Проверка. /Инвентаризация/. Приемане и предаване на библиотеката

Съгласно Наредба № 1 на Министерството на финансите (Държ. вестник, № 95, 1979 г) инвентаризацията в библиотеките бива планова и извънпланова, която се извършва задължително при смяна на материално отговорното лице (библиотекаря).

В зависимост от големината на библиотечния фонд (броя на библиотечните документи, които са регистрирани общо) се определя периодичността и обхвата на инвентаризацията, съгласно чл. 2, точка 12 от Наредба № 1 на Министерство на финансите:

а) на библиотеки с фонд до 1000 регистрационни единици – ежегодно, но не по-рано от 1 септември на отчетната година (на целия фонд);

б) на библиотеки с фонд от 1001 до 4000 регистрационни единици – един път на три години (на целия фонд);

в) на библиотеки с фонд от 4001 до 10 000 регистрационни единици – един път на пет години (на целия фонд);

г) на библиотеки с фонд от 10 001 до 30 000 регистрационни единици – един път на седем години (на целия фонд);

д) на библиотеки с фонд от 30 001 до 100 000 регистрационни единици – частична инвентаризация на 10 на сто от целия фонд на всеки пет години;

е) на библиотеки с фонд от 100 001 до 300 000 регистрационни единици – частична инвентаризация на 8 на сто от целия фонд на всеки пет години;

ж) на библиотеки с фонд над 300 000 регистрационни единици – частична инвентаризация на пет на сто от целия фонд на всеки пет години.

В последствие тази наредба се заменя от Наредбата за запазване на библиотечните фондове (1995), съобразена с изискванията на Закона за счетоводството, който в последствиe търпи няколко изменения.

Извлечение от Наредбата за запазване на библиотечните фондове (1995)

Чл. 29. Инвентаризацията на библиотечните фондове се извършва съгласно: Закона за счетоводството (ДВ, бр. 4 от 1991 г., изм. бр. 26 от 1992 г.), Националния счетоводен стандарт 3 – Инвентаризация на активите и пасивите на предприятието (ДВ, бр. 4 от 1993 г.) и точка Г от Част първа на Националния сметкоплан, както следва:
             1. Инвентаризация на целия фонд – един път на две години за библиотеки до 4000 инвентарни единици.
             2. Частична инвентаризация на 5 % от целия фонд - един път на две години за библиотеки над 4000 инвентарни единици.
             3. Фондовете от ръкописи, старопечатни книги, редки, ценни и справочни издания се проверяват всяка година.

Чл. 30. (1) Част от установените при инвентаризацията липси (фира), които са резултат на специфичните особености при използването на библиотечните документи, се признават за естествени загуби и се отчисляват на това основание без да се търси отговорност на библиотекаря.

С промените в Закона за счетоводството текстовете в раздел „Инвентаризация" на Наредбата за запазване на библиотечните фондове (1995) претърпяха изменения във времето, но и в сега действащия закон остана изискването за инвентаризация през всеки отчетен период. Наредбата за запазване на библиотечните фондове (1995), отчитаща спецификата на библиотечните фондове като материален актив, се обезсили като правен документ от Закона за счетоводството. Тя продължава да се прилага повече като методическо помагало за провеждане на инвентаризация. Предстои изработването на нова Наредба за запазване на библиотечните фондове, хармонизирана със Закона за счетоводството и Закона за обществените библиотеки.

Закона за счетоводството в частта си за инвентаризация търпи няколко промени :

Първа промяна - ДВ бр. 91/2002

Глава четвърта

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Чл. 21. Активите и пасивите се инвентаризират в следните срокове:

1. дълготрайните материални и нематериални активи - най-малко веднъж на две години;

2. материалните запаси - най-малко веднъж в годината;

3. (нова - ДВ, бр. 91 от 2002 г.) книгите в библиотеките - най-малко веднъж на пет години;

4. (предишна т. 3 - ДВ, бр. 91 от 2002 г.) останалите активи и пасиви - преди

съставянето на годишния финансов отчет.

Чл. 22. (1) Инвентаризациите се извършват от комисия по ред, определен от органите на управление на предприятието, с цел достоверното представяне на активите и на пасивите в годишния финансов отчет.

(2) Инвентаризации се извършват и по искане на органите на съдебната власт и на други органи, когато това е предвидено в закон.

Втора промяна - ДВ. бр. 105/2006

Глава четвърта

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Чл.21. (отм., ДВ, бр.105 от 2006 г.)

Фондовете на филиалите на библиотеките се инвентаризират в посочените срокове, независимо от проверката на централната библиотека, а в зависимост от обема на фонда им.

Фондовете от ръкописи, български старопечатни издания, редки, ценни и справочни издания се проверяват всяка година.

Инвентаризацията на библиотечните фондове се извършва самостоятелно, отделно и независимо от периодичните (обикновено –годишни) инвентаризации на имуществото на читалището, училището и пр. (напр. маси, столове, печки и др.).

Проверката се предшества от издаването на заповед от ръководителя на институцията, към която е библиотеката – читалище, училище, предприятие и пр., в която се посочва съставът на комисията, която ще извърши проверката; периодът с приблизителни дати; начинът, по който трябва да се извърши проверката; необходимото време за извършване на отчета, в т. ч. съответния констативен документ и пр. В зависимост от това се определя и броят на хората, които ще участват в нея. В комисията трябва да бъде включен представител на счетоводството, библиотекарят и представител на ръководството на библиотеката.

Провеждането на самата инвентаризация се състои от три етапа: подготовка, провеждане и заключителен етап.

Първият етап е подготвителен. Той може да бъде месец-два след заповедта на ръководителя. През този период се известява населението за предстоящата проверка, с оглед да се върнат заетите библиотечни материали.

Привежда се в пълен ред фонда на библиотеката. Всяка книга трябва да бъде поставена там, където определя сигнатурата й. Трябва да бъдат приведени в ред и всички финансово-отчетните документи – инвентарната книга, книга за движение на библиотечния фонд, различните видове актове; списъци на книги, дадени във филиалите, като и на подвързия; тетрадката за регистриране на заменени срещу загубени от читателите книги и пр., както и печати за подпечатване на проверените книги („Пров 20…г.”).

Подготовката за проверка включва подреждането на читателските картони, по които ще се извършва издирване и проверка на липсващите по места книги.

Вторият етап на проверката е нейната същност. Проверката на фонда може да бъде извършена по три начина: чрез непосредствено отмятане на всяка книга в инвентарната книга, чрез талони или чрез топографски каталог. За библиотеки, които имат въведена автоматизирана библиотечно – информационна система проверка може да се направи и чрез радиочестотна идентификация RFID (Radio Frequency IDentification). Проверката се извършва бързо и без затваряне на библиотеката за потребители.

Първият начин е „по  инвентарната книга” и се прилага в по – малки библиотеки или до 30 000 тома фонд, където инвентарната книга е една и могат да работят само двама души. При смяна на библиотекаря обикновено – предаващият библиотеката и неговият приемник. Сверяват се данните на книгите с тези от инвентарната книга и в графата за бележки се нанася отметка „V”, което означава, че книгата е налице. На края на книгата върху страницата, която свързва книжното тяло с корицата, в горния десен ъгъл се поставя печат, изготвен специално за случая (Пров.20... год). За сверени и невърнати от читателите книги, дадените във филиали, във витрини, изложби и пр. се поставя знак („Л”). Средната норма при този начин на „сверка” е 500 книги за 8-часов работен ден. Неудобството е, че е възможно да работи само една двойка библиотекари.

При по-големите библиотеки се използва варианта „Проверка чрез талони”. Това са фиши с кратко описание на книгата. На талоните се изписва инвентарния номер, автор, заглавие, том, част, година. В горните два ъгъла на този фиш се пише инвентарният номер и сигнатурата. Един фиш – талон ще изглежда по този начин:

Автор. Заглавие. Том. Част.

Година на изд.
Талонирането се извършва непосредствено по самия фонд, като се описва книга по книга. В процеса могат да се включат повече хора от персонала на библиотеката, както и доброволци. Нормата за 8 часа е 450-500 талона от един човек. Описват се и книгите, които са в читатели, изложби и пр., както при първия случай се отбелязват със същия знак („Л”). След това се подреждат талоните във възходящ ред, както са в инвентарната книга (при норматив 2200-2500 талона дневно). Първо се подреждат по годината на инвентарния номер, а след това – по възходящ ред на номерата. Сверяват се талоните с инвентарната книга, като норматива е 2000 талона.

И при този вид проверка останалите неотметнати книги се издирват във всички видове документи, с които библиотеката разполага. Останалите неотметнати книги се смятат за липси. След приключване на проверката талоните се пакетират и се запазват за следващата проверка. Тогава се подреждат по сигнатура и се сверяват с книгите на лавицата. Правят се талони само на книгите, постъпили между двете проверки.

Заключителният етап включва установяване на липсите, уточняване на резултатите от проверката, допуснати евентуални грешки в работата. Изготвя се протокол за инвентаризацията на фонда на библиотеката в 2 екземпляра по образец. В него се посочват сроковете и начина на проверката, проверените регистрационни, отчетни и счетоводни документи. Описват се констатациите от проверката. Протоколът се придружава от списък на липсващите библиотечни документи и се утвърждава от ръководителя на библиотеката. Един екземпляр се предава в счетоводството, другият се пази в библиотеката.

Предаването и приемането на библиотеката, когато се сменя библиотекарят, става чрез изготвяне на протокол за предаване и приемане по образец. Тогава се преценява при какви условия е работила библиотеката и какъв брой книги могат да се приемат като естествена загуба (това е т.нар. фира).

Част от установените при инвентаризацията липси се признават за естествени загуби и се отчисляват на това основание без да се търси отговорност от библиотекарите.

Библиотекарят е материално отговорно лице и носи имуществена отговорност за липсите, установени при инвентаризацията, като заплаща по пазарни цени тези, които надхвърлят норматива на естествените загуби.

Допустимите размери на естествените загуби са са посочени в чл. 30 от Наредбата за запазване на библиотечните фондове.(1995)
 Последната дейност, с което приключва инвентаризацията е отразяването на резултатите от проверката в специализираната библиотечна документация – ИК и КДБФ.

Наредба за запазване на библиотечните фондове. 1995.

Наредба № 1 на Министерството на финансите (Държ. вестник, № 95, 1979 г)

Закон за счетоводството. ДВ бр. 91/2002

Закон за счетоводството. ДВ. бр. 105/2006

Младенова, Василка. Библиотечни фондове /Василка Младенова. – София, Наука и изкуство, 1976. 203с.