Университетска многопрофилна болница за активно лечение “александровска” еад

с предмет: “Доставка и внедряване на многофункционална система за обработка на документи и работен поток в УМБАЛ Александровска ЕАД”

1. 
   Предмет на поръчката и технически спецификации– Приложение № 1;
   
2. 
   Образец на оферта – Приложение № 2;
   
3. 
   Образец на „Техническо предложение за изпълнение на поръчката” (техническа оферта) – Приложение № 3;
   
4. 
   Образец на „Ценово предложение” – Приложение № 4;
   
5. 
   Показатели, относителна тежест и методика за определяне на комплексна оценка на офертите – Приложение № 5;
   
6. 
   Проект на договор – Приложение № 6;
   
7. 
   Публична покана за участие № …………../……………...2014 г. - Приложение № 7.
   

1. 
   ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СИСТЕМАТА ЗА ОБРАБОТКА НА ДОКУМЕНТИ И РАБОТНИТЕ ПОТОЦИ (В ТЕКСТА ПО-ДОЛУ, НАРИЧАНА СИСТЕМА)
   

1. 
   Системата следва да оптимизира работния процес с документи, с цел да се ускорят извършваните дейности, да се осигури бърз достъп до съдържанието на работните документи за целия персонал на болницата.
   
2. 
   Системата следва да изпълнява следните основни функции:
   

• 
  автоматизирано сканиране на хартиени документи във формат PDF и последващ OCR;
  
• 
  въвеждане реквизити на документи и прикачване на файлове;
  
• 
  автоматично генериране на регистрационни номера на входящи, вътрешни и изходящи документи съобразно индексите за регистрация на възложителя;
  
• 
  насочване и пренасочване на документи до структурни звена и хора;
  
• 
  уведомяване на получателите на документи по електронна поща и на техните смартфони;
  
• 
  обработка на документите от техните получатели;
  
• 
  поставяне на резолюции и отчитане на изпълнението им;
  
• 
  поставяне на задачи и отчитане на изпълнението им;
  
• 
  генериране на справки за неизпълнените и/или просрочени задачи за всяко структурно звено и/или изпълнител;
  
• 
  генериране на справки за поставените и неизпълнени задачи от всеки възложител;
  
• 
  електронно съгласуване и подписване на документи;
  
• 
  архивиране на документи;
  
• 
  автоматизирано изпращане и получаване на документи по електронна поща, включително издаване на входящи номера и завеждане в деловодството;
  
• 
  възможност за автоматизирано получаване и изпращане на факсове;
  
• 
  търсене по произволни думи и комбинация от критерии обхващащи всички въвеждани реквизити на документите.
  

3. 
   Системата трябва да е уеб базирана (да предоставя достъп чрез стандартен Уеб-браузър, без да е необходима инсталация на софтуер по работните места) и да бъде достъпна за всички служители на възложителя, работещи с документи, като осигурява различни нива на достъп съобразно предварително дефинирани потребителски профили.
   
4. 
   Системата трябва да обхване всички работни процеси, свързани с общата административна дейност на възложителя. Системата да покрива цялата организационна структура - деловодство, ръководен състав, експерти и сътрудници и да бъда достъпна за използване от всички потребители, работещи с документи.
   
5. 
   Системата да осигури възможност за създаване, регистриране, съхранение, обработка и управление на документи и данни за документи по време на целия им жизнен цикъл.
   
6. 
   Системата да може да регистрира, обработва и съхранява данни за/от всички видове документи - хартиени документи, сканирани документи, електронно подписани документи и др.
   
7. 
   Системата да обхваща всички входящи, изходящи и вътрешни документи, свързани с административната дейност на възложителя. В системата няма да се регистрират и обработват специализирани медицински и счетоводни документи.
   
8. 
   Системата трябва да осигурява висока степен на сигурност и защита на данните.
   
9. 
   Системата трябва да е в съответствие с действащите нормативни изисквания и да е лесно адаптируема при промени в законодателството.
   
10. 
    Системата да позволява достъп от работни станции без ограничения към операционните им системи чрез стандартен Уеб-браузър, който да не изисква закупуване на допълнителни потребителски лицензи и инсталиране на клиентски софтуер на работните станции. Архитектурният модел на системата да е изцяло ориентиран към достъп през Уеб браузъри. Основният и пълноценен интерфейс на системата да бъде уеб базиран, разработен с използване на съвременни DHTML, AJAX, HTML5, CSS2, CSS3 и Javascript или еквивалентни технологии.
    
11. 
    Изпълнителят предоставя на възложителя лиценз за ползване на системата за неограничено време и неограничен брой потребители.
    
12. 
    Сървърната част на системата следва да работи на наличните при възложителя хардуер и компютърна мрежа.
    
13. 
    Системата да позволява достъп от работни станции под управление на операционни системи Windows XP/Vista/7/8, Mac OS 10.5 (или еквивалент) и по-висока, от Linux операционни системи (или еквивалент), разполагащи със съвременна версия на Уеб бразузъри, както и от таблетни устройства работещи под управление на операционни системи Apple IOS (или еквивалент) и Google Android (или еквивалент) - с използване на вградените в тах браузърите Safari (или еквивалент) и Google Chrome (или еквивалент). В системата да няма технологични решения, които обвързват използването и само с определена операционна система (като ActiveX (или еквивалент), .Net/Linux Mono (или еквивалент) и други подобни), нито да изисква плъгини към уеб браузърите, които работят само при специфични конфигурации (например изискващи инсталирана в браузърите Java (или еквивалент) виртуална машина) и други подобни, които биха ограничили използването на системата само от определени операционни системи и/или от компютри със специфична конфигурация. Наличието на инсталирана актуална версия на модерен уеб браузър да бъде достатъчно за пълноценно използване на системата.
    
14. 
    Потребителският интерфейс на системата да бъде на български език, с удобни и интуитивни менюта и съобщения.
    
15. 
    Системата да поддържа документи в централна база данни с регламентиран достъп само от регистрирани потребители под управлението на SQL сървър.
    
16. 
    Архитектурният дизайн и функционалният модел на системата да позволяват промени, развитие и/или добавяне на нови модули и функционалности.
    
17. 
    Системата да разпознава и ползва вътрешноведомствени и квалифицирани електронни подписи.
    
18. 
    Системата да поддържа различни, предварително дефинирани потребителски профили. Функциите за обработка, съхранение и достъп до документите и работния поток да се изпълняват само от регистрирани потребители, съгласно техния профил.
    
19. 
    Системата да контролира достъпа на потребителите до документите и да поддържа и съхранява протокол за действията им над тях.
    
20. 
    Системата да съхранява хронологично действията и операциите, извършвани върху документите в процеса на документооборота и работния поток.
    
21. 
    Системата да предлага процедури за периодично архивиране (ежедневни, седмични, месечни) на данните и конфигурационните параметри, с възможност за възстановяването им при повреда и след ремонт на технически средства.
    
22. 
    Системата да осигурява лесно и удобно администриране и промяна на профилите на потребителите, конфигурации на документи, номенклатури и др. от администраторите на системата;
    
23. 
    Системата да предоставя предварително дефинирани справки, с възможност за визуализация, печат и експорт във файл.
    
24. 
    Системата да предоставя възможност за дефиниране на потребителски справки чрез избор на полета и задаване на критерии за търсене.
    
25. 
    Системата да позволява търсене и ползване на документи от архив за минал период от време.
    
26. 
    Системата да позволява получаване на електронни съобщения на e-mail адрес, на който да постъпват електронни документи и да бъдат регистрирани в системата. С тях да могат да бъдат извършвани типичните за документооборота действия - подписи, резолюции, съгласуване, възлагане и др.
    
27. 
    Системата да бъде напълно годна да функционира и да отговаря на изисквания при евентуално бъдещо въвеждане на системи за качество БДС EN ISO 9001 (или еквивалент) и БДС EN ISO 27001 (или еквивалент) при възложителя.
    
28. 
    Системата да е придружена от ръководства на български език за работа на потребителите и администраторите на хартия и on-line help.
    

2. 
   ФУНКЦИОНАЛНОСТ НА СИСТЕМАТА:
   

1. 
   Автоматично генериране на регистрационен номер, съгласно алгоритъм за конструиране на номера.
   
2. 
   Автоматизиране на процесите за въвеждане, обработка и съхранение на данните от документите.
   
3. 
   Създаване на преписки чрез дефиниране на информационни връзки между документите и/или други преписки.
   
4. 
   Бързи схеми за сканиране и прикачване на сканирани документи при различни работни процеси:
   

• 
  чрез добавяне на бутони за улеснено сканиране на документи;
  
• 
  всички страници на един документ да се записват в един файл;
  

• 
  в документа и в списъците с документи да има бутони за прикачване на файлове;
  
• 
  използване на дефинирани директории със сканираните файлове.
  

5. 
   Управление на мрежови скенери, които да комуникират директно със сървър на системата, без да е необходимо съхранение на файлове със сканирани документи на твърдия диск на работна станция, т.е. сървърът на системата да комуникира директно със свързани в мрежата скенери.
   
6. 
   Адресиране на един документ едновременно към един, двама и повече вътрешни адресанти и/или една, две и повече външни организации.
   
7. 
   Автоматизиране на регистрирането на възложените задачи, съгласно резолюциите върху документите:
   

• 
  срокове за изпълнение;
  
• 
  изпълнители;
  
• 
  указания за самото изпълнение на задачите (или отмяната им);
  
• 
  отчитане на резултати.
  

5. 
   Създаване на информационни връзки между поредица възложени задачи (по едни и същи документи), но от различни ръководители.
   
6. 
   Управление на работния поток чрез резолюции или задачи:
   

• 
  на всеки документ да могат да се поставят една или няколко резолюции, съдържащи съответните атрибути (резолирал, отговорник, краен срок, контролиращ и др);
  
• 
  текстът на резолюцията да може да се избира от списък с готови резолюции (За изпълнение, За становище и т.н.) или да се въведе свободно. Списъкът с типови резолюции се конфигурира от администраторите на системата;
  
• 
  за всеки човек да има списък със задачи и резолюции за изпълнение;
  
• 
  да има списъци за контрол на поставените резолюции и задачи.
  

5. 
   Създаване на задачи – самостоятелни или към преписки. Задачите да се включват в списъците за контрол и изпълнение.
   
6. 
   Търсене по регистрационен номер. Пълнотекстово търсене по ключови думи както в „относно” на документите, така и в съдържанието на прикачени файлове (напр. .DOC(X), .XLS(X), .PDF и др.)
   
7. 
   Възможности за експорт на справките в .DOC(X), /.XLS(X) или еквивалентен формат.
   
8. 
   Генериране и отпечатване на произволни справки по критерии и атрибути на документа (не по-малко от 20 критерия, с комбинации “и” и “или”).
   
9. 
   Отпечатване на списъци с документи, резолюции, справки или на избрани от тях документи.
   
10. 
    Отпечатване на бланки за резолюции, пликове за писма, обратни разписки и др.
    
11. 
    Управление на електронния път на съгласуване, подписване или одобрение на документ:
    

• 
  системата да изпраща заявки за подпис, съгласуване и одобрение;
  
• 
  да може да се поставят подписи едновременно от двама и повече потребители;
  
• 
  системата да проверява за съществуването на подписи на избрани имена/длъжности.
  

5. 
   Възможност за делегиране на права за извършване на действия в системата от друг потребител – за отразяване на резолюция, за изпълнение и др. Системата да съхранява информация за действителния извършител.
   
6. 
   Изпращане на съобщения по електронна поща за промени в системата - за поставени резолюция, за подпис, за нови документи и др.
   
7. 
   Изпращане в определено време на e-mail съобщения със списъци на просрочени задачи или задачи с наближаващ краен срок, в които да има връзки към задачите в системата.
   
8. 
   Да има графични означения:
   

• 
  за електронно подписани документи;
  
• 
  за възложени и приключени документи;
  
• 
  за наличие на прикачени файлове в документите;
  
• 
  за поставените подписи върху документите;
  
• 
  за броя на резолюциите към конкретен документ и други.
  

5. 
   Системата да поддържа:
   

• 
  номенклатури на делата;
  
• 
  номенклатура на кореспондентите (външните организации и граждани), с които се обменя кореспонденция.
  

5. 
   Системата да използва календари за планиране на работното време. Да има персонални и общи календари. В общите календари да има възможност за управление на използването на общодостъпни ресурси – заседателни зали, автомобили и др.
   
6. 
   Изпълнителят е длъжен да осигури използваният за сървърната част системен софтуер, който осигурява системните, базовите, оперативните и управленски инструкции за системата (напр. вграден в хардуер микро код (т.е.“firmware”), операционни системи за уеб-сървъра, сървъра за приложения, сървъра за бази данни и др., системи за комуникации, управление на системата и мрежата, софтуер за управление на базата данни и т.н. помощен софтуер (utility software) и др.). Възложителят следва да има правото да използва безсрочно съответния системен софтуер. При използване на лицензиран системен софтуер (т.е. различен от open-source), предложението на участника трябва да включва и доставка на съответните безсрочни лицензи, необходими за системата като цената на тези лицензи трябва да бъде включена в общата цена на предлаганото решение. Таксите за поддръжка (ако има такива) на лицензите за срока на внедряване и срока на гаранционна поддръжка също трябва да бъдат включени в общата цена. Лицензите на софтуерите трябва да са такива, че да позволяват на възложителя да използва съответния софтуер неограничено във времето.
   
7. 
   Системният софтуер за клиентските компютри не е предмет на настоящата поръчка.
   

3. 
   АВТОМАТИЧЕН ЕЛЕКТРОНЕН ОБМЕН НА ДОКУМЕНТИ:
   

Изисквания към междуведомствената свързаност:

1. Автоматизираният обмен между системите да е осигурен чрез изпращане на обратни разписки за получаването на документите, подписани с криптографско потвърждение за цялост и непроменено получаване на документа.

2. Електронно подписаните документи, прехвърлени между партньорите в обмена, да се проверяват автоматично за валидност на електронните подписи.

3. Актовете на изпращане и получаване на документите да се удостоверяват с електронни удостоверения за време (timestamps).

4. Системите при изпращача и получателя автоматично да свързват обменените през електронния обмен документи в преписки. Преписките при изпращача и получателя да са огледален образ една на друга - изходящите документи в едната са входящи в другата, и обратно.

4. 
   СИГУРНОСТ:
   

1. 
   Системата да осигурява висока степен на сигурност и защита на данните чрез използване на съвременни криптографски алгоритми и да бъде реализирана на 3 нива:
   

• 
  Криптографска защита на трафика по мрежата;
  
• 
  Пълна персонализация на достъпа и списъците от документи;
  
• 
  Проверка на правата при достъп до всеки конкретен документ.
  

2. 
   Системата да бъде в съответствие с изискванията за оперативна съвместимост и информационна сигурност на Закона за електронното управление и подзаконовите нормативни документи.
   
3. 
   Системата да предоставя процедури за периодично архивиране (ежедневни, седмични, месечни) на базата данни и конфигурационните параметри, с възможност за възстановяването им при повреда и след ремонт на технически средства.
   

5. 
   ОБУЧЕНИЯ:
   

1. 
   Изпълнителят трябва да извърши обучение на:
   
   1. 
      администратори на системата (ориентировъчен брой – 2 души);
      
   2. 
      обучители за работа със системата (ориентировъчен брой – 5 души);
      
   3. 
      потребители на системата (ориентировъчен брой - 50).
      
2. 
   Обученията се извършват по предварително съгласуван между изпълнителя и възложителя график, на място при възложителя.
   

6. 
   ДОПЪЛНИТЕЛНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ИЗПЪЛНЕНИЕТО:
   

1. 
   Разработената система трябва да осигурява възможност за “Отдалечен достъп” до системата по криптирани канали (с използване на електронен подпис за защита на канала) извън локалната мрежа на възложителя.
   
2. 
   Системата да е разработена на модулен принцип, даващ възможност за бъдещи разширения с добавяне на нови модули.
   
3. 
   Срокът за изпълнение на настоящата поръчка е до 30 /тридесет/ календарни дни
   

7. 
   НАСТОЯЩАТА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА СЕ ПРОВЕЖДА ПРИ ОГРАНИЧЕНО ФИНАНСИРАНЕ В РАЗМЕР НА 55 000 /ПЕТДЕСЕТ И ПЕТ ХИЛЯДИ/ ЛЕВА БЕЗ ДДС.
   
8. 
   ВЪЗЛОЖИТЕЛЯТ ПРЕДВИЖДА ВНЕДРЯВАНЕТО НА СИСТЕМАТА ДА ОБХВАНЕ ЗАДЪЛЖИТЕЛНО СЛЕДНИТЕ ЕТАПИ:
   

9. 
   ДРУГИТЕ ИЗИСКВАНИЯ И ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ СА НАЛИЧНИ В ПРОЕКТА НА ДОГОВОР.
   
10. 
    ОБЩИ БЕЛЕЖКИ КЪМ ОФЕРТИТЕ И ИЗИСКВАНИЯТА ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПОРЪЧКАТА:
    

Всяка оферта следва да бъде оформена по приложените към документацията образци. Условията в образците от документацията за участие са задължителни за участниците и не могат да бъдат променяни от тях, освен ако изрично не е посочено обратното, касае се за чисто технически изменения или измененията са обективно необходими.

Всички документи се представят на български език. Всички преводи на документи следва да са придружени от съответните оригинали. Документът за регистрация се представя в официален превод (т.е. извършен от преводач, който има сключен договор с Министерството на външните работи за извършване на официални преводи). В случай на несъответствие между българския и текста на чужд език, текстът на български език се ползва с приоритет.

Участниците не са длъжни да представят документи, които са публикувани и са публично достъпни в Търговския регистър на Агенцията по вписванията. Непредставянето с офертата на документ, който е публикуван в Търговския регистър на Агенцията по вписванията не води до отстраняване на участника. В този случай участникът е длъжен само да напише своя ЕИК в офертата.

Когато участник е обединение, което не е юридическо лице, минималните изисквания за технически възможности се отнасят за обединението като цяло, освен ако изрично не е посочено друго. Всеки член на обединението представя документи за юридически статус, а съответните документи за технически възможности се представят само ако е необходимо доказване на съответствието с изискванията от документацията.

Всички документи, които участникът представя, трябва да са валидни към датата на подаване на офертата. Ако по обективни причини не е възможно да се представи такъв документ, то участникът е длъжен да обясни в свободен текст тези причини в офертата си.

Възложителят няма да разкрива само такава информация от офертите, която изрично е посочена от участниците като конфиденциална и представляваща техническа или търговска тайна или е защитена по силата на нормативен акт.

Офертата се подписва само от физически лица, имащи правото да представляват участника: 1) съгласно съответното удостоверение за актуално състояние (или видно от Търговския регистър към Агенция по вписванията), или; 2) изрично посочените лица в документа, с който е възникнал участникът неперсонифицирано обединение (напр. договор по чл. 357 и сл. ЗЗД), пълномощно с нотариална заверка, или 3) пълномощно с нотариална заверка на подписите от съответните лица по т.1 или 2. В случаите по т. 3 към офертата се добавя и копие на съответното пълномощно.

Офертата се представя в запечатан непрозрачен плик. Върху плика всеки участник посочва данните на възложителя, наименованието на обществената поръчка: “Доставка и внедряване на многофункционална система за обработка на документи и работен поток в УМБАЛ Александровска ЕАД” и данните на участника /наименование, адрес, телефон, електронна поща и факс/.

Ако участникът изпраща офертата чрез препоръчана поща или куриерска служба, същите са за сметка на самия участник. В този случай той следва да ги изпрати по такъв начин, че да обезпечи тяхното пристигане на посочения от възложителя адрес преди изтичане на срока за подаването им. Рискът от забава или загубване на офертата е за сметка на участника.

Нито един от документите, които са част от офертата или изхождат от участника, не подлежат на връщане, освен ако това не става по силата на закон.

До изтичане валидността на офертите, се считат за валидни адресите, факсовете и електронните пощи, посочени в офертата на всеки участник. В случай, че адресът, факсът или електронната поща са променени и възложителят не е уведомен за това, кореспонденцията ще се смята за връчена, ако е изпратенa на известните на възложителя.

Участник не може да прехвърля правата и задълженията си по настоящата публична покана на трети лица.

Срокът на валидност на всяка оферта е минимум 60 /шестдесет/ дни от определения краен срок за получаване на офертите