Тема първа


Тема трета. Начини на осъществяване на комуникациите – основни правила



страница2/11
Дата11.01.2018
Размер1.62 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Тема трета. Начини на осъществяване на комуникациите – основни правила


Три пътя водят към знанието: пътят на размишлението - това е най-благородният път, пътят на подражанието - това е най-лекият път, и пътят на опита - това е най-горчивият път”. (Конфуций)
СЪДЪРЖАНИЕ НА УЧЕБНАТА ТЕМА

1. Писмената комуникация като функция на всеки бизнес;

2. Изисквания при съставянето и оформянето на писменитe документи;

3. Стандартна страница;

4. Основни правописни правила - правопис и правописна култура;

5. Стил, съдържание и форма на писмените документи за бизнес кореспонденция.


ЦЕЛ: След изучаване на отделните теми в този раздел, студентите ще знаят как да се справят с множеството различни писмени задачи, които ще бъдат поставени пред тях – имейли, меморандуми, писма и др. Целта е да се формират у тях умения за реализиране на успешно писмено общуване в различни комуникативни ситуации и области като работа с клиенти и партньори, мениджмънт, медии, връзки с обществеността, като използват различни писмени документи и спазват структурни, съдържателни и стилистични стандарти при реализиране на писмена комуникация за печелене на доверие и изграждане на партньорства.
1. Писмената комуникация като функция на всеки бизнес

Организациите достигнат целите си чрез ефективен обмен на информация. Ако хората не умеят да обменят информация по между си, те не могат да работят съвместно, както и да формулират цели и съвместно да ги постигат. Комуникацията представлява сложен процес, който се състои от взаимосвързани етапи. Всеки етап е необходим, за да може мислите правилно да бъдат възприети от лицето към което са адресирани. Комуникацията е един вид свързващ процес, защото нито една дейност не може да се осъществява без обмен на информация. В основата на успеха на отделния човек или организация като цяло стоят ефективните комуникации. Обменът на информация е един от най-сложните процеси във всяка организация. Неефективните комуникации са един от основните източници за възникване на проблеми в организациите. Ефективно работещите ръководители са ефективни и в комуникациите – притежават умението устно и писмено да общуват, както и добре да разбират как средата оказва влияние на обмена на информация.

Комуникацията е основна функция на всеки бизнес. Независимо дали е писмена или устна, тя е проводникът, чрез който бизнесът говори на своите потребители. Една организация, която осъществява ясна, съдържателна и ефективна комуникация с клиенти, партньори, акционери и обществеността, има добри шансове да изгради отношения на доверие и може да разчита на сътрудничество.

Хората, които имат отлични постижения в изграждането и поддържането на взаимоотношения, използват спектър от умения и подкрепящи убеждения, за да го правят. Целта на комуникацията е един човек да промени по някакъв начин друг. Следователно, общуването постига целта си, когато се постига желаната реакция. За да постигнат това, хората трябва да общуват по различни канали. Един от начините е като осъществяват писмени отнощения чрез разменяне на определени писмени документи, т.е. кореспондирайки помежду си.

Етимологически думата „кореспонденция” означава „съотговаряне”, т.е. установяване на писмени връзки и отношения в обществото между институциите, в създаването и технологичното оформяне на документи, които улесняват техните преки и косвени взаимоотношения. При бизнес кореспонденцията изключителна роля имат езиковата компетентност и правописната култура, за да се създават документи с конкретно информационно съдържание.

Правно-юридическите и служебни отношения между институциите се осъществяват с различни по вид, характер и предназначение документи. Те са източници и материални носители на информация във време и на разстояние; основание или резултат за вземане на решения; източник за обобщения, справки, контрол и т.н. В дадени случаи документацията може да послужи за защита интересите на институцията или да съдържа сведения с историческа, правна или друга стойност.

За да отговори на динамиката в отношенията между деловите партньори по повод на възникнали правоотношения, за добрият ред и качествено оформяне на документите, за рационализиране труда на деловодните служби, е необходимо документите да се оформят в съответствие с изискванията, утвърдени в самата организация или приети международни стандарти.

При подготовката на конкретен документ се вземат предвид задължителните съставни части с определено местоположение за вписване на данни, наречени реквизити, като броят им е строго определен от държавните стандарти.

Класификацията на видовете документи може да се извърши по различни признаци, но най-общо те биват:


  • От общ характер - молби, жалби, служебни бележки, удостоверения, декларации, пълномощни;

  • Кадрови - заповеди за личния състав, характеристики, препоръки;

  • Справочно-информационни - писма, доклади, докладни записки, справки, протоколи;

  • Организационно-разпоредителни - устави, инструкции, правилници, постановления, решения, заповеди по основната дейност, указания.

Така направената класификация търпи промени, тя не е окончателна - появяват се нови документи, други изчезват или променят своя облик, придобиват ново значение. Издаването на документи зависи от степента на целесъобразност и полезност в конкретния случай. Желателно е това да става тогава, когато е нужно да остане “документална следа”. Полезни в това отношение са съветите на Паркинсони Рустомджи за мениджърите: “Колкото по-малко документи пишете, толкова повече време ще ви остане за истинска мениджърска работа да опознавате хората си, да им помагате и да ги водите2”.

Всяка институция трябва да издава документи в съответствие със съществуващите закони, приети от Народното събрание, постановленията, решенията и разпорежданията на Министерски съвет, указанията на висшестоящата организация, на която тя е подчинена.



2. Изисквания при съставянето и оформянето на писменитe документи. Стандартна страница


Създаването на документа включва два етапа: съставяне и оформяне. Съставянето е работен процес, при който се формира съдържателната част на документа, като се изисква правилно словесно оформяне на граматическата и синтактичната постройка, която не допуска различни тълкувания. Оформянето е кореспондентска дейност, при която на документа се дава точно определен вид, в съответствие с изискванията, каквито законодателството, вътрешният ред и организацията на работа са установили.

Стандартните формати на листа за съставяне на документи, които най-често се използват имат следните характеристики:

А4 - основен канцеларски формат (210х297 мм);

А5 - половин канцеларски формат (148х210 мм);

А3 - двоен канцеларски формат (297х420 мм);

А4Н, А4L - символът “Н” означава, че документът е разположен вертикално на листа, а символът “L” - хоризонтално (от френски език Н - haut- висок и L - long- дълъг).

Писмените материали и документи се разполагат на лицевата страна на листа (бланката) в границите на печатното поле - рамка, оформена от написания текст. Стандартната машинописна страница при формат А4 и междуредие 1,5 има следните параметри:


  • Горно поле (top) – 2,54 cм;

  • Ляво поле (left) – 3,17 cм;

  • Дясно поле (right) – 3,17 cм;

  • Долно поле (bottom) – 2,54 cм;

  • Header – 1,27 см;

  • Footer – 2,29 см;

  • Брой на редовете на една страница - 38 (40), а при положение “2” (double spase) за междуредов интервал - 30 реда.



3. Основни правописни правила - правопис и правописна култура


Умението да се говори просто и красиво е цяла наука”

К. Станиславски

Съобразеният с правописните правила текст се възприема леко и гладко. Доброто владеене на правописните правила се нарича правописна култура, която помага на образования човек през целия му живот. В съвременната правописна практика, свързана със съставянето и оформянето на писмената документация са се утвърдили като положителни следните принципни положения:

1. Препинателните знаци (точка, запетая, двоеточие, точка и запетая, удивителна, въпросителна, както и препинателните знаци в група) се пишат непосредствено след предшестващите ги думи, след тях задължително се дава интервал.



Дълъг и широк е Диарбекир; яки и високи са стените на неговото кале; тежки са и турските синджири.

2. Точка не се пише в края на заглавия и след съкращенията от метричната система - м (метър), км (километър), мм (милиметър), л (литър) и т.н.



На 5 км от морето се чуваше как вълните се разбиват в прибоя.

3. Знакът “тире” се употребява като разделителен и съединителен знак. В тези случай пред и след него не се дава интервал (научно-технически, по-добре и др.). Когато тирето се пише на мястото на пропуснати думи (предлози, съюзи, глаголи, които са веднъж употребени или се подразбират), при пряка реч, преди и след него се дава интервал, например:



За него - Живота - направил бих всичко.

- Варваро! - извика той. - Защо се отказа да набереш цветя?

4. Между скобите (кавичките) и ограденият от тях текст не се поставя интервал.

Скобите означават, че заключеният между тях текст има допълнителен, страничен характер. Във всички случаи пояснението, заградено със скоби, стои непосредствено след поясняваната дума. Ето примери:

Вентилаторът усилва (при движение на автомобила) или създава (при неподвижен автомобил) въздушна струя, която охлажда радиатора”.

Кавичките вътре в изречението се пишат, когато то включва цитат или думи, които са имена на институти, организации, дружества и др.п., думи с преносно значение, като:

Без богат жизнен опит, при който “на мислите да е широко, а на думите - тясно”, неминуемо ще се изпадне в схематизъм.

В “Иде ли?” се чувствува една сложна противоречива действителност.

5. Числата, съдържащи пет и повече цифри се отделят с интервал пред всяка група от три цифри, с изключение на случаите, когато означават съответен номер. Запетаята се употребява за отделяне на дробната част от цялото, без да се дава интервал между тях, например:

50 000; 5 000 000; № 4500; 52,5; 78,39.

6. Знаците за параграф, процент и промил се отделят от числото с интервал:

48 %, 76 %, & 5.

7. В парични и други документи, сумите се пишат цифром и в скоби - словом:



Сумата от 52 000 (Петдесет и две хиляди) лева внесете по банковата ни сметка в “УниКредит Булбанк” АД.

8. В текст числата от едно до десет, ако не са съпроводени с определена мярка, се пишат само с думи. По същия начин се постъпва и когато цифрата по смисъла на фразата не представлява точно число. Съкращенията от метричната система се изписват, ако не се предшестват от числа:



Помисли пет пъти, преди да вземеш решение.

Нима за тия стотина години ни един изследвач не е бил съблазнен от въпроса: кой е Димитър Общи?

На няколко метра от пристанището плуваха лебеди и с охота приемаха храна от хората.

9. При писане на дати може да се подходи по един от следните начини:



  • денят - винаги с арабски числа (пред числата от едно до девет се поставят нули);

  • месецът - с римски и арабски числа или с думи (когато датата е непълна - без деня или годината);

  • столетието - с арабски числа.

12.03.2003 г., 05.I.2003 г.; 05 март 2003 г.; м. март 2003 година; 05 януари т.г.;

    1. Арабските и римски цифри се употребяват за означаване на съответна номерация, както и за точки от дневен ред на събрания, пленуми, заседания, конгреси. След цифрата се поставя точка или скоба и се отделят от следващата дума с интервал. Рубрикираните изрази (номерирани или по друг начин индексирани думи, словосъчетания, изречения, а и цели пасажи, изведени на нов ред) започват с главна или малка буква. Преобладаваща е практиката след индекс, отделен със скоба, да се пише малка буква, а след индекс, отделен с точка - главна буква. Например:

За да бъде правилно и пълно развита темата, в съчинението трябва да намери отговор следният основен въпрос:

Кои са изискванията на редактирането:

а) съчинението да бъде издържано по стил;

б) да се постигне точност и яснота;

в) да не се променя съдържанието на изразената мисъл.

    1. Когато трябва да се изпише поредно числително, придружено от съединителна чертица, за да се изпише определителен член или последната буква от поредното числително, между числото, съединителната чертица и следващите го букви не се поставя интервал: (2-ро, 3-то, 8-мо и т.н.). Членуват се само арабски цифри, (І, ІІ, ІІІ).

12. При преминаване от един ред на друг не се разделят:

  • инициални съкращения;

  • арабски и римски числа от думата, към която се отнасят;

  • числа, колкото и големи да са те;

  • съкратени думи от собствени имена, към които се отнасят.

13. При изброяване след всяка позиция се поставя точка и запетая (;), след последната - точка, с което показваме, че изброяването е привършило (точка 12).

14. Всички наименования на документи, когато се състоят от една дума, при писане се разреждат през интервал, като:

М О Л Б А, О Ф Е Р Т А, Д О Г О В О Р, З А П О В Е Д, но

ЗАПИС НА ЗАПОВЕД, СЛУЖЕБНА БЕЛЕЖКА, ДОГОВОР ЗА НАЕМ и др.

15. Заглавията на текст или на части от текст започват с главна буква, а когато се цитират вътре в текста, се обграждат и в кавички. Те могат да се състоят и от два отделни израза, между които стои точка и главна буква или един от съюзите тоест, сиреч, или и др.п.

Алеко Константинов. Личност и дело

Делово общуване или Правилата на деловия разговор

Препинателните знаци, или препиналците, както ги нарича акад. А. Т. Балан, са част от писмената система на даден език. Те осигуряват бързо, безпрепятствено и точно възприемане на вложеното в даден текст - не само мисълта, но и отношението, което я съпровожда, целта на изказването. В това се състои и значението им. Изпускането или преместването на съответен препинателен знак може да затрудни читателя при възприемане на написаното, да доведе до двусмислие или промяна на съдържанието на текста.
4. Стил, съдържание и форма на писмените документи за бизнес кореспонденция

Съставителят на документа трябва да е наясно с редица принципни положения, които трябва добре да познава и да спазва. Принципите, върху които се основава доброто писанe, са:



  1. Наличие на ясна цел - писането за нуждите на бизнеса може да служи за много цели. Преди да се напише даден материал или да се оформи даден документ, пишещият трябва да е наясно с целта, заради която ще комуникира и която се стреми да постигне;

  2. Съсредоточеност върху аудиторията - – комуникацията – в която и да е нейна форма – не ще свърши своята работа, ако не бъдат обмислени и съобразени потребностите, отношенията и информационните предпочитания на набелязаната аудитория. При осъществяване на писмени комуникации е необходимо да се държи сметка за тези характеристики на аудиторията, тогава отправеното послание ще има по-силно въздействие;

  3. Ясно изразяване на ключовото послание - винаги трябва да се мисли за посланието, което аудиторията трябва да отнесе със себе си. То трябва да бъде ясно и конкретно. При повечето форми на писане за целите на бизнеса това означава едно или две изречения за логически завършек – отправяне на пожелания за успех в бизнеса, поздравления за реализирани намерения или за ползотворно сътрудничество;

  4. Съблюдаване икономията на думи – всяка дума би трябва да има свое мястото, за да отразява логическа мисъл. Излишните думи затрудняват четящият и променят смисъла на онова, които е трябвало да се каже;

  5. Придържане към темата – при презентации и оформяне на писмени материали е желателно пишещият да се придържа към основната тема и да не се засягат други странични въпроси. Прехвърлянето към други теми носи риска да се прекъсне връзката, остана у четящият чувството за неудовлетвореност и неразбиране на посланието;

  6. Употреба на прости изречения – изреченията са основните градивни елементи, желателно е те да бъдат къси и неусложнени. По този начин и мисълта ще бъде гладка и написаното разбираемо;

  7. Обмисляне стратегията на изложението – стратегията на изложението засяга авторството, времевата съобразеност и формата на предаване. Пишещият трябва да е наясно и за другите възможности за комуникация – по телефона, презентация пред аудитория или делова среща. Трябва да се имат предвид и компетенциите на пишещият – неговите способности, умения и мотивация.

Освен изброените по-горе принципи, в практиката при оформяне на официални документи са се наложили седем принципа за бизнес комуникации, т.нар. “седем С-та”:

Фиг. 1. „Седемте С-та” за бизнес комуникации




  • Пълнота (completeness) – правете вашите съобщения пълни, като отговаряте на всички поставени въпроси; добавете нещо, ако е необходимо; дайте отговор на въпросите: кой, какво, къде, кога, защо и други;

  • Краткост (conciseness) – отстранете многословните изрази; излагайте важните моменти тактично и кратко; не включвайте информация, която е известна на получателя; кратките изявления подчертават важните моменти и спестяват скъпоценно време на участниците в деловите отношения;

  • Уважение (consideration) – употребявайте “Вие”, вместо “аз” и “ние”; показвайте изгодата за получателя; бъдете честни и етични; спазвайте златното правило: “Честността не е просто най-добрата политика. Тя е единствената политика.”

  • Конкретност (concreteness) – правете действени изявления; избирайте изразителни думи, добре подбрани прилагателни и наречия; избягвайте дългите словоизлияния, бъдете конкретни;

  • Яснота (clarity) – използвайте познати и общоизвестни думи и изрази; използвайте илюстрации и други нагледни средства, ако това е необходимо; някои важни неща могат да бъдат отличени с друг шрифт, цвят, или по друг начин, така че да се даде по-голяма яснота и нагледност на писмените материали;

  • Учтивост (courtesy) – избягвайте изрази, които дразнят, унижават или нараняват; бъдете добронамерени, не използвайте съмнителен хумор; при възникнали недоразумения, отговаряйте по възможност веднага;

  • Коректност (correctness) – обърнете внимание на две допускани слабости в писмените материали – неправилният правопис и небрежните пропуски; при писане на чужд език, ползвайте услугите на опитни и квалифицирани кореспонденти; бъдете коректни във взаимоотношенията си, това ще ви направи търсени и желани партньори.

Тези седем принципа са по отношение на стила, съдържанието и формата на документа:

  • Стилът на документа се характеризира с точност, яснота, коректност и последователност. Изразните средства са в съответствие с нормативните разпоредби, без да се употребяват диалектизми, жаргон, синоними, т.е. стилът е официално-делови. За него е характерен подходящият, вежлив тон, при спазване на определен словоред: подлогът стои пред сказуемото, след него идват допълненията и обстоятелствата, които изясняват съдържанието на сказуемото; определението стои пред определяемата дума; вметнати думи, ако са необходими, се поставят в началото на изречението.

  • Формата на документа се определя от начина на оформяне и изпращане – вида и мястото за вписване на данни, изпраща се в плик за писма или по електронен път.

  • Съдържанието на документа е най-важната и съществена част от кореспондентската работа. Текстът е определено аргументиран, освободен от дълги предисловия и повторения, краткостта на изложението се постига със замяната на сложните изречения с прости. Глаголното време е сегашно, първо лице, множествено число (ние). Съставителят на документа преценява целесъобразността на употреба на учтиви изрази, които по своя преценка пише след съдържателната част, например: “Разчитаме на Вашата лоялност”, “Приемете нашите пожелания за успех в бизнеса”, “На Вас и организацията желаем успехи в благородните начинания” и др.п. При оформяне на съдържанието е необходимо да се спазват следните взаимозависими, свързани помежду си логически елементи:

    • въведение - съдържа повода за написване на документа, позовава се на законоположения или разпореждания, допълва изпратени вече документи;

    • изложение - най-съществената част на документа, засяга главния въпрос, по който се пише. Кратко, ясно и убедително да се предаде целта на документа; мисълта да е ясна, да не се претрупва съдържанието с излишни думи на учтивост; да има логическа последователност; вежлив и спокоен тон, без обидни фрази, претенциите да бъдат поставени аргументирано; отглаголните съществителни имена се заменят със самите глаголни форми (например: “да се осигури съгласуването на . . .”, се пише “да се съгласува с . . .”); да се избягва употребата на чуждици, които имат еквивалент в родния език;

    • заключение - логически завършек на съдържанието. Желателно е да се съдържат изрази, които приканват към вземане на решение, припомнят поети задължения, изказват съжаление за допуснати пропуски, отправят се пожелания за бъдещи успехи. Обикновено заключението е израз на учтивост. В определени случаи то може да бъде заменено само с поставяне на приветствен израз (преди подписите) - “С поздрав”, “С уважение към Вас” и печат. Формата на документа е външна и вътрешна, тя дава облика и допринася за изрядната му външност, като включва: избор на шрифт, номер на документа, дата на изпращане или получаване, подписи, инициали и печат.

Основните понятия, терминология и начини на съставяне на отделните документи са определени от БДС, а ЕДСД регламентира последователността по съставянето и оформянето на документите, посочва кои подлежат и кои не на задължителна регистрация.

Съобразеният с правописните правила текст се възприема леко и гладко. За да има добра обща култура е необходимо да се владеят добре изразните средства и правилата на родния език, да има добра писмена и правописна култура. Гьоте е казал: “Всички наистина умни идеи са измисляни хиляди пъти досега. Но за да ги възприемем, трябва първо самите ние да ги обмислим многократно и пълно, докато не станат част от собствения ни опит”.

За проверка на граматическата коректност на документи на български език задължително е изискването да се прави проверка за наличие на правописни и стилистични грешки (речници и Мрежата).
РЕЗЮМЕ ТА ТЕМАТА

В деловите отношения между институциите, както и между отделните участници в тях - хората, се осъществяват многообразни връзки и контакти, които се проявяват чрез различни форми и начини на общуване. Съвкупността от взаимоотношенията и поведението на участниците в деловия живот най-общо наричаме бизнес комуникации (делово общуване). Деловото общуване е процес на предаване и приемане на съобщения или информация. Институциите функционират ефективно, когато имат ефективни бизнес контакти (устни и писмени), когато се постига желаната реакция или отговор.



Принципите, върху които се основава доброто писане, са:

  • Наличие на ясна цел;

  • Съсредоточеност върху аудиторията;

  • Ясно изразяване на ключовото послание;

  • Придържане към темата;

  • Употреба на прости изречения;

  • Обмисляне стратегията на изложението.

При съставянето и оформянето на писмените документи се спазват определени изисквания по отношение на стила, съдържанието, формата и правописа. Темата е с теоретико-практическа насоченост. След преминаването на курса по «Писмени комуникации» студентът трябва да знае: основните закономерности, норми и правила, които се прилагат в писмената комуникацията, уместно и ефективно да прилага правописни принципи, похвати, изисквания, да анализира и подготвя различни документи за бизнес общуване.
КЛЮЧОВИ ДУМИ И ТЕЗИСИ:

  • Писмена комуникация;

  • Послание;

  • Правописни правила;

  • Стратегия на изложението.


ДОПЪЛНИТЕЛНА ЛИТЕРАТУРА

    1. Андрейчин, Л. Езикови тревоги. С., 1973

    2. Кондуркова, Ан. Деловият език, С., 2001

    3. Манолова, Л. Съвременна езикова култура. С., 2002

    4. Саркисян, А. и Лалка Борисова. Бизнес кореспонденция със съвременни информационни технологии, Свищов, 2005

КОНТРОЛНИ ВЪПРОСИ ПО ТЕМАТА

        1. Може ли да се каже, че ефективната комуникацията е условие за изграждане на доверие и сътрудничество и за израстване в кариерата?

        2. Кои са принципните положения, утвърдили се в съвременната правописна практика, при оформяне на писмени материали?

        3. Доброто писане се основава на няколко принципа. Кои са те?

ДОПЪЛНИТЕЛНИ ВЪПРОСИ ПО ТЕМАТА

      1. Съставителят на писмените материали трябва да е наясно с редица принципни положения, които трябва да познава и да спазва. Кои са „седемте C-tа” на бизнес комуникациите?

      2. Какво е значението на препинателните знаци според А. Т. Балан, неспазването им променя ли съдържанието на текста и може ли да доведе до двусмислие? Дайте пример.

      3. Важни ли са според вас писмените комуникации за изграждане на коректни отношения и честно партньорство? Какво мислите за израза ”Честността не е просто най-добрата политика. Тя е единствената политика”.


Тема четвърта. Оформяне на писмения материал във вид на чернова
СЪДЪРЖАНИЕ НА УЧЕБНАТА ТЕМА

  1. Структуриране на идейните послания;

  2. Оформяне на отделните абзаци;

  3. Логическа обвързаност на темите;

  4. Дизайнерски решения при оформяне на текста.

ЦЕЛ: След запознаване с темите студентите ще могат да оформят писмените си материали, съгласно набелязаната цел.
1. Структуриране
на идейните послания

Откъде би следвало да се започне при оформяне на текст? Като начало може да се започне оттам, откъдето пишещият се чувства най-уверен. Схематичното построяване на структурата на писмения материал може да изглежда така:

І. Въведение;

ІІ. Нахвърляне на текста;

А. Преимушества;

Б. Как да се започне?;

ІІІ. Обръщане внимание на структурата;

А. Увод;


Б. Изложение;

В. Заключение;

ІV. Използване елементи на дизайна;

А. Заглавия, подзаглавия, шрифтове;

Б. Графично изображение и илюстрации;

В. Оформяне на отделните абзаци.

Вторият съвет е по отношение на добрата абзацова конструкция с която се поддържа един минимум от теми, като всеки абзац би следвало да съдържа три елемента: повдигане на въпрос, позиция (гледна точка) и подходящо разискване (анализ). Най-напред идва повдигането на въпроса. То представлява съждение – състоящо се от няколко изречения, относно онова, за което се отнася абзацът като цяло. Следва позицията, основен коментар на пишещия. Накрая се добавят няколко изречения под формата на дискусия, която допълнително да подсили с аргументи или защити позицията на пишещия. Например:

Повдигане на въпроса: Поради закъснение в отговора на писмото на наши контратенти претърпяхме загуба от 20 хиляди лева, която сума не може да бъде изплатена по наша вина.

Позиция: Това е загуба, която сериозно ще се отрази на бюджета ни, но това може да бъде поправено, ако успеем да установим въведем строг контрол по изпълнение на задълженията.

Дискусия: Помолих директора на отдел “Човешки ресурси” Т. Попов да сформира целеви екип, който да се занимае с обучението и мотивацията на служителите.Установените резултати екипът ще докладва на ръководството в края на всеки месец.

Форматът “повдигане на въпроса-позиция-дискусия” не е единствен подход за ефективно изграждане на абзаци. Друг подход е като се започне всеки абзац с обща постановка по отношение на това съждение чрез следващите изречения в абзаца. Ето един пример, в който общото съждение е дадено в курсив:

Вследствие на всеотдайността на колектива финансовите резултати са отлични, организацията завоюва пазарен дял 16 %. Първо, това се дължи на рекламната кампания и най-вече на екипа на отдел „Маркетинг и продажби”. Второ, качеството на нашите продукти е гаранция за растящият пазарен дял”.
2. Логическа обвързаност на темите

Един от най-сериозните проблеми, пред който биват изправени много от пишещите, е създаването на ефективни преходи между изреченията в рамките на абзаците и между самите абзаци. Без такива преходи читателите биха се затруднили да установят връзката между идеите и развитието на който и да било аргумент. Самата писмена работа става накъсана и нелогична. За гладкото преминаване и връзка между абзаците може да се използват преходни изречения или отделни словосъчетания, като например показаните в примера и таблицата след него:

Да, ние разполагаме с добър екип. От друга страна, разполагаме и с множество други възможности за успех.
Таблица 1. Свързващи изрази в изречение


В следствие на…

Въпреки това…

Нещо повече…

Дотогава…

Може да се каже…

От друга страна…



Подобно на…

В резултата на…

Междувременно…

Като добавка…

Например…

В крайна сметка…




3. Дизайнерски решения при оформяне на текста

Накрая, за да се избегне претрупването в писмената работа, се използват елементите на дизайна – заглавия, подзаглавия, къси пасажи с текст и графики за онагледяване. Дори белите полета могат да се използват като елементи на дизайна. При подходящата им употреба те правят писмения документ привлекателен за четящия, помагат за по-бърз прочит и подобряват читателското възприемане. Ако се използват заглавия и подзаглавия, те трябва да бъдат поставени на подходящите им места, на средата на страницата. За целта се използват главни букви, различни шрифтове, нови редове.

Дългите пасажи също са неподходящи за читателите и трудни за бърз преглед. Експертът по писане Мери Мънтър препоръчва средната дължина на един абзац да не надвишава двеста думи или пет изречения. Раздробяването на дългите пасажи може да стане с подходяща номерация (цифри, символи, букви) чрез рубрикиране на изразите.

Началният и последният абзац заемат особено важно място във всеки писмен материал. Сентенциите, които доказват това, са следните: "Първите впечатления траят дълго" и "Най-добре помним прочетеното накрая". Не съществува някакво общо правило за използване на елементи на дизайна. Да не се прекалява с употребата им, защото ефектът може да бъде обратен. Всеки случай е различен сам по себе си и пишещият може да реши как да оформи материала си. Ако има затруднения и колебания, използвайте графична схема, изработена от професионалист или готови писмени образци. В случая вашият добър помощник е Мрежата !


РЕЗЮМЕ НА ТЕМАТА

Този раздел обяснява как да бъде създаден по един добър начин първият чернови материал. Той разглежда преимуществата на това, да се подготви правилно черновата, преди да се пристъпи към редактиране на текста. Когато се използва програмата Word for Windows е желателно да се използват функциите Copy, Cut i Paste, за копиране и прехвърляне на текстове върху нова страница за по-нататъшното им редактиране и подреждане. Акцентът пада върху следните моменти, които пишещият трябва да има предвид, когато разработва първата си чернова: 



  • Структуриране на идейните послания;

  • Оформяне на отделните абзаци;

  • Логическа обвързаност на темите;

  • Дизайнерски решения при оформяне на текста;

  • Електронен мениджмънт.


КЛЮЧОВИ ДУМИ И ТЕЗИСИ:

  • Записване на идеите;

  • Градене на абзаците;

  • Създаване на преходи;

  • Елементи на дизайна;

  • Електронен мениджмънт.


ДОПЪЛНИТЕЛНА ЛИТЕРАТУРА

1. Ekman, P. Tiliing Lies: Clues to Deseit in the Marketplace, politiks, and Marriage. New York: W. W. Norton, 1992

2. Кондуркова, Ан. Деловият език, С., 2001

3. Манолова, Л. Съвременна езикова култура. С., 2002



КОНТРОЛНИ ВЪПРОСИ ПО ТЕМАТА

1. Какви са преимуществата на черновата при оформяне на писмения проект?

2. Абзаците са основните строителни елементи на писаната проза. Какви изисквания трябва да се спазват при тяхното изграждане?

3. Как се осигурява логическата връзка между отделните абзаци?

4. Каква е ролята на елементите на дизайна?
ДОПЪЛНИТЕЛНИ ВЪПРОСИ ПО ТЕМАТА

1. Какво трябва да знаете, за да нахвърляте първата чернова, на какво трябва да обърнете внимание?

2. Какво мислите за израза: „Важно е не толкова какво ще кажеш, колкото начинът, по който ще го кажеш”?

3. Как бихте структурирали черновата си на тема: „Писмените комуникации – условие за ефективни бизнес отношения”. Какви дизайнерски решения ще използвате при оформяне на текста?



Знаете ли, че:

Тук сме дела да вършим.

И чрез делата си да учим,

и чрез наученото да знаем,

и чрез знанието чудото да видим,

и чрез чудото мъдрост да постигнем,

и чрез мъдростта простотата да открием,

и чрез простотата с проникновение да се сдобием,

и чрез проникновението

да прозрем какви да са делата ни...

Сказания на юдейските мъдреци

Каталог: files -> files
files -> Р е п у б л и к а б ъ л г а р и я
files -> Дебелината на армираната изравнителна циментова замазка /позиция 3/ е 4 см
files -> „Европейско законодателство и практики в помощ на добри управленски решения, която се състоя на 24 септември 2009 г в София
files -> В сила oт 16. 03. 2011 Разяснение на нап здравни Вноски при Неплатен Отпуск ззо
files -> В сила oт 23. 05. 2008 Указание нои прилагане на ксо и нпос ксо
files -> 1. По пътя към паметник „1300 години България
files -> Георги Димитров – Kreston BulMar
files -> В сила oт 13. 05. 2005 Писмо мтсп обезщетение Неизползван Отпуск кт


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2019
отнасят до администрацията

    Начална страница