Програма за изучаване на системата за създаване на електронни таблици Excel за Windows. Изданието съдържа основните команди на продукта и начина на използването им



страница1/5
Дата28.01.2017
Размер0.81 Mb.
  1   2   3   4   5


ВИСШЕ ВОЕННОМОРСКО УЧИЛИЩЕ “НИКОЛА ЙОНКОВ ВАПЦАРОВ”

Петър Живков Мария Николова

КРАТКО ОПИСАНИЕ

на

EXCEL 97

Варна  2004

Живков, П., М. Николова. Кратко описание на Excel 97. Варна, ВВМУ “Н. Й. Вапцаров”, 2004.

Настоящото ръководство е предназначено за курсантите и студентите ВВМУ “Н. Й. Вапцаров” и осигурява провеждането на занятията по дисциплината “Информатика”.

То е разработено на базата на учебната програма за изучаване на системата за създаване на електронни таблици Excel за Windows. Изданието съдържа основните команди на продукта и начина на използването им.

Авторите ще приемат с благодарност всички забележки и препоръки по изданието, свързани с усъвършенстването на съдържанието и оформлението му.

В изложението са цитирани търговски марки, принадлежащи на фирмите:

Microsoft Corporation

- Windows,

Microsoft Corporation

- Word,

Microsoft Corporation

- Excel.

Петър Живков Петров, Мария Паскова Николова, автори, 2004

ВВМУ “Н. Й. Вапцаров”, 2004

c/o Jusator









СЪДЪРЖАНИЕ




СЪДЪРЖАНИЕ 3

ТЕМА 1 4


Създаване и обработка на електронни таблици със средствата на MS Excel. Въвеждане, редактиране и форматиране на данни 4

ТЕМА 2 25

Въвеждане на формули. Отпечатване на документи 25

ТЕМА 3 38

Графични възможности на Excel. Създаване на диаграми 38

ТЕМА 4 44

Създаване и поддържане на база данни със средствата на EXCEL. Сортиране и филтриране на данните 44


СЪДЪРЖАНИЕ 3

ТЕМА 1 4


Създаване и обработка на електронни таблици със средствата на MS Excel. Въвеждане, редактиране и форматиране на данни 4

ТЕМА 2 25

Въвеждане на формули. Отпечатване на документи 25

Формулите се копират най-лесно като се маркира клетката с формулата, която ще се копира и се влачи квадратчето в долния десен ъгъл на клетката по редове или колони, т.е. там, където трябва тя да се разпространи. Преместването и копирането на формули може да се извърши и по познатия начин през Clipboard – чрез използване на командите Edit/Copy, Edit/ Cut, Edit/Paste и Edit/Paste Special. При копиране или преместване на формули, Excel автоматично променя адреса на клетките, участващи във формулата, ако той е относителен. 27

2.2. Задаване на имена на клетки или области 27

ТЕМА 3 38

Графични възможности на Excel. Създаване на диаграми 38

ТЕМА 4 44

Създаване и поддържане на база данни със средствата на EXCEL. Сортиране и филтриране на данните 44



ТЕМА 1

Създаване и обработка на електронни таблици със средствата на MS Excel. Въвеждане, редактиране и форматиране на данни



1.Предназначение

    1. Начало на системите за управление на таблици

От съвместната дейност двама американски програмисти - Даниел Бриклин и Роберт Франкстон, през есента на 1979 год. се ражда първата система за управление на таблици. Наричат я VisiCalc-съкращение на Visible Calculator. Системата е разработена за микрокомпютрите Apple II и предназначена за обработка на счетоводна информация. С това се поставя началото на системите за управление на таблици, които са известни като електронни таблици. Английският термин, с който тези системи са популярни е Spreadsheet- разгънат лист.

Три години по-късно се, но вече за друг клас микрокомпютри (16-разрядните) се появява електронна таблица, наречена Lotus 1-2-3. През 1985 год. фирмата Microsoft създава първата версия Excel за Windows, която е една от най-използваните и до сега.


1.2. Общи сведения за Excel 97

С Excel се извършват изчисления с числа и формули, които се нанасят в таблици. Документът на Excel се нарича работна книга (workbook) и може да съдържа един или няколко работни листа (таблици, sheet), листове с диаграми и листове с макроси. Най-разпространен тип са таблиците, които от своя страна се състоят от редове и колони.Всеки лист с.таблица съдържа 256 колони и 65536 реда. Редовете са номерирани с арабските цифри от 1 до 65536, a колоните – с латинските букви – от A до IV.

Пресечните точки между редовете и колоните образуват клетки, където се съхраняват данните. Данните могат да бъдат текст, числа или формули. Всяка клетка има уникален адрес, съставен от надписа на колоната и реда, както и от името на таблицата. Например Sheet1!A3 е адресът на клетката от първата колона "А" и третия ред "3" в първата таблица Sheet1.Освен тази форма Excel поддържа и формата R1C1 (R1: R-ред, 1-номер на реда; С1: C-колона, 1-номер на колоната), която се активира от настройката R1C1 reference style в Tools/Options/General. На клетките могат да се задават и имена.

Въвеждането на данните става винаги в клетки. Клетката се активира с щракане с мишката върху нея. Активната клетка е обградена с малко по-дебела рамка – показалец. Съдържанието на клетката се съхранява в паметта на компютъра с цялата си дължина, независимо какво се вижда на екрана.

На реда над таблицата се намират полета - Name Box и Formula Bar. Ако бъде въведен адрес в полето Name Box и се натисне Enter, показалецът на клетката ще бъде поставен на посочения адрес. Съдържанието на клетката се въвежда в полето Formula Bar. Ако има въведени имена на клетки, при маркиране на тези клетки в полето Name Box се показват имената им.

В Excel има два изгледа (режими на показване) - нормален (View/Normal) и по страници (View/Page Break Preview). От изгледа Page Break Preview таблицата се намалява и се определя къде свършват страниците. След това в нормалния изглед (Normal) прекъсванията на страниците се виждат като пунктирани линии, ако е активирана опцията Tools/Options/View/Page breaks.


1.2. Стартиране на Excel, описание на работния прозорец.

Стартирането на Microsoft Excel може да бъде извършено:



  • от лентата с бутони на Office 97;

  • от меню Start;

  • от Windows Explorer;

  • от икона-препратка;

  • автоматично - след включване на компютъра, ако иконата на Excel е преместена в папка Start Up.

След стартиране на Excel се отваря работен прозорец на Excel със следните елементи:

  • заглавен ред;

  • главно меню - за избор на съответните команди;

  • ленти с бутони (инструментални ленти) на команди;

  • лента с формулите, разделена на три части:

- адресно поле - съдържа адресът на текущата клетка;;

- бутон за редактиране на формулата (със знак за равенство, когато текущата клетка е празна). Ако текущата клетка има съдържание, в тази част се показват:



- бутон за отказ;

- бутон за потвърждаване;

- бутон за редактиране на формулата.

- поле за въвеждане на съдържание на текущата клетка



  • прозорец на работната книга – съдържа листове на работната книга – отделни таблици (Sheet). Листовете могат да бъдат:

- листове с таблици – работни листове, по подразбиране с имe Sheetx. където х е поредния номер на листа;

- листове с диаграми – представят графично стойностите на табличните данни и имат име по подразбиране Chartx;

- листове с макроси;

Лист от работната книга се избира от списъка на работните листове;

Придвижване в работния лист се извършва:

- чрез вертикалната и хоризонталната линии за позициониране (Scroll Bars);

- чрез командата Edit/Go To;

- чрез клавишни комбинации.



  • ред на състоянието (Status Bar)– състои се от информационна и индикаторна част:

- информационна част- в лявата част на Status Bar се появяват следните съобщения за текущите действия на потребителя:

Ready – очаква се въвеждането на данни или команди;

Enter – установен е режим на въвеждане на данни;

Edit - установен е режим на редактиране;

Recording – осъществява се запис на нов макрос;

Calculate – необходимо е ръчно (с натискане на F9) преизчисляване на таблицата;

Point – по време на маркиране на данни (напр. при създаване на диаграма), се активират графични методи.

- индикаторна част – намира се в дясната част на Status Bar и включва:

- индикатор за автоматично изчисление (AutoCalculate) – когато има маркирани клетки с въведени в тях числови данни, индикаторът показва по подразбиране тяхната сума, а друга формула се избира от контекстно меню, което се показва при натиснат десен бутон върху индикатора;

- Num Lock – натиснат е клавиш Num Lock за работа с цифровата клавиатура;

- Fix – активирано е Tools/ Options/Edit/Fixed decimal, при което въведено в клетка цяло число се превръща автоматично в дробно в зависимост от стойността в полето Place на Tools/ Options/Edit/Fixed decimal;

- ADD – натиснат е SHIFT+F8 за добавяне на маркиране. Отменя се с клавиш ESC;

- EXT – натиснат е F8 за продължаване на маркиране. Отменя се с клавиш ESC.
1.4. Средства за управление на файлове и прозорци

Командите за създаване, отваряне, затваряни и съхранение на работните книги в Excel са подобни на съответните команди в Word. Това са: File/New, File/Open, File/Close, и File/Save As. В Excel обаче, автоматичното съхранение на файла, не е активирано по подразбиране. За да се включи запис на отворената работна книга през определен интервал (обикновено 10 минути) се извършва следното:



  1. Избира се Tools/Add-Ins.

  2. Активира се AutoSave и се натиска ОК. Командата Autosave се включва в меню Tools.

  3. Избира се Tools/Autosave и се проверява дали отметката пред Automatic Save Every 10 Minutes е активирана и ако не е, трябва да се включи. Потребителят може да промени и броя на минутите, през които да се записва файла.

Отмяната на автоматичното съхранение на работната книга се извършва като се махне отметката пред командата Autosave в меню Tools. За целта трябва да се отмени опцията Automatic Save Every 10 Minutes от Tools/AutoSave.

1.4.1. Записване на данни – File/Save As

Извежда диалогов прозорец Save As. С негова помощ може да се замени временното име на работната книга (Boo1, Book2 и т.н. ) и да се избере устройство и папка, където да се запише файлът с работната книга.



1.4.2. Отваряне на книги File/Open

Извежда диалогов прозорец Open. В полето Look in се показва отворената папка, а под това поле –прозорец със списък на работните книги в папката. Избраната от списъка книга се отваря с натискане на бутон Open, или чрез двойно щракане с мишката върху името на файла.

Отваряне на няколко книги едновременно се извършва чрез избиране на група от съседни файлове при натиснат Shift, или чрез избор на несъседни файлове при натиснат клавиш Ctrl.

Контекстни команди над файлове:

Print – разпечатване;

Add to Zip – архивиране;

Send To – прехвърляне върху дискета, изпращане по електронен път;

Cut, Copy – преместване, копиране;

Create Shortcut – създаване на Shortcut икона;

Delete – изтриване;

Rename – преименуване;

Properties – свойства.

1.4.3. Допълнителни опции на диалоговия прозорец Open – бутон Commands and Settings

Бутонът Commands and Settings e последният от бутоните в горната част на диалоговия прозорец Open. Натискането му отваря меню със следните команди:



Open Read Only – отваря избраните файлове само за четене;

Open As Copy – отварят се копия на избраните файлове;

Print – изпраща избраните файлове към инсталирания в момента принтер за разпечатване;

Properties – отваря диалогов прозорец със свойствата за първия от избраните файлове;

Sorting – за преподреждане на файловете от списъка по определен критерий;

Search Subfolders –за задаване на допълнителни критерии при търсене на файлове;

Group Files by folder –за групиране по папки на всички отговарящи на критерия за търсене на файлове от списъка в диалоговия прозорец Open.
1.4.4. Създаване, отваряне и съхранение на работна област

Общи понятия

Работната област е група от книги от една обща работна сфера. За нейното създаване е необходимо да се извърши следното:

  • отварят се работните книги, предвидени за обединение в работна област;

  • избира се File/Save Workspace. Excel задава автоматично име на файла Resume. Името може да се промени;

  • ако е необходимо може да бъде избрано за записване друго устройство или папка;

  • натиска се ОК.

Отваряне на работна област

Отварянето на работна област се извършва както при обикновен файл с командата File/Open/Име на файла.

Файлът на работната област не съдържа самите работни книги, а само насочва към тях. По тази причина работни книги, включени в работна област не трябва да се преименуват или преместват.

1.4.5. Фиксиране на редове и колони на екрана - Window/Freeze Panes

Възможността на екрана да се показва непрекъснато заглавна колона или заглавен ред се нарича фиксиране (“замразяване”) на редове или колони. Например при преглед на данните от една дълга таблица, заглавният ред винаги може да стои на мястото си, а останалите редове да се превъртат от плъзгача на Scroll Bar-a. Фиксирането на редове и колони се извършва така:

1. Поставя се показалецът в първата клетка, която не трябва да бъде фиксирана

2. Избира се Window/Freeze Panes. Границата между фиксираните и нефиксирани елементи се показва с черта. Фиксират се колоните вляво и редовете над избраната клетка.

Повторното избиране на Freeze Panes отменя фиксирането

Командата Window/Hide скрива работната книга и тя може да се покаже отново с Window/Unhide


2. Избиране (маркиране) в табличния лист

2.1. Избиране на клетки

Начините за маркиране са:

- избор на клетки с мишката чрез влачене в табличния лист;

- избор на съседни клетки чрез мишката и клавиш Shift. Извършва се така:

1. Щрака се с мишката върху първата клетка на блока.

2. Щрака се с мишката в последната клетка на предвидения блок при натиснат Shift.

- избор на несъседни клетки се извършва с натискане на клавиша Ctrl и мишката;

2.2. Избиране на блокове от клетки в табличния лист

- избор на големи блокове:

- за избиране на всички клетки в дадена колона – щракане с мишката върху името на колоната в горната част на прозореца;

- за избиране на всички клетки от даден ред – щракане с мишката върху номера на реда в лявата част;

- за избиране на няколко колони или реда - щракане с мишката върху номера на първия ред или името на първата колона в рамките на работната книга, и влачене до последния ред или колона;

- за избор на няколко несъседни реда или колони – натискане и задържане на натиснат клавиш Ctrl, докато се изберат редовете и колоните които са необходими;

- избор на клетките от целия работен лист - чрез бутона без надпис в горния ляв ъгъл на пресичане на лентите с номерата на редовете и имената на колоните;

- избор на клетките чрез клавиатурата натиска се F8 или Shift и клетките се маркират с клавишите-стрелки;



  • избор на област от няколко блока – натиска се Shift +F8 и се маркират с мишката областите от табличния лист.


3. Редактиране на таблици и работни листове.

3.1. Вмъкване на редове, колони и клетки

1. Маркират се толкова броя колони (редове), колкото трябва да се вмъкнат;

2. Избира се Insert/Column (Insert/Row). Новите колони се вмъкват вляво на маркираните колони, а новите редове - над маркираните редове. Преномерирането на колоните и редовете се извършва автоматично.

3.2. Изтриване на редове, колони и клетки

1. Маркират се предвидените за изтриване редове, колони или клетки.

2. Избира се Edit/Delete. Извежда се диалогов прозорец Delete. Избира се:

- Shift cells left (премести клетките наляво) – след натискане на Enter или ОК, Excel ще премести наляво клетките, които са разположени отдясно от избраните за изтриване клетки, за да се запълни празното пространство;

- Shift cells up (премести клетките нагоре) – клетките, намиращи се под избраните за изтриване ще се преместят нагоре, за да заемат мястото на избраните за изтриване клетки;

- Entire row (целия ред) - за изтриване на редовете, в които са разположени избраните клетки;

- Entire column (цялата колона) за изтриване на колоните, в които са разположени избраните за изтриване клетки.

3.3. Изтриване на съдържание на клетки

Когато е необходимо да се изтрие само съдържанието на избраните клетки се използва командата Edit/Clear или клавиш Delete. При избор на Edit/Clear се показва подменю със следните команди:



All – изтриване на всичко в избраните клетки – данни, формат, коментари;

Formats – изтриване само формата на избраните клетки;

Contents – изтриване само съдържанието на избраните клетки. След изпълнението на командата, формулите в други клетки, в които са включени изтритите клетки, показват в резултата си #REF!;

Comments – за изтриване на коментарите, асоциирани с клетките.

3.4. Промяна на широчината на колони и височината на редове

За задаване на оптимален размер на колоните се използва най-лесно AutoFit. При този метод Excel автоматично определя с колко трябва да увеличи или намали широчината на колоната така, че в нея да се събере и най-дългото съдържание на клетка от нея. За целта:

I начин:

1. Позиционира се мишката в десния край на полето, съдържащо името на колоната в заглавния ред на колоните (напр. върху разделителната линия между А и В). Показалецът се превръща в двупосочна стрелка.

2. Щрака се два пъти с бутона на мишката.

или


II начин:

1. Избира се колоната в която се намира клетката

2. Избира се Format/Column/AutoFit Selection.

Тази операция може да се извърши и над група избрани колони.

Широчината на колоните може да се зададе и с Format/Column/Width. или чрез влачене на ограничителната линия между имената на колоните в заглавния ред.

Менюто Format/Column съдържа командите:



Width - широчина в определен брой символи;

AutoFit Selection - широчина показваща най-дългото съдържание на клетка от колоната;

Hide - скриване на колона;

Unhide - показване на скрита колона. За целта трябва предварително да се маркират обграждащите я колони или да се маркира целия табличен лист. Връщането към стандартна широчина се извършва с команда Format/Column/Standard Width;

Аналогично се определя и височината на редовете чрез менюто Format/Row



3.5. Работни листове (Sheets)

3.5.1. Определяне броя на работните листове;

Броят на работните листове от които се състои една работна книга се определя от Tools/Options/General/Sheets in new workbook, а възможността в долния край на прозореца на документа да се показва списъка (регистъра) на листовете, от който може потребителят да се предвижва между отделните листове на работната книга се определя от Tools/Options/View/Sheet tabs.

Бутоните със стрелки отляво на списъка с имената на листовете служат за придвижване между листовете.

3.5.2. Вмъкване на работен лист:

1. Избира се работен лист; пред който ще се вмъкне новият.

2. Избира се Insert/Worksheet. Листът се вмъква със служебно име Sheet и номер.

3.5.3. Смяна на името на работния лист – извършва се с команда Format/Sheet Rename или:

1. Двукратно се щрака върху регистъра за избор на името

2. Въвежда се новото име.

3. Натиска се Enter или се щрака извън списъка с имената на листовете за потвърждаване на името.

Формулите в другите листове, които съдържат старото име се актуализират автоматично.

3.5.4. Преместване на работен лист:

1. Избира се работния лист;

2. Избира се Edit/Move or Copy Sheet. Извежда се диалогов прозорец Move or Copy.

3. Маркира се листа в диалоговото поле Before Sheet, пред който трябва да се премести текущия лист, или се избира опцията (move to end) за да се премести листа в края на работната книга.

Ако на екрана са отворени няколко файла (workbook) в полето To book може да бъде избран друг файл. Ако освен това е избрана опцията Create a copy, листът се копира.

Работният лист може да се премести и с мишката чрез влачене. Едно триъгълниче показва къде ще се премести листа.



  1. Проектиране на таблици

Създаваните с Excel таблици по своята същност представляват документи, обслужващи управлението на отделни обекти. В структурно отношение те се изграждат от три основни части:

  • заглавна;

  • таблична;

  • юридическа;

Проектирането включва:

  • проектиране на съдържанието и общата форма на таблицата;

  • определяне на алгоритмичната зависимост между данните;

  • разработване на таблицата със средствата на програмата;

  • тестване на разработената таблица с реални данни;

  • установяване на режимите на достъп до данните;

  • документиране на таблицата.

От практическа гледна точка много по-удобно е да се работи с няколко по-малки свързани помежду си таблици, отколкото с една голяма.
5. Редактиране на клетки

5.1. Ръчно въвеждане на съдържание на клетка

За да се въведе ново съдържание или да бъде променено текущото съдържание на клетка е необходимо клетката да бъде избрана. Въведените символи се изписват както в клетката, така и в лентата с формулите. При въвеждане на данни в лентата с формулите потребителят може да използва в процеса на редактиране клавишите Ins, Del, Back Space, Home, End, а при въвеждане на данни в клетката може да се използва само Back Space.

В

началото на въвеждането в лентата с формулите се появяват три бутона


  • C

    ancel (отказване);

  • E

    nter (потвърждаване) на въведената информация.

  • Edit Formula – възможност за въвеждане на формули

След въвеждането на информацията трите бутона се премахват.

На всяка нова таблица е присвоен обикновено формат на клетките Normal, който съдържа:

- подравняване на текста – в лявата страна на клетката;

- подравняване на числата – в дясната страна на клетката;

- когато в клетка се въвежда текст, който е по-дълъг от ширината на колоната, тогава се показва не целия, а част от текста, ако в съседната клетка, разположена вдясно има вече съдържание (т.е.) тя не е празна. Ако клетката отдясно е празна, текстът се “излива” в тази клетка.

- дългите числа се показват в експоненциален (научен) формат. Ако колоната е тясна за такова представяне се показва #### . След промяната на широчината на колоната, числото се показва правилно.
Натискането на клавиш F2 или двукратното щракане с мишката върху клетка поставя курсора в самата клетка и съдържанието й може да бъде обработвано направо там. Ако се въведе ново съдържание без да се позиционира курсора, старото съдържание на клетката се изтрива. С Esc се отменя редактирането и може да се възстанови старото съдържание.

Отрицателни числа се въвеждат със знак минус (-) пред тях или се поставят в скоби, например –4 е еквивалентно на въвеждане на (4).

Дробните числа могат да се въвеждат и като прости дроби (с интервал между цялата и дробната част – напр. 0 3/4 или 1 3/4). В този случай записът в клетката си остава в такава форма, в каквато е въведен, но при избиране на тази клетка, числото се показва в лентата с формулите като десетична дроб. Пред обикновените дроби трябва да се въвежда 0 и интервал, защото в противен случай Excel ще ги приема като дати.

Всички формули в Excel започват със знака равно =. Ако при въвеждане на формула се пропусне знак “=” пред нея, Excel приема въведената информация като текст.

Ако се щракне с мишката върху клетката, която трябва да се обработи и клетката съдържа формула, в полето Formula Bar ще се покаже формулата.
5.2 Въвеждане на дати и часове

Датите и часовете в Excel се съхраняват като числа, а не като текст, за да се осигури възможност те да участват в формули.

Excel разпознава датите и часовете по формата, в който са въведени. Ако се спазва кой да е от вградените в Excel формати, програмата разпознава, че въведеният текст е дата или час и го преобразува в числена стойност. Ако бъде въведена дата (час) във формат, който не се разпознава от Excel, той ще се третира като обикновен текст. При опит за използване на такъв запис във формула, ще се извежда съобщение за грешка.

Excel разпознава следните формати за задаване на дати и часове – табл. 1.1


Табл. 1.1

Формати за часове

Формати за дати

13:30

1:30 PM


13:30:55

13:30:55 PM

30:55.7

37:30:55


3/4/2001 1:30 PM

3/4/2001 13:30



3/4 (месец/ден)

3/24/01 или 3-24-01

03/24/01

4-Mar


4-Mar-10

04-Mar-01

Mar-01

March-01


March 4, 2001

3/4/01 1:30 PM

3/4/01 13:30



5.3. Ускорено въвеждане на данни

5.3.1. Автоматично допълване на клетки при въвеждане на текстови данни – AutoComplete

Използването на AutoComplete за автоматично добавяне на съдържание на клетки става по следния начин:

1. Въвежда се текст в текущата клетка.

2. Ако при въвеждане на текст в следващата клетка първият символ е еднакъв с първия символ от предидущата клетка от колоната, Excel автоматично прехвърля цялото съдържание на предидущата клетка, следващо първият символ, като едновременно с това го маркира за да има възможност потребителят да направи веднага съответните корекции, ако това е нужно.


5.3.2. Автоматично запълване на клетки с дати – AutoFill:

1. Въвежда се ръчно датата в една клетка (клетка-източник).

2.Маркира се клетката-източник.

3. Щрака се върху квадратчето в десния долен ъгъл на клетката източник. Показалецът на мишката се превръща в знак плюс - "+";

4. Влачи се квадратчето надолу, нагоре, вляво или вдясно от клетката- източник.

5. Отпуска се бутонът на мишката.

Ако клетката източник съдържа дата, час, ден, година, клетките се запълват със стъпка на изменение едно (дата, час, ден, година) .

Когато две съседни клетки съдържат дати със стъпка “n” дни, ако тези клетки се маркират и се проведе описаната процедура на автоматично запълване на клетките в колоната, резултатът ще бъде числов ред със същата стъпка. Ако се натисне клавиш CTRL в квадратчето в долния десен ъгъл на клетката и се влачи в определена посока, тогава клетките от колоната (реда) се попълват със същата дата.


5.3.3. Автоматично запълване на клетки с числа – AutoFill:

1. Въвежда се числото в клетка (клетка-източник).

2. Маркира се клетката източник.

3. Щрака се върху квадратчето в десния долен ъгъл на клетката източник. Показалецът на мишката се превръща в "+";

3. Натиска се клавиш Ctrl и се влачи квадратчето надолу, нагоре, вляво или вдясно от клетката източник. Excel генерира аритметична прогресия със стъпка единица. Ако влаченето се извършва без натискане на клавиш Ctrl, Excel извършва копиране на числото от началната клетка в останалите.

Когато две съседни клетки съдържат числа и тези клетки се маркират, и се проведе процедура на автоматично запълване на клетките в колоната (реда) с числа без натискане на клавиш Ctrl, резултатът ще бъде числов ред със стъпка равна на разликата между тези числа. Ако тази разлика е положителна, при влачене на квадратчето надолу (надясно) числовият ред ще бъде намаляващ, а при влачене нагоре (надясно) – растящ и обратно.

Ако клетката източник съдържа константа, клетките се запълват със същата константа.

Ако клетката източник съдържа текст, завършващ с цифра, например Изделие 1, тази цифра се променя със стъпка единица (Изделие 2, Изделие 3 и т.н.).

Тези операции могат да се осъществяват и с командата Edit/Fill. Отваря се подменю с елементи:

Down –размножава данните надолу от областта-източник;

Right - размножава данните надясно от областта-източник;

Up - размножава данните нагоре от областта-източник;

Left - размножава данните наляво от областта-източник;

Across Worksheet - размножава данните в няколко предварително определени работни листи;

Series - размножава данните като създава редици. При избора на Series се отваря диалогов прозорец Series. Той съдържа следните опции:


  • Series in: Rows или Columnsданните от редицата се разполагат по редове/колони;

  • Type - определя се типът на редицата, който може да бъде:

  • Linear - аритметична прогресия със стъпка Step Value;

  • Growth - геометрична прогресия със стъпка Step Value;

  • Date - поредица от дати и/или време, чиято стъпка е дефинирана в Date Unit;

  • AutoFill – автоматично формиране на редица от данни, които се разполагат надясно или надолу от образеца.

  • Date Unitполетата от тази група стават достъпни след избора на данни от тип Date и определят стъпката на промяната в поредицата от дати, както следва:

  • Day стъпката е ден;

  • Weekdayстъпката е работен ден;

  • Month стъпката е месец.

  • Trend -използва се тогава, когато образецът за създаване на редици заема повече от една клетка. Програмата преизчислява автоматично средна аритметична стойност на разликите от стойностите на отделните клетки, като я използва като стъпка при образуване на съответната поредица.

  • Step Value – положителна или отрицателна стойност за стъпката;

  • Stop Value стойност, определяща последният член на аритметичната или геометрична прогресия

Justify - Подравнява текстовите данни
5.3.4. Въвеждане на данни в блок от клетки:

Потребителят има възможност да запълва с информация предварително избран блок от клетки от листа на таблицата. За целта:

1. Избира се блока от празни клетки, предвидени за запълване с данни;

2. Запълва се първата клетка от блока с данни и се натиска клавиш Enter или бутона за потвърждаване в лентата с формулите. Excel автоматично преминава към следващата клетка от областта. Когато се запълни последната клетка от текущата колона (ред) на избраната област, Excel преминава към следващата колона (ред) на избраната област. Когато завърши въвеждането на данни в последната клетка на областта, Excel преминава в първата клетка от първата колона на току що попълнения блок.

Премахването на маркировката на блока е чрез щракане с мишката в коя да е клетка на таблицата.
5.3.5. Едновременно запълване на блок от клетки:

1. Избира се блока от клетки, предвидени за запълване с едни и същи данни.

2. Въвежда се съдържанието на клетките в лентата с формулите.

3. Натискат се едновременно клавишите Ctrl+Enter.


5.3.6. Използване на функцията Pick from list:

1. Въвеждат се текстови данни в колона.

2. Маркира се първата празна клетка в колоната.

3. От контекстното меню се избира Pick from list: .

4. Избира се дума от визуализирания списък.

5.3.7. Създаване на потребителски списъкTools/Options/Custom lists

I начин:

1. Попълват се данните от списъка в полето List Entries. Отделните думи се разделят със запетая или клавиш Enter.

2. Натиска се Add за добавяне на потребителския списък към наличните потребителски списъци.

II начин:


  1. Въвеждат се данните в колона (ред) от табличния лист и се маркират.

  2. Избира се Tools/Options/Custom Lists.

  3. Адресът на маркираните клетки се появява в полето Import list from cells. Натиска се бутон Import и след това OK.

Въвеждането на данни от създаден потребителски списък в табличния лист се извършва като се напише коя да е дума от списъка в една клетка и след това се влачи квадратчето в долния десен ъгъл на клетката в посоката, в която автоматично ще се запълват клетките с останалите думи от потребителския списък.
5.3.8. Критерии за валидност Data/Validation

Критерият за валидност се използва за ограничаване на въвеждане на данни извън указания тип и стойност в Data/Validation. За целта трябва да се извърши следното:



  1. Маркират се клетките, в които ще се зададе ограничение на въвежданите данни.

  2. Избира се Data/Validation. Отваря се диалогов прозорец Data/Validation, който съдържа:

страница Settings:

  • поле Allow – за въвеждане типа на данните:

  • Any value – за активната клетка не важат никакви критерии за валидност;

  • Whole number – цяло число;

  • Decimal – десетично число;

  • List – списък;

  • Date – дата;

  • Time – време;

  • Text length – дължина на текста;;

  • Custom - потребителски

  • поле Data – за избиране оператор за сравнение.;

  • поле Minimum избор на минимална валидна стойност;

  • поле Maximum – избор на максимална валидна стойност;

Полетата Date, Minimum и Maximum се появяват след избиране на критерий за валидност от типа Whole number, Decimal, Date, Time или Text length

Ако бъде избран тип List, полетата Minimum и Maximum се преобразуваt в поле Source. Тук се въвежда списък от данни, който става съдържание на предварителни избрана клетка или блок от клетки. В този случай допълнително се показва опцията In-cell dropdown, която по подразбиране е активирана. Вследствие на това след натискането на клавиш ОК, на екрана се връща таблицата на Excel, със стрелка за падащ списък вдясно от клетката в която са въведени данните за списъка.

страница Input Message – за редактиране на съобщение към потребителя за характера на критериите за валидност:


  • опция Show input message when cell is selected – когато е активна опцията, в табличния лист се показва редактираното съобщение, при избрана клетка с критерий за валидност.

  • поле Title – за въвеждане на заглавие на съобщението ( напр. Ден от седмицата)

  • поле Input message – за въвеждане на съдържанието на съобщението (напр. Въведете ден от седмицата).

страница Error Alert – за редактиране на съобщение за грешка, когато потребителя допусне грешка във валидността на критерия:

  • опция Show error alert invalid data is entered – когато е активна показва редактираното съобщение за допусната грешка, при избрана клетка с критерий за валидност;

  • Style – стил на иконата на изведеното съобщение за допусната грешка;

  • поле Title – за въвеждане на заглавие на съобщението за допусната грешка (напр. Недопустимо име за ден от седмицата).

  • поле Error message – за въвеждане на съдържанието на съобщението за допуснатата грешка (напр. Въведеното име за ден от седмицата не съответства на списъка);

Отмяната на критерия за валидност се извършва като се изберат клетките със зададените критерии след това се натисне бутон Clear All в Data/Validation или се избере Any value в списъка Allow. За да се селектират областите от клетки, за които има зададен критерии, са избира Edit/Go To/Special/Data validation.
6. Копиране и преместване на блок с клетки

6.1. Копиране и местене чрез влачене и пускане (Drag and Drop)

Копирането се извършва по следния начин:

1. Избира се блокът с клетки, който ще се копира.

2. Поставя се показалецът на мишката върху ръба на избрания блок.

3. Натиска се клавиш Ctrl. Показалецът на мишката се превръща в бяла стрелка със знак плюс до нея.

4. Натиска се левия бутон на мишката и избрания блок се влачи до новото място.

5. Отпуска се бутонът на мишката. Копирането се осъществява.

Ако на новото място, което заема избраната област има запълнени от преди това клетки, Excel извежда съобщение:



Do you want to replace the contents of the destination cells? (Искате ли да замените съдържанието на клетките, върху които копирате?)

За потвърждаване се натиска ОК, а за отказване – Cancel.

Ако при влаченето не се задържа натиснат клавиша Ctrl, Excel осъществява операцията местене.

За вмъкване (добавяне) на блока, който се мести или копира чрез влачене и пускане, трябва по времето на местенето да се държи натиснат клавиш Shift. В този случай местенето се съпровожда с растерно изображение на избрания ръб (ред или колона) при допиране на границите на редове/колони. Показва се мястото, където ще се вмъкне избрания блок, ако бъде отпуснат бутона на мишката в момента. Също така се появява и новия адрес на евентуалното преместване. Когато бъде достигнато мястото, където е предвидено да бъде вмъкнат блока, бутонът на мишката се отпуска.


6.2. Копиране, местене и използване на формули с командите Cut, Copy и Paste

Тези команди използват системния буфер на Windows (Clipboard). В този случай информация може да се мести и копира не само в рамките на един работен лист, но и между работните листове и дори в други програми. Копирането и преместването през Clipboard е по стандартния за Windows начин:

1. Избират се клетките, предвидени за копиране (преместване).

2. Избира се командата Edit/Copy за копиране или Edit/Cut за преместване.

3. Избира се клетката в горния ляв ъгъл на блока, където ще се копират (преместват) избраните в началото клетки.

4. Избира се командата Edit/Paste за извършване на операцията копиране (преместване).

По описания начин в точки 1 до 4, Excel копира цялата информация от избрания блок - формат,формули, текст и други въведени стойности. За да се копира само част от съдържанието на клетките трябва да бъде избрана командата Paste Special от менюто Edit или от контекстното меню. Отваря се диалогов прозорец със следните полета:

Група Paste:

All – за копиране на всички елементи на клетките (формули, формат,…)

Formulas – за копиране на всички числа, текстове и формули на клетките в буфера, с изключение на формата им;

Valuesза копиране на стойностите, както са показани на екрана;

Formats – за копиране само на формата на клетките, пропускайки съдържанието им;

All except borders – за копиране на всичко от избраните клетки, с изключение на използваните в тях рамки;

Група Operation:

None – между клетките в системния буфер и тези, върху които ще се копират те, няма да се извършва никаква операция;

Add – за добавяне съдържанието на оригиналните клетки към съдържанието на клетките, върху които се копира;

Subtract – за изваждане на съдържанието на оригиналните клетки от съдържанието на клетките, върху които се копира;

Multiply за умножаване на съдържанието на оригиналните клетки със съдържанието на клетките, върху които се копира;

Divide – за разделяне съдържанието на клетките, върху които се копира, със съдържанието на оригиналните клетки;

Skip Blanks – да не се копират празни клетки, т.е. празна клетка няма да замести съдържанието на съответната клетка от новата област;.

Transpose – за промяна ориентацията на копираните клетки – размяна на редове и колони (например, ако оригиналните клетки са били подредени в колона, новите ще са подредени в редица);

Paste Link – за създаване връзка между оригинала и копието, така че промените в оригинала да водят до промени в копието.

Например ако е необходимо да се сумират числата от маркирания блок с числата от клетките, където ще се копират или местят, трябва да се активират Value и Add.


7.Форматиране на клетките

7.1. Oбщи сведения

Всяка клетка е свързана с някакъв формат. Ако такъв не е присвоен изрично, клетката приема стандартен формат, който се съхранява в стила Normal. Параметрите на този стил могат да се разглеждат и променят с командата Format/Style.

За да се форматират по определен начин дадени клетки, те трябва предварително да бъдат избрани (маркирани).
7.2. Формати на клетките

Форматирането на избраните клетки се извършва с командата Format/Cells. Отваря се диалогов прозорец с няколко страници:



страница Number - за представяне на стойностите в таблицата

поле Sample – показва резултата от форматирането;



поле Category - извежда списък на типовете данни, с които продуктът работи и включва следните опции:

General - въвежда числата с фиксирана десетична точка, ако широчината на колоната разрешава, или като числа с формат Scientific, когато широчината е по-малка от числото. Ако в Tools/Options/Edit е активирана опцията Fixed decimal с установяване на число в Places се получава следния ефект:

  • ако числото в Places е положително, при въвеждане на числова стойност, системата поставя десетична точка на толкова знака, броено от края на тази числова стойност, колкото е числото в Places. Ако числовите знаци предвидени за десетичната част са нули те просто отпадат;

  • ако числото в Places е отрицателно, при въвеждане на числова стойност, системата поставя токова нули допълнително, колкото е абсолютната стойност на това число.

Number - за форматиране на числата, различно от направената настройка в полетата Fixed Decimal и Places на Tools/Options/Edit

Decimal places – брой разряди, които се извеждат автоматично след десетичната точка;

Use 1000 Separator ( ) – използване на разделител през всеки 3 разряда вляво от десетичната точка;

Negative Numbers – начин на изобразяване на отрицателните числа.

Currency – възможности за изписване на парични стойности. Извеждат се същите полета както и при типовите данни Number. Но вместо полето Use 1000 Separator ( ) се извежда поле Symbolпадащ списък за избор на символ за паричен знак след числото;

Accounting –за форматиране на счетоводни данни. Извеждат се същите полета както и при типовите данни Currency, но без полето Negative Numbers;

Date –за форматиране на дати. Продуктът представя числата като валидни дата и час. Цялата част на числото се преобразува в брой дни, като броенето започва от 1.1.1900 год. Този брой се интерпретира като валидна дата и се извежда в съответствие с избрания в полето Type формат. Дробната част на числото се превръща в брой секунди, интерпретира се като валидно време (час, минути, секунди) и се извежда посредством избрания в полето Type формат на типовите данни Time;

Time – за форматиране на време;

Percentage - за форматиране на проценти. Умножава въведеното в клетката число на 100 и поставя след числото символа за процент (%).;

Fraction – преобразува дробната част на въведеното число в правилна дроб, съответстваща на избрания от списъка тип (Type);

Scientific-извежда числата в експоненциална форма (с плаваща запетая)

[+/-] мантиса Е +/- порядък

Text - текст;

Special - компресирани (Zip) кодове, телефонни номера;

Custom - потребителски формат. Когато съществуващите формати не удовлетворяват потребителя, той може да създаде свои формати, които да бъдат използвани многократно при необходимост. Например ако дадено число е в градуси, за да се изписва след него знакът , трябва да се извърши следното:

1. В клетка от табличния лист се въвежда числото, което ще се форматира – напр. в A2 се въвежда 15. Избира се полето Type в Format/Cells/Number/Custom и се изтрива написаното в него.

2. Въвежда се потребителски формат във вида – 0 (нулата е за представяне на числото като цяло, а знакът – за градусите).

3. Избира се клетката с числото, предвидено да завършва със знака - в случая А2.

4. Избира се от Format/Cells/Number/General/Custom създаденият предварително потребителски формат - 0 В резултат на това, в А2 се показва 15..

Забележка –знакът може да се избира от Word чрез командата Insert/Symbol и отваряне на таблицата на шрифта Symbol. Маркира се знакът, вмъква се в текстовото поле на документа във Word и се копира в Clipboard. По-нататък в Excel знакът се въвежда на необходимото място чрез клавишна комбинация Ctrl+V. Друг начин за въвеждане на знака за градус в Excel е следният: в пoлето Type на Format/Cells/Number/Custom се натиска клавишната комбинация Alt+0176, като цифрите 0176 се избират от малката цифрова клавиатура.

Символите в дефинициите на форматите в Custom имат следния смисъл: # - показва значещите цифри, и не показва незначещите нули; 0 – показва незначещите нули, ако числото има по-малко цифри, отколкото има нули във формата; ? – добавя празни интервали за незначещите нули от двете страни на десетичната точка. Един потребителски формат може да се състои от 3 раздела за числа и един четвърти за текст. Първият раздел е формат за положителни числа; вторият – за отрицателни; третият – за числото 0. Ако в четвъртия раздел се въведе текст в кавички, той винаги се появява след въвеждането на данните в клетката с този формат. Например форматът 0.000” кг.” автоматично ще преформатира едно число като реално с 3 знака след десетичния разделител и ще добави текста кг след него. Стойността в клетката ще може да се използва във формули.



страница Alignment - за позициониране на съдържанието вътре в клетката:

Група Text alignment - подравняване на текста. Съдържа:

падащ списък Horizontal - съдържанието ще се подравнява в левия или десния край на клетката: Има следните опции:

General – по подразбиране;

Left/Right - ляво/дясно подравняване;

Center - центриране;

Fill - размножава въведените символи до запълване на маркирания обект;

Justify - двустранно подравняване на данните, когато височината на реда е увеличена;

Center across selection - центриране на въведените данни в селектирана област, обхващаща няколко колони;

падащ списък Vertical - определя дали съдържанието ще се разполага в горната или долна част на клетката (когато височината на реда е по-голяма от стандартната): Има следните възможности:

Top/Bottom - подравняване на данните в клетката по нейния горен/долен край;

Center - центриране на данните, съобразно избраната височина;

Justify - равномерно разпределение на данните в рамките на избраната височина;

Група Orientation - дава възможност да се променя посоката на изписване на въведените данни (текст и числа) в границите на 90о;

Група Text control:

Wrap Text - при избиране на тази опция, текстът, който не се събира в широчината на клетката, ще се пренася на следващия ред в рамките на клетката;

Shrink to fit - редуцира размерите на шрифта според широчината на клетката;

Merge cells - обединява маркираната област от клетки в една клетка. Адресът на такава комбинация от клетки е първоначалния адрес на клетката в горния ляв ъгъл на областта.

Често пъти заглавия на таблици продължават в съседни клетки. За да се центрират такива имена, блокът от началото до последната клетка се избира и се натиска бутон Merge and Center от Toolbar Formatting. В резултат на това действие, клетките се сливат в една и заглавието е центрирано в нея.

Отказване от такова сливане за да се върне предишното разделяне на областта на клетки изисква:

1. Избиране на слятата клетка.

2. Избиране на Format/Format Cells/Alignment.

3. Премахване на избора пред Merge Cells.



Страница Font - за избиране на шрифт. Съдържа:

поле Font - падащ списък на шрифтовете;

поле Style - начертанието на символите:

Regular – нормално

Italicнаклонено

Bold - получерно

Bold Italic - получерно и наклонено

поле Size - размери;

поле Underline:- подчертаване

None - без подчертаване;

Single - с единична черта;

Double - с двойна черта;

Single Accounting- единична черта с повдигане на текста;

Double Accounting- двойна черта с повдигане на текста.

поле Color –за избор на цвят на символите от цветова палитра;

поле Effects: -

Strikethrough – зачертаване на текста;

Superscript – горен индекс (степен);

Subscript – долен индекс.

Preview - показване на резултата от форматирането;

Страница Border - за избиране на вида, стила и цвета на обграждащи рамки за клетките;

поле Presets – за избиране на рамки за маркирана област от листа:

None без рамки;

Outline – външна рамка за маркираната област;

Insideрамки на клетките в маркираната област.

поле Borderза диференциран избор на рамки на избраната област – отгоре, отдолу, отляво отдясно, разделителни линии вътре в областта;

поле Line за избиране на стил на линиите;

поле Color за избиране на цвят за линиите;

Страница Patterns - за избиране на цвят и шарки за запълване на клетките;

No color – без цвят;

цветова палитра за избор на цвят;

Pattern – шарки за запълването.
8. Допълнителни свойства при форматирането

8.1. Условно форматиране – Format/Conditional Formatting

Условнотo форматиране се използва, когато се налага форматирането на дадена клетка да зависи от съдържанието й. Извършва се по следния начин:

1.Маркират се клетките, чието форматиране трябва да зависи от съдържанието.

2.Избира се командата Format/Conditional Formatting. Извежда се диалогов прозорец Conditional Formatting.

В първото списъчно поле може да бъде избран обектът на условието:

Cell Value Is или Formula Is;

Във второто списъчно поле се избира самото условие:



Between (помежду);

Not between (извън);

Equal to (равно на);

Not equal to (различно от);

Greater than (по-голямо от);

Less than (по-малко от);

Greater than or equal to (по-голямо или равно на);

Less than or equal to (по-малко или равно на);

3. Задават се условията, например Cell Value is Between 1000 and 2000 (за стойности на клетката между 1000 и 2000).

4. Щрака се върху Format, при което се отваря диалогов прозорец Format Cells. Избира се нужното форматиране – напр. задава се цвят за фон на клетката.

5. Натиска се ОК за потвърждаване на избора и изход от диалоговия прозорец Format Cells и връщане в Conditional Formatting.

6. Въвежда се при необходимост ново условие чрез щракане на Add - например Cell Value is greater than 2000 и се повтарят т. 4 и т. 5. Потребителят има възможност да зададе само до 3 условия на форматиране.

В резултат на тази процедура клетките променят форматирането си само на базата на съдържанието им – например когато стойността в клетката е между 1000 и 2000, нейният фон е зелен, ако числото се промени на 2500, тогава фонът ще се оцвети в син цвят.



8.2. Стилове за форматиране

Форматирането със стилове е подобно на работата със стилове в Word. Параметрите на форматите на клетки могат да се съхраняват под дадено име (име на стила) и след това при избиране на името да се прилагат изцяло или частично.



Промяната на стила, който е присвоен по подразбиране на съдържанието на клетката се извършва по следния начин: :

1. Маркират се клетките, които трябва да съдържат новия формат;

2. Избира се Format /Style, при което се отваря диалогов прозорец Style.;

3. Избира се името на стила от Style name. Параметрите на формата се показват в групата Style includes;

4. Дезактивират се при необходимост някои параметри на формата . Маркировките се отстраняват като се щракат управляващите полета;


  1. Промяната се потвърждава с ОК.



Създаване на стил


1. Избира се Format/Style. Отваря се диалогов прозорец Style.

2. Въвежда се името на стила в полето Style Name.

3. Натиска се бутон Modify. Отваря се диалогов прозорец Format Cells с шест страници - Number, Alignment, Font, Border, Patterns, Protection...

3. Избират се желаните параметри за форматиране.

4. Натиска се ОК за потвърждаване.

Новият формат се прилага върху избрани клетки. С бутона Merge ot диалоговия прозорец Style може да се получават формати от друга отворена работна книга.


8.3. Защита на клетките

Клетките могат да бъдат защитени от случайно въвеждане на данни в тях. Защитата се извършва на две степени:

- най-напред се определя кои клетки може да бъдат обработвани;

- след това се включва защитата на работния лист (Sheet) или на работната книга (workbook).



Последователност на въвеждане на защитата:

1. Маркират се всички клетки, за които по-късно ще бъде разрешено да бъдат обработвани.

2. Избира се Format/Cells.

3. Активира се страницата Format/Cells/Protection.

4. Деактивира се опцията Locked.

5. Натиска се ОК.

6. Избира се Tools/Protection/Protect Sheet. Извежда се диалогов прозорец Protect Sheet:, съдържащ:

група Protect worksheet for:



Contents - защита на съдържанието;

Objects - защита на графични обекти в таблиците или графиките от изтриване, местене или редактиране;

Scenarios - защита на промени на сценарии.

поле Password (optional) - за въвеждане на парола (незадължително).

7. Избира се обектът за защита (съдържание, обекти или сценарии) ако е необходимо.

8. Въвежда се парола и се натиска ОК.

Целият работен лист е защитен с изключение на клетките, за които предварително е била вдигната защитата – те са били маркирани преди изпълнение на т.2.

Показалецът се придвижва от една незащитена клетка на друга с Tab. Движението в обратна посока е с Shift+Tab.

Показалецът на клетката може да се придвижва и върху защитените клетки, но е невъзможно въвеждането на данни в тях.

Ако в страницата Protection на прозореца Format/Cells се маркира опцията Hidden, формулите в защитените клетки стават невидими. Тази опция действа само едновременно със защитата. Резултатите от формулите са видими в таблиците.


  1   2   3   4   5


База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница