Отчитане на финансовите средства в предприятието 2009 Съдържание Увод

Операциите, свързани с дейността на предприятието трябва да са документално обосновани от първичните и вторични счетоводни документи. Въз основа на тях се извършват съответните записвания в посока увеличение или намаление на едно или повече финансови средства.

В зависимост от движението на паричните потоци, документите могат да се класифицират като приходни и разходни. Приходните са тези, които отразяват движението на финансовите средства в посока на увеличение за съответната група (подгрупа). Разходните, от своя страна, отразяват движенията в посока намаление на отделните финансови средства.

Освен разплащанията с доставчиците и клиентите, предприятието може да извършва прехвърляния между контролираните от него парични средства и парични наличности. В този случай се съставят документи отразяващи както намалението, така и увеличението на засегнатите от стопанската операция финансови средства.

Във връзка с отчитането на финансовите средства се съставят документи, които трябва да отразяват достоверно протеклата стопанска операция, като упоменават и важни за отчетността реквизити, характерни за всеки документ. При попълването на документите предприятието следва да разработи своя система относно видовете, съдържанието и начина на оформяне на документите. В Закона за счетоводството¹⁵ е поставен принципът за „предимство на съдържанието пред формата"¹⁶. „Изискването за съдържание на реквизитите е важно, но най-важното е дали записването в тях е вярно"¹⁷.

Документите могат да се класифицират, според това кои парични потоци отразяват: документи, отчитащи входящите парични потоци и документи, отчитащи изходящите парични потоци.

Друга класификация, която може да се направи е с оглед на кои финансови средства са засегнати от протеклата стопанска операция. Те могат да бъдат: отразяващи движение в касите на предприятието и отразяващи движение по различните сметки на предприятието.

В теорията и практиката са познати и движения на финансови средства, които са следствие на прехвърлянето на парични наличности в парични еквиваленти и обратно. Тези движения се документират както с приходните документи за групата на увеличените финансови средства, така и с разходните документи за групата на финансовите средства, която се намалява.

За целите на направеното проучване документите, отразяващи движенията на финансовите средства се подразделят според признака дали са приходни или разходни, кой вид финансово средство отразяват и в какво е изискването за изготвянето на документи, отразяващи движения на валутни средства.

При касовите документи, отразяващи постъпленията и изписванията на левова или валутна парична единица, се наблюдава сходство в реквизитите и изискванията за съставяне на съответните документи. При постъпването на средства в касата на предприятието се съставят приходни касови ордери. В зависимост от това в коя каса постъпват паричните наличности се съставят „Приходен касов ордер в лева" и/или „Приходен касов ордер във валута".

Приходния касов ордер в лева (виж приложение №1) съдържа реквизити относно: име на организацията, която издава документа и БУЛСТАТ; име на организацията, която внася средствата; № и дата на приходния ордер; целта, за която са получени средствата; сумата, попълнена цифром и словом; подписи на отговорните за операцията лица - касиер, вносител и гл.счетоводител; разписка, която съдържа информацията от самия ордер и остава във внасящия парични средства в касата на предприятието; поле за посочване на контировката – номер на операция и счетоводно записване.

Разлика в реквизитите между приходния касов ордер в лева и приходния касов ордер във валута съществува само по отношение на сумата, която се внася в касата на предприятието. Тъй като това е чуждестранна валута, за нуждите на счетоводството трябва предварително да се установи банковия курс на внесената в касата валута. В приходния касов ордер във валута следва да се опише получената валута по вид и да се посочи нейният шифър. Вписва се курсът, по който тя се приравнява към левовата й равностойност, която се описва цифром и словом (виж приложение № 2).

Документално се обосновават и операциите, протекли в предприятието при, които засягат разхода на финансовите средства, съхранявани в неговите каси. При отчитане на изразходвана сума от касата в лева (виж приложение № 3), се съставя разходен касов ордер в лева. Реквизитите на документа, които са от съществено значение за протеклата стопанска операция са: име и БУЛСТАТ на организацията, издала ордера; номер и дата на документа; име и данни за получателя на сумата; с каква цел е броена сумата; сумата цифром и словом; подписи на лицата, отговорни за стопанската операция (съставител, гл. счетоводител, ръководител, касиер, получил сумата); поле за поместване на контировката - № и дата на счетоводното записване

При организацията на документооборота в Мебелна къща „Ярд” ООД се наблюдава създадената практика авансите на подотчетните лица да се отчитат чрез многоредови разходни касови ордери, както в лева, така и във валута. Тази форма на документа улеснява счетоводната му обработка и е възможно да се проследи кореспонденцията между отделните сметки.

При документалното обосноваване на операции, протекли във връзка с намаляването на паричните наличности във валута, намиращи се в касата на предприятието се съставя разходен касов ордер във валута (виж приложение № 4). Реквизитите при него са аналогични на тези за разходния касов ордер в лева. Съществена разлика между двата документа е необходимостта в разходния касов ордер във валута да се упомене вида, шифъра, размера, курса и левовата равностойност (цифром и словом) на изтеглената от касата валута.

За отчитане на движението на паричните средства в касата на предприятието се води счетоводен регистър Касова книга. В него се описват всички касови ордери (приходни и разходни). Касовата книга се води ежедневно и се приключа в края на всеки ден, а салдото по нея е равно на наличността, намираща се в касата на предприятието.

В своята дейност предприятието използва финансови средства както от касите си в лева и валута, така и от откритите на негово име различни видове банкови сметки.

Паричните потоци отразяващи постъплението на финансови средства по сметките на предприятието се документират чрез: Искане за откриване на банкова сметка (виж приложение № 5); Вносна бележка (виж приложение № 6).

С изготвянето на документа Искане за откриване на банкова сметка и неговото представяне пред обслужващата банка, предприятието открива банкова сметка за съхранение на финансови средства както в лева, така и във валута. Този формуляр се попълва при откриването на различни видове банкови сметки - посочва се техния вид и валутата, в която се открита съответната сметка. Този документ се представя толкова пъти, колкото предприятието желае да открива нови сметки в различни банкови институции.¹⁸

Вносната бележка документално удостоверява внасянето на суми по сметките на предприятието. За целта се упоменава името на вносителя, титуляра и сметката, по която се прави вноската, основание за превода, дата на документа и подпис на вносителя. Този документ се използва за внасяне на суми както в лева, така и във валута по сметките на предприятието, като се посочва вида на внесената валута и нейната стойност цифром и словом. Документът се използва и при уреждане на задължения към доставчици чрез внасяне на дължимите суми на касата на банковата институция и последващото им превеждане по разплащателните сметки на доставчиците.

Движенията в посока на намаление на финансовите средства се документират чрез: Искане за закриване на банкова сметка (виж приложение № 7); Нареждане разписка (виж приложение № 8); Преводно нареждане за директен дебит (виж приложение № 9); Преводно нареждане за кредитен превод (виж приложение № 10); Преводно нареждане/вносна бележка за плащане от/към бюджета (виж приложение № 11).

Искането за закриване на банкова сметка е документ, чрез който предприятието може да прекрати обслужването на вече открита банкова сметка. В него се посочва IBAN номера на съществуващата банкова сметка и валутата, в която тя е открита. При положително салдо на финансови средства по сметката, при нейното закриване титулярът следва да посочи дали средствата ще бъдат прехвърлени по друга банкова сметка или ще се изтеглят в брой.

Чрез документа Нареждане разписка предприятието документира протекли стопански процеси, свързани с касовото изтегляне на финансови средства от банковите си сметки. В него се упоменава името на наредителя, IBAN номера на банковата сметка, от която ще бъдат изтеглени паричните средства, видът на валутата и нейната сума (цифром и словом), имената и данните на лицето, упълномощено да получи сумата, подпис на наредителя и дата на документа.

Според признака „инициатор на плащането” документите за движение между банковите сметки на платеца и получателя са два вида: преводно нареждане за директен дебит и преводно нареждане за кредитен превод. При употребата на първия документ „Преводно нареждане за директен дебит" инициативата е у продавача. Той издава този документ към банката (която въз основа на писмена договорка за това дали такова плащане ще се осъществи, в чия полза и в какъв размер може да бъде направения превод) да извърши прехвърлянето на финансовите средства по сметка на получателя (продавача). В документа се посочва името на платеца и банковата му сметка, името и банковата сметка на получателя и основанието за превода.

Документ, отразяващ намалението на финансови средства по сметките на предприятието и разплащането с доставчици, е преводното нареждане за кредитен превод. Тук инициативата за плащане е от страна на купувача, който нарежда превода. В документа се посочват данните за лицето, което получава финансовите средства (име; IBAN номер на банковата сметка, по която се превежда сумата, вида и сумата на превежданата валута, основанието за направения превод) и данни за наредителя (име, IBAN номер на банковата сметка, от която се превежда сумата, подпис на наредителя и дата на съставяне на документа). Този документ намира приложение в случаи на разплащане с доставчиците на стоки и услуги. За разлика от вносната бележка, която също може да отразява разплащанията с контрагентите, преводното нареждане за кредитен превод отразява движението между две банкови сметки - на платеца и на получателя. При вносната бележка финансовите средства се прехвърлят от касите на предприятието-платец по сметките на предприятието-получател. Документът Преводно нареждане за кредитен превод се използва от предприятията и за прехвърляне на финансови средства от една банкова сметка по друга банкова сметка.

При прехвърляне на средства от сметка в лева по сметка във валута и обратно, предприятията попълват и документ за „Покупко- продажба на валута" (виж приложение № 12). В него се упоменава закупената или продадена чуждестранна валута - цифром и словом, банковата сметка, от която ще се изтегли продадената валута (национална или чуждестранна) и сметката по която ще се преведе закупената валута (национална и чуждестранна).

За уреждане на задълженията на предприятието към бюджетните институции се използва „Преводно нареждане/вносна бележка за плащане от/към бюджета". Този документ служи за превод на парични средства по сметките на НАП и НОИ. Документът съдържа реквизити за името на получателя и IBAN номера на банковата му сметка, вида и размера на преведената сума (цифром и словом), основанието за превода, и данни за наредителя на плащането. Характерно за документа е, че отразеното в него плащане може да се извърши както чрез изтегляне на сумите от сметката на платеца, така и те да бъдат внесени от него на каса на банката. Същността на документа обобщава плащанията, осъществени чрез вносна бележка и нареждане разписка за кредитен превод.

В практиката на дружество „Ярд” гореизброените документи са най-често срещани. С оглед документалното оформяне на протеклите стопански процеси предприятията могат да използват и други документи, които да удостоверяват прехвърлянето на финансови средства от един вид парични наличности в друг - издаване на чекове, запис на заповед, менителница и др.

Реквизитите на менителницата са: наименованието "менителница" в текста на документа на езика, на който е написан; безусловно нареждане да се плати определена сума; името на лицето, което трябва да плати (платец); падеж; място на плащане; името на лицето, на което или на заповедта на което трябва да се плати (поемател); дата и място на издаването; подпис на издателя. Менителница, която не съдържа всички реквизити, според Търговския закон, не е менителница¹⁹. Изключение се прави, когато: не е посочена датата на падежа — приема се датата на предявяване; не е посочено мястото на плащане - адреса, който е посочен до името на платеца, който се приема и за местожителство на платеца; не е посочено място на издаване - приема се мястото, посочено до името на издателя.

Записът на заповед има следното съдържание: наименованието "запис на заповед" в текста на документа на езика, на който е написан; безусловно обещание да се плати определена сума пари; падеж; място на плащането; името на лицето, на което или на заповедта на което трябва да се плати; дата и място на издаването; подпис на издателя. И тук при непълнота на съдържанието на документа «Запис на заповед» се допускат отклоненията посочени в ТЗ²⁰ , чл. 536. В случай, че документът съдържа други пропуски, освен посочените в закона, той не се счита за «Запис на заповед».

В ТЗ са посочени и реквизитите, които трябва да съдържа чекът²¹, а именно: наименованието "чек" в текста на документа на езика, на който е написан; безусловно нареждане да се плати определена парична сума; името на лицето, което трябва да плати (платеца); дата и място на издаването; място на плащането; подпис на издателя. При условие, че даден реквизит не е посочен в закона се упоменават случаите, когато чекът се счита за такъв - чл. 540 от ТЗ.

При движенията на финансовите средства трябва да се следят ефектите, който са отразени в документа, за да се състави правилна счетоводна статия за засегнатите финансови средства.

При счетоводното отчитане на финансовите средства е необходимо предприятието да съблюдава характеристиките на счетоводните сметки с цел избягване на грешки по отношение на вида на използваните сметки. Трябва да се познават и счетоводните статии, които се съставят при настъпването на определено икономическо събитие. Затова е важно да се разграничат счетоводните статии по начин, които ще намали риска от допускане на технически грешки при записване на счетоводната кореспонденция на сметките - сметката следва да се дебитира (напр. при постъпване на суми по разплащателната сметка от клиент), а в счетоводните документи операцията е отразена чрез кредитиране на сметката.

Според документалната обоснованост на протеклите стопански процеси, те могат да се разделят на два основни вида: отчитане на финансовите средства в левове и във валута. Тази класификация е сходна с разделението на финансови средства според това в каква парична единица се отчитат. Това се налага от обстоятелството за отчитане на особеностите, свързани с финансовите средства във валута и необходимостта от счетоводно отразяване в случай на промяна във валутните курсове.

Проучването на приложимостта на счетоводните записвания при отчитането на финансовите средства на Мебелна къща „Ярд” ООД – Велико Търново се извършва първо в теоретичен аспект, а след това – в практически.

• 
  Получени парични средства от съдружници при учредяване на предприятието:
  

• 
  Движение на парични средства между касата и разплащателната сметка на предприятието, постъпления – съгласно нареждане-разписка и приходен касов ордер:
  

• 
  Инкасирани вземания от клиенти и дебитори:
  

• 
  Получени суми от продажба на стоково-материални запаси, услуги, дълготрайни активи, наеми от експлоатационен лизинг:
  

• 
  Възстановени суми от аванси на подотчетни лица:
  

• 
  Получени суми от начислени в полза на предприятието дивиденти:
  

• 
  Получени суми от начетени материално отговорни лица, присъдени вземания и вземания по рекламации:
  

• 
  Получени извънредни приходи:
  

• 
  Получени финансови приходи:
  

• 
  Получени застрахователни обезщетения:
  

• 
  Получени обезщетения за сметка на НОИ:
  

• 
  Получени краткосрочни и дългосрочни банкови заеми:
  

• 
  Получени суми от бюджета:
  

• 
  Откриване на акредитиви:
  

• 
  За възстановяване на неизползван акредитив:
  

• 
  Откриване на депозити – предоставяне на парични средства по депозитни сметки:
  

• 
  Изплащане на суми на доставчици за доставени активи от средствата по депозитните сметки:
  

• 
  При издаване на разплащателни чекове:
  

• 
  За отчитане на постъпилите парични средства по особени, набирателни и други видове сметки в банки:
  

• 
  Изплащане на задължения към доставчици, бюджета, осигурителни и застрахователни предприятия и други кредитори:
  

• 
  Изплатени суми за закупуване на стоки:
  

• 
  Осъществено плащане на оказани услуги, платени такси, закупени материали (които са отчетени веднага като разход) и дълготрайни активи (чиято покупна стойност е под минималната, необходима за признаването им в групата на дълготрайните активи):
  

• 
  Предоставяне на аванси на подотчетни лица въз основа на заповед на ръководителя на предприятието или на друг разпоредителен документ:
  

• 
  Предоставяне на суми на други кредитори на предприятието в лева:
  

• 
  Извършени извънредни разходи:
  

• 
  Направени застраховки в лева:
  

• 
  Погасяване на получени банкови заеми:
  

• 
  Направени финансови разходи, свързани с дейността на предприятието:
  

• 
  Изплащане на задължения към персонала от касата на предприятието:
  

• 
  Изплатени в брой разходи по заведени съдебни дела:
  

• 
  Изплащане на лихви за ползвани заеми:
  

• 
  При закупуване на краткосрочни финансови активи:
  

• 
  При придобиване на дългосрочни финансови активи:
  

Посочените операции са едни от най-често срещаните в дейността на предприятията. Те не изчерпват многообразието от операции, които водят до постъпленията на финансови средства в левове.

1. 
   При учредяване на предприятието съдружниците внасят по новооткритата сметка в лева - 25000 лв. и 5000 в касата в лева.
   
2. 
   На 12.01.200х година, предприятието превежда от банковата си сметка в лева 3500 лв. служебен аванс на подотчетното лице Стефан Илиев. Служебният аванс лицето е получило същия ден и от касата на предприятието в размер на 150 лв. Предоставените средства служат за закупуване на стоки и материали за дейността на дружеството, както и за покриване на разходи, свързани с командировката на подотчетното лице. В случай, че служебният аванс не е използван в пълен размер лицето следва да върне остатъка в касата.
   
3. 
   На 18.02.200х след осъществена продажба на стоки предприятието регистрира постъпления в касата си от 360 лв., същият клиент е извършил покупка на стоки, която следва да заплати по безкасов начин за 1400,00 лв.
   
4. 
   На 21.03.200х настъпва падеж на задължения на предприятието към различни доставчици. Предприятието осъществява превод към един от тях чрез банковата си сметка в размер на 4500,00 лв. За покриване на другото задължение предприятието внася в касата на доставчика дължимата сума от 420 лв.
   
5. 
   На 02.03.200х поради недостатъчно средства по своята банкова сметка предприятието получава финансова помощ от друго предприятие в размер на 18 000 лв.
   
6. 
   На 05.03.200х година предприятието следва да уреди своите задължения към НОИ за 1296 лв., към НАП както следва: за внасяне да дължимо ДДС по СДДС 48 лв., за представителен данък 21 л. и за ЗДДФЛ по трудови отношения 248 лв. За просрочване на задълженията предприятието дължи лихва в размер на 154 лв. Плащанията са осъществени чрез банкови преводи. Предприятието изплаща и дължимите заплати на служителите си за месеца - 12600,00 лв.
   

7. 
   На 15.03.200х дружеството осъществява доставка на стоки на свой контрагент. Стоката е предварително застрахована за 1000 лв.
   
8. 
   На 18.04.200х предприятието възстановява предоставените финансови средства на 29.11.200х. Същия ден са преведени и дължими суми по сключени граждански договори за 1360 лв.
   
9. 
   На 20.05.200х предприятието закупува два броя машини за товаро-разтоварни работи, извършвани в склада на предприятието. Едната машина на стойност 1500,00 лв. а другата е за 2500,00 лв. За превоза на машините ползва нает външен транспорт и заплаща на превозвача 120,00 лв. Дължимите суми към доставчика на машините са предварително заплатени въз основа на проформа фактура от сметката на предприятието. За превозвача плащането е извършено чрез средства от касовата наличност.