Тема седма. Осъществяване на комуникации посредством, меморандуми, писма и имейли

2.2. Стил, съдържание и форма на деловите писма

Текстът на писмото се оформя съгласно изискванията за стандартна машинописна страница (горно, долно, ляво, дясно поле; междуредие; печатно поле; нова мисъл). Пише се само на едната страна на бланката, при определени изисквания по отношение на оформяне и разположение на отделните рубрики. Служебното (делово) писмо има задължително следните елементи:

• 
  Адрес на изпращача (адресант);
  
• 
  Адрес на получателя (адресат);
  
• 
  Номер (входящ или изходящ) и дата;
  
• 
  Съдържателна част;
  
• 
  Приложение;
  
• 
  Подпис(и);
  
• 
  Инициали на съставителите и печат.
  

1. След задължителното горно поле, данните на адресанта се оформят обикновено в ляво (ако бланката не ги съдържа), на средата на страницата или след текста (след текст: За делови контакти), а в дясно, малко след средата на страницата - адресът на получателя, предшестван от думата “ДО”, по следният начин:

• 
  наименование - с главни букви (ако трябва да се посочи и структурното подразделение, то се написва на следващия ред, с малки букви); местонахождение - улица, ж.к., блок, вход - с малки букви; населеното място - с главни букви, през интервал (с разредка), след един междуредов интервал;
  
• 
  писмото е адресирано до получател, намиращ се в същото населено място - вместо наименованието му, се пише “Т У К”, с главни букви, с разредка;
  

2. Предмет на писмото - формулира се след реквизита “ОТНОСНО:”(с главни букви, с табулатор) след два междуредови интервала от адресите. Предметът съдържа кратко, в едно изречение, поводът за написване на писмото. Пише се с малки букви, без точка накрая и се подчертава. Когато изречението продължава и на следващия ред, то се оформя в блок, с изравнени страни.

3. Официално обръщение (ако това е необходимо, след един междуредов интервал от “Относно”), написано с главни букви, с табулатор, без съкращения. То може да съдържа длъжностното наименование на лицето, или неговото фамилно име (например: ГОСПОДИН ДИРЕКТОР, ГОСПОДИН ПЕТРОВ). Отделя се със запетая.

4. Съдържателна част - след един междуредов интервал от обръщението, с нейните три части: увод; изложение; заключение. Съдържанието трябва да засяга един проблем, за да бъде класифицирано в архива. Лявото поле е по-голямо от дясното, за да може текстът да се чете по-удобно след перфорирането и поставянето на писмото в папка.

5. Приложение - когато писмото е съпроводително (съобщава се за изпращането на някакъв документ), реквизитът “ПРИЛОЖЕНИЕ” се пише с главни букви, на разстояние един междуредов интервал след текста. С поредна номерация, оформена в блок се изреждат заглавията на приложенията, като в края не се поставя точка.

6. Длъжностни наименования (подписи) - техният брой е различен (в зависимост от съдържанието), след един или два междуредови интервала след “Приложение”. Длъжностното наименование на лицето, подписало писмото се оформя в дясно, след средата на страницата, с главни букви и срещу него се полага саморъчен подпис. На вторият ред, малко под длъжността, малко под подписа, в скоби се написва съкратено званието му (ако има такова), собственото име съкратено, а фамилното - изписано, с малки букви (например: д-р К. Попов).

Когато писмото е подписано от две лица, подписите се разполагат по мястото им в служебната йерархия: на по-нискостоящия - в ляво, от началото на полето, а на по-висшестоящия - в дясно, малко след средата на страницата. При английската кореспонденция тези елементи са в ляво на страницата.

7. Инициали на съставителите - този реквизит е в ляво, след един междуредов интервал. Вписват се инициалите (с главни букви) на съставителя на писмото и на този, който го е написал, с главни букви, отделени с наклонена черта, без интервал (ЛБ/КС).

След като писмото бъде подписано от съответните длъжностни лица, то се подпечатва с кръгъл печат, поставен върху част от длъжността на по-висшестоящия, а не върху неговият подпис. Печатът потвърждава оригиналността и достоверността на документа, а също така предпазва и от фалшифициране. Без него, той е невалиден.

Удостоверителният надпис за издаваните преписи се оформя с изразите: “Препис!” - в горния десен ъгъл на листа, с малки букви, подчертава се; “Вярно с оригинала!” - в левия долен край (с главни букви), след името или имената, които са визирали материала. Под името на лицата, подписали оригинала, в скоби се написва буквата (п), за да се знае, че именно те са подписали оригинала. Следва подпис на лицето, направило справката и сверило преписа с оригинала, дата и печат.

При писане на делови писма много често се налага да се пише послеслов (the postscript or P.S.). Според някои автори това говори за разсеяност и трябва да се избягва, но в определени случаи той има определена функция – за привличане на внимание, за подчертаване на нещо важно, споменато в писмото, на което трябва да се акцентува или да се отправи специално предложение.

Деловото писмо се написва най-малко в два екземпляра, като щемпелът за класиране и обвързване на преписките се поставя само върху екземпляра, който остава в архива на институцията.

Изискванията за оформяне на този най-често съставян документ, като адреси, съдържание, обръщение, подписи, важат и при изготвянето на други документи от ежедневната практика, като молби, заповеди, решения, оферти и др.

Деловото писмо е средство за установяване на бизнес контакти, на делови връзки и взаимоотношения. Много важно е, то да бъде правилно съставено и оформено и да съдържа толкова информация, колкото е необходима за неговото предназначение. Това неминуемо ще утвърди авторитетът и престижа на институцията, която пишещият представлява. Не се пишат писма, при негативни емоционални състояния, защото може да бъде засегнат деловият партньор. В такива ситуации е желателно да се размисли, да се осъществят контакти по телефона или лични срещи - това ще помогне да се запази добрият тон. Не на последно място - това е и визитната картичка на съставителя на документа.

На следващата фигура са дадени примерни изрази за оформяне на деловото писмо – уводни фрази, обръщения и изрази за заключение:

Фиг. 9. Оформящи елементи на деловото писмо

Всяка институция трябва да има правилен електронен мениджмънт, който да бъде разяснен на всички служители, спазвайки следните четири елемента:

• 
  Нулева толерантност към тормоза и дискриминацията;
  
• 
  Надеждно съхраняване на имейлите;
  
• 
  Получаване на поверителна информация по друг начин;
  
• 
  Спазване на авторското право.
  

Уводът започва с учтива форма на обръщение, като: “Здравейте, господин Попов”, “Уважаеми господин/госпожо ...”. Използването на делови стил на писане, кратко и ясно на въпроса, за който се пише е задължително. Не се правят дълги изречения с неясни формулировки, не се използват ненужни съкращения. Не се пише от лично име, а от името на институцията, която пишещият представлява, освен ако не се изисква персонална отговорност и работа по проект, което налага размяна на лични имейли.

Важно изискване е да се внимава за грешки, това е много неприятно за получателя. Преди да бъде изпратено писмото, внимателно се прочита или се използва речник за проверка на правописа. Особено важно е да не се пропусне попълването на полето “Относно” (Subject), липсата му е проява на неучтивост. Това дава възможност на получателя да разбере за какво става въпрос, а и да го предпази от опасността от вируси. Този въпрос не бива да бъде подценяван. Внимателно трябва да се подходи при отваряне на прикрепени файлове с разширение *.doc, *.zip, *.exe. Ако е получен такъв файл и не е известен подателят, веднага се изтрива. Темата на имейла, записана на мястото, обозначено със Subject, е входът към цялото писмо. От нейната формулировка до голяма степен зависи дали писмото изобщо ще бъде прочетено. Така че формулирайте темата прецизно - точно и кратко. Много внимателно избягвайте обаче думи и изрази като cheap, discount, free. Те често присъстват в Subject-а на спам съобщенията, които се улавят и спират от сървърите на интернет доставчиците автоматично и никога не стигат до адреса, до който са изпратени.

Писмото завършва с учтива форма (изказване на успехи в работата, в личен план, пожелаване на нещо приятно) и подпис на съставителя.

Когато трябва да се изпрати прикачен файл, се описва с няколко думи какво съдържа той, в противен случай рискът да остане неотворен е много вероятен.

Когато се изпраща съобщение на повече от един получател, адресите им се поставят в полето Bcc: (Blind Carbon Copy) , а не в Cc: (Carbon Copy) където са видни и за другите получатели, а това за тях може да е неприятно. Когато отговорът е автоматичен, оригиналното съобщение се изтрива.

В комуникациите по Интернет широко се използват и така наречените емотикони, това са символи, които изразяват определен тип емоции, като:

( - радост, усмивка; ;-) – намигване;  - изпитвам яд, тъжен съм.

Тези символи не са подходящи за деловата кореспонденция, по тази причина и не е желателно да се използват. Те са подходящи за личната кореспонденция, между приятели.

Напоследък в деловите писма, изпращани по имейла, се прокрадват все повече „термини“ от електронния сленг на чат сайтовете. Те обикновено пресъздават англоезични фрази.

Таблица 2. Речник на електронния сленг

Специалистите по комуникационни стратегии са категорични, че електронният сленг няма място в официалното общуване с бизнес партньорите. Той пренебрегва нормите на учтивостта, прави общия тон на деловото писмо прекалено фамилиарен, което в повечето случаи звучи дразнещо или дори обидно за получателя.

За да се работи ефективно в Интернет при изпращане, получаване и съхранение на съобщения и информация, да не се забравя:

• 
  Изтриване ненужните съобщения и съхраняване само информация, която е необходима;
  
• 
  Използване надеждни антивирусни програми за предпазване от вируси (Например Norton anti-Virus, можете автоматично да я актуализирате от Интернет);
  
• 
  Изпращането на всички съобщения по възможност наведнъж спестяват разходи и време, писането и четенето да става само когато сте offline;
  
• 
  Формулиране на съобщенията без правописни грешки, любезно и учтиво;
  
• 
  Използване на специална програма за електронна поща;
  

Проверяване редовно на електронната поща, за да се отговори навреме на спешни e-maili, така няма да бъде партньорът принуден да уведомява и по телефона за изпратен e-mail.

И накрая, нищо не може да постави компетентността и способностите на пишещия на изпитание така, както един писмен документ. Ако документът е неясен, неорганизиран, пълен с неподкрепени аргументи и осеян с грешки, остава се с впечатление, че и пишещият е неорганизиран, с неясна мисъл, повърхностен и неинформиран. Затова е необходимо да се постигне ясна структура, точност, яснота на мисълта и изказа, краткост и убедителност.

РЕЗЮМЕ НА ТЕМАТА

След разглеждане на основите на правилното писане може да се премине към по-конкретни негови форми. В този раздел ще се запознаем с трите най-популярни форми на писане за целите на бизнеса и форматирането на написания текст с помоща на Word for Windows. При повечето бизнес контакти всекидневното писане се състои в съставяне на меморандуми, служебни (бизнес) писма и имейли. Всичко, което беше казано до тук, относно общите принципи, черновата и редактирането, е приложимо и към тези форми. Все пак обаче, всеки тип писане си има уникални характеристики, формати, специфична лексика, реквизити, които трябва да бъдат спазени.

• 
  Бизнес писма;
  
• 
  Ефективни Меморандуми;
  
• 
  Електронна кореспонденция.
  

1. 
   Манолова, Л. Съвременна езикова култура. С., 2002
   
2. 
   Саркисян, А. и Лалка Борисова. Бизнес кореспонденция със съвременни информационни технологии, Свищов, 2005
   
3. 
   Бизнес кореспонденция на английски и български език. (Съставител В. Тодорова) С., 2001.
   
4. 
   Веселов, П. Аксиомы делового письма. М., 1993.
   

1. Какви писмени форми на комуникация познавате? Кога се използват?

2. Какъв документ е меморандумът, каква форма на комуникация е той? Как се оформя, какви изисквания се спазват?

3. Каква е структурата на деловото писмо, от чие име се пише?

БЪДЕЩИТЕ ЗАЩИТЕНИ ЗОНИ И СЪЩЕСТВУВАЩИТЕ ЗАЩИТЕНИ ТЕРИТОРИИ ПО ЧЕРНОМОРСКОТО КРАЙБРЕЖИЕ

Водени от общото си желание да укрепят и затвърдят ползотворния диалог помежду си като най-желана форма на взаимодействие;

Декларирайки готовност да работят заедно за постигане на значителен напредък в осъществяването на екологичната политика на България;

Ангажирайки се да намерят ефикасни решения за поставените от страните обществено значими проблеми в сферата на защита на природата;

И в стремежа си да постигнат действително и пълно изпълнение на поетите ангажименти от страна на Република България в процеса на присъединяване към Европейския съюз, СТРАНИТЕ се споразумяха за следното:

Член 1:

В срок до 31 декември 2006 г., поетапно да намерят взаимно удовлетворително разрешаване на изброените в Плана за действие към настоящия Меморандум (Приложение 1) природозащитни проблеми и да предприемат всички необходими действия от компетенцията им за тяхното действително преодоляване.

СТРАНИТЕ ще излъчат свои компетентни представители, които да формират работни екипи с цел подпомагане на работата по отделните групи от проблеми. Дейността на работните екипи ще се организира от координатор (излъчен от МОСВ) и секретар (излъчен от НПО), които ще имат задължението да информират текущо за напредъка и съгласуват постигнатите проекторешения със своите ръководители и организации.

Работните екипи се задължават да работят по отделните проблеми до намирането на приемливо за страните решение на всеки един от тях. Така постигнатите решения от всеки работен екип ще бъдат представени на обща среща на СТРАНИТЕ, организирана от МОСВ и в присъствието на Министъра на околната среда и водите.

При намиране на приемливо и благоприятно решение по даден проблем от Приложение 1 СТРАНИТЕ се задължават да предприемат незабавно действия за неговото прилагане, съгласно дадените им по закон правомощия, без да изчакват провеждането общата среща по чл. 3. В случай, че по даден проблем е намерено и реализирано приемливо за страните решение преди провеждането на общата среща, то направеното ще бъде представено на общата среща като пример за добра практика.

За срока на действие на този меморандум СТРАНИТЕ се задължават да поддържат отворен и постоянен диалог помежду си и своевременно да разрешават в дух на разбирателство възникналите трудности.

Работата по изпълнението на настоящия Меморандум не ангажира никоя от СТРАНИТЕ при работата им – помежду им или с трети страни – по теми, задачи и проблеми извън обхвата на настоящия Меморандум.

Този Меморандум и План за действие (Приложение 1) се сключиха в четири еднообразни екземпляра, по един за страните и един, който ще бъде представен на Делегацията на Европейската комисия в София, като свидетелство за конструктивния диалог и ангажираност в разрешаването на проблемите в сектор “Защита на природата” от Глава “Околна среда”.
Подписи на участниците:

М Е М О Р А Н Д У М

Ние, представителите на неправителствените организации, участвали в Националната кръгла маса „Застъпничество за свободен достъп до информация”, проведена на 14 март 2008 г. в София, в процеса на търсене на обществена информация от публичните институции, се сблъскваме със множество проблеми, поради което се обединихме около следното:

• 
  Като цяло липсва политическа воля за прилагането на Закона за достъп до обществена информация (ЗДОИ);
  
• 
  Липсата на независим орган за контрол на изпълнението на ЗДОИ затруднява защитата на правото на достъп до информация, свеждайки я единствено до възможността за съдебно обжалване;
  
• 
  Липсата на детайлна уредба на активното публикуване на информация онлайн създава редица трудности пред изпълнението на задълженията за публикуване;
  
• 
  Липсата на детайлна процедура за работа с електронните заявления създава проблеми пред упражняването на правото на достъп до информация;
  
• 
  Невъзможен е достъпът до информация от монополисти, предоставящи обществени услуги (ВиК, Топлофикация, електроснабдителни дружества, БТК);
  
• 
  Не се отчита преобладаващия обществен интерес при предоставянето на информация;
  
• 
  Мълчаливите откази продължават като практика.
  

1. 
   Промени по отношение на законодателството:
   

• 
  Да се въведе задължение за публикуване на категориите информация по чл. 15 от ЗДОИ в Интернет страниците на съответните институции;
  
• 
  Да се уреди процедурата за подаване на заявления за достъп и получаване на информация по електронен път;
  
• 
  Да се въведе детайлна дефиниция на понятието “търговска тайна” в Закона за защита на конкуренцията (ЗЗК);
  
• 
  Да се премахне от Закона за защита на класифицираната информация (ЗЗКИ) категорията информация “служебна тайна”;
  
• 
  Да се създаде възможност за обжалване на отказите за предоставяне на информация по административен ред;
  

2. 
   Промени по отношение на активното публикуване на обществена информация:
   

• 
  Да се публикуват онлайн всички нормативни актове (закони, правилници, наредби, инструкции, постановления), индивидуални актове (заповеди, решения), както и подлежащи на съдебно обжалване устройствени планове и проекти, които съответните институции създават, прилагат или контролират.
  
• 
  Всяка институция да публикува онлайн актуална информация за поддържаните от нея публични регистри и бази данни;
  
• 
  Всяка институция да публикува онлайн подзаконови актове, правилници, указания, вътрешни правила, свързани с прилагането на ЗДОИ в съответната институция;
  
• 
  Всяка институция да създаде и поддържа форум - “често задавани въпроси”, както и гореща телефонна линия;
  

3. 
   Промени по отношение изпълнението на ЗДОИ:
   

• 
  Да се съкрати процеса за подаване на заявления и получаване на информация – обслужване на едно гише;
  

• 
  Да се създаде Национална мрежа на застъпниците за достъп до информация с цел размяна на информация; използване на капацитета на неправителствените организации за правна помощ.
  

“ДАВИД” АД - 6100 КАЗАНЛЪК

ул. Средна гора, 12, П.К. 61,

тел. 432 15, факс 0431 475 21

Булстат…., e-mail: d-ad@abv.bg

===========================================================

Изх. № 56/25.02.2011 г.

ДО

ГОСПОДИН ДИРЕКТОРА

В отговор на Ваше запитване, изпращаме на вниманието Ви оферта, за да се запознаете с възможностите на нашите продукти и услуги, и проектодоговор, като се надяваме, че с предвидените условия и клаузи ще задоволим изискванията Ви.

Оставаме на Ваше разположение за евентуална допълнителна информация.

ПРИЛОЖЕНИЕ: Съгласно текста - два броя

С УВАЖЕНИЕ

“ДАВИД” АД,

ДИРЕКТОР:

/Н. Николов/

НН/СГ
”КОНСУЛТ КОМЕРС” ООД – 1000 С О Ф И Я

ул. М. Дринов, 28, тел. 02/87 65 42, факс 02/934 98 76

е-mail: kk_ood@mail.bg

===========================================================

Изх. № 231/20.06.2011 г.

ДО

“СЛЪНЧЕВ ДЕН” ЕООД

Уверени сме, че в нейно лице ще имате надежден служител и съжаляваме за това, че тя ни напуска.

Препоръчваме безрезервно г-ца Христова за консултант в отдел “Маркетинг” в ръководеното от Вас дружество.
ПРИЛОЖЕНИЕ: Препоръка - един брой

ДИРЕКТОР:

(доц. д-р Р. Попов)
МЕНИДЖЪР УЧР:

(М. Петрова)

РП/СМ
“ИЛЕНТУРС” АД - 1000 С О Ф И Я

Отдел “Маркетинг и реклама”

ул. Пиротска, 28, П.К. 76

тел. 02/76 34 52, факс 02/943 88 52 21

======================================================

Изх. № 185/20.06.2011 г.

ДО

ГОСПОДИН КМЕТА

Изпращаме Ви каталог за дейността на дружеството.

С УВАЖЕНИЕ,
ДИРЕКТОР: ..........

(инж. В. Костов)