Регламент (ЕС) №98/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 15 януари 2013 г


РАЗДЕЛ Д: РОЛЯТА НА ТОЧКАТА(ИТЕ) ЗА КОНТАКТ НА ФИРМАТА



страница4/7
Дата04.01.2018
Размер410.42 Kb.
#41618
1   2   3   4   5   6   7

РАЗДЕЛ Д: РОЛЯТА НА ТОЧКАТА(ИТЕ) ЗА КОНТАКТ НА ФИРМАТА



Настоящият раздел е консултативен.
Всяка фирма може да вземе решение сама по отношение на най-доброто определяне на отговорностите на персонала.
Препоръчва се, когато е възможно, фирми с над 50 служителя да определят най-малко едно конкретно лице, което да прилага вътрешни и външни мерки за контрол за гарантиране сигурността на прекурсорите на взривни вещества. В най-добрия случай, избраното лице следва вече да притежава определен статут или позиция във фирмата, така че да има възможност да действа в качеството си на представител на фирмата и да взема решения, които са необходими за изпълнение на задачите. В много случаи персоналът, определен за точка(и) за контакт може да бъде същото лице за връзка по отношение на контрола върху други продажби на вещества, например прекурсори за наркотични вещества.
Точката(ите) за контакт не трябва непременно да имат химическо образование. Едно от основните умения, което се изисква от съответното лице, е възможността да разпознава подобрителна сделка, което изисква „търговска бдителност“, тактичност и предпазливост. В големите предприятия с множество обекти, точката(ите) за контакт следва да определят заместник.
Точката(ите) за контакт следва да бъдат определяни и да представят списък за контрол, в който се определят по име веществата, произведени или търгувани и за които носи отговорност всяка една от точките за контакт.
Ръководството на фирмата следва ясно да определи длъжността, задачите и правомощията на точката(ите) за контакт, които са определени във фирмата. Информацията относно задачите и правомощията на точката(ите) за контакт следва да бъде широко разпространена във фирмата.
Ролята на точката(ите) за контакт би могла да включва следните задачи:





  • Гарантиране съответствието със съответните аспекти на настоящите Указания и приложимото национално законодателство и насоки




  • Установяване на вътрешните процедури, необходими за определяне и известяване на подозрителни транзакции и предотвратяване на диверсия

Ролята следва да включва проследяване на промени в продуктите, съдържащи контролирани химикали, организационните структури и оборудването, свързано с информационните технологии за гарантиране, че процедурите по сигурността на фирмата не са застрашени.

Обмен на информация с компетентните органи и разкриване на подозрителни запитвания и транзакции.

Повишаване осведомеността на съответния персонал, който работи с прекурсори на взривни вещества:




  • Определяне на подходящите служители

  • Редовно обучение и инструктиране на тези служители




  • Гарантиране получаването от страна на тези служители на информация, предоставена от компетентните органи относно нови насоки и развития, както и информация, специфична за фирмата.

Поддържане на открити и ефективни линии за комуникация, които следва да включват етапи като например споделяне на ефективни практики в областта на сигурността с постоянни те клиенти, други в промишлеността и взаимодействие със служители на правоприлагащите органи. В същото време, фирмите следва да разбират ролята си в опазване на служителите и общностите, в които развиват дейността си, като едновременно с това осигуряват защита на информацията, която би могла да представлява заплаха, в случай на попадане в неподходящи ръце.


В малка фирма точката за контакт може да бъде само едно лице. В големите и/или многонационални организации обаче следва да има централна точка за контакт за изготвянето политики и процедури за цялата компания, подкрепени от точки за контакт по конкретни места.
В Раздел Ц е представен изчерпателен списък за проверка, който може да бъде полезен за определянето на списъка със задълженията на точката(ите)за контакт според обстоятелствата на фирмата.

РАЗДЕЛ Е: ОРГАНИЗАЦИОННА УРЕДБА



Настоящият раздел е консултативен и е предназначен за всички видове продажби.

Препоръчва се управителните органи да въведат вътрешни процедури за гарантиране, че точката(ите) за контакт и всички участващи в процеса служители (конкретно в продажбите) споделят съответната информация и ежедневно прилагат последователно съответните фирмени процедури.


По-специално, наличието и прилагането на стабилна система за управление въз основа на писмени процедури следва да подпомогне гарантирането на извършването на проверки за откриване на подозрителни транзакции и вече изпълнени поръчки, като след квалификацията им като подозрителни, транзакциите се свеждат до знанието на властите, заедно с предоставянето на съответната информация. Подобни процедури ще помогнат също така на фирмата за покаже на съответните национални власти/служби за сигурност, че е въвела мерки за контрол. Писмените процедури са от особена важност, когато броят на служителите, работещи с рискови химикали във фирмата, е голям и/или търпи промени.
Фирмите следва да съхраняват регистри за спазване на разпоредбите в обекта за срок, не по-кратък от 5 години. Регистрите следва да бъдат предавани в случай на промяна на собствеността на обекта, или на фирмата, която го купува, или на приемника, в случай, че обектът бъде закрит.
Следният списък не следва да се приема като изчерпателен, нито като минимум изискване, а като предложение, което фирмите да вземат под внимание, като имат предвид, че процедурите им следва да бъдат пропорционални на търговската им дейност и конкретни за организацията и нуждите им. Фирмите следва да разполагат с:


  • Процедури, имащи за цел определяне на подозрителни транзакции:




  • Определяне на отговорностите на различните функции в рамките на фирмата при определянето на подозрителна транзакция (не само на точката за контакт).




  • Определяне на набор от критерии, които да се използват за проверка на подозрителния характер на транзакциите.




  • Посочване на рисковите вещества в системата за обработка на поръчки, като следва да се извършват проверки преди приемането на поръчката. Това следва да включва също интернет страници, които не трябва да позволяват автоматично приемане на поръчки без предварителна проверка от страна на компетентните служители.




  • Процедури, управляващи връзките с клиенти, заявили доставката на рискови вещества (задаване на въпроси, изискване на придружаващи документи, конкретни договорености за нови клиенти и др.).




  • Новите клиенти заслужават специално внимание, но всички клиенти също трябва да бъдат системно подлагани на проверка.




  • Процедурите, които трябва да се следват при откриване на подозрителна транзакция са:




  • Свързани с клиента.



  • Свързани с властите (запазване на доказателства, предоставяне на информация...).

Физически и процедурни мерки с цел предотвратяване и откриване на кражби (периодични проверки на системите за наблюдение, по-чести инвентаризации на стоковите наличности ...).




  • Обучение и информация:




  • Процедурите за управление на потока от информация във фирмата във връзка с риска от незаконна диверсия (конкретно във връзка с информация, получена от компетентните органи). Процедурите следва да гарантират, че достъпа до чувствителна информация (напр. списък(ци) с вещества, които подлежат на контрол и други елементи на настоящите указания) е ограничен само до съответните служители.




  • Програми за обучение на съответните служители. Мерките могат да включват вътрешни схеми за сертифициране на служители с други търговски контролни отговорности.

Процедурите за управление на съхраняването на регистри следва да бъдат официални, което улеснява до голяма степен обратното проследяване и събирането на данни. По-специално, регистрите за покупките и продажбите следва да се съхраняват за срок не по-кратък от 5 години. Регистрите и данните следва да се предоставят за проверка по искане на компетентните органи.




  • Периодична вътрешна инвентаризация и ревизии във фирмите за целта на непрекъснатото подобрение и хармонизиране на вътрешните процедури и практики, като се вземе изрично предвид опитът, придобит от фирмата и предоставената от компетентните органи информация.

В Раздел Ц е представен изчерпателен списък за проверка, който може да бъде полезен за изготвянето на вътрешни процедури според обстоятелствата на фирмата.






Сподели с приятели:
1   2   3   4   5   6   7




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница