Обществени поръчки по реда на чл. 2 от НВМОП (отм.)

За всички малки обществени поръчки са издадени заповеди за възлагане от ректора. Оценяването на офертите е извършено по критерий „най-ниска цена”. На основание чл. 2, ал. 1 във връзка с чл. 2а от НВМОП (отм.) е възложено събирането на не по-малко от три оферти. Изготвени са протоколи за събиране, разглеждане и оценка на офертите. Сключени са договори за възлагане и изпълнение на малките поръчки.

Допуснато е по две проведени обществени поръчки да е определен четен състав на комисията (трима членове и председател).¹⁰⁸

При проверката на проведените процедури е установено, че са спазени изискванията на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.).

Действията за възлагане на обществени поръчки по реда на чл. 2 от НВМОП (отм.) са в съответствие с приетите вътрешни правила и действащото законодателство.¹⁰⁹
8. Изпълнение на договорите
За периода от 01.01.2011 г. до 30.09.2012 г. в резултат на проведени процедури по възлагане на обществени поръчки, по ЗОП са сключени 7 договора, от които 4 през 2011 г. и 3 през 2012 г. Към момента на извършване на одита, 3 договора са изпълнени и приключили и 4 договора продължават изпълнението. В резултат на проведена процедура по реда на НВМОП (отм) е сключен един договор, изпълнението на който продължава след одитирания период.¹¹⁰

Извършена е директна съществена проверка на изпълнението на сключените договори по проверените обществени поръчки, съгласно обхвата на извадката.

За всеки сключен договор е изготвено финансово досие. Предоставените финансови досиета са пълни, подредени и са комплектовани с необходимите документи, свързани с извършването на плащания – екземпляр от договора, приемо-предавателни протоколи за извършената доставка или извършена услуга.

Плащането на стойността на конкретната доставка или услуга е извършено срещу издадена фактура с подпис на лицето, приело съответната поръчка. Платежните нареждания за извършените плащания са подписани от оторизираните за това лица.

Системата за двоен подпис е прилагана както при сключването на договорите, така и при извършените плащания.

Контролът по изпълнението на сключените договори на възложените обществени поръчки през одитирания период е осъществяван от финансово счетоводния отдел и помощник ректора. Текущият контрол по изпълнение на договорите е възложен на ръководителите на съответните университетски звена в зависимост от предмета на обществена поръчка, като при определени специфични дейности се дава възможност контролът да бъде възложен и на други лица.

Извършените през одитирания период строителство, доставки и услуги и тяхното заплащане е в съответствие с клаузите на сключените договори.

При проверката на изпълнението на проверените договори е установено:

а) Договори с предмет „Доставка на лабораторна техника по 6 обособени позиции”.

Спазен е срока за изпратената информация за изпълнението на договор за обществена поръчка до АОП, в съответствие с чл. 44, ал. 9 от ЗОП. (ред. ДВ, бр. 93/2011 г., в сила от 26.02.2012 г.).

Съгласно чл. 16 от договорите по шесте обособени позиции е извършено обучение за ползване на прецизната лабораторна техника от 01.10.2012 г. до 05.10.2012 г. Изготвена е Програма за обучение по шесте обособени позиции. Изпратена е информация до АОП за изпълнение на договорите по шесте обособени позиции на 22.10.2012 г.¹¹¹

Не е спазен срока за изпълнение на Договор за възлагане на обществена поръчка за доставка на лабораторна техника от 18.01.2012 г. за 204 939.70 лв. (без ДДС) за обособена позиция 6 с изпълнител „SHAEFER SOUT-EAST EUROPE“. Срокът за изпълнение на договора е 60 календарни дни от сключване му или до 20.03.2012 г. Подписаният Приемо-предавателен протокол за изпълнената доставка е от 20.04.2012 г.

Неспазването на срока за изпълнение е по вина на възложителя, тъй като не е определено подходящото място за монтиране на прецизната апаратурата. Затова не е потърсена и неустойка от доставчика – изпълнител.¹¹²

Срокът на изпълнение е 30 календарни дни. Договорът не е изменян по отношение срока за изпълнение. Изпълнението на договора е до 10.05.2012 г. С платежно нареждане от 22.06.2012 г. на доставчика¹¹³ са изплатени 310 798.80 лв. (с ДДС).

Не е установено приемане на извършената работа след уговорените срокове по договора. Няма допълнителни договорености. Няма промяна в крайната единична цена или предмета на договора. Договорът е изпълнен в срок и в пълен обем.

Не е изпратена информация до АОП в определения законов срок за изпълнен договор в размер на 258 999 лв. (без ДДС). Изпратена е информация до АОП за изпълнен договор на 15.09.2012 г.¹¹⁴ Изпълнението на договорът е приключило след 26.02.2012 г. за което се прилагат разпоредбите на чл. 44, ал. 9 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93/2011 г., в сила от 26.02.2012 г.).

Нарушен е чл. 44, ал. 9 от ЗОП. (ред. ДВ, бр. 93/2011 г., в сила от 26.02.2012 г.).
в) Договор № КООО-641 от 28.09.2011 г. с предмет „Отпечатване и доставка на ваучери за храна за персонала на ПУ „Паисий Хилендарски“ за 2011 г.¹¹⁵

Срокът на изпълнение на договора е до 31.12.2011 г. Договорът не е изменян по отношение срока за изпълнение. Не е установено приемане на извършената работа след уговорените срокове по договора. Договорът е изпълнен в срок и в пълен обем.¹¹⁶

Сключен е договор за възлагане на обществена поръчка на стойност 3 478 500 лв. (без ДДС).

До 30.09.2012 г. са изплатени средства в размер на 3 300 354 лв. (без ДДС). Изпълнението на договора не е приключило с оставащите за разплащане средства в размер на 112 566 лв. (без ДДС).¹¹⁷
д) Договор № Д-39 от 27.07.2012 г. с предмет „Отпечатване и доставка на 21 950 бр. ваучери с номинална стойност 10 лева всеки за персонала“ на ПУ “Паисий Хилендарски“ за 2012 г.“.

Срокът на договора е 31.12.2012 г. на стойност 219 500 лв. Договорът не е изменян по отношение стойността. Извършените разплащания са в съответствие с договорените условия и стойността на приетата от възложителя работа.

Изпълнението на договора продължава след одитирания период.
е) Договор № Д 43 от 29.08.2012 г. с предмет „Изработка и доставка на мебели за обзавеждане на обслужващи помещения в учебно- спортна зала“ на ПУ „Паисий Хилендарски“.

Срокът на договора е 20 работни дни от сключване на договора на обща стойност 17 238.94 лв. (без ДДС). Съставен е приемателно-предавателен протокол от 27.09.2012 г.

Изпълнението на договора продължава след одитирания период.

Извършено е пълно плащане на 10.10.2012 г., дата, която е след одитирания период.

Срокът на договора е 14 календарни дни от подписване на протокол за откриване на строителна площадка. Стойността на сключения договор е 511 625.21 лв. (без ДДС). Договорът не е изменян по отношение стойността.

Изпълнението на договора продължава след одитирания период.
з) Договор № Д-27 от 02.05.2012 г. с предмет „Пристрояване и надстрояване на съществуваща сграда „А“ и сграда „Б“ в УПИ I-ПУ „Паисий Хилендарски“, кв. 327 стар, 161 нов по плана на ЦГЧ гр. Пловдив, съгласно одобрен технически и инвестиционен проект и разрешение за строеж № 8 от 26.01.2011 г. на община Пловдив“.

Не е изготвена и на организатор по СФУК не е представена заявка за поемане на задължението, комплектована с проект на договор съгласно т. 4 от Работна инструкция „Извършване на разходи по обществени поръчки“ РИ 03-03-01-01 Наръчник на СФУК. Заявката за поемане на задължение е одобрена след датата на сключване на договора - 08.05.2012 г.¹¹⁸

Срокът на договора е 5 месеца от датата на подписване на протокол за откриване на строителната площадка или до 04.10.2012 г. Стойността на сключения договор е 599 983.16 лв. (без ДДС).

Договорът не е изменян по отношение стойността. Извършените разплащания са в съответствие с договорените условия и стойността на приетата от възложителя работа. Изпълнението на договора продължава след одитирания период. Съставен е протокол Акт образец № 19 от 02.11.2012 г. за установяване завършването и заплащането на натурални видове строително монтажни работи.

Не е изготвена и на организатор по СФУК не е представена заявка за поемане на задължението, комплектована с проект на договор съгласно т. 4 от Работна инструкция „Извършване на разходи по обществени поръчки“ РИ 03-03-01-01 Наръчник на СФУК. Заявката за поемане на задължение е одобрена след датата на сключване на договора – 24.01.2012 г.¹¹⁹

В съответствие с разпоредбата на чл. 89, ал. 3 от ЗВО са изготвени, приети от академичния съвет на 30.01.2012 г. и утвърдени от ректора Вътрешни правила за отдаване под наем на имоти държавна собственост, предоставени за стопанисване и управление на ПУ „Паисий Хилендарски“¹²³, (Вътрешни правила).

На основание чл. 41, ал. 1 от Правилника за прилагане на Закона за държавната собственост (ППЗДС) са утвърдени Правила за определяне на първоначални наемни цени при отдаване под наем на недвижими имоти на ПУ „Паисий Хилендарски“.¹²⁴ Вътрешните правила са в съответствие с ППЗДС.

Съгласно разпоредбите на ЗДС, ППЗДС и Вътрешните правила (чл. 4), процедурата по провеждане на търга се открива със заповед на ректора, в която се определят: вида на тръжната процедура /явен или таен търг/, описание на имота, който ще се отдава под наем, ведно с адреса, квадратурата и първоначалната наемна цена, състава на комисията, за организиране и провеждане на конкурса, размер на депозита и други тръжни условия. Процесът по провеждането на процедури, подготвяне на заповеди и сключване на договори за отдаване под наем, изменение и прекратяване на правоотношения по сключени договори се извършва от ректора. Съгласно регламента на Вътрешните правила след изтичането на крайния срок за подаване на заявления за участие комисията, определена със заповедта на ректора, следва да разгледа документите на кандидатите за тяхната актуалност и пълнота и да изготви протокол с предложение до ректора за класиране. На база на изготвения от комисията протокол, ректорът издава заповед за класиране на кандидатите и определяне на наемател за съответния обект. Договорът се сключва от ректора и класирания на първо място кандидат.

Правилата за определяне на първоначални наемни цени при отдаване под наем на недвижими имоти на ПУ „Паисий Хилендарски“ са в съответствие с изискванията на Глава IV от ППЗДС и се прилагат при определянето на първоначалната наемна цена.
Вътрешните актове осигуряват проследяване на действията на длъжностните лица, в хода на провеждане на отделните процедури при провеждане на търг за отдаване под наем на имоти.
3. Придобиване и управление на имотите
3.1. Придобиване на имоти

За управляваните от ПУ имоти са съставени актове за държавна собственост, по нормативноопределения ред, утвърдени от Областния управител на област с административен център - гр. Пловдив и са вписани в Службата по вписванията. Стойността на управляваните имоти са отразени в баланса към 30.09.2012 г.¹²⁵

С РМС № 187 от 25.03.2009 г. и Заповед № РД-11-12 от 23.04.2009 г. на МОН са предоставени права за управление на МОМН – ПУ „Паисий Хилендарски“ дворно място с площ 25 565 квадратни метра за изграждане на учебно спортно - тренировъчен комплекс.

Съставен е Акт № 7736 от 18.04.2012 г. за публична държавна собственост на стойност 850 956,60 лв.,^{126 127 128}

3.2. Управление на имотите

Към 30.09.2012 г. сключените договори за отдаване под наем на части от имоти – държавна собственост са 13 броя.

През одитирания период са сключени пет договора за отдаване под наем на части от имоти-държавна собственост. Три договора са сключени след проведен търг и два договора без проведен търг. Съществуват 8 броя договори, сключени преди, но действащи през одитирания период. ¹²⁹.

Извършена е проверка за законосъобразност при отдаването под наем на части от имоти - държавна собственост на 5-те процедури.

При проверката е установено:

а) Отдаването под наем на недвижимите имоти – публична държавна собственост чрез провеждане на публични търгове с тайно наддаване е извършено законосъобразно, след издаването на заповеди от ректора за откриване на процедурите. Осигурена е публичност чрез сайта и информация на видно място. Първоначалната наемна цена при провеждане на търговете за отдаване под наем е определена по реда на чл. 41 от ППЗДС.

б) Назначаването и работата на комисиите при подготовката, разглеждането, оценката и класирането на офертите от търговете е в съответствие с изискванията на вътрешните правила.

в) Въз основа на съставени протоколи на тръжните комисии, ректорът (директор на филиал) е издал заповеди за спечелилите търговете. Заповедите съответстват на решенията на комисиите.

г) В сключените договори за наем са включени клаузи за прекратяване, за дължимата законна лихва за забава и плащане на консумативи във връзка с ползването на имота. Сключените договори са с наемна цена, която е в съответствие достигната цена при търга и със срок не по-дълъг от 5 години.

Прилагана е системата на двойния подпис при сключването на договори за отдаване под наем на части от имоти – държавна собственост.

д) Не е създаден регистър на сключените договори за наеми, с което не е спазен чл. 21 от Вътрешните правила.¹³⁰

Не е спазен чл. 13, ал. 2 от ППЗДС и чл. 4, ал. 1 от Вътрешните правила, като са сключени два договора за отдаване под наем на част от имот – публична държавна собственост за срок до 5 години, без заповед на директора на филиал Кърджали и директора на технически колеж Смолян за провеждане на публичен търг или публично оповестен конкурс за отдаване по наем на части от имота ¹³¹.

В двата договора не е записана цената на наема със или без ДДС, а разходите за вода и електроенергия не са определени дали са компонент от наемната цена или ще се заплащат самостоятелно¹³².

Имотите - публична държавна собственост са застраховани съгласно чл. 12, ал. 1 от ЗДС на стойност 18 961 052 лв. за 2011 г. ¹³³ и на стойност 18 917 922 лв. за 2012 г.¹³⁴
Управленските решения и действия по управление на имоти – държавна собственост са в съответствие с действащото законодателство.

През одитирания период като цяло са взети законосъобразни управленски решения при отдаването под наем на държавна собственост и при сключването и изпълнението на договорите за отдадените под наем държавни имоти. Не е създаден регистър на договорите за отдаване под наем. Съществуват договори за наем в които не е определено разходите за вода и електроенергия от кого ще се заплащат.

Изискванията на ЗДС и Вътрешните правила за отдаване под наем не са спазени и са сключени договори за отдаване под наем на част от имот – държавна собственост, без да е проведен публичен търг или публично оповестен конкурс за отдаване по наем на имота.
Част четвърта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
1. Съставянето, одобряването и коригирането на бюджетите на ПУ за 2011 г. и за 2012 г. е извършено в съответствие с действащите нормативни актове. Взети са управленски решения при спазване на принципите за законосъобразност и добро финансово управление.

Управленските решения, свързани с изпълнението на бюджета са в съответствие със законовата и вътрешната уредба.

Разчетите за финансиране на капиталовите разходи за 2011 г. и за 2012 г. са представени и утвърдени в съответствие с нормативните изисквания. Капиталовите разходи са извършени до размера на поетите финансови задължения със сключените договори. Приложена е системата за двоен подпис при поемане на задължения, съгласно определения ред за поемане на задължения във Вътрешните правила за осъществяване на предварителен контрол. Осъществен е предварителен контрол за законосъобразност преди извършване на разходите от финансовия контрольор в съответствие с изискванията на ЗФУКПС.

Не са въведени вътрешни правила за организацията на бюджетния процес, в т.ч. ред по съставяне, приемане и изпълнение на бюджета, за извършване на корекции, както и комуникациите и отговорностите на лицата участващи в бюджетния процес. Отговорностите на служителите са определяни с конкретни заповеди на ректора.

Не са уредени с Вътрешни правила финансовите взаимоотношения между ПУ и факултетите, редът и начинът за използване и разпореждане със средствата по утвърдените бюджети на основните звена. Не са определени Правила за формиране на бюджета на основните звена и филиали.

Не са въведени вътрешни актове за определяне реда за приемане, регистрация и контрол на даренията от страната и чужбина.

Постъпвали са приходи от наеми по договори с приключил срок на действие, т. е. без договорни взаимоотношения. Не са начислявани лихви за просрочените задължения към момента на погасяването им.

Не са въведени контролни дейности по отношение отчитането на авансите за валута и утвърждаване на разходите. Допуснато е закъснение при отчитане на част от получените аванси във валута и представяне на докладите за извършената работа от командированите лица, което е в несъответствие с разпоредбите на НСКСЧ. Изплатени са дневни и квартирни пари на командировани служители в чужбина от едната в другата бюджетна година. Допуснато е да се изплатят разходи, които не са включени в командировъчната заповед.

Отчетените разходи за външни услуги са действително извършени и са документално обосновани. Разходите за външни услуги, чиито размери попадат в приложното поле за възлагане на обществени поръчки, са извършени след проведени процедури по НВМОП (отм.).

Допуснато е командировъчни разходи в страната по два проекта: „Оценка на екологичния риск при популация на дребни бозайници in situ чрез генетични биомаркери“ и „Социално благополучие, приобщаващо образование и социална интеграция- съвременни аспекти на качеството на образованието“ да не се отчетат в определения законов срок.

Управленските решения, при планиране на обществените поръчки са в съответствие с вътрешните правила.

Създадена е основа за управление на дейностите по възлагане на обществени поръчки на етапите оперативно планиране, организиране и контрол, но се допуска неприлагане на част от предвидените разпоредби, в резултат на което са допуснати пропуски и нарушения в процеса по възлагане на обществени поръчки. В обявлението на две от проверените обществени поръчки са посочени изисквания, които дават предимство или необосновано ограничават участието на лица в обществената поръчка. Допуснати са нарушения, свързани с поставяне на ограничителни условия спрямо участниците по отделните обособени позиции.

Въведените процедури в СФУК и Вътрешните правила за реда и организацията на възлагане на обществени поръчки и сключване на договори позволяват проследимост и идентифициране на отговорностите по иницииране, осъществяване и контрол на процеса по възлагане на обществени поръчки.

Не е изпращана информация за публикуване до „Официален вестник” на ЕС, когато стойностите на обществената поръчка са били над определените за това прагове. За сключените договори по отделните обособени позиции не е изпратена информация до „Официален вестник” на ЕС.

Не е изпратена информация до АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки за сключен договор в определения в закона седемдневен срок.

Изпълнението на договорите за възложени обществени поръчки е в съответствие с договорените условия и срокове. Не са спазени сроковете за изпращане на информация в АОП за приключило изпълнение на договор за обществена поръчка.

Координацията между служителите, отговорни за провеждане на обществените поръчки и изпълнение на договорите не гарантира осигуряване на своевременна и пълна информация.

Действията за възлагане на обществени поръчки по реда на чл. 2 от НВМОП (отм.) са в съответствие с приетите вътрешни правила и действащото законодателство.
3. Приети са Вътрешни правила за отдаване под наем на имоти държавна собственост, предоставени за стопанисване и управление на ПУ „Паисий Хилендарски“.

Спазени са изискванията на ЗДС за придобитите от ПУ имоти-държавна собственост.

Управленските решения и действия по управление на имоти–държавна собственост са в съответствие с действащото законодателство.

Взети са законосъобразни управленски решения при отдаването под наем на държавна собственост и при сключването и изпълнението на договорите за отдадените под наем части от държавни имоти. Не е създаден регистър на договорите за отдаване под наем. Съществуват договори за наем в които не е определено разходите за вода и електроенергия от кого ще се заплащат.

Отдадените под наем части от недвижими имоти са използвани в съответствие с тяхното предназначение и договорените условия и с изискванията на националното законодателство и вътрешните актове. Не са подновени договорните взаимоотношения с наематели на помещения. Съществуват наематели без договорни взаимоотношения, срокът на договора на които е изтекъл.

Изискванията на ЗДС и Вътрешните правила за отдаване под наем не са спазени и са сключени договори за отдаване под наем на част от имот – държавна собственост, без да е проведен публичен търг или публично оповестен конкурс за отдаване по наем на част от имота.