на време да е необходимо да се извършват допълнителни тестове, например след като са въведени промени в системата.