Раздел VІІІ Предоставяне на методическа помощ на получателите на финансова помощ. Наблюдение и контрол върху изпълнението на проектите

1. доклади/отчети.

2. придружаваща документация.

3. справки.

4. други документи, изискани от дирекция РСР за изпълнявания проект.

5. други документи, свързани с изпълнението на проектите.

6. посещение на място за проверки на факти и обстоятелства, свързани с изпълнението на проектите.

(2) Дейностите по ал. 1 се извършват от служители на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР. Началникът на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР извършва разпределението на проектите между служителите, които ще изпълняват пряко дейностите по наблюдение и контрол, като единия от тях е отговорния служител за съответния проект. Експертите от отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР се определят с доклад от началника на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР, одобрен от директора на дирекция РСР.

1. 
   наличието на основателни причини за промяна според обосновката в писмото за искане на промяна.
   
2. 
   достоверността (проверка за грешки и съответствие с данните в договора) на информацията в предоставените финансови таблици.
   

(5) Проекта на изменение на договора се съгласува с дирекция „Правно - нормативни дейности” и се изпраща за съгласуване и подписване от изпълнителния директор на РА с придружително писмо.

(11) Писмата по ал. 6, 8 и 9 се изпращат до получателя на финансовата помощ от дирекция АИО с обратна разписка.

(2) Искане за промяна в графика на дейностите се проверява от служител на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР, относно допустимостта му и наличие на основателни причини за исканата промяна.

(3) Искане за промяна на членове на екипа на проекта и експерти за оказване на методическа помощ се проверява от служител на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР, относно:

1. наличието на основателни причини за промяна според приложените документи;

2. квалификацията и опита на предложените членове на екипа на проекта спрямо успешното изпълнение на договора;

3. допустимостта на искането за промяна на външни експерти съобразно чл.12 от наредбата по чл.1;

4. наличие на декларации в свободен текст, подписани от новите членове на екипа и новите експерти, удостоверяващи, че лицето:

а) не е държавен служител или в случай че е, ще бъде освободен от задълженията си и няма да получава възнаграждение по време на изпълнението на ангажиментите си по проекта;

б) ще изпълнява ангажиментите си по проекта в рамките на не повече от 25 дни месечно;

в) няма да работи и да получава възнаграждение по други договори, финансирани от ПРСР за дните, в които изпълнява ангажиментите си по проекта.

(4) Основателни причини за промяна на членове на екипа на проекта и експерти методисти по ал.3 са:

1. заемане на постоянна длъжност като държавен или общински служител и невъзможност за се ползва неплатен отпуск за периода на изпълнение на дейностите;

2. отпуск по майчинство;

3. отпуск по болест над 6 месеца;

4. промяна на местоживеенето извън територията на изпълнение на дейностите по проекта;

5. самоотвод;

6. смърт;

7. други (основателността им се преценява от служител на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР).

(5) При получено искане за промяна на заявлението извън случаите по ал.2 и ал. 3, служителите от отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР проверяват:

1. наличието на основателни причини, според приложените документи, и

2. степента на риск за успешно изпълнение на договора

(6) При установена недопустимост или неоснователност на искането за промяна в заявлението или висока степен на риск за успешното изпълнение на договора, служител на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР отказва исканата промяна.

(7) Директорът на дирекция РСР уведомява писмено бенефициента за одобрение или отказ в срок до 1 месец от получаването на искането.
Чл.24б. Отм.


Раздел ХІ

Проверки и наблюдение на място в процеса на изпълнение на проектите и след изпълнение на проектите


Чл. 25. (1) Посещение на място за изпълнение на проектите се извършват от служителите на дирекция РСР. За извършване на посещенията могат да бъдат наемани външни експерти или при необходимост включвани експерти от други дирекции на МЗХ, съобразно техните компетенции. Външните експерти се избират при спазване на правилата по Техническата помощ на ПРСР.
(2) За всеки проект се извършват редовни и извънредни посещения. Редовни посещения се извършват не по-малко от веднъж за периода на изпълнение на всеки проект. Броят на извънредните посещения се определя текущо, според необходимостта.
(3) Във всяко посещение на място участват най-малко двама експерти.
(4) При посещение на място се установява на какъв етап е изпълнението на дейностите, предмет на договора, съответствието на изпълнението им с предвиденото в договора, наличието и съответствието с договора на активите, придобити със средствата, отпуснати от ПРСР. Експертите проверяват само тези активи, за които се иска финансово подпомагане.
(5) При посещение на място експертите изискват и други документи, които не са включени в изискваните приложения към отчетите. Такива документи могат да бъдат:

1. 
   ведомост за заплатите.
   
2. 
   инвентарна книга.
   
3. 
   други счетоводни документи.
   
4. 
   други документи.
   

(6) За предстоящо посещение на място получателят на финансова помощ се уведомява писмено чрез факс или електронна поща от експерт, който ще участва в проверката, в срок от 1 до 7 дни преди датата на нейното провеждане. Получателят на финансова помощ може да не се уведомява за предстоящо посещение в случаите когато датата на посещението съвпада със семинар, обучение, събитие за информиране на местното население или информационни срещи.

1. 
   съмнения за незаконосъобразност и нецелесъобразност на изпълнението на проектните дейности и за нарушения в цялостното изпълнение на договорите;
   
2. 
   подадени сигнали от страна на заинтересовани граждани или правораздавателни органи за незаконосъобразност и нецелесъобразност на изпълнението на проектните дейности и за нарушения в цялостното изпълнение на договорите;
   
3. 
   аргументиран отказ на получателя/представител или служител на получателя на финансова помощ да подпише протокола за проверка при предишно посещение;
   
4. 
   липса на подадени доклади за отчитане в определения в договорите срок;
   
5. 
   аргументирано писмено искане от страна на началника на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР;
   
6. 
   аргументирано писмено искане от страна на получателите на финансова помощ.
   

(2) Дирекция “Административно обслужване и информационно – комуникационни технологии”, ежедневно до 17.00 часа, предава постъпилите документи на служител от отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР, определен от началника на отдела. Документите се предават по опис, съгласно Приложение 2 от Вътрешните правила за организация на документооборота и административното обслужване в МЗХ.

(3) Служителят на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР удостоверява с подписа си върху съответния опис/образец, получаването на документите, като задължително вписва датата и часа. Описите се изготвят в два екземпляра и се съхраняват съответно в дирекция “Административно обслужване и информационно – комуникационни технологии” и отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР.
(4) Регистрираните документи за кандидатстване се съхраняват от отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР, като за всеки кандидат се създава индивидуално досие. Началникът на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР определя мястото за съхранение на досиетата и отговорния за това служител.
(5) Началникът на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР,определя служител от отдела, който да поддържа и текущо да актуализира електронен информационен файл. Файлът се съхранява в определен за тази цел компютър на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР. Достъп до този файл могат да имат само служителите на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР.


Раздел ХІV

Подготовка и съхранение на досиетата на проектните предложения/проектите и кореспонденцията за прилагане на под-мярката
Чл. 28. За осигуряване на физическата сигурност на документите и офис оборудването, служителите на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР са длъжни да спазват следните изисквания:

1. 
   Да не предоставят достъп на външни лица до стаите на експертите от отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР, помещенията, в които се извършва проверка и оценка на проектните предложения, и помещенията за съхранение на досиетата;.
   
2. 
   При обслужване и обработка на документите на един кандидат, на бюрото да няма документи на друг кандидат;
   
3. 
   При работа с конкретно досие, след приключване да се връща обратно в стаята/ шкафа за съхранение и да се заключва;
   
4. 
   Стаите да не се оставят без надзор през работния ден. При излизане от помещението на всички служители, вратите да се заключват;
   
5. 
   При приключване на работния ден, да се изключва офис оборудването, да се затварят прозорците и да се заключват вратите;
   
6. 
   Оставането в офисите в извънработно време трябва да бъде съгласувано с ръководството по регламентирания административен ред.
   

1. досиетата на кандидатите;

2. вътрешните документи, издадени в МЗХ, които участват в процеса по прилагането и разплащането.
Чл. 31. Процедурите по получаване и съхранение на досиетата включват:

1. 
   Получаване на досието на кандидата и на вътрешните документи;
   
2. 
   Служителят прави списък на получените досиета;
   
3. 
   Регистриране на досиетата в базата данни;
   
4. 
   Досиетата се подреждат по номер на договора;
   
5. 
   Съхраняване на досиетата.
   

1. 
   Всички получени досиета се съхраняват в определено за целта помещение;
   
2. 
   Стаята за съхраняване на досиета е на разположение само за външни лица, оторизирани от МЗХ;
   
3. 
   Достъпът до досиетата е разрешен в присъствието на отговорния служител на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР.
   

(2) В случай на ползаване на досиета от експерти на отдела, в чиито функции е включено прилагането на ос 4 ЛИДЕР извън стая 429, получателят се записва в регистър, като срещу съответното досие се отразява името на експерта, причината за използването на досието, датата на вземане на досието и датата на връщането му.

1. 
   Изпращане на искане за справка в отдел „Финансово обслужване” на РА относно наличните финансови средства, преди заседанията на Комисията за избор за оценка на проектите по под-мярката;
   
2. 
   Изпращане на запитване за липса на изискуеми задължения към Държавен фонд „Земеделие”;
   
3. 
   Изпращане на договора за предоставяне на финансова помощ за подпис от изпълнителният директор на РА;
   
4. 
   Изпращане на уведомително писмо за одобрените или неодобрени разходи за всеки проект;
   
5. 
   Обмяна на информация във връзка с осъществяване на наблюдение и оценка на проектите и под-мярката от ПРСР.