Тема трета. Начини на осъществяване на комуникациите – основни правила

3. Основни правописни правила - правопис и правописна култура

К. Станиславски

Съобразеният с правописните правила текст се възприема леко и гладко. Доброто владеене на правописните правила се нарича правописна култура, която помага на образования човек през целия му живот. В съвременната правописна практика, свързана със съставянето и оформянето на писмената документация са се утвърдили като положителни следните принципни положения:

1. Препинателните знаци (точка, запетая, двоеточие, точка и запетая, удивителна, въпросителна, както и препинателните знаци в група) се пишат непосредствено след предшестващите ги думи, след тях задължително се дава интервал.

2. Точка не се пише в края на заглавия и след съкращенията от метричната система - м (метър), км (километър), мм (милиметър), л (литър) и т.н.

3. Знакът “тире” се употребява като разделителен и съединителен знак. В тези случай пред и след него не се дава интервал (научно-технически, по-добре и др.). Когато тирето се пише на мястото на пропуснати думи (предлози, съюзи, глаголи, които са веднъж употребени или се подразбират), при пряка реч, преди и след него се дава интервал, например:

4. Между скобите (кавичките) и ограденият от тях текст не се поставя интервал.

Скобите означават, че заключеният между тях текст има допълнителен, страничен характер. Във всички случаи пояснението, заградено със скоби, стои непосредствено след поясняваната дума. Ето примери:

”Вентилаторът усилва (при движение на автомобила) или създава (при неподвижен автомобил) въздушна струя, която охлажда радиатора”.

Кавичките вътре в изречението се пишат, когато то включва цитат или думи, които са имена на институти, организации, дружества и др.п., думи с преносно значение, като:

Без богат жизнен опит, при който “на мислите да е широко, а на думите - тясно”, неминуемо ще се изпадне в схематизъм.

В “Иде ли?” се чувствува една сложна противоречива действителност.

5. Числата, съдържащи пет и повече цифри се отделят с интервал пред всяка група от три цифри, с изключение на случаите, когато означават съответен номер. Запетаята се употребява за отделяне на дробната част от цялото, без да се дава интервал между тях, например:

50 000; 5 000 000; № 4500; 52,5; 78,39.

6. Знаците за параграф, процент и промил се отделят от числото с интервал:

48 %, 76 %, & 5.

7. В парични и други документи, сумите се пишат цифром и в скоби - словом:

8. В текст числата от едно до десет, ако не са съпроводени с определена мярка, се пишат само с думи. По същия начин се постъпва и когато цифрата по смисъла на фразата не представлява точно число. Съкращенията от метричната система се изписват, ако не се предшестват от числа:

9. При писане на дати може да се подходи по един от следните начини:

• 
  денят - винаги с арабски числа (пред числата от едно до девет се поставят нули);
  
• 
  месецът - с римски и арабски числа или с думи (когато датата е непълна - без деня или годината);
  
• 
  столетието - с арабски числа.
  

10. 
    Арабските и римски цифри се употребяват за означаване на съответна номерация, както и за точки от дневен ред на събрания, пленуми, заседания, конгреси. След цифрата се поставя точка или скоба и се отделят от следващата дума с интервал. Рубрикираните изрази (номерирани или по друг начин индексирани думи, словосъчетания, изречения, а и цели пасажи, изведени на нов ред) започват с главна или малка буква. Преобладаваща е практиката след индекс, отделен със скоба, да се пише малка буква, а след индекс, отделен с точка - главна буква. Например:
    

10. 
    Когато трябва да се изпише поредно числително, придружено от съединителна чертица, за да се изпише определителен член или последната буква от поредното числително, между числото, съединителната чертица и следващите го букви не се поставя интервал: (2-ро, 3-то, 8-мо и т.н.). Членуват се само арабски цифри, (І, ІІ, ІІІ).
    

• 
  инициални съкращения;
  
• 
  арабски и римски числа от думата, към която се отнасят;
  
• 
  числа, колкото и големи да са те;
  
• 
  съкратени думи от собствени имена, към които се отнасят.
  

Съставителят на документа трябва да е наясно с редица принципни положения, които трябва добре да познава и да спазва. Принципите, върху които се основава доброто писанe, са:

1. 
   Наличие на ясна цел - писането за нуждите на бизнеса може да служи за много цели. Преди да се напише даден материал или да се оформи даден документ, пишещият трябва да е наясно с целта, заради която ще комуникира и която се стреми да постигне;
   
2. 
   Съсредоточеност върху аудиторията - – комуникацията – в която и да е нейна форма – не ще свърши своята работа, ако не бъдат обмислени и съобразени потребностите, отношенията и информационните предпочитания на набелязаната аудитория. При осъществяване на писмени комуникации е необходимо да се държи сметка за тези характеристики на аудиторията, тогава отправеното послание ще има по-силно въздействие;
   
3. 
   Ясно изразяване на ключовото послание - винаги трябва да се мисли за посланието, което аудиторията трябва да отнесе със себе си. То трябва да бъде ясно и конкретно. При повечето форми на писане за целите на бизнеса това означава едно или две изречения за логически завършек – отправяне на пожелания за успех в бизнеса, поздравления за реализирани намерения или за ползотворно сътрудничество;
   
4. 
   Съблюдаване икономията на думи – всяка дума би трябва да има свое мястото, за да отразява логическа мисъл. Излишните думи затрудняват четящият и променят смисъла на онова, които е трябвало да се каже;
   
5. 
   Придържане към темата – при презентации и оформяне на писмени материали е желателно пишещият да се придържа към основната тема и да не се засягат други странични въпроси. Прехвърлянето към други теми носи риска да се прекъсне връзката, остана у четящият чувството за неудовлетвореност и неразбиране на посланието;
   
6. 
   Употреба на прости изречения – изреченията са основните градивни елементи, желателно е те да бъдат къси и неусложнени. По този начин и мисълта ще бъде гладка и написаното разбираемо;
   
7. 
   Обмисляне стратегията на изложението – стратегията на изложението засяга авторството, времевата съобразеност и формата на предаване. Пишещият трябва да е наясно и за другите възможности за комуникация – по телефона, презентация пред аудитория или делова среща. Трябва да се имат предвид и компетенциите на пишещият – неговите способности, умения и мотивация.
   

Фиг. 1. „Седемте С-та” за бизнес комуникации

• 
  Пълнота (completeness) – правете вашите съобщения пълни, като отговаряте на всички поставени въпроси; добавете нещо, ако е необходимо; дайте отговор на въпросите: кой, какво, къде, кога, защо и други;
  
• 
  Краткост (conciseness) – отстранете многословните изрази; излагайте важните моменти тактично и кратко; не включвайте информация, която е известна на получателя; кратките изявления подчертават важните моменти и спестяват скъпоценно време на участниците в деловите отношения;
  
• 
  Уважение (consideration) – употребявайте “Вие”, вместо “аз” и “ние”; показвайте изгодата за получателя; бъдете честни и етични; спазвайте златното правило: “Честността не е просто най-добрата политика. Тя е единствената политика.”
  
• 
  Конкретност (concreteness) – правете действени изявления; избирайте изразителни думи, добре подбрани прилагателни и наречия; избягвайте дългите словоизлияния, бъдете конкретни;
  
• 
  Яснота (clarity) – използвайте познати и общоизвестни думи и изрази; използвайте илюстрации и други нагледни средства, ако това е необходимо; някои важни неща могат да бъдат отличени с друг шрифт, цвят, или по друг начин, така че да се даде по-голяма яснота и нагледност на писмените материали;
  
• 
  Учтивост (courtesy) – избягвайте изрази, които дразнят, унижават или нараняват; бъдете добронамерени, не използвайте съмнителен хумор; при възникнали недоразумения, отговаряйте по възможност веднага;
  
• 
  Коректност (correctness) – обърнете внимание на две допускани слабости в писмените материали – неправилният правопис и небрежните пропуски; при писане на чужд език, ползвайте услугите на опитни и квалифицирани кореспонденти; бъдете коректни във взаимоотношенията си, това ще ви направи търсени и желани партньори.
  

• 
  Стилът на документа се характеризира с точност, яснота, коректност и последователност. Изразните средства са в съответствие с нормативните разпоредби, без да се употребяват диалектизми, жаргон, синоними, т.е. стилът е официално-делови. За него е характерен подходящият, вежлив тон, при спазване на определен словоред: подлогът стои пред сказуемото, след него идват допълненията и обстоятелствата, които изясняват съдържанието на сказуемото; определението стои пред определяемата дума; вметнати думи, ако са необходими, се поставят в началото на изречението.
  
• 
  Формата на документа се определя от начина на оформяне и изпращане – вида и мястото за вписване на данни, изпраща се в плик за писма или по електронен път.
  
• 
  Съдържанието на документа е най-важната и съществена част от кореспондентската работа. Текстът е определено аргументиран, освободен от дълги предисловия и повторения, краткостта на изложението се постига със замяната на сложните изречения с прости. Глаголното време е сегашно, първо лице, множествено число (ние). Съставителят на документа преценява целесъобразността на употреба на учтиви изрази, които по своя преценка пише след съдържателната част, например: “Разчитаме на Вашата лоялност”, “Приемете нашите пожелания за успех в бизнеса”, “На Вас и организацията желаем успехи в благородните начинания” и др.п. При оформяне на съдържанието е необходимо да се спазват следните взаимозависими, свързани помежду си логически елементи:
  
  • 
    въведение - съдържа повода за написване на документа, позовава се на законоположения или разпореждания, допълва изпратени вече документи;
    
  • 
    изложение - най-съществената част на документа, засяга главния въпрос, по който се пише. Кратко, ясно и убедително да се предаде целта на документа; мисълта да е ясна, да не се претрупва съдържанието с излишни думи на учтивост; да има логическа последователност; вежлив и спокоен тон, без обидни фрази, претенциите да бъдат поставени аргументирано; отглаголните съществителни имена се заменят със самите глаголни форми (например: “да се осигури съгласуването на . . .”, се пише “да се съгласува с . . .”); да се избягва употребата на чуждици, които имат еквивалент в родния език;
    
  • 
    заключение - логически завършек на съдържанието. Желателно е да се съдържат изрази, които приканват към вземане на решение, припомнят поети задължения, изказват съжаление за допуснати пропуски, отправят се пожелания за бъдещи успехи. Обикновено заключението е израз на учтивост. В определени случаи то може да бъде заменено само с поставяне на приветствен израз (преди подписите) - “С поздрав”, “С уважение към Вас” и печат. Формата на документа е външна и вътрешна, тя дава облика и допринася за изрядната му външност, като включва: избор на шрифт, номер на документа, дата на изпращане или получаване, подписи, инициали и печат.
    

Съобразеният с правописните правила текст се възприема леко и гладко. За да има добра обща култура е необходимо да се владеят добре изразните средства и правилата на родния език, да има добра писмена и правописна култура. Гьоте е казал: “Всички наистина умни идеи са измисляни хиляди пъти досега. Но за да ги възприемем, трябва първо самите ние да ги обмислим многократно и пълно, докато не станат част от собствения ни опит”.

За проверка на граматическата коректност на документи на български език задължително е изискването да се прави проверка за наличие на правописни и стилистични грешки (речници и Мрежата).
РЕЗЮМЕ ТА ТЕМАТА

В деловите отношения между институциите, както и между отделните участници в тях - хората, се осъществяват многообразни връзки и контакти, които се проявяват чрез различни форми и начини на общуване. Съвкупността от взаимоотношенията и поведението на участниците в деловия живот най-общо наричаме бизнес комуникации (делово общуване). Деловото общуване е процес на предаване и приемане на съобщения или информация. Институциите функционират ефективно, когато имат ефективни бизнес контакти (устни и писмени), когато се постига желаната реакция или отговор.

• 
  Наличие на ясна цел;
  

• 
  Съсредоточеност върху аудиторията;
  
• 
  Ясно изразяване на ключовото послание;
  
• 
  Придържане към темата;
  

• 
  Употреба на прости изречения;
  
• 
  Обмисляне стратегията на изложението.
  

• 
  Писмена комуникация;
  
• 
  Послание;
  
• 
  Правописни правила;
  
• 
  Стратегия на изложението.
  

1. 
   Андрейчин, Л. Езикови тревоги. С., 1973
   
2. 
   Кондуркова, Ан. Деловият език, С., 2001
   
3. 
   Манолова, Л. Съвременна езикова култура. С., 2002
   
4. 
   Саркисян, А. и Лалка Борисова. Бизнес кореспонденция със съвременни информационни технологии, Свищов, 2005
   

6. 
   Може ли да се каже, че ефективната комуникацията е условие за изграждане на доверие и сътрудничество и за израстване в кариерата?
   
7. 
   Кои са принципните положения, утвърдили се в съвременната правописна практика, при оформяне на писмени материали?
   
8. 
   Доброто писане се основава на няколко принципа. Кои са те?
   

1. 
   Съставителят на писмените материали трябва да е наясно с редица принципни положения, които трябва да познава и да спазва. Кои са „седемте C-tа” на бизнес комуникациите?
   
2. 
   Какво е значението на препинателните знаци според А. Т. Балан, неспазването им променя ли съдържанието на текста и може ли да доведе до двусмислие? Дайте пример.
   
3. 
   Важни ли са според вас писмените комуникации за изграждане на коректни отношения и честно партньорство? Какво мислите за израза ”Честността не е просто най-добрата политика. Тя е единствената политика”.
   

1. 
   Структуриране на идейните послания;
   
2. 
   Оформяне на отделните абзаци;
   
3. 
   Логическа обвързаност на темите;
   
4. 
   Дизайнерски решения при оформяне на текста.