Ръководство за потребителя Част V „Електронни услуги за бенефициенти”


Е - отчитане 10.1Регистриране на отчетни документи



страница6/7
Дата14.01.2018
Размер0.51 Mb.
#46562
1   2   3   4   5   6   7

10Е - отчитане

10.1Регистриране на отчетни документи


    Отчитането на напредъка по проекта се осъществява по електронен път от



Бенефициента. При избор на меню „Отчитане” се визуализира се екран със Списък отчетни документи:

По подразбиране е зададен едномесечен период на отчитане на филтъра.

Възможно е филтриране по Период на отчитане и по Статус, избира се от списъчно поле:


  • Регистриран;

  • Подписан;

  • Предаден;

  • Прехвърлен;

  • Върнат.

При избор на „Списък с договори” от навигационното меню се появява екран с договори, за които потребителят има право на достъп:

С бутона „Избор” се избира договорът, за който ще се създават нови отчетни документи.

С избор на от навигационното меню се пристъпва към регистрирането на нови отчетни документи. Екранът за създаване на отчетни документи има следния вид:

Попълват се задължителните полета „Начална дата” и „Крайна дата” и се натиска командния бутон за запис. При успешен запис системата генерира съобщение за успешен запис и пореден номер на пакета и бутоните от навигационното меню за достъп до екраните „Технически доклад”, „Финансов отчет” и „Искане за плащане” стават активни:




След като се попълнят данните за поне един документ (Технически доклад, Финансов отчет или Искане за плащане), на екрана се появява бутон за предаване на пакета. При натискането му се визуализира следното съобщение:

С избор на бутона „Да” се дава съгласие за генерирането на регистрационен номер на пакета и неговото предаване в ИСУН. Изборът на бутон „Отказ“ отменя операцията по предаване на пакета отчетно документи в ИСУН.

При потвърждение пакета получава регистрационен номер и преминава от статус „Регистриран” в „Предаден”. При съществуването на пакет отчетни документи, който е в статус „предаден“ или „върнат“, не може да се предава друг пакет по същия договор.


10.2Пакет отчетни документи


С бутона „Избор” се избира договорът, за който ще се преглежда съществуващ пакет.

Системата препраща към страница със списък с отчетни документи. На страницата се визуализират регистрираните отчетни документи за последния месец. Екранът има следния вид:




За да се покаже пълния списък с отчетни документи се избира бутона „Изчисти филтъра”.

Когато пакетът отчетни документи е в статус „Предаден” , при избиране на бутон „Редактиране”, следващите екраните са в режим на „Преглед”. Бутоните „Запис“ и „Изтриване“ не са активни и не могат да се въвеждат, изтриват данни или да се правят корекции.

Пакетите , които са в статус „Предаден“ са видими от Управляващия орган.

Само празен пакет отчетни документи може да бъде изтрит, т.е бутона „Изтриване“ е активен. В противен случай първо трябва да се изтрият въведените към пакета Технически доклад, Финансов отчет и Искане за плащане, за да бъде изтрит пакета.


10.2.1Технически доклад за напредък

За създаване на нов технически доклад от навигационното меню се избира бутона . Отваря се страница, в която да се попълнят данните за Технически доклад.




От списъчно поле се избира типа на доклада: Непланиран, Едномесечен, Тримесечен, Шестмесечен, Годишен и Окончателен.

Попълват се задължителните полета:



  • Период на отчитане;

  • Име, длъжност, телефон и др.

Полетата се попълват и се избира бутона . При успешен запис се визуализира следния екран:


При избор на бутон „Изтриване” ще се изтрие Технически доклад и цялата информация свързана с него.

10.2.1.1Мерки за информация и публичност

След запис на Технически доклад за напредък, ако е приложимо се попълват мерки за информация и публичност.




С избор на бутон се отваря панел с текстови полета, в които се попълват – извършени през периода дейности по информация и публичност, и предвидени дейности по информация и публичност.

Избира се бутона .



При успешен запис се визуализира следния екран:



Успешно е добавена дейност, чиито параметри могат да бъдат прегледани чрез натискане на бутон ”Преглед”.

Мерките за информация и публичност могат да бъдат редактирани, чрез натискане на бутон ”Редактиране”, нанасяне на необходимите промени и натискане на бутон „Запис“.

Данните могат да бъдат изтрити чрез натискане на бутона ”Изтриване” и потвърждаване на съобщението:



10.2.1.2Проверки извършени от Бенефициента


Когато е извършена проверка от Бенефициента за степента на изпълнение на проекта.



След избор на бутона се попълва необходимата информация от проверката. В полето „Обхват на проверката” се описва обхвата, задължително се посочва начална и крайна дата на извършената проверка, описват се установените пропуски в поле „Установени пропуски” и съответните корективни действия.



При успешен запис се визуализира следния екран:

Данните могат да бъдат прегледани чрез натискане на бутон ”Преглед”. За да коригирате данните натиснете бутон ”Редактиране”, нанесете промените и натиснете бутона „Запис“. Изтриването на данни е възможно чрез натискане на бутона ”Изтриване”.

10.2.1.3Проверки на място


Когато УО/МЗ или друга институция е извършила проверка на място за изпълнението на проекта се попълват данни в екран „Проверки на място”. Той е достъпен от екран „Технически доклад за напредък“ и натискане на бутон от лявото основно меню.


За добавяне на нова проверка натиснете бутон .

Отваря се следния панел за попълване на информация:




Попълват се задължителните полета, а също и незадължителните ако е приложимо за съответния Бенефициент.

Описва се обхвата на извършената проверка. От списъчно поле се избира „Институция”: УО, МЗ, УО и МЗ и Други, извършила проверката. Посочва се периода на извършване, констатациите, препоръките и срока за изпълнение, който е задължително поле. Изписва се становището на бенефициента, статуса, който се избира от списъчно поле: В процес на изпълнение, Изпълнена, Неприета/Неизпълнена. Описват се корекциите, които са извършени.

При успешен запис се визуализира следния екран:

Данните могат да бъдат прегледани през бутон ”Преглед”, могат да бъдат редактирани чрез натискане на бутон ”Редактиране” и изтрити чрез натискане на бутона ”Изтриване”.



10.2.1.4Процедури за външно възлагане

При необходимост от възлагане на част от изпълнението на проекта на друг изпълнител, се провежда Процедура за външно възлагане от Бенефициента.


Възможно е филтриране по дата на обявяване и тип на процедурата, която се избира от списъчно поле:

  • Открита;

  • Ограничена;

  • Състезателен диалог;

  • Процедура на Договаряне с обявление;

  • Процедура на Договаряне без обявление;

  • Конкурс за проект;

  • Открит избор;

  • Органичен избор валиден до 10.04.2012г.;

  • Договаряне валиден до 10.04.2012г.;

  • Избор на подходяща оферта до 10.04.2012г;

  • Открит конкурс;

  • Публичен търг;

  • Договаряне с покана;

  • Три оферти;

  • Директно възлагане – без събиране на три оферти;

  • Договаряне с публикуване на пояснителен документ;

  • Договаряне без публикуване на пояснителен документ;

  • Чл.12, ал. 1 ПМС №55 (Събиране на най-малко 3 оферти);

  • Без събиране на оферти валиден до 10.04.2012г.;

  • Събиране на най-малко 3 оферти;

  • Без събиране на оферти;

  • Конкурс за проект;

  • Публична покана;

  • По чл.14, ал.5 от ЗОП;

  • Чл.12, ал. 1 ПМС №55 (с една оферта);

  • Публична покана;

  • Избор с публична покана;

  • Избор без провеждане на процедура.

За добавяне на процедура се избира бутон . Визуализира се следния екран:



Попълват се задължителните полета означени със „*”. От списъчни полета се избира:



  • Приложна област;

  • Нормативна база;

  • Тип на процедура

  • Стойност без ДДС;

  • Наименование на процедурата;

  • Обявяване – месец и година;

  • Дата на обявяване на процедура за външно възлагане.

При успешен запис се визуализира следния екран:


Забележка: Данните се попълват към момента на изготвяне на пакет отчетни документи за отчетния период.

Записаната процедура може да бъде прегледана, редактирана или изтрита.



10.2.1.5Сключени договори



Визуализират се вече сключени договори към процедурата, след проведена процедура за избор на вънпен изпълнител, ако има такива.

Когато е проведена Процедура за избор на външен изпълнител и е приложимо сключването на договор с подизпълнител се поставя отметка в полето Приложимо и се избира бутон , разположен над списъка със сключени договори. В случай, че не е поставена отметка в чек-бокса и се избере бутон „Нов сключен договор” се визуализира следното съобщение:
Отваря се екран за попълване на данните за договора:


Въведете Булстат/ЕИК и натиснете бутона „Търси”, с който се прави проверка за коректно въведения номер. Ако ЕИК на Кандидата е записан вече в системата, в полетата „Наименование” и „Към процедура за избор на изпълнител” ще се изведат данните за Кандидата.

Ако ЕИК не е регистриран в системата ще се появи следният екран:



С натискане на бутона ще се появи следното съобщение:




С избор на бутон „Отказ”, системата се връща към екран за регистриране на договор, където се въвежда верният номер. На екрана за Въвеждане на лице се визуализира следното съобщение.

Въвежда се коректния ЕИК или ЕИК/Булстат и се избира бутона за Валидиране. Визуализира се екран за въвеждане на Основна информация за нов кандидат.

Ако Кандидата не е регистриран и въведения ЕИК е коректен, системата препраща към екран за въвеждане на нов кандидат:

Попълват се задължителните полета. Ако адресът на управление съвпада с адреса за кореспонденция се използва бутона за автоматичен пренос на данните за адреса.

След като кандидатът е въведен в системата, се връща в екрана „Сключени договори” и се попълват задължителните полета означени със „*”:



При избор на бутон „Запис” договорът се записва и се визуализира в списъка със сключени договори по проекта.



Възможно е филтриране на сключени договори от списъка по дата на сключване и вид на договора. Вида на договора се избира от списъчно поле и може да бъде: Граждански, Заповед с Юридическо лице. Екранът предоставя възможност и за филтриране на договорите по Булстат или номер на договор.


10.2.1.6Отчет на изпълнението по дейности


На екрана се визуализират въведените дейност от УО.

За отчитане на дейностите се избира „Въвеждане на отчет по дейност” и се показва следният екран:


Ако желаете да промените информацията, направете необходимите корекции и натиснете бутона .

При успешен запис цвета на дейността се променя, като по този начин индикира че е направена промяна.

При избор на бутон „Изтриване на отчет по дейност” се визуализира следното съобщение:



С потвърждаване на Изтриването чрез бутона „Изтрий”, отчета за дейността е изтрит и на екрана се визуализира първоначално въведената дейност.





10.2.1.7Прогнозен план за изпълнение

На екрана се визуализира прогнозен план за изпълнение на дейностите въведените дейност от УО.

От менюто се избира „Прогнозен план за изпълнение” и се показва следният екран:

За отчитане на дейностите се избира „Въвеждане на отчет по дейност” и се показва следният екран:




Начална и крайна дата са задължителни полета и се попълват като се натиска бутона отдясно на полето за дата и се извежда прозорец “Календар”. Календар се използва, когато трябва да се въведе дата.

Задължително се избира полето начин на изпълнение: Външно възлагане или Собствено изпълнение. След което може да бъде добавен отговорник за изпълнението. От полето отговорник, от падащото меню се избира името и се кликва върху бутон „Добавяне на отговорник”.

С избор на бутон информацията може да бъде променена. При успешен запис цвета на дейността се променя, като по този начин индикира че е направена промяна.

При избор на бутон „Изтриване на отчет по дейност” се визуализира следното съобщение:



С потвърждаване на Изтриването чрез бутона „Изтрий”, отчета на прогнозния план е изтрит и на екрана се визуализира първоначално въведената дейност.



10.2.1.8Напредък по проекта

От менюто се избира „Напредък по проект”. Визуализира се страница със списък отчетени индикатори. Ако няма отчетени до момента индикатори списъкът ще е празен.




В случай, че няма индикатори, по които да се отчита, ще се извежда съобщение: „Не може да въвеждате отчетни стойности по индикатори, тъй като няма въведени индикатори от страна на УО/МЗ”
Отчитането на индикаторите става с избор на бутон , при което се появява форма за избор на индикатор и параметрите на избрания индикатор. В падащия списък с индикатори се визуализират само индикаторите, които още не са отчетени и се присъединени към процедурата.

При избор на индикатор автоматично се попълват полетата, за които има въведени данни в ИСУН.



Задължително се попълват полетата Отчитана стойност и Дата на отчитане. След избор на бутона „Запис”, отчетеният индикатор се появява в списък с отчетени индикатори.

След отчитане на всички индикатори се появява следното съобщение:


Стойностите на отчетените индикатори могат да се редактират или изтриват, чрез използване на бутоните за редакция или за изтриване , в дясната част на списъка.

10.2.1.9Документи

При избор на тази функция могат да бъдат добавени документи към техническия доклад.

Визуализира се следния екран:


С избор на бутона се отваря екран, в който могат да бъдат добавяни документи.

Документи се добавят след избор на бутона . От списъчно меню се избира вида на документа и се записва заглавието му. Тези полета са задължителни.

При успешен запис се визуализира списък с добавените документи.

Данните могат да се изтриват , възможно е добавяне на нова версия на документа, както и преглед на самия документ и сигнатурата му. Бутоните се намират в дясната част на списъка.

За връщане в основното меню се избира „Технически доклад”, „Списък отчетни документи”.


За въвеждане на отчетни данни за Финансов отчет и Искане за плащане се избира бутона за „Редактиране”.



10.2.2Финансов отчет




При избор на се визуализира следния екран:

По подразбиране, за начална и крайна дата на финансовия отчет, се зареждат началната и крайна дата на пакета. При необходимост има възможност да се променят чрез използване на бутона отдясно на полето за дата . Извежда се прозорец “Календар”. Календар се използва, когато трябва да се въведе дата.

Избира се типа на отчета от списъчно меню. След въвеждане на информация в полетата се натиска бутона „Запис”.



При успешен запис в навигационното меню се появяват нови под менюта –„Прогнозен план за разходване на средства“, “Финансови данни“ и „Документи“. Появява е и бутон „Изтриване”. При изтриване на финансовия отчет, ще се изтрие цялата информация свързана с него (включително от екрани „Прогнозен план за разходване на средствата” и „Финансови данни”).



10.2.2.1Прогнозен план за разходване на средствата

При избор на функцията „Прогнозен план за разходване на средствата” се въвеждат прогнозите за разходите, съгласно изискванията на УО и се визуализира следния екран:



Възможно е филтриране по:

  • Дейност;

  • Месец;

  • Година.

В случай че, при въвеждане на договор е въведена дейност в План за разходване на средства, чрез избор на бутон от Първоначално заложен план се визуализира таблица с въведените дейности в ИСУН:


За да се добави нова дейност за разходване на средства се натиска бутонът или линка до него . Появява се панел за попълване на необходимата информация: в задължителните полета се попълва дейност (избира се от списъчно поле), година, месец и сума.


При успешен запис се появява следния екран


Данните могат да се редактират или изтриват, чрез използване на бутоните за редакция или за изтриване , в дясната част на списъка.

За връщане в основното меню се избира „Финансов отчет”, и се визуализират следните под менюта „Разходооправдателни документи” и „Екип”.



10.2.2.2Финансови данни

Финансовите данни се състоят от три части – бюджет (приходи и разходи), източници на финансиране и допълнителна финансова информация.


Договорените суми са пренесени автоматично от ИСУН. Отчетените суми могат да се въвеждат само когато има прехвърлени договорени суми от ИСУН. При наличието на други публични средства, това е сумата, която следва да осигури бенефициента съгласно Закона за държавния бюджет.

Въвеждат се данни за направените разходи в полетата, които са активни.

Полетата финансиране от други източници и допълващо финансиране са динамични полета, което означава, че само ако има договорени въведени стойности в МФИ се появяват полета за попълване на отчетените суми.

Отчетените суми винаги са по-малки като стойност от договорените суми.

След като се въведат всички възможни стойности се записват данните в системата чрез бутон „Запис“.




При избор на бутон се извежда екран с допълнителни полета:

Предоставя се възможност за въвеждане на данни за БФП по източници на финансиране.

При запис на общите отчетни данни системата автоматично пресмята финансирането от фонд на ЕС (ЕС) и националното съфинансиране (НФ), съгласно процентите за съответния фонд.

Договорените суми по източници на финансиране за БФП се извеждат автоматично от системата по последен анекс към договора.

Предоставена е възможност за коригиране на стойността на отчетената сума за национално съфинансиране, в това число и на отчетената сума за други публични средства. Потребителите нямат възможност за корекция на отчетената сума за европейското финансиране. Тя се изчислява автоматично като разлика от отчетената сума за БФП и отчетената сума за национално съфинансиране:


  • Отчетено НФ =Отчетената БФП*15% (20%) в зависимост от фонда - с възможност за корекция на сумите

  • Отчетено ЕФ =Отчетената БФП - отчетено НФ

Общо отчетената сума се изчислява автоматично.

При редакцията на отчетените суми по източници за БФП се извършват следните допълнителни проверки:



  • Отчетената БФП >= отчетено НФ;

  • Отчетената БФП = отчетено ЕФ + отчетеното НФ;

  • Отчетената НФ >= отчетено ПФ.

Ако въведените суми не отговарят на посочените условия информацията няма да се записва в системата и се извеждат съобщения.

10.2.2.3Разходооправдателни документи


При избор на под меню „Разходооправдателни документи” се визуализира следния екран:

Предвидена е възможност за филтриране по дата.

За добавяне на РОД се избира . Появява се панел за попълване на необходимата информация.

Номер на РОД се генерира от системата след избор на бутон „Запис”.

Попълват се следните задължителни полета:


  • Дата;

  • Номер на РОД – въвежда се от Бенефициента;

  • Булстат/ЕИК на лицето издало РОД – избира се от падащо меню Булстат/ЕИК на участниците в договора;

  • Нормативно основание за извършване на разход;

  • Коментар.

След избор на бутон „Запис” и успешен запис, се генерира номер на РОД и се активират „Добавяне на елемент” и „Зареждане на РОД от Excel”.




При избор на и се дава възможност за ръчно въвеждане на редове от фактурата за отчитане на дейностите.
При избор на се визуализира следният екран:

Описано е към коя номер РОД е описва се разхода и неговата стойност. От падащо меню се избира типа разход от бюджета, който е предварително заложен.

Елемента от фактурата следва да се обвърже с дейност затова се избира от падащо меню „Дейност” и типа разход.

В случай, че сумата надвишава източниците на финансиране, системата генерира предупредително съобщение.




При избор на се визуализира следният екран:

Чрез прикачване на файл се дава възможност за директно зареждане на редовете от фактурата. Файла е предварително зададен от УО и има определени редове, по които се прави проверка за верността на файла.

Файла се прикача след избор на бутон и се зарежда след избор на . В случай, че данните от файла са правилно изчетени се визуализира следният екран:

С избор на бутон „Продължи” се запазват данните.




В случай че данните във файла са грешни, екрана ще изглежда по следния начин:

Избира се „Тип разход от бюджет” и „Дейност”, и се потвърждава избора с бутона „Продължи”.



В случай, че файла не отговаря на формата системата генерира следното съобщение : .

Ако файла е отворен ще се визуализира следното съобщение: .

След успешен запис и избор на „Разходооправдателни документи” се визуализира следният екран:



Оттук чрез избор на бутон „Редактиране на ред” може да се редактира РОД.



Оттук се дава възможност за редактиране на елемент от РОД чрез избор на „Редактиране на ред”.

С бутона „Изтриване на ред” се изтрива елемент от РОД или РОД.

Чрез бутона „Разглеждане на ред” се дава възможност за преглед на въведената информация за РОД и елемент на РОД.



Забележка: Файлът за зареждане на РОД от Excel е достъпен от менюто „Помощ”.

10.2.2.4Екип


При избор на под меню „Екип” се визуализира следния екран:

От този екран се добавят имената на участниците в проекта, чрез избор на бутона „Добави”.



Въвежда се ЕГН или ЛНЧ и се избира бутон „Продължи”.

Зарежда се екран с данни на участника, който са предварително зададени.

Попълват се задължителните полета:



  • Вид договор – избор от падащо меню;

  • Роля в екипа – избор от Управление/Изпълнение;

  • Позиция – избор от падащо меню, влияе се от избора на роля в екипа;

  • Начална дата;

  • Крайна дата.

С избор на бутон „Добави” се визуализира списък с експертите

Дейностите изпълнявани от експерта се отчитат при избор на „Отчитане”. Визуализира се следният екран:


С избор на бутон „Импорт от Ексел” се визуализира екран за зареждане на файл с отчет, който е предварително дефиниран.


За прикачване на файла се избира бутона . За зареждане на файла се избира бутон .

В случай, че не всички клетки от файла не са попълнени се визуализира следният екран:




При успешен запис файла в прикачен.

В случай че даден експерт не може да отчита дейност за отчетния период, системата генерира следното съобщение:



Забележка: Файлът за зареждане на отчитане на дейност от Excel е достъпен от менюто „Помощ”.


10.2.2.5Документи

С избор на функцията „Документи” към Финансовия отчет могат да бъдат прикачени документи.




Избира се бутон и се отваря панел за добавяне на нов документ.


Документа се прикача чрез избор на бутон . Добавения документ се подписва с електронен подпис и се добавя сигнатурата. Избира се вида на файла от списъчно поле и се въвежда заглавие на документа. За добавяне на документа се избира бутона „Запис”.

При успешен запис се визуализира следния екран:


Данните могат да се изтриват , възможно е добавяне на нова версия на документа, както и преглед на самия документ и сигнатурата му. Бутоните се намират в дясната част на списъка.



10.2.3Искане за плащане

При избор на под меню се визуализира следния екран:



По подразбиране за начална и крайна дата на искането за плащане се зареждат началната и крайна дата на пакета. При необходимост има възможност да се променят, чрез използване на бутона отдясно на полето за дата . Извежда се прозорец “Календар”. Календарът се използва, когато трябва да се въведе дата.

Избира се типа на искането за плащане: Авансово, Междинно, Окончателно.

В полето „Банкова сметка/десетразряден код в СЕБРА” се извежда номерът на банковата сметка, въведена в договора. При необходимост има възможност да се промени.

При въвеждане на сума в полето „Стойност на исканите допустими средства за плащане”, стойността на полетата „Стойност на средствата от ЕС” и „Стойност на средствата от национално съфинансиране” се изчислява от системата.

Въвеждат се данни в задължителните полета” Регистрация по ДДС, Настъпили промени в обстоятелствата, свързани с отчитането на ДДС, декларирани до момента и Констатирани слабости и пропуски при одити и проверки и поети ангажименти.

След попълване на се избира бутона „Запис”. При успешен запис в долния ляв ъгъл на страницата се появява бутон за изтриване, с който може да изтриете и промените въведените данни.



С избор на функцията „Документи” към искането за плащане може да бъде прикачен документ.



Избира се бутон и се отваря панел за добавяне на нов документ.


Документа се прикача чрез избор на бутон . Добавения документ се подписва с електронен подпис и се добавя сигнатурата. Избира се вида на файла от списъчно поле и се въвежда заглавие на документа. За добавяне на документа се избира бутона „Запис”.


При успешен запис се визуализира следния екран:

Данните могат да се изтриват , възможно е добавяне на нова версия на документа, както и преглед на самия документ и сигнатурата му. Бутоните се намират в дясната част на списъка.






Сподели с приятели:
1   2   3   4   5   6   7




©obuch.info 2024
отнасят до администрацията

    Начална страница