Правила за организацията на деловодната дейност и документооборота в централно военно окръжие глава първа общи положения чл. (1) Тези вътрешни правила уреждат



Дата22.10.2018
Размер290.47 Kb.
ПРАВИЛА

ЗА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЦЕНТРАЛНО ВОЕННО ОКРЪЖИЕ


ГЛАВА ПЪРВА

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. (1) Тези вътрешни правила уреждат:

  1. организацията и технологията на информационно-деловодната дейност по регистриране, движение, изготвяне, архивиране и обмен на документите по електронен път и на хартиен носител в Централно военно окръжие (ЦВО);


  2. реда при създаване, съгласуване, подписване и обмена на документи във връзка с регистрирането на документите на хартиен и електронен носител;

  3. регистрирането на документите, получени на хартиен носител и по електронен път в официалния документен регистър – база от данни в състава на АИС „Документооборот”;

  1. използването и обмена на информация между Централно военно окръжие и подчинените му структури чрез служебната електронна поща;

  2. използването и съхранението на печатите в регистратурата за некласифицирана информация;

  3. контрола по спазване на сроковете за изпълнение на възложените задачи.

    1. Тези правила не се прилагат за финансово-счетоводните документи, документите, които съдържат класифицирана информация и документи, съдържащи лични данни съгласно Закона за защита на личните данни.

Чл. 2. (1) Документооборотът е съвкупност от взаимосвързани дейности по обработката на документите от момента на тяхното създаване или получаване до момента на тяхното изпращане и/или архивиране.

    1. Документът е материален обект с информация, фиксирана на какъвто и да е носител, създадена, получена и запазена при изпълнение на задължения, определени със закон или произтичащи от него действия.

    2. Преписката е набор от тематично свързани документи и е съвкупност от инициативния (първоначалния) документ, междинните документи и крайния документ по определен въпрос.

Чл. 3. (1) Право на пълен достъп до всички документи имат началника на Централно военно окръжие и служителите от регистратурата за некласифицирана информация съгласно функционалните им задължения. При необходимост се предоставя достъп на служители по разпореждане от началника на Централно военно окръжие.

  1. Заместник-началника на ЦВО и началниците на отдели/сектори имат достъп до:

  1. адресирани до тях документи;


  1. резолирани до тях документи;

  1. Служителите на Централно военно окръжие имат достъп до документ, резолиран до тях, или ако заместват служителя, до когото е резолиран документа.

Чл. 4. Право на регистрация, полагане на печат, обработка на документи и кореспонденция в АИС „Документооборот” имат началника на ЦВО и заместник-началника на ЦВО.
Чл. 5. Служителите са длъжни да не разгласяват факти и сведения, станали им известни при или по повод изпълнението на служебните им задължения.
ГЛАВА ВТОРА
ПРАВИЛА ПРИ ИЗГОТВЯНЕ, СЪГЛАСУВАНЕ И ПОДПИСВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ
РАЗДЕЛ І

ИЗГОТВЯНЕ И РЕЗОЛИРАНЕ НА ДОКУМЕНТИ
Чл. 6. Служителите в Централно военно окръжие изготвят, съгласуват, подписват и обменят документи паралелно на хартиен носител и в електронен вид в АИС, при спазване на следната организация:

  1. посоченият в резолюцията на първо място началник на отдел/сектор отговаря за срока, създаването, съгласуването и подписването на документа. Той е главен координатор, който осъществява движението на документа между отделите/секторите. Обобщава и изготвя документа на хартиен носител и/ или в АИС в електронен вид;

  2. вторият и следващите отговорници по резолюция са длъжни да изпратят становището си на водещия отговорник чрез АИС или съгласуват, не по-късно от два работни дни преди определения краен срок за съгласуване или изготвяне на документа.


Чл. 7. (1) Резолирането на документите в съответствие с организацията и дейността се извършва от началника на Централно военно окръжие.

(2) Резолюцията се поставя на отделен лист и трябва да съдържа: фамилията на длъжностното лице, на което се възлага да организира изпълнението; формулировка на задачата; указания за изпълнението й; срок за изпълнение по преценка на резолиращия; дата на резолирането и подпис.

(3) Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложените задачи.

(4) Допуска се съвместно изготвяне на документ от служителите, изписани в резолюцията. В този случай всички те се подписват на гърба на последната страница като съгласували.

(5) Ако при работа по документ се установи, че компетентна е и друга структура или служител от Централно военно окръжие, водещият извършва допълнително съгласуване със съответната структура или служител, без да връща материала за нови указания или резолюция.
Чл. 8. (1) Документите се изготвят на хартиен носител, както и/ или в електронен вид в АИС.

(2) При създаването на документа се спазва следната технологична последователност:



  1. определяне вида и типа на документа;

  2. създаване на документа;

  3. прикачване на новия документ към номера на иницииращия документ и насочването му за съгласуване, подпис или одобряване;

  4. извършване на съгласувателна процедура;

  5. подписване на документа;

6. насочване за регистрация към регистратурата за некласифици- рана информация.

(3) Подписите на изготвилия и съгласувалите документа на хартиен носител се поставят на гърба на екземпляра, който остава в архива на регистратурата за некласифицирана информация, като се отразява длъжност, име, фамилия и дата.

(4) В документа се изписват пълните и точни адреси на получателите. При изпращането на документа по списък в него се посочват кореспондентите и точните им адреси.

(5) Всеки служител отразява извършеното от него действие (създаване, съгласуване, подписване, одобряване) на хартиения носител и/ или в АИС на документа.

(6) Към представения за подпис документ на хартиен носител задължително се прилага оригиналът на документа, във връзка с който е изготвен.
Чл. 9. (1) Документите се изготвят в съответствие с образците на документи, приложения към настоящите вътрешни правила.


      1. При подготовката и изготвянето на документите служителите спазват следните изисквания относно графично оформяне на текста:

  1. точна и ясна формулировка, спазване на граматическите правила;

  2. документите се създават върху хартия, формат А4, със спазване изискванията на съответните стандарти (ляво поле 30 mm., дясно поле 10 mm., горно и долно полета 15 mm., 60 реда на страница, междуредово разстояние single, 65 - 70 знака на ред, шрифт Times New Roman, размер на шрифта - 14 pt, отстъп за нов ред 12.7 mm) и приложените към правилата образци на документи;

  3. в началото на всеки изходящ документ по образувана преписка се вписва на отделен ред номера на писмото, на което се отговаря с /”Към Ваш №.......”; „На Ваш №…….”/ или „На Наш №……”; „Към Наш №…..”;

  4. текстът, разположен на последния лист на документа следва да бъде не по-малко от един абзац или пет печатни реда;

  5. в случай, че писмото е с адресат в чужбина началото на параграфите е без табулация;

  6. текстът между отделните параграфи се разделя с празен ред;

  7. обръщенията в началото на писмото се изписват с цели думи “ГОСПОДИН” или “ГОСПОЖО” и са bold;

  8. препинателните знаци се пишат без интервал след думата, като след препинателния знак интервалът е задължителен.


РАЗДЕЛ ІІ

СЪГЛАСУВАНЕ И ПОДПИСВАНЕ НА ИЗГОТВЕНИТЕ ДОКУМЕНТИ
Чл. 10. Проектите на документи, които не съдържат класифицирана информация, се изпращат до компетентните звена за предварително съгласуване по електронен път.
Чл. 11. (1) Предварителното съгласуване се извършва по служебната електронна поща при спазване на следната технологична последователност:

      1. определяне на вида и типа на документа и длъжностното лице към когото е насочен документа;

      2. създаване на документа в електронен вид;

      3. прикачване на готовия документ и насочването му чрез служебната електронна поща за одобряване и за изпълнение;

      4. въвеждане на точно наименование на документа в поле „Заглавие” на служебната електронна поща;

      5. въвеждане на кратък текст с указания и изпълнение на задачата в поле „Съдържание” на служебната електронна поща;

6. коригиране, съгласуване и/ или одобрение на готовия документ и връщането му на подателя чрез служебната електронна поща;

7. връщане на изработения, коригиран или одобрен документ по служебната електронна поща.



  1. Полученото писмо по служебната електронна поща се прикрепва към изработените и отпечатани на хартиен носител документи.

(3) След отчитане на направените забележки и допълнения служителят, изготвил документа го подписва и насочва официално на хартиен носител за съгласуване при спазване йерархията на длъжностите.

(4) Документи от вътрешния документооборот, изработени от регионалните структури в електронен вариант и изпратени по служебната електронна поща, неизискващи съгласувателни подписи не се отпечатват на хартиен носител.

(5) Изработването и съгласуването на документите между административните звена се извършва в срок до 3 работни дни. По изключение, съгласуването на материали с фактическа или правна сложност, или с голям обем се извършва в срок до 7 работни дни, а при необходимост при събиране на информация от други структури – до 10 работни дни.

Чл. 12. (1) Документите се изготвят за подпис от името на началника на Централно военно окръжие или оправомощени от него длъжностни лица.

(2) Подготвените за подпис документи се предават на началника на Централно военно окръжие чрез началниците на отдели.



  1. Подписаните от началника на ЦВО или от оправомощени от него длъжностни лица документи на хартиен носител се предоставят в регистратурата за некласифицирана информация за регистрация и изпращане до получателя.

(4) Изходящите и вътрешни документи, се приемат от служител в регистратурата за некласифицирана информация, който проверява: оформянето в съответствие с приложенията; правилността и пълнотата на адресирането; наличието на необходимото количество екземпляри/копия на документа; комплектуването с цитираните приложения (при наличието на такива); прилагането на оригиналната преписка (при наличието на такава).

(5) Материалите, които не отговарят на посочените изисквания, не се приемат в регистратурата за некласифицирана информация и се връщат на изготвилите/изготвилия документа.


ГЛАВА ТРЕТА

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА ПРИ ДЕЛОВОДНО ОБРАБОТВАНЕ НА ВХОДЯЩИТЕ, ВЪТРЕШНОСЛУЖЕБНИТЕ И ИЗХОДЯЩИ ДОКУМЕНТИ

РАЗДЕЛ І

ВХОДЯЩИ ДОКУМЕНТИ



Чл. 13. Всички входящи документи се регистрират в регистратурата за некласифицирана информация и се насочват за разпределение.

Чл. 14. (1) Управлението и поддържането на АИС “Документооборот” се осъществява от отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, чрез администратора на системата.

(2) Администраторът на системата се отдава в заповед и има следните задължения:



  1. организира и контролира функционирането на системата;

  2. регистрира потребителите на системата и разрешените им права за достъп, а при необходимост извършва промени в тях;

  3. променя паролите за достъп в системата чрез конфиденциалното им дефиниране от всеки потребител;

  4. включва нови работни места с персонални компютри към мрежата на системата и при необходимост извършва промени в нейната конфигурация;

  5. въвежда нови номенклатури в системата и извършва промени в съществуващите класификатори;

  6. следи за правилното функциониране на електронния архив на базата данни и при срив на информационната система я възстановява.

(3) Регистрирането на входящите документи се извършва в регистратурата за некласифицирана информация веднага след получаването им в следната последователност:

  1. индекс и пореден номер на документа;
  2. тип, вид и категория на документа;


  3. дата на регистрация на документа във формат - ден, месец, година;

  4. кореспондент и кореспондентски номер;

  5. анотация на документа (относно);

  6. адресат;

  7. резолюция и резолиращ;

  8. отговорник;

  9. срок на изпълнение;

  10. получено чрез;

  11. сканиране на хартиения документ и прикачване към регистрирания електронен документ.


Чл. 15. (1) Извършеното регистриране на документи в АИС “Документооборот” не подлежи на заличаване или промяна с изключение на случаите на поправяне на административна грешка.

(2) Поправка на допусната административна грешка се извършва от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, като поправката се отбелязва в текстовото поле “Коментар“ на АИС “Документооборот”.


Чл. 16. (1) Приемането, разпределението и предаването на документите на хартиен носител се извършва централизирано от служителите на регистратурата за некласифицирана информация като:

1. пощенските пликове, с които е получена документацията, задължително се прилагат към нея. Пликове с гриф, сочещ, че информацията е лична, не се разпечатват, а се предоставят срещу подпис на посоченото длъжностно лице;

2. погрешно доставените в Централно военно окръжие документи се връщат на подателя от регистратурата за некласифицирана информация, ако е посочен адрес.

(2) Не се регистрират периодични печатни издания, поздравления, покани, лична кореспонденция, документи по кадрови въпроси (с изключение на придружаващите ги писма), финансово счетоводни (с изключение на придружаващите ги писма), статистически документи, съдебни документи.


      1. Анонимни писма и сигнали по смисъла на чл. 111 от Административно процесуалния кодекс се регистрират, но по тях не се образуват преписки.

Чл.17. Регистратурата за некласифицирана информация извършва първоначалната обработка на документите в АИС „Документооборот”, която включва:



        1. проверка в АИС “Документооборот” за наличие на регистрирани документи, касаещи един и същ въпрос и образуване на преписка. Всички документи след инициативния се създават като негови подчинени и получават регистрационния номер на инициативния документ и дата на регистрация;

  1. проверка за наличие на описаните приложения;

  2. създаване на регистрационно-контролна карта в АИС “Документооборот”;

  3. насочване на регистрираните документите чрез АИС “Документооборот” към съответните длъжностни лица за поставяне на резолюция;


Чл. 18. (1) След първоначалната деловодна обработка документите се предават в деня на постъпването или най-късно до 12 часа на следващия работен ден.

      1. Предаването и приемането на документите на хартиен носител се удостоверява с подписа на съответния началник на отдел/сектор или служител от ръководството на ЦВО.

      2. Ръководителите, към които са насочени резолираните документи, са длъжни да пристъпят към изпълнение на документите в деня на получаването им.

      3. Документите се изготвят за подпис от името на началника на Централно военно окръжие.

      4. Подготвените за подпис документи се предават на началника на Централно военно окръжие чрез началниците на отдели от 14.00 часа до 16.00 часа.


РАЗДЕЛ ІІ

ВЪТРЕШНИ ДОКУМЕНТИ
Чл. 19. (1) Вътрешни документи на Централно военно окръжие са:

  • заповеди, инструкции, правилници и указания;

  • трудови договори и допълнителни споразумения;

  • доклади, отчети, становища, информации, докладни записки, справки и сведения;

  • проекти на нормативни актове;

  • планове, графици, протоколи и разбори;

  • служебни писма между Централно военно окръжие и подчинените му структури;

  • заявления на служители, служебни бележки и други.

Вътрешните служебни документи се създават в електронен вид – в АИС и/ или на хартиен носител, в един екземпляр, върху който са положени необходимите съгласувателни подписи.

    1. Документите, изготвени на хартиен носител се оформят по реда на чл. 9.


Чл. 20. (1) Съставянето на проектодокументи, тяхното оформяне и вътрешното съгласуване се извършва от изпълнителя, на когото е възложена задачата.

    1. На гърба на последната страница се отбелязва: длъжност, фамилия и подпис на изготвилия документа и датата на изготвяне; началниците на отдели, съгласували документа и датите на съгласуване. При необходимост документите се съгласуват с компетентни длъжностни лица (началник на сектор „Финанси”, служител по сигурност на информацията, главен юрисконсулт и финансовия контрольор).

    2. Писмата се изготвят в 2 (два) екземпляра.

    3. При изготвяне на докладна записка и писмо се отбелязва разчет за отпечатване: екземпляр 1 - за ЦВО; екземпляр 2, 3 и т. н. - за адресата.

    4. Вътрешните актове (правилници, правила, инструкции и др.) се утвърждават от началника на Централно военно окръжие, като за тази цел на първа страница, в левия ъгъл се изписва УТВЪРЖДАВАМ, под него името му и датата, на която се утвърждава.

    5. Вътрешните актове и разпоредителните документи (заповеди, решения, протоколи, докладни записки и др.) се съставят в 1 (един) екземпляр. На гърба на последната страница, освен посоченото в ал. (2), се отбелязва: разчет за изпращане на документа и длъжност, фамилия и подпис на лицето, разрешаващо регистрирането на акта. Заповедите на началника на Централно военно окръжие задължително се съгласуват със заместник-началника на Централно военно окръжие, началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, служителя по сигурност на информацията, главния юрисконсулт, а по необходимост – с финансовия контрольор и други длъжностни лица. Вътрешните документи се отпечатват без лого и адрес за кореспонденция.


Чл. 21. (1) Вътрешните документи задължително се регистрират в регистри като номера на документа и датата на регистриране се отразяват върху самия документ.

    1. Вътрешните документи: доклади, докладни записки и др., адресирани до началника на Централно военно окръжие се подписват съобразно йерархичната структура на окръжието.

    2. Подписаната заповед от началника на Централно военно окръжие се подпечатва и се регистрира в електронна заповедна книга в регистратурата за класифицирана информация и в „АИС „Документооборот”. При необходимост оригиналът на заповедта се размножава в нужния брой екземпляри/копия и на посочените в нея лица се предава срещу подпис. Оригиналният екземпляр на заповедта с положения подпис се съхранява в текущия архив на регистратурата за класифицирана информация.

    3. При изменение или отмяна на заповед, служителите в регистратурата за класифицирана информация задължително нанасят корекция в заповедта (отбелязват номера на коригиращата заповед).

    4. Към заповедта се прикрепя контролен лист, на който се подписват длъжностните лица, запознали се с нея.


Чл. 22. (1) Документите, свързани с командироване на служителите на Централно военно окръжие в страната, в т. ч. доклад с предложение за командировката, заповед и отчетен доклад са вътрешни документи и се съставят и обработват съгласно Наредбата за командировките в страната и настоящите правила.

    1. Докладът с мотивирано предложение за командировка в страната се изготвя от съответния началник на отдел или сектор и се съгласува с началника на отдел „Финансово–стопански дейности” и финансовия контрольор.

    2. Подготвената заповед за командировка подлежи на предварителен контрол и съгласуване с:

        1. финансовия контрольор;

        2. началника на отдел „Финансово–стопански дейности”.

    1. Заповедта за командировка се изготвя в два екземпляра. Първият екземпляр се съхранява в сектор „Административно обслужване ”. Вторият екземпляр се връчва на командированото лице и след приключването на командировката се предава в отдел „Финансово-стопански дейности”.


Чл. 23. Заповедта за командировка в страната съдържа:

  1. наименование на структурата, която командирова – Централно военно окръжие;

  2. основание за издаване на заповедта;

  3. имената на командированото лице, месторабота и длъжност;

  4. началната дата и продължителност на командировката в календарни дни, включително дните за пътуване, почивните и празничните дни;

  5. населено място, в което се командирова или изпраща лицето;

  6. финансови условия на командировката - пътни, дневни и квартирни пари;

  7. задача на командированото лице;

  8. вид на транспортните средства и маршрут;

  9. други обстоятелства, свързани с конкретните условия на командировката;

  10. име, длъжност и подпис на началника на Централно военно окръжие и печат на окръжието.


Чл. 24. Отчетът за извършената работа, съгласно заповедта за командировка, се представя от командирования с писмен доклад до началника на Централно военно окръжие или оправомощени от него длъжностни лица в тридневен срок след приключване на командировката. Докладът се изготвя в един екземпляр.
Чл. 25. (1) Документите, свързани с командироване на служителите на Централно военно окръжие в чужбина, в т. ч. доклад с предложение за командировката се съставят и съгласно Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина и правила на Министерството на отбраната за командироване в чужбина.

(2) Докладна записка с мотивирано предложение за командировка в чужбина се изготвя от началника на ЦВО до министъра на отбраната и оправомощени от него длъжностни лица.



    1. Към докладната записка се прилагат задължително получената от чужбина покана, писмо или друг документ, на базата на който се предлага командировката. В случай, че приемащата страна поема разходите за командировката, се прилага превод на български език на извлечение от поканата за посещение, касаещо финансовите въпроси.


Чл. 26. (1) Документите, свързани с назначаването на цивилните служители в Централно военно окръжие се обработват от служителите в сектор „ Човешки ресурси”.

      1. Изготвените трудови договори и допълнителни споразумения на цивилните служители се съставят в два екземпляра. На гърба на последната страница на единия екземпляр се отбелязва длъжност, подпис и фамилия на изготвилия документа и датата на изготвяне, както и съгласувателни подписи на началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, началника на сектор „Човешки ресурси”, главния юрисконсулт, началника на отдел „Финансово-стопански дейности”, началника на сектор „Финанси”, служителя по сигурност на информацията и финансовия контрольор. Последно се вписва номерът на заповедта, с която е обявен трудовият договор или допълнителното споразумение.

      2. Началникът на отдел “Административно обслужване и човешки ресурси” предоставя за подпис трудовите договори и/или допълнителните споразумения на началника на Централно военно окръжие.

      3. След подписването и подпечатването им, служителите от сектора ги извеждат в дневник с номер и дата. Изготвя се доклад за обявяване на трудовия договор (допълнителното споразумение) от началника на съответния отдел в ежедневната заповед. Вписва се номерът на заповедта, с която е обявен трудовият договор или допълнителното споразумение. Връчват срещу подпис на новопостъпилия служител единия екземпляр от трудовия договор за назначаване, както и екземпляр от длъжностната характеристика.

      4. Първият екземпляр на трудовия договор и/или допълнителното споразумение се съхранява в регистратурата за класифицирана информация при оригиналите, а копие от трудовия договор и/или допълнителното споразумение се съхранява в личното трудово дело на служителя.

РАЗДЕЛ ІII

ИЗХОДЯЩИ ДОКУМЕНТИ


Чл. 27. (1) Изходящи документи до външни адресати са:

  • писма;

  • доклади, становища, информации, справки, отчети, докладни записки, проекти за нормативни актове и др.

  1. Изходящите документи се създават и оформят по реда на чл. 9 и образците на документи.

  2. Изходящите документи се съставят на официалната бланка на Централно военно окръжие в два екземпляра. Екземплярът, предназначен за съхранение в деловодството се съгласува от изпълнителите по резолюция, при спазване на йерархията на длъжностите. Към него се прилага оригинала на инициативния материал.

  3. При необходимост от изпращане на документи на хартиен носител по пощата с обратна разписка служителите, изготвили документите вписват искането в текстовото поле „коментар” на АИС “Документооборот”. Оригиналът на обратната разписка се съхранява към оригинала на документа.

  4. Изходящата кореспонденция, изготвена на чужд език се придружава с превод на български език.

  5. Изходящите документи се подписват от началника на Централно военно окръжие или оправомощени от него лица.

  6. Главният юрисконсулт може да се обръща от свое име към съдебните органи в страната в качеството си на процесуален представител на Централно военно окръжие по заведени съдебни дела.

Чл. 28. (1) Документи се предават в регистратурата за некласифицирана информация за регистриране и изпращане до посочените кореспонденти, точно адресирани и комплектовани с описаните приложения и размножени в съответния брой за адресатите. Документите, които не са комплектовани, с точни и пълни кореспонденти, адреси и приложения, не се обработват и се връщат на административните звена, от които са изработени.



  1. За осигуряване на правилно класиране и свързване на преписките служителите са длъжни да предават в регистратурата за некласифицирана информация всички приключени преписки и документи, свалени от отчет/сроков контрол и класифицирани с “КД” (към дело) с подпис на ръководителя на организационното звено.

  2. В случаите, в които документа/писмото се изпраща до един адресат и копия до повече адресати, служителят изготвя документа/писмото в два екземпляра, един за регистратурата за некласифицирана информация и втори за адресата.

  3. След подписване от началника на ЦВО или от оправомощени от него длъжностни лица документа/писмото се извежда от служителите в РНКИ и се копира в необходимия брой за адресатите, за които са предвидени копия.

Чл. 29. (1) Основните деловодни дейности при регистрация на изходящата кореспонденция се извършват при спазване на следния ред:

1. проверка за наличието на инициативен материал в оригинал;

2. наличието на необходимия брой приложения;

3. проверка на създадения в АИС „Документооборот” документ: тип, вид, прикачен документ;

4. приключване на преписката в АИС „Документооборот”;

5. предаване на документите на хартиен носител за изпращане чрез пощенска услуга, предоставяне от лицензиран пощенски оператор или чрез куриерската служба.

(2) Експедирането на документите на хартиен носител се извършва от куриерите и включва:


        1. описване на документите в опис;

        2. техническа обработка на документите;

        3. предаване срещу подпис на пощенските служители.

(3) Длъжностните лица, на които са предоставени изходящи документи и граждани, които получават лично адресирани до тях документи, удостоверяват това с подписа си в опис, който се съхранява в регистратурата за некласифицирана информация или на екземпляра, предназначен за съхранение в регистратурата за некласифицирана информация.

(4) Изходящите документи от териториалните структури на Централно военно окръжие се подписват от оправомощени със заповед на началника на Централно военно окръжие длъжностни лица и се регистрират в дневници, заведени в регистратурата за некласифицирана информация на ЦВО.



РАЗДЕЛ V

КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕ СРОКОВЕТЕ НА ЗАДАЧИТЕ
Чл. 30. (1) Предмет на сроковия контрол е изпълнението на задачите в съответствие с резолюцията, поставена в АИС „Документооборот”, както и на документите на хартиен носител или в нормативен акт.

  1. С резолюция се определя срок за изпълнение на документа в работни дни, който тече от момента на получаването й от определеното звено.

  2. Ако не е определен конкретен срок той е 7 (седем) дни;

  3. Срокът за изпълнение на преписката може да бъде удължен с резолюция само на началника на Централно военно окръжие, въз основа на писмен мотивиран доклад от ръководителя на административното звено, отговорно за изпълнението, съдържащ подробно описание на мотивите, налагащи удължаването на срока.

  4. Удължаването на срока се вписва в АИС „Документооборот”.

  5. Не се допуска удължаване на срокове, които са определени в нормативен акт.

  6. Ръководителите на административните звена осъществяват цялостен контрол върху дейността на звеното и носят отговорност за изпълнението на задачите в срок.

  7. Дейността, свързана със сроковия контрол се координира от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси” и се извършва съгласно следната технологична процедура:

          1. всяка седмица регистратурата за некласифицирана информация генерира справка от АИС „Документооборот” за неприключените документи за съответната година;

          2. справката се изпраща на ръководителите на административните звена;

          3. в работния ден ръководителите извършват проверка на документите, посочени в справката;

          4. сектор „Административно обслужване ” обобщава получената информация и я предоставя на началника на Централно военно окръжие всеки петък до 14.00 часа.

Чл. 31. (1) Снемането от сроков контрол в АИС „Документооборот” се извършва централизирано – от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси” след подписване, одобряване на документа/административния акт или след изпълнението на възложената задача.



(2) При необходимост снемането от сроков контрол може да бъде извършено след разрешение от началника на Централно военно окръжие.

РАЗДЕЛ VI

ПРАВИЛА ЗА ИЗГОТВЯНЕ И ПРИЕМАНЕ НА ЗАПОВЕДИ, ПРОТОКОЛИ,ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА И ДРУГИ ДОКУМЕНТИ



Чл. 32. Началникът на Централно военно окръжие издава вътрешни правила, заповеди и други документи, като му се представят за подпис, придружени с докладна записка от съответното длъжностно лице.
Чл. 33. Заповедта съдържа:

            1. фактически и правни основания за издаване;

            2. разпоредителна част (определят се права и/или задължения, необходимост от правни и фактически действия);

            3. отговорници за изпълнението;

            4. срок за изпълнение, при необходимост;

            5. лице, контролиращо изпълнението на заповедта;

            6. административните структури и/или имената и длъжностите на лицата, които трябва да получат заповедта.


Чл. 34. Документите, посочени в чл. 32 се съгласуват чрез полагане на съгласувателен подпис и дата от съставителя, неговият ръководител, от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, главния юрисконсулт, служителя по сигурност на информацията, финансовия контрольор и началниците на отдели по целесъобразност. Подписите се полагат при спазване на йерархията на длъжностите.
Чл. 35. Подписаните документи по чл. 32:

              1. се регистрират, като съгласуваният оригинал на хартиен носител и електронен вариант се съхранява в регистратурата за некласифицирана информация;

              2. заповедите на хартиен носител и електронен вариант се извеждат и съхраняват в регистратурата за класифицирана информация. След извеждането се поставя контролен лист за запознаване от служителите от ръководството и началниците на отдели.

              3. началникът на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси” изпраща заповедта за сведение и изпълнение чрез АИС до военните окръжия.


Чл. 36. Заповедите за командироване в страната на служители на Централно военно окръжие се издават по реда на Правилата за ползване на отпуски, заместване и командировки в системата на Централно военно окръжие и подчинените му военни окръжия.
ГЛАВА ЧЕТВЪРТА
СЪХРАНЯВАНЕ И АРХИВИРАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ
РАЗДЕЛ І

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 37. Съхраняването на документите е текущо и архивно. На съхраняване подлежат всички документи.
Чл. 38. При прекратяване на служебни или трудови правоотношения служителите в Централно военно окръжие предават с протокол всички документи на прекия си ръководител или на определено от него длъжностно лице.
Чл. 39. (1) Административните звена предават с приемо-предавателен протокол в регистратурата за некласифицирана информация на Централно военно окръжие за съхраняване приключените преписки и документи в оригинал, след изтичане на календарната година (не по-късно от края на месец юни на следващата календарна година).

      1. Не се допуска унищожаване на документи от служители на Централно военно окръжие. Унищожаването на документи се извършва от комисия, назначена с заповед на началника на Централно военно окръжие по реда на чл. 49 от Закона за националния архивен фонд.

      2. Приключените документи и преписки се съхраняват в регистратурата за некласифицирана информация.


Чл. 40. (1) Документите, създадени в Централно военно окръжие и съхранявани в регистратурата за некласифицирана информация, се групират в сборове от документи, съобразно третираната проблематика и при наличие на еднакъв срок на съхранение.

(2) Принципът на формиране на сборовете от документи е тематичен. Документите се подреждат хронологически, като най-отгоре се поставя иницииращ документ и след него, по реда на регистрацията, останалите документи. Приложенията придружават непосредствено документа, за който се отнасят.



(3) Заповеди и други документи, които имат собствена номерация, се подреждат в сборове от документи означени със съответния индекс.
Чл. 41. Правилното организиране и систематизиране на сборовете от документи възникнали в резултат на дейността на Централно военно окръжие се осъществява съгласно Номенклатурен списък на сборовете от документи, регистри и книги със сроковете за тяхното съхранение в Централно военно окръжие, отдаден със заповед на началника на Централно военно окръжие.

РАЗДЕЛ ІІ

ТЕКУЩО СЪХРАНЯВАНЕ
Чл. 42. Дейността по текущото съхраняване се осъществява от служителите на Централно военно окръжие и обхваща:

        1. служителите, на които са предоставени документи във връзка с изпълнението на определени задачи, отговарят за текущото им съхраняване;

    1. след приключване на задачата служителите предават документите в оригинал в регистратурата за некласифицирана информация за текущо съхраняване;

    2. съгласно утвърдения Номенклатурен списък на сборовете от документи, регистри и книги се съхраняват съгласно сроковете за съхранение от номенклатурния списък, след което се унищожават с протокол от регистратурата за некласифицирана информация.


Чл. 43. В началото на годината в регистратурата за некласифицирана информация се разкриват брой дела, съгласно утвърдения Номенклатурен списък на сборовете от документи, регистри и книги със сроковете за тяхното съхранение в Централно военно окръжие.
Чл. 44. (1) В делата документите се подреждат по реда на регистрация. На всяка преписка се поставя най-отдолу инициативния документ и след него по реда на регистрацията – останалите документи.

      1. Документи, които имат собствена номерация (заповеди, договори, наредби, правилници, протоколи и др.) се подреждат по възходящ ред на номерирането им.


Чл. 45. Текущото съхраняване на документите завършва с предаването им в регистратурата за некласифицирана информация. До 30 юни на следващата календарна година, всички приключени дела се комплектуват с опис на съдържащите се в тях документи и се съхраняват до изтичане на сроковете.

РАЗДЕЛ ІІІ

ПОЛЗВАНЕ НА ПРЕПИСКИ И ДОКУМЕНТИ
Чл. 46. (1) Оригинали на регистрираните документи не се изнасят извън регистратурата за некласифицирана информация.

    1. При необходимост оригинали на преписки и документи се предоставят с картон-заместител или Образец 20, в който се определя срок за ползване и се декларира задължението за връщането им в регистратурата за некласифицирана информация. Към делото се поставя копие от документа, заверено от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси” и оригинала искане.


Чл. 47. (1) Копия на приключени преписки и документи се предоставят на служители чрез писмена заявка до началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”, в която се посочва основанието или регистрационния номер на документа по повод на които се предоставя.

    1. Заверка на документи с печат „вярно с оригинала” се извършва от началника на отдел „Административно обслужване и човешки ресурси”.


РАЗДЕЛ ІV

ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ
Чл. 48. (1) Броят на печатите в окръжието, видът им и служителите, които ги съхраняват и полагат, се определя със заповед на началника на Централно военно окръжие.

  1. Печатите се водят на отчет в специална книга-регистър.

  2. Печатите, необходими за функционирането на регистратурите за класифицирана информация се водят на отчет в специални регистри, съгласно изискванията на Закона за защита на класифицираната информация и се съхраняват от завеждащия регистратурата за класифицирана информация.

  3. Изнасянето на печатите извън службите не се разрешава.


Чл. 49. (1) Печатът на Централно военно окръжие се поставя върху изходящата кореспонденция, подписана от началника на Централно военно окръжие и от длъжностните лица, определени със заповед.

    1. За наличието и съхранението на печатите отговарят съответните служители, на които са дадени срещу подпис.



ГЛАВА ПЕТА
ОСНОВНИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ДОКУМЕНТООБОРОТА
Чл. 50. (1) Всички служители са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тези правила.

  1. За прилагането на изискванията на правилата началниците на отдели са длъжни:

        1. да осигуряват, както запознаването на новопостъпили служители с правилата, така и да изискват стриктното изпълнение от подчинените им;

        2. да следят за правилното и срочно изпълнение на произтичащите от документите задачи и да осигуряват своевременното им изпълнение и приключване;

        3. да осигурят при напускане на служител предаването на поверената му документация на определени с протокол служители. Началникът на отдела удостоверява предаването на документацията с подпис и дата върху протокола, който се представя от служителя при напускане заедно с обходния лист.


Чл. 51. Във връзка с правилното приемане, регистриране, движение и архивиране на документите всички служители са длъжни:

          1. да връщат незабавно в регистратурата за некласифицирана информация предадените им нерегистрирани или неправилно адресирани към тях документи за правилно регистриране и насочване;

  1. да приемат и работят само с регистрирани в регистратурата за некласифицирана информация входящи документи, докладни записки, протоколи, заповеди, указания и др.


Чл. 52. За правилното изготвяне, оформяне и съгласуване на документите, служителите са длъжни:

    1. при съставянето и оформянето на различните видове документи да се ръководят и спазват точно изискванията за оформянето на документите;

    2. да представят за подпис само съгласувани с подпис документи по реда, указан в настоящите правила.







База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница