Офертата в деловата практика

5. Офертата в деловата практика

Лицето или организацията, която изпраща офертата се нарича оферент. Една оферта може да бъде направена устно или по телефона, но впоследствие намира и писмена форма. В нея трябва да бъдат изложени всички условия, необходими за сключването на сделката, а именно:

1. Наименование и всички данни на организацията (или лицето), която прави офертата. Те могат да бъдат посочени в началото (преди текста) или в края на текста. Първият начин се използва когато вниманието на клиента се насочва върху организацията, а вторият тогава, когато целим да ангажираме неговото внимание с продукта. В тези случаи данните на оферента се записват обикновено след текст: "За делови контакти...".

2. Характеристика, количество и качество на стоката или услугата. Акцентира се върху предимствата на продукта пред други конкурентни продукти. Отделните части на текста или най-характерните данни могат да бъдат уголемени, удебелени, записани с друг шрифт.

4. 
   Цена - твърда или обект на договаряне. Цената е в български лева.
   
5. 
   Срок и начин на доставка – посочва се срок на доставка на стоката или извършване на услугата, предварително договорен;
   
6. 
   Начин на опаковка и маркировка – описва се надлежно вида и начина на опаковка и маркировка на стоката, като се спазва изискването тази информация да бъде задължително на български език, за да не се подвежда клиентът, а и да е наясно с качествата на продукта.
   
7. 
   Обща стойност на сделката – посочва се дължимата сума цифром и словом.
   
8. 
   Начин на заплащане – прави се предложение за превеждане на дължимата сума. За предпочитане е това да стане по банков път.
   
9. 
   Арбитраж при нарушаване на условията – начин на защита на нарушените права, договаряне или по съдебен път.
   
10. 
    Специални условия (ако има такива - напр. разрешение за внос или износ).
    

В зависимост от естеството на обекта на сделката към офертата могат да бъдат приложени редица документи - спецификации, чертежи, ценоразписи и мостри от предлаганата стока.

В практиката са познати няколко вида оферти в зависимост от различните критерии: степен на ангажираност на оферента с предложените от него условия; начини на подработване и изпращане; цели, които тя преследва и др. п.

С най-голямо практическо приложение и значение е делението на офертите на твърда или свободна оферта (когато продавачът по своя инициатива предлага стоката си) и поискана, когато му е отправено запитване.

• 
  Твърда оферта - отправя се към един възможен купувач и задължава оферента с условията, посочени в нея в срока на нейната валидност. Този срок се нарича опция. Обикновено опцията се изразява в посочването на определена дата, до която офертата се счита за валидна, т.е. за твърда, например: "Настоящата оферта е валидна до 15.05.199... г." Ако този срок не е посочен, офертата се счита валидна в рамките на обичайното време за получаване на отговор или датата на пощенското клеймо на отправната пощенска станция. По правило подобен начин на офериране трябва да се избягва, поради съществуващите рискове и възможни усложнения в отношенията.
  

• 
  Свободната оферта - наричана "без ангажимент", се изпраща до повече възможни купувачи на определена стока и не обвързва оферента. За да се избягнат възможни недоразумения и последващи усложнения, трябва да се посочи изричното указание, че тя е свободна, например: "доколкото имаме налични количества" "запазваме си правото на междувременни продажби"; "без ангажимент" и др. По този начин оферентът се предпазва от евентуални материални претенции от страна на предполагаемия купувач, който ако няма такава уговорка, би могъл да счете тази оферта за твърда. При своевременно съобщен интерес, на основата на свободната оферта може да бъде направена твърда.
  

1. 
   Благодарност за запитването;
   
2. 
   Офериране на продукцията (описание, мерни единици);
   
3. 
   Условия за продажба (цена, условия за плащане, условия и срокове за доставка);
   
4. 
   Приложения (каталози, цени, мостри);
   
5. 
   Да се изтъкнат изгодните страни (ниски цени, кратък срок на доставяне);
   
6. 
   Валидност на офертата;
   
7. 
   Очакване на поръчката.
   

• 
  Проформа фактура – в международната практика тя се използва в качеството на оферта. В нея намират място основните изисквания, които биха възникнали по време на реализиране на сделката, характеристика на стоката или услугата и при какви условия ще се извърши нейната доставка. Тази форма на оферта се използва за по-бързото придвижване и реализиране на сделката, тя и основание за извършване на плащане. Може да послужи и пред митническите власти.
  

След като всички подробности по предложението са изяснени и приемливи за двете страни, се изпраща поръчка. Тя може да бъде под формата на писмо или чрез специален формуляр, изготвен от организацията-поръчител. Поръчката обикновено съдържа сериен номер, адресите на продавача и купувача, описание на стоките и тяхното количество, цена и условия на плащане, инструкции по отношение на транспортирането, маркировка, застраховка, фактури и др.

Потвърждението на поръчката има силата на договор, затова се прави веднага в писмена форма. То трябва да съдържа благодарност за направената поръчка, изчерпателна информация по съдържанието на поръчката, уверение, че тя ще бъде надлежно изпълнена.

С каква оферта да се излезе на пазара? Вземането на решение е резултат от системен и комплексен анализ на съществуващата конюнктура и действието на редица фактори във всеки отделен конкретен случай. Между тези фактори можем да посочим: експортни възможности на оферента; тенденции в развитието на вътрешния пазар; влияние на международния пазар и много други.

При неблагоприятна за оферента конюнктура - предлагането превишава търсенето, твърдата оферта е за предпочитане, тъй като при подобни условия свободните оферти не задържат вниманието на купувачите, които имат големи възможности за избор и обратно.

Несъгласието на купувача дори и с едно от условията на офертата е равносилно на отказ да се сключи сделката при предложените условия. Ако все пак той има интерес може да преговаря с оферента (в преписка, по телефона, по телефакс) до пълното договаряне на всички условия.

Както подчертава проф. Л. Каракашева, “офертата е показател за професионалното равнище на оферента, за неговия опит и умения да участва активно в стопанския живот, тя е действен инструмент на маркетинговата политика на една организация. Отличният маркетингов вид на офертата предполага професионалното приложение на правилата на търговската кореспонденция относно стила на изработване, подреждане и изразяване на съдържанието на отделните условия.”¹¹ Практиката показва, че успешна е онази оферта, която предлага условия, близки до очакванията и предпочитанията на потенциалните клиенти и е фактор за дългосрочно делово сътрудничество.