С т а т у т на Звеното за вътрешен одит

Р Е П У Б Л И К А Б Ъ Л Г А Р И Я

ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ „ЕЛЕКТРОННО УПРАВЛЕНИЕ“




Ул. "Ген. Й. В. Гурко" № 6, София 1000 www.e-gov.bg

тел.: (+359 2) 949 21 15 mail@e-gov.bg

факс:(+359 2) 981 87 87

С Т А Т У Т
на Звеното за вътрешен одит


ВЪВЕДЕНИЕ

Настоящият статут има за цел да представи обхвата, отговорностите и позицията на вътрешния одит на служителите в Държавна агенция „Електронно управление”, за да получат разбиране на дейността и ролята на звеното за вътрешен одит.

Статутът допринася и за подобряването на контролната среда и може да се използва за основа при оценяване на одитната дейност.

Звеното за вътрешен одит (Звеното) е създадено с Постановление на Министерски съвет № 274 от 28.10.2016 г. (в сила от 01.12.2016 г.) за приемане на Правилник за дейността, структурата и организацията на Държавна агенция „Електронно управление“.

Функциите на Звеното се осъществяват от Ръководител и двама вътрешни одитори – главен вътрешен одитор и вътрешен одитор.

І.СЪЩНОСТ И РОЛЯ НА ВЪТРЕШНИЯ ОДИТ
Вътрешният одит е независима и обективна дейност за даване на увереност или консултиране, предназначена да носи полза и да подобрява дейността на ДА „Електронно управление“.

Вътрешният одит играе съществена роля за постигане целите на ДА „Електронно управление“, като подпомага ръководството чрез:

1. 
   Идентифициране и оценяване на рисковете в ДА „Електронно управление“;
   
2. 
   Оценяване на адекватността и ефективността на системите за финансово управление и контрол по отношение на:
   

• 
  идентифицирането, оценяването и управлението на риска от ръководството;
  
• 
  съответствието със законодателството, вътрешните актове и договорите;
  
• 
  надеждността и всеобхватността на финансовата и оперативната информация;
  
• 
  ефективността, ефикасността и икономичността на дейностите;
  
• 
  опазването на активите и информацията;
  
• 
  изпълнението на задачите и постигането на целите.
  

3. 
   Даване на препоръки за подобряването на дейностите в ДА „Електронно управление“.
   

Одитният ангажимент за даване на увереност се осъществява основно чрез:

А/ одит на системите – при този одит одиторите, като разглеждат и оценяват дейностите/процесите в Агенцията, формират мнение какви са контролните механизми, как действат те и как се отразяват на целите на ДА „Електронно управление“;

Б/ одит за съответствие – одит на системата за финансово управление и контрол и на управленските решения във връзка с организацията, планирането, управлението, отчитането и контрола на бюджетните и други публични средства и дейности в ДА „Електронно управление“ с оглед спазването на изискванията на нормативните актове и договорите;

В/ одит на изпълнението - този вид одит представлява обективна и систематична проверка на програма, структура, договор и др. за даване на оценка дали одитираната единица е постигнала икономичност, ефективност и ефикасност при изпълнението на дейността си;

Г/ финансов одит – основна цел на финансовия одит е да се даде увереност на потребителите на информацията от финансовите отчети, че същите отразяват вярно, честно и точно имущественото и финансовото състояние на ДА „Електронно управление“. При финансовия одит одиторите обръщат внимание на ефективността на финансово-счетоводната система, с цел да се изрази одиторско мнение за финансовите отчети;

Д/ одит на информационните системи и технологии и преглед на състоянието им - извършва се оценка на процесите по планиране и организиране на ИТ, придобиване на нови системи и приносът им за постигане на целите на Агенцията.

Целта и обхватът на всеки одитен ангажимент за даване на увереност се определят от Ръководителя на вътрешния одит /РВО/.

Преди поемане на одитни ангажименти за консултиране Ръководителят на вътрешния одит следва да оцени: 1. дали вътрешните одитори притежават необходимите знания и умения за изпълнение на одитния ангажимент, в противен случай да предложи на Председателя назначаване на експерт, притежаващ специални знания и умения; 2. дали изпълнението на ангажимента ще доведе до по-добро управление на рисковете, подобряване на дейностите и постигане целите на Агенцията.

Одитните ангажименти за консултиране в зависимост от съществеността на засегнатия въпрос и продължителността за осъществяване на ангажимента, се класифицират като официални и неофициални.

Официален одитен ангажимент за консултиране се включва в Годишния план за дейността на ЗВО. На база оценката на рисковете и преценка на потребностите на Агенцията за подобряване на конкретна дейност/процес, Председателят предлага на РВО да включи конкретен одитен ангажимент за консултиране в годишния план.

Неофициалният одитен ангажимент за консултиране е писмено даване на съвет и мнение по конкретен въпрос и/или документ. Неофициални одитни ангажименти за консултиране може да се предоставят от ЗВО на база на искания, /с цел по-голяма оперативност е допустимо да бъдат устни/ от Председателя на Агенцията по възникнали проблеми/казуси за обсъждане и отправеното искане от страна на Ръководството до ЗВО.

II. ОБХВАТ

Звеното за вътрешен одит осъществява вътрешен одит на всички структури, програми, дейности и процеси, включително на средствата от Европейския съюз в Държавна агенция „Електронно управление“ и в Държавно предприятие „Единен системен оператор“ (ДП ЕСО-Предприятието).

На основание чл. 13, ал. 5, вр. ал. 6 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор, при изпълнение на одитен ангажимент, Звеното има право да извършва проверки в структури и лица извън ДА „Електронно управление“ и ДП ЕСО, свързани с дейността на Агенцията и/или Предприятието.

Организацията и извършването на дейността по вътрешен одит за конкретни одитни ангажименти в ДА „Електронно управление“ и ДП ЕСО се регламентират във Вътрешните правила на Звеното за вътрешен одит.

Звеното за вътрешен одит изпълнява задачите си ефективно и обективно, само когато осъществява дейността си независимо (без натиск или упражняване на влияние).

Председателят на ДА „Електронно управление“ осигурява независимост на звеното за вътрешен одит чрез гарантиране на:

1. Пряко подчинение на вътрешния одит на Председателя.

2. Докладване резултатите от одитните ангажименти и за дейността по вътрешен одит като цяло директно на Председателя на ДА „Електронно управление“.

3. Осъществяване на функции и дейности, свързани само с дейността по вътрешен одит, без да се допуска намеса при планиране, извършване и докладване на резултатите от одитните ангажименти.

4. Свободен достъп до ръководството и всички служители в Агенцията, всички активи и цялата документация и информация.

За да постигне необходимата независимост за ефективно изпълнение на отговорностите на вътрешния одит, Ръководителят на Звеното за вътрешен одит има пряк и неограничен достъп до Председателя на ДА „Електронно управление“.

Ръководителят на Звеното за вътрешен одит докладва директно на Председателя на ДА „Електронно управление“, с което се гарантира функционалната и организационната независимост на вътрешния одит.

Не се допуска намеса при определяне обхвата на дейността по вътрешен одит, изпълнението на одиторската работа и представянето на резултатите.

1. Спазване на Закона за вътрешния одит в публичния сектор, международните стандарти за професионална практика по вътрешен одит, Етичен кодекс на вътрешните одитори, Статута на звеното за вътрешен одит, утвърдената от Министъра на финансите методология за вътрешен одит в публичния сектор и Вътрешните правила на звеното за вътрешен одит.

2. Неразкриване на информация, станала им известна във връзка с осъществяване на дейността, освен в предвидените в закона случаи.

3. Извършване на одитните ангажименти за консултиране по инициатива на Председателя на ДА „Електронно управление“. Преди поемане на одитни ангажименти за консултиране Ръководителят на звеното за вътрешен одит следва да оцени дали вътрешните одитори притежават необходимите знания и умения за изпълнение на одитния ангажимент.

4. Осигуряване ефективно и ефикасно осъществяване на одитните ангажименти и изпълнението на одитния план.
IV.2. Ръководителят на Звеното за вътрешен одит отговаря за:

1. Разработване на тригодишен стратегически план за дейността на звеното за вътрешен одит, базиран на оценка на риска и в съответствие със стратегическите цели на ДА „Електронно управление“, стратегическите цели и обхвата на вътрешния одит. Стратегическият план за дейността на Звеното се утвърждава от Председателя на ДА „Електронно управление“ след предварително обсъждане.

2. Изготвяне на годишен план за дейността на звеното за вътрешен одит, базиран на стратегическия план, оперативните цели и на оценката на риска. Предложените от Председателя на ДА „Електронно управление“ одитни ангажименти за консултиране, се включват в годишния план след обсъждането им с Ръководителя на Звеното. Председателят на ДА „Електронно управление“ и Ръководителят на Звеното се договарят за обхвата и времевите рамки на всеки ангажимент. Годишният план се утвърждава от Председателя на ДА „Електронно управление“ след предварително обсъждане. Ръководителят на Звеното определя сам одитните техники, наблюдава работата на одиторския екип и представя на Председателя на Агенцията резултатите от извършения одит.

3. Разработване и прилагане на програма за осигуряване качеството на одитната дейност, включваща вътрешни и външни оценки.

4. Своевременно докладване на резултатите от одитните ангажименти на Председателя на ДА „Електронно управление“ и проследяване изпълнението на дадените в одитните доклади препоръки.

5. Въвеждане на процедури за гарантиране на прилагането на наръчниците, указанията и методологията, изпращани от Централното хармонизиращо звено за вътрешен одит при Министерството на финансите.

6. Уведомява незабавно Председателя на Държавна агенция „Електронно управление” за идентифицирани от вътрешните одитори индикатори за измама и дава предложения за предприемане на мерки и уведомяване на компетентните органи.

7. Присъства на срещите с ръководството на Държавна агенция „Електронно управление”, обсъжда и докладва въпроси, свързани с одитната дейност и дейността на Агенцията и Предприятието.

8. Провежда срещи с Председателя по въпроси, свързани с дейността по вътрешен одит.

9. Предоставя документация, съхранявана в Звеното за вътрешен одит на Председателя или на упълномощени от него длъжностни лица (за всеки конкретен случай) след официално писмено искане.

10. Представя план за професионално обучение и развитие на вътрешните одитори;

11. Подготвя за изпращане от Председателя на Държавна агенция „Електронно управление” всички необходими документи и материали, изисквани от Централното хармонизиращо звено за вътрешен одит при Министерство на финансите във връзка с осъществяване на функциите му.

12. Организира съхранението на документите от дейността по вътрешен одит на Звеното.

V. ДОКЛАДВАНЕ
Докладване на дейността на Звеното се осъществява при организационна независимост. Ръководителят на вътрешния одит докладва пряко на Председателя, като:

1. Представя проект на статут на звеното за вътрешен одит, на стратегическия и годишния план за дейността по вътрешен одит;

2. Представя годишен доклад за дейността по вътрешен одит;

3. Докладва резултатите от одитните ангажименти, всички случаи на констатирани индикатори за измама, дадените препоръки и предприетите действия за подобряване дейността на ДА „Електронно управление“, включително и чрез лични срещи без присъствието на заместник-председател, главен секретар, директори на дирекции;

4. Докладва за адекватността на ресурсите за вътрешен одит;

5. Докладва за всички случаи, в които е била ограничена дейността на ръководителя на вътрешния одит и на вътрешните одитори.

2. Гарантира съдействието на всички длъжностни лица в ДА „Електронно управление“ и ДП „ЕСО“ във връзка с изпълнението на одитните ангажименти.

3. Осигурява предоставянето на становища по предварителните доклади от ръководителите на одитираната дейност/процес в рамките на 7 работни дни от връчването им.

4. Отговаря за изготвянето на план за действие за изпълнението на дадените препоръки, който предоставя на Ръководителя на Звеното.

5. Предоставя на Звеното за вътрешен одит наръчниците, указанията и другата методология по вътрешен одит, изпратени от Централното хармонизиращо звено за вътрешен одит при Министерството на финансите.

6. Осигурява независимост на одиторите от Звеното за вътрешен одит при планиране, извършване и докладване на резултатите от вътрешния одит.

2. При планиране на одитни ангажименти, свързани с междуведомствени програми/проекти, Ръководителят на Звеното координира годишния план със звената за вътрешен одит на организациите, участващи в тези програми/проекти.

3. С Дирекция „Методология на контрола и вътрешен одит“ в Министерство на финансите.

4. Ръководителят на вътрешния одит подготвя за изпращане от Председателя на ДА „Електронно управление“ всички необходими документи и материали, изисквани от Дирекция „Методология на контрола и вътрешен одит“ към МФ във връзка с осъществяване на функциите му.

Ръководителят на вътрешния одит инициира изменение на статута в резултат на промяна във външните или вътрешни фактори, оказващи влияние върху дейността по вътрешен одит.