Правила за организацията на деловодната дейност и документооборота в централно военно окръжие глава първа общи положения чл. (1) Тези вътрешни правила уреждат

РАЗДЕЛ І

ВХОДЯЩИ ДОКУМЕНТИ

(2) Администраторът на системата се отдава в заповед и има следните задължения:

1. 
   организира и контролира функционирането на системата;
   
2. 
   регистрира потребителите на системата и разрешените им права за достъп, а при необходимост извършва промени в тях;
   
3. 
   променя паролите за достъп в системата чрез конфиденциалното им дефиниране от всеки потребител;
   
4. 
   включва нови работни места с персонални компютри към мрежата на системата и при необходимост извършва промени в нейната конфигурация;
   
5. 
   въвежда нови номенклатури в системата и извършва промени в съществуващите класификатори;
   
6. 
   следи за правилното функциониране на електронния архив на базата данни и при срив на информационната система я възстановява.
   

1. 
   индекс и пореден номер на документа;
   

2. тип, вид и категория на документа;

3. 
   дата на регистрация на документа във формат - ден, месец, година;
   
4. 
   кореспондент и кореспондентски номер;
   
5. 
   анотация на документа (относно);
   
6. 
   адресат;
   
7. 
   резолюция и резолиращ;
   
8. 
   отговорник;
   
9. 
   срок на изпълнение;
   
10. 
    получено чрез;
    
11. 
    сканиране на хартиения документ и прикачване към регистрирания електронен документ.
    

(2) Поправка на допусната административна грешка се извършва от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, като поправката се отбелязва в текстовото поле “Коментар“ на АИС “Документооборот”.

1. пощенските пликове, с които е получена документацията, задължително се прилагат към нея. Пликове с гриф, сочещ, че информацията е лична, не се разпечатват, а се предоставят срещу подпис на посоченото длъжностно лице;

2. погрешно доставените в Централно военно окръжие документи се връщат на подателя от регистратурата за некласифицирана информация, ако е посочен адрес.

(2) Не се регистрират периодични печатни издания, поздравления, покани, лична кореспонденция, документи по кадрови въпроси (с изключение на придружаващите ги писма), финансово счетоводни (с изключение на придружаващите ги писма), статистически документи, съдебни документи.

2. 
   Анонимни писма и сигнали по смисъла на чл. 111 от Административно процесуалния кодекс се регистрират, но по тях не се образуват преписки.
   

Чл.17. Регистратурата за некласифицирана информация извършва първоначалната обработка на документите в АИС „Документооборот”, която включва:

1. 
   проверка в АИС “Документооборот” за наличие на регистрирани документи, касаещи един и същ въпрос и образуване на преписка. Всички документи след инициативния се създават като негови подчинени и получават регистрационния номер на инициативния документ и дата на регистрация;
   
1. 
   проверка за наличие на описаните приложения;
   
2. 
   създаване на регистрационно-контролна карта в АИС “Документооборот”;
   
3. 
   насочване на регистрираните документите чрез АИС “Документооборот” към съответните длъжностни лица за поставяне на резолюция;
   

2. 
   Предаването и приемането на документите на хартиен носител се удостоверява с подписа на съответния началник на отдел/сектор или служител от ръководството на ЦВО.
   
3. 
   Ръководителите, към които са насочени резолираните документи, са длъжни да пристъпят към изпълнение на документите в деня на получаването им.
   
4. 
   Документите се изготвят за подпис от името на началника на Централно военно окръжие.
   
5. 
   Подготвените за подпис документи се предават на началника на Централно военно окръжие чрез началниците на отдели от 14.00 часа до 16.00 часа.
   

• 
  заповеди, инструкции, правилници и указания;
  
• 
  трудови договори и допълнителни споразумения;
  
• 
  доклади, отчети, становища, информации, докладни записки, справки и сведения;
  
• 
  проекти на нормативни актове;
  
• 
  планове, графици, протоколи и разбори;
  
• 
  служебни писма между Централно военно окръжие и подчинените му структури;
  
• 
  заявления на служители, служебни бележки и други.
  

2. 
   Документите, изготвени на хартиен носител се оформят по реда на чл. 9.
   

2. 
   На гърба на последната страница се отбелязва: длъжност, фамилия и подпис на изготвилия документа и датата на изготвяне; началниците на отдели, съгласували документа и датите на съгласуване. При необходимост документите се съгласуват с компетентни длъжностни лица (началник на сектор „Финанси”, служител по сигурност на информацията, главен юрисконсулт и финансовия контрольор).
   
3. 
   Писмата се изготвят в 2 (два) екземпляра.
   
4. 
   При изготвяне на докладна записка и писмо се отбелязва разчет за отпечатване: екземпляр 1 - за ЦВО; екземпляр 2, 3 и т. н. - за адресата.
   
5. 
   Вътрешните актове (правилници, правила, инструкции и др.) се утвърждават от началника на Централно военно окръжие, като за тази цел на първа страница, в левия ъгъл се изписва УТВЪРЖДАВАМ, под него името му и датата, на която се утвърждава.
   
6. 
   Вътрешните актове и разпоредителните документи (заповеди, решения, протоколи, докладни записки и др.) се съставят в 1 (един) екземпляр. На гърба на последната страница, освен посоченото в ал. (2), се отбелязва: разчет за изпращане на документа и длъжност, фамилия и подпис на лицето, разрешаващо регистрирането на акта. Заповедите на началника на Централно военно окръжие задължително се съгласуват със заместник-началника на Централно военно окръжие, началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, служителя по сигурност на информацията, главния юрисконсулт, а по необходимост – с финансовия контрольор и други длъжностни лица. Вътрешните документи се отпечатват без лого и адрес за кореспонденция.
   

2. 
   Вътрешните документи: доклади, докладни записки и др., адресирани до началника на Централно военно окръжие се подписват съобразно йерархичната структура на окръжието.
   
3. 
   Подписаната заповед от началника на Централно военно окръжие се подпечатва и се регистрира в електронна заповедна книга в регистратурата за класифицирана информация и в „АИС „Документооборот”. При необходимост оригиналът на заповедта се размножава в нужния брой екземпляри/копия и на посочените в нея лица се предава срещу подпис. Оригиналният екземпляр на заповедта с положения подпис се съхранява в текущия архив на регистратурата за класифицирана информация.
   
4. 
   При изменение или отмяна на заповед, служителите в регистратурата за класифицирана информация задължително нанасят корекция в заповедта (отбелязват номера на коригиращата заповед).
   
5. 
   Към заповедта се прикрепя контролен лист, на който се подписват длъжностните лица, запознали се с нея.
   

2. 
   Докладът с мотивирано предложение за командировка в страната се изготвя от съответния началник на отдел или сектор и се съгласува с началника на отдел „Финансово–стопански дейности” и финансовия контрольор.
   
3. 
   Подготвената заповед за командировка подлежи на предварителен контрол и съгласуване с:
   

1. 
   финансовия контрольор;
   
2. 
   началника на отдел „Финансово–стопански дейности”.
   

2. 
   Заповедта за командировка се изготвя в два екземпляра. Първият екземпляр се съхранява в сектор „Административно обслужване ”. Вторият екземпляр се връчва на командированото лице и след приключването на командировката се предава в отдел „Финансово-стопански дейности”.
   

1. 
   наименование на структурата, която командирова – Централно военно окръжие;
   
2. 
   основание за издаване на заповедта;
   
3. 
   имената на командированото лице, месторабота и длъжност;
   
4. 
   началната дата и продължителност на командировката в календарни дни, включително дните за пътуване, почивните и празничните дни;
   
5. 
   населено място, в което се командирова или изпраща лицето;
   
6. 
   финансови условия на командировката - пътни, дневни и квартирни пари;
   
7. 
   задача на командированото лице;
   
8. 
   вид на транспортните средства и маршрут;
   
9. 
   други обстоятелства, свързани с конкретните условия на командировката;
   
10. 
    име, длъжност и подпис на началника на Централно военно окръжие и печат на окръжието.
    

(2) Докладна записка с мотивирано предложение за командировка в чужбина се изготвя от началника на ЦВО до министъра на отбраната и оправомощени от него длъжностни лица.

2. 
   Към докладната записка се прилагат задължително получената от чужбина покана, писмо или друг документ, на базата на който се предлага командировката. В случай, че приемащата страна поема разходите за командировката, се прилага превод на български език на извлечение от поканата за посещение, касаещо финансовите въпроси.
   

2. 
   Изготвените трудови договори и допълнителни споразумения на цивилните служители се съставят в два екземпляра. На гърба на последната страница на единия екземпляр се отбелязва длъжност, подпис и фамилия на изготвилия документа и датата на изготвяне, както и съгласувателни подписи на началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, началника на сектор „Човешки ресурси”, главния юрисконсулт, началника на отдел „Финансово-стопански дейности”, началника на сектор „Финанси”, служителя по сигурност на информацията и финансовия контрольор. Последно се вписва номерът на заповедта, с която е обявен трудовият договор или допълнителното споразумение.
   
3. 
   Началникът на отдел “Административно обслужване и човешки ресурси” предоставя за подпис трудовите договори и/или допълнителните споразумения на началника на Централно военно окръжие.
   
4. 
   След подписването и подпечатването им, служителите от сектора ги извеждат в дневник с номер и дата. Изготвя се доклад за обявяване на трудовия договор (допълнителното споразумение) от началника на съответния отдел в ежедневната заповед. Вписва се номерът на заповедта, с която е обявен трудовият договор или допълнителното споразумение. Връчват срещу подпис на новопостъпилия служител единия екземпляр от трудовия договор за назначаване, както и екземпляр от длъжностната характеристика.
   
5. 
   Първият екземпляр на трудовия договор и/или допълнителното споразумение се съхранява в регистратурата за класифицирана информация при оригиналите, а копие от трудовия договор и/или допълнителното споразумение се съхранява в личното трудово дело на служителя.
   

ИЗХОДЯЩИ ДОКУМЕНТИ

• 
  писма;
  
• 
  доклади, становища, информации, справки, отчети, докладни записки, проекти за нормативни актове и др.
  

2. 
   Изходящите документи се създават и оформят по реда на чл. 9 и образците на документи.
   
3. 
   Изходящите документи се съставят на официалната бланка на Централно военно окръжие в два екземпляра. Екземплярът, предназначен за съхранение в деловодството се съгласува от изпълнителите по резолюция, при спазване на йерархията на длъжностите. Към него се прилага оригинала на инициативния материал.
   
4. 
   При необходимост от изпращане на документи на хартиен носител по пощата с обратна разписка служителите, изготвили документите вписват искането в текстовото поле „коментар” на АИС “Документооборот”. Оригиналът на обратната разписка се съхранява към оригинала на документа.
   
5. 
   Изходящата кореспонденция, изготвена на чужд език се придружава с превод на български език.
   
6. 
   Изходящите документи се подписват от началника на Централно военно окръжие или оправомощени от него лица.
   
7. 
   Главният юрисконсулт може да се обръща от свое име към съдебните органи в страната в качеството си на процесуален представител на Централно военно окръжие по заведени съдебни дела.
   

Чл. 28. (1) Документи се предават в регистратурата за некласифицирана информация за регистриране и изпращане до посочените кореспонденти, точно адресирани и комплектовани с описаните приложения и размножени в съответния брой за адресатите. Документите, които не са комплектовани, с точни и пълни кореспонденти, адреси и приложения, не се обработват и се връщат на административните звена, от които са изработени.

2. 
   За осигуряване на правилно класиране и свързване на преписките служителите са длъжни да предават в регистратурата за некласифицирана информация всички приключени преписки и документи, свалени от отчет/сроков контрол и класифицирани с “КД” (към дело) с подпис на ръководителя на организационното звено.
   
3. 
   В случаите, в които документа/писмото се изпраща до един адресат и копия до повече адресати, служителят изготвя документа/писмото в два екземпляра, един за регистратурата за некласифицирана информация и втори за адресата.
   
4. 
   След подписване от началника на ЦВО или от оправомощени от него длъжностни лица документа/писмото се извежда от служителите в РНКИ и се копира в необходимия брой за адресатите, за които са предвидени копия.
   

1. проверка за наличието на инициативен материал в оригинал;

2. наличието на необходимия брой приложения;

3. проверка на създадения в АИС „Документооборот” документ: тип, вид, прикачен документ;

4. приключване на преписката в АИС „Документооборот”;

5. предаване на документите на хартиен носител за изпращане чрез пощенска услуга, предоставяне от лицензиран пощенски оператор или чрез куриерската служба.

(2) Експедирането на документите на хартиен носител се извършва от куриерите и включва:

1. 
   описване на документите в опис;
   
2. 
   техническа обработка на документите;
   
3. 
   предаване срещу подпис на пощенските служители.
   

(4) Изходящите документи от териториалните структури на Централно военно окръжие се подписват от оправомощени със заповед на началника на Централно военно окръжие длъжностни лица и се регистрират в дневници, заведени в регистратурата за некласифицирана информация на ЦВО.

2. 
   С резолюция се определя срок за изпълнение на документа в работни дни, който тече от момента на получаването й от определеното звено.
   
3. 
   Ако не е определен конкретен срок той е 7 (седем) дни;
   
4. 
   Срокът за изпълнение на преписката може да бъде удължен с резолюция само на началника на Централно военно окръжие, въз основа на писмен мотивиран доклад от ръководителя на административното звено, отговорно за изпълнението, съдържащ подробно описание на мотивите, налагащи удължаването на срока.
   
5. 
   Удължаването на срока се вписва в АИС „Документооборот”.
   
6. 
   Не се допуска удължаване на срокове, които са определени в нормативен акт.
   
7. 
   Ръководителите на административните звена осъществяват цялостен контрол върху дейността на звеното и носят отговорност за изпълнението на задачите в срок.
   
8. 
   Дейността, свързана със сроковия контрол се координира от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси” и се извършва съгласно следната технологична процедура:
   

1. 
   всяка седмица регистратурата за некласифицирана информация генерира справка от АИС „Документооборот” за неприключените документи за съответната година;
   
2. 
   справката се изпраща на ръководителите на административните звена;
   
3. 
   в работния ден ръководителите извършват проверка на документите, посочени в справката;
   
4. 
   сектор „Административно обслужване ” обобщава получената информация и я предоставя на началника на Централно военно окръжие всеки петък до 14.00 часа.
   

Чл. 31. (1) Снемането от сроков контрол в АИС „Документооборот” се извършва централизирано – от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси” след подписване, одобряване на документа/административния акт или след изпълнението на възложената задача.

РАЗДЕЛ VI

ПРАВИЛА ЗА ИЗГОТВЯНЕ И ПРИЕМАНЕ НА ЗАПОВЕДИ, ПРОТОКОЛИ,ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА И ДРУГИ ДОКУМЕНТИ

Чл. 32. Началникът на Централно военно окръжие издава вътрешни правила, заповеди и други документи, като му се представят за подпис, придружени с докладна записка от съответното длъжностно лице.
Чл. 33. Заповедта съдържа:

1. 
   фактически и правни основания за издаване;
   
2. 
   разпоредителна част (определят се права и/или задължения, необходимост от правни и фактически действия);
   
3. 
   отговорници за изпълнението;
   
4. 
   срок за изпълнение, при необходимост;
   
5. 
   лице, контролиращо изпълнението на заповедта;
   
6. 
   административните структури и/или имената и длъжностите на лицата, които трябва да получат заповедта.
   

Чл. 34. Документите, посочени в чл. 32 се съгласуват чрез полагане на съгласувателен подпис и дата от съставителя, неговият ръководител, от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, главния юрисконсулт, служителя по сигурност на информацията, финансовия контрольор и началниците на отдели по целесъобразност. Подписите се полагат при спазване на йерархията на длъжностите.
Чл. 35. Подписаните документи по чл. 32:

1. 
   се регистрират, като съгласуваният оригинал на хартиен носител и електронен вариант се съхранява в регистратурата за некласифицирана информация;
   
2. 
   заповедите на хартиен носител и електронен вариант се извеждат и съхраняват в регистратурата за класифицирана информация. След извеждането се поставя контролен лист за запознаване от служителите от ръководството и началниците на отдели.
   
3. 
   началникът на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси” изпраща заповедта за сведение и изпълнение чрез АИС до военните окръжия.
   

Чл. 36. Заповедите за командироване в страната на служители на Централно военно окръжие се издават по реда на Правилата за ползване на отпуски, заместване и командировки в системата на Централно военно окръжие и подчинените му военни окръжия.
ГЛАВА ЧЕТВЪРТА
СЪХРАНЯВАНЕ И АРХИВИРАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ
РАЗДЕЛ І

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 37. Съхраняването на документите е текущо и архивно. На съхраняване подлежат всички документи.
Чл. 38. При прекратяване на служебни или трудови правоотношения служителите в Централно военно окръжие предават с протокол всички документи на прекия си ръководител или на определено от него длъжностно лице.
Чл. 39. (1) Административните звена предават с приемо-предавателен протокол в регистратурата за некласифицирана информация на Централно военно окръжие за съхраняване приключените преписки и документи в оригинал, след изтичане на календарната година (не по-късно от края на месец юни на следващата календарна година).

2. 
   Не се допуска унищожаване на документи от служители на Централно военно окръжие. Унищожаването на документи се извършва от комисия, назначена с заповед на началника на Централно военно окръжие по реда на чл. 49 от Закона за националния архивен фонд.
   
3. 
   Приключените документи и преписки се съхраняват в регистратурата за некласифицирана информация.
   

Чл. 40. (1) Документите, създадени в Централно военно окръжие и съхранявани в регистратурата за некласифицирана информация, се групират в сборове от документи, съобразно третираната проблематика и при наличие на еднакъв срок на съхранение.

(2) Принципът на формиране на сборовете от документи е тематичен. Документите се подреждат хронологически, като най-отгоре се поставя иницииращ документ и след него, по реда на регистрацията, останалите документи. Приложенията придружават непосредствено документа, за който се отнасят.

(3) Заповеди и други документи, които имат собствена номерация, се подреждат в сборове от документи означени със съответния индекс.
Чл. 41. Правилното организиране и систематизиране на сборовете от документи възникнали в резултат на дейността на Централно военно окръжие се осъществява съгласно Номенклатурен списък на сборовете от документи, регистри и книги със сроковете за тяхното съхранение в Централно военно окръжие, отдаден със заповед на началника на Централно военно окръжие.

РАЗДЕЛ ІІ

ТЕКУЩО СЪХРАНЯВАНЕ
Чл. 42. Дейността по текущото съхраняване се осъществява от служителите на Централно военно окръжие и обхваща:

1. 
   служителите, на които са предоставени документи във връзка с изпълнението на определени задачи, отговарят за текущото им съхраняване;
   
1. 
   след приключване на задачата служителите предават документите в оригинал в регистратурата за некласифицирана информация за текущо съхраняване;
   
2. 
   съгласно утвърдения Номенклатурен списък на сборовете от документи, регистри и книги се съхраняват съгласно сроковете за съхранение от номенклатурния списък, след което се унищожават с протокол от регистратурата за некласифицирана информация.
   

Чл. 43. В началото на годината в регистратурата за некласифицирана информация се разкриват брой дела, съгласно утвърдения Номенклатурен списък на сборовете от документи, регистри и книги със сроковете за тяхното съхранение в Централно военно окръжие.
Чл. 44. (1) В делата документите се подреждат по реда на регистрация. На всяка преписка се поставя най-отдолу инициативния документ и след него по реда на регистрацията – останалите документи.

2. 
   Документи, които имат собствена номерация (заповеди, договори, наредби, правилници, протоколи и др.) се подреждат по възходящ ред на номерирането им.
   

Чл. 45. Текущото съхраняване на документите завършва с предаването им в регистратурата за некласифицирана информация. До 30 юни на следващата календарна година, всички приключени дела се комплектуват с опис на съдържащите се в тях документи и се съхраняват до изтичане на сроковете.

РАЗДЕЛ ІІІ

ПОЛЗВАНЕ НА ПРЕПИСКИ И ДОКУМЕНТИ
Чл. 46. (1) Оригинали на регистрираните документи не се изнасят извън регистратурата за некласифицирана информация.

2. 
   При необходимост оригинали на преписки и документи се предоставят с картон-заместител или Образец 20, в който се определя срок за ползване и се декларира задължението за връщането им в регистратурата за некласифицирана информация. Към делото се поставя копие от документа, заверено от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси” и оригинала искане.
   

Чл. 47. (1) Копия на приключени преписки и документи се предоставят на служители чрез писмена заявка до началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, в която се посочва основанието или регистрационния номер на документа по повод на които се предоставя.

2. 
   Заверка на документи с печат „вярно с оригинала” се извършва от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”.
   

РАЗДЕЛ ІV

ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ
Чл. 48. (1) Броят на печатите в окръжието, видът им и служителите, които ги съхраняват и полагат, се определя със заповед на началника на Централно военно окръжие.

2. 
   Печатите се водят на отчет в специална книга-регистър.
   
3. 
   Печатите, необходими за функционирането на регистратурите за класифицирана информация се водят на отчет в специални регистри, съгласно изискванията на Закона за защита на класифицираната информация и се съхраняват от завеждащия регистратурата за класифицирана информация.
   
4. 
   Изнасянето на печатите извън службите не се разрешава.
   

Чл. 49. (1) Печатът на Централно военно окръжие се поставя върху изходящата кореспонденция, подписана от началника на Централно военно окръжие и от длъжностните лица, определени със заповед.

2. 
   За наличието и съхранението на печатите отговарят съответните служители, на които са дадени срещу подпис.
   

ГЛАВА ПЕТА
ОСНОВНИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ДОКУМЕНТООБОРОТА
Чл. 50. (1) Всички служители са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тези правила.

2. 
   За прилагането на изискванията на правилата началниците на отдели са длъжни:
   

1. 
   да осигуряват, както запознаването на новопостъпили служители с правилата, така и да изискват стриктното изпълнение от подчинените им;
   
2. 
   да следят за правилното и срочно изпълнение на произтичащите от документите задачи и да осигуряват своевременното им изпълнение и приключване;
   
3. 
   да осигурят при напускане на служител предаването на поверената му документация на определени с протокол служители. Началникът на отдела удостоверява предаването на документацията с подпис и дата върху протокола, който се представя от служителя при напускане заедно с обходния лист.
   

Чл. 51. Във връзка с правилното приемане, регистриране, движение и архивиране на документите всички служители са длъжни:

1. 
   да връщат незабавно в регистратурата за некласифицирана информация предадените им нерегистрирани или неправилно адресирани към тях документи за правилно регистриране и насочване;
   
1. 
   да приемат и работят само с регистрирани в регистратурата за некласифицирана информация входящи документи, докладни записки, протоколи, заповеди, указания и др.
   

Чл. 52. За правилното изготвяне, оформяне и съгласуване на документите, служителите са длъжни:

1. 
   при съставянето и оформянето на различните видове документи да се ръководят и спазват точно изискванията за оформянето на документите;
   
2. 
   да представят за подпис само съгласувани с подпис документи по реда, указан в настоящите правила.
   

Каталог: sites -> default -> files -> public files -> zapovedi -> cvo
cvo -> Правила за проверка и оценка на военните окръжия и областните военни отдели в централно военно окръжие глава първа общи положения
cvo -> Кодекс се определят правилата за поведение на служителите в Централно военно окръжие
cvo -> Единен армейски тест
cvo -> Вътрешни правила за определяне реда за планиране на работната заплата, допълнителни възнаграждения и награди в централно военно окръжие І. Общи положения
cvo -> Книга за начален инструктаж по безопасност, хигиена на труда и противопожарна охрана и се издава служебна бележка за провеждането му, която се съхранява в служебното дело на инструктирания
cvo -> Правила за определяне на дейностите при изготвяне на документи и подреждане на регистри по военния отчет и административно обслужване на граждани в централно военно окръжие глава първа
cvo -> Програма за подготовката и ученията на въоръжените сили на Република България
cvo -> Счетоводна политика на централно военно окръжие I. Общи положения

Изтегляне 290.47 Kb.

Сподели с приятели: