Съхранение и опазване на Националния архивен фонд

• 
  Съхранение и опазване на Националния архивен фонд
  

Основните резултати от предоставянето на тази услуга са насочени към гарантиране на наличието и физическата цялост на архивните документи и увеличаване на жизнения цикъл на оригиналите.

През отчетния период държавните архиви извършиха контрол и научно-методическо ръководство по организацията на работата с документите, тяхното опазване и използване в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. По този начин агенцията гарантира запазването на ценните документи от Националния архивен фонд. Като трайна тенденция се отчита намаленият брой на неспазващи изискванията на Закона за НАФ фондообразуватели.

Действащите фондообразуватели на държавните архиви са 9 008 бр. При осъществяване на контролната дейност от страна на държавните архиви за спазване на разпоредбите на Закона за НАФ от държавните и общински институции се прилага утвърдената от председателя на ДАА Процедура за извършване на проверки във фондообразувателите. Извършването на основни, контролни, извънредни и инцидентни проверки е предпоставка за опазване на документите, създадени в държавните и общинските институции, отразяващи основните им дейности, предвид 20-годишния срок на запазване, преди постъпването им на държавно съхранение, регламентиран в чл. 46, ал. 1 от Закона за НАФ.Трябва да се отбележи фактът, че в условията на строги финансови ограничения, прецизиране на разходите и оптимизиране на дейностите, наложени вследствие на намаления бюджет на Агенцията за поредна година, крайно се затруднява провеждането на контролната дейност на държавните архиви. През отчетния период са реализирани общо 1 184 проверки (основни, контролни, извънредни и инцидентни проверки) във фондообразуватели в цялата страна. Проведени са 243 срещи с потенциални фондообразуватели от учрежденски и личен произход. От страна на държавните архиви е оказана експертна методическа помощ при съставяне и актуализиране на 543 номенклатури на делата/списъци на видовете документи на фондообразуватели. Внедрени са 334 номенклатури на делата. За подобряване на организацията на работата с документи в институциите са организирани и проведени различни форми на обучение (курсове, семинари и др.) – общо 371 бр. в 917 фондообразуватели и са издадени 215 сертификата.

През изминалата 2016 г. постъпиха предложения от 11 държавни архива (дирекциите ЦДА и ДВИА, и отделите “Държавен архив” - Велико Търново, Видин, Враца, Габрово, Кърджали, Перник, Пловдив, Русе, Смолян) за определяне на уникални и особено ценни документи. Проведени са 3 заседания на Специализираната комисия за определяне на особено ценните и уникални документи, съхранявани в ДАА. Разгледани са общо 84 документа. От тях утвърдени като особено ценни са 24 и като уникални – 2.

Всички новоутвърдени документи са вписани в административната интернет страница на Агенцията, рубрика Уникални и особено ценни документи, която е обобщен списък с метаданни на особено ценните и уникални документи, съхранявани в ДАА, изготвен по хронология, а така също и в Регистъра на НАФ по партидите на държавните архиви, секция Единични ценни документи. Предстои задължително микрофилмиране на тези документи, които не са заснети, дигитализиране и при констатирана необходимост извършване на консервация и реставрация. В края на отчетната година, общият брой на утвърдените като особено ценни и уникални документи в системата на ДАА е 522 (особено ценни – 457, уникални – 65).

• 
  Реставрация, консервация и микрофилмиране на архивни документи
  

Продължи работата по реставрацията и дезинфекцията на колекцията еврейски книги, съхранявани в ЦДА. В централната лаборатория беше извършвана спешна извънпланова реставрация на архивни документи за микрофилмиране, дигитализация и заявки на потребители. Трябва да се отбележи, че документите от І-ва, ІІ-ра и ІІІ-та категория на увреденост, особено тези от І-ва категория често са голямоформатни, в много тежко състояние, в много случаи изискващи направата на корици.

И през 2016 г. основният проблем при реставрацията на архивни документи продължава да бъде недостатъчната кадрова осигуреност и подготовката на служителите. Броят на служителите, извършващи реставрация извън дирекция ДРКМ е крайно ограничен. През по-голямата част от годината ателието в РДА-Пловдив нямаше специалист по реставрация.

Поради недостиг на финансови средства за командировки, служителите от централната лаборатория при дирекция ДРКМ не могат да проведат обучения на специалистите по реставрация в шестте ателиета и не могат да осъществяват пълноценно необходимата методическа помощ и контрол по тяхната дейност.

Централната лабораторията по реставрация и консервация извършва и висококачествени реставрационни услуги по външни поръчки, съгласно ценоразписа на услугите, предоставяни от Държавна агенция „Архиви”, съгласно чл. 28, ал. 2, т. 2 от ЗНАФ (обн. ДВ, бр. 8 от 27 януари 2012 г., изм. ДВ, бр. 52 от 2015 г. в сила от 11 август 2015 г.). През 2016 г. бяха реставрирани 771 листа по външна поръчка на Министерство на външните работи.

Една от основните, законово регламентирани дейности на ДАА в областта на опазването на архивните документи е попълването на застрахователен фонд с микрофилмови копия на архивни документи. В ДАА застрахователно микрофилмиране се извършва единствено във фотолабораторията при дирекция ДРКМ. През 2016 г. във фотолабораторията бяха изготвени 153 640 кадъра негатив за застрахователния фонд на ДАА при годишен план – 150 000 кадъра. Изготвените кадри са от архивни документи, съхранявани в ЦДА и отделите „Държавен архив” – София, Бургас, Сливен, Русе, Ловеч и Габрово.

Също както и при дигиталните обекти, броят изготвени кадри микрофилм през 2016 г. е значително по-голям от съответния брой през предишните две години. За сравнение, през а 2015 г. бяха изготвени 130 000 кадъра негатив.

Фотолабораторията извършва и висококачествени услуги по външни поръчки за микрофилмиране на документи, съгласно ценоразписа на услугите, предоставяни от ДАА, съгласно чл. 28, ал. 2, т. 2 от ЗНАФ (обн. ДВ, бр. 8 от 27 януари 2012 г., изм. ДВ, бр. 52 от 2015 г. в сила от 11 август 2015 г.). Основни заявители на тази услуга са структури на съдебната власт. През годината бяха изготвени 29 415 кадъра микрофилм негатив по външни платени поръчки за Районните съдилища в София и Лом. Също така по платена външна поръчка бяха изготвени и 1652 кадъра микрофилм – позитив.

• 
  Издирване и комплектуване на архивни документи, обект на Националния архивен фонд
  

Общата фондова наличност, която държавните архиви отчитат към 31.12.2016 г. възлиза на 65 380 фонда, 27 692 частични постъпления, 37 516 спомена, с общ обем 81 840,95 линейни метра и 7 276 580 – архивни единици. Отчетните данни са отразени като резултат от комплектуваните през 2016 г. ценни архивни документи (учрежденски и лични фондове, ЧП и спомени), отнасяне на ЧП към архивни фондове и колекции, коригиране на установени при работа с документите неточности в номерация на архивни единици, пресъставяне на инвентарни описи, технически грешки, паспортизация и др.

Източници за попълване на НАФ са документите на държавните и общинските институции, политическипартии, юридически лица с нестопанска цел, търговски дружества,документи от личен произход, документи и копия на документи забългарската история от чуждестранни архиви. През отчетния период НАФ е обогатен с общо 828 учрежденски и лични фондове, спомени, частични постъпления и постъпления от чуждестранни архиви. Комплектувани са 441 учрежденски фондове по (държавни и общински институции) и Списък № 2 (политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества), като101 са на фондообразуватели, които досега не са имали регистрирани фондове в държавните архиви. Новите фондове от личен произход са 61 от общо отчетените през 2016 г. – 131 бр. Приети на държавно съхранение са и 27 спомена, 225 частични постъпления и 4 постъпленияотчуждестранни архиви. В резултат на извършените комплектувания и научно-техническа обработка са оформени 26 100 архивни единици.

• 
  Обслужване на потребители
  

За попълване на фондовата наличност в ИСДА към 31.12.2016 г. са въведени данни за 53 216 спомени и частични постъпления, от които през отчетния период са въведени 5 392. Остават за въвеждане данни за 12 634 спомени и частични постъпления.

През отчетния период са подадени общо 40 заявления за включване в Регистъра на НАФ (НЕРА), от които 25 музея, 9 библиотеки, 2 читалища, 3 художествени галерии и Институт за изследване на изкуствата – филиал на Научния архив – БАН). Всички заявления са въведени от служители на Главна дирекция „Архивна политика” в НЕРА и са открити съответните партиди. От подалите заявления само 14 са направили вписвания в регистъра за притежаваните и/или съхраняваните от тях ценни документи, а именно: Национален исторически музей, Регионален исторически музей – Добрич, Исторически музей – Полски Тръмбеш, Исторически музей – Балчик, Исторически музей – гр. Оряхово, Етнографски музей на открито „Етър” – Габрово, Музей „Дом на хумора и сатирата” – Габрово, Къща музей “Иван Вазов” – Сопот, Регионална народна библиотека „Иван Вазов” – Пловдив, Регионална библиотека „Христо Смирненски” – Плевен, Регионална библиотека „Дора Габе” – Добрич, Народно читалище „П. К. Яворов – 1920” – София, Художествена галерия – Казанлък и Институт за изследване на изкуствата – филиал на Научния архив – БАН.

В определения срок бяха извършвани актуализации на вписаните данни в НЕРА от държавните архиви.

Главна дирекция „Архивна политика” оказва методическа помощ на субектите по чл. 7 от Наредбата за условията и реда за водене на Регистъра на НАФ при въвеждане на необходимите данни, както и последващ контрол. Изготвено и изпратено бе писмо до Министерството на културата като контролен и методически орган на библиотеките, музеите и читалищата в България, за оказване на съдействие за вписване и попълване на данни в НЕРА. Изпратени са и писма до 41 читалища в страната.

През 2016 г. общият брой на потребителите на архивна информация е 137 005. През отчетния период броят на потребителите, посетили читалните на държавните архиви, е 5 158 бр., а на тези в сайтове на ДАА (административен и тематични от платформата “Архивите говорят”) е – 131 847 бр. Чуждите граждани, ползвали документи от българските държавни архивите, са 95. Намаляването на броя на читателите се обяснява с липсата през последните години на кампании от страна на архивната система за представяне на нови масиви от документи, засягащи интересите на големи групи от обществото, подобно на реституционните процеси, както и на възможността за онлайн достъп до документи чрез тематичните сайтове. Издадените читателски карти са 995, от тях с намаление 681, представляващо 68% от общия брой.

Важен показател за архивната система е броят на посещенията в читалните. През 2016 г. броят на посещенията на потребители на архивна информация е 231 777, от които 14 513 са посещенията в читалните на държавните архиви и 217 264 - в сайтовете на ДАА (административен и тематични от платформата “Архивите говорят”)
През отчетния период броят на посетителите и посещенията на сайтове е както следва:

Сайтове	Посетители (бр.)	Посещения (бр.)
Административен сайт	59 908	111 126
Тематични дигитални корекции в платформата “Архивите говорят”
Протоколи и решения на Политбюро на БКП (1944–1989)	8 343	13 738
Загинали военнослужещи в Балканските войни (1912–1913)	21 489	28 228
Еврейската общност в България”	2607	3703
Полицейски досиета на известни личности от периода преди 1944 г.”	6 708	8 225
Фотоархив	4 458	10 982
“Народният съд”	6 656	9 095
“Войните на България (1878-1945 г.)”	21 306	31 377
АртАрхив.bg	372	790
Общо за платформата “Архивите говорят”	71 939	106 138
Общо административен сайт и платформата “Архивите говорят”	131 847	217 264

Извършените справки през отчетния период възлизат на 12 644. Интензивността на използването, измерена по този показател, бележи понижаване спрямо предходната година с 3 603. Въпреки това, забележимо нарастване е регистрирано единствено в ОДА-София. Що се отнася до структурата на извършените справки, можем да отчетем, че по имуществени въпроси те са 931, по изследователски теми – 964 и по други въпроси – 10 749. В сравнение с миналата година справките по изследователски теми и имуществени въпроси са се увеличили почти еднакво (съответно със 113 и със 133), а тези – по други въпроси съществено са намалели (с 3 849).

Променлив е показателят на справките по кореспондентски път – докато през 2015 г. техният брой е бил 15 478, то през настоящия период е намалял с 3 922.

Високи се задържат показателите за издаваните от ДВИА удостоверения за трудов стаж, за наборна военна служба, за ветерани от войните и други – общо 12 996 бр., въпреки тяхното намаляване с 2 319 спрямо 2015 г. Тази важна за ДВИА задача, свързана със социалния статус на гражданите, ангажира сериозен човешки и времеви ресурс за техническа обработка на удостоверенията (набор, отпечатване, проверка, корекция, подписване, подпечатване). Освен това, работата по експедицията на готовите удостоверения е трудоемка, кадрово необезпечена и налага ежедневно пренасочване на служители, което допълнително затруднява изпълнението на планираните задачи.

Значителен е броят (13 297) на извършените консултации и справки по телефона, на място и по е-поща за установяване местонахождението на документи, удостоверяващи осигурителен стаж и доход. Държавните архиви не са задължени да поддържат и предоставят актуална информация за тези документи, тъй като те не са съставна част на НАФ и не са от компетенциите на архивите. Това създава съществени проблеми при обслужването на гражданите, отнема много време на служителите от държавните архиви, а същевременно този вид консултации и справки не може да се заплаща по действащите Цени на услугите, предоставяни от ДАА.

Във връзка с реализирането в Агенцията на проект по ОПАК за подобряване на качеството и разширяване на достъпа за потребители на архивна информация (администрация, физически и юридически лица), са внедрени през 2015 г. и функционират от 2016 г. електронни специализирани услуги. Те обхващат всички услуги, свързани с използването на архивните документи, съхранявани в държавните архиви, като в разработения модул е включено и поддържане на система на онлайн заплащане. През отчетния период общият брой на приетите по електронен път и обработени заявления в ДАА е 60, като по-голяма част от тях се отнасят до услугите, предлагани от ДВИА. Възможността за онлайн заплащане се предоставя за първи път от архивната система и е необходимо повече време за нейното популяризиране, което обяснява факта, че тя не е била използвана през 2016 г.

Друг съществен и традиционно отчитан индикатор за динамиката на търсенето на архивна информация е количеството на използваните архивни единици, който показател също варира разнопосочно през отчетните периоди и в конкретните архиви. Общият им брой е 167 834 и в сравнение със същия период на миналата година е намалял с 28 070 а.е. Не е малък и броят на използваните архивни единици (89 260) от служителите в архивите при изпълнение на информационни справки, проучвания и работа в ИСДА, който представлява 53% от общия брой.

И през тази отчетна година незначителен остана относителният дял на архивните единици, използвани на микрофилм/микрофиш – само 4,5%. Единствено ЦДА, ДВИА и ОДА-София отчитат използване на архивни единици на такъв носител. Причините са ежегодно изтъквани – недостатъчен брой и незадоволително техническо състояние на апаратите за четене на микрофилми или липса на такива, лошо качество на микрофилмите, нежелание на потребителите да ги използват.

Изготвените и предоставените на читатели копия на документи възлизат на 207 579, което е с 45 531 по-малко от 2015 г. По заявка и срещу заплащане по утвърдените от Министерски съвет Тарифа на таксите и Цени на услугите са изготвени следните видове копия: заверените копия – 10 166 бр., незаверените копия – 123 093 бр., дигиталните копия – 20 983 бр. От потребители на архивна информация с тяхна лична техника, без заплащане, са заснетите 53 337 дигитални образа, които не са с необходимото качество и не отговарят на изискванията на архивната система за дигитални копия, така че увеличението им не допринася за последващо им използване.

За състоянието и качеството на административното и специализираното обслужване в държавните архиви се извършва проучване на мнението на читателите чрез попълване на анкетни карти. Изготвя се обобщена информация на базата на тези карти, както и за постъпилите мнения чрез другите канали за комуникация.

През 2016 г. в кутиите за мнения и коментари и в тетрадките – дневници за мнения и препоръки в читалните са постъпили 105 бр. похвали от потребителите.

През отчетния период са попълнени 675 анкетни карти (за сравнение през 2014 г. техният брой е бил 899, а през 2015 г. – 821 бр.). Най – голям брой анкетни карти отново през 2016 г. са отчетени в РДА – Монтана (174 бр.), като през 2015 г. техният брой е бил 219. Най – малък брой анкетни карти са попълнени в ДВИА – 6 бр. и в РДА – София – 52.

Заявените архивни документи и копия се изпълняват в срок според 641 потребители, като има само един отрицателен отговор (през 2015 г. са получени 795 положителни отговора и нито един отрицателен) и читателите са удовлетворени от обслужването 628 положителни и нито един отрицателен отговор (през 2015 г. има 686 положителни мнения и 1 отрицателен). Няма положителен отговор на въпроса за ускоряване по нерегламентиран начин изпълнението на административната процедура. Анкетните карти са попълнени от 351 жени (съответно през 2014 г. техният брой е бил 414, през 2015 г. - 383) и 321 мъже (през 2014 г. - 380, през 2015 г. - 437), като с висше, полувисше образование са 388 (през 2014 г. – 481, през 2015 г. - 449), а със средно – 218 (през 2014 г. – 280, през 2015 г. - 271). Преобладават читателите на възраст между 41-60 години – 286 (през 2014 г. - 302, през 2015 г. - 342), предимно работещи – 359 (през 2014 г. – 380, през 2015 г. - 440) и пенсионери – 180 (през 2014 г. – 211, през 2015 г. - 201).

През отчетния период в ДАА са регистрирани пет жалби, по които са предприети своевременно необходимите администратвни действия.

• 
  Популяризиране на националното документално богатство
  

През отчетния период със съдействието на Националния комитет за отбелязване на 100-годишнината от Първата световна война и участието на България в нея (2014–2018 г.) излязоха от печат и два документални сборника – „Освобождаване на българи от Вардарска Македония, военнопленници от бившата югославска армия през Втората световна война“, съвместно издание на дирекция „ДВИА“ и Института за исторически изследвания към БАН и “Българите и голямата война”, подготвен от Института за исторически изследвания към БАН и ДАА.

Продължава работата по сборник с документи от архива на Александър Екзарх, както и подготовката на документален сборник за Йордан Йовков (съвместно с Къщата-музей Йордан Йовков – гр. Добрич).

Въпреки отбелязания напредък, липсата на финансови ресурси за издателска дейност и през 2016 г. затруднява работата на държавните архиви, а изпълнението на планираните издания и издателски проекти е зависимо изцяло от външни фактори.

Продължи работата и по приоритетната задача в областта на издателската дейност – издаване на архивните справочници в поредицата „Архивни справочници“ и на административния сайт на Агенцията. Работено е по 8 пътеводители по архивните фондове на архивите и 3 са публикувани на административния сайт на ДАА.

Основен приоритет в информационната и популяризаторската дейност и през 2016 г. е активното присъствие в интернет пространството. През отчетния период беше разработено техническо задание и административната страница на агенцията е реконструирана. Обновена е визията и са оптимизирани функционалности. Преструктурирано и е обновено частично съдържанието на страницата. Създадена е нова рубрика “Дарители”.

В началото на година е актуализирана информацията за фондовата наличност на архивите, списъците на фондовете и на фондообразувателите на административната интернет страница.

По повод Гергьовден – Денят на храбростта и Българската армия, Агенцията предостави публичен интернет достъп до две нови тематични страници, посветени на 130 години от Сръбско-българската война и 100 години от влизането на България в Първата световна война, които са допълнение към дигиталната колекция „Войните на България“. През отчетния период започна и работата по разширяване съдържанието на колекцията за войните и с документи по темата за Балканската война.

Към сайта “Народният съд 1944–1945 г.” стартира колекцията документи за ІІІ състав. Работено е и по допълването на сайта ФотоАрхив.bg с нови снимки.

През м. октомври интернет платформа „Архивите говорят” се обогати с още един нов сайт - „Изобразително изкуство“ (АртАрхив.bg).

През годината бяха организирани традиционните пресконференции на ДАА: за 9 юни – Мeждународния ден на архивите; за 10 октомври – професионалния празник на българските архивисти и 65 годишнината от създаването на държавните архиви.

През 2016 г. са реализирани 9 изложби, следствие от партниране и осигуряване на финансиране от други институции и организации. Липсата на финансиране, което е тенденция през последните години се отразява крайно негативно за тази най-често използвана и популярна форма.

Една от дейностите за реализиране на стратегическата цел за ефективно популяризиране на НАФ е стимулиране използването на архивни документи в образованието. През 2016 г. ДАА се присъедини към проекта „Смарт класна стая” на Джуниър Ачийвмънт България и Самсунг България, като предостави дигитални копия на документи за онагледяване на учебното съдържание по история.

ДАА продължава с добрите си контакти по линия на многостранно и двустранно сътрудничество с архивните институции и организации в чужбина. През 2016 г. са реализирани 7 участия в: редовните шестмесечни срещи на Групата на европейските архиви и Европейският борд на националните архивисти в Хага, Кралство Нидерландия и в Братислава, Словакия; среща с колеги от Норвежкия национален архив за представяне на проекта на ДАА „Експресионизмът – вечният танц на живота“; официалната българска делегация, водена от президента на Република България Росен Плевнелиев, за среща с папа Франциск по повод 24 май – Денят на славянската писменост; честването на 65-годишнината на македонските архиви и в създаването на Професионална асоциация на архивите от Югоизточна Европа; Втората годишна среща на ръководителите на архивните институции от славянските страни, проведена в Дубровник, Република Хърватска; 18-та годишна среща на ИКАРУС в Будапеща, Унгария. В началото на годината бяха организирани посещения на делегации от националните архивни институции на Черна гора и Косово. По линия на двустранното сътрудничество в областта на популяризирането на архивни документи, представители на агенцията посетиха Виена, Австрия.

Отговорността е на председателя на Държавна агенция „Архиви”