Преди всичко 4 Предназначение и възможности 6



Дата16.04.2017
Размер317.55 Kb.
#19322


CashManager 1.5

Store Manager 1.0

Store Manager 1.0 Plus

Преди всичко 4

Предназначение и възможности 6

Предназначение 6

Организация на програмата 6

Поддръжка на мрежа от касови апарати и други устройства 6

Поддръжка на складова информация за стоките 7

Организация на данните 7

Помощна информация 7

Инсталиране и настройки 8

Инсталиране на CashManager 1.5 8

Визуални настройки 8

Бутони 8

Прозорци 9

Таблици 9

Системни настройки 9



Стоки 9

Периоди 9

Фирма 10

Комуникации 10

Разпечатки 10

Езици 10

Каси 10

Импорт и експорт 11

Задачи при зареждане 11

Подготовка за работа 12

Попълване на списъците 12



Потребители 12

Валути 12

Стокови групи 12

Данъчни групи 13

Щандове 13

Пртньори 13

Местоположения 13

Стоки и цени 13

Оператори 14

Регистриране на касови апарати 15



Работен ден 16

Валутни курсове 16

Смяна на цените 16

Регистриране на доставки на стоки 16

Работа с касови апарати 16

Настройки 17

Режим OnLine 17

Отчитане на касовите апарати 17

Регистриране на продажба на стоки 18



Продажби на стоки “на едро” 18

Регистриране на касови отчети 18

Справки 19

Складова наличност 19

Картон на стока 19

Картон на група 19

Финансов резултат 19

Разположения в склада 20

Заявки за доставки 20

Касови кодове на стоките 20

Продадени стоки 21

Касови отчети 21

Касови отчети, общо 21

Допълнителни възможности 22

Помощ 22


Импорт и експорт на данни 22

Допълнителни модули 22



Поддръжка 23

Изтриване на старите данни 23

Поправка на файловете с данни 23

Преди всичко




CashManager 1.5 е 32 битова програма, предназначена за работа в средата на MS Windows 95 и MS Windows NT.
Ако не сте запознати с тази среда, преди започване на работа с CashManager 1.5 отделете достатъчно време, за да се запознаете с нея - това ще Ви спести много въпроси и трудности.
Персоналният компютър, на който ще бъде инсталиран CashManager 1.5, би трябвало да бъде от клас, който съответства на операционната система - бърз твърд диск ( над 700 MB ), поне 16 MB RAM памет и процесор с поне 100 MHz тактова честота (за предочитане по-мощен от 486 DX4 100 MHz). Това са изисквания за MS Windows 95, като за MS Windows NT, изискванията са по-високи.
Това са изисквания, които сигуряват добра производителност и на CashManager 1.5, и на средата като цяло. CashManager 1.5 може да работи на всяка система, на която има една от двете операционни системи.

Следват някои правила за работа с клавиатурата, познаването на които е задължително за всеки, който ще работи с CashManager 1.5:




  1. Всички екрани (изключенията са два – “Главния прозорец” и “OnLine монитора”) се затварят с натискането на бутона “Esc” (Escape) на клавиатурата;




  1. Във всякo име на елемент на екрана (заглавие на бутон, текст до някакъв списък или елемент от меню) има една подчертана буква. Когато се натиснат едновремено един от двата клавиша “Alt” и клавиша, отговарящ на подчетаната буква, това е все едно с мишката да “кликнете” върху съответня елемент ( това е валидно само ако използвате ‘Bulgarian Phonetic’ за кирилизиране ). По този начин (с който се свиква доста бързо) се постига много по-бърза разбота с програмите в MS Windows 95/NT, в частност с CashManager 1.5;




  1. Между всички елементи в един прозорец можете да се движите с клавиша “Tab”. Движението е “в кръг”, като след последния елемент на екрана следва първия и т.н.. Обратната посока на движение е със комбинация от клавишите “Shift” + “Tab”;




  1. Когато на екрана има елемент, с хиризонтално или вертикално подредени заглавия на “папки”, се вижда само една от тях. За да покажете следващата, се използва комбинация “Ctrl” + “Tab”, а в обратен ред - “Ctrl” + “Shift” + “Tab”;




  1. Работа с таблици:




  • С клавиша “Enter” започва редактиране на текущата клетка, върху която се намира курсора (маркирана е в друг цвят, най-често в синьо). Mаркиран става само текста в клетката, а не цялата клетка. След приключване на редакцията натискате още веднъж “Enter” за излизане от режим на редакция на текущата клетка - цялата клетка става маркирана.




  • За да се движите в таблицата, трябва да сте в режим на “разглеждане” (цялата клетка е маркирана) и с помощта на стрелките - “Нагоре, Надолу, Наляво, Надясно” се извършва движение по клетките.




  • Ако сте редактирали клетка, но искате да върнете старата стойност (отказа ли сте се от промените), вместо “Enter” натиснете “Escape” - т. е. след редакатиране на клетка “Enter” записва промените, а “Escape” отказава промените. Ако веднъж сте натиснали “Enter”, “Escape” не може да върне старите данни, тъй като вече са били подтвърдени промените.




  • За да редактирате полета, които са от тип “избор” (падащи списъци), натискате първо Enter - влизане в режим на редакция (в десния край на клетката се появява бутонче със стрелка, насочена надолу), после “Alt”+”Стрелка надолу” - ще бъде отворено малко прозорче, от което трябва да направите избор. В това прозорче се движите със стрелките “Надолу” и “Нагоре”, като има и възможност за търсене, като въвеждате думата, която търсите. Търсенето е по първи букви. При изчакване от 2 секунди търсенето започва отначало (все едно, че никакви букви не са били въвеждани). Подтвърждаването на избора става с “Enter”.



Предназначение и възможности




Предназначение

Този продукт е предназначен за връзка между персоален компютър и електронни касови апарати с фискална памет (ЕКАФП), модели от сериите ‘Samsung’, ‘MP’ на фирма ‘Датекс’ ООД. Има следните основни възможности:




  • работа в средата на MS Windows 95/NT;




  • работа с касовите апарати в “InLine режим” - програмиране и отчитане;




  • работа с касовите апарати в “Пълен OnLine режим” - в касовите апарати няма програмирани данни за стоки;




  • работа с мрежа от касови апарати, с възможност за едновременна работа в различни режими на отделни касови апарати;




  • достъп до всички данни за дейността на обекта в реално време;




  • обобщаване и запазване на данните за дейността на обекта за определено от потребителя време;




  • поддръжка на номенклатура от неограничен брой артикули, достъпни за касовите апарати в “OnLine режим”;




  • минимална поддръжка на складова отчетност и финансови резултати от дейността на обекта за определено от потребителя време;




  • възможност за добавяне на допълнителни модули с разнообразно предназначение - издаване на фактури, работа с електронна везна, работа с мрежа от отдалечни принтери ( за ресторантски системи ), експорт на данни към MS Office и др.


CashManager 1.5 дава възможност за продажба от касовите апарати на стоки с реални и с нулеви количества. В случай, че не се регистрират доставки на стоки, само информацията в “Справките” няма да бъде пълна.

С помощта на CashManager 1.5 се изгражда лесна за управление мрежа от касови апарати и други устройства - отдалечени принтери, принтери за баркод, принтери за луксозни бонове, електронни везни, като данните за всички стоки и за всички продажби се намират на едно място - в персоналния компютър. Това позволява пълен контрол и лесна промяна на всички параметри на системата.




Организация на програмата



CashManager 1.5 има следните основни функции:


  • Поддръжка на мрежа от касови апарати и други устройства;




  • Поддръжка на складова информация за стоките.



Поддръжка на мрежа от касови апарати и други устройства

Поддръжката на мрежата от касови апарати е обяснена по-нататък в този документ, а поддръжката на мрежата от други устройства е реализирана чрез допълнителни модули, които могат се инсталират отделно, работят като част от CashManager 1.5 и са достъпни през отделно меню - “Модули”.

Работата със всеки допълнителен модул е описана в отделно ръководство.


Поддръжка на складова информация за стоките



CashManager 1.5 поддържа складова информация, разделена на периоди със зададена от потребителя продължителност (напр. 1, 7, 10, 15, 30 дни и т.н.). Периодите се създават автоматично, като за удобство, може да се избере потвърждаване на създаването на всеки складов период. Това дава възможност за настройка на крайната дата на периода, с цел съвпадане на края на периода с края на календарния месец.
Могат да бъдат регистрирани два типа операции - доставка и продажба, като данните от всяка операция се отнасят към период, в съответствие със зададената дата на операцията. За всяка операция може да бъде отпечатана стокова разписка, съдържаща всички стандартни реквизити.
За всеки период се запазва общото количество доставени стоки и тяхната средно-претеглена стойност и общото количество продадени стоки и тяхната средно-претеглена стойност. Стойностите на извършените операции се изчисляват в основната валута, по курс към датата на регистриране на операцията.
Не се води хронологичен запис на операциите и след регистрирането на една операция, стоковата разписка не може да бъде повторно отпечатана. Тази и други функции за детално водене на складово стопанство се поддържат от модула “StoreManager”.


Организация на данните

Данните за оборотите на стоките по периоди и данните за продажбите на касите, както и касовите отчети, се натрупват и са на разположение за извършване на различните справки.


С течение на времето, данните губят своята актуалност, а и натрупването на много големи обеми от данни може да доведе до намаляване на бързодействието на програмата. Поради тези причини е създаден механизъм, който позволява на потребителя да изтрива от паметта на програмата данните, които счита за стари и неактуални, да дефинира периоди, след които тези данни губят своята актуалност и да ги изтрива, ако желае.


Помощна информация



CashManager 1.5 има помощен файл, достъпен от всеки екран в програмата с клавиш “F1”. Файлът съдържа кратко описание на съдържанието и функциите на всеки екран. Има възможност за препратки от едно към друго описание - подчертаните в зелено думи.
Настоящия документ не описва детайлно всеки екран (това описание се съдържа в помощния файл), а съдържа описание на предназначението на всеки екран и на начина на работа с CashManager 1.5.

Инсталиране и настройки



Инсталиране на CashManager 1.5



CashManager 1.5 се инсталира от инсталационни дискети (или друг носител), който позволява избор на директория за инсталиране на програмата и дава възможност за избор на типа на инсталирането. Основните типове инсталиране са “Typical” и “Custom”. Ако инсталирате за пръв път CashManager 1.5, изберете “Typical”, което ще инсталира всички необходими компоненти.

Ако няма инсталирана програма, която ползва Borland Database Engine, версия 4.01 или по-висока, след инсталирането трябва да рестартирате Windows, а ако има такава програма, тя трябва да бъде затворена преди започване на инсталацията.


След инсталиране, ако тази опция не е била отказана, CashManager 1.5 създава в менюто “Programs” група с име “CashManager”, съдържаща следните икони:


  • CashManager.exe – стартира самата програма;




  • CashCom.exe – допълнителна програма. Няма графичен интерфейс и се стартира със стартирането на CashManager.exe;




  • CashTest.exe – програмата намира всички ЕКАФП, свързани в мрежата. Трябва да изберете ComPort, скорост на комуникация (заложена е 4800), логически номер на желаната каса (от 1 до 99). Избраните каси трябва да бъдат в режим OFF-ln – ключът на касата да бъде на “OFF” и да е натиснат бутон “9”. Програмата ще покаже логическите и серийните номера на касовите апарати, които е намерила;




  • DBImage.exe – за стартиране на програма, която подрежда базаданни. Използването на програмата се налага, когато при стартиране на CashManager 1.5 се появи съобщение за грешка. Тогава CashManager 1.5 трябва да бъде спрян и да се стартира “CashManager_Repair.dbimg”. CashManager 1.5 е инсталиран така, че при стартиранто му автоматично се стартира и “CashManager_Repair.dbimg”;




  • CM_ClearOldData.exe – тази програма позволява изтриване на данни, които се считат за стари според потребителя. CashManager 1.5 е инсталиран така, че при стартиранто му автоматично се стартира и “CM_ClearOldData.exe”;




  • Dbexplor.exe – програма, позволяваща разглеждане на таблиците с данни. Да бъде използвана само от квалифициран персонал.


Визуални настройки

Визуалната среда на CashManager 1.5 се състои от стандартни за MS Windows компоненти. Предлага и някои допълнителни удобства:




  • позицията върху екрана и размера на всеки прозорец се запомнят след затварянето му за следващото извеждане;




  • ширината и подреждането на колоните във всеки списък се запомня след затварянето на прозореца за следващото извеждане.


Бутони

Всички функции от менютата на CashManager 1.5 са дублирани с цветни бутони, организирани в групи, съответни на всяка колона от главното меню. Бутоните могат да бъдат показвани или скрити, както и да бъдат със или без надписи.

Има още една свободна група – “Общи”, която може да бъде конфигурирана свободно с бутони от всички други групи. Чрез нея потребителя може да избере по-често ползваните бутони, да ги покаже на екрана и да скрие останалите групи.

Прозорци

Позицията върху екрана и размера на всеки прозорец се запомнят след затварянето му за следващото извеждане, като това остава валидно и след спиране на CashManager 1.5.



Таблици

Ширината и подреждането на колоните във всеки списък се запомнят след затварянето на прозореца за следващото извеждане, като това остава валидно и след спиране на CashManager 1.5.

Според конкретната разделителна способност на екрана и собствените прдпочитания, всеки потребител може да настройва големините и положението на прозорците и на колоните в таблиците, във всички прозорци на CashManager 1.5.

Системни настройки

Преди започване на работа с CashManager 1.5 е добре да се проверят и променят настройките в меню Програма | Настройки



Стоки

Чрез тази настройка могат да се задават стойности за различни характеристики на една стока, които се попълват автоматично при създаване на нова стока.


Тези стойности се попълват, както при ръчно създаване на стока, така и при импорт на списък от стоки от външен файл.


Периоди

Тук се въвеждат параметри, касаещи организацията на данните за дейността на обекта. Параметрите са:




  • Дължина на отчетния период на стоките, в дни - данните за операциите с всяка стока ще се натрупват към останалите данни от този период, в зависимост от датата на регистриране на операцията. Тази дължина може да бъде задавана по преценка на потребителя, напр. 1, 3, 10, 30 дни и т.н;




  • Потвърждаване на крайната дата на всеки нов период. Ако тази опция е включена, при всяко регистриране на доставка или продажба, чиято дата не принадлежи на нито един съществуващ период, CashManager 1.5 създава автоматично нов период и извежда прозорец с начална дата, дължина и крайната дата на периода, който ще бъде създаден. Крайната дата може да бъде променена ръчно. Например това се прави с цел съвпадение на края на периода с края на календарния месец, работната седмица и т.н;




  • Данни за период, приключил преди повече от … дни са стари - определя колко дни след края на един складов период CashManager 1.5 ще започне да счита този период за стар и ще дава възможност на потребителя да изтрие данните за този период. Например 30, 60 или 180 дни;




  • Данни за касов отчет, извършен преди повече от … дни, са стари - определя колко дни след датата на направен касов отчет, CashManager 1.5 ще започне да го счита за стар и да дава възможност данните за този отчет да бъдат изтрити;




  • Изтриване на касови отчети, които не са продадени – тази опция дава възможност на потребителя да изтива от паметта на програмата старите данните от касови отчети, за които не е извършена операция “Продажба”. Това се налага например, когато потребителя използва CashManager 1.5 само за управление на касови апарати, без да води складова отчетност за обекта ( т.е. не регистрира доставки );




  • Изтриване на складови операции – дава възможност на портебителя да изтрива всички данни за извършените складови операции;




  • Изтриване на касови данни – дава възможност на портебителя да изтрива всички данни за операциите с касовите апарати.

Фирма

Тук се попълват данни за обекта, който ползва CashManаger 1.0. Тези данни се използват при съставяне на различните документите, които се отпечатват на принтер.




Комуникации


Тук се избира с кой ComPort на компютъра са свързани мрежата от касови апарати и други устройства. Показани са и настройките на съответния Port, които не могат да бъдат променяни - тези данни са само за информация.




Разпечатки




CashManager 1.5 позволява да се избере шрифт, който се използва при разпечатване на всички документи.

Трябва да се подбере шрифт, който поддържа кирилица - в полето “Script” на диалога “Font” се избира “Cyrillic”.




Езици




CashManager 1.5 поддържа повече от един език за ползване на програмата. След пускане на програмата текущия език може да бъде сменян, без да е необходимо рестартиране на програмата.


Каси


Тук се посочва за всяка каса:




  • Автоматичен OnLine, при стартиране на CashManager 1.5 автоматично касата да минава в режим OnLine;

  • Тестова каса – дали данните от регистрираните операции на дадената каса да бъдат извеждани в справките или не.

Импорт и експорт


Задават се имена на файлове за импорт и експорт по подразбиране.



Задачи при зареждане


Дава възможност на потребителя да избере програма, която да се стартира преди всяко стартиране на CashManager 1.5.




Обяснение на всяка характеристика на системните настройки се съдържа в помощния файл на CashManager 1.5

Подготовка за работа


След като е инсталирана програмата и са попълнени системните настройки (вижте предишните раздели), следващата стъпка е попълването на списъците с данни, известни и като номенклатури и регистрирането на касовите апарати.



Попълване на списъците

Всеки един от списъците може да бъде редактиран по всяко време, като елементи могат да бъдат добавяни и редактирани свободно. Данни могат да бъдат изтрити само, ако това няма да доведе до загуба на други данни (ако добавите една стокова група, веднага след това ще можете да я изтриете, но ако добавите и стока, която принадлежи на тази група, CashManager 1.5 няма да разреши изтриването на стоковата група).

Списъците са изброени, по реда на тяхното “логическо попълване” - първо списъци, които не зависят от други списъци, а след тях - списъци, зависещи от други списъци.


Потребители



CashManager 1.5 позволява дефинирането на потребители, всеки от които има различни права на достъп до отделни функции от програмата.
Работата с потребители е обяснена подробно в помощния файл на програмата.


Валути

Този списък съдържа всички дефиниции на валути. Тук се попълват всички валути, в които ще име дефинирани продажни цени или ще има плащания по доставки и продажби на стоки.


Екранът има две папки, едната е за дефиниране на валутите, а втората е за задаване на измененията на валутните курсове.
CashManager 1.5 се инсталира с една предефинирана валута, която може да бъде преименувана, но не и изтрита. Това е основна валута на програмата, и всички валутни курсове се дефинират към тази валута. За тази валута стойности на валутен курс не се задават (1 лев = 1 лев).


Стокови групи

В CashManager 1.5 всяка стока принадлежи на една стокова група. Стоковите групи служат за обособяване на еднородни стоки. Удобството е (особено при големи списъци от стоки), че на много места може да се извършват действия или да се показват справки само за стоките от една стокова група (напр. да се увеличат продажните цени с 3 %).


Броят на стоките, които ще бъдат причислени към всяка стокова група е неограничен, но не се препоръчва една стокова група да съдържа повече от няколко десетки стоки, за да се осигури удобна работа и прегледност на справките.
Полезно е, ако в имената на стоковите групи се включват и по-значителните характеристики на стоките, които ще принадлежат на тези групи (напр. Млечни, сирена). Също е препоръчително стоковите групи да бъдат номерирани ( напр. 01 Млечни, сирена; 02 Хляб; и т.н. )
Винаги могат да бъдат добавени нови стокови групи или да се смени стоковата група, на която принадлежи дадена стока.


Данъчни групи

Списъкът на данъчните групи, общо 9, представлява копие на списъка на данъчните групи, заложен в касовите апарати. Не може да бъде добавяна или изтривана данъчна група.


Данъчните групи, към които се причисляват отделните стоки трябва да имат име, стойност и да бъдат “разрешени” за използване.
CashManager 1.5 не програмира данъчни ставки в касовите апарати. Отговорност на потребителя е да поддържа този списък в съответствие с програмираните в касовите апарати данни за данъчните групи и ставки.


Щандове

Списъкът с щандовете е предварително попълнен с данни за девет щанда (колкото са в касовите апарати), като името на всеки щанд може да бъде редактирано. Не може да бъде добавен или изтрит запис за щанд.


Винаги моге да се смени щандът, на която принадлежи дадена стока.

Пртньори

В този списък се попълват данни за партньори, които могат да бъдат и доставчици, и/или клиенти.

Винаги могат да бъдат добавени нови паръньори или да се смени партньора на дадена стока.


Местоположения

В списъка се попълват местоположения за всяка стока.




Стоки и цени



Стоки.
Прозореца за редактиране на стоките и цените съдържа две големи папки - първата е за редактиране на списъка от стоки, а втората - за цените на въведените стоки.
При попълването на списъка със стоки трябва да се има пред вид следното:



  • За всяка стока се поддържат по две имена - “дълго име” (30 символа) и “име в касата” (14 символа). Дългото име е за описване на стоката в CashManager 1.5. Навсякъде стоката се търси и показва с това име. Името в касата се предава на касовите апарати за отпечатване на касовите бонове и дължината му е ограничена от възможностите на касовите апарати;




  • Принадлежността на стока към дадена данъчната група определя какъв данък ще регистрира касовия апарат при продажбата й, като CashManager 1.5 изпраща на касовите апарати само номера на касовата група, а стойността на данъчната ставка е програмирана в касовите апаратите;




  • Забранената продажба без наличност задължава въвеждане на стокови наличности преди започване на продажба, което предполага предварителното регистриране на всички доставки на стоки. Ако тази забрана не е в сила, продажби ще могат да бъдат регистрирани и при нулеви налични количества. Стоковата наличност може да достигне и отрицателни нива, но когато по-късно бъдат регистрирани извършените доставки, наличността става положителна;




  • Всяка стока принадлежи на определен щанд. При регистрирането на касовите апарати, може да се забрани за всеки отделен апарат, продажбата на стоки от определени щандове;




  • За всяка стока трябва да бъде избрана принадлежност към стокова група;




  • Доставчик на стоката, код на доставчика, минимална и максимална желана складова наличност - определянето на тези параметри дава възможност за извършване на справката “Заявки за доставка” - генерира се заявка към определен доставчик със изчислени количества (спрямо наличните в момента), така че да се достигне максималната желана складова наличност на стоките или определен процент от нея. Полето “Код на доставчика” представлява кода, с който доставчика на стоката описва съответната стока в собствените си каталози;




  • Бутонът “По подразбиране” служи за автоматично попълване на горепосочените характеристики за всяко въвеждане на нова стока;


Цени.
Редактирането на цените на стоките се извършва във втората папка на прозореца, като при превключване между двете папки, CashManager 1.5 автоматично намира в новата папка стоката, която е била избрана в първатата папка.
Цената на стоката се определя в полетата “Цена, валутна” и “Валута”. Ако зададете цена във валута, различна от основната валута, при преизчисляване на цените, се използват стойностите на валутните курсове за избраната дата. Това преизчисляване на цените се прави, зящото касовите апарати работят само с валута ‘Български лева’.
Резултатите от преизчисляването на цените се записват в полето “Нова касова цена”. Това поле може също да бъде директно редактирано.
При преизчисляването на цените, освен стойностите на валутните курсове, могат да се ползват и две допълнителни възможности:



  • Корекция на цената - задава се процент за корекция (намаляването се задава с отрицателни, а увеличаването с положителни числа);




  • Форматиране на цената - цените модат да бъдат променени така, че да бъдат кратни или да завършват на някакво число, като също се посочва и посоката на закръгляне при тази операция (напр от цена 10200 да се получи 10199 - цена, която завършва на 99).

Операцията “Преизчисляване” може да бъде избрана както за стоките от всички стокови групи, така и за стоките само от една стокова група.

Резултатите от редактирането на списъка със стоки и на техните цени стават валидни за касовите апарати след натискането на бутона “Актуализация”. В този момент може да се отпечата протокол за промяна на цените, включващ всички стоки с променени цени.


Оператори

Списъкът на операторите отговаря на списъка на операторите в касовия апарат и има 30 реда.


Данните за операторите се програмират в касовите апарати през друг специален прозорец, обяснен по-нататък. За да бъдат изпратени на този прозорец всички промени в списъка с операторите, се натиска бутона “В InLine буфера”.

Регистриране на касови апарати

За да работи CashManager 1.5 с един касов апарат, данните за този апарат трябва да бъдат въведени в програмата (меню Каси | Регистриране).


В папката “Каси” трябва да бъдат попълнени всички полета. Описание на всяко поле се съдържа в помощния файл на програмата.
След регистриране на нов касов апарат или на промени на данните за регистриран касов апарат, CashManager 1.5 трябва да бъде спрян и стартиран отново. След рестартиране влизат в сила промените на данните.
Главния прозорец на програмата съдържа списък на регистрираните касови апарати и данни за състоянието им.

Работен ден


Следва описание на операциите, които се извършват ежедневно с CashManager 1.5. Операциите са дадени по реда, по който би трябвало да бъдат извършвани.




Валутни курсове

Когато в един обект се използва повече от една валута, се налага дефиниране на валутни курсове. За основната валута не се дефинират стойности на валутния курс (1 лев = 1 лев).


Валутните курсове се дефинират за определена дата и спрямо основната валута. За една дата може да има само една стойност на валутния курс на дадена валута.
Когато CashManager 1.5 използва стойност на валутен курс, се търси стойност за съответната дата. Ако такава стойност не е въведена, се взима последната въведена стойност. Ако и такава стойност не бъде намерена, се използва стойност 1 (единица).

Смяна на цените

Ако има стоки с дефинирани валутни цени, след въвеждане на новите валутни курсове трябва да се направи преизчисление на цените на стоките.


Също така, може да се правят и смени на цените, несвързани с валутните курсове, както и редакции на останалите характеристики на стоките.
Промените влизат в сила след натискане на бутона “Актуализация”.
За всички стоки с променени цени може да бъде отпечатан протокол за промяна на цените.


Регистриране на доставки на стоки

За да бъдат количествата на наличните стоки винаги точни, е необходимо доставките на стоки да се регистрират в момента на доставката.


Регистриране на доставки на стоки се извършва в екран, достъпен от менюто Операции | Доставки.
За да се регистрира доставка на стоки, трябва да се подготви списък от стоки с количества, цени и търговски отстъпки (ТО). Ако цените се задават във валута, различна от основната, CashManager 1.5 автоматично преизчислява стойностите в основната валута.
След съставяне на списъка от стоки се натиска бутона “Регистриране”, което регистрира увеличението на стоковите наличности. Може да се отпечата стокова разписка, съдържаща всички необходими реквизити.
Стоковата разписка съдържа данни за доставчика на стоките, само ако е избран такъв.


Работа с касови апарати

Всички описани по-долу действия се отнасят за регистрираните в CashManager 1.5 касови апарати, които се показват в главния прозорец на програмата. За да извършите всяка от описаните операции трябва да изберете една или повече каси от списъка.



Настройки

Преди поставянето на касите в режим на регистриране на продажби, може да се наложат промени в техните настройки (оформление на бона, списък на операторите и др.). Данните, които CashManager 1.5 може да програмира в касовите апарати се намират в прозореца “Буфер InLine”.


Буферът съдържа данните, последно прочетени от касов апарат или записани в касов апарат. Тези данни могат да бъдат редактирани. Следващото програмиране на касов апарат ще използва тези данни.
Единственото изключение, са данните за данъчните групи, които могат само да бъдат прочетени, но не и програмирани.
За да бъдат прочетени данните на един касов апарат, се маркира реда за касовия апарат в основния прозорец на CashManager 1.5 и от менюто Каси | Четене InLine се извежда екран, в който се маркират тези типове настройки, които трябва да бъдат прочетени.
Записването на данни в касов апарат става по същия начин (редактирате данните в Буфер InLine, маркирате касов апарат избиратe Запис InLine и посочвате кои типове да бъдат записани). Може да се записват настройки в няколко касови апарата едновременно, като за целта се маркират всички касови апарати, настройките на които трябва да бъдат променени.

Режим OnLine

Това е основния режим на работа с касовите апарати, при който се обменят данни за всяка продажба на стока.


Касовите апарати се поставят в този режим, като се изберат съответните апарати и се избере Каси | Старт OnLine.
Когато има каси в този режим, CashManager 1.5 предлага три отделни типа прозорци за динамично следене на състоянието на търговския обект:


  • “Монитор OnLine” – представлява копие на боновете на касовата лента за всеки отделен апарат. Опреснява се в реално време и показва всичко, което се маркира на касовия апарат. Пуска се от менюто Каси | Монитор OnLine за всяка избрана каса или с двойно ‘кликване’ с мишката върху реда на касата в главния прозорец;




  • “Стоки OnLine” – представлява списък на всички стоки, данни за които са достъпни на касовите апарати. Този списък се показва в реално време продадените количества и стойности за всяка стока. Прозорецът се отваря от Каси | Стоки OnLine.




  • “Продадени стоки” – показва в реално време или за избран период всички продадени стоки от всички или само за избран касов апарат, общия оборот и оборота по стокови групи. Прозорецът е достъпен от меню Справки І Продадени стоки.

Отчитане на касовите апарати



След края на работния ден, касовите апарати трябва да бъдат отчетени от CashManager 1.5 и едва след това нулирани (извършване на Z-отчет).
Отчитането става, като се избере каса и се подаде команда Каси | Отчитане InLine.
Този процес прехвърля в CashManager 1.5 обобщени данни за извършените операции с касата, както от момента на последния Z-отчет, извършен на съответната каса, така и от момента на предишното отчитане от самия CashManager 1.5.
Не нулирайте касовите апарати преди да ги отчетете от CashManager 1.5 - няма да бъде регистрирано правилно намаляването на наличните стоки за времето от предишното отчитане през CashManager 1.5, до момента на нулирането на касовия апарат!

Регистриране на продажба на стоки

Регистриране на продажби на стоки се извършва от екрана, достъпен от менюто Операции | Продажби.



Продажби на стоки “на едро”

Когато от търговския обект се продават стоки, без да се маркират на касов апарат, продажбата им се регистрира в CashManager 1.5, по същия начин, както се регистрират доставки на стоки.


След регистриране на продажба, намаляването на наличните количества става незабавно известно на касовите апарати - трябва да се има пред вид, че за всяка стока има флаг, който определя дали да се откаже продажба, ако няма налично количество.

Регистриране на касови отчети

Независимо от факта, че прозореца “Стоки OnLine” показва продадените от касовите апарати количества стоки, продажбите, които са свързани с всеки отчет на касов апарат трябва да бъдат регистрирани, като реална продажба.


За улеснение CashManager 1.5 предлага начин на автоматично набиране на списъка с продажбите на една каса, регистрирани между два InLIne отчета (продажбите се отнасят към първия отчет, който е направен след регистрирането им). Зареждането се извършва от бутона “Зареждане на касови отчети” от меню Операции І Продажби, който показва списък с всички отчети, за които не е регистрирана продажба.
След като се избере отчет, данните за всички продадени стоки се зареждат като списък за продажба. Този списък е свободен за редактиране ( напр. за поправяне на евентуални грешки при маркирането на стоките на касовите апарати – сторно и др. ).
След зареждането и редактирането на списъка се регистрира операцията.
След регистрирането, отчета се маркира като продаден и повече не се извежда в този списък.

Справки

Справките в CashManager 1.5 могат да бъдат разпечатвани и да бъдат записвани в текстов формат ( *.txt ) за пренасяне на данните на друго място и/или преглеждане по-късно.



Складова наличност

Дава информация за наличните количества от всяка стока, за която е била регистрирана поне една операция “Доставка” или “Продажба”. Освен наличните количества, се показва и допълнителна информация, като:





  • средна доставна цена (от последния складов период);




  • обща стойност на наличността;




  • съотношение на наличното количество към минималната и максимална желана складова наличност;




  • текуща продажна цена;




  • процент надценка на продажната спрямо средната доставна цена.

Справката може да бъде показана за всички стоки или само за стоките от избрана стокова група.


Показва се също така общата стойност на стоките, за които е извършена справка за наличността (всички стоки или само тези от една стокова група).


Картон на стока

Дава информация за избрана стока, разбита по периоди:





  • общо количество на доставките;




  • обща стойност на доставките и средна доставна цена;




  • общо количество на продажбите;




  • обща стойност на продажбите и средна продажна цена;




  • печалба и норма на печалба;


Картон на група

Справка, подобна на “Картон на стока”, даваща обобщена справка за доставките и продажбите на всички стоки, които принадлежат на избрана стокова група, по периоди.




Финансов резултат

Дава информация, разбита по периоди, за:







  • Сума на приходите от продажби;




  • Сума на регистрираните отстъпки и надбавки (корекции, маркирани на касовите апарати, като надбавки или отстъпки върху стойността на сметката);




  • Печалба и норма на печалба.

Също така са показани сумите на всички приходи и всички разходи, печалбата и нормата на печалба за всички регистрирани периоди.



Разположения в склада

Дава информация за наличността на стоките, групирани по местоположения в склада.


Могат да бъдат извеждани наличностите за всички местоположения или само за едно местоположение.


Заявки за доставки

Тази справка работи за стоки, за които има зададени минимална и максимална желана наличност и доставчик.


След като изберете доставчик, се появява списък на всички стоки, от избрания доставчик, наличността на които е под минималната.
За всяка стока е показано:


  • наличността в момента;




  • минималната и максималната желана наличност;




  • наличността в проценти спрямо минималната и максималната желана наличност;




  • какво количество трябва да бъде доставено, за да се достигне максималната желана наличност.

Има две допълнителни полета, със следното предназначение:




  • “Гранична наличност, % от Min” - при съставяне на справката не се използва дефинираната минимална желана наличност на стоките, а въведения в това поле процент от нея. Това позволява да се задават различни критерии за справката - напр., може да се видят всички стоки, наличността на които е паднала под 50% от минималната желана наличност;




  • “Заявка, % от Max” – при изчисляване на количествата, които трябва да бъдат поръчани, бройката, която трябва да бъде достигната, се приема за процент (въведен в това поле) от максималната желана наличност за всяка стока. Това позволява да се създават различни варианти на поръчки.


Важно:
Когато се изчисляват количествата за поръчки, от необходимото количество се изважда наличното количество, но не и количествата от касови отчети, за които по някаква причина не е регистрирана продажба - т.е. изважда се от количествата, които се виждат в справката “Складови наличности”.


Касови кодове на стоките

Справка, показваща дългото име, името в касовия апарат, касовия код и баркода на всяка стока от избрана стокова група.


Предназначена е за разпечатване, за улеснение на операторите на касовите апарати.


Продадени стоки

Тази справка показва списък на стоките, продадени за определен период от време, и оборотите по стокови групи, за определен период от време. За периода се задава начална и крайна дата. Крайната дата може да бъде текущата, т.е. продажбата на стоки в момента може да се показва на екрана.




Касови отчети

Справка, показваща всички касови отчети, извършени за касовите апарати през CashManager 1.5.


За всеки отчет са показани общи данни и детайли, съответстващи на отделните видове отчети от касовите апарати.


Касови отчети, общо

Представя сумарни данни за отчетите на един касов апарат за период от време.


Допълнително е включен и отчет за продадените стоки.

Допълнителни възможности




Помощ



CashManager 1.5 има помощен файл, като за всеки екран има отделна тема. Помощния файл е достъпен с бутоните “Помощ” или с клавиша “F1”, от всяко място в програмата.

Не всичко, което е обяснено в този документ, е включено и в помощния файл и обратно.


Моля, запознайте се и с двата документа, преди да започвнете на работа с CashManager 1.5!


Импорт и експорт на данни



CashManager 1.5 може да обменя данни с други програми, през файлове с формат dBase III/IV (.DB).
Данните, които могат да бъдат импортирани или експортирани са за:


  • Партньорите;




  • Стоките;




  • Валутните курсове.

Например, за да пренесете всички неоперативни данни от един работещ CashManager 1.5 на друг, който е новоинсталиран, е достатъчно да експортирате от единия и да импортирате в другия тези данни, в изброения ред.


Подробно описание на процеса по импортиране и експортиране има в помощния файл на CashManager 1.5.

Допълнителни модули

Към CashManager 1.5 могат да бъдат инсталирани допълнителни модули, които повишават функционалността, най-често разрешавайки работа с допълнителни устройства, освен касовите апарати.


Предвидените допълнителни модули са следните:


  • Издаване на фактури - автоматично генериране на фактури, по данните от една или повече касови бележки;




  • Ресторантска система - поддръжка на “кухненски” принтери и принтери за луксозни сметки за крайния клиент;




  • Работа с електронни везни, модели DS15, DS15 LP на ‘Датекс’ ООД - разпознаване и обработка на баркод етикети, съдържащи информация за вида и теглото на всяка стока;

  • Печат на баркод - генериране на баркод за стоки, които нямата такъв и отпечатване на баркод етикети, съдържащи допълнителни елементи, като рекламен текст или запазен знак на фирмата.


Поддръжка

Освен общата поддръжка, задължителна за всеки персонален компютър, специфично за CashManager 1.5, са работата с големи обеми данни и поправката на файловете с данни.



Изтриване на старите данни

Всекидневното натрупване на данни повишава съхранявания обем информация, което може да започне да се отразява на скоростта на работата на CashManager 1.5.


Пряко отношение към обема на натрупваната информация има дължината на складовите периоди - по-къс складов период означава натрупване на повече данни и обратно.
В CashManager 1.5 е заложен механизъм за изтриване на данни, които са по-стари от определен от потребителя период от време. Препоръчително е ползването на този механизъм, за да се улеснява работата на програмата.
Ако не е желателна загубата на данни, може да се направи копие на файловете с данни (цялата поддиректория “\Data” на директорията, в която е инсталиран CashManager 1.5). Копирането се прави преди изтриването на старите данни. Когато е нужно да се прегледат тези стари данни:


  • директорията “Data” се преименува на “Data_Real”;




  • запазената директорията се преименува на “Data”;




  • преглеждат се необходимите данни;




  • оригиналните имена на двете директории се възстановяват.


Важно: Копирането и преименуването на директории се извършва след спиране на CashManager 1.5. Данните от старата директория би трябвало само да се разгледат, без да се регистрират никакви операции или продажби от касовите апарати.


Поправка на файловете с данни

Ако при стартирането на CashManager 1.5 се появи съобщение за грешка, най-вероятно има проблем с файловете с данни. В този случай, CashManager 1.5 трябва да бъде спрян и да бъде пусната програмата “Database Repair Utility” (Dru.exe, в същата директория, в която е инсталиран CashManager 1.5).


Помощният файл на тази програма съдържа инструкции за работа с нея.



1 DATECS, (++ 359 2) 703094, 731500, sales@datecs.bg Стр.



Сподели с приятели:




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница