Съдържание



страница9/13
Дата21.07.2016
Размер1.2 Mb.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13

4.4Управление на промени56

4.4.1Общи цели и правила


Агенцията предоставя съдействие за по-нататъшно развиване и прилагане на рамката на EUROSUR в обхвата на разпоредбите на Регламент (ЕС) № 1052/2013 и в съответствие с тях. Подобренията и корекциите на тази рамка се основават на политиката за управление на промени на Агенцията, която:

  • предвижда всеобхватната рамка за по-нататъшно развитие на EUROSUR;

  • определя методологията, която да бъде следвана при стартиране и консултиране относно промени;

  • позволява обработването на промените по структуриран начин;

  • определя видовете промени;

  • определя процеса по вземане на решения и отговорните за него служители и организации;

  • предоставя информация за техническите средства, които ще се използват за подаване на заявки и получаване на обратна връзка;

  • гарантира сигурността по време на жизнения цикъл на разработка на системата и съответствие с акредитацията на сигурността на ECN;

  • гарантира, че подходът към въвеждането на промени акцентира върху крайните потребители и техните потребности.

Всички промени трябва да съответстват на Регламент (ЕС) № 1052/2013 и да бъдат обработвани в съответствие със структурите на управление на EUROSUR. Ръководителят на дейността, отговорен за EUROSUR в рамките на Агенцията, притежава правомощия за вземане на решения. Той отговаря за съвкупността от бизнес процесите на Агенцията и носи крайната отговорност за предоставяне на продуктите и услугите на Агенцията. Ръководителят на дейността:

  • получава съвети от експертната група на EUROSUR (EEG);

  • получава подкрепа от механизмите за вътрешна координация на Агенцията;57

  • бива подпомаган от Консултативния съвет по промените в EUROSUR.

Ако се изисква вземането на стратегически решения относно развитието на EUROSUR, управителният съвет на Агенцията може да бъде приканен да даде съвет. Ръководителят на дейността може да делегира някои от своите правомощия за вземане на решения на други субекти в рамките на Агенцията, по-специално на Консултативния съвет по промените в EUROSUR, чийто председател докладва на ръководителя на дейността и е под негов надзор.

4.4.2Видове промени


Под ,,промяна“ в рамките на EUROSUR, съгласно ограниченията и изискванията на Регламент (ЕС) № 1052/2013, се разбира допълнението, изменението или премахването на който и да е компонент от системата, с което се засяга нейното функциониране. Промяната може да бъде предизвикана от отделна държава членка или от група от държави членки посредством техните НКЦ, или от Агенцията.

  • Големи промени (промени, които оказват силно въздействие върху вътрешния работен процес или включват голям брой заинтересовани страни, високо ниво на сложност, прекъсване на текущия работен процес или имат стратегическа или тактическа стойност) трябва да се обработват, като се използват структурата за управление на промени и механизмите за вътрешна координация. За тях се изисква одобрението на ръководителя на дейността.

  • Леки/нормални промени (промени, които оказват слабо въздействие върху текущите процеси и осигуряването на продукти/услуги, с ниско ниво на сложност или имат технически характер) не изискват участието на висшето ръководство и съответно следва да се обработват от Консултативния съвет по промените. За тях може да е необходима допълнителна консултация чрез механизмите за вътрешна координация.

  • Нестандартни промени (промени, които попадат извън обхвата на стандартизираните процедури) трябва да се оценяват от Консултативния съвет по промените и да се обработват като малки или големи промени в зависимост от тяхното въздействие и сложност. За тях може да е необходима допълнителна консултация чрез механизмите за вътрешна координация.

  • Бързите пачове/поправки (свързани предимно с ИТ) или стандартни промени (промени вследствие на процедури по стандартизиран модел, за които са уведомени всички заинтересовани страни) не изискват реакция от структурите на управление и с тях се занимават съответните звена в Агенцията.

Спешните заявки за промени, свързани с извънредни въпроси, се обработват чрез отделна процедура. Всяка промяна в рамките на EUROSUR, с изключение на бързите пачове/поправки или стандартните промени, налага подаването на заявка за промяна в съответствие с изискванията, определени от Агенцията с цел улесняване на процеса.

4.4.3Стартиране на процеса на промени от държавите членки


Държавите членки могат да стартират подобрения в рамката на EUROSUR посредством:

  • експертната група на EUROSUR; или

  • регистъра на промените на EUROSUR и системата за обратна връзка, разработена въз основа на инструмента за обратна връзка на услугите за техническо управление на EUROSUR.

Експертната група на EUROSUR изпълнява ролята на консултативен орган към Висшия собственик на дейностите, като предоставя мнения и препоръки от крайните потребители. В това си качество тя може:

  • да разглежда промени и да дава съвети относно такива;

  • да изготвя предложения за промени;

  • да оценява представените промени (включително анализ на разходите и ползите).

Експертната група на EUROSUR или Агенцията може да вземе решение за създаване на специфични подгрупи или оперативни групи с цел подготвяне на заявки за конкретни промени.

Регистърът на промените и системата за обратна връзка на EUROSUR е базиран на интернет инструмент за:

  • регистриране на всички заявки за промяна и наблюдение на обработването им;

  • консултиране/проверяване на концепцията за промяната преди подаване на заявката за промяна;

  • докладване за проблеми и недостатъци в рамката на EUROSUR, които налагат стартиране на процес по промяна;

  • подаване на идеи за подобряване на рамката на EUROSUR;

  • споделяне и получаване на новини и участие във форуми, свързани с функционирането на рамката на EUROSUR;

  • търсене на обратна връзка и приемане на отзиви от други крайни потребители.

Агенцията наблюдава регистъра на промените и системата за обратна връзка на EUROSUR, за да обработва заявките за промени, отправени към Консултативния съвет по промените в EUROSUR, като използва механизмите на Агенцията за вътрешна координация, или отправени към експертната група на EUROSUR, за да получи съвети, преди да вземе окончателно решение.

4.4.4Ролята на Консултативния съвет по промените в EUROSUR


Консултативният съвет по промените в EUROSUR е консултативен форум за вземане на решения, управляван от Агенцията, който изпълнява следните задачи:

  • наблюдение и използване на регистъра на промените и системата за обратна връзка на EUROSUR;

  • събиране и вписване в дневник на всички заявки за промени в дейностите или за технически промени, подадени от вътрешни и външни заинтересовани страни, като се проследява процесът на заявяване на промени;

  • оценяване, приоритизиране и валидиране на всяка заявка за промяна;

  • коригиране на статуса на заявката за промяна, ако е необходимо (например от малка на стандартна);

  • вземане на решения за графици и предлагане на графици за нанасяне на промени;

  • отнасяне на заявки, за които е необходим допълнителен съвет или разрешение, до съответните управляващи структури, включително създадените за тази цел механизми за вътрешна координация;

  • подаване на заявките за големи промени до ръководителя на дейността за вземане на окончателно решение и консултиране относно други заявки за промяна, ако е необходимо;

  • отнасяне на въпроси до експертната група на EUROSUR, ако е необходим нейният съвет;

  • провеждане на допълнителна консултация в рамките на Агенцията, ако е необходимо в резултат на въздействието или сложността на предложената промяна;

  • уведомяване за решения и подготвяне на обяснение, в случай че заявката за промяна бъде отхвърлена.

4.4.5Правила, приложими към заявките за промяна


Заявките за промяна могат да бъдат приемани или отхвърляни по технически, финансови, правни или оперативни причини. Освен това преди вземане на окончателно решение те могат да бъдат връщани на инициатора им, като се иска посочване на допълнителни причини за промяната или предоставяне на допълнителна информация, включително случаи на използване, анализ на разходите и въздействието. Ако заявката за промяна бъде отхвърлена, Агенцията дава на инициатора обяснение за отказа.

НКЦ е единственото звено за контакт на Агенцията във връзка с обработването на заявки за промени. Ако предложената промяна е изготвена от експертната група на EUROSUR, тя се наблюдава посредством регистъра на промените и системата за обратна връзка на EUROSUR. Възможно е също констатациите на НКЦ да предизвикат отправяне на заявка за промяна от името на държавите членки.


1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   13


База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница