Информацията и информационното осигуряване при управлението - основни понятия и комуникационни структури

3.   Информацията и информационното осигуряване при управлението - основни понятия и комуникационни структури

Същността на информационния процес, подобно на същността на управлението може да бъде представена чрез "формула". Тази формула има следния вид

И = КС + Ф + И

Където: И - информация;

КС - количество и съдържание на информацията;

Ф - форма за ползване на информацията;

И - използване (приложение) на информацията.

Когато се говори за информационен обмен, а както вече бе посочено той стои в основата на управлението, всъщност нещата опират до т.нар. комуникационни възможности (комуникация означава връзка). Ако оприличим сведенията, които са необходими за разрешаването на проблемите и които трябва да се ползват от субекта и обекта като "поток", който "тече" ту в едната, ту в другата посока (от субекта към обекта на управление и обратно), всъщност би могло да се разграничат два такива потока. Единият поток съдържа указания какво да се предприеме от изпълнителя, за да се постигне целта. В теорията на информацията тези сведения се наричат права информация. Другият поток (от обекта към субекта) съдържа сведения за резултатите от изпълнението на решенията. Тази информация е прието да се нарича обратна и трябва да се подчертае, че тя стои в основата на всяко управление. Щом като "протича" права и обратна информация, би трябвало да се осигурят "канали" в двете посоки, за да се движат безпрепятствено информационните потоци-Например, ако един треньор трябва да даде указания на своите играчи (да постави конкретни задачи за предстоящо състезание), той организира съвещание - разговор с тях и прави разбор. С други думи треньорът осигурява "канал", по който да протича права информация. След състезанието, треньорът, на сбирка или в личен разговор, съобщава преценката си, изслушва обясненията на играчите, правят се изводи. Така се "построява" "канал" за обратна информация. Ако управителният съвет на един спортен клуб свика съвещание, за да се прецени как се изпълняват вече поставени задачи и да се поставят нови, това е отново пример за организиране на информационен обмен чрез права и обратна връзка. Разбира се потоците информация са адресирани към отделни хора и за това освен организирани канали са необходими и контакти. Те могат да бъдат преки, косвени или от смесен вид. Например, ако треньорът разговаря направо със състезателите, контактът ще бъде пряк, но ако използва видеотехника, т.е. източникът на информация не е единствено треньорът, тогава информационният контакт е косвен. Обикновено в ежедневната практика се прибягва до двата вида контакти.

Съвкупността от информационни потоци, канали и контакти изграждат т.нар. информационно-комуникационна мрежа, която има изключително важно значение за успешното разрешаване на възникналите проблеми. В управленската практика са известни няколко типа информационно-комуникационни мрежи. Мрежата, наречена условно "колело", предполага наличието на ръководител, който дава разпореждания и получава информация от всички звена и сътрудници, т.е. стои в центъра на дейността. Подобна структура, работи продуктивно само при рутинни условия и стабилно установени (регламентирани) работни взаимодействия. При усложняване на ситуациите и лабилизирането им, подобна структура се оказва несъстоятелна (фиг.2а).

Когато ръководителят не е в центъра на комуникациите, а участва сам или в работна група, като е делегирал ръководни пълномощия на свой сътрудници, мрежата се нарича "кръг". Информационният обмен при тези условия е по-гъвкав, отговорността се поема от повече хора, оперативността е очевидна (фиг. 2б).

Други понятия от теорията на информацията са: "байт" - единица мярка за количество информация, транслация - пренасяне на информация; комутация - отклоняване на информация; кодиране - декодиране - представяне на информацията чрез формални езици при електронната й обработка.

Информационно-комуникационните взаимоотношения възникващи в спортната практика носят белезите на известните в теорията на управлението комуникационни мрежи. Например, в периода на спортната подготовка треньорът непрекъснато дава указания на спортистите, с които работи, контролира тяхното поведение и постижения. Те, от своя страна, също се допитват до него при решаване на възникващите проблеми. Очевидно типа мрежа е близка до тази, наречена "колело". Разпределението на работата между треньорския щаб, с неизбежно делегиране на пълномощия от старши треньора на помощниците му, предизвиква комуникации от тип "кръг", при които се формират отделни работни групи от спортисти, ръководени от помощник-треньорите. Бордът на мениджърите, които работят в професионален спортен клуб, комуникират помежду си, с президента, със спортно-техническото ръководство, с телевизията, със спонсорите на принципа "всеки с всеки", без предварителен сценарий, ползвайки всички права, но и поемайки цялата отговорност за крайния резултат. Разбира се, в повечето случаи информационно-комуникационните контакти формират мрежи от смесен тип и това е напълно естествено в динамичната и разнопосочна спортна практика.