Повишаване престижа на мгу чрез въвеждане на системи за управление на качеството, системи за администриране на



Дата22.07.2017
Размер263.09 Kb.
#26278

ПРОЕКТ

BG051PO001-3.1.08-0020

Повишаване престижа на МГУ чрез въвеждане на системи за



управление на качеството, системи за администриране на

процесите и системи за информационно обслужване”
Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на

Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”,

съфинансирана от Европейския социален фонд на Европейския съюз




УТВЪРДИЛ:

Проф. д-р Любен Тотев

РЕКТОР

ТЕХНИЧЕСКО ЗАДАНИЕ



за изпълнение на обществена поръчка с предмет

Изграждане и интегриране на Електронна деловодна система /ЕДС/”

по проект „Повишаване имиджа на МГУ чрез въвеждане на системи за управление на качеството, системи за администриране на процесите и системи за информационно обслужване“

във връзка с договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ № BG051PO001-3.1.08-0020

С Ъ Д Ъ Р Ж А Н И Е


I.ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ 5

I.1.Данни за Възложителя 5

I.2.Техническо оборудване 7

I.3.Използвани съкращения 7

II.ЦЕЛИ НА ПОРЪЧКАТА 7

II.1.Обосновка 7

II.2.Обща цел 10

II.3.Очаквани резултати 11

III.Целеви групи 12

IV.ОБХВАТ НА ЗАДАЧАТА 12

IV.1.Описание на поръчката 12

4.1.2. Географски обхват 13

IV.2.Нормативни изисквания 13

IV.3.Изисквания към Електронната деловодна система 14

IV.3.1.Общи изисквания към системата 14

IV.3.2.Изисквания към системната архитектура 15

IV.3.3.Изисквания към сървърната платформа, базите данни, хардуера и лицензи 16

IV.3.4.Изисквания за сигурност 16

IV.4.Конкретни дейности 17

IV.4.1.Анализ на документооборота в МГУ 17

IV.4.2.Проектиране на ЕДС 18

IV.4.3.Разработка /изграждане/ на Електронна деловодна система (ЕДС) 20

IV.4.4.Модули на ЕДС 24

IV.4.4.1.Модул „Управление на потребителски групи” 24

IV.4.4.2.Модул „Управление на потребители” 24

IV.4.4.3.Модул „Обща администрация“ 24

IV.4.4.3.1.Документ 25

IV.4.4.3.2.Преписка 27

IV.4.4.4.Модул „Счетоводно администриране” 28

IV.4.4.5.Модул „ ДМА/ДНА” 29

IV.4.5.Разработка на документация 31

IV.4.6.Обучение на преподавателския и административния персонал на МГУ 31

V.Изисквания към техническата документация 33

VI.Гаранционна поддръжка 33

VII.Подход за изпълнение на поръчката 35

VII.1.Времеви график 35

VII.2.Срок за изпълнение на поръчката 35



  1. ОБЩА ИНФОРМАЦИЯ

    1. Данни за Възложителя


Възложител на настоящата обществена поръчка е Минно-геоложкият университет „Св. Иван Рилски“ - София.

Минно-геоложкият университет "Св. Иван Рилски" съществува като самостоятелна образователна институция от 1953 г. Той е утвърден като учебен и научен център, където се подготвят инженери по геоложки, минни и електромеханични специалности, провеждат се фундаментални и приложни научни изследвания и се осъществяват всички форми за следдипломна квалификация. Доброто съчетание на една обща инженерна подготовка с по-тясно профилирани знания и умения дава широки възможности за реализация на завършилите университета в страната и в чужбина. От създаването на университета досега са подготвени над 14 000 инженери, реализиращи се в областта на геологията, минното дело, в енергийно-суровинния отрасъл, гражданското и промишлено строителство, опазването на околната среда и др., сред които граждани на близо 40 държави от Европа, Азия, Африка и Южна Америка.

Минно-геоложкият университет "Св. Иван Рилски" е защитил правото си да обучава по всички образователни степени. По продължителност и обхват те съответстват на степените давани в университетите на САЩ и Европа.

Във Филиала - гр. Кърджали, който е основно звено в структурата на МГУ, се обучават студенти по образователно-квалификационната степен бакалавър.

Първата образователно-квалификационна степен „Бакалавър” се получава след 4 (4,5) годишен курс на обучение. Тази образователна степен се дава по основните 17 специалности на университета. При успешно положени изпити, изработени и защитени проекти и успешно положен държавен изпит или дипломна работа се получава държавна диплома и степен "бакалавър". Завършилите ОКС „Бакалавър” степен са високо квалифицирани кадри за производството.

Магистър е втората образователно-квалификационна степен. Обучението е с продължителност 1 (1,5) години след завършване на бакалавърската степен. При успешно положени изпити, изработени и защитени проекти и дипломна работа се получава диплома за ОКС "Магистър".

Третата образователна и научна степен включва обучение на докторанти. Обучението е по индивидуален план, като на завършилите се присъжда образователна и научна степен „Доктор”, съответстваща на PhD от САЩ и Европа

Международните контакти на МГУ са много активни в областта на обучението и изследванията с университети и научни институции от Германия, Австрия, Русия, Испания, Полша, Румъния, Словакия, Унгария, Сърбия, Македония, Англия, САЩ, Франция, Турция, Гърция и др.

МГУ "Св. Иван Рилски" има контакти с европейски научни и образователни организации чрез програмите European Scientific Foundation, TEMPUS, CEEPUS, SOCRATES, COPERNICUS и др.

    1. Техническо оборудване


За целите на настоящата поръчка е обявена отделна процедура за доставка на оборудване, което трябва да обезпечи хардуерно работата на ЕДС:

  • принтер за баркодове, четец и софтуерна програма към тях

  • 1 бр. сървър за работа с база данни, отговарящ на динамиката на движение на информационните потоци, чийто характеристики предстои да бъдат уточнени.
    1. Използвани съкращения


МГУ – Минно-геоложки университет „Св. Иван Рилски“

ЕДС – Електронна деловодна система

МОН – Министерство на образованието и науката

СУБД – Система за управление на бази от данни
  1. ЦЕЛИ НА ПОРЪЧКАТА

    1. Обосновка


Последното десетилетие беше белязано от големия скок в развитието на компютърните технологии и навлизането им във всички сфери на обществения живот. Компютърните технологии намират приложение дори в тясно специализирани области и отрасли като геологията, минното дело, енергийно-суровинния отрасъл, гражданското и промишленото строителство, опазване на околната среда и др. МГУ подготвя специалисти в тези и свързаните с тях области на минното дело и геологията като с цел да се отговори на пазарните изисквания към квалифицираните специалисти се провеждат редовни срещи и консултации с представители на водещите компании в минното дело и енергийния сектор в България като Булгаргаз ЕАД, Овергаз АД, Елаците – Мед АД, Каолин АД, Минстрой Холдинг АД, Геотехмин ООД, Трейс груп ООД и др.

Желанието, не само на дружествата, наемащи висококвалифицирани специалисти от МГУ, но и на самите студенти и преподаватели, е да се създадат условия за комуникация между страните и механизми за адаптация на образователния процес към съвременните условия.

Ръководството на МГУ осъзнава, че направените стъпки в посока въвеждане на информационните технологии в образователния и обучителния процес са все още недостатъчни, за да задоволят пазарните изисквания към нашите студенти и изискванията на самите студенти. През последните години секторите на енергийните и минно-геоложките ресурси са единствените, които освен поддържане на стабилни позиции, бележат ръст в развитието си, което за нас е сигурен белег, че нашето учебно заведение има възможност да привлича много нови студенти, които търсят кариерно развитие в тези проспериращи сектори стига да може да отговорим на съвременните изисквания за качество на обучението.

МГУ изключително много изостава в развитието на електронно управление на административните процеси в университета, както и по отношение на автоматизирането и въвеждането на електронни форми на обучение в университета. На практика процесите на работа в университета не са променяни през последните 15 години като през този период информационните технологии са се превърнали в естествен спътник на нашето ежедневие.

Анализът направен във връзка със сертификата ISO 9001 в университета показаха остра необходимост от осъвременяването на административните процеси вътре в университета. Целият документооборот /вътрешен и външен/ се извършва посредством хартиен носител и се завежда и съхранява пак в хартиена форма. Вътрешните документи /заповеди, правилници, наредби и т.н./ също се свеждат до знанието на служители чрез разпространение на хартиено копие и често се получават грешки при адресатите или загуба на материали. Счетоводството на МГУ използва три отделни софтуерни продукта, които нямат връзка по между си, като обработката на такси, заплати, наеми на общежития и др. Често има дублажи или пропуски и забавяне поради обработката на ръка на данни. Отчетите и инвентарните списъци се водят на хартия и се извършват проверки от персонала при определяне на амортизациите, което допълнително затруднява осчетоводяването на ДМА и ДНА на университета.

Плащанията на такси и наемите на общежития се извършва чрез системата УСО, която функционира от 2008 година, но няма връзка с касата и обменът на информация между отделните звена на университета е затруднен.

Изграждането на ЕДС съобразно изводите от анализа по ISO и в съответствие с разработените в процеса по стандартизация вътрешни документи ще улесни работата на администрацията на МГУ в пъти, ще спомогне за повишаване на качеството на предлаганото образование, съкращаване на времето по обработка на студент или преподавател, ще редуцира грешките в административно – счетоводното отчитане, ще създаде проследяемост на документооборота, ще намали драстично разходите за хартия и консумативи и не на последно място ще създаде на МГУ образ на съвременен университет.

Преподавателите, административният състав и лицата, отговорни за техническата поддръжка на лабораторно и техническо оборудване, са готови да направят съответните постъпки с цел да подобрят качеството на предлаганите от тях продукти, услуги, обслужване и т.н. Целта е да се направи МГУ предпочитано учебно заведение, предлагащо образование с високо качество, отговарящо на съвременните тенденции и изисквания и предлагащо компетентна и конкурентна среда за развитие.

Посредством предвидените дейности ще се подобри качеството на работната среда на целевите групи преподаватели и административен персонал.

    1. Обща цел


Общата цел на настоящата поръчка е насочена към повишаване на административния и институционалния капацитет на МГУ.

Целта е да бъде избран Изпълнител, който да разработи /изгради/ и внедри ЕДС в МГУ. От избрания изпълнител ще се очаква да проектира, разработи /изгради/ и внедри ЕДС, описана в настоящето задание, съобразявайки се със спецификата и нуждите на административния и образователния процес в МГУ, с наличните информационни системи в университета и със заложените целеви групи и тяхното участие в идентифицираните процеси.

При разработването /изграждането/ на системата, Изпълнителят трябва да се съобрази с разработваната по отделен проект Единна университетска система за дистанционно обучение, тъй като двете системи трябва да бъдат интегрирани и да обменят помежду си част от данните, свързани със студентското досие и образователния процес.

Освен разработката /изграждането/ и внедряването на ЕДС, избраният изпълнител следва да проведе обучителен курс за работа със системата на 254 души - административен и преподавателски състав в МГУ за работа със системата.



*Забележка:

- броят на административния и преподавателския състав, който ще бъде обучен за работа по модули „Управление на потребителски групи” и „Управление на потребители” е 10 души.

- броят на административния и преподавателския състав, който ще бъде обучен за работа по модул „Обща администрация” е 182.

- броят на административния и преподавателския състав, който ще бъде обучен за работа по модул „Счетоводно администриране” е 20.

- броят на административния и преподавателския състав, който ще бъде обучен за работа по модул „ДМА/ДНА” е 37.

- предвижда се обучение на служители във Филиал на МГУ – гр. Кърджали. Броят на служителите, които ще бъдат обучени там е 5. Същите ще се обучават за работа по модулите „Обща администрация”, „Счетоводно администриране” и „ДМА/ДНА”.


    1. Очаквани резултати


Като резултат от изпълнението на поръчката от избрания Изпълнител се очаква да предостави:

  • Разработена /изградена/ и внедрена ЕДС, придружена с цялата налична документация за разработчици, администратори и ползватели на системата;

  • Интегриране на системата с Единната университетска система за дистанционно обучение, която се разработва като обект на отделна обществена поръчка;

  • Обучение за работа със системата на 254 лица административен и преподавателски състав, които ще администрират продукта и на свой ред ще провеждат обучение на персонала и студентите в МГУ за работа с продукта;
  1. Целеви групи


Целеви групи по проекта са:

  • 254 души административен и преподавателски състав в МГУ, които ще използват ЕДС във всекидневната си работа

  • Студентите в МГУ, които ще имат достъп до административни услуги, предлагани от МГУ

  • Преподавателите в МГУ, които ще имат достъп до отделни модули в ЕДС
  1. ОБХВАТ НА ЗАДАЧАТА

    1. Описание на поръчката


Предмет на обществената поръчка е:

  • Изграждане /разработване/ на ЕДС, която да включва подсистеми за счетоводно – деловодно управление, система за управление на документооборота и система за управление на инвентара;

  • Интегриране на системата с Единната университетска система за дистанционно обучение, която се разработва като обект на отделна обществена поръчка;

  • Провеждане на обучение на 254 души административен и преподавателски състав за работа с ЕДС;

Неразделна част от предмета на обществената поръчка са и следните дейности:

  • конфигуриране на софтуерния продукт;

  • въвеждане на разработения продукт в редовна експлоатация;

  • безплатна гаранционна поддръжка на доставения и инсталиран софтуерен продукт за срок от 12 (дванадесет) месеца, считано от датата на подписване на приемо-предавателен протокол за интегриране на ЕДС с Единната университетска система за дистанционно обучение;

  • осигуряване на лектори и техническо оборудване за обучение на администратори на системата за работа със софтуерния продукт.

Настоящата поръчка отразява минималните функционални изисквания и необходимите характеристики за разработване /изграждане/ и внедряване на ЕДС.

4.1.2. Географски обхват


Дейностите ще се осъществяват на територията на Република България, в офис на избрания Изпълнител, в МГУ - София и във Филиал – гр. Кърджали.
    1. Нормативни изисквания


При работа по проекта, Участникът трябва да вземе предвид следните нормативни документи:

  • Закон за висшето образование;

  • Правилник за дейността на МГУ

  • Процедура за управление на документи и записи от Система за управления на качеството ISO 9001:2008, която е в процес на внедряване в МГУ „Св. Иван Рилски“
    1. Изисквания към Електронната деловодна система

      1. Общи изисквания към системата


Разработваната /изгражданата/ ЕДС трябва да отговаря на следните изисквания:

  • Потребителският интерфейс да е на български език, да е хомогенен и еднотипен, със стандартизирани контроли и визуални елементи, с цел бързо усвояване и лесно използване.

  • Системата да е WEB-базирана и да работи на всички популярни интернет-браузъри .

  • Уеб-приложенията да функционират правилно и бързо, независимо от операционната система на сървъра, на който е инсталирана системата. Те трябва да са разработени според утвърдените стандарти за достъпност и ползваемост и всяка една от страниците да е валидирана според препоръките на W3C/WAI.

  • Достъпът до отделните страници и компоненти на уеб-приложенията трябва да се контролира чрез система за идентификация на потребителите; да има добре развита концепция и механизъм за регистриране на потребители, определяне на техните права, роли и съответно допустими функции в потребителския интерфейс.

  • Системата трябва да поддържа възможности за импорт и експорт на данни в CSV и стандартен XML формат.

  • Системата трябва да използва утвърдени стандарти за достъп до данните, за изграждане на логиката и потребителския интерфейс, за евентуален обмен на данни с други системи.

  • Системата трябва да включва мерки за сигурност на данните.

  • Системата трябва да поддържа механизми за периодично (ежедневно) автоматизирано архивиране на данните и съответното им възстановяване.

  • Системата не трябва да допуска въвеждането на некоректни данни, трябва да оповестява потребителя за възникнали грешки, да позволява лесна отмяна на действия и да изисква задължително потвърждаване за извършване на необратими действия.
      1. Изисквания към системната архитектура


Системата трябва да бъде реализирана на базата на съвременна и перспективна технологична платформа и архитектура, която да гарантира нейната жизненост, актуалност и отвореност за пълноценно развитие за дълъг период от време.

Дизайнът на системата трябва да позволява бъдещо разширение и подобрения, също така съвместимост с подобни съществуващи системи.


      1. Изисквания към сървърната платформа, базите данни, хардуера и лицензи


Изискванията по отношение на лицензи касаят основно сървърната платформа, поради Web-базирания характер на системата.

Предлаганата системна архитектура и реализация трябва да съхранява своите данни в стандартна релационна база данни. Всякакви необходими лицензи за системи за управление на бази данни, необходими за експлоатация на разработваната система, трябва да бъдат за сметка на Изпълнителя и да са част от ценовата оферта.


      1. Изисквания за сигурност


ЕДС трябва да отговаря на следните изисквания за сигурност:

  • Достъпът до отделните модули и компоненти на уеб-приложенията трябва да се контролира чрез система за идентификация на потребителите с помощта на потребителско име и парола.

  • Трябва да има добре развита концепция и механизъм за регистриране на потребители, определяне на техните права, роли, и съответно допустими функции в потребителския интерфейс.

  • При регистрация на потребители да се запазва конфиденциалност по отношение на предоставените данни.

  • Да използва надеждни технологии за криптиране на пароли и служебна информация.

  • Да поддържа административен интерфейс за управление на системни данни, номенклатури, потребители и права.

  • Да включва мерки за сигурност на данните, която не разрешава пряк, неконтролиран от системата достъп на потребител до тях, копирането им и разрушаването на тяхната цялост.

  • Отделни модули от системата да бъдат достъпни само за вътрешната мрежа на МГУ.
    1. Конкретни дейности

      1. Анализ на документооборота в МГУ


По време на тази дейност Изпълнителят следва да извърши анализ на потребностите и да дефинира целта, обхвата и основната функционалност на ЕДС – бизнес изисквания, потребители на системата, процесите, които ще бъдат обхванати от системата.

Това включва:



  • Запознаване с процеса на съхранение и обмен на документи в МГУ, правилата за входиране и изходиране на документи, иницииране на преписки, типовете стандартни документи и шаблони, които се използват в момента, маршрута на всеки един документ от момента на неговото входиране/създаване;

  • Запознаване със съществуващите системи, в които се обработват документи в момента и с които ЕДС ще обменя данни.

  • Запознаване със спецификата на работа на различните звена в административната структура на МГУ и типовете документи, с които всяко от тях борави.

  • Запознаване с различните административни услуги, които МГУ предоставя на своите студенти и документите, които се използват при предоставянето на тези услуги.

  • Систематизирането на данните от извършения анализ, трябва да помогне на Изпълнителя в изготвянето на детайлна функционална и техническа спецификация на ЕДС, която да се съгласува с Възложителя и да послужи за основа при проектирането и разработката на ЕДС.

От участниците в обявената обществена поръчка се очаква да предложат в офертите си адекватен подход за реализиране на дейността.
      1. Проектиране на ЕДС


Проектирането на ЕДС ще стъпи върху резултатите от извършения анализ. Крайният резултат от тази дейност трябва да бъде изготвена и съгласувана с Възложителя функционална и техническа спецификация на ЕДС, която да съдържа следните компоненти

  • Пълни функционални изисквания към софтуерния продукт;

  • Пълни нефункционални изисквания към софтуерния продукт;

  • Системни изисквания – описания на функциите, услугите и работните ограничения на софтуера;

*Забележка: Софтуерът за системата ще бъде разработен от фирмата, спечелила поръчката. Изискването е част от софтуерните ресурси да бъдат съвместими с тези по предходната схема BG051PO001-4.3.04, тъй като се предвижда интеграция на двете системи.

Софтуерните продукти, които ще се ползват за създаване на новия продукт по предходната схема BG051PO001-4.3.04 трябва да се уточнят с фирмата, спечелила съответната поръчка.



  • Дефинирани типовете потребители на ЕДС и техните действия в системата;

  • Дефинирани изисквания за интеграция и обмен на данни с Единната университетска система за дистанционно обучение

*Забележка: Желателно е при проектиране на софтуера за модул „Обща администрация” да се предвиди създаване на единна база данни за студентите на университета, като отделни нейни части ще се ползват както в Единната деловодна система, така и в Единната университетска система за дистанционно обучение.

Базата данни за студентите в Единната деловодна система ще допълни данните, които са заложени в системата за дистанционно обучение. Целите, които са заложени в Етап 4 и се преследват с интеграцията на системите са:

1. Наличие на пълна административна и финансова информация за всеки един студент;

2. Максимално улесняване на обслужването на студентите по финансови и административни въпроси, например заплащане на студентски такси, наеми за общежития, различни видове административни услуги, като е желателно финансовото обслужване да става както на едно гише в университета така и през интернет.



  • Дефинирани изисквания за интеграция и обмен на данни с други системи, използвани в университета – система „Кандидат-студент“, система за управление на общежитията и др.

При документирането на изискванията, с цел постигане на яснота и стандартизация на документите, е необходимо да се използва стандартът за описание на бизнес модели UML (Unified Modeling Language) или еквивалентна стандартна и широко призната нотация.
      1. Разработка /изграждане/ на Електронна деловодна система (ЕДС)


Описаните по-долу функционални изисквания са минимални по отношение на софтуерната разработка. Във фазите на анализ и проектиране Изпълнителят трябва да специфицира всички необходими функционални изисквания към ЕДС, така че в пълна степен да се осигури работоспособността и адекватността спрямо изискванията на МГУ.

Системата трябва да съдържа:



  • потока от документи (входящи, изходящи и вътрешни) и оперативната информация (отчети, заявки, становища, справки, писма, резолюции, заповеди и др.);

  • движението на документи вътре в организацията във връзка с изпълняваните дейности;

  • задачите и контрола по тяхното изпълнение;

  • данни за потребителите на системата съобразно тяхната роля в структурата на организацията;

  • данни за насочване, пренасочване, резолюции и др. действия над документи;

  • данни за всички външни лица и организации, с които потребителите кореспондират.

Системата трябва да поддържа следния набор от функции:

  • Създаване на иницииращ документ/преписка;

  • Създаване на документи по зададени образци от базата данни на системата;

  • Създаване на документ към преписка;

  • Редактиране на документ;

  • Регистриране на документ;

  • Адресиране на документ;

  • Задаване на кореспондент;

  • Заявка за подпис, съгласуване или одобрение;

  • Подписване и съгласуване;

  • Преместване на документи;

  • Поставяне на резолюции;

  • Срокове;

  • Права;

  • Нотификации;

  • Статус;

  • Възлагане на задача;

  • Отбелязване на изпълнението;

  • Контрол на изпълнението на задачи и разпореждания по документи;

  • Водене и приключване на преписки по кореспонденти, поддържане на преписки и дела с документи;

  • Дефиниране на правила за достъп, преглед, редакция, справка на ниво – потребителска роля, отдел или на най-ниско ниво потребител.

  • Динамично управление на потребителския достъп до документи и данни, предоставяне и отнемане на достъп до документи;

  • Дефиниране на групи от потребители за достъп до модулите на ЕДС съгласно структурата на МГУ и управление на документи по групи;

  • Поддържане на архив - съхранение, достъп, включване към архив (по индекс съгласно утвърдената Номенклатура);

  • Генериране на документ (във връзка със системата за дистанционно обучение)

  • Генериране на файлове, изисквани от НАП във връзка със справки за здравното осигуряване на студентите

  • Изготвяне на гъвкави справки в различни аспекти:

- справки по всички характеристики на документи;

- справки по задачи;

- справки по преписки, дела и други в произволни комбинации;

- възможност за справка по пълно текстово търсене на документи в базата данни на системата;



- справка по списък на архивираните документи;

*Забележка: За изграждането на ЕДС се подписва един Приемо-предавателен протокол. Приемане на изграждането по отделни модули е недопустимо!
      1. Модули на ЕДС


Описаните по-долу модули са задължителни.
        1. Модул „Управление на потребителски групи”


Модулът да обслужва създаването на групи, потребителите в които имат еднакви права за достъп до системата, дефинирани на ниво група. По този начин ще се осигури възможност за регулиране на достъпа до специфични модули и документи.
        1. Модул „Управление на потребители”


Всеки потребител на системата трябва да има собствен акаунт за достъп до ЕДС, с който да се идентифицира в системата, да получава достъп спрямо потребителската група, в която принадлежи и да извършва действията, специфицирани към съответната потребителска група. Аутентикацията на потребителите да става с потребителско име и парола. ЕДС трябва да поддържа системна информация за действията на всеки един потребител в системата, който да бъде наличен за главния администратор на ЕДС.
        1. Модул „Обща администрация“


В този модул се предвижда да се обхванат всички вътрешно административни процеси - процеси в деловодството, обмен на справки между отделите и факултетите, възлагателни протоколи, изпълнение на задачи, отговор на запитвания, обработка на справки. Примерни документи, обработката на които ще бъде обхваната от този модул, са:

  • Удостоверения , служебни бележки, заявления, заповеди и др.

  • Вътрешна университетска кореспонденция

  • Договори

  • Граждански договори по оперативна програма „РЧР“

  • Анекси към договорите

  • Уверения

  • Документи във връзка със студентското кредитиране и стипендии

  • Документи за заплащане на хонорари (генериране на хонорарни справки и др.) – връзка с дистанционно обучение

  • Пълномощни

  • Декларации

  • Възможности за генериране на шаблон на документ въз основа на дефинираните полета в СУБД за студентско състояние

  • Др.
          1. Документ


За да се работи ефективно и лесно със съхраняваната в системата информация, тя трябва да поддържа функционалност, въз основа, на която да могат да се определят и задават управляващи критерии, които позволяват разделянето на документите съобразно тяхното предназначение и работния поток, в който участват. Системата трябва да позволява за всеки документ да се поддържа два типа информация:

  • Управляващи полета;

  • Същинска информация и данни.

Съобразно управляващите полета системата за документооборота трябва да може да разграничава документите и да определя и направлява работния поток, в който участват.

Системата за документооборот трябва да поддържа минимум следните „описатели“ на документите:



  • Регистрационен номер и дата на регистрация на документа;

  • Номенклатура за означаване на документа, спрямо процедура „Управление на документи и записи“ по ISO 9001:2008

  • Тип на документа – входящ, изходящ, вътрешен;

  • Вид на документа - писмо, доклад, заповед, становище и т.н. Списъкът трябва да включва всички видове документи, които се използват в структурата на МГУ;

  • Адресация на документа - определят правата на достъп до конкретния документ – кой ще може да го чете и кой да го редактира;

  • Кореспондент - във входящите и изходящите документи съдържа външна организация или лице, от които се получава или към които се изпраща документа;

  • Кореспондентски номер – регистрационен номер на документа, поставен от външната организация;

  • Приоритет – съдържа информация за приоритета на документа;

  • Срок за отговор (или реакция) по документа

  • Файлове – файлово съдържание на същинските данни;

  • Преписка - йерархично представяне на преписката, в която участва документа. Всички документи в преписката са представени от връзки, чрез които могат да се отварят;

  • История – съдържа история на всички промени и действия върху документа, както и от кой потребител са извършени.
          1. Преписка


Преписката е комплект от документи по дадена тема. ЕДС трябва да позволява един документ да може да бъде част от една или повече преписки. В преписката може да има документи от различни видове (писма, доклади) и различни типове (входящи, изходящи или вътрешни).

Общото за документите от една преписка е, че документите имат един и същи регистрационен номер, но различна дата на регистрация. В една преписка може да има документи към/от различни кореспонденти.

Преписките имат следната структура:


  • иницииращ документ - инициира дадена дейност (поставят началото на преписка);

  • подчинени документи - описват развитието на процесите, породени от иницииращия документ;

Структурата „иницииращ-подчинен“ документ се използва за:

  • преписки: входящ-изходящ; изходящ-входящ;

  • резолюции: входящ (вътрешен)-резолюция;

  • отговор на резолюция: резолюция-вътрешен документ;

  • комбинация от тях: входящ-резолюция-вътрешен-изходящ и т.н.
        1. Модул „Счетоводно администриране”


Целта е с помощта на този модул да се проследяват извършените плащания, свързани с административното обслужване на студенти, специализанти и докторанти. Този модул трябва да бъде интегриран със системата за дистанционно обучение и съществуващите системи за КСК и управление на общежития. Важно е интегрирането му и със счетоводната система на МГУ, за да бъдат осчетоводявани директно извършените плащания. Пример за такива плащания са:

  • Плащане на кандидатстудентска такса;

  • Такса за явяване на кандидат-студентски изпит

  • Плащане на семестриална такса

  • Плащане за издаване на изпитни протоколи

  • Плащане на различни видове такси за общежития – интеграция с действащата система за управление на общежитията

  • Плащания за издаване на различни видове уверения и справки

  • Плащания за издаване на академична справка

  • Други видове плащания, които ще бъдат идентифицирани в етапа на анализ
        1. Модул „ ДМА/ДНА”


Този модул трябва да изпълнява функцията на електронна инвентарна книга, която да е съобразена със счетоводните стандарти за улеснение при осчетоводяването, изчисляването на амортизации и финансовото планиране на университета. Модулът ще служи за описване и проследяване на дълготрайните материални и нематериални активи, собственост на МГУ.

Модулът трябва да бъде свързан със закупени като обект на отделна поръчка принтер за отпечатване на баркодове, четец за баркодове и софтуерна програма към тях.

Като минимум модулът трябва да борави със следната информация:


  • Номенклатури за описание на различните видове активи

  • Инвентарен номер

  • Наименование на актива

  • Описание на актива

  • Дата на въвеждане

  • Стойност на актива

  • Амортизационна норма

  • Баркод номер

  • Срок на експлоатация

  • Справки

  • Търсене на актив – по дата на въвеждане, по номер и др.

  • Списъци на активи – по зададен критерий от съществуващите полета

  • Други

*Забележка: Предвижда се софтуера за модул „ДМА/ДНА” да се различава от софтуера, който ще бъде ползван за модул „Обща администрация”, тъй като този модул е самостоятелен. За модул „Счетоводно администриране” ще бъде запазен ползвания от нас софтуер, като се предвижда разработване на допълнителни приложения, които да го свържат с модул „Обща администрация” и софтуера по схема BG051PO001-4.3.04.
      1. Разработка на документация


Разработка на цялостната документация на системата, включително:

  • Техническа спецификация на ЕДС. Разработва се от избрания изпълнител преди стартиране на разработката на системата. В техническата спецификация трябва да фигурират изготвените при анализа на работните процеси технологични карти на процесите;

  • Документация за тестване на изградената ЕДС;

  • Документация, съпътстваща внедряването на системата;

  • Документация за потребителите на системата – наръчници за различните типове потребители от страна на МГУ – администратори, инспектори, системен администратор, преподаватели.



      1. Обучение на преподавателския и административния персонал на МГУ


Освен разработката и внедряването на системата, избраният изпълнител следва проведе обучителен курс за работа със системата на посочени 254 лица от административния и преподавателския състав, които ще администрират продукта и ще работят с него.

Обучението ще се проведе във вид на семинари, като последователност от лекции и практически упражнения при използване на следните техники:



  • Презентация - ще се представят концептуално възможностите на функциите на системата;

  • Демонстрация - ще се проиграят типични сценарии, като се демонстрират всички стъпки от даден бизнес процес с данни, подготвени за целите на обучението;

  • Самостоятелни упражнения - потребителите ще имат възможност самостоятелно да се запознаят с възможностите на отделните модули и начина за работа със системата. За целта ще бъдат разработени съвкупност от задачи, които гарантират покриване на възможностите на разработените модули и процеси.

  • Въпроси и отговори - възможност за отговори на всички възникнали въпроси по време на обучението.

Обучението ще се провежда на български език, интерактивно и с предварително разработени учебни материали, които ще бъдат предоставени на всеки курсист.

  • При провеждане на обучението трябва да се използва семинарна форма на обучение, комбинирана с практически упражнения.

  • Периодът на провеждане на обучението трябва да се избере съгласувано с периода, определен за реализация на проекта и натоварването на обучаваните. Изготвя се пълна програма, която се съгласува с Възложителя.

  • По време на учебните занимания на участниците трябва да се предоставят от Изпълнителя предварително подготвените за тях учебни материали на български език, съобразени с предварително разработената програма за обучение.
  1. Изисквания към техническата документация


Цялата документация по проекта трябва да отговаря на стандартите за подготовка на документация и утвърдените добри практики. Документацията трябва да е изчерпателна и еднозначно да определя системата и нейните функционалности.

Предоставената от изпълнителя техническа документация, свързана с анализа, функционалните и техническите спецификации, трябва да бъде изготвена в UML или еквивалентна стандартна и широко призната нотация, като за всеки процес се създават графично и текстово описание.


  1. Гаранционна поддръжка


Изпълнителят следва да осигури безплатна гаранционна поддръжка за период от минимум 12 месеца, считано от датата на подписване на приемо-предавателен протокол за интегриране на ЕДС с Единната университетска система за дистанционно обучение. Гаранцията трябва да включва всички необходими дейности за поддръжка на работоспособността на тези модули и системата като цяло. При необходимост, по време на гаранционния период ще бъдат осъществявани дейности по осигуряване на експлоатационната годност на софтуера и ефективното му използване от Възложителя в случай, че настъпят явни отклонения от нормалните експлоатационни характеристики, заложени в спецификацията.

Минималният обхват на поддръжката трябва да включва:



  • Извършване на диагностика на рапортуван проблем с цел осигуряване на правилното функциониране на ЕДС.

  • Отстраняване на дефектите, открити в софтуерните модули, които са разработени в обхвата на проекта.

  • Възстановяване на системата и данните при евентуален срив на системата, както и коригирането им в следствие на грешки в системата.

  • Експертна поддръжка на потребителите на системата в ежденевно от 8:00 до 17:00 ч.

  • Актуализацията на документацията на системата в резултат на извършени действия в рамките на поддръжката и предаване на Възложителя.

За осъществяването на своите гаранционни задължения участниците следва да предложат процедура за гаранционно обслужване с описание на обхвата.

Гаранционната поддръжка не включва разработване на нови функционалности. Приоритетите на проблемите се определят от Възложителя, в зависимост от влиянието им върху работата на МГУ. Редът за отстраняване на проблемите се определя в зависимост от техния приоритет.



*Забележка: За всички модули от ЕДС се подписва един Приемо-предавателен протокол за интегриране на ЕДС с Единната университетска система за дистанционно обучение. Приемане на интегрирането по модули е недопустимо!
  1. Подход за изпълнение на поръчката


В своята оферта участниците трябва да опишат цялостния си подход в работата по проекта. Предлаганата методология трябва да се базира на световно утвърдени стандарти и добри практики. Методологията трябва да включва подробно описание на:

  • Общата организация на проекта – структура на управленския екип, начини на взаимодействие, механизми за контрол и отчетност;

  • Времеви график на проекта и начин за отчитане и контрол;

  • Документация – периодичност и съдържание;

  • Методика на проучване, проектиране и техническа разработка;

  • Контрол на качеството;

  • Обучение.
    1. Времеви график


За успешното изпълнение на проекта участниците трябва да предложат в офертите си адекватен времеви график за изпълнение на проекта, който да включва всички етапи от проекта и съответните документи, които удостоверяват извършената работа.
    1. Срок за изпълнение на поръчката


Срокът за всички дейности по изпълнението на настоящата поръчка с изключение на гаранционната поддръжка на ЕДС е посочен в документацията към настоящата поръчка.



Инвестира във вашето бъдеще!
„Настоящият документ е изготвен с финансовата помощ на Европейския социален фонд. Минно – геоложкия университет „Св. Иван Рилски” – София носи цялата отговорност за съдържанието на настоящия документ, и при никакви обстоятелства не може да се приеме като официална позиция на Европейския съюз или Министерство на образованието, младежта и науката.”

Каталог: docs -> oporachki
oporachki -> Утвърждавам: ректор: проф д-р Любен Тотев
oporachki -> Документация
oporachki -> Програма за трансгранично сътрудничество Румъния България 2014-2020г за кандидатстване с проектно предложение по Програма за трансгранично сътрудничество Румъния България 2014-2020г., по две обособени позиции
oporachki -> Методика за определяне на комплексната оценка
oporachki -> Утвърждавам: ректор: проф д-р Любен Тотев
oporachki -> «Зимно поддържане и снегопочистване на общинската пътна и улична мрежа в община борово през 2016г.»
oporachki -> Закона за храните, Наредба №1 от 26 януари 2016 г за хигиената на храните
oporachki -> Създаване на система за откриване на горски пожари в начален стадий и мониторинг на околната среда
oporachki -> «доставка на съдове за битови отпадъци за нуждите на оп «гфч» при община борово» информация за приключване/ прекратяване на договора


Сподели с приятели:




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница