ОТЧИТАНЕ НА РАЗХОДИТЕ И ПРИХОДИТЕ, СВЪРЗАНИ С ОСНОВНИТЕ ТУРИСТИЧЕСКИ УСЛУГИ

ОТЧИТАНЕ НА РАЗХОДИТЕ И ПРИХОДИТЕ, СВЪРЗАНИ С ОСНОВНИТЕ ТУРИСТИЧЕСКИ УСЛУГИ

1. Отчитане на разходите и приходите в хотелиерската дейност

Поради специфичния характер на осъществяваната стопанска дейност, отчетността в туристическите предприятия има предимно оперативен характер. Посредством оперативната отчетност се осигурява максимална заетост на легловата база и ефективно използване ресурсите на туристическото предприятие. Оперативната отчетност има предупредителен, уведомителен и организационен характер и дава възможност за осъществяване на оперативен контрол върху дейността на предприятието. Тя се реализира посредством изготвяне на оперативни отчети от персонала на предприятието в процеса на изпълняване на неговите основни функции. Необходимостта от използване на оперативната отчетност е породено от следните причини:

а) осигуряване на непрекъснат процес на обслужване на българските и чуждестранни туристи;

б) ежедневна промяна в заетостта на легловата база;

в) необходимостта от осигуряване на непрекъснат процес на работа на съоръженията на хотела с оглед осигуряване на приятното пребиваване на туристите;

г) необходимостта, наред с основните, на туристите да се предлагат и редица допълнителни услуги като екскурзии, мероприятия, продажба на самолетни билети и др.;

д) осъществяването на контрол върху настаняването, обслужването по време на престоя и изпращането на туристите.

В хотелиерската дейност обикновено се използват следните регистри, имащи характер на регистри с оперативно значение:

а) адресна карта – попълва се от туристите при регистрацията им в местата за настаняване и съдържа следните данни: име, презиме и фамилия на госта, дата на настаняване, № на стаята, рождена дата, паспортни данни и др. При настаняване на организирани туристи се представят заверени списъци от съответните туроператори;

б) хотелски регистър - В предприятията, осъществяващи хотелиерска дейност се води регистър за настанените туристи и за реализираните от тях нощувки, включително по гражданство на туриста.

в) табло на хотела- обикновено се поставя на рецепцията или на друго подходящо място и съдържа информация за услугите, които се предлагат от хотела, както и други интересни теми като екскурзии, мероприятия, вещи под наем, времето на храненията в ресторанта, работното време на магазините, спортните съоръжения, съоръженията за развлечения и др.

г) регистър за повреди – води се от ръководител отдел “Домакинство,” който получава информация от камериерките за повредите, които са забелязани по стаите. В регистъра се записват вида на повредата на различните инсталации или уреди, както и сроковете в които тя следва да бъде отстранена.

д) регистър за резервациите – води се на рецепцията на хотела и се попълва от администратор или старши администратор. В него се посочват формата или лицето от името на което се прави резервацията, период за който е направена резервацията, вида и броя на резервираните стаи и др.

След отчитането им по икономически елементи, разходите следва да бъдат отчетени по функционално предназначение (дейности). За отчитането им по предназначение се използват следните сметки 6111 Разходи за хотелиерска дейност, 612 Разходи за спомагателна дейност и 614 Административни разходи. Чрез сметка 6111 Разходи за хотелиерска дейност се отчитат основните разходи на предприятието, които са извършени за осъществяваната от него хотелиерска дейност. Аналитичното отчитане към тази сметка се извършва най-малко в две направления – по отделни обекти (хотели, мотели, къмпинги и други места за настаняване) и по видове разходи (статии на калкулация). Разходите за хотелиерска дейност могат да бъдат групирани в следните статии на калкулация: разходи за електроенергия, разходи за вода, разходи за горива за отопление, канцеларски материали (всички печатни материали, използвани в хотела –брошури, гривни, хотелски паспорти, табели, разходите за компютърни консумативи, използвани в хотелиерството (тонер, листове хартия и др.), консумативи стаи (материали, предоставяни на гостите при зареждане на техните стаи, например кърпи за тяло, кърпи за лице, сапун, шампоан, балсам за коса, конци, игли, обувалки и др.), почистващи препарати (всички дезинфекциращи препарати, перилни и почистващи препарати, ароматизатори, разтвори за полиране и излъскване на различни повърхности, които камериерките в хотела употребяват при обработка на стаите за гости и на общите помещения)¹⁵, разходи за цветя и украса (всички декорации и цветя, закупени за хотелските стаи и общите помещения и др.), материали басейн (материали за поддръжката, поправката, почистването и дезинфекцирането на басейна), разходи за анимация (всички разходи за анимацията и забавлението на гостите), разходи за наеми, разходи за охрана, разходи за застраховки, телефонни разходи, разходи за кабелна телевизия и интернет, пощенски и куриерски услуги, разходи за нощувки на персонала, разходи за нощувки дублажи, консултации и обучение, граждански договори, текущ ремонт, абонаменти, данъци, такси, лицензи, глоби и неустойки, разходи за амортизация, разходи за заплати (по трудов договор, по договор управление, заплати на съвета на директорите, награди), разходи за социални осигуровки и надбавки и други разходи.

В обобщен вид счетоводните записвания за отчитането на разходите за хотелиерската дейност могат да се представят по следния начин:

Д-т с-ки от гр. 60 Разходи по икономически елементи

К-т с-ка 401 Доставчици, респ.

К-т с-ка 422 Подотчетни лица

К-т с-ка 499 Други кредитори

К-т с-ки от гр. 50 Парични средства и др.

К-т с-ки от гр. 60 Разходи по икономически елементи

Чрез сметка 612 Разходи за спомагателна дейност се отчитат разходите за спомагателни дейности (ако в предприятието има обособени такива). Спомагателната дейност се създава за да обслужва и подпомага основната дейност. В редки случаи е възможно спомагателната дейност да оказва услуги на трети лица (други предприятия). В туристическите предприятия като спомагателна дейност се обособява пералното стопанство и др. подпомагащи звена като озеленяване, чистота и др. основен критерии за обособяване на отделна спомагателна дейност е икономическата изгода за предприятието. Във всеки един момент следва да се преценява кое е икономически по-изгодно – дали предприятието да обособи собствена спомагателна дейност или да предостави определени дейности на външни предприятия. Аналитичното отчитане на спомагателната дейност може да се организира по видове спомагателни дейности (например 6121 Разходи за пране и гладене, 6122 Разходи за озеленяване, 6123 Разходи за чистота) и по статии на калкулация. Калкулационните статии в спомагателната дейност могат да бъдат материали, вода и електроенергия, заплати и начисления за социално осигуряване, перилни препарати и други разходи). В обобщен вид счетоводните записвания за отчитане на разходите за спомагателна дейност могат да се представят по следния начин:

Д-т с-ки от гр. 60 Разходи по икономически елементи

К-т с-ка 401 Доставчици, респ.

К-т с-ка 422 Подотчетни лица

К-т с-ка 499 Други кредитори

К-т с-ки от гр. 50 Парични средства и др.

К-т с-ки от гр. 60 Разходи по икономически елементи

Стойността на оказаните услуги от спомагателната на основната дейност следва да се отрази счетоводно по следния начин

Д-т с-ка 611 Разходи за основна дейност

К-т с-ка 612 Разходи за спомагателна дейност

Административните разходи в хотелиерската дейност се отчитат по сметка 614 Административни разходи. Аналитичното отчитане по тази сметка се може да се организира по отделни административни отдели и по статии на калкулация. Калкулационните статии могат да бъдат: канцеларски материали, заплати и начисления за социално осигуряване, амортизация, служебни пътувания и командировки, разходи за охрана на труда, интернет и кабелна телевизия, абонамент за вестници списания и др.

Счетоводните записвания за административните разходи в хотелиерската дейност могат да де представят по следния начин:

Д-т с-ки от гр. 60 Разходи по икономически елементи

К-т с-ка 401 Доставчици, респ.

К-т с-ка 422 Подотчетни лица

К-т с-ка 499 Други кредитори

К-т с-ки от гр. 50 Парични средства и др.

К-т с-ки от гр. 60 Разходи по икономически елементи

Независимо от факта, че повечето туристически предприятия реализират приходи посредством продажбата на туристически пакети по системата all inclusive, като в цената, която заплащат гостите на хотела са включени всички основни и голямо разнообразие от допълнителните услуги, в туристическите предприятия се предлагат и допълнителни услуги, които не са включени в цената, и които всеки един от гостите на хотела може да ползва срещу допълнително заплащане. Това предопределя и реализирането на т. нар. приходи от директни продажби, които се заплащат на рецепцията в брой или посредством кредитни карти. Освен това поради анулации или други причини част от легловата база остава свободна. При тази ситуация се създава възможност да се настаняват туристи без предварителни посреднически отношения с туроператори. Приходът на хотела, реализиран по този начин се разглежда като част от приходите от директни продажби.

Счетоводните записвания за реализираните приходи могат да се представят по следния начин

Д-т сметка 411 – Клиенти

К-т сметка 7031 – Приходи от хотелиерска дейност

К-т сметка 4532 – Начислен данък върху продажбите

Заплащането на допълнителните услуги обикновено се извършва на рецепция по два начина – в брой или чрез кредитни карти. Ако е необходимо да се следи постъплението на паричните средства, което се генерира на Рецепцията може да се въведе използването на сметка 5012 – Пари в обекти. Тя се използва за отчитане на наличните парични средства в обекта. По дебита на сметката се натрупват всички платени допълнителни услуги или пакетни почивки, продадени на рецепцията в брой от съответните туристи. В този случай счетоводната статии, които следва да се съставят са:

Д-т сметка 5012 Пари в обекти

К-т сметка 411 Клиенти

Аналитична сметка Частни лица

Д-т сметка 501 Каса в лева

К-т сметка 5012 Пари в обекти

За приключване на сметка 6111 Разходи за хотелиерска дейност и сметка 614 Административни разходи се съставя статията

Д-т с-ка 7031 Приходи от хотелиерска дейност

К-т с-ка 6111 Разходи за хотелиерска дейност

К- т с-ка 614 Административни разходи

От сметка 7031 Приходи от хотелиерска дейност се установява финансовия резултат от хотелиерската дейност. Когато кредитния оборот на сметката е по-голям от дебитния резултата е печалба, а в обратния случай – загуба. Сметка 7031 Приходи от хотелиерска дейност задължително се приключва в края на отчетния период в кореспонденция със сметка 123 Печалби и загуби от текущата година.

Когато спомагателната дейност (например пералното стопанство) оказва услуги на външни предприятия, реализираните приходи се документират посредством фактура за оказаната услуга. Счетоводното записване, което следва да се състави за отчитане на прихода е

Д-т с-ка 411 Клиенти

К-т с-ка 7039 Приходи от перални услуги

К-т с-ка 4532 Начислен данък за продажбите

За счетоводно отразяване отписването на извършените разходи за реализираната услуга от пералното стопанство

Д-т с-ка 7039 Приходи от перални услуги

К-т с-ка 6121 Разходи за перално стопанство

По аналогичен начин от сметка 7039 Приходи от перални услуги се установява финансовия резултат от оказаната перална услуга. Сметка 7039 Приходи от перални услуги се приключва задължително в края на отчетния период в кореспонденция със сметка 123 Печалби и загуби от текущата година.