Програма за изучаване на системата за създаване на електронни таблици Excel за Windows. Изданието съдържа основните команди на продукта и начина на използването им


Задаване на имена на клетки или области



страница3/5
Дата28.01.2017
Размер0.81 Mb.
#13675
ТипПрограма
1   2   3   4   5

2.2. Задаване на имена на клетки или области


Използването на имена на области във формули вместо адреси на клетки улеснява работещия потребител при разчитане на формулата. Името се дава на ниво работна книга и може да се използва във всеки работен лист. Името на маркирана предварително клетка или единична област от клетки може да се въведе в Name Box. При избиране на въведено име от падащия списък Name Box, се маркира областта или клетката, на която принадлежи това име. Името може да съдържа до 255 знака, като първият знак трябва да буде буква, долно тире (_) или обратна наклонена черта (\). Може да се използват и цифри, но името не трябва да бъде идентично с начина на изписване на един адрес на клетка в Excel, напр. не трябва да е А1. Excel не прави разлика между малки и главни букви. Освен в Name Box, името може да се въведе и по следните начини:

Първи начин:

Когато е създадена таблица със заглавен ред, в който всяка колона има име и потребителят иска имената на колоните да станата автоматично имена на области за съдържанието на съответните клетки от всяка колона, се постъпва така:



  1. Маркира се областта от таблицата, за която искаме да се зададат имена на колоните включително и клетките от заглавния ред.

  2. Избира се Insert/Name/Create. Отваря се диалогов прозорец Create Names. В него се оставя активирана само опцията Top row и се натиска ОК.

Втори начин:

  1. Маркират се клетките, които трябва да получат име.

  2. Избира се Insert/Name/Define. Извежда се диалогов прозорец Define Name. В полето Refers to се показва абсолютния адрес на маркираната клетка.

  3. Въвежда се името в полето Names in workbook. То трябва да започва с буква и да не съдържа интервали.

  4. Потвърждава се името с ОК или се натиска ADD, при което името са записва в списъка от имена Names in workbook, а потребителят може да продължи да въвежда имена като постави курсора в Refers to, изтрие съдържанието му, маркира клетка или област от клетки с мишката и зададе име. Ако е маркирана област от клетки – името се отнася за цялата област


Изтриването на име се извършва като се изпълни Insert/Name/Define, маркира се името в списъка и се натисне бутон Delete. Промяната на адреса на именованата област се извършва отново в прозореца Define Name, като се сменя адреса на клетките в Refers to, когато е било избрано името на областта. Имената на областите директно се вмъкват във формулите, когато при въвеждане на формулата се маркира област от клетки, на която е зададено име. Друг начин - при въвеждане на формулата да се избере Insert/Name/Paste, името да се маркира от показания списък и след това да се натисне ОК.
2.3.Оператори за адреси

  • оператор за област - двуеточие (:). Задаването на област от клетки, чиито стойности ще участват във формулата се извършва като се зададе:
    начален адрес двуеточие краен адрес.

Примери: B2:D2 – област, заградена между клетките с адреси B2 и D2; A:A – колона A; A:C – колони от А до С; 1:1 – първи ред; 1:3 – от първи до трети ред; А:IV или 1:65536 – целият табличен лист
=SUM(B2:D2) – сумира стойностите на клетките B2, C2, D2

  • обединяващ оператор – точка и запетая (;). В зависимост от настройката в Control Panel/Regional Settings/Number/List Separator, този символ може да се променя и да бъде напр. запетая. Обединяващият оператор обхваща клетките, чиито адреси са зададени във формулата. Пример
    =SUM(B2;D2) – сумира стойностите в клетките В2 и D2.

  • клавиш интервал – обхваща клетките, които се намират и в двете зададени области, (подобно на сечение на множества) напр.:
    =SUM(B2:D2 C1:D3) - сумира стойностите в клетките C2 и D2.

  • адреси към други таблични листове, напр.:
    =SUM(Sheet2!E13:E17) – сумира стойностите на клетките от E13 до Е17, като резултатът се записва в предварително маркираната клетка, която е в друг табличен лист – напр. на Sheet1. След името на листа има удивителен знак преди изписването на адресите на клетките във формулите.
    Въвеждането на адреса от формулата следва операциите:

1. Въвежда се формулата до мястото, където да се изпише адреса на табличния лист.

2. Маркира се табличния лист.

3. Маркира се областта или клетката от него.

4. Продължава се изписването на формулата или се натиска Enter за край на формулата.



  • адрес в 3 измерения – използва се за формули в повече таблични листове

  • външен адрес – свързват се две или повече работни книги, които трябва да са отворени. Създаването на формулата става с посочване на адресите на клетките с мишката. Името на адресната книга се отделя от адреса на листа със средни скоби Пример:

=SUM(A1+[Book1]Sheet1!$B$3)
3. Функции

3.1. Общи понятия

Вградените функции в Excel са инструменти за извършване на стандартни изчисления. Значенията, върху които функцията извършва операциите се наричат аргументи. Значенията, които функциите връщат се наричат резултати. Функциите се задават във формулите чрез тяхното име и аргументи. Аргументите могат да бъдат числа, текст, логически стойности, масиви, кодове на грешки или адреси. Аргументи могат да са също и формули, като формулите могат да съдържат други функции. Когато аргумент във функцията е самата функция се казва, че тя е вложена. В Excel във формула могат да бъдат вложени до седем нива от функции.

В зависимост от предназначението си функциите се подразделят на няколко основни групи:


  • математически и тригонометрични (Math & Trig);

  • статистически (Statistical);

  • дати и часове (Date & Time);

  • текстови (Text);

  • финансови (Financial);

  • инженерни (Engineering);

  • справки и обръщения (Lookup & Reference);

  • информационни (Information);

  • логически (Logical);

  • бази от данни и списъци (Database);


3.2. Използване на вградени функции

За въвеждане на вградените функции в Excel в текста на формулата, удобно е използването на командата Insert/Function или бутон Paste Function от лентата с бутони Standard (върху иконата му има надпис fx ).



Действията по въвеждане на функциите са следните:

1. Избира се клетката в която ще се въвежда формула.

2. Натиска се бутон Paste Functions. На екрана се извежда диалогов прозорец Paste Function с два списъка - Function category (типове функции) и Function Name (имена на функциите, включени към отделните типове). Изборът на All в Function category води до показване в Function Name на пълния списък от функции, подредени по азбучен ред. Втори начин за извеждане на Paste Function: ако след избирането на клетката за формулата се въведе знак "=” в Formula Bar , тогава в Name Box автоматично се извежда падащ списък Functions. В последния ред от списъка се намира командата More Functions… Ако тя бъде избрана, на екрана се извежда диалоговият прозорец Paste Functions.

След избиране на необходимата функция, Excel отваря диалогов прозорец на формулите под Formula Bar. В този прозорец могат да се задават аргументите на функцията (до 30 броя).

3. Посочва се първият аргумент чрез избиране на клетката, (или област от клетки), която го съдържа. Адресът на клетката (или областта от клетки) се появява в полето за аргумента, напр. с име Number1. А вдясно от него е стойността на тази клетка (областта от клетки). Ако е необходимо да бъде зададен втори аргумент, неговото съдържание се попълва в полето Number 2 и т.н. Изчисленият до момента резултат за функцията се показва в полето Formula result, разположено в долната част на прозореца Paste Functions.

.

3.3. Редактиране на функция с бутона за редактиране на формули (Edit Formula)

1. Избира се клетката с формулата за редактиране.


  1. Натиска се бутон Edit Formula . Той се намира на лентата с формулите, непосредствено преди полето със съдържанието на текущата клетка и върху него има знак за равенство. В адресното поле вместо адреса на текущата клетка се появява първата от функциите в категорията Most Recently Used и тази функция може да се избере директно. При натискане на стрелката се отваря списък с всички функции на Most Recently Used. Ако търсената функция не се съдържа в този списък, избира се More Functions, за да се премине в диалоговия прозорец Paste Functions и там да се направи избор на функция По-нататък редактирането се извършва както в предния случай. След завършване на редактирането се натиска бутон ОК в прозореца на формулите или клавиша Enter.


4. Възможности за ревизиране на формули

В Excel са включени средства, с които потребителите могат да проследят взаимната обвързаност между отделните стойности, участващи в дадена формула, а също така да се проследи при съобщение за грешка коя е причината за грешката.



Тези възможности са достъпни с командата Tools/Auditing. Чрез своите опции тази команда осигурява:

  • проследяване на участието на различните клетки в резултата от действието на формулата, намираща се в активната клетка.;

  • проследяване на участието на активната клетка в различни формули, разположени на произволно място в таблицата.

Tools/Auditing/Trace Precedents – при изпълнението на тази команда към избраната клетка (съдържаща формула) се насочват сини стрелки от всички клетки, които участват във формулата. Ако във формулата участва клетка от друг работен лист, то в края на проследяващата стрелка се извежда икона на таблица. Чрез двукратно щракане върху началото (точката) на стрелката се отваря диалогов прозорец Go To, в който е показан адресът на листа. Ако в маркираната клетка има съобщение за грешка то системата визуализира пътя до клетките, които са причинили тази грешка с червени или пунктирани стрелки;

Tools/Auditing/Remove Precedent Arrows – премахва проследяващите стрелки от последното ниво;.

Tools/Auditing/Trace Dependents – от маркираната клетка (чийто адрес е аргумент във формула(и), разположена в друга клетка(и)) се насочват стрелки към всички клетки, в които тя участва във формулата;

Tools/Auditing/Remove Dependent Arrows – анулира действието на командата Tools/Auditing/Trace Dependents за последното ниво на проследяването.

Tools/Auditing/Remove All Arrows – премахва всички стрелки за проследяване наведнъж, независимо от нивата;

Tools/Auditing/Trace Error – показва една или повече стрелки от клетките, предизвикали грешката към активната клетка, в която се съдържа грешката.
5. Описание на по-често използвани функции

В показаните по-долу примери, аргументите във функциите са разделени с точка и запетая (;), както е по подразбиране в Excel 97. В зависимост от настройката в Control Panel/Regional Settings/Number/List Separator, този символ може да се променя и да бъде например запетая (както е в Excel 2000).

Математически функции:

SUM(number1;number2;…) – сумира зададените аргументи number1, number2 и т.н.;

Пример:

=SUM(A1:D1) сумира стойностите в клетките от областта, заградена между A1 и D1;

=SUM(b3:c3;A1;D1) сумира стойностите в клетките от областта, заградена между В3 и С3 и стойностите в A1 и D1.

SUMIF(range; criteria; sum_range) – сумира съдържанието на клетките от дадена област, отговарящи на определен критерий. Criteria – число, текст или израз, който определя на какво условие трябва да отговарят клетките които ще се сумират (например “30”, “>30”, “газьол”). Sum_range е действителната област от клетки, чиито стойности ще се сумират при условие, че кореспондиращите им клетки от областта, зададена като първи аргумент range, отговарят на зададения критерий criteria. Ако в sum_range не се въведе адрес, сумират се стойностите в клетките от областта, зададени в range. Като criteria не може да се посочва съдържание на клетка, независимо че това съдържание отговаря на стойността на criteria.

Пример: Да се сумират цените само на тези стоки (намиращи се в областта от клетки F3:F10), чийто брой (от областта B3:B10) е по-голям от 30.

Условието criteria е “>30”. Тъй като се задава за проверка на стойностите в областта В3:В10, тези адреси трябва да се запишат в range. В sum_range трябва да се въведе F3:F10, тъй като трябва да се сумират стойностите от тази област, за които съответната стойност в колона В е по-голяма от 30. Формулата има следния вид:

=SUMIF(В3:B10;”>30”;F3:F10)

PI() – връща стойност ; функцията няма аргументи;

SQRT(number) – връща квадратен корен от числото (number);

TRUNC(number;num_digits) – отрязва дробната част на числото (number), ако num_digits е 0 или не се въведе. Извежда брой цифри след десетичната запетая, равен на стойността на num_digits, когато num_digits>0.

Пример:

=TRUNC(C3) отрязва дробната част на числото в клетка С3;

=TRUNC(C3;2) показва числото с две значещи цифри след десетичната запетая
Логаритмични функции

LN(number) – връща натурален логаритъм от зададено реално положително число.

LOG(number, base) – връща логаритъм от зададеното положително реално число number, при зададена основа base, При изпускане на base се приема че основата е 10.

EXP(number) – връща е (2,718282) на степен числото number.
Тригонометрични функции

Аргументите на тригонометричните функции за размер на ъглите се задават в радиани. За да се конвертира размера на ъгъла (angle) от градуси в радиани трябва да се използва функцията RADIANS (angle), където angle е размер на ъгъла в градуси, или формулата

размер на ъгъла в градуси*PI()/180

SIN(number) - изчислява синус от ъгъл (number), зададен в радиани;

COS(number) - изчислява косинус от ъгъл (number), зададен в радиани.

Пример:

=SIN(RADIANS(60)) изчислява синус от 60
Логически функции
AND(logical1; logical2,…) – дава TRUE, когато всички аргументи са верни и FALSE, когато някой аргумент не е верен
OR(logical1; logical2,…) – дава TRUE, когато поне една стойност е вярна и FALSE, когато всичките са грешни;

NOT(logical) - преобразува стойността от верния резултат.

IF(logical_test; value_if_true; value_if_false) (ако, тогава, иначе)

Връща една стойност, ако логическото условие е истина (true) и друга стойност, ако е неистина (false). logical_test – значение или логически израз;. value_if_true – стойността, която се връща, ако логическото условие е истина, value_if_false – значението което се връща, ако условието е неистина. За по-сложни логически тестове могат да се влагат една в друга IF функции до 7 нива на вложеност.



Пример: Да се изведат в табличния лист стойностите от областта F3:F10, за които съответните им стойности в В3:В10 са по-големи от 10, а в D3:D10 са по-големи от 100.

Първо си задаваме въпроса дали стойността в първата клетка от областта В2 е по-голяма от 10 (условие logical_test) . Ако е вярно, тогава трябва да проверим дали стойността в D2 е по-голяма от 100. Ако отговора и на двата въпроса е ДА, тогава трябва да се изведе стойността вF2 (value_if_true). Ако отговорът е отрицателен (value_if_false), ще изведем интервал, т.е. празна клетка, който се записва във формулата с кавички (“ “). Изписването на формулата може да бъде с вложен още един IF, или с използване на функцията AND в logical_test:

=IF(B3>10;IF(D3>100;F3;” “);” “) използване на вложен IF

=IF(AND(B3>10;D3>100);F3;” “) използване на функцията AND

След въвеждане на формулата за извеждане на първата стойност F3, формулата трябва да се копира чрез влачене, което води до автоматича промяна на относителните адреси в нея, като последните трябва да бъдат B10, D10 и F10.
Функции за дати и време

NOW() – връща число, съответстващо на текущите дата и време.

TODAY() – връща число, съответстващо на текущата дата.

DATE (year, month, day) – връща число, съответстващо на съответната дата.
Статистически функции

AVERAGE(number1; number2;...) – изчислява средна аритметична стойност от аргументите

COUNT(value1; value2;..)изчислява броя на клетките, които съдържат числа и аргументи с числа

COUNTА(value1; value2;..) – изчислява броя на клетките, които не са празни

COUNTIF(range; criteria) - изчислява броя на клетките в зададена област range, които отговарят на условие, зададено в criteria

Пример: Да се намери броя на стоките, чиито цени (в областта от клетки В3:В10) са по-високи от 5 лв. Функцията изглежда така:

=COUNTIF(В3:B10;”>5”)

6. Подготовка на документа за печат.

6.1. Показване на страница

Извършва се в режим Print Preview.

За преминаване в режим на предпечатен преглед се използва командата View/Page BreakPreview. Местата, разделящи документа на страници се показват с пунктирани линии. При необходимост тези линии могат да се местят.

Данните на работния лист се показват на екрана с умалени размери. Номерата на страниците са изписани на заден план с уголемени сиви цифри.

Връщането в нормален режим на работния лист става с View/Normal.

6.2. Преглед на страниците преди разпечатване

Дадена страница може да се покаже на екрана как ще изглежда след разпечатването чрез командата File/Print Preview. Страницата се показва в умален вид със собствена лента с инструменти.



Next/Previous - показва в изглед Print Preview следващата/предишната страница на таблицата;

Zoom - променя показването на печатната страница между 100% и Whole Page (цяла страница). При щракане с мишката в страницата също се сменят двете степени на увеличение;

Print - изпраща документа към принтера.;

Setup - отваря диалогов прозорец Page Setup.

Печатната област (Print Area) и заглавните редове и колони (Row to repeat at top и Columns to repeat at left), както и отпечатването на коментари (Comments) не може да се променят когато диалоговия прозорец Page Setup е отворено от изглед Print Preview, а само при избор на File/Page Setup/Sheet.



Margins - показва или скрива границите на печатното поле. Ако курсорът се постави върху граница на поле или колона от таблица, той се превръща в кръст и тогава линиите на страницата могат да се променят чрез влачене с мишката. Промените важат за всички страници на таблицата. Променя се при необходимост широчината на колоните. Границите на колоните се показват в горния край на страницата като две перпендикулярни чертички. Промените в широчината на колоните се пренасят в таблицата

Page Break Preview - показва таблицата, разделена на страници;

Close - затваря изглед Print Preview.

Ако в изглед Print Preview не се показва мрежата от ограничителни линии на редовете и колоните (Gridlines) те не се отпечатват. За показване и отпечатване се избира File/Page Setup/Sheet/Gridlines или след натискане на бутон Setup в изглед Print Preview от страницата Sheet се активира Gridlines.

Excel показва броя на страниците в документа в реда на състоянието на прозореца за предпечатен преглед.
7. Настройка на страницата

Избира се командата File/Page Setup. Отваря се диалогов прозорец Page Setup. Той има четири страници:



Страница Page

поле Orientation:



Portrait – вертикална страница (портрет);

Landscape – хоризонтална страница (пейзаж).

поле Scaling:



Adjust to: - позволява размерът на изображението да бъде променян чрез задаване на число, което определя процентната част на размера на отпечатаното изображение към реалните размери. Параметрите важат само за разпечатването и не променят таблицата..

Fit to – позволява целият документ да се разпечата на една или на зададен в page(s) wide by брой страници.

Paper size - - за избор от падащ списък на нов размер на хартията за разпечатване.

Print quality: - за смяна качеството на отпечатването за някои принтери.

First page number: - за задаване на начален номер на страницата. Използва се само когато се печати номера на страницата в горно Header или долно Footer стартиращо заглавие

бутон Options – задаване на допълнителни настройки на избрания принтер.



Страница Margins

Top – разстоянието от горния ръб на листа до съдържанието на страницата;

Bottom - разстоянието от долния ръб на листа до съдържанието на страницата;

Left – разстоянието от левия ръб на листа до съдържанието на страницата;

Right – разстоянието от десния ръб на листа до съдържанието на страницата

Стойностите за тези полета могат да бъдат установени в прозореца за предпечатен преглед с File/ Print Preview, чрез изтегляне с мишката на маркерите на съответните граници.



Страница Header/Footer:

Header: - стандартен текст, който се появява на всяка страница отгоре, напр. номер на страница.

От падащ списък Header със системни горни стартиращи заглавия могат да се изберат: номер на страница (Page 1), номер на страница от общ брой страници (Page 1 of ?) и др.

Ако се натисне върху бутона Custom Header, се отваря диалогов прозорец Header, в който потребителят може да укаже дали в ляво (Left Section), по средата (Center Section) или в дясно (Right Section) да разположи текста. За целта курсорът трябва да се позиционира в една от трите части. След това може да се изпише желания текст, да се форматира посредством натискане на първия бутон, да въведе номер на страници чрез втория бутон, общия брой страници – от третия бутон, текущата дата – четвърти бутон, текущото време – натискайки бутонът с икона - часовник, името на файла – препоследния бутон и името на работния лист – чрез натискане на последния бутон.

Footer - стандартен текст, който се появява на всяка страница отдолу. Действията са аналогични както при Header;

Страница Sheet:

Print area: - поле, в което се показват клетките от текущата област за печат, избрани чрез командата File/Print Area/Set Print Area. Чрез него могат да се правят промени в състава на областта за печат. За да се промени областта за печат се избира това поле и след това с мишката се избират клетките, които трябва да влязат в нея, или се написва адресът на областта. След дефинирането,Excel ще отпечатва клетките от тази област всеки път, когато се печата работния лист, независимо от опциите, които са избрани в диалоговия прозорец Print. до изчистването на областта. Печатната област може да се съхрани с изгледа на таблицата:

- избира се View/Custom Views. Отваря се диалогово поле Custom Views;

- щрака се Add. Извежда се диалогов прозорец Add View;

- задава се име в поето Name и се маркират желаните опции:



Print Settings - съхранява дефинираната печатна област.

Hidden rows, column and filter settings – скрити редове, колони и настройки за филтриране на данните.

- потвърждава се диалоговото поле с ОК

Съхраненият изглед може да се извика отново с View/Custom Views

Печатната област се запазва, докато не бъде избрана друга печатна област или отново не се освободи за печат цялата таблица с командата File/Print Area/Clear Print Area.



Група Print titles:

Rows to repeat at top: - поле за задаване заглавията на колоните, които се отпечатват на всяка страница. Това става чрез маркиране на съответните редове или написване на техния адрес (например 2:3)

Column to repeat at left: - поле за задаване заглавията на редовете, които се отпечатват в лявата част на всяка страница. Това става чрез маркиране на съответните колони или написване на техния адрес (например А:В)

Група Print:

Gridlines: - разрешава (при избрана опция) или забранява (при празно поле) отпечатването на спомагателни линии, разделящи редовете и колоните;

Black and white: - при избрана опция Excel конвертира при отпечатването цветовете в черно и бяло;

Draft quality: - за отказване отпечатването на разделителни линии (независимо от избора на Gridlines) и графиките. Отпечатва грубо работно копие на документа с текста и числата.

Row and Column headings: - при избрана опция към отпечатаното изображение се добавя допълнително рамката с имената на колоните (А, В, С,...) и номерата на редовете. (1, 2, 3,...)

Група Page order:

Down, then over: - разделя и номерира страниците надолу по колони;

Over, then down – номерира страниците по редове.

Ако предварително е маркирана за разпечатване диаграма или работен лист с диаграма (от типа Chart), след избиране на командата File/Page Setup в изведения диалогов прозорец Page Setup вместо страницата Gridlines се извежда страница Chart Тя включва:



Група Printed Chart Size

Use full Page – разпечатка на диаграмата върху цяла страница на листа в рамките на Margins, като в такъв случай пропорциите на диаграмата може да се променят.;

Scale to Fit Page: - разпечатване на диаграмата, съобразно размера Margins на страницата, увеличавайки размерите на диаграмата, докато единият от параметрите й (височина/широчина) първи достигне установените граници на листа. В този случай се запазват пропорциите на диаграмата.

Custom – разпечатване на диаграма според нейните размери от работния лист.
8. Разпечатване на документаFile/Print

Извежда се диалогов прозорец Print.



Група Print Range:

All: - за отпечатване на всички страници на документа.

Pages: - за отпечатване на определени страници, номерата на които са въведени в полетата From (от) и To (до);

Група Print What

Selection – за отпечатване само на избраните в момента клетки на активния лист.

Active sheet(s) – Указва да се отпечата цялата информация от активните работни листове. Обикновено активен е само текущият работен лист. За активиране и на други работни листове се щрака с мишката върху списъка на листовете с натиснат клавиш Ctrl за свободен избор или при натиснат Shift за избор на група от съседни работни листове.

Entire workbook: - за отпечатване на всички данни от всички работни листове на работната книга.

Група Copies

Number of copies:- за въвеждане на броя на копията;

Collate: - копията се отпечатват едно след друго.
9. Прекратяване на разпечатването

1.Щрака се с десния бутон на мишката върху иконата на принтера от лентата на заданията.

2. Избира се от контекстно меню командата Open Active Printers.

3. Избира се документа, за когото е предвидено да се спре разпечатването.

4. Избира се Document/Cancel Printing.

5. Затваря се прозорецът Open Active Printers.






Сподели с приятели:
1   2   3   4   5




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница