Правила при писане на автобиография

Умението да съставим, оформим и изпратим едно писмо или един служебен документ е част от овладяването на класическите правила и бизнес коренспонденцията. Както вече знаем, визитната картичка е първото представяне на една личност или фирма в бизнеса, а документите, които тя изпраща до партньорите, дистрибуторите и др. Е първото впечатление за нейния профисионализъм.

Днес динамиката на живота налага и в бизнеса, а дори и в личната коренспонденция да не губим време и място за излишни подробности и за досадни обяснения.

В настоящия казус ще разгледаме правилата при писане на автобиография и мотивационно писмо.

Написването на правилна автобиография е задължително условие при постъпване на работа, при участие в различни конкурси, при участие в национални и международни проекти и др.

Автгобиографията е първото препятствие което трябва да се преодолее при търсенето на нова работа. Всекидневно работодателите получават куп автобиографии, които трябва да прегледат, да “отсеят” най-добрите кандидати, за да ги поканят на интервю. Повечето обаче нямат време да изчитат дълги автобиографии и ненужни обяснения. На първоначалния прочит те посвещават средно между 30 секунди и 5 минути с малки изключения. Това време е крйно недостатъчно за да се обхване цялата информация.

Ясно структурираният текст, който носи недвусмислено послание, при всички случаи ще бъде оценен. Първото впечатление зависи от “формалните” характеристики на документа. Всички експерти се дразнят най-много от правописните грешки и проявите на неграмотност. Дългите, сложни и натруфени изрази и неумелата употреба на езика също не правят добро впечатление.

Специалистите по подбора обръщат голямо внимание и на снимката, защото тя дава ценна допълнителна информация за кандидата. За да добави стойност на CV-то, тяя трябва да отговаря на определени критерии. Със сигурност няма да бъдат одобрени фотографии от плажа или то някои бар.

От въпросите “по същество” най-голяма тежест, естествено, имат образованието, опитът и личностните качества. За образованието е важно не само какво сме уччили, а и къде. Информацията за това колко години са отделени, за получаването на университетска титла, съо е много ценна информация за експертите по подбора – те се отнасят по-скоро с подозрение към проточилото се с години следване. Опитът по принцип е ценен, без да се абсолютизира. Каквото и да пише в автобиографията обаче, основното изискване е информацията да отговаря на действителността.

Видове автобиографии

Съществуват различни видове автобиографии. Те обаче не са взаимозаменяеми – всеки формат е подходящ за конкретен случай.

Някои прости правила могат да осигурят на кандидата така ценните две-три минути внимание на специалистите по подбора в предпочитаната от него компания. Като начало той трябва да бъде:

Кратък: обем от една-две страници е напълно достатъчен.

Ясен: трябва да се избягват съкращенията, абревиатурите и професионалния жаргон; не трябва да се употребяват чуждици, колкото и актуални да са те.

Точен: най-добре е данните които се цитират, да имат количествени измерения. Кандидатът посочва отговорностите за всяка позиция, която е заемал. Не трябва да се преувеличава с опита и не се преписват знания и квалификации, които няма.

Експресивен: не бива да се забравя, че думите имат значение. Трябва да се избягват повторенията. За предпочитане са глаголните форми. Не се използват думи с отрицателно или песимистично звучене, както и неясни или неточни термини.

Изчерпателен: кандидатът не бива да допуска “дупки” в професионалната си автобиография. Ще е добре да заложи на прозрачността.

Въздържан: избягват се крайностите в изявленията. Използва се трето лице единствено число на глаголите – те са по-дискретни и ненатрапващи се от аз-формите.

Приятен за четене: автобиографията трябва да изглежда добре. Експертите по подбора твърдят, че нямат предпочитан стил или форма, но всички държат на прегледността и оценяват усилията на кандидата да представи прилично изглеждащ документ.

Европейски формуляр на CV

От 11.03.2002 г. е препоръчан европейския формуляр за писане на автобиогравия. Той е изработен със съдействието на експерти в областта на професионалното ориентиране и обучение, социалните партньори и не правителствени организации от сраните-членки на Европейксия съюз и асоциираните страни. Има незадължителен характер и цели уеднаквяване на информацията, отнасяща се до придобитите кваливикации и обучение от страна на търсещите работа.

Готовата форма е лесна за попълване и в нея информацията е разделена на няколко основни части. Най-напред се попълва личната основна информация за лицето и най-важното тук е правилно да се посочват кординатите за обратна връзка. По години се попълват данните за видовете получено образование, завършените до този момент курсове, положени изпити и проведени стажове. Кандидатът посочва предишния си професионален опит – къде, кога и на каква позиция е работил.

В частта за професионалните умения се посочват познанията по чужди езици и компютърна грамотност. Описва се нивото на което се владее езикът, както и В частта друг опит се отбелязва само тази допълнителна информация, представляваща интерес за фирмата, в която се кандидатсва. Препоръки се прилагат към автобиографията само в случай че това е посочено в списъка с документите, които се изписват от кандидатите. “При поискване” се добавя в края на автобиографията, когато не се изискват предвариелно препоръки от предишни работодатели или преподаватели.

Препоръчително е при представяне на различни обучения, следдипломна квалификация, специализация в чужбина и др. да се посочва точно времето и мястото на провеждане. Да се изпише наименованието на специализацията, програмата или курса. Ако се представя на български език автобиографията е добре след наименованието на български, да се отбележи в скоби и наименованието на обучението или специализацията на съответния чужд език – така, както е изписано в получената диплома или сертификат. При поискване може да се приложи копие от този документ с номер и дата на издаване.

Грешки при писане на CV

Автобиографията трябва да се прочете внимателно за правописни грешки и граматически грешки, преди да се изпрати. Тя представя точно, ясно и коректно действителни факти и постижения, всяка недобросъвестно посочена информация ще навреди на човека, който я използва. Сред най-често срещаните грешки при написването на автобиографии в българската практика са следните:

• 
  грешки в личните данни – сбъркани цифри в рождената дата, посочените телефони и e-mail адрес;
  
• 
  неразграничени лични и служебни кординати за връзка;
  
• 
  неразграничени постоянен и временен адрес;
  
• 
  пропуснати основни части от структурата на автобиографията;
  
• 
  ненужни обяснения и коментари по повод предишното работно място;
  
• 
  недопустимо посочване на възможната очаквана заплата;
  
• 
  претоварване на автобиографията с много ненужен текст;
  
• 
  претоварване на автобиографията с ненужни лични данни;
  
• 
  използване на разказни изречения;
  
• 
  неправилен и неточен превод на автобиографията на чжд език.
  

3.Мотивационно писмо

Мотивационното писмо е изключително важно допълнение към автобиографията, защото тя е малко или много предвидима като форма и съдържание. Предполага се, че писмото дава много добра възможност на кандидата да представи творчески, агресивно и убедително своите силни страни.

Цели на мотивационното писмо

1. 
   Да покажем на работодателя, че имаме предимства пред другите кандидати за работа;
   
2. 
   Да посочиме конкретни примери на Нашите умения и опит – как точно сме ги прилагали на предишната ни работа;
   
3. 
   Да посочим с какво точно може да допринесеме за успешната си работа на длъжността, за която кандидатстваме (работодателят повече се интересува с какво уменията ни ще допринесат за успеха на цялата фирма);
   
4. 
   Да уточним или допълним информация от автобиографията;
   
5. 
   Да посочиме добри мотиви, поради които кандидатстваме точно на тази работа;
   
6. 
   Да направим добро впечатление пред работодателя, за да получим покана за интервю.
   

Какво търсят работодателите в мотивационното писмо

• 
  Отговаря ли кандидата и в каква степен на изискванията за даденото работоно място – образование, трудов стаж, опит и умения.
  
• 
  В каква степен това, което е работил преди, се доближава до работата за която кандидатсдтва.
  
• 
  Дали предварително е проучил фирмата, в която кандидатства.
  
• 
  Какво го привлича в обявената работа – личната мотивация за кандидатстване в тази фирма, за тази позиция
  
• 
  Желанието за развитие
  
• 
  С какво ще допринесе за работата и с какво тя ще спомогне за неговия професионален опит.
  

Как се пише мотивационно писмо

• 
  Информация за обратна връзка ( горен десен ъгъл, 6-10 реда под началото на страницата)
  
• 
  В това поле се пише адреса и телефона (с предхождащ го код за национално избиране), на който желаем да бъдеме потърсени и можем да бъдем намерени.
  
• 
  Не трябва да се забравя e-mail – може би най-удобния начин за обратна връзка. Той трябва да звучи представително и да се проверява редовно.
  
• 
  Под адреса се вписва дата, на която е изпратено писмото.
  

Адрес на фирмата (изписва се на реда след датата, но отляво).

• 
  Това е адресът на организацията, до която се изпраща мотивационното писмо. Започва с името на адресата, следва длъжността, която той заема, името на фирмата и пълният й пощенски адрес.
  
• 
  Препоръчително е писмото да се адресира до конкретна личност. Ако все пак името не е известно, може да се адресира до човек, заемащ определена длъжност (Мениджър Човешки Ресурси, Личен Състав, Отдел Кадри).
  

Обръщение (един ред след адреса на фирмата)

• 
  Тук се вписва добре познатото “Уважаеми Г-н/Г-жа .....” като на мястото на точките е името на адресата.
  

Основна част (два реда под обръщението)

• 
  Първи – въвеждащ параграф. Споменава се причината за писмото и от къде е получена информация за представената възможност за работа в тяхната фирма (от обява, от приятел и др.), назовава се длъжността, за която се кандидатства.
  
• 
  Основен текст – най-често се състои от два параграфа. В първия е най-подходящо да се включи информация за личните умения и качества, а във втория – защо кандидата се интересува от длъжността, компанията, продуктите и услугите, които тя предлага. Задължително се отбелязва с какво назначаването на работа ще допринесе за организацията. Ако имаме вече натрупан опит и практика, отбелязваме какви са силните страни и постиженията. Ако е необходимо се включват детайли и обяснения, които не са споменати в автобиографията. Важно е да отбележим какво можем да направим за организацията, а не какво може тя да ни предложи.
  
• 
  Заключителен пааграф. В този параграф споменаваме, че ще се свържем с тях до няколко дни, за да проверим дали са получили писмото и автобиографията. Писмото се завършва с нещо, което би окуражило техния интерес и отговор. Благодари се за отделеното внимание и време.
  

И естествено добавя се “С уважение/името и фамилията на кандидата” (два реда под основната част). Ако писмото се изпраща по пощата, препоръчително е името да бъде изписано на ръка, но в никакъв случай кандидатстващия не се подписва.

Грешки при писане на мотивационно писмо

Неправилни твърдения

Твърде много мотивационни писма твърдят, че кандидатът има “отлични умения за писмена и говорна комуникация”. Без доказателство, това е празно самохвалство. Работодателите искат доказателства.

Написване на роман

Мотивационното писмо не трябва да е по-дълго от една страница. Работодателите са затрупани с резюмета и мотивационни писма и тяхното време е ограничено.

Използване на едно и също мотивационно писмо за всяка работа и компания

Работодателите виждат толкова много мотивационни писма, че те могат лесно да кажат кога се използва подход “едно, пасващо на всички”.

Неизпращане на истинско мотивационно писмо

Някои хора търсещи работа не си правят труда да изпратят мотивационно писмо със своето резюме. Други пишат мотивационното писмо едно или две изречения от типа “Ето моето резюме”. Трябва да се прилага добре написано, хубаво форматирано мотивационно писмо към всяко резюме.

4.Заключение

В българската практика има много случаи, в които кандидатите и най-смелите очаквания за автобиография и мотивационно писмо. Според някои от тях нестандартното обръщение, хартия или формат имат за цел да се обърне внимание точно на тези документи. В бизнеса обаче сериозното отношение към документите означава и сериозно отношение към желаната позиция за работа. Написването на автобиография е първото и задължително условие при кандидатстване за работа. Правилно написаното мотивационно писмо и добре структурираната автобиография ще осигурят на кандидата желаната от него позиция в работата и в компанията в която иска да работи.

Използвана литература:

1. 
   Бизнес комуникации – автор – Доц. Д-р Соня Алексиева
   
2. 
   www.nrcvg.hrdc.bg
   
3. 
   www.novavizia.com
   
4. 
   www.comenius1.hit.bg
   
5. 
   www.karieri.bg
   

Каталог: 2011
2011 -> Щрихи към психодинамичната картина на тренинг групата
2011 -> Роля и значение на бизнес комуникациите
2011 -> The great controversy
2011 -> Тест по Математика – събиране и изваждане на естествените числа
2011 -> Програма април 2011 Габрово 1, петък 17. 30 ч., Дом на хумора и сатирата, Залата на жирафите
2011 -> Евгений Гиндев световната конспирация
2011 -> Доклад за дейността на омбудсмана на
2011 -> Мотиви: по нох дело / 2011 година по описа на Е. районен съд

Изтегляне 94.82 Kb.

Сподели с приятели: